1
MODUL KEARSIPAN
Untuk
SMK / MAK Kelas X
i KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat-Nya kepada saya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas akhir Pengembangan Bahan Ajara Administrasi Perkantoran..
Saya mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkenan membantu Kami dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, terutama Bapak Drs. H. Muhammad Arif, M.Si selaku Dosen matakuliah Pengembangan Bahan Ajara Administrasi Perkantoran. Tugas akhir ini Kami buat untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajara Administrasi Perkantoran.
Saya sadar bahwa tugas akhir ini masih terdapat kekurangan dan kesalahan, oleh karena itu kritik dan saran sangat Saya harapkan untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini. Semoga tugas akhir ini bermanfaat tidak hanya bagi kami para mahasiswa Universitas Negeri Malang tetapi juga bagi semua pihak diluar Universitas Negeri Malang.
Malang, 29 November 2016
ii DAFTAR ISI Kata Pengantar ... i Daftar Isi ... ii Pengantar... 1 Petunjuk Pembelajaran... 1 Kompetensi Inti ... 3 Kompetensi Dasar ... 3 Indikator ... 4
Kemampuan Yang Diharapkan ... 4
Materi Pelajaran ... 4
Informasi Pendukung ... 4
Paparan Isi Materi ... 6
Rangkuman ... 17 Latihan ... 19 Kunci Jawaban ... 19 Tugas ... 21 Penilaian ... 21 Daftar Pustaka ... 24
1
A. PENGANTAR
Administrasi selalu ada disemua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi identik dengan persuratan atau ketatausahaan. Dalam bidang administrasi diperlukan kegiatan untuk pengelolaan arisp dikarenakan dokumen yang dimiliki perusahaan merupakan dokumen yang menjadi kekayaan perusahaan yang tidak boleh hilang, karena itu dokumen – dokumen tersebut harus dijaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan.
Tujuan dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting merupakan bukti pertanggung jawaban yang autentik, maka arisp – asrip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan satu system yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali.
Sebelum melakukan penyimapana arsip maka di perlukan pengkodean arsip. Pengkodean adalah memberikan kode pada setiap dokumen yang dimiliki dengan kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen dapat diidentifikasi dan dapat diinventarisasi. Oleh Karena itu, modul ini akan membicarakan cara pengkodean dokumen agar menimbulkan pemahaman mengenai bagaimana cara mengkode dokumen yang baik dan benar.
B.
PETUNJUK PEMBELAJARAN
Untuk Peserta Didik 1) Petunjuk Umum
a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya.
2
2) Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
3) Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan.
4) Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.
5) Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.
Untuk Pendidik
1) Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan.
2) Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik.
3) Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).
4) Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
5) Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan. 6) Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada
fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.
7) Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka pelajari.
3
8) Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik diharapkan:
a) Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini;
b) Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan kondisi setempat.
C. KOMPETENSI INTI - KOMPETENSI DASAR – INDIKATOR
Kompetensi Inti :
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural
dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
Kompetensi Dasar :
1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara efektif dan efisien dalam bidang kearsipan berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut.
1.3 Meyakini bahwa bekerja dalam bidang kearsipan adalah salah satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh.
4
2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja
3.5 Mengemukakan cara pengkodean dokumen 4.5 Mempraktikkan cara pengkodean dokumen.
Indikator :
3.5 Mengemukakan cara pengkodean dokumen 4.5 Mempraktikan cara pengkodean dokumen
D. KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN
a. Peserta didika mampu memahami cara pengkodean arsip dengan baik dan benar.
b. Peserta didik mampu memeraktikan cara pengkodean arisp
E. MATERI PEMBELAJARAN
Dalam modul menjelaskan tentang :
a. Pengertian penyimanan dan pengkodean dokumen b. Syarat-syarat dalam Pengkodean Dokumen
c. Manfaat pengkodean antara lain d. Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen
e. Jenis – jenis pengkodean bahan dokumen dan kliping f. Cara mengelola buku pustaka
g. Cara menata buku pustaka dan kliping dalam rak h. Prosedur penyimanan buku dan pencarian buku
F. INFORMASI PENDUKUNG
Pengkodean dokumen yang sudah diterapkan secara internasional adalah pengkodeaan dengan klasifikasi system Dewey Decimal Clasification (DDC),
5
yang artinya klasifikasi sistem decimal atau angka menurut Melvil Dewey. Melvil Dewey adalah orang Amerika yang telah menemukan kode klasifikasi sistem angka untuk mengelola dokumen berupa buku dan kliping dalam perpustakaan. Sedangkan ada beberapa macam Tipe Kode antara lain : a. Kode Mnemonic (Mnemonic Code)
Kode Mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode Mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Kelebihan kode ini adalah mudah diingat. Sedangkan untuk Kelemahannya kode dapat menjadi panjang.
Contoh : Kode Pelanggan : Kode ”MYS” untuk pelanggan dengan nama Muhamad Yusuf Subarka.
b. Kode Urut (Sequential Code)
Kode Urut, disebut juga kode seri merupakan kode yang nilainya urut antar satu kode dengan kode berikutnya. Kelebihanya adalah mudah diingat, kode dapat pendek, tapi harus unik. Sedangkan kelemahan adalah penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan, tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.
Contoh : 001 Kas
002 Piutang Dagang c. Kode Blok (Block Code)
Kode Blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar maksimum yang diharapkan. Kelebihanya adalah nilai dari kode mempunyai arti, kode dapat ditambah atau dibuang sebagian. Sedangkan kelemahan adalah panjang kode tergantung dari jumlah bloknya.
Contoh : Rekening-rekening dalam Buku Besar Blok Kelompok
1000 – 1999 Aktiva Lancar d. Kode Grup (Group Code)
Kode Grup merupakan kode yang berdasarkan field-filed dan tiap-tiap field kode mempunyai arti. Kelebihanya adalah niali dari kode mempunyai arti,
6
mudah diperluas, dapat menunjukkan jenjang dari data. Sedangkan kelemahan adalah kode dapat menjadi panjang.
e. Kode Desimal (Decimal Code)
Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.
G. PAPARAN ISI MATERI
1. Pengertian Penyimpanan dan Pengkodean Dokumen
Penyimpanan dokumen adalah segala bentuk usaha agar dokumen yang dimiliki tidak rusak dan tidak hilang, sehingga ketika dokumen tersebut dibutuhkan dapat disediakan. Pengkodean adalah memberikan kode pada setiap dokumen yang dimiliki dengan kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen dapat diidentifikasi dan dapat diinventarisasi.
Sedangkan Menurut Jogiyanto (2005:384) pengkodean adalah suatu susunan digit (angka), huruf dan karakter-karakter khusus yang dapat dirancang dalam bentuk kode. Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa angka, huruf dan karakter khusus.
2. Syarat-syarat dalam Pengkodean Dokumen
Yang harus diperhatikan dalam pembuatan kode adalah sebagai berikut : a. Harus mudah diingat
b. Harus fleksibel, jika ada perubahan tidak akan merubah semuanya. c. Harus efisien (singkat), karena kode yang pendek akan mudah diingat. d. Harus unik (beda), berarti tidak ada kode yang kembar.
e. Harus konsisten, tidak boleh berubah-ubah dalam jangka pendek.
f. Harus standarisasi, karena kode yang tidak standard akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.
7
h. Hindari penggunaan spasi. i. Panjang kode harus sama.
3. Manfaat pengkodean antara lain :
a. Mempercepat atau mempersingkat proses penulisan baik dari elemen data, proses penyajian maupun peng- entry- an data pada komputer.
b. Menghemat media penyimpanan data seperti harddisk, dan lain-lain.
c. Untuk mempermudah dan mempercepat proses pemasukan, pencarian serta pengolahan data guna memperoleh informasi yang akurat.
4. Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen
Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen, antara lain :
a) Nomor Urut
b) Tanggal Dokumen Diperoleh c) Penyusutan Dokumen
d) Nama / Judul Dokumen e) Kota Tempat Terbit f) Nama Penerbit g) Tahun Penerbitan h) Jumlah Halaman
i) Cara memperoleh Dokumen.
Pembagian klasifikasi di mulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi, divisi dipecahkan lagi menjadi seksi, dan seksi di pecah menjadi subseksi.
a. Pola Klasifikasi Judul (Caption) dan Pembagian Judul atas b. Teknik Mengindeks
c. Teknik Menetapkan Kode
d. Prosedur dan Teknik penyimpanan
8 5. Jenis-jenis Pengkodean Bahan Dokumen dan Kliping
Sistem pengkodean bahan pustakan yang sering dipergunakan untuk mengelola bahan pustaka ada 2 macam, yaitu sistem Universal Decimal Clasification (UDC) dan sistem Dewey Decimal Clasification (DDC).
a. Sistem UDC
Apabila mengelola dengan system nomor UDC semua dokumen/buku perpustakaan dikelompokkan menjadi 10 kelompok utama,. Masing-masing kelompok utama dikelompokkan menjadi 10 kelompok pembantu. Kode nomor UDC terdiri dari angka Arab 2 digit yaitu kode 00 sampai 90. Jadi apabila kita menggunakan sstem UDC secara standar akan terdapat 100 kode dokumen/buku.
Klasifikasi UDC kelompok utama sebagai berikut :
No. Kode UDC Jenis Buku Pustaka
1 00 – 09 Karya Umum
2 10 – 19 Filsafat
3 20 – 29 Agama
4 30 – 39 Ilmu Pengetahuan Kemasyarakatan/IPS
5 40 – 49 Bahasa
6 50- 59 Ilmu Pengetahuan Murni /IPA
7 60 – 69 Teknologi
8 70 – 79 Seni, Olahraga, Hiburan, Rekreasi, Hobi
9 80 – 89 Sastra
10 90 – 99 Sejarah
Dewasa ini jumlah bahan dokumen di perpustakaan semakin bertambah jumlahnya sehingga sistem UDC tidak bisa memenuhi kebutuhan kodenya, maka sistem UDC mulai tidak dipakai. Sebagai pengganti sistem UDC adalah sistem DDC, sistem ini dapat menyediakan jumlah kode yang bisa dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
b. Sistem Nomor DDC
Menurut DDC semua dokumen/buku perpustakaan dikelompokkan menjadi 10 kelompok utama, masing-masing kelompok utama dikelompokkan
9
menjadi 10 kelompok pembantu, untuk berikutnya masing-masing kelompok pembantu dikelompokkan menjadi 10 kelompok sub pembantu.. Jadi apabila kita menggunakan system DDC secara standar akan terdapat 1000 kode dokumen/buku. Kode nomor DDC terdiri dari angka Arab 3 digit yaitu dokumen/buku diberi berkode 000 sampai dokumen/buku yang berkode 999. Adapun contoh klasifikasi DDC adalah sebagai berikut :
1) Klasifikasi Kelompok Utama :
No. Kode DDC Jenis Buku Pustaka
1 000 – 099 Karya Umum
2 100 – 199 Filsafat
3 200 – 299 Agama
4 300 – 399 Ilmu Pengetahuan Kemasyarakatan/IPS
5 400 – 499 Bahasa
6 500- 599 Ilmu Pengetahuan Murni /IPA
7 600 – 699 Teknologi
8 700 – 799 Seni, Olahraga, Hiburan, Rekreasi, Hobi
9 800 – 899 Sastra
10 900 – 999 Sejarah
2) Klasifikasi Kelompok Pembantu
Kode Jenis Buku Pustaka Kode Jenis Buku Pustaka
000 - 099 Karya Umum 500 – 599 Ilmu Pengetahuan Murni
010 Bibliografi 510 Matematika
020 Ilmu Perpustakaan 520 Ilmu Falak
030 Ensiklopedia Umum 530 Ilmu Alam
040 540 Ilmu Kimia
050 Majalah Umum 550 Geologi
060 Organisasi Umum dan
Musium
560 Palaentologi
070 Surat kabar 570 Ilmu Hayat
10
Kode Jenis Buku Pustaka Kode Jenis Buku Pustaka
bersifat Umum, Esei, Amanat, Pidato, Ceramah, Kutipan-kutipan
090 Karya-karya yang jarang diemukan : manuskrip/nzkh-nzkh kuno
590 Ilmu Hewan, Zoologi
100 - 199 Filsafat 600 – 699 Teknologi
110 Metafisika 610 Ilmu Kedokteran, Ilmu
Kesehatan 120 Teori-teori tentang meta
fisika, Psendo Psikologi, Para Psikilogi, Okhultisme
620 Ilmu Teknik
130 630 Pertanian
140 System-sistem Filsafat 640 Home Economics,
Kesejahteraan Rumah Tangga
150 Ilmu Jiwa Umum 650 Perusahaan
160 Logika 660 Industry Kimiawi
170 Etika 670 Manufaktur,Pembuatan
Barang-barang
180 Filsafat Purba, Filsafat Timur 680 Pabrik-pabrik Aneka Ragam Industri
190 Filsafat Modern 690 Teknik, Bangunan,
Pembangunan Gedung
200 – 299 Agama 700 – 799 Seni, Olahraga, Hiburan,
Rekreasi, Hobi
210 Agama-agama Alam 710 Seni Pemandangan, Seni
Perkotaan
220 Alkitab 720 Arsitektur
230 Teologi 730 Seni Pahat, Patung
11
Kode Jenis Buku Pustaka Kode Jenis Buku Pustaka
250 Pastor dan Kepastoran 750 Seni Lukis
260 760 Seni Cetak-mencetak
270 Sejarah Agama Kristen 770 Fotografi
280 780 Music, Seni Suara
290 Agama-agama Lain 790 Rekreasi, Hiburan, Hobi
300 – 399 Ilmu Pengetahuan Kemasyarakatan / IPS
800 – 899 Sastra
310 Statistic 810 Sastra Amerika
320 Politik Civics 820 Sastra inggris
330 Ekonomi 830 Sastra Jerman
340 Ilmu Hukum 840 Sastra Prancis
350 Pemerintahan, Administrasi Negara
850 Sastra Italia
360 Kesejahteraan Sosial 860 Sastra Spanyol
370 Pendidikan 870 Sastra Latin
380 Dagang, Perdagangan 880 Yunani Klasik
390 Adat-istiadat dan Foklore 890 Satra Lain
400 – 499 Bahasa 8X Sastrta Bahasa-bahasa di
Indonesia umumnya 410 Filologi Komparatif, Tulisan 8X0 Sastra Indonesia (Bahasa
Indonesia
420 Bahasa Inggris 900 – 999 Sejarah
430 Bahasa Jerman 910 Ilmu Bumi
440 Bahasa Perancis 920 Biografi, Kisah Hidup
450 Bahasa Italia 930 Sejarah Umum Zaman Purba
460 Bahasa Spanyol 940 Sejarah Eropa
470 Bahasa Latin 950 Sejarah Asia
480 Bahasa Yunani 960 Sejarah Afrika
490 Bahasa-bahasa Lainnya 970 Sejarah Amerika Utara
12
Kode Jenis Buku Pustaka Kode Jenis Buku Pustaka
Umumnya
4X0 Bahasa Indonesia (Bahasa Nasional)
990 Sejarah Pulau-pulau Pasifik, Australia, Arlitika, Antartika
3) Pembagian DDC pada pembagian yang lebih kecil 510 – 519 ILMU PASTI 511 Berhitung 512 Aljabar 513 Ilmu Ukur Dan seterusnya 580 – 589 Ilmu Tumbuh-tumbuhan 584 Monokotil 584.9 Graminae 584.93 Padi
Sistem persepuluhan DDC ini memungkinkan tiap buku, walau apapun subjek atau golongan isinya, mendapat nomor klasifikasi. Dari contoh di atas Pustakawan bisa mengembangkan sendiri klasifikasi kode buku di perpustakaan yang dikelolanya.
6. Mengelola Buku Pustaka
Sebelum dipinjamkan buku pustaka perlu dilengkapi dengan berbagai perlengkapan agar memudahkan dalam pengelolaan dan pelayanan peminjaman. Kelengkapan-kelengkapan buku pustaka antara lain :
a. Nomor Pengenal (call number)
Nomor pengenal buku adalah nomor Dewey dan tiga huruf pertama dari nama pengarang. Penetapan nomor pengenal buku adalah sebagai berikut :
1) Buku Aljabar karangan Aminudin, atau karangan Salpherr, atau karangan Suwardi, tiap buku diberi identitas sbagai berikut :
Buku Matematika yang dikarang Aminudin : 512
AMI
Buku Matematika yang dikarang Salpherr : 512
SAL
Buku Matematika yang dikarang Suwardi : 512
13
2) Nama pengarang tiga huruf pertama sama, misalnya buku tentang manajemen karangan Sutantio, Sutisno, Sutarman, maka nomor pengenalnya ditambah satu huruf pertama dari judul buku.
“Seni Manajemen Modern” karangan Sutantio : 353 SUT s “Perkembangan Manajemen” karangan Sutisno : 353 SUT l
“Manajemen dari Masa-kemasa” karangan Sutarman :
353 SUT b
3) Apabila memiliki buku dengan pengarang yang sama dengan judul yang sama lebih dari satu, maka nomor pengenalnya ditambah angka arab dibelakang huruf pertama judul. Misalnya buku dengan judul “Pendidikan Sekretaris Kantor” karangan Sutantio berjumlah 3 buah, nomor pengenalnya sebagai berikut : 357 SUT S1 357 SUT S2 357 SUT S3
Kalau sekiranya masih ada dua atau lebih buku yang masih serupa nomor pengenalnya, setelah ditambah huruf pertama dari judul, ditambah angka arab, Pustakawan boleh mengambil kebijakan sendiri untuk menetapkan nomor pengenal buku
.
b. Kartu Buku
Kartu Buku dipergunakan untuk mencatat tanggal kembali buku pustaka yang dipinjam. Ketika buku pustaka dipinjam, maka kartu buku diambil disimpan menjadi satu dengan Kartu Peminjam (dimasukkan kedalan kantong peminjam). Kartu Buku dibuat dari karton manila denngan ukuran 5 X 10 cm. Informasi-informasi yang ditulis dalam Kartu Buku sebagai berikut :
14
2) Nomor Induk Buku 3) Pengarang Buku 4) Judul Buku
5) Harga buku, gunanya untuk menetapkan berapa dendanya apabila buku itu rusak atau hilang.
c. Kantong Kartu Buku
Kantong Kartu Buku dipergunakan untuk menyimpan kartu buku. Kantong kartu buku ditempelkan di kulit buku belakang bagian dalam. Kartu buku dibuat dari karton manila dengan ukuran 5,5 X 7,5 cm. Informasi-informasi yang ditulis dalam Kantong Buku sebagai berikut :
1) Nomor Pengenal Buku 2) Nomor Induk Buku 3) Pengarang Buku 4) Judul Buku
d. Kartu Peminjam
Kartu Peminjam adalah kartu yang dipakai untuk meminjam buku. Di perpustakaan tertentu kartu peminjam dijadikan satu dengan kartu anggota perpustakaan sehingga lebih praktis dan efisien.
e. Kantong Peminjam
Kantong peminjam dipergunakan untuk menyimpan Kartu Buku dan Kartu Pinjam. Kantong peminjam dibuat dari karton nila berukuran 5,5 X 7,5 cm.. Informasi yang ditulis di Kantong Peminjam sebagai berikut :
1) Nomor Anggota 2) Nama Peminjam 3) Kelas
4) Berlaku sampai
f. Buku Daftar Peminjam
Setiap perpustakaan harus memiliki catatan peminjam buku pustaka, catatan peminjam buku berupa buku dan kartu. Dengan mencatat peminjam buku, dapat diketahui berapa jumlah peminjam buku pustaka dalam periode waktu tertentu. Dengan mengetahui jumlah peminjam, pustakawan dapat melakukan tindak lanjut apakah perlu pembenahan perpustakaan, penambahan
15
jumlah buku dan lain sebagainya yang mengarah pada perbaikian perpustakaan. Buku Daftar peminjam dibuat dalam buku ukuran folio dengan lajur-lajur sebagai berikut :
1) Nomor Urut 2) Nama Peminjam 3) Kelas Peminjam
4) Nomor Anggota Peminjam 5) Keterangan
g. Kartu Katalog
Kartu katalog adalah kartu yang dipergunakan untuk menelusuri buku-buku pustaka yang dibutuhkan. Kartu katalog ada tiga macam, yaiu kartu katalog judul, kartu katalog pengarang dan kartu katalog subyek. Pengguna buku pustaka dapat menelusuri dari tiga kemungkinan sesuai pengetahuan yang dimiliki, bisa melalui judul bukunya, pengarangnya atau dari subyek bukunya.
1) Ukuran Kartu Katalog
Kartu catalog dibuat dari karton putih halus yang tipis, ukuran internasional kartu catalog yaitu panjang 12,5 cm, lebar 7,5 cm. Di bagian bawah, 8 mm dari kaki kartu, tepat di tengah-tengah kartu diberi lobang yang garis tengahnya 5 mm. lobang itu dipakai untuk memasukkan lidi besi yang terdapat pada tiap-tiap laci tempat menyimpan kartu katalog yang telah diisi. Lidi besi itu memegang kartu-kartu agar masing-masing tetap pada tempatnya. Kartu catalog disusun dilaci menurut urutan abjad.
2) Kartu Katalog Pengarang
Buku yang berjudul “Sayuran Daun” karangan Warsito DP. Dan Soedijanto, diterbitkan oleh Bumirestu Jakarta tahun 1977 dengan jumlah halaman buku 63 halaman dan tinggi buku 21cm.
h. Buku Induk
Buku Induk perpustakaan adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat semua buku yang dimiliki perpustakaan. Dari buku Induk ini perpustakaan mengetahui jumlah dan macam-macam buku yang dimiliki.
Buku Induk perpustakaan dibuat dari buku ukuran folio yang digaris-garis menjadi sebuah kolom-kolom yang harus diisi dengan informasi sesuai
16
keadaan buku yang sedang dicatat. Adapun judul kolom-kolom buku inventaris adalah sebagai berikut :
1) Nomor Urut, lebar lajur 2 cm 2) Nama Pengarang, lebar lajur 5 cm 3) Judul Buku, lebar lajur 10 cm 4) Nama Penerbit, lebar lajur 5 cm 5) Tahun Terbit, lebar lajur 1,5 cm 6) Harga Buku, lebar lajur 2 cm 7) Sumber Buku, lebar lajur 3,5 cm
8) Tanggal penerimaan, lebar lajur 1,5 cm 9) Keterangan, lebar lajur selebihnya
7. Menata Buku Pustaka dan Kliping dalam Rak
Setelah buku pustaka dan kliping telah dilengkapi dengan berbagai identitas maka siap untuk dipinjamkan. Agar peminjam mudah untuk menemukan buku yang diinginkan maka buku ditata dalam rak buku. Penataan buku pada rak dilakukan secara kelompok sesuai dengan kode DDC dan nomor pengenal buku yang telah dibuat.
Penataan buku dalam rak sebaiknya diberi penyekat dan antar sekat diberikan jarak agar bisa dipakai untuk menggeser buku dan untuk keperluan sirkulasi udara agar buku tidak lembab.
8. Prosedur Penyimpanan Buku dan Pencarian Buku 1) Penyimpanan Buku
1) Mencatat buku kedalam buku induk 2) Mentapkan nomor pengenal buku
3) Membuat label nomor pengenal buku, kemudian menempelkan pada punggung buku
4) Membuatkan kantong kartu buku, kemudian menempelkan ke kulit buku belakang bagian dalam
5) Membuat kartu buku, kemudian memasukkan kedalam kantong buku 6) Menata kedalam rak buku
17 2) Menemukan Buku Pustaka
1) Mengetahui pengarang, judul atau subyek buku yang akan dibutuhkan 2) Mencari pada kartu katalog pengarang, judul atau subyek
3) Mencari nomor pengenal buku
4) Mencari buku pada rak buku sesuai dengan nomor pengenal bukunya.
H. RANGKUMAN
Penyimpanan dokumen adalah segala bentuk usaha agar dokumen yang dimiliki tidak rusak dan tidak hilang, sehingga ketika dokumen tersebut dibutuhkan dapat disediakan.
Pengkodean adalah memberikan kode pada setiap dokumen yang dimiliki dengan kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen dapat diidentifikasi dan dapat diinventarisasi.
Syarat-syarat dalam Pengkodean Dokumen
Yang harus diperhatikan dalam pembuatan kode adalah sebagai berikut : a. Harus mudah diingat
b. Harus fleksibel.
c. Harus efisien (singkat). d. Harus unik (beda). e. Harus konsisten. f. Harus standarisasi.
g. Hindari penggunaan karakter yang mirip. h. Hindari penggunaan spasi.
i. Panjang kode harus sama. Manfaat Pengkodean antara lain :
a. Mempercepat atau mempersingkat proses penulisan baik dari elemen data,
proses penyajian maupun peng- entry- an data pada komputer.
b. Menghemat media penyimpanan data seperti harddisk, dan lain-lain.
c. Untuk mempermudah dan mempercepat proses pemasukan, pencarian serta
pengolahan data guna memperoleh informasi yang akurat. Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen
18
Pembagian klasifikasi di mulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi, divisi dipecahkan lagi menjadi seksi, dan seksi di pecah menjadi subseksi.
Jenis – jenis pengkodean dokum dan kliping a. Sistem UDC
Semua dokumen/buku perpustakaan dikelompokkan menjadi 10 kelompok utama. Masing-masing kelompok utama dikelompokkan menjadi 10 kelompok pembantu. Kode nomor UDC terdiri dari angka Arab 2 digit yaitu kode 00 sampai 90.
b. Menurut DDC
Semua dokumen/buku perpustakaan dikelompokkan menjadi 10 kelompok utama, masing-masing kelompok utama dikelompokkan menjadi 10 kelompok pembantu, untuk berikutnya masing-masing kelompok pembantu dikelompokkan menjadi 10 kelompok sub pembantu.. Jadi apabila kita menggunakan system DDC secara standar akan terdapat 1000 kode dokumen/buku. Kode nomor DDC terdiri dari angka Arab 3 digit yaitu dokumen/buku diberi berkode 000 sampai dokumen/buku yang berkode 999. Kelengkapan buku pustaka :
a. Nomor pengenal (call number) b. Kartu buku
c. Kantong kartu buku d. Kartu pinjam e. Kantong peminjam f. Buku daftar pinjaman g. Kartu katalog
Prosedur penyimpanan buku dan pencarian buku a) Penyimpanan Buku
1) Mencatat buku kedalam buku induk 2) Mentapkan nomor pengenal buku
3) Membuat label nomor pengenal buku, kemudian menempelkan pada punggung buku
19
4) Membuatkan kantong kartu buku, kemudian menempelkan ke kulit buku belakang bagian dalam
5) Membuat kartu buku, kemudian memasukkan kedalam kantong buku 6) Menata kedalam rak buku
b) Menemukan Buku Pustaka
a. Mengetahui pengarang, judul atau subyek buku yang akan dibutuhkan b. Mencari pada kartu katalog pengarang, judul atau subyek
c. Mencari nomor pengenal buku
d. Mencari buku pada rak buku sesuai dengan nomor pengenal bukunya.
I. LATIHAN
a. Soal
Jawablah latihan dibawah ini dengan jawaban yang benar :
a. Jelaskan pengertian penyimpanan dokumen? b. Jelaskan pengertin pengkodean dokumen?
c. Jelaskan perbedaan system UDC dengan system DDC? d. Jelaskan fungsi dari kartu buku?
e. Sebutkan kelengkapan-kelengkapan apa saja yang diperlukan dalam buku pustaka?
f. Informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam “call number” buku pustaka?
g. Jelaskan fungsi dari buku induk?
h. Jelaskan perlunya melakukan pengelompokkan buku pustaka dan kliping? i. Jelaskan bagaimana cara menyiman buku?
j. Jelaskan bagaimana cara menemukan kembali buku pustaka?
b. Kunci Jawaban
1. Penyimpanan dokumen adalah segala bentuk usaha agar dokumen yang dimiliki tidak rusak dan tidak hilang, sehingga ketika dokumen tersebut dibutuhkan dapat disediakan.
20
2. Pengkodean adalah memberikan kode pada setiap dokumen yang dimiliki dengan kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen dapat diidentifikasi dan dapat diinventarisasi.
3. System UDC : Semua dokumen/buku perpustakaan dikelompokkan menjadi 10 kelompok utama, Masing-masing kelompok utama dikelompokkan menjadi 10 kelompok pembantu. Kode nomor UDC terdiri dari angka Arab 2 digit yaitu kode 00 sampai 90. Jadi apabila kita menggunakan sstem UDC secara standar akan terdapat 100 kode dokumen/buku.
Sedangkan Sistem DDC : Semua dokumen/buku perpustakaan dikelompokkan menjadi 10 kelompok utama, masing-masing kelompok utama dikelompokkan menjadi 10 kelompok pembantu, untuk berikutnya masing-masing kelompok pembantu dikelompokkan menjadi 10 kelompok sub pembantu. Jadi apabila kita menggunakan system DDC secara standar akan terdapat 1000 kode dokumen/buku. Kode nomor DDC terdiri dari angka Arab 3 digit yaitu dokumen/buku diberi berkode 000 sampai dokumen/buku yang berkode 999. 4. Fungsi dar kartu buku adalah dipergunakan untuk mencatat tanggal kembali
buku pustaka yang dipinjam.
5. Kelengkapan – kelengkapan yang diperlukan dalam buku pustaka adalah :
Nomor pengenal
Kartu buku
Kantong kartu buku
Kartu pinjam
Kantong peminjam
Buku daftar pinjam
Kartu katalog
Buku induk
6. Informasi yang dicantumkan dalam nomor pengenal adalah Nomor Dewey dan tiga huruf pertama dari nama pengarang.
7. Fungsi dari buku induk perpustakaan adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat semua buku yang dimiliki perpustakaan serta mengetahui jumlah dan macam-macam buku yang dimiliki.
21
8. Agar memudahkan peminjam mudah untuk menemukan buku yang diinginkan serta buku terlihat lebih rapi.
9. Cara menimpan buku :
J. Mencatat buku kedalam buku induk K. Mentapkan nomor pengenal buku
L. Membuat label nomor pengenal buku, kemudian menempelkan pada punggung buku
M. Membuatkan kantong kartu buku, kemudian menempelkan ke kulit buku belakang bagian dalam
N. Membuat kartu buku, kemudian memasukkan kedalam kantong buku O. Menata kedalam rak buku
10) Menemukan Buku Pustaka
Mengetahui pengarang, judul atau subyek buku yang akan dibutuhkan
Mencari pada kartu katalog pengarang, judul atau subyek
Mencari nomor pengenal buku
Mencari buku pada rak buku sesuai dengan nomor pengenal bukunya
J. TUGAS / LANGKAH KERJA
Buatlah kelompok dengan beranggotakan 3 – 4 orang. Bawalah 5 contoh surat atau buku kemudian lakukan pengkodean dokumen dengan sistem Universal Decimal Clasification (UDC) atau sistem Dewey Decimal Clasification (DDC).
K. PENILAIAN
Pedoman penilaian pengetahuan :
Nilai maksimal untuk : Soal No. 1 : 10
Soal No.2 : 10 Soal No.3 : 10 Soal No.4 : 10
22 Soal No.5 : 10 Soal No.6 : 10 Soal No.7 : 10 Soal No.8 : 10 Soal No.9 : 10 Soal No.10 : 10
Total skor maksimal = 100
Nilai = × 100 Pada contoh diatas nilai maksimal adalah 100
Pedoman penilaian tugas :
No Nama
Siswa
ASPEK PENGAMATAN TUGAS
Kecepatan Ketepata
n Teknik
Hasil
akhir Skor Nilai
Predika t 1 2 3 4 5 N Keterangan :
Masing-masing kolom diisi dengan kriteria : 4 : baik sekali
3 : baik 2 : cukup 1 : kurang
23
Hasil nilai pengetahuan dikonversi sebagai berikut :
INTERVAL HASIL KONVERSI PREDIKAT
96 – 100 4.00 A 91 – 95 3.66 A- 86 – 90 3.33 B+ 81 – 85 3.00 B 75 – 80 2.66 B- 70 – 74 2.33 C+ 65 – 69 2.00 C 60 – 64 1.66 C- 55 – 59 1.33 D+ ≤ 54 1.00 D
24
L. DAFTAR PUSTAKA
Dewi. 2016. Materi Penyimpanan Pengkodean Dokumen kelas X
(http://franciscapoppydewi.blogspot.co.id/2016/08/cara-penyimpanan-pengkodean-dokumen-1.html) diakses pada tanggal 21 November 2016. (www.kampus-info.com/2014/08/cara-pengkodean-dokumen.html?m=1) diakses pada 28 November 2016.
