2013
PROFIL PT. KIEC
Dibuat Oleh : KAMALLUDIN NIK : 00002046
MENINGKATKAN EFEKTIFITAS DAN KREATIFITAS
PENGELOLAAN ARSIP
PEMBUAT SARAN :
Nama : Kamalludin Dinas : Keuangan & Umum
No.reg : 0002046 Divisi : KSBM
No.reg : 0002046 Divisi : KSBM
Jabatan : Ahli Pertama Akuntansi
Alasan memilih judul :
Melihat kondisi kearsipan yang ada di KSBM belum teratur.
Hasil assesment 5 R KSBM belum mencapai target dan mendukung pencapaian target penerapan 5 R dengan score 7.000.
Maka kami memilih judul “Meningkatkan Efektifitas dan Kreatifitas Pengelolaan Arsip”.
Sasaran yang ingin dicapai : Sasaran yang ingin dicapai :
JADWAL RENCANA DAN REALISASI KEGIATAN
JADWAL RENCANA DAN REALISASI KEGIATAN
LANGKAH
JAN FEB MART APRIL MEI
2013 2013 2013 2013 2013 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Id ifik i PLAN 1. Identifikasi masalah 2. Pemilihan masalah 3. Mencari akar penyebab 4. Merencanakan perbaikan DO 5. Melaksanakan Perbaikan CHECK 6. Meneliti hasil RENCANA REALISASI hasil ACTION 7. Membuat Standarisasi REALISASI
Mengetahui
Jakarta, 23 Mei 2013
Raya Daksur Purba
Kamalludin
Raya Daksur Purba
Fasilitator
Kamalludin
VISI PERUSAHAAN :
Pemain Property Nasional yang Terkemuka.
MISI PERUSAHAAN :
Menyediakan Properti Industri, Komersial, Hunian, dan Infrastruktur terkait yang
memberikan Solusi bagi Investor Pelanggan dan Pihak pihak terkait lainnya
memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan, dan Pihak-pihak terkait lainnya.
KEBERADAAN SS DALAM STRUKTUR ORGANISASI
KEPALA
UNIT OTONOM KSBM
KADIS KEUANGAN & SDM UNIT OTONOM KASIE PERBENDAHARAAN KASIE AKUNTANSI KASIE SDM & UMUMPLAN I
LATAR BELAKANG / IDENTIFIKASI MASALAH
Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta memerlukan
penyimpanan, pencatatan serta pengelolaan surat, baik kedalam maupun keluar dengan system
tertentu dan dapat dipertanggung jawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi
p
p
gg
g j
g
g
Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak
mudah. arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik.
Keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu
mekanisme kerja dan seluruh karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapian tujuan
secara efesian dan efektif
secara efesian dan efektif.
Fungsi kearsipan adalah proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan system
tertentu, sehingga arsip‐arsip dapat ditemukan kembali ketika diperlukan.
PLAN II
ANALISA MASALAH
MAN TOOLS
Belum ada sosialisasi
1 4
Kurang peduli Kurang peduli Arsip dalam bentuk dokuman tertulis
Masih Komvensional
Belum belajar kearsipan Belum belajar kearsipan Belum ada sosialisasi
Menganggap tempat arsip digunakan sebagai gudang
Lemari arsip kurang memadai DOKUMEN
SULIT DI TEMUKAN
Sembarang menyimpannya
Belum ada pemetaan arsip Tempat terbatas
Ruang arsip disatukan dgn gudang
Belum ada system kearsipan
LINGKUNGAN Lokasi tdk ada
2 3
PLAN III
MENCARI AKAR PENYEBAB DOMINAN
AKAR PENYEBAB MASALAH DOMINAN
AKAR MASALAH BOBOT ALASAN/KETERANGAN
1. Belum ada sosialisasi kearsipan 10 Program kearsipan perusahaan belum dijalankan 2 Bel m ada sistem kearsipan 25 Mencari dok men s sah dan memakan akt lama 2. Belum ada sistem kearsipan 25 Mencari dokumen susah dan memakan waktu lama
3. Lokasi tdk ada 50 Ruangan terbatas
4. Karena belum komputerisasi 15 Arsip masih dalam bentuk dokumen tertulis
Jumlah 100 DIAGRAM PARETO 90% 100% 90 100
PARETO
Dari diagram pareto didapatkan akar
l h i t k 3 (L k i tid k d ) i t 40% 50% 60% 70% 80% 40 50 60 70 80 A xis Title
masalah point ke 3 (Lokasi tidak ada) point 3 inilah menduduki peringkat tertinggi
pertama dari 4 akar penyebab masalah yang ada dengan prosentase 50%, akar
Masalah 3 Masalah 2 Masalah 4 Masalah 1 0% 10% 20% 30% 40% 0 10 20 30 40
A ya g ada de ga p ose tase 50%, a a
penyebab inilah yang akan kami selesaikan guna mempermudah penyimpanan dokumen perusahaan.
Series1 50 25 15 10 Series2 50% 75% 90% 100%
Rencana Perbaikan
WHERE
Rencana Perbaikan
MASALAH
WHAT
WHY
WHEN
WHO
HOW
1 Menganggap tempat Karyawan Belum Ruang kantor KSBM Membuat program 1. Menganggap tempat
arsip digunakan sebagai Gudang Karyawan belum paham fungsi tempat arsip Belum dilakukan sosialisasi Ruang kantor KSBM Maret‐April 2013 Bagian Administrasi Membuat program sosialisasi tentang kearsipan 2. Belum ada sistem ke arsipan Sistem kearsipan belum jelas Belum punya panduan Ruang kantor KSBM Maret‐April 2013 Bagian Administrasi Menyusun panduan kearsipan 3. Lokasi tidak ada Tempat tidak dikhususkan untk arsip Belum ada tempat Ruang kantor KSBM Maret‐April 2013 Bagian Operasional Menyediakan tempat khusus arsip 4. Masih konvensional Dalam bentuk
bundelan‐ bundelan kertas Belum di buat sistem komputerisasi Ruang kantor KSBM Maret‐April 2013 Bagian administrasi Membuat sistem kearsipan
TARGET PERBAIKAN
D
b l
b ik
NO
KETERANGAN
JUMLAH HARGA
TOTAL
Data sebelum perbaikan
Data dari Januari s/d bln Mei 2013
NO
NG N
JU
G
O
1. Odner 50 18.000 900.000 2. Map Karton 90 1.000 90.000 3. Map Plastik 80 3.000 240.000 3. Map Plastik 80 3.000 240.0004. Lemari Filing Kabinet 3 2.150.000 6.450.000
TOTAL 7.680.000
Dari data yang kami kumpulkan diatas sangat besar di keluarkan, maka
kami akan mencoba menurunkan biaya tersebut sebesar :
TARGET
TURUN
70 %
70 %
ACTION
VI
MEMBUAT STANDARISASI
VI. MEMBUAT STANDARISASI
NO
STANDARISASI
Kepala unit otonom mengeluarkan edaran untuk semua karyawan
1.
mengenai tatatertip minyimpan arsip agar sesuai dengan system yang
sudah di tetapkan.
2.
Menyusun dokumen-dokumen sesuai dengan sistem kearsipan.
P
i
b
b
di
k
b
i t
t
3.
Penggunaan ruangan arsip benar-benar di pergunakan sebagai tempat
penyimpanan arsip dan bukan tempat penyimpanan barang lain.
4.
Dokumen dipilah terlebih dahulu sebelum disimpan, sesuai dengan jenis
file yang sudah di kodekan kemudian diinput ke komputer.
DO
IV. MELAKSANAKAN PERBAIKAN
MELAKSANAKAN PERBAIKAN
PENYEBAB MASALAH TINDAKAN HASIL PERBAIKAN
1. Menganggap tempat arsip Membuat program sosialisasi paham terhadap fungsi 1. Menganggap tempat arsip
digunakan sebagai gudang.
2 B l d i t k
Membuat program sosialisasi tentang kearsipan. (rapat koordinasi interen).
M d k i
paham terhadap fungsi ruang arsip
Ad i t k i 2. Belum ada sistem ke
arsipan.
Menyusun panduan kearsipan. Ada sistem kearsipan
3. Lokasi tidak ada. Menyediakan tempat khusus
Mengefektifkan ruangan Lebih mudah mencari arsip arsip.
CHECK
V. MENELITI HASIL
SEBELUM
NO KETERANGAN JUMLAH HARGA TOTAL
1. Odner 50 18.000 900.000
2. Map Karton 90 1.000 90.000
3 M Pl tik 80 3 000 240 000
3. Map Plastik 80 3.000 240.000
4. Lemari Filing Kabinet 3 2.150.000 6.450.000
TOTAL 7.680.000
/ /
Biaya material = Rp 7.680.000/ 5 bln = Rp. 1.536.000/bln
Dengan system pengarsipan baru sudah diterapkan dengan cara pengelompokan/peng klasifikasian dokumen maka biaya itu menurun untuk pemakaian materialnya.
NO KETERANGAN JUMLAH HARGA TOTAL
1 Odner 35 18 000 630 000
SESUDAH
1. Odner 35 18.000 630.000
2. Map Karton 50 1.000 50.000
3. Map Plastik 45 3.000 135.000
4 Hardisk External 1 tera 1 950 000 950 000
4. Hardisk External 1 tera 1 950.000 950.000
TOTAL 1.765.000
Biaya material = Rp 1.765.000/5 bln Rp. 353.000
HASIL PERBAIKAN TERHADAP ASPEK MUTU
ASPEKMUTU SEBELUM PERBAIKAN SESUDAH PERBAIKAN
