Iotasoft Enterprise Hotel Back Office Refference Manual

PT. Iotasoft Website : https://www.euklida.come-mail : pt.iotasoft@gmail.comOffice: Grand Surapati Core – C8Jalan PH. H Mustopha No. 39 Bandung, Jawa-Barat, Indonesia Phone : +62 22 – 63727340 Mobiles Support : +62 83822505211 E-mail: pt.iotasoft@gmail.com Development Sites:Bandung City View 103/Imola I Jalan Pasir Impun, Bandung, Indonesia Hours of operation: Monday to Friday, 8 a.m - 5 p.m. Phone: +62 22 - 87771427

Iotasoft

Enterprise Hotel Back Office

–

Untuk mengggunakan Iotasoft Enterprise Hotel System –Back Office, pertama kali anda harus login ke dalam sistem dan anda harus memiliki UserID dan Password yang sah.

1. Dari layar desktop, klik icon HotelBack Office .

gambar 1.1 – contoh layar desktop

Tunggu sebentar sampai terlihat portal login Enterprise Hotel System –Back Office seperti layar dibawah ini.

gambar 1.2 – portal login Enterprise Hotel System Back Office

2. Pada field UserID ketik UserID anda dan tekan key <Enter>.

3. Pada field Password ketik password milik dan tekan key <Enter> kemudian akan nampak layar utamaEnterprise Hotel System – Back Office seperti dibawah ini.

gambar 1.3 layar utama Enterprise Hotel System – Back Office

Pada bagian atas layar Enterprise Hotel System – Back Office anda dapat menjumpai 3 (tiga) Tab: Income Audit, Account Receivable dan Month End.

INCOME AUDIT

Tab pertama adalah Tab Income Audit yang berisi sejumlah tombol: Cashier Report, Daily Sales, Sales Statistics, Posting Detail,Sales Posting, Change Password dan Log Out.

CASHIER REPORT

Dari Tab Income Audit kilik tombol Cashier Report - , kemudian akan nampak layarIncome Audit -Cashier Report seperti berikut.

gambar 1.4 layarIncome Audit -Cashier Report

Pada layar Income Audit - Cashier Report, sistem akan meminta anda untuk memasukan tanggal operasi, anda dapat memilih tanggal operasi pada combo-box Date kemudian menekan key <Enter>. Pada field Cashier tekan ke<?>, sistem secara otomatis akan memperlihatkan para kasir yang bertugas pada tanggal operasi yang anda pilih seperti layar berikut.

Gambar 1.5 layar pilihan Cashier padaIncome Audit -Cashier Report

Pilih kasir yang akan dicetak laporannya dan tekan key <Enter>, sistem akan memperlihatkan laporan kasir seperti layar dibawah.

gambar 1.6 layarIncome Audit -Cashier Report preview

DAILY SALES

Dari Tab Income Audit klik tombol Daily Sales - , sistem akan melaksanakan perhitungan Hotel Daily Sales, anda harus menunggu sampai perhitungan yang dilaksanakan selesai kemudian akan nampak layar preview Daily Sales seperti berikut.

gambar 1.7 layar previewIncome Audit –Daily Sales

SALES STATISTIC

Dari Tab Income Audit klik tombol Sales Statistic - , sistem akan nampak layar preview Daily Sales seperti berikut.

gambar 1.8 layarIncome Audit –Sales Statistic preview

POSTING DETAIL

Dari Tab Income Audit klik tombol Posting Detail - , akan nampak layar preview Posting Detail seperti layar dibawah ini.

SALES POSTING

Dari Tab Income Audit klik tombol Sales Posting - , akan nampak layar Income Audit – Sales Posting seperti berikut.

gambar 1.10 layarIncome Audit –Sales Posting

Untuk memposting Daily Sales hari ini tekan tombol New, akan nampak layar Daily Sales seperti berikut

Pada layar Daily Sales untuk memposting Daily Sales ke jurnal General Ledger Sales tekan tombol Sales Journal Posting, sistem akan memposting Jurnal Sales ke General Ledger dan kembali ke layar Sales Posting. Kemudian tekan tombol Return dan sistem akan kembali le layar utama Back Office.

SALES CLOSING

Dari Tab Income Audit klik tombol Sales Closing - , sistem secara otomatis akan menutup aplikasi Hotel System –Back Office dan kembali ke portal loginHotel System – Back Office dengan

Sales Date yang baru satu hari setelah Sales Date Closing.

ACCOUNT RECEIVABLE

Tab kedua adalah Tab Account Receivable yang ebrisi sejumlah tombol: Outstanding, Invoices, Payment, Debit, Credit dan Write Off.

OUTSTANDING

Dari Tab Account Receivable klik tombol Outstanding - , akan nampak layar Account

Receivable –Outstanding seperti berikut.

gambar 2.1 layar AccountReceivable –Oustanding

Untuk memposting City Ledger menjadi Account Receivable, pada layar Account Receivable –

Oustanding pilih record City Ledger yang akan diposting dan pilih Receivable Account yang menjadi Destination Account dan tekan tombol O/S=>A/R. Sistem secara otomatis akan

mentransfer record outstanding yang anda pilih ke Receivable Ledger pada Receivable Account yang telah anda pilih.

Untuk mengembalikan Account Receivable yang telah diposting ke City Ledger, pada layar Account Receivable –Oustanding pilih Receivable Ledger pada Receivable Account yang ingin anda kembalikan kemudian tekan tombol A/R=>O/S. Sistem secara otomatis akan mengembalikan Receivable Ledger pada Receivable Account yang telah anda pilih menjadi Outstanding lagi. Tekan tombol Return, sistem akan kembali ke layar utama Back Office.

INVOICE

Dari Tab Account Receivable klik tombol Invoice - , akan nampak layar Account

Receivable -Invoice Processing seperti berikut.

gambar 2.2 layar AccountReceivable –Invoice Processing

Untuk membuat Invoice baru, pilih Receivable Account yang anda ingin buatkan Invoice, sistem secara otomatis akan memperlihatkan semua outstanding receivable ledger kemudian tekan tombol New Invoice. Sistem secara otomatis akan memperlihatkan layar Account Receivable –

gambar 2.3 layar Account Receivable –Invoice Posting

Pada window Outstanding pilih record receivable yang ingin anda posting ke dalam Invoice yang baru kemudian tekan key <F10> untuk full payment atau key <F9> untuk partial payment maka sistem akan meminta anda untuk memposting Invoice Detail yang terkait dengan record pada layar AccountReceivable –Invoice detail seperti berikut.

gambar 2.4 layar AccountReceivable –Invoice Detail

Pada field Amount isi Number Of Invoice Detail atau # (untuk Room Charge adalah No. Of Night, untuk meeting Meeting No. Of Days, untuk Meal No. Of Persons, dsb). Pada field Invoice Detail atau *** tekan key <?> sistem akan memperlihatkan pilihan Invoice Detail seperti berikut.

gambar 2.5 layar AccountReceivable –dengan piliha Invoice Detail.

Setelah melengkapi semua field pada layar Account Receivable – Invoice Detail, sistem secara otomatis akan memposting Invoice Detail yang telah anda masukan kemudian kembali ke layar AccountReceivable –Invoice Posting seperti berikut.

Gambar 2.5 layar AccountReceivable –Invoice Detail setelah Invoice Detail diposting Ika semua Invoice Detail yang ingin anda posting ke Invoice telah dimasukan tekan key <F2> kemudian sistem secara otomatis akan membuat Invoice dan kembali ke layar Account

gambar 2.6 layar AccountReceivable –Invoice Processing setelah Invoice diposting Pada layar Account Receivable – Invoice Processing jika anda ingin mencetak Invoice pilih Invoice yang akan dicetak kemudian tekan tombol Invoice Print, sistem akan memperlihatkan layar Invoice preview seperti berikut.

gambar 2.7 layar AccountReceivable –Invoice Processing dengan Invoice Preview Pada layarReceivable – Invoice Processing dengan Invoice Preview bila anda menekan tombol Print sistem secara otomatis akan mencetak Invoice tersebut ke printer. Jika anda ingin kembali ke layar Account Receivable – Invoice Processing, pada layar Account Receivable – Invoice

Processing dengan Invoice Preview tekan tombol Close, sistem secara otomatis akan kembali ke layar AccountReceivable –Invoice Processing.

Pada layar Account Receivable –Invoice Processing, jika anda ingin membatalkan Invoice pilih Invoice yang ingin batalkan kemudian tekan tombol Invoice Cancel, sistem secara otomatis akan membatalkan Invoice tersebut. Untuk kembali ke layar utama Back Office tekan tombol Return, sistem secara otomatis akan kembali ke layar utama Back Office.

PAYMENT

Dari Tab Account Receivable klik tombol Payment - , akan nampak layar Account

Receivable –Invoice Payment seperti berikut.

gambar 2.8 layar AccountReceivable –Payment

Untuk melakukan pembayaran baru pada layar Account Receivable –Payment tekan tombol

gambar 2.9 layar AccountReceivable –Payment Posting dengan field Date aktif

Pertama kali anda harus memilih salah satu dari tiga jenis pembayaran: Cash, Bank Transfer atau Cheque/BG pada Tab Control Payment. Jika pembayaran dilakukan secara tunai pilih Cash Payment kemudian anda harus memilih tanggal pembayaran pada field Date dan tekan key <Enter> kemudian field Amount akan aktif seperti layar berikut.

gambar 2.10 layar Account Receivable –Payment Posting dengan field Amount aktif Masukan jumlah pembayaran pada field Amount (sebagai contoh 2.830.000) dan tekan key <Enter>, kemudian field aktif akan pindah ke Tab Control - Any Invoice seperti berikut.

gambar 2.11 layar AccountReceivable –Payment Posting dengan pilihan Invoice Pada window Invoice Selection Posting, pilih Invoice yang anda ingin posting dan tekan tombol full paid - . Setelah anda menekan tombol full paid, sistem secara otomatis pindah ke status paid seperti berikut.

Figure 2.12 layar Account Receivable –Payment Posting dengan Invoice Full Payment telah diposting

Setelah melengkapi Invoice yang mana yang akan dibayarkan kemudian tekan tombol update -, sistem secara otomatis akan memposting pembayaran tersebut dan merubah status semua invoice yang terbayar dan kembali ke layar Account Receivable – Payment seperti berikut.

2.13 layar Account Receivable –Payment dengan Payment telah diposting

Untuk mencetak Invoice Payment, pada layar Account Receivable –Payment pilih pembayaran mana yang ingin anda cetak dan tekan tombol Print. Sistem secara otomatis akan memperlihatkan layar preview Payment seperti berikut.

Pada layar Account Receivable – Payment dengan Payment preview, bila anda menekan tombol Print, sistem secara otomatis mencetak Payment tersebut ke printer. Bila anda ingin kembali ke layar Account Receivable – Payment, pada layar Account Receivable – Payment dengan Payment preview tekan tombol Close, sistem secara otomatis kembali ke layar Account

Receivable –Payment.

Pada layar Account Receivable –Payment with Payment bila anda ingin membatalkan Payment pilih Payment yang ingin anda batalkan dan tekan tombol Payment Cancel, sistem secara otomatis akan membatalkan Payment tersebut. Unttuk kembali ke layar utama Back Office tekan tombol Return maka sistem secara otomatis akan kembali ke layar utama Back Office.

DEBIT

Dari Tab Account Receivable klik tombol Debit - , akan nampak layar Account Receivable –Debit preview seperti berikut..

2.15 layar AccountReceivable –Debit preview

Pada layar Account Receivable – Debit preview bila anda menekan tombol Print, sistem secara otomatis mencetak Account Receivable Debit ke printer. Bila anda ingin kembali ke layar Back Office, pada layar Account Receivable – Debit preview tekan tombol Close, sistem secara otomatis kembali ke layar utama Back Office.

CREDIT

Dari Tab Account Receivable klik tombol Credit - Tab Account Receivable, akan nampak layar

2.16 layar Account Receivable –Credit preview

Pada layar Account Receivable –Credit preview bila anda menekan tombol Print, sistem secara otomatis akan mencetak Account Receivable Credit ke printer. Bila anda ingin kembali ke layar utama Back Office, pada layar Account Receivable – Credit preview tekan tombol Close, sistem secara otomatis akan kembali ke layar utama Back Office.

MONTH END

Tab ketiga adalah Tab Month End yang berisi sejumlah tombol: Third Tabs is: Month End are including sub-modules: Trial Balance, Closing Period, Reopen Period, Period Setup dan Prior Balance.

TRIAL BALANCE

Dari Tab Month End klik tombol Trial Balance - , akan nampak layar Month End – Trial Balance preview seperti berikut.

3.1 layar Month End –Trial Balance preview

Pada layar Month End – Trial Balance preview bila anda menekan tombol Print, sistem secara otomatis mencetak Month End – Trial Balance tersebut ke printer. Bila anda ingin kembali ke layar utama Back Office, pada layar Month End – Trial Balance preview tekan tombol Close, sistem secara otomatis akan kembali ke layar utama Back Office.

PRIOR BALANCE

Dari Tab Month End klik tombol Prior Balance - , akan nampak layar Month End – Prior Balance seperti berikut.

Pada dasar layar Month End –Prior Balance ada lima tombol: Last Balance Print, New Balance, Balance Update, Balance Cancel dan Return Button. Bila anda ingin menambah Balance baru

pada layar Month End – Prior Balance tekan tombol New Balance, akan nampak layar Month

End–Prior Balance with New Balance seperti berikut.

3.3 layar Month End –Prior Balance with New Balance

Sistem akan meminta anda untuk mengisi semua informasi yang berkaitan dengan New Balance pada layar. Pada field Account tekan key <?> maka sistem akan memperlihatkan pilihan Account yang tersedia seperti berikut.

Setelah selesai melengkapi informasi yang dibutuhkan pada layar New Balance tekan key <F2> maka sistem akan kembali ke layar Month End –Prior Balance. Bila anda ingin memperbaharui Prior Balance tekan tombol Update Balance dan bila anda ingin membatalkan Prior Balance yang telah ada tekan tombol Cancel Balance.

Bila anda ingn mencetak Month End – Prior Balance, pada layar Month End – Prior Balance tekan tombol Last Balance Print, akan nampak layar Month End–Prior Balance seperti berikut.

3.5 layar Month End –Prior Balance dengan Prior Balance preview

Pada layar Month End – Prior Balance preview bila anda menekan tombol Print, sistem secara otomatis akan mencetak Month End – Prior Balance ke printer. Bila anda ingin kembali ke layar utama Back Office, pada layar Month End – Prior Balance preview tekan tombol Close selanjutnya sistem akan kembali ke layar utama Back Office.

PERIOD SETUP

Dari Tab Month End klik tombol Period Setup - , akan nampak layar Month End – Period Setup seperti berikut.

3.6 layar Month End–Period Setup

Jika anda ingin menambahkan periode baru tekan tombol New Period maka sistem akan memperlihatkan layar Month End –Period Setup dengan New Period seperti berikut.

3.6 layar Month End–Period Setup dengan New Period

Sistem meminta anda mengisi record periode bulan dengan angka 6 digit MMYYYY (MM=Bulan,YYYY=Tahun) dan mengisi tanggal mulai pada combo-box Start Date dan mengisi tanggal berakhir pada combo-box End Date kemudian menekan key <Enter>, secara otomatis sistem akan menambahkan record periode bulan yang baru seperti berikut.

3.7 layar Month End –Period Setup setelah ditambah periode bulan baru

Bila anda ingin membatalkan periode bulan yang sudah ada pada layar Month End – Period Setup tekan tombol Cancel Period. Untuk kembali ke layar utama Back Office pada layar Month End–Period Setup tekan tombol Return, sistem akan kembali ke layar utama Back Office.

CLOSING PERIOD

Dari Tab Month End klik tombol Closing Period - , sistem secara otomatis akan menjalankan prosedur closing Month Period dan merestart sistem dengan periode bulan berikutnya yang telah anda buat.

REOPEN PERIOD

Dari Tab Month End klik tombol Reopen Period - , sistem secara otomatis akan membuka kembali periode bulan sebelumnya dan merestart sistem dengan periode bulan sebelumnya yang telah ditutup.

Untuk log-out dari sistem, dari layar utama sistem Back Office klik tombol Log-Out - , kemudian sistem akan keluar dari sistem Back Office dan kembali ke layar desktop Microsoft Windows.