BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Teori-Teori Dasar
2.1.1. Pengertian Data
Menurut Kadir (2000, p7), data adalah fakta mengenai suatu obyek atau orang. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol). Hirarki data menurut Kadir (2000, p8-p9) secara tradisional. Data diorganisasikan ke dalam suatu hirarki yang terdiri atas elemen data, rekaman (record), dan berkas (file).
- Elemen Data
Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, atribut. - Rekaman (record)
Rekaman adalah gabungan sejumlah data yang saling terkait. Dalam sistem basis data relasional rekaman biasa disebut dengan baris.
- Berkas (file)
Berkas adalah himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu subyek. Dalam
sistem basis data relasional, berkas mewakili komponen yang disebut table atau relasi.
2.1.2. Pengertian Basis Data
Menurut Connolly dan Begg (2002, p14), basis data adalah kumpulan dari data yang berelasi secara logika, didesain untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dari suatu organisasi. Di dalam basis data, semua data diintegrasikan untuk menghindari duplikasi data. Basis data dapat digunakan oleh banyak departemen dan pemakai. Basis data tidak hanya memegang data operasional organisasi, tetapi juga penjelasan mengenai data tersebut.
Menurut Post, Gerald (2005, p2), sistem basis data merupakan kumpulan data yang disimpan dalam format yang standar dan dirancang untuk dibagikan oleh para pemakai.
Menurut Elmasri dan Navathe (2000, p4), sebuah basis data adalah kumpulan dari data yang berelasi sehingga fakta yang direcord dapat diketahui dan memiliki arti lengkap.
2.1.2.1. Kelebihan Menggunakan Basis Data
Keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan basis data adalah:
b. Basis data dapat meningkatkan concurrency. c. Basis data dapat meningkatkan keamanan data. d. Basis data dapat menjaga konsistensi data. e. Basis data dapat menjaga independensi data.
f. Basis data dapat menyediakan manipulasi data yang baik. g. Basis data dapat meningkatkan layanan backup dan
recovery.
h. Basis data dapat meningkatkan produktivitas.
2.1.2.2. Kekurangan Menggunakan Basis Data
Sedangkan yang menjadi kekurangan dari penggunaan basis data adalah :
a. Data menjadi lebih kompleks.
b. Ukuran yang harus disediakan untuk membuat suatu basis data lebih besar daripada sekedar menyimpan
record.
c. Peningkatan biaya dikarenakan penambahan perangkat keras maupun perangkat lunak.
2.1.3. Pengertian Sistem Basis Data
Date (2000, p5) mengemukakan bahwa sistem basis data pada dasarnya merupakan sistem penyimpanan record yang terkomputerisasi.
Dengan kata lain, sistem basis data merupakan sistem terkomputerisasi yang bertujuan untuk menyimpan informasi dan memungkinkan pemakai untuk mengambil kembali dan meperbaharui informasi tersebut sesuai dengan keinginan dan permintaan.
Empat komponen utama sistem basis data yaitu : hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), data, User. Hardware (perangkat keras) pada sistem basis data terdiri dari secondary storage
device (perangkat penyimpanan sekunder), I/O device (perangkat
input/output), database machine (mesin basis data). Software (perangkat lunak) secara umum berfungsi membantu pengguna basis data untuk melakukan operasi terhadap data.
2.1.4. Database Management System (DBMS)
Menurut Connolly dan Begg (2002, p16), Database Management
System (DBMS) adalah suatu sistem perangkat lunak yang
memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, dan mengontrol akses ke basis data.
Biasanya DBMS memiliki fasilitas-fasilitas sebagai berikut :
1. Fasilitas untuk mendefinisikan database, biasanya menggunakan sebuah Data Definition Language (DDL). DDL mengizinkan pengguna untuk menspesifikasikan
tipe, struktur dan batasan aturan mengenai data yang bisa disimpan ke dalam basis data tersebut.
2. Fasilitas untuk mengizinkan pengguna menambah, mengedit, menghapus, dan mendapatkan kembali data dari database, biasanya menggunakan Data Manipulation
Language (DML). Ada pula suatu fasilitas yang melayani
pengaksesan data yang disebut query language. Bahasa yang diakui adalah Structured Query Language (SQL), yang merupakan standart bagi DBMS.
3. Fasilitas untuk mengontrol ke basis data (DCL), contoh : a. Suatu sistem keamanan yang mencegah user yang
tidak punya otoritas untuk mengakses data.
b. Suatu sistem terintegrasi yang memelihara konsistensi penyimpanan data.
c. Suatu sistem kontrol pengembalian data yang mana dapat mengembalikan data ke keadaan sebelumnya apabila terjadi kegagalan perangkat keras atau perangkat lunak.
d. Terdapat suatu katalog yang dapat diakses oleh pengguna, yang menjelaskan data di dalam basis data tersebut.
2.1.4.1. Kelebihan DBMS
Berikut ini merupakan kelebihan DBMS :
a. Kontrol terhadap pengulangan data (data redundancy).
Database berusaha untuk menghilangkan
pengulangan dengan mengintegrasikan file sehingga beberapa copy dari data yang sama tidak tersimpan.
b. Data yang konsisten.
Jika ada perubahan yang terjadi dalam DBMS karena proses tambah, ubah, atau hapus data, maka pengguna-pengguna DBMS akan dapat mengakses nilai terbaru dalam DBMS secara cepat.
c. Semakin banyak informasi yang didapat dari data yang sama.
Dengan data operasional yang terintegrasi, hal ini memungkinkan bagi organisasi untuk mendapatkan informasi tambahan dari data yang sama.
d. Pemakaian data bersama.
DBMS termasuk bagian dari keseluruhan organisasi dan dapat dibagikan oleh semua pengguna yang berotoritas, bukan oleh bagian tertentu saja.
e. Meningkatkan integritas data.
Integritas database mengacu pada validitas dan konsistensi data yang disimpan. Integritas biasanya
diekspresikan dalam istilah batasan, yang berupa aturan konsisten yang tidak boleh dilanggar oleh database. Integrasi memungkinkan Database Administrator (DBA) untuk menjelaskan, dan memungkinkan DBMS untuk membuat batasan integritas.
f. Meningkatkan keamanan data.
Keamanan database yaitu melindungi database dari pengguna yang tak berotoritas. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan sistem username dan
password untuk mengidentifikasi orang yang berotoritas
untuk menggunakan database. Akses pengguna yang berotoritas pada database mungkin dibatasi oleh jenis operasi seperti pengambilan, insert, update, dan delete data.
g. Penetapan standardisasi.
Integrasi memungkinkan Database Administrator (DBA) untuk mendefinisikan dan membuat standar yang diperlukan. Standar ini termasuk standar departemen, organisasi, nasional, atau internasional dalam hal format data, untuk memfasilitasi pertukaran data antara sistem, ketetapan penamaan, standar dokumentasi, prosedur
h. Meningkatkan skala ekonomi.
Adanya integrasi data seluruh perusahaan atau organisasi ini menjadikan pengurangan biaya, yang akhirnya dapat meningkatkan skala ekonomi.
i. Menyeimbangkan konflik kebutuhan.
Pengguna atau suatu bagian dalam perusahaan mungkin memiliki kebutuhan yang tidak sama dengan kebutuhan pengguna lainnya. Dengan DBMS, kita dapat membuat keputusan tentang desain dan penggunaan operasional basis data secara keseluruhan.
j. Meningkatkan kemampuan akses dan respon pada data. User dapat mengakses ke basis data untuk melihat informasi dari data yang diperlukan cukup dengan
command SQL.
2.1.4.2. Kekurangan DBMS
Berikut ini merupakan kekurangan DBMS : a. Kompleksitas.
Pada DBMS terdapat pengaturan fungsi-fungsi sehingga DBMS menjadi software yang cukup rumit dan kompleks. Aturan fungsi-fungsi tersebut harus diketahui oleh pengguna DBMS dengan baik. Jika tidak maka
pengguna DBMS tidak akan mendapat manfaat dari implementasi DBMS.
b. Ukuran.
Fungsi yang kompleks dan luas membuat DBMS menjadi software yang sangat besar, memerlukan banyak ruang harddisk dan jumlah memory yang besar untuk berjalan dengan baik.
c. Biaya dari sebuah DBMS.
Harga piranti lunak DBMS yang mahal, serta terdapat biaya pemeliharaan tahunan yang juga membuat biaya dari sebuah DBMS menjadi tinggi.
d. Biaya penambahan perangkat keras.
Kebutuhan tempat penyimpanan bagi DBMS dan database memerlukan pembelian tempat penyimpanan tambahan. Lebih lanjut, untuk mencapai performa yang diperlukan, mungkin diperlukan untuk membeli perangkat keras yang lebih mumpuni. Hal ini tentu memerlukan tambahan biaya.
2.1.5. Entity-Relationship Modelling (ERM)
Menurut Connolly dan Begg (2002, p330), Entity-Relationship
Model adalah pendekatan top-down pada perancangan basis data, yang
dimulai dengan identifikasi data yang penting, disebut juga entitas, dan hubungan antar entitas yang harus direpresentasikan oleh model.
2.1.5.1. Entity Types
Menurut Connolly dan Begg (2002, p331), tipe entitas adalah kumpulan dari obyek-obyek dengan properti yang sama, yang diidentifikasi oleh perusahaan yang mempunyai eksistensi yang independen. Dan tipe entitas dibedakan menjadi 2, yaitu tipe entitas kuat dan tipe entitas lemah. Tipe entitas kuat adalah tipe entitas yang keberadaannya tidak bergantung pada entitas yang lain, sedangkan tipe entitas lemah adalah tipe entitas yang keberadaannya bergantung pada entitas yang lain.
2.1.5.2. Relationship Types
Menurut Connolly dan Begg (2002, p334), tipe relasi adalah kumpulan keterhubungan yang mempunyai arti antara tipe entitas yang ada.
Menurut Connolly dan Begg (2002, p335-337), derajat tipe hubungan yaitu jumlah entitas yang berpartisipasi dalam sebuah hubungan. Derajat tipe relasi terdiri dari :
a. Binary Relationship merupakan keterhubungan
antara dua tipe entitas. Contoh :
Gambar: 2.1 Contoh hubungan Binary Relationship
b. Ternary Relationship merupakan keterhubungan
antara tiga tipe entitas. Contoh :
Gambar: 2.2 Contoh hubungan Ternary Relationship
c. Quartenary Relationship merupakan
keterhubungan antara empat tipe entitas.
Gambar: 2.2 Contoh hubungan Quartenary Relationship PrivateOwner
‘Private owner owns property for rent’
Bid Buyer Solicitor Financial Institution Arranges PropertyForRent POwns → Staff Branch Client Register ‘Staff registers a client at a branch’
‘A solicitor arranges a bid on behalf of a buyer supported by a financial institution’
d. Unary Relationship merupakan keterhubungan
antara satu tipe entitas dimana tipe entitas tersebut berpartisipasi lebih dari satu kali dengan peran yang berbeda. Kada disebut juga recursive relationship.
Gambar: 2.3 Contoh hubungan Unary Relationship
2.1.5.3. Attributes
Menurut Connolly dan Begg (2002, p338), atribut adalah properti dari sebuah entitas atau tipe relasi. Attribute domain merupakan sekumpulan nilai yang diperbolehkan bagi satu atau lebih atribut.
Tabel 2.1 Contoh dari attribute domain (Employee Relation)
Employee_No Employee_Name Employee_Address Position Salary Branch_No ER13 Charles Buntoro Ivory Coconut Manager 30000 B2
EB21 Mary Read Eland Road Assistant 13000 B4 ED09 Brand White Baker Street Deputy 10000 B2
Supervises
Employee Supervise
Menurut Connolly dan Begg (2002, p339-340), macam-macam atribut yaitu :
a. Simple and composite attribute
Simple attribute adalah atribut yang terdiri
dari suatu komponen tunggal yang independen dan tidak dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi, contohnya seperti, nomor ktp, nomor sim, nomor npwp, sex, dan salary.
b. Single-valued and multi-valued attribute
Single-valued attribute adalah atribut yang
memiliki nilai tunggal untuk setiap kejadian. Sedangkan multi-valued attribute adalah atribut yang memiliki beberapa nilai untuk setiap kejadian.
c. Derived attribute
Derived attribute adalah atribut yang
memiliki nilai yang dihasilkan dari satu atau beberapa atribut lainnya, dan tidak harus berasal dari satu entitas.
2.1.5.4. Keys
Menurut Connolly dan Begg (2002, p340-341), ada tiga jenis Keys yaitu :
1. Candidate Key adalah jumlah minimal atribut – atribut
yang secara unik mengidentifikasikan setiap kejadian atau record secara unik.
2. Primary Key adalah candidate key yang dipilih untuk mengidentifikasi setiap kejadian atau record dari suatu tipe entitas secara unik.
3. Composite Key adalah candidate key yang terdiri dari dua
atau lebih atribut.
2.1.5.5. Structural Constraints
Menurut Connolly dan Begg (2002, p344), batasan utama pada relationship disebut multiplicity, multiplicity adalah jumlah atau range dari kejadian yang mungkin terjadi pada suatu entitas yang terhubung ke satu kejadian dari entitas lain yang berhubung melalui suatu relasi.
Relasi yang umum adalah binary relationship. Macam – macam binary relationship, yaitu :
1. One to one (1:1)
Derajat hubungan antara entitas 1:1 terjadi bila tiap anggota suatu entitas hanya boleh berpasangan dengan satu anggota dari entitas yang lain. Sebaliknya, anggota dari entitas yang lain
hanya boleh berpasangan dengan satu anggota dari entitas tersebut.
2. One to many (1:*)
Derajat hubungan ini terjadi bila tiap anggota suatu entitas boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota dari entitas yang lain. Sebaliknya, tiap anggota entitas yang lain hanya boleh berpasangan dengan satu anggota dari entitas tersebut.
3. Many to many (*:*)
Derajat hubungan antar entitas ini terjadi bila tiap anggota suatu entitas boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota dari entitas lain. Sebaliknya, tiap anggota dari entitas lain juga boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota dari entitas tersebut.
Menurut Connolly dan Begg (2002, p351), multiplicity dibentuk dari dua macam batasan pada relationship, yaitu :
1. Cardinality yaitu batasan yang menjelaskan
jumlah maksimum dari kejadian relasi yang mungkin untuk entitas yang berpartisipasi di dalam relasi tersebut.
2. Participation yaitu batasan yang menentukan
apakah seluruh atau hanya sebagian entitas yang berpartisipasi dalam suatu relasi.
2.1.6. Normalisasi
Menurut Connolly dan Begg (2002, p375), normalisasi adalah suatu teknik untuk menghasilkan seperangkat relasi untuk properti yang diinginkan, dengan data yang diberikan oleh suatu perusahaan. Tujuan utama dari suatu normalisasi adalah untuk mengurangi terjadinya data ganda dan mengurangi masalah yang terjadi pada suatu relasi atau yang lebih dikenal dengan anomali.
Anomali adalah suatu masalah yang timbul seperti : data ganda, data hilang, tempat pemborosan memori, dan data yang tidak konsisten akibat proses penghapusan data, pembaruan data, pemasukkan data dan penggantian data (Connolly dan Begg (2002, p376)).
Menurut Connolly dan Begg (2002, p386-396), proses normalisasi meliputi :
1. First Normal Form (1NF)
Adalah suatu relasi yang merupakan perpotongan dari setiap baris dan kolom yang terdiri dari suatu dan hanya satu nilai. Untuk mentransformasi suatu
unnormalized table ke dalam bentuk normal pertama
menghilangkan repeating group (grup yang berulang) yang terdapat dalam tabel.
2. Second Normal Form (2NF)
Adalah suatu relasi dalam bentuk normal pertama (1NF) dan setiap atribut non-primary-key sangat bergantung secara fungsional (fully functional
dependency) terhadap primary key.
3. Third Normal Form (3NF)
Adalah suatu relasi dalam bentuk normal pertama (1NF) dan kedua (2NF) yang di dalamnya tidak terdapat non-primary-key atribut yang bergantung secara transitif (transitive dependent) terhadap
primary key.
Transitive dependencies terjadi bila kondisi A
dimana A, B dan C merupakan atribut dari suatu relasi jika A → B dan B → C maka C bergantung secara transitif terhadap A melalui B (asalkan A tidak bergantung secara fungsional terhadap B atau C).
2.1.7. Database Application Life Cycle
Menurut Connoly dan Begg (2002, p271), Database Application
karena aplikasi dari database application life cycle berkaitan dengan sistem informasi.
Gambar: 2.4 Database Application Life Cycle
Prototyping Operational Maintanance Testing Data Conversion and Loading Implementation Database Planning System Definition Conceptual Database Design Logical Database Design Application Design DBMS Selection (Optional) Physical Database Design Requirement Collection and Analysis
1. Perencanaan Basis Data (Database Planning).
Menurut Connoly dan Begg (2002, p273), merencanakan bagaimana langkah-langkah dari life cycle dapat diterapkan dalam sistem basis data secara efektif dan efisien. Perencanaan basis data
(database planning) harus terintegrasi dengan keseluruhan strategi
sistem informasi dari organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Ada tiga masalah pokok dalam merumuskan suatu strategi sistem informasi, antara lain:
- Identifikasikan rencana dan tujuan dengan penentuan sistem informasi yang dibutuhkan.
- Evaluasi sistem informasi yang ada untuk menentukan kelebihan dan kekurangan yang dimiliki oleh sistem tersebut.
- Penaksiran kesempatan teknik informatika yang mungkin memberikan keuntungan kompetitif.
Perencanaan basis data (database planning) meliputi pengembangan standar, bagaimana data akan dikumpulkan, bagaimana rancangan dan implementasi dapat diproses. Dalam merancang suatu standar yang baik harus menyediakan suatu basis data untuk staf pelatihan dan mengukur pengendalian mutu (quality), dan dapat memastikan bahwa pekerjaan yang ada menyesuaikan diri kepada suatu pola teladan, tanpa tergantung dengan keterampilan dan pengalaman staf.
2. Definisi Sistem (System Definition)
Menurut Connoly dan Begg (2002, p274), menentukan ruang lingkup dari aplikasi basis data yang akan dibuat termasuk user dan tempat dimana aplikasi basis data tersebut diterapkan. Sebelum mencoba untuk merancang suatu aplikasi basis data, hal pertama yang harus diperhatikan adalah mengidentifikasikan batasan-batasan sistem yang ada dan bagaimana sistem tersebut dapat menghubungkan dengan bagian lain yang terdapat dalam sistem informasi perusahaan. Penentuan batasan-batasan sistem tidak hanya area aplikasi dan para pemakai yang sekarang, tetapi juga aplikasi dan para pemakai masa depan.
Suatu aplikasi basis data mungkin punya satu atau lebih user
views, mengidentifikasikan user views adalah suatu aspek yang
penting dalam mengembangkan aplikasi basis data yang relatif kompleks karena user views dapat membuat basis data tersebut dipecah ke dalam bagian yang dapat dikendalikan.
User Views
User Views menggambarkan apa yang diperlukan suatu aplikasi
basis data dalam kaitan dengan data yang disimpan dan transaksi untuk dilakukan atas data (dengan kata lain, apa yang user akan lakukan atas data tersebut). Kebutuhan user views mungkin akan berbeda dengan view yang bersangkutan dengan view lain.
3. Mengumpulkan dan Menganalisa Kebutuhan dari User dan
Area Aplikasi (Requirement Collection and Analysis)
Menurut Connoly dan Begg (2002, p276), cara mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan-kebutuhan user melibatkan analisis dan kumpulan informasi tentang bagian dari perusahaan yang akan dibuat basis data. Ada banyak teknik untuk mengumpulkan informasi, salah satunya adalah teknik fact finding. Informasinya mencakup:
• Detil bagaimana data dapat digunakan atau dihasilkan. • Kebutuhan tambahan lainnya untuk aplikasi basis data
baru.
Informasi ini kemudian akan dianalisa untuk mengidentifikasikan kebutuhan yang mencakup dalam aplikasi basis data baru. Kebutuhan ini diuraikan dalam dokumen secara bersama dikenal sebagai spesifikasi kebutuhan untuk aplikasi basis data baru.
Analisa dan koleksi kebutuhan adalah suatu langkah persiapan untuk merancang suatu basis data. Jumlah data yang dikumpulkan tergantung pada sifat alami dari masalah dan kebijakan perusahaan. Mengidentifikasikan kemampuan yang diperlukan untuk suatu aplikasi basis data adalah suatu aktifitas yang penting, karena sistem dengan kemampuan yang tidak sempurna atau tidak cukup akan menggangu user, yang memungkinkan sistem tersebut tidak digunakan lagi atau ditolak. Bagaimanapun, kemampuan sistem yang
berlebihan dapat juga menjadi masalah misalnya suatu sistem yang terlalu rumit dapat membuat sukar dalam penerapan, pemeliharaan, menggunakan atau belajar menggunakan sistem tersebut.
4. Perancangan Basis Data (Database Design)
Menurut Connoly dan Begg (2002, p281), perancangan basis data merupakan proses menciptakan desain untuk basis data yang akan mendukung operasi dan tujuan perusahaan.
Pendekatan dalam perancangan basis data adalah : • Pendekatan bottom-up
Pendekatan ini dimulai pada tingkat dasar dari atribut-atribut (merupakan property dari entitas dan relationship), yang melalui analisa dari asosiasi antara atribut-atribut, yang dikelompokkan ke dalam relasi yang mewakili tipe-tipe dari entitas-entitas dan relationship antara banyak entitas.
• Pendekatan top-down
Pendekatan ini dimulai dengan pengembangan model data yang terdiri atas beberapa entitas dan relationship
high-level dan kemudian menerapkan pendekatan top-down
secara berturut-turut untuk menidentifikasi entitas, dan
relationship lower-level, serta atribut-atribut yang
• Pendekatan inside-out
Pendekatan ini berhubungan dengan pendekatan bottom-up tetapi berbeda pada indentifikasi awal entitas utama dan kemudian menyebar ke entitas, relationship, dan atribut terkait lainnya yang lebih dahulu di identifikasikan. • Mixed strategy
Pendekatan ini menggunakan pendekatan bottom-up dan pendekatan top-down untuk bagian yang berbeda dari model sebelum akhirnya dikombinasikan bersama.
Proses perancangan basis data dibagi menjadi 3 tahap utama, yaitu:
A. Conceptual Database Design
Menurut Connoly dan Begg (2002, p281),
conceptual database design adalah suatu proses membuat
model data secara konseptual dari perusahaan yang bersangkutan, bebas dari pertimbangan aspek-aspek fisik. Data tersebut merupakan informasi mengenai perusahaan. Dalam menentukan model data secara konseptual data yang tidak termasuk dalam sasaran DBMS, program aplikasi, bahasa pemrograman, dan masalah dalam pembuatan basis data. Langkah-langkahnya adalah :
Langkah 1 : Membangun model data konseptual lokal
untuk setiap view. 1.1Mengidentifikasikan tipe entitas
Tujuan : mengidentifikasikan tipe entitas utama yang dibutuhkan oleh view.
Entitas : kelompok obyek yang memiliki properti yang sama, dan mempunyai keberadaan yang tidak tergantung. Entitas dapat berupa :
• Obyek fisik seperti orang, tempat atau konsep.
• Obyek konseptual/abstrak seperti kejadian. Entitas biasanya berupa kata benda dan dapat diidentifikasikan dengan menganalisa kebutuhan user. Ditahap ini diidentifikasikan obyek-obyek utama. Sedangkan kata benda yang berupa atribut dari suatu obyek tidak diidentifikasikan sebagai obyek tersendiri.
Hasil analisa terhadap tipe entitas, dimasukkan ke dalam kamus data. Penamaan entitas harus mudah dimengerti dan menggambarkan obyek yang sesungguhnya bagi user.
1.2 Mengidentifikasikan tipe hubungan (relationship) Tujuan : mengidentifikasikan relasi penting yang ada diantara tipe-tipe entitas yang telah teridentifikasikan. Hal-hal yang perlu dilakukan pada tahap ini :
• Menggambarkan entitas yang telah ditentukan pada tahap sebelumnya, dan menentukan hubungan antara entitas dengan menggunakan diagram ER (Entity
Relationship).
• Menentukan batasan multiplicity dari tiap
relationship. Multiplicity adalah angka
yang menggambarkan batasan jumlah obyek yang memiliki hubungan dengan obyek lain yang terjadi dalam suatu
relationship. Batasan jumlah yang
menentukan jumlah obyek yang terlibat dalam suatu relationship, akan menjadi batasan untuk menentukan apakah penyimpanan dan manipulasi data dalam basis data valid atau tidak. Multiplicity digunakan untuk memeriksa dan memelihara kualitas data.
• Memeriksa dan menghilangkan fan traps.
Fan traps keadaan dimana sebuah model
merepresentasikan relationship antar tipe entitas, yang menimbulkan kerancuan hubungan antara entitas tertentu. (Connoly, 2002, p352). Fan traps dapat diatasi dengan mengatur kembali hubungan antar entitas :
- Memeriksa apakah tiap entitas setidaknya terhubung dalam satu relationship.
- Mendokumentasikan tipe
relationship.
1.3 Mengidentifikasikan dan mengasosiasikan atribut dengan suatu entitas atau tipe relationship.
Tujuan : menghubungkan atribut dengan tipe entitas atau relationship yang sesuai.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menentukan atribut :
• Menentukan apakah atribut tersebut termasuk simple atau composite attribute. Suatu atribut dapat diidentifikasikan
sebagai composite attribute jika dapat dibagi menjadi beberapa atribut yang lebih kecil (simple attribute).
• Menentukan apakah atribut tersebut termasuk single atau multi-valued
attribute. Bila suatu atribut dinilai perlu
memiliki lebih dari satu nilai untuk suatu obyek, atribut tersebut dapat diidentifikasikan sebagai multi-valued attribute.
• Mengidentifikasikan derived attribute. Untuk menjaga keakuratan derived
attribute, harus didokumentasikan atribut
apa saja yang menghasilkan derived
attribute dan kapan derived attribute harus
di-update. Hal ini akan dibahas lebih lanjut
pada tahap konseptual.
• Masalah potensial. Bila suatu atribut diasosiasikan dengan lebih dari satu tipe entitas atau relationship, hal ini menunjukkan bahwa :
- Ada beberapa entitas yang dapat direpresentasikan sebagai satu
entitas. Jika kedua entitas tersebut memiliki beberapa atribut yang sama dan beberapa atribut yang unik, salah satu entitas tersebut dapat digeneralisasi.
- Mengidentifikasi relationship antar tipe entitas. Contoh : table Staff dengan atribut staffNo, staffName, dan position. Dan table PropertyForRent dengan atribut propertyNo, steer, city, yype, rooms, rent, dan
managerName. Atribut managerName dimaksudkan untuk menggambarkan hubungan Staff manages PropertyForRent
dan relationship manages harus
ditambahkan.
• Dokumentasi atribut meliputi : - Nama atribut dan deskripsi. - Tipe data dan ukuran field. - Alias/nama lain atribut.
- Apakah atribut tersebut simple atau composite attribute.
- Apakah atribut tersebut single atau multi-valued attribute.
- Apakah atribut tersebut termasuk
derived attribute.
- Nilai default atribut.
1.4 Menentukan domain attribute
Tujuan : menentukan domain untuk atribut di model data konseptual lokal.
Domain : kelompok nilai yang menjadi struktur
suatu atribut.
1.5 Menentukan atribut candidate dan primary key. Tujuan : mengidentifikasikan candidate key untuk setiap entitas. Jika ada lebih dari satu candidate key, dipilih salah satu untuk menjadi primary key.
1.6 Mempertimbangkan penggunaan konsep permodelan yang lebih tinggi
Tujuan : mempertimbangkan penggunaan konsep permodelan yang lebih baik, seperti generalisasi, spesialisasi, agregasi, dan composition.
Mendefinisikan entitas dalam diagram ER dengan konsep :
• Generalisasi/spesialisasi : hubungan antar entitas yang meminimalkan perbedaan dengan mengidentifikasikan karakteristik yang sama. Dalam generalisasi, entitas yang lebih umum disebut sebagai
superclass. Sedangkan entitas yang lebih
spesifik/khusus disebut sebagai subclass. • Agregasi : hubungan antar entitas yang
menggambarkan hubungan “bagian dari” atau “memiliki”, dimana salah satu entitas sebagai keseluruhan dan entitas yang lain sebagai bagiannya.
• Composition : bentuk yang lebih spesifik
dari agregasi yang mempresentasikan penggabungan antara entitas dimana ada kepemilikan yang kuat dan kesamaan
lifetime antara ‘whole’ dan ‘part’ (Connoly
dan Begg, p372).
1.7 Memeriksa model akan kemungkinan redundansi Periksa kembali hubungan :
• 1 to 1 : untuk menghindari kemungkinan adanya 2 entitas yang mempresentasikan
obyek yang sama meskipun nama entitas tersebut mungkin berbeda.
• Menghilangkan relationship yang redundan untuk menyederhanakan model data konseptual.
1.8 Memvalidasikan model konseptual lokal dengan
transaksi user
Tujuan : memastikan model konseptual lokal yang mendukung transaksi yang dibutuhkan oleh view. Model data lokal : gambaran dari data-data yang diperlukan oleh setiap bagian dalam suatu perusahaan.
Untuk mengecek apakah model konseptual telah mempresentasikan transaksi-transaksi yang dibutuhkan oleh user, digunakan 2 pendekatan :
• Mendeskripsikan transaksi
Mengecek apakah semua informasi (entitas, atribut, dan relationship) yang ada di dalam suatu transaksi telah didokumentasikan oleh model data.
• Menggunakan alur transaksi
Mengecek alur transaksi dalam model data (diagram ER). Sehingga dapat diketahui bagian-bagian dari model data yang kritis terhadap transaksi, bagian yang perlu ditambahkan atau diperbaiki entitas, atribut, atau
relationshipnya.
1.9 Membahas ulang model data konseptual lokal dengan user
Tujuan : memastikan bahwa model merepresentasikan view dengan benar.
Tahap ini memeriksa apakah dalam model data masih terdapat anomaly atau tidak. Bila masih ditemukan anomaly, tahap perancangan sebelumnya dapat diulang kembali. Tahap perancangan dapat dilakukan hingga model data dianggap merepresentasikan keadaan yang sebenarnya oleh user.
B. Logical Database Design
Menurut Connoly dan Begg (2002, p281), Logical
Database Design adalah proses konstruksi suatu informasi
yang digunakan dalam sebuah perusahaan berdasarkan sebuah model yang spesifik, tetapi bebas dari fakta-fakta DBMS dan pertimbangan-pertimbangan fisik lainnya. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
Langkah 2 : Buat dan validasikan model data logikal lokal untuk setiap gambarannya.
2.1.Menghilangkan fitur-fitur yang tidak sesuai dengan model relasional.
Tujuan dari tahap ini :
• Menghilangkan many to many binary relationship ( * : * ).
• Menghilangkan many to many recursive relationship ( * : * ).
Recursive relationship adalah hubungan suatu
entitas dengan entitas itu sendiri.
• Menghilangkan tipe relationship yang kompleks.
2.2.Membuat relasi untuk model data logikal.
Tujuan : membuat relasi bagi model data logikal yang mempresentasikan entitas, relationship, atribut-atribut yang telah diidentifikasi.
2.3.Memvalidasikan relasi menggunakan normalisasi.
Tujuan : memvalidasi relasi dari model data logikal lokal dengan menggunakan teknik normalisasi.
2.4.Memvalidasikan relasi terhadap transaksi-transaksi
user.
Memastikan relasi yang ada pada model data logikal lokal mendukung transaksi yang diperlukan oleh user.
2.5.Mendefinisikan integrity constraints.
Tujuan : mendefinisikan batasan integritas yang ada dalam view.
2.6.Meninjau ulang model data logikal lokal terhadap kebutuhan user.
Tujuan : memastikan model data logikal lokal dan dokumentasi pendukung yang menjelaskan model data adalah representasi sebenarnya dari view.
Langkah 3 : Buat dan validasikan model data logikal global.
Tujuan : menggabungkan tiap model data logikal lokal ke dalam satu model data logikal global yang menggambarkan keseluruhan perusahaan.
Model data global adalah gambaran dari data-data yang diperlukan oleh user di perusahaan secara keseluruhan.
3.1.Menggabungkan model-model data logikal lokal ke dalam model data global
Aktivitas-aktivitas dalam tahap ini :
• Mengkaji ulang isi dari entitas/relasi dan
candidate key.
• Mengkaji ulang nama dari
relationship/foreign key.
• Menggabungkan entitas/relasi dari model data lokal.
• Memasukkan (tanpa menggabungkan)
relationship/foreign key yang unik ke tiap
model data lokal.
• Menggabungkan relationship/foreign key dari model data lokal.
• Memeriksa entitas/relationship dan
relationship/foreignkey yang hilang.
• Memeriksa foreign key. • Memeriksa batasan integritas.
• Menggambarkan diagram ER global.
• Mengupdate dokumentasi.
3.2.Memvalidasikan model data logikal global.
Tujuan : memvalidasikan relasi yang terbentuk dari model data logikal global menggunakan teknik normalisasi, dan untuk memastikan relasi tersebut mendukung transaksi yang diperlukan.
3.3.Memeriksa pertumbuhan masa depan.
Tujuan : menentukan apakah ada perubahan penting yang perlu dilakukan di masa yang akan dating dan mengukur apakah model data logikal global dapat menyesuaikan dengan perubahan tersebut.
3.4.Meninjau ulang model data logikal global dengan user.
Tujuan : memastikan bahwa model data logikal global dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.
C. Physical Database Design
Menurut Connoly dan Begg (2002, p282), Physical
database design merupakan proses pembuatan deskripsi
dari implementasi basis data pada media penyimpanan sekunder, fase ini menggambarkan dasar relasi, berkas organisasi, dan indeks untuk mencapai akses data yang efisien, dan beberapa batasan hubungan yang utuh dan tingkatan keamanan. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
Langkah 4 : Menterjemahkan model data logikal global
ke DBMS. 4.1.Merancang base relations.
Tujuan : membuat skema basis data relasional dari model data logikal global yang diimplementasikan ke dalam DBMS.
4.2.Merancang representasi derived data.
Tujuan : menentukan bagaimana derived data ditampilkan dalam model data logikal global dengan target DBMS.
4.3.Merancang enterprise constraints.
Tujuan : menentukan batasan perusahaan untuk target DBMS.
Langkah 5 : Merancang representasi fisikal.
Tujuan : menentukan pengorganisasian file yang optimal dalam menyimpan relasi dasar dan indeks yang dibutuhkan untuk mencapai kinerja yang diinginkan.
5.1.Menganalisa transaksi
Tujuan : memahami fungsionalitas dan transaksi yang akan dioperasikan dalam basis data dan untuk menganalisa transaksi-transaksi yang penting. 5.2.Memilih organisasi file
Tujuan : menentukan pengorganisasian yang efisien untuk setiap relasi dasar.
5.3.Memilih indeks
Tujuan : menentukan apakah penambahan indeks akan meningkatkan kinerja dari sistem.
5.4.Estimasi kebutuhan ruang disk
Tujuan : memperkirakan kapasitas penyimpanan yang diperlukan oleh basis data.
Langkah 6 : Merancang user view
Tujuan : merancang tampilan user yang diidentifikasi sewaktu pengumpulan kebutuhan dan tahap analisis dari siklus hidup aplikasi basis data relasional. Dalam multi
penting di dalam mendefinisikan struktur dari basis data dan menjalankan keamanan.
Langkah 7 : Merancang mekanisme keamanan
Tujuan : merancang pengukuran keamanan untuk basis data yang telah dispesifikasikan oleh user.
Suatu basis data merupakan sumber daya perusahaan yang sangat penting yang perlu dilindungi dengan menggunakan pengawasan yang memadai. Beberapa masalah keamanan basis data yang perlu diperhatikan :
• Pencurian data (Theft and Fraud).
• Kehilangan kerahasiaan suatu data (Loss of
confidentially).
• Kehilangan hak pribadi (Loss of privacy). • Kehilangan integritas (Loss of integrity).
• Kehilangan ketersediaan data (Loss of availability).
Langkah 8 : Pertimbangkan pengenalan kontrol
redundansi
Tujuan : menentukan apakah dengan mengenalkan redundansi dalam sebuah cara pengendalian dapat
mengendurkan aturan normalisasi dan meningkatkan kinerja dari sistem.
Normalisasi merupakan suatu prosedur untuk menentukan atribut mana yang mestinya bersama dalam sebuah relasi, oleh karena itu normalisasi tidak boleh ditiadakan karena normalisasi merupakan faktor yang terpenting dalam menentukan suksesnya sistem secara keseluruhan. Hasil dari proses normalisasi adalah rancangan logikal basis data yang secara structural konsisten dan redundansi yang minimal.
Langkah 9 : Mengawasi kinerja sistem
Tujuan : memantau sistem operasional dan meningkatkan kinerja dari sistem untuk memperbaiki keputusan rancangan yang tidak sesuai atau untuk menggambarkan kebutuhan akan perubahan.
Permulaan dari rancangan fisikal basis data tidak boleh dianggap statis, akan tetapi harus dipertimbangkan sebagai sebuah perkiraan dari kinerja operasional. Sekali permulaan rancangan telah diimplementasikan, sangatlah diperlukan untuk memantau dan memperbaiki sistem
sebagai hasil dari pemantauan kinerja dan syarat perubahan.
5. Pemilihan DBMS (DBMS Selection)
Menurut Connolly dan Begg (2002, p284), tahap-tahap dalam pemilihan DBMS, yaitu :
• Mempelajari DBMS-DBMS yang ada, yang sesuai dengan kriteria kebutuhan user
• Membatasi pemilihan DBMS menjadi dua atau tiga pilihan
Hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam memilih produk DBMS antara lain :
a. Anggaran yang dimiliki
b. Level dari dukungan yang akan diberikan vendor
(pengembang DBMS)
c. Kompatibilitas dengan software lain
d. Spesifikasi hardware yang harus dipenuhi untuk menjalankan DBMS tersebut
• Evaluasi produk DBMS
Ada dua cara untuk mengevaluasi produk DBMS : a. Memberi penilaian terhadap fitur-fitur dari setiap
DBMS didasarkan pada produk DBMS yang memiliki nilai total paling besar.
b. Pengembang mendemonstrasikan produk DBMS dengan melakukan pilot testing untuk mengetahui sejauh mana masing-masing produk DBMS tersebut dapat memenuhi kebutuhan user.
• Merekomendasikan produk DBMS yang terbaik dan membuat dokumentasi dari tahapan pemilihan tersebut.
6. Perancangan Aplikasi (Application Design)
Menurut Connolly dan Begg (2002, p287), perancangan aplikasi menggunakan kegiatan mendesain user interface dan program aplikasi yang menggunakan dan memproses basis data. Perancangan aplikasi terdiri dari dua aktivitas penting yaitu :
• Perancangan Transaksi (Transaction Design).
Menurut Connoly dan Begg (2002, p288), Transaksi merupakan sebuah aksi, atau sederetan aksi, yang dilakukan oleh pengguna tunggal atau program aplikasi, yang mengakses atau mengubah isi dari basis data. Kegunaan dari perancangan transaksi adalah untuk mendifinisikan dan mendokumentasikan karakteristik
high-level dari transaksi yang dibutuhkan basis data,
diantaranya :
- Data yang akan digunakan oleh transaksi - Karakteristik fungsional dari transaksi
- Output dari transaksi
- Keuntungan bagi user
- Tingkat kegunaan yang diharapkan
Aktivitas ini dilakukan pada awal proses desain untuk meyakinkan bahwa implementasi basis data dapat mendukung semua transaksi yang dibutuhkan
Terdapat tiga tipe transaksi, yaitu :
a. Retrieval Transaction
Digunakan untuk mendapatkan data guna ditampilkan pada layar atau laporan.
b. Update Transaction
Digunakan untuk menambah record baru, menghapus record lama, atau mengubah
record yang sudah ada dalam basis data.
c. Mixed Transaction
Gabungan antara transaksi retrieval dan
• Pedoman Perancangan User Interface (User Interface
Design Guidelines).
Beberapa aturan pokok dalam mendesain user interface, yaitu :
a. Memilih judul yang menggambarkan tujuan dari formulir/laporan
b. Menyediakan petunjuk dalam menggambarkan tujuan dari formulir/laporan
c. Meyediakan fasilitas help untuk memberikan penjelasan lebih lanjut
d. Meletakan field dalam suatu formulir/laporan berdasarkan urutan yang logis
e. Membuat tampilan formulir/laporan yang konsisten
f. Memperhatikan pemberian nama field agar familiar bagi user
g. Menggunakan istilah dan singkatan secara konsisten
h. Memperhatikan penggunaan warna agar konsisten
i. Memberi batasan terhadap panjang field yang akan di isi
j. Memberikan kemudahan bagi user untuk memindahkan kursor pada formulir/laporan
k. Memberikan kemudahan bagi user untuk mengedit nilai field
l. Menampilkan pesan kesalahan bila terjadi kesalahan penginputan data.
m. Memberikan tanda terhadap field optional
n. Membuat kotak pesan yang menjelaskan mengenai pengisian field pada saat menempatkan kursor di field yang akan di isi
o. Memberikan sinyal yang menunjukan bahwa pengisian formulir lengkap dan valid.
7. Prototyping
Menurut Connolly dan Begg (2002, p291), prototyping yaitu membangun sebuah model kerja dari aplikasi basis data, yang memungkinkan desainer atau pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana sistem akhir akan tampak dan berfungsi.
Tujuan utama dari pembuatan prototyping :
a. Untuk mengidentifikasikan fitur dari sistem apakah berjalan dengan baik atau tidak.
b. Untuk memberikan perbaikan-perbaikan atau menambahkan fitur baru.
d. Untuk evaluasi kelayakan dan kemungkinan apa yang terjadi dari desain sistem.
Terdapat dua strategi prototyping yang digunakan saat ini, yaitu :
- Requirement prototyping → menggunakan prototype
untuk menentukan kebutuhan dari aplikasi basis data yang diinginkan dan ketika kebutuhan tersebut terpenuhi maka prototype akan dibuang.
- Evolutionary prototype → digunakan untuk tujuan yang
sama, perbedaannya adalah prototype ini tidak dibuang ketika kebutuhan terpenuhi, tetapi dikembangkan lebih jauh menjadi aplikasi basis data yang digunakan.
8. Implementasi (Implementation)
Menurut Connolly dan Begg (2002, p292), implementasi merupakan realisasi fisik dari basis data dan desain aplikasi. Implementasi basis data dicapai dengan menggunakan :
• Data Definiton Language (DDL) digunakan untuk
membuat skema basis data atau file basis data kosong, dan juga untuk mengimplementasikan
user view yang diinginkan.
• Third Generation Language (3GL) atau Fourth
Generation Language (4GL) digunakan untuk
basis data yang disertakan dengan menggunakan
Data Manipulation Language (DML), atau
ditambahkan pada bahasa pemrograman.
9. Konversi Data dan Loading (Data Conversion and Loading)
Menurut Connolly dan Begg (2002, p292), konversi data
dan loading merupakan pemindahan data yang ada kedalam basis
data yang baru dan mengkonversikan dengan beberapa aplikasi yang ada agar dapat dijalankan pada basis data yang baru. Tahapan ini dibutuhkan hanya ketika sistem basis data yang baru ditempatkan pada sistem yang lama. Pada saat ini, DBMS biasanya memiliki manfaat untuk memanggil file yang sudah ada kedalam basis data yang baru. Dapat juga untuk mengkonversi dan menggunakan program aplikasi dari sistem lama untuk digunakan oleh sistem baru.
10. Pengujian (Testing)
Menurut Connoly dan Begg (2002, p293), Testing adalah suatu proses eksekusi program aplikasi dengan tujuan untuk mencari kesalahan. Dengan menggunakan strategi tes yang direncanakan dan dengan data yang sesungguhnya. Pengujian hanya akan terlihat jika terjadi kesalahan software.
11. Operational Maintenance
Menurut Connolly dan Begg (2002, p293), operational
maintenance merupakan proses mengawasi dan memelihara
sistem setelah instalasi.
Aktivitas-aktivitas yang terdapat pada operational
maintenance meliputi :
- Mengawasi kinerja sistem, jika kinerja turun dibawah level yang diterapkan maka memerlukan perbaikan atau pengaturan ulang basis data.
- Memelihara dan memperbaharui aplikasi basis data (jika dibutuhkan). Kebutuhan baru dimasukan ke dalam aplikasi basis data melalui langkah-langkah terdahulu pada life cycle.
2.1.8. Diagram Aliran Data
Menurut Mulyadi (1993, p60), diagram aliran data adalah simbol-simbol yang digunakan oleh bagian analisis sistem untuk membuat diagram aliran data yang menggambarkan sistem tertentu. Sebenarnya banyak cara untuk mengembangkan diagram aliran data suatu sistem, namun diagram aliran data merupakan alat yang digunakan secara luas untuk menggambarkan aliran data suatu sistem.
Adapun simbol yang digunakan dalam diagram aliran data antara lain :
1. Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.
2. Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen masukkan dan keluaran, baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.
3. Simbol Kegiatan Manual
Menunjukkan kegiatan manual.
4. Simbol Penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman yang sama atau ke halaman yang lain. 5. Simbol Catatan
Menunjukkan catatan data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen.
6. Simbol Garis Alir
7. Simbol Terminal
Simbol ini digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.
8. Simbol Percabangan
Simbol ini digunakan untuk melambangkan percabangan, yaitu pemeriksaan terhadap suatu kondisi.
2.2. Teori-Teori Khusus
2.2.1. Konsep Penjualan
Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun tunai. Penjualan menurut cara pembayarannya dapat dibedakan sebagai berikut :
1. Penjualan tunai, yaitu penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli dengan melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli.
2. Penjualan kredit, yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara memenuhi order dari pelanggan dengan mengirimkan barang atau menyerahkan jasa dan untuk jangka waktu
tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
2.2.1.1. Fungsi yang Terkait Dengan Penjualan
Menurut Mulyadi (2001, p204), fungsi yang terkait dengan sistem penjualan adalah :
1. Fungsi kredit.
Bertanggung jawab dalam meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pembelian kredit kepada pelanggan.
2. Fungsi penjualan.
Bertanggung jawab menerima order, meminta otorisasi kredit, menentukan segala pengiriman dan bertanggung jawab atas transaksi penjualan.
3. Fungsi gudang.
Bertanggung jawab untuk menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan dan mengirimkan ke bagian pengiriman.
4. Fungsi pengiriman.
Bertanggung jawab untuk menyerahkan barang ke pelanggan berdasarkan surat order pengiriman yang diterima dari bagian penjualan.
5. Fungsi akuntansi.
Bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan dan mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta membuat laporan penjualan. 6. Fungsi penagihan.
Bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pelanggan yang melakukan pembelian secara kredit.
2.2.2. Konsep Pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p299), pembelian didefinisikan sebagai suatu usaha yang digunakan oleh perusahaan dalam pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi 2, yaitu :
• Pembelian lokal, yaitu pembelian dari pemasok dalam negeri.
• Pembelian import, yaitu pembelian dari pemasok luar negeri.
2.2.2.1. Fungsi yang Terkait Dengan Pembelian
Fungsi pembelian pada perusahaan adalah melakukan pembelian barang sesuai dengan kebutuhan persediaan
perusahaan. Di dalam melaksanakan pembelian, ada beberapa faktor yang harus diperhatikan yaitu mutu barang, jumlah yang dibutuhkan, waktu pengiriman, serta harga barang.
Menurut Mulyadi (2001, p300), fungsi yang terkait dalam sistem pembelian adalah :
1. Fungsi gudang.
Bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi pembelian.
Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi penerimaan.
Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas bahan yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4. Fungsi akuntansi.
Fungsi yang terkait dalam hal ini adalah fungsi pencatatan hutang dan fungsi pencatatan
persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertugas untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau menyelenggarakan kartu hutang sebagai buku pembantu hutang. Fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli dalam kartu persediaan.
2.2.3. Konsep Persediaan
Menurut Rangkuti (1995, p97), persediaan adalah merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara kontinu diperoleh, diubah kemudian dijual kembali.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah barang-barang yang dibeli untuk diproduksii, serta dijual kembali dan habis dipakai oleh perusahaan.
Karena pentingnya peranan persediaan barang bagi perusahaan, kekayaan tersebut haruslah berada dalam pengendalian dan pengawasan ketat. Menurut Rangkuti (1995, p9), tujuan pengawasan adalah sebagai berikut :
a. Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan. b. Supaya menentukan persediaan stabil.
c. Menghindari pembelian yang kecil-kecilan / tidak efisien. d. Pemesanan yang ekonomis.
2.2.3.1. Jenis-Jenis Persediaan
Menurut Rangkuti (1995, p7-8), jenis-jenis persediaan menurut fungsinya dapat dibedakan :
a. Batch Stock / Lot Size Inventory.
Persediaan yang diadakan karena pembelian atau pembuatan bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat ini.
b. Fluctuation Stock.
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
c. Anticipation Stock.
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola maksimum yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan atau permintaan meningkat.
Menurut Rangkuti (1995, p14), berdasarkan jenis dan posisi barang dapat dibedakan sebagai berikut :
a. Persediaan bahan mentah (raw material).
Persediaan barang-barang berwujud, seperti besi, kayu serta komponen-komponen lainnya yang digunakan dalam proses produksi.
b. Persediaan bagian produksi (purchase component). Persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
c. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies).
Persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.
d. Persediaan barang-barang setengah jadi (work in
process).
Persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
Persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan.
