PROPOSAL APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

(1)

PROPOSAL

APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

Tanggal pelaksanaan inovasi pelayanan publik : Tuesday, 01 January 2008

(2)

Ringkasan Proposal APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

RINGKASAN PROPOSAL

Kondisi geografi di Kabupaten Sragen yang cukup luas terdiri dari 20 Kecamatan dan 208 Desa menyulitkan dalam proses penyelenggaraan pemerintahan khususnya dalam administrasi surat menyurat di Kabupaten Sragen kurun waktu sebelum tahun 2008, maka permasalahan utama pada waktu itu diantaranya adalah pelaksanaan korespondensi antar OPD dengan kecamatan ataupun dengan desa/kelurahan masih dilakukan secara manual. Sebagai contoh pengiriman surat menyurat antar OPD, maupun antara OPD dengan

pemerintah kecamatan maupun pemerintah desa/kelurahan masih dilakukan secara manual, yaitu dengan perantara kurir yang tentunya membutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang harus disiapkan oleh OPD maupun desa/kelurahan di Kabupaten Sragen.

Kendala masalah itulah yang mendorong Pemkab Sragen melalui Kantor PDE membuat terobosan dengan membangun aplikasi Surat Maya (SURYA) yaitu sebuah aplikasi yang digunakan untuk melakukan

pengiriman maupun penerimaan surat menyurat antar OPD termasuk didalamnya instansi vertikal yang berkedudukan di Kabupaten Sragen dan juga terimplementasi sampai level pemerintah yang paling bawah, yaitu semua desa/kelurahan sebanyak 208 desa/kelurahan di Kabupaten Sragen. Selain hal tersebut diatas Inisiatif ini muncul sebagai upaya untuk memanfatkan jaringan online yang pada akhir tahun 2007 sudah terkoneksi di semua OPD di Kabupaten Sragen sampai dengan semua desa/kelurahan sebanyak 208 yang tersebar di 20 kecamatan di Kabupaten Sragen.

Adapun Secara prinsip aplikasi tersebut berfungsi untuk mengirim atau menerima surat yang berasal dari OPD yang ada di Pemerintah Kabupaten Sragen termasuk didalamnya instansi vertikal yang berkedudukan di Kabupaten Sragen sampai dengan level pemerintah yang paling bawah, yaitu desa/kelurahan, sehingga sejak awal Tahun 2008 (sudah berjalan + 9 tahun) proses pengiriman surat yang dilakukan oleh semua instansi di Kabupaten Sragen sudah tidak lagi dilakukan secara manual, melainkan dilakukan secara

elektronik menggunakan aplikasi ini, sehingga pengiriman surat menyurat di Kabupaten Sragen sejak 9 tahun yang lalu sudah bersifat real time and paperless.

(3)

Analisis Masalah APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 3 Dicetak tanggal: 4-04-2017

ANALISIS MASALAH

Uraikan situasi yang ada sebelum inovasi pelayanan publik ini dimulai

Surat menyurat antar instansi di suatu level pemerintah, baik pemerintah pusat, pemerintah propinsi maupun pemerintah kabupaten/kota adalah suatu fungsi administratif yang setiap harinya pasti dilaksanakan. Tidak jarang permasalahan surat menyurat ini menjadi permasalahan yang serius ketika datangnya surat tersebut terlambat, yang bisa disebabkan oleh tidak adanya yang mengantar, tidak ada biaya untuk

pendistribusiannya, waktu yang terbatas, jarak tujuan yang jauh atau penyebab lainnya.

Kabupaten Sragen adalah salah satu dari 35 Kabupaten/Kota yang ada di Provinsi Jawa Tengah yang terbagi atas 20 kecamatan 196 desa dan 12 kelurahan dengan jumlah penduduk 875.600 jiwa dan luas wilayah 94.155 Ha dengan rentang kendali ke kecamatan terjauh sepanjang + 20 km dan desa terjauh mencapai + 40 km. Adapun jumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) selain 20 kecamatan dan 12 kelurahan adalah sebanyak 39 OPD yang terdiri dari 20 dinas, 3 badan, 10 bagian di lingkungan setda, inspektorat, Satpol PP, sekretariat DPRD, BPBD dan 2 RSUD.

Seiring dengan kondisi geografi di Kabupaten Sragen sebagaimana tersebut diatas serta belum

diterapkannya aplikasi Surat Maya (Surya) dalam proses penyelenggaraan pemerintahan khususnya dalam administrasi surat menyurat di Kabupaten Sragen kurun waktu sebelum tahun 2008, maka permasalahan utama pada waktu itu diantaranya adalah pelaksanaan korespondensi antar OPD dengan kecamatan

ataupun dengan desa/kelurahan masih dilakukan secara manual. Sebagai contoh pengiriman surat menyurat antar OPD, maupun antara OPD dengan pemerintah kecamatan maupun pemerintah desa/kelurahan masih dilakukan secara manual, yaitu dengan perantara kurir yang tentunya membutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang harus disiapkan oleh OPD maupun desa/kelurahan di Kabupaten Sragen.

Proses pengiriman surat oleh OPD di lakukan secara manual dengan kurir, sebagai contoh Bagian Pemerintahan Setda Kabupaten Sragen akan mengundang seluruh kepala OPD, Kepala instansi vertikal, semua camat dan seluruh lurah dan kepala desa sebanyak 208, maka Bagian Pemerintahan tersebut memerlukan waktu + 3 hari, tenaga 5 orang, ongkos BBM kendaraan sebanyak 5 ltr per orang, resiko perjalanan yang tidak terprediksi dan beberapa permasalahan kesulitan lainnya. Sebuah kecamatan terjauh yang ada di Kabupaten Sragen yang akan mengirimkan surat kepada instansi di Kabupaten, maka

kecamatan tersebut harus mempersiapkan 1 orang yang ditugaskan untuk mengantarkan surat ke OPD di Kabupaten Sragen dengan waktu tempuh pulang pergi (PP) bisa mencapai 2 jam belum termasuk waktu untuk keliling di OPD se Kabupaten Sragen. Selain itu petugas pengantar surat tersebut juga masih membutuhkan dana untuk pembelian 3 ltr premium untuk kendaraan roda 2 atau 10 ltr premium untuk kendaraan roda 4, dana untuk makan dan dana untuk kepentingan yang tak terduga lainnya misalnya tambal ban dan lain sebagainya. Praktis pengiriman surat secara manual tersebut membutuhkan waktu, biaya, tenaga, resiko yang tidak sedikit.

latarbelakang itulah yang menjadi pemikiran Pemkab Sragen bagaimana mengatasi permasalahan tersebut dengan cepat dan efektif serta mampu dibuat mandiri.

(4)

Pendekatan Strategis APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

PENDEKATAN STRATEGIS

Ringkaslah tentang apa dan bagaimana inovasi pelayanan publik ini telah memecahkan masalah

Berawal dari realitas diatas dan berbagai kemungkinan resiko permasalahan yang muncul berkaitan dengan surat menyurat sebagaimana tersebut diatas, maka Pemerintah Kabupaten Sragen melalui Dinas

Komunikasi dan Informatika (Kominfo) sejak awal Tahun 2008 (saat itu masih dengan nama Kantor Pengelola Data Elektronik) telah membuat Aplikasi Surat Maya (SURYA)

tanpa melibatkan pihak ketiga) dan menerapkan suatu bentuk aplikasi elektronik yang dinamakan Aplikasi SURYA (Surat Maya), yaitu sebuah aplikasi yang digunakan untuk melakukan pengiriman maupun

penerimaan surat menyurat antar OPD termasuk didalamnya instansi vertikal yang berkedudukan di Kabupaten Sragen dan juga terimplementasi sampai level pemerintah yang paling bawah, yaitu semua desa/kelurahan sebanyak 208 desa/kelurahan di Kabupaten Sragen. Selain hal tersebut diatas Inisiatif ini muncul sebagai upaya untuk memanfatkan jaringan online yang pada akhir tahun 2007 sudah terkoneksi di semua OPD di Kabupaten Sragen sampai dengan semua desa/kelurahan sebanyak 208 yang tersebar di 20 kecamatan di Kabupaten Sragen.

Adapun Secara prinsip aplikasi tersebut berfungsi untuk mengirim atau menerima surat yang berasal dari OPD yang ada di Pemerintah Kabupaten Sragen termasuk didalamnya instansi vertikal yang berkedudukan di Kabupaten Sragen sampai dengan level pemerintah yang paling bawah, yaitu desa/kelurahan, sehingga sejak awal Tahun 2008 (sudah berjalan + 9 tahun) proses pengiriman surat yang dilakukan oleh semua instansi di Kabupaten Sragen sudah tidak lagi dilakukan secara manual, melainkan dilakukan secara

elektronik menggunakan aplikasi ini, sehingga pengiriman surat menyurat di Kabupaten Sragen sejak 9 tahun yang lalu sudah bersifat real time and paperless.

(5)

Kreatif dan Inovatif APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

KREATIF DAN INOVATIF

Jelaskan bahwa inovasi pelayanan publik yang diajukan ini bersifat unik dan mampu menyelesaikan masalah dengan cara-cara baru dan berbeda dari metode sebelumnya serta berhasil diimplementasikan

Aplikasi SURYA ini digunakan untuk sarana pengiriman surat antar OPD/ semua desa/kelurahan/instansi vertikal yang ada di Kabupaten Sragen dan sekaligus sebagai sarana penerimaan surat antar OPD/ semua desa/kelurahan/instansi vertikal yang berada di Kabupaten sragen, sehingga proses pengiriman maupun penerimaan surat dapat dilakukan real time dan paperless tanpa terkendala oleh ruang dan waktu. Pada awal implementasi aplikasi ini, semua user (ada personil yang menangani khusus, yaitu operator IT di OPD) diberikan pelatihan untuk menggunakan aplikasi dimaksud.

Aplikasi SURYA ini ditanamkan diserver milik Pemerintah Kabupaten Sragen yang secara teknis ditempatkan dan dikelola oleh Dinas Kominfo. Secara fisik dilindungi oleh ruangan khusus ber AC dengan tralis besi, CCTV dan kunci finger print yang memadai untuk keamanan sebuah server, sedangkan secara logic pengamanan aplikasi ini menggunakan Autentication (Username & Password), Level Kewenangan (Administrator, Group (satker), Operator), Firewall dan IDS.

Aplikasi SURYA merupakan sebuah aplikasi userfriendly yang secara legal merupakan aplikasi yang dibentuk sebagai upaya untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi Pemerintah Kabupaten Sragen dalam

menyelenggarakan pemerintahan. Sejak diterapkan Aplikasi SURYA Tahun 2008 tidak dianggarkan lagi

(6)

Strategi Pelaksanaan APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

PELAKSANAAN DAN PENERAPAN

Uraikan unsur-unsur rencana aksi yang telah dikembangkan untuk melaksanakan inovasi pelayanan publik ini, termasuk perkembangan dan langkah-langkah kunci, kegiatan-kegiatan utama serta kronologinya

Aplikasi SURYA terus dikembangkan dan mengalami perubahan beberapa kali. Hal ini dilakukan sebagai bentuk antisipasi dan penyesuaian terhadap perkembangan Teknologi Informasi terkini. Fitur -fitur yang ada dalam aplikasi SURYA ini adalah :

Muka, yaitu fitur yang memberikan informasi jml surat masuk yg belum dibaca dan jumlah total surat 1.

masuk dan surat keluar)

Daftar user, yaitu menu yang memberikan informasi jumlah user/pengguna aplikasi SURYA, adapun 2.

sampai saat ini jumlah pengguna aplikasi ini adalah 383 user, yang meliputi semua OPD, semua desa/kelurahan, BKK/BPR/BKK, instansi vertikal yang ada di Kabupaten Sragen serta beberapa lembaga Perbankan yang ada di Kabupaten Sragen serta lembaga-lembaga khusus lainnya.

Kirim Surat, yaitumenu yang digunakan untuk mengirim surat kepada semua user, user tertentu berupa 3.

group (dinas, badan, bagian, kec, desa, puskesmas, nama group lainnya) atau kepada unit kerja lainnya (OPD tertentu, kecamatan tertentu, desa/kelurahan tertentu dan OPD bentuk lainnya) Surat Masuk, merupakan menu yang memberikan pengertian kepada user tentang surat yang 4.

masuk/pernah masuk dan sekaligus dapat membukanya surat yang dikirim dimaksud (inbox).

Surat Keluar, merupakan menu yang memberikan pengertian kepada user surat apa saja dan kemana 5.

saja yang sudah pernah dikirim (outbox). serta Logout, merupakan menu untuk keluar dari aplikasi. Sesuai kondisi riil di lapangan bahwa implementasi aplikasi ini sudah merupakan kebutuhan pokok OPD di Kab Sragen, sehingga sudah menjadi ketergantungan OPD dalam proses pengiriman surat menyurat menggunakan aplikasi ini. Sebagai upaya menjaga kesinambungan terhadap penggunaan Aplikasi SURYA ini, maka Pemerintah Kabupaten Sragen telah menempuh langkah-langkah konkret sebagai berikut :

1. Maintenance Jaringan Intranet dan Internet Pemkab Sragen. Maintenance jaringan sangat penting dilakukan untuk menjamin kelancaran lalulintas data antar OPD serta syarat pokok berjalan tidaknya sebuah aplikasi. 2.Bimtek dan Pelatihan Operator IT. Bimtek dan pelatihan diselenggarakan dalam rangka meningkatkan ketrampilan dan kemampuan operator OPD hingga desa/kelurahan yang

bertanggungjawab terhadap pengoperasian aplikasi SURYA serta aplikasi e-gov lainnya. Tujuan lain dari penyelenggaraan bimtek dan pelatihan adalah sebagai transfer knowledge berkaitan dengan pengetahuan dan perkembangan IT secara umum maupun penambahan/perubahan fitur Aplikasi SURYA 3.

Membangun Image PNS terhadap Penerapan IT. Berbekal dari pengalaman di berbagai daerah

bahwa salah satu faktor kegagalan IT di pemerintahan adalah tidak adanya kesinambungan

penggunaan IT. Faktor lain yang berpengaruh adalah komitmen top leader atau pimpinan. Hal inilah yang melandasi Pemkab Sragen terus berupaya dan bekerja keraas dengan mengoptimalkan segala sumberdaya yang ada membangun sistem aplikasi yang seatle serta penguatan kualitas jaringan intranet agar tetap berjalan lancar dan tersedia setiap saat. Ketersediaan layanan yang dibarengi dengan pengoperasian sistem yang familiar, terbukti bisa membawa perubahan mainset PNS terhadap penerapan IT. Faktanya Pengembangan e-gov di Pemkab Sragen dimasukkan dalam visi dan misi Bupati serta terus berjalan dengan baik walaupun terjadi pergantian unsur pimpinan daerah (Bupati dan Wakil Bupati serta DPRD). aplikasi SURYA ini tetap digunakan karena memang penggunaan aplikasi ini sudah menjadi kebutuhan pokok OPD dalam melakukan pekerjaan sehari-sehari

(7)

Pemangku Kepentingan APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

PEMANGKU KEPENTINGAN

Sebutkan siapa saja yang telah berkontribusi untuk desain dan/atau pelaksanaan inovasi pelayanan publik ini

Aplikasi SURYA didesain dan dibuat oleh PNS Programmer Kantor PDE saat itu dengan melibatkan

beberapa SKPD Adapun pihak-pihak yang terpengaruh sebagai akibat belum diterapkannya aplikasi Surya di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sragen pada saat itu antara lain OPD, pemerintah kecamatan dan

pemerintah desa/kelurahan dan juga instansi maupun stakeholder lainnya seperti Bappeda, Keuangan dan DPRD.

Pembuatan Aplikasi SURYA melibatkan beberapa tenaga teknis lainnya dari Kantor PDE diantaranya analis system, programmer dan operator.

(8)

Sumber Daya APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

SUMBER DAYA

Sebutkan biaya untuk sumber daya keuangan, teknis, dan manusia yang berkaitan dengan inovasi pelayanan publik ini

Pembangunan Aplikasi Surat Maya atau SURYA di pacak dalam APBD Kabupaten Sragen Tahun 2008 sebesar 30 juta rupiah. Hal ini dilakukan dengan Swakelola artinya pekerjaan tersebut dilaksanakan sendiri oleh PNS Programer Kantor PDE. Dukungan kebijakan terutama bujeting sangat besar berdampak dalam keberhasilan penerapan TIK, tanpa dukungan dana program kegiatan implementasi TIK akan sulit

(9)

Keluaran / Output APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

KELUARAN/OUTPUT

Sebutkan paling banyak lima keluaran konkret yang mendukung keberhasilan inovasi pelayanan publik ini

Aplikasi SURYA secara langsung tidak digunakan dalam memberikan pelayanan masyarakat kepada masyarakat karena aplikasi ini bersifat backoffice, namun aplikasi ini mempunyai multiplier effect dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat, yaitu berupa efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaaan surat menyurat di internal Organisasi Pemerintah Daerah dan termasuk juga instansi vertikal yang berada di wilayah Kabupaten Sragen, yang dengan hal ini secara tidak langsung meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, karena proses pemberian pelayanan masyarakat juga tidak bisa terlepas dari proses internal di administrasi pemerintahan.

Aplikasi ini sangat bermanfaat lebih dari 9 tahun dalam pelaksanaan surat menyurat yang ada di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sragen, beberapa manfaat yang nyata dirasakan adalah :

Surat Maya sebagai pengganti surat konvensional dapat dikirim kapanpun, dimanapun asalkan 1.

terhubung dengan jaringan intranet Pemkab Sragen. Aplikasi Surat Maya data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan sangat cepat.

Surat Maya mempu mengirimkan data baik berupa surat, undangan, pengumuman, maupun informasi 2.

lainnya kepada lebih dari satu user/OPD dalam saat yang bersamaan. Sebanyak 383 OPD termasuk desa/kelurahan serta instansi vertical serta sekolahan dapat saling mengirim dan mengirim surat maupun informasi penting lain melalui Surat Maya ini. Selain sebagai pengganti surat konvensional, Surat Maya juga berfungsi sebagai arsip dan dokumentasi, karena arsip surat keluar/masuk sejak Tahun 2008 hingga sekarang masih tersimpan di server.

Penggunaan Surat Maya mampu menekan biaya operasional lebih dari 30 % karena anggaran untuk 3.

kurir surat telah dihapus sejak tahun 2008. Juga penggunaan kertas untuk surat menyurat sangat jauh berkurang dibandingkan sebelum ada SURYA.

(10)

Pemantauan dan Evaluasi APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

PEMANTAUAN DAN EVALUASI

Uraikan bagaimana pelaksanaan inovasi pelayanan publik ini dipantau dan dievaluasi

Implementasi Egovernment di Kabupaten Sragen sudah berjalan lebih dari 10 Tahun,, tentu banyak lika-liku, kendala, hambatan dari proses pembangunan awal hingga implementasi dan pengembangan sistem. Tentunya dibutuhkan pemantaun dan evaluasi sebagai tolok ukur keberhasilan perapan TIK di Sragen. Evaluai TIK di Kabupaten Sragen sudah dilakukan beberapa kali diantaranya :

1. Audit TIK oleh BPPT Tahun 2011 yang menghasilkan beberapa rekomendasi penting terhadap langkah-langkah strategis yang harus dilakukan.

2. Audit Keamanan Informasi oleh Universitas Gajah Mada Tahun 2016 yang menghasilkan rekomendasi dan kajian terhadap keamanan informasi yang berjalan di Kabupaten Sragen

3. Evaluasi Internal TIK Tahun 2013 yang menghasilkan rekomendasi terhadap capaian implementasi TIK di Kabuaten Sragen dengan menggunakan framework COBIT

Pemantauan dan Evaluasi terus dilakukan guna menuju proses kesempurnaan sebuah Pemerintahan berbasis TIK. Evaluasi dilakukan guna mengukur sejauhmana implementasi TIK berada pada level tertentu.

(11)

Kendala dan Solusi APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

KENDALA DAN SOLUSI

Uraikan masalah utama yang dihadapi selama pelaksanaan inovasi pelayanan publik ini beserta cara penanggulangan dan penyelesaiannya

Kendala yang dihadapi selama proses pelaksanaan Aplikasi SURYA antara lain :

1. Cara pandang PNS terhadap TIK yang cenderung merepotkan, sulit dan berbiaya tinggi.

2. Ego sektoral dari SKPD yang merasa bukan pekerjaan dan tanggungjawabnya untuk memulai dan menggunakan TIK

3. Minimnya SDM berpendidikan TI menjadi masalah serius ketika Implementasi TIK dijalankan karena harus ada yang mengoperasikan, menjalankan dan merawat perangkat TIK yang ada.

4. Dukungan dana terbatas sehingga pelaksanaannya harus bertahap dan diterapkan skala prioritas.

5. Geografis Kabupaten Sragen yang cukup menyulitkan proses pembangunan infrastruktur TIK karena terdiri dari banyak Kecamatan dan Desa yang jaraknya cukup jauh dari pusat kota.

Solusi yang ditempuh diantaranya adalah :

Perekrutan SDM TI dalam mendukung Maintenance Jaringan Intranet dan Internet Pemkab

1.

Sragen. Maintenance jaringan sangat penting dilakukan untuk menjamin kelancaran lalulintas data

antar OPD serta syarat pokok berjalan tidaknya sebuah aplikasi.

Bimtek dan Pelatihan Operator IT. Bimtek dan pelatihan diselenggarakan dalam rangka

2.

meningkatkan ketrampilan dan kemampuan operator OPD hingga desa/kelurahan yang

bertanggungjawab terhadap pengoperasian aplikasi SURYA serta aplikasi e-gov lainnya. Tujuan lain dari penyelenggaraan bimtek dan pelatihan adalah sebagai transfer knowledge berkaitan dengan pengetahuan dan perkembangan IT secara umum maupun penambahan/perubahan fitur Aplikasi SURYA dimaksud.

Membangun Image PNS terhadap Penerapan IT. Berbekal dari pengalaman di berbagai daerah

3.

bahwa salah satu faktor kegagalan IT di pemerintahan adalah tidak adanya kesinambungan

penggunaan IT. Faktor lain yang berpengaruh adalah komitmen top leader atau pimpinan. Hal inilah yang melandasi Pemkab Sragen terus berupaya dan bekerja keraas dengan mengoptimalkan segala sumberdaya yang ada membangun

Butuh Dukungan dan Komitmen Bupati dan Pemangku kepentingan lainnya. Dukungan pimpinan

4.

serta komitmen sangat penting karena struktur komando di birokrasi pemerintahan yang cenderung Top Down artinya staff akan menjalankan perintah dan kebijakan menunggu dari Pimpinan atau atasan langsungnya.

(12)

Manfaat Utama APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

MANFAAT

Uraikan dampak dari inovasi pelayanan publik ini, berikan beberapa pembuktian /data yang menunjukkan dampak/manfaat dari inovasi pelayanan publik ini

Aplikasi ini sangat bermanfaat lebih dari 9 tahun dalam pelaksanaan surat menyurat yang ada di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sragen, beberapa manfaat yang nyata dirasakan adalah :

Kecepatan. Surat Maya sebagai pengganti surat konvensional dapat dikirim kapanpun, dimanapun

1.

asalkan terhubung dengan jaringan intranet Pemkab Sragen. Aplikasi Surat Maya data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan sangat cepat.

Efektif. Surat Maya mempu mengirimkan data baik berupa surat, undangan, pengumuman, maupun

2.

informasi lainnya kepada lebih dari satu user/OPD dalam saat yang bersamaan. Sebanyak 383 OPD termasuk desa/kelurahan serta instansi vertical serta sekolahan dapat saling mengirim dan mengirim surat maupun informasi penting lain melalui Surat Maya ini. Selain sebagai pengganti surat

konvensional, Surat Maya juga berfungsi sebagai arsip dan dokumentasi, karena arsip surat keluar/masuk sejak Tahun 2008 hingga sekarang masih tersimpan di server.

Efisien. Penggunaan Surat Maya mampu menekan biaya operasional lebih dari 30 % karena

3.

anggaran untuk kurir surat telah dihapus sejak tahun 2008. Juga penggunaan kertas untuk surat menyurat sangat jauh berkurang dibandingkan sebelum ada SURYA

(13)

Perbedaan Sebelum dan Sesudah APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

SEBELUM DAN SESUDAH

Uraikan perbedaan sebelum dan sesudah inovasi pelayanan publik ini dilakukan

Sebelum diimplementasikannya aplikasi Surya (Surat Maya) di Kabupaten Sragen, proses pengiriman surat oleh OPD di lakukan secara manual dengan kurir, sebagai contoh Bagian Pemerintahan Setda Kabupaten Sragen akan mengundang seluruh kepala OPD, Kepala instansi vertikal, semua camat dan seluruh lurah dan kepala desa sebanyak 208, maka Bagian Pemerintahan tersebut memerlukan waktu + 3 hari, tenaga 5 orang, ongkos BBM kendaraan sebanyak 5 ltr per orang, resiko perjalanan yang tidak terprediksi dan beberapa permasalahan kesulitan lainnya. Sebuah kecamatan terjauh yang ada di Kabupaten Sragen yang akan mengirimkan surat kepada instansi di Kabupaten, maka kecamatan tersebut harus mempersiapkan 1 orang yang ditugaskan untuk mengantarkan surat ke OPD di Kabupaten Sragen dengan waktu tempuh pulang pergi (PP) bisa mencapai 2 jam belum termasuk waktu untuk keliling di OPD se Kabupaten Sragen. Selain itu petugas pengantar surat tersebut juga masih membutuhkan dana untuk pembelian 3 ltr premium untuk kendaraan roda 2 atau 10 ltr premium untuk kendaraan roda 4, dana untuk makan dan dana untuk kepentingan yang tak terduga lainnya misalnya tambal ban dan lain sebagainya. Praktis pengiriman surat secara manual tersebut membutuhkan waktu, biaya, tenaga, resiko yang tidak sedikit.

Sesudah dibangun Aplikasi SURYA mampu menekan biaya operasional lebih dari 30 % karena anggaran untuk kurir surat telah dihapus sejak tahun 2008. Juga penggunaan kertas untuk surat menyurat sangat jauh berkurang dibandingkan sebelum ada SURYA. Koordinasi dan Komunikasi antar SKPD juga menjadi lebih mudah dan lancar serta membantu pendokumentasian dan pengarsipan dokumen secara digital.

(14)

Perbedaan Sebelum dan Sesudah APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

GALERI SEBELUM DAN SESUDAH

(15)

Pembelajaran APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

PEMBELAJARAN

Uraikan pengalaman umum yang diperoleh dalam melaksanakan inovasi pelayanan publik ini, pembelajarannya, dan rekomendasi untuk masa depan

Berbekal dari pengalaman di berbagai daerah bahwa salah satu faktor kegagalan IT di pemerintahan adalah tidak adanya kesinambungan penggunaan IT. Faktor lain yang berpengaruh adalah komitmen top leader atau pimpinan. Hal inilah yang melandasi Pemkab Sragen terus berupaya dan bekerja keraas dengan

mengoptimalkan segala sumberdaya yang ada membangun sistem aplikasi yang seatle serta penguatan kualitas jaringan intranet agar tetap berjalan lancar dan tersedia setiap saat. Ketersediaan layanan yang dibarengi dengan pengoperasian sistem yang familiar, terbukti bisa membawa perubahan mainset PNS terhadap penerapan IT.

Faktanya Pengembangan e-gov di Pemkab Sragen dimasukkan dalam visi dan misi Bupati serta terus berjalan dengan baik walaupun terjadi pergantian unsur pimpinan daerah (Bupati dan Wakil Bupati serta DPRD). aplikasi SURYA ini tetap digunakan karena memang penggunaan aplikasi ini sudah menjadi kebutuhan pokok OPD dalam melakukan pekerjaan sehari-sehari.

(16)

Berkelanjutan dan Replikasi APLIKASI SURYA (SURAT MAYA) DI PEMKAB SRAGEN

KELANJUTAN DAN REPLIKASI

Uraikan bagaimana inovasi pelayanan publik ini sedang dilanjutkan, jelaskan apakah inovasi ini sedang direplikasi (transfer of knowledge) atau didiseminasi untuk seluruh pelayanan publik di tingkat instansi, daerah, nasional dan/atau internasional, dan jelaskan bagaimana inovasi pelayanan publik ini dapat direplikasi

Aplikasi SURYA ini telah banyak diadopsi dan direplikasi di berbagai daerah dan lembaga baik pemerintah maupun non pemerintah diantaranya adalah PODA JATENG, Kabupaten Jayapura, Kota Jayapura,

Kabupaten Merauke, Kabupaten Balangan, lebak Hal ini membuktikan bahwa Aplikasi SURYA sangat user friendlly.