Ebook MS Word 2007 Computer1001dotCom

(1)

Kumpulan Tutorial

Microsoft

WORD

2007

OLEH:

COMPUTER 1001

(2)

ii

KATA PENGANTAR

Ebook ini berisi kumpulan tutorial Microsoft Word 2007 yang sudah pernah diposting di blog Computer 1001.

Kumpulan tutorial tersebut disusun dan dikelompokkan ke dalam 9 topik untuk mempermudah mempelajarinya,yaitu: pengenalan layar kerja Word 2007, AutoCorrect, Theme dan SmartArt, Styles, Find & Replace, Mail Merge, menyisipkan obyek, pengolahan Tabel, serta trik-trik untuk mencetak dokumen.

Selain topik-topik tersebut, Anda juga bisa mendapatkan tutorial Microsoft Word yang lain di http://www.computer1001.com serta kumpulan tutorial dan template untuk Microsoft Excel dan PowerPoint 2007/2010/2013.

Untuk pertanyaan dan saran, silakan kirimkan email ke computer1001.imeily@gmail.com

Salam,

Imeily

Computer 1001

(3)

iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR... ii

DAFTAR ISI ... iii

I. DASAR-DASAR MICROSOFT WORD 2007 ... 7

1.1. Mengenali Layar Kerja Microsoft Word 2007 ... 7

1.2. Menggunakan Keyboard ... 8

II. AUTOCORRECT ... 9

2.1. Cara Menampilkan Simbol dengan AutoCorrect ... 9

2.2. Cara Mengaktifkan AutoCorrect ... 9

2.3. Menggunakan Simbol AutoCorrect Matematis ... 10

2.4. Menghemat Waktu dengan Membuat AutoCorrect Sendiri ... 11

2.5. Cara Cepat Membuat Bermacam Garis di Word 2007 ... 12

2.6. Enam Belas Simbol untuk Membuat Daftar (List) dengan Keyboard ... 12

2.6.1. Membuat Daftar yang Menggunakan Bullet ... 13

2.6.2. Membuat Daftar yang Menggunakan Angka atau Huruf ... 13

III. THEME dan SMARTART ... 14

3.1. Document Theme ... 14

3.1.1. Menggunakan Document Theme ... 14

3.1.2. Mengganti Warna Theme ... 14

3.1.3. Mengganti Font Theme ... 15

3.1.4. Menggunakan Theme Effect ... 15

3.1.5. Menyimpan Document Theme ... 15

3.2. Grafik SmartArt ... 15

3.2.1. Membuat SmartArt ... 16

3.2.2. Memasukkan Teks ... 17

3.2.3. Mengubah Warna SmartArt ... 17

(4)

iv

3.3. Modifikasi Grafik SmartArt ... 18

3.3.1. Menambah Bentuk (Shape) pada Grafik SmartArt ... 18

3.3.2. Mengubah Layout pada Grafik SmartArt ... 19

3.3.3. Menggunakan Bullet pada Grafik SmartArt ... 20

IV. STYLES dan PICTURE STYLES ... 21

4.1. Menggunakan Styles Untuk Format Dokumen yang Konsisten ... 21

4.1.1. Cara Menggunakan Styles ... 21

4.1.2. Cara Menghapus Style ... 21

4.1.3. Cara Mengubah Style ... 22

4.1.4. Membuat dan Menambahkan Style Baru ke Galeri Quick Styles ... 24

4.2. Mempercantik Tampilan Gambar dengan Picture Styles di Word 2007 ... 24

V. MENYISIPKAN OBYEK di WORD 2007 ... 27

5.1. Menyisipkan Chart (Grafik) di Word 2007 ... 27

5.2. Quick Parts di Word 2007: Cara Cepat Menyisipkan Obyek Pada Dokumen ... 29

5.2.1. Menyisipkan Quick Parts ... 30

5.2.2. Menyimpan Obyek ke Galeri Quick Part ... 31

5.2.3. Memodifikasi Building Block ... 32

5.2.4. Memodifikasi Properti Building Block ... 33

5.2.5. Menghapus Building Block ... 33

5.3. Menyisipkan Tanggal atau Jam Di Word 2007 ... 33

5.3.1. Menyisipkan Tanggal/Jam Sekarang ... 33

5.3.2. Menyisipkan Tanggal/Jam Pembuatan Dokumen dan Tanggal/Jam Terakhir Kali Dokumen Dicetak atau Disimpan ... 34

5.4. Menyisipkan Lembar Kerja Excel di Dokumen Word 2007 ... 34

VI. FIND & REPLACE ... 38

6.1. Format Teks dengan Find and Replace di Word 2007 ... 38

(5)

v

6.2.2. Trik 2: Menemukan Teks di Header atau Footer Dokumen... 41

6.2.3. Trik 3: Menggunakan Kode untuk Menemukan Teks, Angka, atau Karakter Tertentu . 42 6.2.4. Trik 4: Menemukan dan Mengganti Teks pada Dokumen ... 43

6.3. Cara Mudah dan Cepat Menghapus Hyperlink di Word 2007 ... 44

6.3.1. Cara I: Menghapus Seluruh HYPERLINK Secara Sekaligus Tanpa Menghapus Teks ... 45

6.3.2. Cara II: Menghapus Seluruh HYPERLINK Beserta Teks Secara Sekaligus ... 45

VII. TABEL ... 47

7.1. Cara Membuat Tabel di Word 2007 ... 47

7.1.1. Menambah Baris dan Kolom pada Tabel ... 48

7.1.2. Menghapus Sel, Baris, Kolom atau Tabel ... 48

7.1.3. Menggabungkan dan Membagi Sel pada Tabel ... 48

7.1.3.1. Menggabungkan sel ... 48

7.1.3.2. Membagi sel ... 48

7.1.4. Cara Format Tabel ... 49

7.1.4.1. Menggunakan Table Styles ... 49

7.1.4.2. Membuat dan Menghapus Garis Pembatas ... 49

7.1.5. Cara Mengatur Pemisahan Baris dalam Tabel ... 50

7.1.6. Membuat Table Heading Berulang pada Setiap Halaman ... 51

7.1.7. Mengurutkan Data pada Tabel ... 51

7.1.8. Memberi Penomoran pada Sel di Tabel ... 51

7.1.9. Cara Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel dan Sebaliknya ... 51

7.2. Cara Mudah dan Cepat Memilih Kolom yang Panjang pada Tabel... 52

7.3. Cara Menggunakan Formula pada Tabel ... 53

7.3.1. Cara Membaca Baris dan Kolom pada Tabel ... 53

7.3.2. Cara Menggunakan Formula pada Tabel ... 54

7.3.3. Cara Melihat Tampilan Formula ... 54

(6)

vi

7.3.5. Cara Update Formula ... 55

7.3.6. Cara Mengganti Function pada Formula ... 55

VIII. MAIL MERGE ... 57

8.1. Cara Membuat Mail Merge di Word 2007 ... 57

8.2. Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007... 60

8.3. Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word 2007 ... 63

IX. 7 Trik Mencetak Dokumen di Word 2007 ... 69

9.1. Mencetak Beberapa Dokumen Sekaligus ... 69

9.2. Mencetak Halaman atau Section Tertentu ... 69

9.3. Mencetak Teks atau Obyek yang Dipilih Saja ... 70

9.4. Mencetak Halaman Ganjil Dan Genap ... 70

9.5. Mencetak Lebih Dari Satu Salinan (Copy) ... 70

9.6. Mencetak Lebih Dari Satu Halaman Dalam Satu Lembar Kertas ... 71

(7)

7

I. DASAR-DASAR MICROSOFT WORD 2007

1.1. Mengenali Layar Kerja Microsoft Word 2007

 Office Button: Tombol ini menggantikan fungsi menu File pada versi sebelumnya. Klik tombol ini untuk menampilkan perintah-perintah dasar, seperti open (membuka dokumen), save (menyimpan), print (mencetak) dan juga Word Options. Pada menu Word Options, kita dapat menggunakan Auto Correct atau pengaturan lainnya seperti spelling yang biasanya terdapat di Options pada menu Tools.

 Quick Access Toolbar: Berisi perintah-perintah yang sering digunakan, seperti Save, Undo, Redo, Open, dan sebagainya. Kita dapat menambah perintah dengan mengklik tanda panah di sampingnya atau klik kanan perintah yang ingin kita taruh dan pilih Add to Quick Access Toolbar.

 Ribbon: Terdiri dari 6 Tabs (Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review dan View) yang memiliki Groups masing-masing, seperti pada tab Home berupa Font, Paragraph,Styles dan sebagainya.

 Dialog Box Launcher: Tanda panah kecil pada sudut kanan bawah setiap Group ini menunjukkan pilihan-pilihan lain yang tersedia pada group tersebut. Klik tanda panah ini untuk memunculkan sebuah kotak dialog atau task pane.

 Status Bar: Berisi keterangan status dokumen yang sedang kita lihat, seperti:

o Page, menunjukkan nomor halaman dari total halaman. Klik tombol ini untuk

memunculkan kotak dialog Find and Replace.

o Words, menunjukkan jumlah kata pada dokumen. Klik tombol ini untuk

memunculkan kotak dialog Words Count.

(8)

DASAR-DASAR MICROSOFT WORD 2007 www.computer1001.com

 View Buttons: berisi tombol-tombol untuk melihat berbagai tampilan dokumen pada Word 2007.

 Klik tombol Zoom Out untuk memperkecil tampilan atau Zoom In untuk

memperbesar tampilan. Kita juga dapat menarik Zoom Slider untuk memperbesar atau memperkecil tampilan.

1.2. Menggunakan Keyboard

 Shortcuts yang dimulai dengan CTRL (seperti CTRL+C untuk menyalin) masih sama dengan versi Word sebelumnya.

Namun untuk shortcuts yang dimulai dengan ALT ada perubahan (sebagian besar shortcut pada Office 2003 yang dimulai dengan ALT masih bisa digunakan). Akan tetapi pada Office 2007, kita diberi kemudahan dengan adanya petunjuk (Key Tips) yang ditampilkan di layar saat kita menekan tombol ALT (lihat gambar di bawah), sehingga tidak perlu menghapal shortcuts.

 Misalnya, kita ingin menampilkan group Page Layout. Tekan tombol ALT untuk memunculkan Key Tip, kemudian tekan huruf P.

 Untuk menghilangkan key tips, tekan tombol ALT.

Perlu diingat:

 Pada Word 2007, kita dapat membuka dokumen yang dibuat pada versi sebelumnya

(Word 95 - Word 2003).

 Saat kita menyimpan dokumen dengan format versi sebelumnya, maka fitur-fitur pada Word 2007 yang tidak sesuai dengan versi sebelumnya tidak dapat digunakan.

 Dokumen yang disimpan dengan format Word 2007, tidak dapat dibuka pada Word

(9)

9

II. AUTOCORRECT

2.1. Cara Menampilkan Simbol dengan AutoCorrect

Mungkin Anda sudah sering melakukannya, misalnya bila mengetik titik dua dan kurung

penutup maka akan diubah menjadi smiley secara otomatis oleh Word.

Sebenarnya ada banyak kumpulan teks pada AutoCorrect yang dapat kita gunakan untuk menampilkan simbol secara otomatis, seperti contoh di bawah.

Catatan: Daftar di bawah ini bisa digunakan untuk Word 2003 dan 2007.

Tips: biasanya AutoCorrect sudah diaktifkan saat kita menjalankan Microsoft Word, tetapi bila teks yang diketik tidak diubah menjadi simbol secara otomatis, maka kita perlu mengaktifkan AutoCorrect dengan cara di bawah ini.

2.2. Cara Mengaktifkan AutoCorrect

1. Klik Microsoft Office Button , dan kemudian klik Word Options.

2. Klik Proofing.

3. Di AutoCorrect options, klik AutoCorrect Options, dan pilih AutoCorrect tab.

4. Centang kotak Replace text as you type.

(10)

AUTOCORRECT www.computer1001.com

2.3. Menggunakan Simbol AutoCorrect Matematis

Untuk daftar lengkap simbol matematis (254 simbol) bisa didapatkan di sini:

Download Daftar Lengkap Simbol AutoCorrect Matematis (pdf, 436 KB).

Cara:

 Ketik kode seperti contoh pada tabel dan akhiri dengan menekan spasi atau Enter atau tanda baca.

 Gunakan font Cambria Math agar simbol yang muncul sesuai dengan kotak dialog AutoCorrect.

 Bila simbol tidak muncul, gunakan cara berikut:

1. Klik tombol Microsoft Office Button atau tekan Alt + F + I untuk menampilkan kotak dialog Word Options.

2. Pilih Proofing dan klik AutoCorrect Options.

3. Pada kotak dialog AutoCorrect, klik tab Math AutoCorrect.

4. Pastikan kotak Use Math AutoCorrect rules outside of math regions dan Replace text as you type dicentang, kemudian klik OK.

(11)

11

2.4. Menghemat Waktu dengan Membuat AutoCorrect Sendiri

Bila sering menggunakan simbol tertentu namun tidak ingin mengetik terlalu panjang teksnya, maka kita dapat mengatur sendiri daftar simbol yang sering kita gunakan di AutoCorrect.

Misalnya, kita ingin simbol alpha ditampilkan secara otomatis hanya dengan mengetik teks alp saja. Kita bisa menggunakan cara berikut ini.

Cara Mengatur:

1. Pada Insert tab, grup Symbols, klik Symbol, dan kemudian klik More Symbols.

2. Pilih Symbols tab atau Special Characters tab.

3. Pilih simbol atau karakter khusus yang ingin ditaruh di daftar AutoCorrect.

(12)

5. Pada kotak Replace, ketik teks yang ingin diubah menjadi simbol yang kita pilih oleh Word secara otomatis, misalnya alp.

6. Klik Add dan kemudian klik OK. 7. Tutup kotak dialog Symbol.

2.5. Cara Cepat Membuat Bermacam Garis di Word 2007

Kita dapat membuat bermacam garis dengan cepat dan mudah di Word 2007 dengan menggunakan keyboard.

Caranya: ketik 3 tanda seperti pada gambar berikut dan akhiri dengan ENTER. Word akan otomatis mengubahnya menjadi garis yang melintang dari margin kiri sampai ke margin kanan.

2.6. Enam Belas Simbol untuk Membuat Daftar (List) dengan Keyboard

Bila menggunakan keyboard di Word 2003, kita bisa membuat daftar dengan mengetik tanda penghubung (-), huruf a atau angka 1 yang diberi titik dan diakhiri dengan spasi. Setelah mengetik kata/kalimat di daftar pertama dan menekan Enter, Word akan otomatis mengubahnya menjadi daftar.

(13)

13

2.6.1. Membuat Daftar yang Menggunakan Bullet

Cara:

 Ketik simbol-simbol berikut di bawah ini (kolom Ketik) untuk membuat daftar dan akhiri dengan menekan spasi.

 Kecuali untuk simbol nomor 10 diakhiri dengan menekan tombol Tab.

2.6.2. Membuat Daftar yang Menggunakan Angka atau Huruf Cara:

 Untuk membuat daftar yang menggunakan angka atau huruf (1, a, A, I , i) akhiri dengan salah satu simbol berikut (kolom Ketik) dan ikuti dengan spasi.

(14)

14

III. THEME dan SMARTART

3.1. Document Theme

Document theme (tema dokumen) dapat digunakan untuk menformat seluruh dokumen agar memberikan tampilan yang profesional dan modern dengan mudah dan cepat. Sebuah document theme memiliki sekumpulan format yang terdiri dari warna, font (heading dan body text), serta efek (garis dan fill effect).

3.1.1. Menggunakan Document Theme Cara:

1. Untuk menggunakan document themes: Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Themes.

2. Ada 2 tipe themes yang dapat digunakan:

1. Document theme yang sudah tersedia dalam program, terletak di bagian Built-In.

2. Custom document theme, yang terletak di bagian Custom. Custom themes merupakan theme yang kita buat sendiri. Hanya ditampilkan bila kita sudah membuatnya.

3.1.2. Mengganti Warna Theme Cara:

1. Untuk mengubah warna theme: Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Theme Colors.

(15)

15

THEME dan SMARTART www.computer1001.com

3. Di Theme colors, klik tombol warna elemen yang ingin diubah dan pilih warna yang diinginkan. Setiap perubahan warna yang dibuat akan ditampilkan di bagian Sample. 4. Di kotak Name, ketik nama untuk warna theme yang baru.

5. Klik Save.

Tip : Untuk mengembalikan warna elemen theme ke warna semulanya, klik tombol Reset.

3.1.3. Mengganti Font Theme

Cara:

1. Untuk mengganti font theme: Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Theme Fonts.

2. Klik Create New Theme Fonts.

3. Di kotak Heading font dan Body font, pilih font yang diinginkan. 4. Di kotak Name, ketik nama untuk font theme yang baru.

5. Klik Save.

3.1.4. Menggunakan Theme Effect

Walaupun kita tidak dapat membuat theme effects sendiri, tapi kita dapat memilih effect yang ingin digunakan dalam document theme.

1. Untuk menggunakan theme effect: Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Theme Effects.

2. Pilih effect yang ingin digunakan.

3.1.5. Menyimpan Document Theme

Setiap perubahan pada warna, font dan effect pada document theme dapat disimpan sebagai custom document theme.

Cara:

1. Untuk menyimpan document theme: Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Themes.

2. Klik Save Current Theme.

3. Di kotak File Name, ketik nama untuk theme yang baru. Sekarang di bagian Custom akan muncul theme baru yang kita buat.

Catatan: Custom document theme yang dibuat atau dihapus akan berlaku untuk semua program Microsoft Office. Misalnya, kita membuat sebuah custom document theme yang baru di PowerPoint, maka document theme yang baru ini juga akan muncul di Excel dan Word.

3.2. Grafik SmartArt

(16)

Selain pembuatannya mudah dan cepat, kita juga akan terbantu dengan pilihan styles yang bagus dan menarik yang sudah disediakan (seperti contoh di bawah ini). Grafik SmartArt dapat dibuat di Excel, Word, PowerPoint atau dalam pesan email di Outlook 2007.

3.2.1. Membuat SmartArt

Contoh di sini kita membuat SmartArt dengan layout Equation (lihat gambar di atas).

1. Pada tab Insert, di grup Illustrations, klik SmartArt.

2. Pada kotak dialog Choose a SmartArt Graphic, pilih tipe Relationship dengan layout Equation.

3. Akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.

(17)

17

3.2.2. Memasukkan Teks

Ada beberapa cara:

 Klik [Text] pada shape di grafik SmartArt (lihat gambar di atas), dan ketikkan teks. Atau,

 Klik [Text] pada Text pane (lihat gambar di atas), dan ketikkan teks.

Tip: Cara Memunculkan Text pane

1. Klik pada grafik SmartArt dan klik tanda panah di sebelah kirinya. Atau,

2. Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup Create Graphic, klik Text Pane.

3. Untuk menghilangkan Text pane, klik tanda X pada kanan atas.

3.2.3. Mengubah Warna SmartArt Cara:

(18)

2. Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup SmartArt Styles, klik Change Colors (lihat gambar di atas).

3. Pilih warna yang diinginkan.

3.2.4. Menggunakan SmartArt Style Cara:

1. Klik grafik SmartArt.

2. Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup SmartArt Styles, klik SmartArt Style yang diinginkan, misalnya Intense Effect (lihat gambar di atas).

3.3. Modifikasi Grafik SmartArt

Catatan: Warna pada grafik SmartArt mengikuti Theme yang digunakan pada dokumen.

3.3.1. Menambah Bentuk (Shape) pada Grafik SmartArt

 Contoh 1: Layout Equation

Langkah-langkah:

(19)

19

Langkah-langkah:

1. Klik grafik SmartArt.

2. Membuat Shape 2.1.1

1. Pada Text pane, tempatkan kursor pada angka 2.1 dan tekan Enter.

2. Ketik 2.1.1 dan tekan tombol TAB, maka shape akan dipindahkan (diturunkan) ke level berikutnya.

3. Membuat Shape 4

1. Pada Text pane, tempatkan kursor pada angka 3.1 dan tekan Enter.

2. Ketik 4 dan tekan tombol SHIFT + TAB, maka shape akan dipindahkan (dinaikkan) ke level sebelumnya.

Tip: cara lain untuk menurunkan/menaikkan level. Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup Create Graphic, klik:

o Promote (menaikkan level). o Demote (menurunkan level).

3.3.2. Mengubah Layout pada Grafik SmartArt Cara:

 Klik grafik SmartArt.

 Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup Layouts, pilih layout yang diinginkan.

Catatan: layout tertentu memiliki jumlah shape yang tetap misalnya hanya 2 shapes saja (contoh: layout Counterbalance Arrows).

(20)

3.3.3. Menggunakan Bullet pada Grafik SmartArt

Cara:

 Klik pada shape yang ingin ditambahkan bullet.

 Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup Create Graphic, klik Add Bullet. Catatan:

o Tidak semua layout memiliki simbol bullet.

o Tergantung pada the SmartArt graphic yang dipilih, bullet akan ditampilkan di

dalam shape atau ditampilkan di shape yang baru. Lihat contoh gambar di atas.

(21)

21

IV. STYLES dan PICTURE STYLES

4.1. Menggunakan Styles Untuk Format Dokumen yang Konsisten Fitur Styles dalam Microsoft Word memiliki banyak fungsi, antara lain:

 Penggunaan Styles menjaga agar format dokumen tetap konsisten walau dikerjakan oleh beberapa orang.

 Dapat melakukan sekumpulan format dengan hanya satu perintah sederhana.

 Untuk membuat Daftar Isi (Table of Content).

 Untuk dapat menggunakan Document Map.

4.1.1. Cara Menggunakan Styles Langkah-langkah:

1. Pilih teks yang ingin diberi style.

2. Pada Home tab, Styles group, klik style yang diinginkan (misalnya, Heading 1). Klik

tombol More untuk melihat pilihan style yang lain dalam galeri Quick Styles.

4.1.2. Cara Menghapus Style

Misalnya, kita akan menghapus style Heading 1 pada teks.

 Menghapus satu teks saja Cara:

1. Klik teks yang ingin dihapus style-nya.

(22)

STYLES dan PICTURE STYLES www.computer1001.com

 Menghapus beberapa teks dengan style yang sama sekaligus (Heading 1) Cara:

1. Klik salah satu teks dengan style Heading 1.

2. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style Heading 1 dan pilih Select All. 3. Klik Styles Dialog Box Launcher untuk menampilkan Styles Pane dan pilih

Clear All.

4.1.3. Cara Mengubah Style

Kadang-kadang setelah kita memberi style pada teks, mungkin kita ingin mengubahnya lagi. Misalnya, kita mempunyai 30 teks dengan style Heading 1 dan akan mengubah ukuran font Heading 1 dari 14 pt menjadi 30 pt.

Ada 2 cara untuk mengubah semua style secara cepat.

 Cara I:

1. Pilih salah satu teks dengan style Heading 1. 2. Ubah ukuran font.

3. Selanjutnya agar semua teks Heading 1 mengikuti style yang baru, gunakan cara berikut ini.

4. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style yang ingin diubah (Heading 1). 5. Pilih Update Heading 1 to Match Selection. Sekarang semua teks dengan

style Heading 1 sudah diubah mengikuti style yang baru.

 Cara II:

1. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style yang ingin diubah (Heading 1). 2. Klik Modify untuk menampilkan kotak dialog.

3. Pada kotak dialog Modify Style, beri centang pada kotak Automatically update

(23)

23

4. Selanjutnya, cukup lakukan perubahan yang diinginkan pada salah satu teks Heading 1, sementara teks yang lain akan diubah secara otomatis.

Tip: Jika ada teks yang tidak di-update style-nya, gunakan cara berikut:

o Klik Styles Dialog Box Launcher dan pilih Style Inspector untuk melihat apakah

teks tersebut diformat secara manual.

o Contoh teks yang menggunakan format style dan manual dapat dilihat pada gambar di

bawah ini.

Keterangan pada Paragraph formatting dalam Style Inspector menunjukkan teks

Contoh Style menggunakan Heading 1.

Keterangan pada Paragraph formatting dalam Style Inspector menunjukkan teks

(24)

4.1.4. Membuat dan Menambahkan Style Baru ke Galeri Quick Styles

Cara:

 Pilih teks yang ingin dijadikan sebagai style baru.

 Beri format yang diinginkan, misalnya Heading 1, warna biru, font Tahoma.

 Klik kanan teks untuk menampilkan pop-up menu.

 Arahkan ke Styles, dan klik Save Selection as a New Quick Style.

 Beri nama pada style tersebut, dan klik OK. Style yang dibuat akan muncul di galeri Quick Styles dengan nama yang diberikan.

4.2. Mempercantik Tampilan Gambar dengan Picture Styles di Word 2007

Catatan: Tutorial ini juga dapat digunakan untuk Excel dan PowerPoint 2007.

Bagi pengguna yang biasanya sering menaruh gambar pada dokumen Word akan menyukai Picture Styles. Fitur baru pada Word 2007 ini membantu pengguna mengatur tampilan gambar pada dokumen dengan lebih mudah. Selain itu, Picture Styles sangat membantu kita membuat tampilan gambar yang menawan hanya dengan beberapa klik saja.

(25)

25

Cara membuatnya:

1. Pada tab Insert, klik Picture di grup Illustrations untuk menempatkan gambar di Word.

2. Di Ribbon akan muncul tab PictureTools. Klik Format untuk memunculkan tampilan seperti gambar di bawah ini.

3. Klik thumbnail PictureStyles yang diinginkan. Untuk melihat Picture Styles yang lain, klik tanda panah di sampingnya.

(26)

o Picture Shape, klik tanda panah pada Picture Shape untuk melihat

macam-macam shape dan klik shape yang diinginkan.

o Picture Border, klik tanda panah pada Picture Border. Di sini ada banyak

pilihan untuk warna, Weight untuk mengatur tebal tipis garis batas, dan Dashes untuk pilihan bentuk garis.

o Picture Effects, ada banyak pilihan efek yang disediakan, seperti Preset,

Shadow, Reflection dan lain-lain.

Tip: Taruh kursor pada thumbnail Picture Styles, Picture Border, dan Picture Effects, untuk mempermudah kita memilih. Karena tampilan pada gambar akan berubah mengikuti fitur yang dipilih.

(27)

27

V. MENYISIPKAN OBYEK di WORD 2007

5.1. Menyisipkan Chart (Grafik) di Word 2007

Tutorial ini akan membahas cara menempatkan chart (grafik) di Word 2007. Dimana, chart

tersebut akan terhubung dengan sumber data di Excel. Sehingga setiap kali data chart di Excel di-update, maka chart di Word juga akan berubah.

Langkah-langkah:

1. Buka dokumen Excel 2007 yang berisi chart. 2. Klik kanan pada chart dan pilih Copy.

3. Kemudian di Word 2007, klik kanan pada slide/dokumen dan pilih Paste untuk menyisipkan chart Excel.

(28)

MENYISIPKAN OBYEK di WORD 2007 www.computer1001.com

5. Bila kita mengklik Edit Data pada Data group di Design tab, maka lembar kerja Excel akan ditampilkan. Kita dapat merubah data chart di lembar kerja Excel ini.

6. Coba ubah data chart di Excel. Misalnya data Produk Asia diubah dari 700 menjadi 1500. Perubahan tampilan chart di Excel akan seperti ini.

(29)

29

Catatan:

Seandainya tampilan chart di Word tidak berubah, walau data di Excel sudah diedit, coba lakukan cara berikut:

Pada Chart Tools, Design tab, di Data group, klik Refresh Data.

5.2. Quick Parts di Word 2007: Cara Cepat Menyisipkan Obyek Pada Dokumen

Fitur Quick Parts dalam Microsoft Word 2007 membantu kita untuk menyisipkan obyek-obyek yang sering digunakan dengan cepat dan efisien.

Misalnya, saya sering menggunakan teks Lorem Ipsum. Dengan menyimpannya ke Quick Part, saya dapat menyisipkannya dengan cepat tanpa harus mencari-cari lagi dokumen yang berisi teks ini.

Quick Parts menyimpan berbagai macam obyek yang disebut Building Block dalam Building Blocks Organizer, antara lain:

 Cover Pages (halaman sampul).

 Header dan footer.

(30)

 Daftar isi.

 Text box.

 Watermark.

 Bibliografi.

 Persamaan (equation).

 Beraneka macam format nomor halaman.

Selain itu, kita juga dapat menyimpan berbagai macam teks, gambar, Smart Art, hyperlink dan sebagainya.

Catatan: format Quick Parts akan berubah mengikuti theme yang digunakan pada dokumen.

5.2.1. Menyisipkan Quick Parts Cara:

1. Pada Insert tab, Text grup, klik Quick Parts dan kemudian klik Building Blocks Organizer.

(31)

31

5.2.2. Menyimpan Obyek ke Galeri Quick Part Cara:

1. Pilih/klik obyek yang ingin disimpan ke Quick Part Gallery.

2. Pada Insert tab, Text grup, klik Quick Parts dan kemudian klik Save Selection to Quick Part Gallery.

3. Kotak dialog Create New Building Block akan muncul.

4. Berikut penjelasan untuk kotak dialog di atas:

(32)

2. Gallery: tempatkan building block yang baru di galeri khusus, seperti Headers, Footers dan sebagainya. Jika building block ini tidak berhubungan dengan galeri yang sudah ada, maka bisa ditempatkan di galeri Quick Parts saja.

3. Category: buat kategori baru dengan mengklik tanda panah pada Category dan klik Create New Category. Beri nama kategori yang baru dan klik OK.

4. Description: beri uraian singkat tentang building block.

5. Save In: building block hanya dapat disimpan dalam template, seperti di Building Blocks.dotx atau Normal.dotx.

6. Options, bagian ini terdiri dari 3 pilihan:

 Inserted As Content, apabila building block akan disisipkan di posisi kursor, contohnya persamaan matematika.

 Inserted In Its Own Paragraph, disisipkan di paragraf tersendiri, contohnya heading.

 Inserted In Its Own Page, menyisipkan page break sebelum dan setelah building block.

5. Klik OK bila sudah selesai.

Catatan: Apabila ada penambahan atau modifikasi building block, maka saat menutup program Microsoft Word 2007, akan diminta konfirmasi untuk menyimpannya. Pilih Yes, agar perubahan ini disimpan dalam template (Building Blocks.dotx, Normal.dotx atau global template yang lain).

5.2.3. Memodifikasi Building Block Cara:

1. Misalnya kita ingin merubah format atau isi building block yang dibuat. Contoh, tabel.

2. Lakukan modifikasi pada tabel. Setelah selesai, pilih tabel tersebut.

3. Pada Insert tab, klik Quick Parts, dan kemudian klik Save Selection To Quick Parts Gallery .

Tip: Kita juga dapat mengunakan shortcut Alt+F3.

4. Pada kotak dialog Create New Building Block, beri nama yang sama. Kemudian klik OK.

5. Pilih Yes untuk konfirmasi modifikasi.

(33)

33

5.2.4. Memodifikasi Properti Building Block

Cara:

1. Misalnya kita ingin merubah kategori building block yang dibuat.

Selain kategori, kita juga bisa merubah properti lain. Lebih jelasnya, lihat gambar kotak dialog Create New Building Block di atas.

3. Pilih nama building block yang ingin diedit dan tekan tombol Edit Properties.

4. Buat modifikasi yang ingin dilakukan dan klik OK.

5. Pilih Yes untuk konfirmasi modifikasi.

5.2.5. Menghapus Building Block Cara:

2. Pilih building block yang ingin dihapus dan tekan tombol Delete.

3. Pilih Yes untuk konfirmasi.

5.3. Menyisipkan Tanggal atau Jam Di Word 2007

Kita mungkin biasanya menyisipkan tanggal/jam dengan mengetiknya secara langsung. Microsoft Word memiliki fitur yang dapat membantu kita untuk menyisipkan bermacam-macam tanggal/jam seperti tutorial berikut ini.

5.3.1. Menyisipkan Tanggal/Jam Sekarang Cara:

1. Klik pada bagian halaman untuk menyisipkan tanggal/jam.

2. Pada Insert tab, Text group, klik Date & Time.

3. Klik format tanggal/jam yang diinginkan.

4. Centang kotak Update automatically, bila ingin setiap kali dokumen dibuka maka tanggal/jam akan berubah mengikuti tanggal/jam sekarang pada komputer.

5. Klik OK.

(34)

5.3.2. Menyisipkan Tanggal/Jam Pembuatan Dokumen dan Tanggal/Jam Terakhir Kali Dokumen Dicetak atau Disimpan

Cara:

1. Klik pada bagian halaman untuk menyisipkan tanggal/jam.

2. Pada Insert tab, Text group, klik Quick Parts.

3. Klik Field.

4. Pada kotak Categories, pilih Date and Time.

5. Pada kotak Field names, klik:

o CreateDate – untuk menyisipkan tanggal/jam pembuatan dokumen. o PrintDate – untuk menyisipkan tanggal/jam terakhir kali dokumen dicetak. o SaveDate – untuk menyisipkan tanggal/jam terakhir kali dokumen disimpan.

6. Pada kotak Date formats, klik format tanggal/jam yang diinginkan.

7. Klik OK bila sudah selesai.

8. Untuk update tanggal/jam, klik pada tanggal/jam, kemudian tekan tombol F9.

5.4. Menyisipkan Lembar Kerja Excel di Dokumen Word 2007

Tutorial ini akan membahas 2 cara menyisipkan lembar kerja Excel di dokumen MS Word.

Menyisipkan lembar kerja Excel berguna untuk membuat data berbentuk tabel yang memerlukan kalkulasi yang lebih kompleks.

(35)

35

Cara I: Menyisipkan Lembar Kerja Baru di MS Word

Langkah-langkah:

1. Klik pada dokumen MS Word untuk menyisipkan lembar kerja Excel.

2. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian pilih Excel Spreadsheet.

3. Lembar kerja kosong akan muncul pada dokumen dan toolbar pada Ribbon akan berubah menjadi toolbar Microsoft Excel, dimana kita bisa menggunakan fitur-fitur kalkulasi dan yang lainnya seperti di MS Excel.

(36)

4. Ketik data pada lembar kerja. Bila sudah selesai, klik pada dokumen di luar lembar kerja Excel.

5. Untuk mengeditnya, klik ganda lembar kerja Excel.

Cara II: Menyisipkan Lembar Kerja yang Berisi Data dengan Teknik Embedding

Catatan:

1. Cara ini digunakan untuk menyisipkan dokumen Excel yang sudah berisi data.

2. Dengan teknik embedding, perubahan pada sumber data Excel tidak akan mempengaruhi data lembar kerja yang sudah disisipkan di dokumen MS Word, begitu juga sebaliknya.

Langkah-langkah:

1. Klik pada dokumen MS Word untuk menyisipkan lembar kerja Excel.

2. Pada Insert tab, Text grup, klik Object, dan pilih Object.

(37)

37

(38)

38

VI. FIND & REPLACE

6.1. Format Teks dengan Find and Replace di Word 2007

Ada aturan tertentu dalam membuat sebuah karya tulis. Misalnya: setiap istilah asing harus diberi format italic (cetak miring). MS Word dapat membantu kita untuk membuat format teks ini dengan cepat, yaitu dengan memanfaatkan fitur Find and Replace.

Fitur Find and Replace di MS Word sering digunakan untuk mencari dan mengganti teks tertentu dalam dokumen. Selain mengganti teks tertentu, fitur ini juga sekaligus bisa digunakan untuk memformat teks.

Cara format teks dengan Find and Replace:

1. Buka dokumen MS Word yang ingin diformat teksnya.

2. Kemudian tekan tombol CTRL + H untuk membuka kotak dialog di tab Replace.

3. Di bagian Find what, ketik istilah asing yang ingin diformat italic. Contoh: email.

(39)

39

FIND & REPLACE www.computer1001.com

5. Kemudian tekan tombol More sehingga tampilannya seperti gambar berikut.

6. Di bagian Replace, klik tombol Format dan pilih Font.

(40)

8. Sekarang di bagian Replace with akan muncul tulisan Format: Font: Italic.

9. Klik tombol Replace All untuk mengubah semua istilah asing tersebut (email) menjadi italic.

10. Selanjutnya, lakukan hal yang sama untuk istilah asing yang lain.

6.2. Empat Trik Find dan Replace untuk Menemukan dan Mengganti Teks dengan Cepat

Fitur Find dan Replace di Microsoft Word sangat membantu dalam menemukan teks atau karakter tertentu, dan menggantinya dengan teks lain, memberi format baru, maupun untuk menghapusnya.

6.2.1. Trik 1: Menemukan dan Menandai Teks pada Dokumen

Gunakan trik ini untuk menemukan teks yang dicari dan menandainya. Microsoft Word akan menandai teks yang ditemukan dengan memberi highlight warna. Warna ini hanya tampil di layar saja, tidak akan muncul saat dokumen dicetak.

Cara:

1. Tekan tombol CTRL + F untuk membuka tab Find pada kotak dialog Find and Replace.

(41)

41

3. Kemudian klik tombol Reading Highlight, dan pilih Highlight All.

Microsoft Word akan memberitahu jumlah pencarian yang ditemukan dan di-highlight.

Hasilnya seperti gambar berikut ini. Semua teks yang ditemukan akan di-highlight.

4. Untuk menghilangkan highlight, klik lagi tombol Reading Highlight, dan kemudian klik Clear Highlighting.

6.2.2. Trik 2: Menemukan Teks di Header atau Footer Dokumen

Gunakan trik ini bila ingin menemukan teks atau karakter tertentu pada Header atau Footer dokumen.

Cara:

1. Tekan tomboll CTRL + F untuk membuka tab Find pada kotak dialog Find and Replace.

2. Ketik teks yang ingin ditemukan di kotak Find what.

(42)

6.2.3. Trik 3: Menggunakan Kode untuk Menemukan Teks, Angka, atau Karakter Tertentu

Kita dapat menggunakan kode pada kotak Find what untuk mencari teks, angka, atau karakter tertentu. Misalnya, ketik ^#^#^# untuk menemukan angka dengan 3 digit. Atau ketik s^$t untuk mencari teks yang terdiri dari 3 huruf, diawali dengan huruf s dan diakhiri dengan huruf t.

Cara:

1. Tekan tomboll CTRL + F untuk membuka tab Find pada kotak dialog Find and Replace.

2. Ketik kode di kotak Find what. Pada contoh di sini: ^#^#^# yang akan memberi hasil seperti berikut.

(43)

43

Catatan:

 Kode-kode yang lain dapat ditemukan dengan mengklik tombol Special di bagian Find. Klik tombol More >> bila Kita tidak melihatnya.

 Sebagian kode hanya dapat digunakan apabila Use wildcards pada Search Options diaktifkan atau sebaliknya.

6.2.4. Trik 4: Menemukan dan Mengganti Teks pada Dokumen

Trik ini berguna untuk mengganti teks secara cepat tanpa harus mengetiknya satu persatu. Pada contoh ini, kita akan mengganti tulisan ‘web’ dengan ‘website’.

Caranya:

1. Tekan tomboll CTRL + H untuk membuka tab Replace pada kotak dialog Find and Replace.

2. Ketik teks yang ingin diganti di kotak Find what, misalnya: web.

Tambahkan juga pengaturan berikut untuk menemukan teks yang lebih spesifik:

o Tekan tombol More >> untuk menampilkan Search Options.

o Centang kotak Find whole words only, untuk menemukan teks persis

seperti yang diketikkan pada kotak Find what tanpa membedakan huruf

besar atau huruf kecil. Pada contoh ini, yang akan dicari adalah teks ‘web’ dan ‘Web’.

o Centang kotak Match case juga, bila ingin membedakan teks yang huruf

besar dengan huruf kecil. Dalam contoh ini, hanya teks ‘web’ saja yang akan

(44)

3. Di kotak Replace with, ketik teks penggantinya, misalnya: website.

4. Selanjutnya, lakukan salah satu dari hal berikut ini:

o Klik Find Next, untuk berpindah ke teks berikutnya yang ditemukan. o Klik Replace, untuk mengganti teks yang ditemukan.

Cara ini berguna untuk mengganti teks satu persatu dan jumlah teks yang ingin diganti tidak banyak.

o Klik Replace All, untuk mengganti semua teks yang ditemukan tersebut.

Cara ini berguna untuk mengganti teks dalam jumlah banyak. Kekurangannya, bila pengaturannya tidak tepat, maka hasilnya bisa

berantakan. Misalnya, semua kata yang memiliki huruf ‘web’ seperti ‘website’ akan menjadi ‘websitesite’.

5. Seandainya terjadi kesalahan dalam mengganti teks, tekan CTRL + Z, untuk membatalkan perintah Replace atau Replace All.

Tip: Kosongkan kotak Replace with pada langkah 3 di atas, bila ingin menghapus teks yang ditemukan tersebut.

6.3. Cara Mudah dan Cepat Menghapus Hyperlink di Word 2007

Note: Tutorial ini akan membahas cara menghapus hyperlink yang sudah tersimpan dalam dokumen MS Word.

(45)

45

Remove Hyperlink. Namun bila hyperlink yang ingin dihapus adalah puluhan atau ratusan, maka cara ini sangat tidak disarankan.

Ada cara untuk menghapus seluruh hyperlink dengan mudah dan cepat walau hyperlink-nya berjumlah banyak.

Berikut disajikan 2 cara untuk menghapus hyperlink secara sekaligus.

6.3.1. Cara I: Menghapus Seluruh HYPERLINK Secara Sekaligus Tanpa Menghapus Teks

Cara ini sesuai untuk menghapus hyperlink tanpa menghilangkan teks yang berisi hyperlink tersebut.

Hal penting: Cara ini akan mengubah semua field menjadi teks biasa, tidak hanya hyperlink saja. Oleh karena itu, gunakan cara ini apabila hanya ada HYPERLINK field saja yang ada pada dokumen.

Contoh field yang lain adalah: field formula pada tabel, daftar isi (TOC), dan sebagainya.

Langkah-langkah:

1. Tekan tombol CTRL + A untuk memilih seluruh hyperlink.

2. Tekan tombol CTRL + SHIFT + F9 untuk menghapus semua hyperlink.

Setelah hyperlink dihapus, format teks (warna dan garis bawah) juga berubah.

6.3.2. Cara II: Menghapus Seluruh HYPERLINK Beserta Teks Secara Sekaligus

Cara ini sesuai untuk menghapus hyperlink beserta teksnya, misalnya: nomor halaman atau keterangan seperti back to top dan sebagainya.

Langkah-langkah:

(46)

2. Kemudian tekan tombol CTRL + H untuk menampilkan tab Replace pada kotak dialog Find and Replace.

3. Di kotak Find what: ketik ^d hyperlink (pastikan ada spasi antara ^d dan hyperlink).

4. Biarkan kotak Replace with: tetap kosong.

5. Kemudian klik Replace All untuk menghapus semua hyperlink.

(47)

47

VII. TABEL

7.1. Cara Membuat Tabel di Word 2007

Ada beberapa cara untuk membuat tabel di Word 2007:

 Menggunakan template

1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, arahkan ke Quick Tables, dan kemudian klik template yang diinginkan.

2. Ganti data pada template.

 Menggunakan menu Table

1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table.

2. Di bagian Insert Table, geser mouse untuk memilih jumlah baris dan kolom.

 Menggunakan perintah Insert Table

1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Insert Table untuk memunculkan kotak dialog.

2. Di bagian Table size, masukkan jumlah baris dan kolom.

3. Di bagian AutoFit behavior, buat pilihan untuk menyesuaikan ukuran tabel.

 Menggambar tabel

1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Draw Table. 2. Pointer akan berubah menjadi pensil.

3. Buat kotak persegi. Kemudian buat garis kolom dan baris di dalamnya.

4. Untuk menghapus garis, pada Table Tools, Design tab, Draw Borders grup, klik Eraser.

5. Klik garis yang ingin dihapus.

(48)

TABEL www.computer1001.com

7.1.1. Menambah Baris dan Kolom pada Tabel

Cara:

1. Klik pada sel yang ingin ditambahkan baris atau kolom.

2. Pada Table Tools, di Layout tab, Rows & Columns grup, pilih:

o Insert Above, untuk menyisipkan baris baru di sebelah atas sel. o Insert Below, untuk menyisipkan baris baru di sebelah bawah sel. o Insert Left, untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kiri sel. o Insert Right , untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kanan sel.

Tip: kita juga bisa menggunakan klik kanan pada sel untuk menampilkan pilihan di atas.

7.1.2. Menghapus Sel, Baris, Kolom atau Tabel Cara:

1. Pada Table Tools, di Layout tab, Rows & Columns grup, klik Delete.

2. Tentukan pilihan, apakah akan menghapus sel, kolom, baris atau tabel.

7.1.3. Menggabungkan dan Membagi Sel pada Tabel

7.1.3.1. Menggabungkan sel Cara:

1. Pilih sel-sel yang akan digabungkan.

2. Pada Table Tools, Layout tab, Merge grup, klik Merge Cells.

7.1.3.2. Membagi sel

Cara:

1. Klik sebuah atau beberapa sel yang akan dibagi.

(49)

49

4. Centang kotak merge cells before split, apabila sel yang ingin dibagi lebih dari satu.

Misalnya, ada 2 sel yang akan dibagi menjadi 4. Bila kotak ini dicentang maka sel akan digabung dahulu baru kemudian dibagi. Sebaliknya bila kotak ini tidak dicentang, maka masing-masing sel akan dibagi 4 sehingga jumlah sel baru adalah 8.

7.1.4. Cara Format Tabel

7.1.4.1. Menggunakan Table Styles Cara:

1. Klik tabel yang ingin diformat. 2. Pada Table Tools, klik Design tab.

3. Di Table Styles grup, tempatkan kursor di setiap style untuk melihat tampilan tabel.

4. Klik style yang ingin digunakan.

5. Di bagian Table Style Options grup, centang kotak elemen tabel yang ingin digunakan, seperti Header Row, Total Row, dan lain-lain.

7.1.4.2. Membuat dan Menghapus Garis Pembatas

o Membuat Garis Pembatas

1. Klik tabel atau bagian tabel yang ingin diberi garis pembatas. 2. Pada Table Tools, klik Design tab.

(50)

o Menghapus Garis Pembatas

1. Klik tabel atau bagian tabel yang ingin dihapus garis pembatasnya. 2. Pada Table Tools, klik Design tab.

3. Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan klik No Border untuk menghapus pembatas tabel.

4. Untuk menghapus bagian tertentu saja, klik tanda panah pada Borders, dan kemudian klik Borders and Shading. Pada Borders tab, di bagian preview, klik garis yang ingin dihilangkan.

7.1.5. Cara Mengatur Pemisahan Baris dalam Tabel

 Mencegah pemisahan isi baris dalam tabelMicrosoft Word akan secara otomatis memisahkan isi baris tabel yang panjang ke halaman berikutnya bila baris tersebut terletak di akhir halaman. Untuk membuat isi baris yang panjang ini tidak terpisah dan ditempatkan semuanya di halaman selanjutnya, gunakan cara berikut:

1. Klik pada tabel.

2. Pada Table Tools, klik Layout tab.

3. Di Table grup, klik Properties, dan pilih Row tab.

4. Hilangkan pilihan pada kotak Allow row to break across pages dan klik OK.

(51)

51

7.1.6. Membuat Table Heading Berulang pada Setiap Halaman

Cara:

1. Pilih baris heading (harus termasuk baris pertama pada tabel).

2. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows. Catatan: Table heading berulang hanya ada di print layout view atau ketika kita mencetak dokumen tersebut. Table heading berulang tidak akan muncul bila kita melakukan page break manual (CTRL + ENTER) dalam tabel.

3. Untuk menghilangkan table heading berulang: klik pada heading table di halaman pertama. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows.

7.1.7. Mengurutkan Data pada Tabel Cara:

1. Klik pada tabel.

2. Pada Table Tools, Layout tab, Data group, klik Sort.

3. Pada kotak dialog Sort, pilih kolom atau header kolom yang dijadikan sebagai dasar pengurutan.

7.1.8. Memberi Penomoran pada Sel di Tabel

Cara:

1. Pilih sel pada tabel yang akan diberi nomor.

Tip: Untuk memberi nomor pada setiap baris, klik pada kolom pertama.

2. Pada Home tab, Paragraph grup, klik Numbering.

7.1.9. Cara Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel dan Sebaliknya

 Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel

1. Masukkan tanda pemisah seperti koma dan tabs untuk menentukan dimana kumpulan teks ini akan dibagi menjadi kolom. Gunakan paragraf untuk menandai baris baru.

2. Pilih kumpulan teks yang akan diubah ke bentuk tabel.

(52)

3. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Convert Text to Table untuk menampilkan kotak dialog. Pengaturannya seperti di gambar berikut ini.

4. Klik OK dan kumpulan teks akan menjadi seperti gambar berikut ini.

 Mengubah Tabel Menjadi Kumpulan Teks

1. Pilih kumpulan baris atau tabel yang akan diubah menjadi paragraf. 2. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Convert to Text.

3. Di bagian Separate text at, pilih tanda pemisah kolom yang akan digunakan. Untuk baris akan dipisahkan menjadi paragraf.

7.2. Cara Mudah dan Cepat Memilih Kolom yang Panjang pada Tabel

Cara:

1. Klik salah satu sel pada kolom yang ingin dipilih. 2. Pada tab Table Tools, pilih Layout.

(53)

53

Tip:

1. Untuk memilih baris, klik salah satu sel pada baris yang ingin dipilih dan lanjutkan dengan memilih Select Row.

2. Bila kolom/baris yang ingin dipilih lebih dari satu (letak sel harus bersebelahan), misalnya 3, pilih sel dengan cara berikut:

o Kolom - pilih 3 sel pada salah satu baris. o Baris - pilih 3 sel pada salah satu kolom.

7.3. Cara Menggunakan Formula pada Tabel

Pada Microsoft Word kita dapat menggunakan formula pada tabel untuk membuat penjumlahan, mencari nilai rata-rata, maksimal, minimal dan sebagainya.

7.3.1. Cara Membaca Baris dan Kolom pada Tabel

Data pada tabel bisa terdiri dari angka dan teks, untuk itu kita perlu memahami cara membaca kolom dan baris pada tabel untuk mempermudah menggunakan formula.

 Setiap kotak pada tabel akan menjadi sel seperti pada lembar kerja Excel, yang merupakan gabungan dari baris (1,2, 3, dst) dan kolom (A, B, C, dst).

 Untuk kolom pertama (A) dan baris 1 disebut sel A1, kolom kedua (B) dan baris 2 disebut sel B2, dan seterusnya (lihat gambar).

(54)

7.3.2. Cara Menggunakan Formula pada Tabel

1. Misalnya kita akan melakukan penjumlahan.

2. Klik sel pada tabel yang ingin ditempatkan hasil penjumlahan. Contoh di sini pada sel C2 atau di A4 (lihat gambar).

3. Pada Table Tools, Layout tab, Data group, klik Formula.

4. Microsoft Word akan memberikan formula:

o =SUM(ABOVE) bila sel yang dipilih berada di bawah kolom angka. o =SUM(LEFT) bila sel yang dipilih berada di sebelah kanan baris angka.

5. Untuk mengatur format angka, pada Number Format, bila bentuk format yang diinginkan.

6. Tekan OK, bila sudah selesai.

7.3.3. Cara Melihat Tampilan Formula

(55)

55

2. Tekan kembali SHIFT+F9 untuk berpindah ke tampilan angka.

Tip: Kita juga bisa menggunakan cara klik kanan pada sel dan pilih Toggle Field Codes.

7.3.4. Cara Menggunakan Cell Reference

1. Tulisan LEFT atau ABOVE pada formula dapat diganti dengan cell reference (contoh: A1, A2, B1, dsb).

2. Misalnya kita ingin menjumlahkan sel A2 dengan sel B2. Formulanya adalah seperti berikut: =SUM(a2,b2).

3. Cara ini sangat bermanfaat untuk penjumlahan pada sel yang tidak berurutan ataupun terdapat teks di dekat sel sehingga dapat mengacaukan hasil formula apabila menggunakan LEFT atau ABOVE.

7.3.5. Cara Update Formula

Bila ada perubahan nilai pada tabel, klik kanan pada sel yang berisi formula yang akan di-update dan pilih Update Field.

7.3.6. Cara Mengganti Function pada Formula

1. Untuk mengganti function, misalnya dari SUM menjadi MAX, klik kanan pada sel yang akan diganti function-nya.

2. Pilih Edit Field.

3. Pada kotak dialog Field, klik Formula.

4. Pada kotak Formula, hapus function tersebut (tanda sama dengan (=) jangan dihapus).

(56)

(57)

57

VIII. MAIL MERGE

8.1. Cara Membuat Mail Merge di Word 2007

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

 Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

 Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.

Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:

 Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.

 Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.

 Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.

Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

(58)

MAIL MERGE www.computer1001.com

Tahap II Membuat Dokumen Master

2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.

Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.Dokumen ini jangan ditutup karena kita

akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan

Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen

Master

3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

4. Selanjutnya kita akan memilih data source.

5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog

8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

(59)

59

10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

Tip:

o Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama

dan sebagainya.

o Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:

1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.

2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.

o Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source

dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

11. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.

(60)

Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

12. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

o Print Documents, untuk mencetak surat.

Ada 3 pilihan:

1. All untuk mencetak semua surat.

2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.

3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

o Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke

dokumen baru.

Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu). Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

8.2. Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007

(61)

61

Seperti contoh gambar data Excel berikut ini.

Saat ditampilkan di dokumen utama mail merge, hasilnya menjadi seperti gambar berikut. Rp617.500,00 menjadi 617500, semua format berupa: pemisah angka ribuan dan desimal, simbol mata uang, dan persentase hilang.

Namun, tidak perlu khawatir. Ada cara mudah agar format angka di Excel tidak hilang saat ditampilkan dalam mail merge.

Berikut cara membuatnya:

1. Di dokumen utama atau Dokumen Master mail merge Word 2007, klik tombol

Microsoft Office Button .

2. Klik Word Options untuk membuka kotak dialog.

3. Klik Advanced dan di bagian General, centang kotak Confirm file format conversion on open.

(62)

5. Selanjutnya kita akan menggabungkan dokumen utama dengan data source di Excel.

6. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

7. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi file Excel pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik pada nama file Excel tersebut dan klik Open.

8. Word akan menampilkan kotak dialog Confirm Data Source. Centang kotak Show all sehingga tampilannya akan seperti ini.

9. Selanjutnya pilih MS Excel Worksheets via DDE (lihat contoh gambar di atas) dan klik OK.

10. Klik OK untuk menutup kotak dialog Named or cell range.

(63)

63

12. Taruh kursor di posisi untuk data source mail merge. Pada tutorial ini, kursor diletakkan di samping tulisan Angka A. Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Angka_A.

13. Lakukan juga hal yang sama pada Angka B dan Angka C. Sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

14. Klik tombol Preview Results.

Tampilan angka di dokumen utama mail merge Word 2007 akan seperti gambar berikut. Lengkap dengan format angkanya seperti di Excel.

8.3. Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word 2007

(64)

Cara pembuatan label ini dapat digunakan untuk membuat label alamat, kartu anggota, kartu ujian, dan sebagainya.

Berikut langkah-langkah untuk membuat label dengan mail merge.

Tahap I: Membuat Sumber Data di MS Excel

Langkah-langkah:

1. Buat data di lembar kerja Excel 2007 seperti contoh berikut ini.

2. Simpan dengan nama Data Label dan tutup dokumen Excel.

Tahap II: Membuat Label di MS Word

Langkah-langkah:

1. Buat dokumen baru (CTRL + N) di Word 2007.

2. Pada Mailings tab, klik Start Mail Merge (di Start Mail Merge grup), dan pilih Labels.

(65)

65

4. MS Word akan menempatkan label dalam bentuk tabel.

Tip: Jika ingin memberi kotak pada label (misalnya untuk membuat kartu anggota), klik tanda panah pada tabel. Kemudian pada TableTools, Design tab, Table Styles grup, klik Borders dan pilih All Borders.

5. Selanjutnya kita akan mengambil data Excel yang dibuat pada Tahap I di atas. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Label) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

(66)

8. Tampilan dokumen akan seperti gambar berikut ini. Semua label akan memiliki tulisan Next Record (kecuali pada label yang pertama).

9. Selanjutnya kita akan menempatkan data pada label. Klik pada label pertama.

10. Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.

(67)

67

Tip:

o Pada langkah ini kita bisa mengatur ukuran dan jenis font untuk label. o Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:

1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List. 2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar

seperti contoh di bawah ini.

o Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data

Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

12. Setelah selesai pada label pertama, selanjutnya kita akan menyisipkan data pada label yang lain. Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Update Labels.

(68)

14. Untuk melihat hasinya, klik tombol Preview Results. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan pada label pertama. Akhiri dengan meng-update seluruh label (Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Update Labels).

15. Langkah terakhir adalah mencetak atau menyimpan label. Klik tombol Finish & Merge dan pilih:

o Print Documents, untuk mencetak label.

Ada 3 pilihan:

1. All untuk mencetak semua label.

2. Current record untuk mencetak label pada halaman yang aktif. 3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak label

yang dipilih saja.

o Edit Individual Documents, untuk menyimpan label pada dokumen baru.

(69)

69

IX. 7 Trik Mencetak Dokumen di Word 2007

9.1. Mencetak Beberapa Dokumen Sekaligus

Saat menggunakan Microsoft Word, kita dapat mencetak dokumen Word yang lain tanpa harus membuka dokumen-dokumen tersebut.

Cara:

1. Di program Microsoft Word, tekan CTRL + O untuk membuka kotak dialog Open.

2. Buka folder yang berisi kumpulan dokumen yang akan dicetak.

3. Pilih dokumen yang akan dicetak. Gunakan tombol SHIFT (untuk memilih dokumen yang letaknya berurutan) atau tombol CTRL (untuk memilih dokumen yang letaknya tidak berurutan).

4. Klik Tools dan pilih Print.

9.2. Mencetak Halaman atau Section Tertentu

Cara:

1. Tekan CTRL + P untuk membuka kotak dialog Print.

2. Di bagian Page range, klik Pages.

3. Di kotak Pages, isi seperti berikut:

o Mencetak Halaman yang Tidak Berurutan.

Contoh: untuk mencetak halaman 2,4,5,6, dan 9, ketik 2,4-6,9.

o Mencetak Section Tertentu.

Contoh: untuk mencetak seluruh halaman di section 2, ketik s2.

o _{Mencetak Beberapa Section yang Tidak Berurutan.}

(70)

7 Trik Mencetak Dokumen di Word 2007 www.computer1001.com

o Mencetak Halaman Tertentu Dalam Section.

Contoh: untuk mencetak halaman 4,5,6 di section 2, ketik p4s2-p6s2.

o Mencetak Halaman Tertentu pada Section yang Berbeda.

Contoh: untuk mencetak halaman 3 pada section 2 sampai dengan halaman 15 pada section 4, ketik p3s2-p15s4.

4. Klik OK untuk mencetak.

9.3. Mencetak Teks atau Obyek yang Dipilih Saja Cara:

1. Misalnya Kita hanya ingin mencetak gambar atau paragraf tertentu saja dalam dokumen. Pilih gambar atau paragraf yang akan dicetak.

3. Di bagian Page range, klik Selection.

9.4. Mencetak Halaman Ganjil Dan Genap

Cara:

2. Di bagian Print, pilih:

o Odd pages, untuk mencetak halaman ganjil. o Even pages, untuk mencetak halaman genap.

9.5. Mencetak Lebih Dari Satu Salinan (Copy)

Cara:

(71)

71

7 Trik Mencetak Dokumen di Word 2007 www.computer1001.com

3. Pilih:

o Centang kotak Collate bila kita ingin setiap salinan dicetak lengkap (mulai dari

halaman 1 sampai terakhir), baru kemudian dilanjutkan ke salinan berikutnya.

o Kosongkan kotak Collate bila kita ingin mencetak seluruh halaman pertama,

baru kemudian dilanjutkan ke halaman berikutnya.

9.6. Mencetak Lebih Dari Satu Halaman Dalam Satu Lembar Kertas

Cara:

2. Di bagian Zoom, isi jumlah halaman pada kotak Pages per sheet. Misalnya, untuk

mencetak empat halaman dalam satu lembar kertas, pilih 4 pages.

9.7. Menyembunyikan Obyek Saat Mencetak Dokumen

Saat mencetak dokumen, kita mungkin hanya ingin mencetak teks saja tanpa menyertakan obyek yang dibuat di Word, seperti text box, shape, SmartArt, dan chart.

Cara mengaturnya:

1. Klik Microsoft Office Button dan pilih Word Options.

2. Klik Diplay.

3. Di bagian Printing options, kosongkan kotak Print drawings created in Word.