BAB 4
REKOMENDASI ANALISIS DAN RANCANGAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
4.1. Proses Strategi SI / TI
Berdasarkan analisis yang dilakukan dalam mengidentifikasi lingkungan SI / TI dalam perusahaan, didapatkan hasil bahwa aplikasi yang telah ada harus dikembangkan yang berarti tetap akan digunakan namun memerlukan perkembangan lebih agar dapat mendukung proses bisnis perusahaan dengan lebih maksimal. Perkembangan yang diharapkan adalah lebih user friendly dan lebih real time dan memberikan dampak untuk meningkatkan kinerja dalam penggunaannya, dengan penggunaan aplikasi dengan maksimal dapat mengakibatkan dampak positif bagi setiap divisi perusahaan yang membutuhkan aplikasi dalam membantu proses kerjanya sehingga lebih terkontrol dan meminimalisir human error. Sehingga dapat disimpulkan bahwa dalam proses strategi SI / TI dalam perusahaan dilakukan pemanfaatan pemakaian system yang sudah ada.
Serta untuk usulan strategi sistem dan teknologi informasi diusulkan beberapa usulan yang mencakup :
1. Update Strategic Goal & Initiative 2. Improved Business Product Service 3. Enchaced Data and Information Flows
5. Optimized Networks and Infrastructure
Perubahan serta peningkatan strategi system dan teknologi informasi di lihat berdasarkan analisis yang telah dilakukan dari proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Exertainment Indonesia saat ini sehingga dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan yang berjalan dengan lebih maksimal.
4.2 Strategi Bisnis Perusahaan
4.2.1. Update Goals and Initiative
Rencana strategis kebijakan tingkat tinggi dan perencanaan dokumen mengenai perusahaan untuk dokumen arah, strategi kompetitif, tujuan yang paling penting dan memungkinkan program – program dan project (inisiatif strategi). Rencana strategis mencakup periode masa depan, biasanya 3 tahun ke depan.
4.2.1.1. Penyelarasan Visi dan Misi
Perusahaan memiliki visi misi bisnis dan IT yang sedang berjalan tetapi untuk dapat meningkatkan kinerja maka diusulkan visi misi bisnis dan IT seperti terlihat pada table 4.1 berikut :
Tabel 4.1 Penyelarasan visi misi perusahaan dengan visi misi usulan
Visi Perusahaan
Menjadi salah satu perusahaan pusat
Visi Usulan
Menjadi perusahaan pusat kebugaran yang terbaik
kebugaran terbaik di Indonesia yang memberikan keuntungan dan pelayanan maksimum kepada PT. Exertainment Indonesia, investor, pemerintah, pemasok (supplier) dan masyarakat.
yang go publik dengan memberikan keuntungan dan pelayanan maksimum kepada PT. Exertainment Indonesia, investor, pemerintah, pemasok (Supplier) dan masyarakat. Misi Perusahaan Menjadi unggulan dibidang pengembang dan pengelola hiburan khususnya pusat kebugaran dengan dilengkapi fasilitas dan pelayanan yang terbaik. Menciptakan sinergi
yang maksimal diantara sektor bisnis perusahaan terutama bisnis pusat kebugaran.
Misi Usulan
Menjadi pusat kebugaran unggulan dengan fasilitas dan pelayanan yang terbaik.
Menciptakan kesadaran masyarakat akan pentingnya olahraga dalam kehidupan sehari – hari.
Mengedukasi masyarakat bahwa olahraga fitness
Menciptakan kesadaran kepada masyarakat akan pentingnya olahraga dalam kehidupan sehari - hari.
Mengedukasi masyarakat bahwa olahraga fitness adalah olahraga yang
menyenangkan dan menyehatkan.
adalah olahraga yang menyenangkan dan menyehatkan.
Visi IT
Mendukung kegiatan – kegiatan usaha atau operasional perusahaan. Mendukung pengambilan keputusan manajemen perusahaan. Visi IT usulan Mendukung segala kegiatan bisnis menjadi realtime dan akurat.
Misi IT Mensosialisasikan serta memonitoring pelaksanaan system Misi IT usulan Meningkatkan kualitas dalam pengelolaan jaringan IT.
system baru tersebut secara terus menerus.
Mengembangkan inovasi IT sesuai dengan
perkembangan teknologi terkini.
Ket : visi misi perusahaan.
visi misi usulan.
4.2.1.2. Penyelarasan Strategi
Perusahaan memiliki strategi yang sedang berjalan namun untuk dapat meningkatkan kinerja maka diusulkan strategi usulan. Seperti terlihat pada table 4.2 berikut :
Tabel 4.2 Penyelarasan strategi perusahaan dengan strategi usulan
Strategi Perusahaan Differentiation Strategy
Image differentiation
Product Differentiation
Penetration Strategy
Melakukan kerjasama dengan produk kesehatan
Strategi Usulan
Memberikan pelayanan terbaik kepada member dengan
memanfaatkan dukungan SI/TI yang ada di perusahaan.
Memanfaatkan Sistem Informasi agar data pelanggan/member
Memberikan paket trial
Strategi Mempertahankan Member Menyediakan website khusus
untuk pelanggan / member. Memberikan free basic trainer
terintegrasi dengan baik dan member dapat mencapai goal yang di inginkan.
Meningkatkan kinerja karyawan. Menerapkan Free Trial Hours di celebrity fitness untuk menjaga kenyamanan member di klub.
• Mengembangkan
web celebrity fitness untuk pengajuan klaim.
Ket : visi misi perusahaan.
visi misi usulan.
4.2.1.3. SWOT Analysis
Dalam analisis SWOT dilakukan perbandingan antara berbagai faktor- faktor yang ada seperti peluang dan ancaman serta kekuatan dan kelemahan perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui strategi – trategi penting yang harus dilakukan untuk dapat mendukung proses bisnis.
Berikut ini adalah identifikasi SWOT pada PT. Exertainment Indonesia:
Strength ( Kekuatan )
- Jaringan distribusi luas
Celebrity Fitness terus menambah jumlah cabang yaitu pada tahun
2008 Celebrity Fitness akan menambah tiga cabang lagi di Jakarta, saat ini memiliki 27 klub di 3 negara berbeda, dan Celebrity Fitness telah menerima 11.000 anggota.
- Five Stars Fitness
Pada tahun 2011 Celebrity Fitness mendapat gelar Five Stars Fitness (Best Value, Best Event, Best Instructor, Best Location, Best Class).
Celebrity Fitness telah menerima banyak penghargaan dan pujian,
memenangkan Top Brand (terbaik kebugaran kategori merek) pada tahun 2009 dan 2010; Kesehatan Majalah Pria Terbaik Gym Penghargaan Secara keseluruhan 2011. Merek Top dipilih melalui survei yang dilakukan oleh Frontier Consulting Group di 6 kota besar yang melibatkan 3.900 responden. Ini berarti, bahwa Celebrity Fitness lebih unggul di antara pesaing utama di Indonesia.
- Program Eksperiental Marketing
Langkah ini tergolong cukup berani yaitu Celebrity Fitness memberikan program trial secara gratis selama 14 hari atau 2 minggu kepada calon member untuk mencoba dan merasakan kegiatan berolah raga di Celebrity Fitness. Pemberian paket trial gratis tersebut
memberikan paket trial gratis sebanyak 14 hari kalender kepada calon member yang ingin betul – betul mencoba dan merasakan kegiatan berolahraga di Celebrity Fitness. Pemberian paket trial secara gratis ini merupakan pengalaman pertama di dunia pusat kebugaran, karena pada saat itu belum ada yang berani dan melakukan pemberian paket trial gratis tersebut.namun berbeda sekali dengan kebugaran lain seperti Fitness First hanya member program trial tiga hari.
- Menggunakan Instruktur Asing
Salah satu keunggulan dari Celebrity Fitness adalah mereka satu-satunya pusat kebugaran yang menggunakan instruktur asing bagi kelas kebugaran yang ada di club.
- Konsep yang Ditawarkan Unik
Keunikan dari konsep yang diterapkan oleh Celebrity Fitness dan tidak dimiliki oleh tempat kebugaran lain adalah Celebrity Fitness mempunyai kelas Les Mill seperti Body Combat, Body Pump, RPM, Yoga-Basic, Power Yoga, Jazz Yoga, Stretch, Taichi, Street Jam, Latin Salsa Mix, Grooven Style, Ballet, ABT, Ultimate Abs, Celebrity Fitness Sculpt, Core EX, Step Intro, Step Athletic, Fun Step, Fat Burner Aerobics dan Energy Aerobics. Kelas Les Mill itu sendiri setiap 3 bulan sekali mereka selalu memperbarui gerakan –gerekannya agar member merasa tidak bosan dengan yang diberikan oleh Celebrity Fitness. Sumber Daya
Weakness (Kelemahan)
- Banyaknya pengajuan klaim
Banyaknya member yang klaim dengan ketidakpuasan peraturan dan prosedur perusahaan, contohnya cuti, berhenti menjadi member dimana member dikenakan biaya cuti dan biaya administrasi pemberhentian sebesar Rp.500.000 sehingga member merasa dirugikan.
- Data member belum terintegrasi dengan baik
Pelanggan dapat memanipulasi data diri ( nomor telepon) untuk menjadi member baru untuk mendapatkan free trial dan memakai fasilitas secara free tanpa harus join menjadi member di club yang bisa merugikan perusahaan.
- Kurangnya keamanan locker
Celebrity Fitness tidak menyediakan kunci locker dan diharapkan
member membawa gembok masing – masing, tetapi cara itu tidak
begitu efektif karena masih banyak kehilangan barang pribadi member yang terjadi.
- Jam pemakaian fasilitas free trial
Kebanyakan member sering mengeluh karena keramaian club yang biasanya dipenuhi oleh non member / pengguna free trial yang memakai fasilitas club, sehingga menimbulkan ketidaknyamanan bagi member untuk berolah raga.
- Data kesehatan member masih disimpan secara manual dalam bentuk form oleh Personal trainer.
Personal trainer belum memiliki database membernya khusus untuk
menyimpan data kesehatan, tujuan dan kebutuhan member dalam pencapaian berolahraga, dan masih disimpan secara manual berupa form sehingga dapat mengakibatkan penggandaan data serta
menyebabkan kehilangannya data kesehatan masing- masing member ditangani.
Opportunity ( Peluang)
- Life style
Manfaat fitness adalah untuk menjaga kesehatan tubuh dan di jaman sekarang ini fitness sudah menjadi suatu gaya hidup (life style) sehingga banyak orang menjaga kesehatannya hanya untuk mendapatkan penampilan menarik.
- Budaya hidup sehat
Masyarakat saat ini mulai menerapkan budaya hidup sehat, dan penting nya olah raga bagi tubuh dengan menerapkan program budaya sehat sehingga tingkat kesehatan dalam diri menjadi maksimal.
- Menjangkau dari berbagai kalangan
Celebrity fitness berupaya menarik pelanggan dari berbagai kalangan
dengan melihat kondisi pasar yang belum dilihat oleh perusahaan competitor lain, sehingga celebrity fitness mengoperasikan tiga merek gym yang berbeda yaitu celebrity fitness Express ( harganya lebih murah bertujuan untuk bisa menjangkau kalangan menengah ke bawah dan kalangan mahasiswa), celebrity fitness regular ( standar, untuk
menjangkau pelangan menengah keatas ), celebrity fitness VIP( executive, memiliki harga yang relatif mahal untuk menjangkau pelanggan yang loyal dan high class).
- Banyaknya daerah belum dijangkau Celebrity Fitness
Pada saat ini Celebrity Fitness hanya memiliki cabang yang berada di Indonesia bagian barat, Sehingga daerah Indonesia bagian timur belum dijangkau oleh Celebrity Fitness.
Threat (Ancaman)
- Banyak pemain baru dalam industri yang sejenis bermunculan
Banyak pemain baru dalam industri yang sejenis memainkan kekuatan pasar yang sebelumnya dipimpin oleh Celebrity Fitness. Fitness First dan Gold’s Gym dapat disebut saingan terberat Celebrity Fitness. Hal ini disebabkan gencarnya pembangunan Fitness First dan Gold’s Gym yang juga memanfaatkan lokasi keramaian pusat perbelanjaan sebagai tempat cabang kebugaran yang menyajikan suasana yang modern dan didukung berbagai alat fitness baru dengan harga yang bersaing dengan Celebrity fitness.
- Krisis ekonomi
Dengan adanya krisis ekonomi dapat memperlambat pertumbuhan tempat usaha pusat kebugaran.
- Low cost health
Pola pikir masyarakat akan hidup sehat itu sebenarnya tidak perlu mengeluarkan biaya yang besar dan tidak perlu mahal-mahal masuk
ketempat fitness untuk olahraga dan hidup sehat sehingga masyarakat menggantinya dengan menyediakan alat-alat olahraga dirumah.
- Tenaga kerja yang berkualitas di rekrut perusahaan pesaing
Tenaga kerja yang berkualitas yang dimiliki oleh Celebrity Fitness di rekrut perusahaan pesaing dengan cara memberikan jabatan yang lebih tinggi dari posisi sebelumnya, sehingga tenaga kerja yang dimiliki Celebrity Fitness pindah ke perusahaan pesaing dengan membawa ide,
strategi dan data internal perusahaan. Hal ini menyebabkan data internal perusahaan di ambil oleh perusahaan pesaing.
Berdasarkan Gambar 3.1 Diagram SWOT pada PT. Exertainment Indonesia, maka telah ditetapkan bahwa perusahaan ini termasuk ke dalam Strategi SO ( Strenght, Opportunities). Sehingga dibuatnya Strategi SO seperti dijabarkan didalam table 4.3.
Tabel 4.3 Penyelarasan Strategi SO dengan Strategi Bisnis dan Strategi SI/TI
Analisis Strategi SI / TI Strenght Strategi SO S W O T
-Jaringan distribusi luas -Five Stars Fitness -Program Eksperiental Marketing
-Menggunakan Instruktur Asing
-Konsep yang ditawarkan unik
Opportunities -Lifestyle
-Budaya hidup sehat -Menjangkau dari berbagai kalangan -Banyak daerah belum dijangkau Celebrity Fitness
- Mengembangkan program Celebrity Fitness
Information System agar mencegah manipulasi data member.
- Mengusulkan personal trainer information system untuk menyimpan data kesehatan member. - Mengusulkan Customer
Relationship Management untuk meningkatkan loyalitas pelanggan kepada perusahaan
-free trial hours agar menjaga kenyamanan jam latihan member. - Celebrity Fitness Information System - Personal trainer information system - (CRM) Customer Relationship Management
4.2.1.4. Rekomendasi CONOPS Scenario
Proses bisnis PT. Exertainment Indonesia adalah sebagai berikut : a. Pendaftaran member
PT. Exertainment Indonesia memiliki proses bisnis yang mudah untuk mendaftarkan calon member baru di Celebrity Fitness dengan cara menawarkan langsung, menelpon calon member yang dilihat dari database yang ada di club, dan dengan berbagai promo yang bisa
memikat calon member, detail proses bisnis dari pendaftaran member :
1. Calon member datang ke club dan menemui Bagian Marketing. Kemudian Bagian Marketing akan menawarkan produk – produk yang ada di club dengan cara melakukan interview kepada calon member serta meyakinkan calon member akan pentingnya olahraga dalam kehidupan yang sudah menjadi lifestyle.
2. Selanjutnya marketing akan membawa Form CFP yang kemudian akan diisi oleh calon member dan data calon member akan dimasukkan kedalam Celebrity Fitness Information system
3. Setelah pengisian CFP selesai marketing akan mengecek calon member dengan melakukan BCA yaitu proses pengecekan kesehatan tinggi, berat, dan lemak calon member yang hasilnya akan segera diketahui dengan tercetaknya struk dari alat tersebut.
4. Selanjutnya marketing akan memberikan daftar harga celebrity fitness kepada calon member sesuai dengan produk yang dipilih.
5. Jika calon member tidak berminat dan tidak menyetujui untuk menjadi member di club, Bagian Marketing akan mencoba menawarkan keanggotaan free trial selama 7 – 14 hari dan memberikan 10 free trial kepada calon member jika ingin membawa teman atau saudara untuk mencoba olahraga di klub.
6. Setelah member tertarik untuk menjadi keanggotaan free trial, costumer service akan membuat form keanggotan free trial dengan
memasukan data calon member tersebut kedalam celebrity fitness information system untuk disimpan dan di cetak yang kemudian akan di berikan kepada calon member
7. Selanjutnya team leader marketing akan mengecek atau verifikasi calon member yang mendapat keanggotaan free trial di celebrity fitness information system.
8. Selanjutnya Team leader akan mencoba meyakinkan kembali calon member untuk join di club dengan memberikan harga promosi serta promo-promo yang ada di club ke calon member.
9. Setelah Team leader berhasil menarik calon member untuk join di club, maka proses selanjutnya adalah calon member memberikan buku tabungan atau kartu kredit ke bagian marketing untuk melakukan pembayaran.
10. Buku tabungan atau kartu kredit yang diperoleh marketing akan diberikan kepada Customer Service untuk di proses.
analisis oleh personal trainer (jika member membeli personal trainer) selama member fitness di celebrity fitness
12. Customer Service akan membuat surat perjanjian sebanyak 2 rangkap yang harus ditanda tangani Bagian Marketing, Surat perjanjian rangkap 1 disimpan sebagai arsip oleh Bagian Marketing 13. Kemudian Customer Service akan memberikan Surat perjanjian
rangkap ke 2 nya ke member dan menjelaskan peraturan apa yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan didalam klub serta biaya cancel yang berlaku di dalam klub.
b. Penagihan pembayaran
1. System akan mengecek data member dari database member, untuk mengetahui tagihan pembayaran member.
2. System akan menarik pembayaran member melalui autodebet. 3. Setelah penarikan selesai system akan menerima penarikan
pembayaran member yang dilakukan secara autodebet.
4. Kemudian sistem akan mengirimkan laporan keuangan ke Kantor pusat dan diterima oleh bagian keuangan yaitu pembayaran autodebet yang sukses atau tidak.
5. Untuk pembayaran member yang sukses kantor pusat akan mengirimkan invoice kepada bank tersebut.
6. Setelah invoice diterima Bank maka kantor pusat akan menerima laporan keuangan oleh bank setiap bulan
7. Namun, jika penarikan pembayaran member gagal dalam autodebet maka kantor pusat akan mengirimkan laporan tagihan ke bagian Customer service
8. Setelah itu customer service akan melakukan tagihan pembayaran langsung kepada member.
9. Member akan melakukan pembayaran tagihan langsung kepada bagian customer service di klub.
c. Pengajuan klaim
1. Member yang ingin melakukan klaim dapat mengakses website celebrity fitness.
2. Selanjutnya member akan mengisi klaim pada menu Celebrity Talk dengan memilih klaim yang diinginkan yaitu pertama member
dapat mengambil cuti yang akan dikenai biaya Rp.100.000,-/bulan, kedua member dapat melakukan penghentian untuk menjadi member yang akan dikenakan biaya Rp. 500.000,-/bulan apabila member berhenti kurang dari setahun, ketiga member dapat melakukan klaim loker dan juga lain-lain.
3. Hasil dari webstie tersebut akan disiempan dalam database web 4. Setelah itu customer service akan mengecek system setiap hari
untuk mengetahui member yang melakukan klaim 5. Sistem akan mengambil data pada database web
diberikan oleh bagian customer service online akan terkirim kepada member melaui e-mail dan sms.
4.2.1.5. Rekomendasi CONOD 1. Pendaftaran Member
Gambar 4.1 CONOD Pendaftaran Member pada Celebrity Fitness (penjelesan dari gambar tersebut telah dijelaskan pada CONOPS Pendaftaran
2. Penagihan Pembayaran
Gambar 4.2 CONOD Penagihan Pembayaran pada Celebrity Fitness (penjelesan dari Gambar tersebut telah dijelaskan pada CONOPS Penagihan
3. Pengajuan Klaim
Gambar 4.3 CONOD pengajuan klaim pada Celebrity Fitness
4.2.1.6. Balance Score Card
Tabel 4.4 Balance ScoreCard pada PT. Exertainment Indonesia Strategy Maps
Financial
Customer
Internal Proses Bisnis
Learning and Growth
Meningkatkan laba perusahaan Memberikan kepuasan pelayanan pada proses pendaftaran Menjalin kerjasama pada setiap departemen
untuk meningkatkan kinerja Meningkatkan ketrampilan personal trainner Menciptakan marketing yang lebih edukatif Meningkatkan ketrampilan customer service Mempermudah member dalam melakukan klaim dengan menggunakan
website
Membuat Sistem Informasi data pelanggan yang terintegrasi dengan baik Meningkatkan
keberhasilan member dalam mencapai target
4.2.2. Improved Business Product and Services 4.2.2.1. Business Plan
4.2.2.1.1. Business Overview 1. Business Overview
a. Pendaftaran Member :
Dalam bisnis proses ini diusulkan perubahan terhadap proses pendaftaran member. Dikarenakan dalam proses ini diusulkan perubahan terhadap sistem yang digunakan.
1. Calon member datang ke klub dan menemui bagian marketing, kemudian bagian marketing akan menawarkan produk – produk dengan cara melakukan interview terhadap calon member.
2. Marketing akan membawa form CFP ke calon member untuk di isi oleh calon member dan data calon member akan dimasukkan kedalam Celebrity Fitness Information system.
3. Setelah pengisian form CFP selesai, marketing akan melakukan pengecekan kesehatan, tinggi, berat, dan lemak calon member dengan alat BCA yang hasilnya akan langsung diketahui dengan tercetaknya struk BCA.
4. Marketing memberikan daftar harga yang ada di Celebrity Fitness ke calon member sesuai dengan produk yang ingin dipilih.
5. Jika calon member tidak berminat untuk menjadi member di klub, marketing akan mencoba menariknya dengan memberikan keanggotaan free trial 7-14 hari.
6. Setelah member tertarik untuk mencoba free trial, maka costumer service akan membuat form keanggotaan free trial dari celebrity fitness information system untuk disimpan dan di cetak yang kemudian akan di berikan kepada calon member
7. Team leader akan mengecek atau verifikasi calon member yang mendapat keanggotan free trial.
8. Team leader mencoba meyakinkan kembali calon member untuk join di klub dengan menawarkan harga promo serta promo – promo yang ada di klub. 9. Calon member memberikan buku tabungan atau
kartu kredit nya ke bagian marketing untuk melakukan pembayaran.
10. Marketing akan memberikan buku tabungan atau kartu kredit member tersebut ke Costumer service untuk di proses.
11. Marketing menginput hasil struk BCA member kedalam Personal trainer information system untuk di analisis oleh personal trainer (jika member membeli personal trainer) selama member fitness di celebrity fitness.
12. Customer Service membuat surat perjanjian sebanyak 2 rangkap yang harus ditanda tangani Bagian Marketing, Surat perjanjian rangkap 1 disimpan sebagai arsip oleh Bagian Marketing
13. Kemudian Customer Service akan memberikan Surat perjanjian rangkap ke 2 nya ke member serta menjelaskan peraturan – peraturan yang ada di klub serta biaya cancel yang berlaku di dalam klub.
b. Penagihan pembayaran
1. System mengecek data member dari database member, untuk mengetahui tagihan pembayaran member.
2. System akan menarik pembayaran member melalui autodebet.
3. Setelah itu system akan menerima penarikan pembayaran member yang dilakukan secara autodebet.
4. Kemudian sistem akan mengirimkan laporan keuangan pembayaran autodebet yang sukses atau tidak ke Kantor pusat dan diterima oleh bagian keuangan.
5. Untuk pembayaran member yang sukses kantor pusat akan mengirimkan invoice kepada bank tersebut.
6. Setelah invoice diterima Bank maka kantor pusat akan menerima laporan keuangan oleh bank setiap bulannya.
7. Namun, jika penarikan pembayaran member gagal dalam autodebet maka kantor pusat akan mengirimkan laporan tagihan ke bagian Customer service
8. Setelah itu customer service akan melakukan tagihan pembayaran langsung kepada member. 9. Member akan melakukan pembayaran tagihan
kepada bagian customer service
c. Pengajuan Klaim
1. Member yang ingin melakukan klaim dapat mengakses website celebrity fitness. Member dapat memilih klaim yang diinginkan yang pertama member dapat mengambil cuti yang akan dikenai
biaya Rp.100.000,-/bulan dan yang kedua member dapat melakukan penghentian untuk menjadi member.
2. Selanjutnya member akan mengisi klaim pada kolom pengisian klaim pada website celebrity fitness
3. Hasil dari webstie tersebut akan disiempan dalam database web
4. Setelah itu customer service akan mengecek system setiap hari untuk mengetahui member yang melakukan klaim
5. system akan mengambil data pada database web. 6. customer service akan melakukan cuti member dan
4.2.2.1.2. Organizational Structure
Gambar 4.4 Rekomendasi Struktur Organisasi PT. Exertainment Indonesia
Rekomendasi Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : 1. Costumer Service
Membuat agreemant perjanjian
Menginput pembayaran harian yang terjadi di dalam klub
Mencetak form CFP (Celebrtiy fitness profile), mencetak keanggotaan free trial, juga bukti pembayaran, dan mencetak semua transaksi yg terjadi di klub.
2. Costumer Service Online
Mengakses sistem di website Celebrity Fitness setiap waktu (24 jam) Menangani member yang melakukan klaim di website Celebrtity Fitness Memberikan hasil permohonan klaim member
Memberikan laporan klaim
Mengupdate website Celebrity Fitness (iklan, promo, jadwal kelas, berita, dll)
4.2.2.1.3. Rekomendasi Kualifikasi
Kegiatan operasional perusahaan yang baik tidak hanya didukung oleh fasilitas maupun teknologi yang selalu up to date, tetapi juga harus dilengkapi dengan sumber daya manusia yang berkualitas. Berikut adalah rekomendasi kualifikasi personil :
− Customer Service
- Pria/wanita
- Usia maksimal 27 tahun
- Lulusan S1 jurusan ekonomi ( klaim) dan administrasi (costumer service) dengan ipk minimal 3,00
− Customer Service Online
- Pria/wanita
- Usia maksimal 27 tahun
- Lulusan S1 jurusan ilmu Komputer dan administrasi dengan ipk minimal 3,00
4.2.2.1.4. Rekomendasi Perubahan Nama Jabatan
Setelah adanya rekomendasi struktur organisasi PT. Exertainment Indonesia maka merubah beberapa nama jabatan yang sudah ada sebelumnya diperusahaan. Pada tabel 4.5 telah terjabarkan nama-nama jabatan yang lama dan nama-nama jabatan yang baru.
Tabel 4.5 Rekomendasi Penambahan Jabatan PT. Exertainment Indonesia
Jabatan Baru Costumer Service Online
Tabel 4.6 Rekomendasi Swin Lane Process Diagram PT. Exertainment Indonesia
Dari tabel 4.6 dapat diberikan penjelasan sebagai berikut : 1. Bagian Marketing Melakukan Interview kepada calon member.
2. Kemudian bagian marketing akan menawarkan produk – produk yang ada di Celebrity Fitness dan selanjutknya Marketing akan membawa form CFP ke calon member untuk di isi oleh calon member dan data calon member akan dimasukkan kedalam Celebrity Fitness Information system.
3. Setelah pengisian form CFP selesai, marketing akan melakukan pengecekan kesehatan, tinggi, berat, dan lemak calon member dengan alat BCA yang hasilnya akan langsung diketahui dengan tercetaknya struk BCA.
4. Marketing memberikan daftar harga yang ada di Celebrity Fitness ke calon member sesuai dengan produk yang ingin dipilih.
5. Jika calon member tidak berminat, maka marketing akan mencoba menariknya dengan memberikan keanggotaan free trial 7-14 hari.
6. Setelah member tertarik untuk mencoba free trial, maka costumer service akan membuat form keanggotaan free trial dari celebrity fitness information system untuk disimpan dan di cetak yang kemudian akan di berikan kepada calon member
7. Selannjutnya Team leader akan mengecek atau verifikasi calon member yang mendapat keanggotan free trial.
8. Team leader mencoba meyakinkan kembali calon member untuk join di klub
dengan menawarkan harga promo serta promo – promo yang ada di klub.
9. Jika calon member berminat, maka bagian marketing akan meminta buku tabungan atau kartu kredit untuk transaksi pembayaran
10. Marketing akan memberikan buku tabungan atau kartu kredit member tersebut ke Costumer service untuk di proses. Selanjutnya Marketing menginput hasil struk BCA member kedalam Personal trainer information system untuk di analisis oleh personal trainer (jika member membeli personal trainer) selama member fitness di celebrity fitness.
11. Customer Service membuat surat perjanjian sebanyak 2 rangkap yang harus ditanda tangani Bagian Marketing, Surat perjanjian rangkap 1 disimpan sebagai arsip oleh Bagian Marketing dan Customer Service akan memberikan Surat perjanjian rangkap ke 2 nya ke member serta menjelaskan peraturan – peraturan yang ada di klub serta biaya cancel yang berlaku di dalam klub
12. System mengecek data member dari database member, untuk mengetahui tagihan pembayaran member. System akan menarik pembayaran member melalui autodebet. Setelah itu system akan menerima penarikan pembayaran member yang dilakukan secara autodebet.
13. Kemudian sistem akan mengirimkan laporan keuangan pembayaran autodebet yang sukses atau tidak ke Kantor pusat dan diterima oleh bagian keuangan.
14. Jika penarikan berhasil, kantor pusat akan mengirimkan invoice kepada bank tersebut.
15. Setelah invoice diterima Bank maka kantor pusat akan menerima laporan keuangan oleh bank setiap bulannya.
16. Namun, jika penarikan pembayaran member gagal dalam autodebet maka kantor pusat akan mengirimkan laporan tagihan ke bagian
Customer service.
17. Setelah itu customer service akan melakukan tagihan pembayaran langsung kepada member. Member akan melakukan pembayaran tagihan kepada bagian customer service
18. customer service akan mengecek system setiap hari untuk mengetahui member yang melakukan klaim
19. system akan mengambil data pada database web. selanjutnya customer service akan menjawab permohonan atau pengajuan klaim dari member dan system akan mengirimkan jawaban tersebut kepada e-mail member.
4.2.2.3. Business Process Diagram
4.2.2.3.1. Rekomendasi Business Process Diagram Pengajuan klaim
Gambar 4.5 Rekomendasi Business Process Diagram Pengajuan klaim
Penjelasan gambar 4.7 Business Process Diagram pada proses Pengajuan Klaim :
1. Member yang ingin melakukan klaim dapat mengakses website celebrity fitness.
2. Selanjutnya member akan mengisi klaim pada menu Celebrity Talk dengan memilih klaim yang diinginkan
yaitu pertama member dapat mengambil cuti yang akan dikenai biaya Rp.100.000,-/bulan, kedua member dapat melakukan penghentian untuk menjadi member yang akan dikenakan biaya Rp. 500.000,-/bulan apabila member berhenti kurang dari setahun, ketiga member dapat melakukan klaim loker dan juga lain-lain. Kemudian setelah semua terisi member dapat mengirim klaim tersebut dengan menekan tombol submit. Setelah semua prosedur telah diisi oleh member dan member telah mengirimkan pengajuan klaim melalui website. System akan terotomatisasi menyimpan data klaim dari member kedalam database web.
3. Setiap harinya bagian customer service online akan mengecek system dan mengambil data member yang mengajukan klaim. Bagian customer service onlince wajib memberikan jawaban atau hasil kepada semua member yang mengajukan klaim.
4. Setelah itu bagian customer service online akan memberikan hasil permohonan klaim yang dilakukan oleh member. Jawaban yang diberikan oleh bagian customer service online akan terkirim kepada member melaui e-mail dan sms.
4.2.2.4. Activity Product Matrix
Activity / product matrix menggambarkan aktifitas bisnis dengan
produk yang dihasilkan oleh PT. Exertainment Indonesia. Pada tabel 3.5 ini menjelaskan hubungan yang terjadi antara aktifitas bisnis yang berkaitan langsung.
Tabel 4.7 Rekomendasi Activity/Product Matrix PT. Exertainment Indonesia Line Business P er an ca n g an p ro d u k P en ce ta k an F re e tr ia l P en ag ih an m eb er P em b ay ar an m em b er P en g aj u an k la im P en et ap an s ta tu s k la im P er se tu ju an k la im P en ar ik an p em b ay ar an k la im Remarks Business Product Celebrity Fitness Regular R M D F S W D F Celebrity Fitness Express R M D F S W D F
Celebrity Fitness VIP R M D F S W D F
R = Research & Develop W = Warehouse S=Service L=Legal M=Manufacture D= Distribute F = Finance
Pada usecase ini terjadi perubahan terhadap tugas maupun terhadap penambahan aktor :
1. Bagian Marketing :
Dalam rekomendasi usulan tugas dan actor dalam usecase. Bagian marketing mengalami penambahan jobdesk dalam tugasnya, diantaranya adalah :
- Bagian marketing bertugas dalam mencetak dan menyimpan hasil dari Body Composition Analyzer calon member.
- Kemudian bagian Marketing bertugas untuk menginput Body Composition Analyzer Member kedalam Personal
Trainner information system.
2. Bagian Costumer Service
Dalam rekomendasi usulan tugas dalam usecase. Bagian Costumer Service mengalami penambahan tugas yaitu menagih pembayaran member di klub.
3. Bagian Costumer Service online
Bagian ini merupakan adalah bagian baru dalam struktur organisasi Celebrity Fitness yang memiliki tugas dan tanggung jawab :
- Bagian Costumer Service online bertugas untuk mengecek sistem website celebrity fitness setiap harinya.
- Bagian Costumer Service online juga bertugas mengirimkan hasil permohonan klaim member yang ada di club.
- Setelah itu Bagian Costumer Service online akan membuat laporan klaim setiap harinya.
4.2.3. Enhanced Data and Information Flows
4.2.3.1. Rekomendasi Object State Transition Diagram pengajuan klaim
Dalam rekomendasi object state diagram, proses bisnis dalam pendaftaran polis diubah sesuai dengan adanya aplikasi baru yang diusulkan. Uraian dari object state diagram adalah :
1. Mengakses website
Dengan adanya penambahan layanan baru yang diusulkan, member yang ingin mengajukan klaim seperti mengambil cuti, menonaktifkan member, klaim kehilangan barang, dll. Member dapat dengan mudah untuk mengajukan klaim dengan hanya mengakses website Celebrity Fitness pada situs www.celebrityfitness.com sehingga member tak perlu datang ke club untuk mengajukan klaim.
2. Mengisi Klaim
Proses kedua yaitu mengisi klaim, member yang sudah mengakses website dan ingin mengajukan klaim dapat mengklik menu yang ada di tampilan website celebrity fitness, selanjutnya member akan mengisi data diri member,seperti nama member, nomor telepon, Negara tempat tinggal member, tempat club member, alamat email member, memilih status klaim dan mengisi keterangan klaim. Jika sudah selesai klik tombol kirim, pesan tersebut akan otomatis terkirim langsung kepada customer service dan customer service akan cepat dalam merespon pesan tersebut. 3. Mengecek System
Proses ketiga yaitu mengecek system, dalam mengecek system bagian customer service online akan mengecek member – member yang menga
jukan klaim. Mengecek member apakah member tersebut ada dalam database member celebrity fitness.
4. Memberikan hasil permohonan klaim member
Pada proses terakhir customer service online akan menyetujui dan memberikan hasil permohonan kepada member yang mengajukan klaim. System yang terdapat pada customer service online dapat terotomatisasi mengirim hasil laporan klaim langsung kepada telepon genggam atau handphone dan juga terkirim melalui email yang telah diisi oleh member
4.2.3.2. Activity/Entity Matrix Subjek Data Fungsi Bisnis Cost u m er P ro d u k C F P P en d af ta ra n P er ja n ji an P em b ay ar an T ag ih an K la im S ta tu s K la im P em b er h en ti an B C A F re e tr ia l p ro m o si Kegiatan promosi R R R Penawaran produk R Analisa CFP R R Pengisian CFP R C
Tabel 4.8 Rekomendasi Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data PT. Exertainment Indonesia
Keterangan :
C= Create R=Read U=Update D=Delete
Kegiatan BCA R C
Pemberian daftar harga
Pendaftaran C R C
Penawaran free trial Pemberian harga promo Evaluasi produk C Pembelian produk R R R Penerbitan surat perjanjian R C Penagihan member R C Pengajuan klaim R R
Penetapan status klaim R
Persetujuan klaim R R
Penonaktifan member R R R
Persetujuan
pemberhentian member R R
4.2.3.3. Rekomendasi Entity Relationship Diagram (ERD)
Dengan dihasilkannya entitas-entitas kunci atau kelompok/subjek data baru, maka diperlukan untuk menggambarkan kembali entity relationship diagram (ERD). Hal ini dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan yang relevan dari entitas-entitas kunci atau entitas kelompok/subjek data perusahaan. Berikut ini entity relationship diagram (ERD) yang diusulkan.
Gambar 4.8 Rekomendasi Entity Relationship Diagram (ERD) PT. Exertainment Indonesia
Ket : : Penambahan Kelas baru 4.2.4. Integrated System dan Application
4.2.4.1. Rekomendasi System Communication Description
Gambar 4.9 Rekomendasi System Communication pada PT. Exertainment Indonesia
Penjelasan dari gambar 4.7 diatas adalah bahwa perusahaan PT.Exertainment Indonesia memiliki 2 kantor pemasaran, yaitu Club Celebrity fitness atau Cabang, dan Kantor Pusat. Dalam pengoperasian sistem komunikasi diatas dapat dijelaskan bahwa Club atau Cabang, dan Kantor pusat menggunakan komputer yang sudah terhubung dengan Internet agar mempercepat informasi data yang terjadi pada perusahaan. Cabang terdapat celebrity fitness Information System untuk menyimpan semua data pelanggan. Sistem aplikasi Axioma yang
perusahaan. Dari mulai pendaftaran sampai pengajuan klaim. Untuk cabang dapat melakukan pengoperasian yang dapat dilakukan oleh karyawan terhubung dengan LAN dan mengakses Axioma dari service internet yang terhubung langsung ke Kantor Cabang, agar segala proses pengumpulan data dapat dilihat langsung dari kantor Pusat dan Cabang dengan koneksi Internet secara real time.
4.2.4.2 Rekomendasi System Data Flow Diagram
Gambar 4.10 Rekomendasi System Data Flow Diagram PT. Exertainment Indonesia
Gambar 4.10 menjelaskan bahwa pada System Data Flow Diagram terdapat perubahan yang berwarna biru yaitu Celebrity Fitness Information System,
4.2.5. Web Application Diagram
Gambar 4.11 Rekomendasi Web Application Diagram PT. Exertainment Indonesia
Keterangan Pada Gambar 3.17 adalah merupakan gambaran dari web PT. Exertainment Indonesia, dengan yang dilakukan pertama kali oleh Web User adalah mengakses www.celebrityfitness.com pertama akan masuk kepada menu pilihan Negara User, lalu setelah itu akan menuju kepada tampilan Home yang terdiri dari Celebrity News, Timeline Twitter, Class Availibility, Celebrity Fitness On,Advertising, Product Celebrity Fitness, Comments, Click Me dan lain sebagainya. Tampilan kedua yaitu tampilan Click Me yang terdiri dari Club,Class,Trainer, Contact Us, Join Membership dan lain sebagainya.Dalam website Celebrity Fitness juga ada beberapa Interface yang terhubung dengan Database server diantaranya adalah Speak With Celebrity Fitness, Free 7 Days
Trial Gym Membership dan Schedule Celebrity Fitness. Dalam usulan re-design
web, diusulkan adanya celebrity talk yang dapat digunakan oleh member untuk mengajukan klaim seperti cuti, penonaktifan member, klaim kehilangan barang, dan sebagainya
4.2.6. Rekomendasi Aplikasi
4.2.6.1. Penyelarasan Strategi Bisnis dan Strategi SI/TI
4.2.6.2. Celebrity Fitness Information System
Celebrity Fitness Information System adalah suatu sistem aplikasi
yang dapat membantu karyawan dalam menyimpan data – data semua pelanggan mulai dari calon member sampai dengan member.
Keunggulan dari sistem ini adalah penyimpanan semua data pelanggan lebih spesifik dan tersentralisasi dengan semua klub celebrity fitness.
Dengan menerapkan sistem ini, maka calon member tidak dapat memanipulasi data keanggotaan free trial.
4.2.6.3. Personal Trainer Information System
Personal Trainer Information system adalah sebuah sistem
aplikasi yang dikelola oleh personal trainer yang dimaksudkan untuk dapat membantu para member agar dalam pembentukan badan/otot lebih terkontrol mulai dari awal hingga akhir pencapaian yang dimaksud atau goal.
Dengan diterapkannya system ini, diharapkan para member dapat lebih terkontrol dan mencapai hasil sempurna dalam hal pembentukan badan, dan juga dapat meningkatkan produktifitas perusahaan dalam penjualan personal trainer dengan banyaknya member yang berhasil dikarenakan system ini. perusahaan sesuai dengan kebutuhan pangsa pasar.
4.2.6.4. Customer Relationship Management(CRM)
CRM merupakan sebuah pendekatan baru dalam mengelola hubungan korporasi dan pelanggan pada level bisnis sehingga dapat memaksimumkan komunikasi, pemasaran melalui pengelolaan berbagai kontak yang berbeda dengan pelanggan. Pendekatan ini memungkinkan untuk mempertahankan pelanggandan memberikan nilai tambah terus menerus pada pelanggan, selain juga memperoleh keuntungan yang berkelanjutan.
Website atau situs merupakan kumpulan halaman yang menampilkan informasi data, teks, gambar, data animasi, suara dan gabungan dari semuanya, baik yang bersifat dinamis yang membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait dengan jaringan – jaringan halaman(hyperlink)
4.2.5.5. Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi • Celebrity Fitness Information System
Kelebihan Kelemahan
- Sistem ini dapat membantu proses pendaftaran lebih cepat dan akurat serta tersentralisasi dengan semua klub
- System ini dapat mencegah
- Sistem ini harus terkontrol dengan baik dan selalu di maintenance yang teratur agar system berjalan dengan baik. - Para karyawan harus
calon member yang memanipulasi data keanggotaan member
- System ini dapat membantu meningkatkan produktifitas perusahaan
menguasai pengoperasian komputer dengan baik.
Tabel 4.9 Rekomendasi Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi Celebrity Fitness Information System
• Personal Trainer
Kelebihan Kelemahan
- Sistem ini dapat membantu
perusahaan dalam
mempromosikan produk-produk Celebrity Fitness seperti personal trainer
- Mengurangi penggunaan kertas dalam penyimpanan data member yang menyewa personal trainer. Karena dengan adanya PTIS member dapat lebih terpola atau terstruktur dalam pembentukan badan/otot.
- Sistem ini harus dan tergantung terhadap penggunaan Hardware seperti (Laptop) oleh Personal trainer.
Tabel 4.10 Rekomendasi Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi Personal Trainner Information System
• CRM
Kelebihan Kelemahan
- Sistem ini dapat membantu mempermudah member dalam hal pengajuan klaim.
- Karyawan harus mencocokan data member yang melakukan pengajuan klaim dengan member database secara satu persatu.
Tabel 4.11 Rekomendasi Kelebihan dan Kekurangan CRM
4.2.6.6. Rekomendasi Fungsi Aplikasi
Aplikasi Fungsi saat ini Fungsi masa mendatang Celebrity Fitness
Information System
Mencegah calon member memanipulasi data keanggotaan free trial
− Mempercepat segala proses dalam hal pendaftaran member − Menjadikan Celebrity Fitness yang terpercaya dalam melayani kebutuhan member.
− Data member dapat terintegrasi ke semua club dengan real time.
Personal Trainer Information System
- Membantu member keputusan kepada para member dalam
pembentukan badan dan menyimpan data kesehatan member secara berkala - Membantu perusahaan dalam mempromosikan produk – produk kesehatan - meningkatkan persentase
pelanggan yang join member dikarenakan keberhasilan PTIS CRM - Membantu Customer Service dalam menangani masalah klaim member - Dengan website dapat mempermudah member dalam pengajuan klaim Table 4.12 Rekomendasi Aplikasi pada PT Exertainment Indonesia
4.2.6.7. Rekomendasi Skema Penggunaan Aplikasi
4.2.6.7.1.Aplikasi Celebrity Fitness information System
4.2.6.7.2. Skema Penggunaan Aplikasi Celebrity Fitness information System
Gambar 4.16 Skema Penggunaan Celebrity Fitness information System
Keterangan :
Gambar 4.14 adalah skema dari Celebrity Fitness Information System yang digunakan oleh Customer Service dan Team Leader Marketing, Prosesnya sebagai berikut :
1. Pertama yang dilakukan Customer servicec dalam memperoleh calon member adalah dengan melakukan login access dengan memasukan ID Customer Service yang sebelumnya sudah terdaftar dalam database Customer Service.
2. Setelah Login berhasil maka akan kluar tampilan Celebrity Fitness Information System, dalam Celebrity Fitness Information System terdapat menu yaitu Form CFP, Form Free trial, Form member. Pada form CFP, customer service
menginput data yang didapat dari pelanggan kedalam system setelah itu customer service mencetak form tersebut dan menyimpan data tersebut dalam database CFP.
3. Tahap selanjutnya adalah customer service menginput data calon member yang ingin mengikuti keanggotaan free trial data tersebut didapat dari database CFP, setelah diinput data calon member yang mengikuti keanggotaan free trial dapat di cetak dan disimpan dalam database free trial.
4. Setelah customer service menginput data calon member yang mengikuti
keanggotaan free trial, bagian team leader marketing akan mencoba menawarkan harga promo kepada calon member, dengan cara melakukan login access dengan memasukan ID team leader yang sebelumnya sudah terdaftar dalam database team leader. Setelah itu team leader marketing akan melihat dalam table form free trial.
5. Tahap terakhir adalah customer service menginput data calon member yang menjadi member dengan mengambil data dari CFP lalu menyimpan kedalam database member.
4.2.6.7.3. Aplikasi Personal Trainner Information System
Gambar 4.17 Rekomendasi Tampilan Aplikasi Personal Trainner Information System
4.2.6.7.4. Skema penggunaan Personal Trainner Information System
Gambar 4.18 Skema Penggunaan Personal Trainner Information System
Keterangan :
Gambar 4.16 adalah skema dari Personal Trainner Information System yang digunakan oleh Marketing dan Personal trainner, Prosesnya sebagai berikut :
1. Tahap pertama dalam skema Personal Trainner Information System yaitu Marketing melakukan Login access dengan memasukan ID Marketing yang sebelumnya sudah terdaftar dalam database Marketing
2. Kemudian yang dilakukan Marketing adalah menginput BCA yang sebelumnya telah dilakukan oleh member kedalam Form BCA dan menyimpanya dalam database BCA, BCA ini berguna untuk personal trainer dalam pembentukan badan atau kesehatan bagi member.
3. Selanjutnya personal trainer akan melakukan login access dengan memasukan ID Personal Trainer yang sebelumnya sudah terdaftar dalam database personal trainer. 4. Tahap terakhir yang dilakukan personal trainer adalah membuka table form BCA, yang
diperoleh dari database BCA.
4.2.6.7.5. Costumer Realtionship Manager
4.2.6.7.6. Skema penggunaan Costumer Realtionship Manager
Gambar 4.20 Skema Penggunaan Costumer Realtionship Manager Keterangan :
Gambar 4.13 adalah skema dari Customer Relationship Management yang digunakan oleh Customer Service Onlince, Prosesnya sebagai berikut :
1. Tahap pertama member yang ingin mengajukan klaim dapat membuka website Celebrity Fitness di www.celebrityfitness.com.
2. Setelah itu member memilih menu klaim yaitu pada Celebrity talk, pada form Celebrity talk member diharuskan mengisi semua data klaim. Setelah member selesai mengisi form Celebrity fitness data yg di kirim oleh member tersimpan dalam database web. 3. Tahap ketiga dalam skema Customer Relationship Management yaitu Customer Service
melakukan Login access dengan memasukan ID Customer Service yang sebelumnya sudah terdaftar dalam database Customer Service Online
4. Selanjutnya Customer Service Online akan membuka aplikasi Customer Relationship Management dimana system tersebut otomatis mengambil data klaim yang didapat dari database web. Lalu Customer service online memberikan hasil klaim melalui e-mail dan sms kepada member.
4.2.8. Optimized Networks and Infrastructure
4.2.8.1. Rekomendasi Spesifikasi Hardware dan Software Tabel 4.13 Rekomendasi Spesifikasi Hardware dan Software
Perangkat Spesifikasi Jumlah
Hardware Input Device • Mouse • Keyboard • Scanner 11 11 2 Output Device • Printer 2 Server • Server aplikasi • Server database • Server website • Server internet 2 2 1 1 Workstation • Router • Modem • Switch hub 1 1 1 Storage • Flash memory • External Hardisk PC Desktop HP CQ3622L
• CPU : Intel Core i3 • RAM : 4GB DDR3 • HDD : 750GB • Monitor : 21,5” LCD
• VGA DIGITAL ALLIANCE GT 520 2GB
11
Telekomunikasi
Perangkat Spesifikasi
Softwares
Aplikasi • Microsoft Office 2010
• Microsoft Visual Studio 2011 • Microsoft SQL Server 2008 • Cristal Report 8,5 Browser • Internet Explorer • Mozilla firefox Operating System • Microsoft Windows 7 Home
• Windows SQL Server 2008 • Antivirus Kaspersky,Norton
4.2.8.2. Network Connectivity Diagram
Jaringan Komputer PT. Exertainment Indonesia menggunakan topologi star. Salah satu kelebihan dari topologi star adalah kerusakan pada satu saluran hanya akan mempengaruhi jaringan pada saluran tersebut dan station yang terpaut. dan di dalam jaringan tersebut masing-masing kantor cabang dan distrik terhubung satu sama lain ke kantor pusat melalui koneksi internet. Teknologi jaringan LAN (Local Area Network ) pada kantor pusat mengandalkan router sebagai perangkat keras untuk menghubungkan ke jaringan internet. Beberapa server yang terdapat di jaringan LAN kantor pusat tersebut bertindak untuk melayani akses baik dari jaringan internet. Pada LAN yang terdapat di kantor pusat juga menggunakan switch dan hub untuk menghubungkan computer yang terdapat di beberapa divisi
Gambar 4.21 Rekomendasi Network Connectivity Diagram pada PT. Exertainment Indonesia
4.2.8 Rekomendasi Security / Standard / Workforce 4.3.8.1 Security Plan
Tabel 4.14 Securityy Plan
Component Type Policy
Technical Antivirus Antivirus karpersky
Instension Detection System
Firewall - Internet Firewall
Acces Control Identification, autentication, authorization
- Adanya login untuk mengkases sistem Axioma
- Validasi sistem otorisasi per divisi Phsycal Control Saluran pengamanan - Penggunaan deteksi sidik jari pada saat
absensi
- Adanya petugas keamanan yang menjaga club
- Adanya kamera pengaman untuk memantau aktivitas club dan mencegah adanya pencurian
Formal Control Pemahaman budaya perusahaan
- Kedatangan absensi yang tepat waktu - Memakai pakaian formal
Industry Standard Standard manajemen mutu
- Five star Fitness (Best Value,Best Event,Best Instructor,Best Location,Best Class).
Professional Sertification
Sertifikasi keahlian - Personal trainer yang bersertifikasi internasional
Government Registration
Kebijakan pemerintah - Undang-undang No. 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan
- Undang-undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah
- Undang-undang No. 25 Tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan Pemerintah Pusat dan Daerah - Peraturan Pemerintah No. 38 Tahun
2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, Dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota
4.2.8.2. Rekomendasi Disaster Recovery
Mengingat wilayah indonesia yang rawan atas bencana alam yang tidak dapat diprediksi, maka diusulkan rencana penanggulan bencana agar data dan informasi penting pada perusahaan tidak hilang begitu saja. Seperti pada Tabel 4.18 merupakan beberapa rencana yang dapat diusulkan.
Tabel 4.15 Rekomendasi Disaster Recovery
Event Action Recovery Time
Padamnya aliran listrik - Mengaktifkan UPS (Unit Power Supply) untuk backup data otomatis
- Menyalakan generator pembangkit listrik - Menentukan prioritas aliran listrik yang
sangat dibutuhkan
60 Menit
30 Menit 10 Menit Kabel jaringan terputus - Pastikan LAN dalam keadaan enable
- Pastikan Kabel jaringan dalam keadaan baik, lakukan pengetesan dengan alat untuk memastikannya.
- Periksa Swith Hub yang terpasang, apakah masih berfungsi dengan baik. pegang body swith, jika suhu over panas bisa jadi swith hub butuh ganti
15-25 menit -
30 Menit
Kehilangan Data - Melakukan backup di server lain dengan cara FTP External Backup, yang artinya backup server perusahaan akan di letakan di server yang berbeda dengan server yang perusahaan pakai saat ini.
45 Menit
Terjadinya kebakaran gedung
- Backup Data
- Menggunakan Fire Extenguisher
- Menggunakan sistem pemadam detektor asap, pemancar air, perangkat penunjang hidup saat kebakaran, hidran, selang penyemprot air, tabung pemadam semprot, dan lain sebagainya.
20 Menit -
-
Terjadinya Gempa Bumi
- Untuk mengantisipasi data-data
perusahaan dilakukan backup setiap hari. -
- Menggunakan tangga darurat untuk menyelamatkan diri
- Memutuskan aliran listrik
-
30 Menit Internet Mati - Menelpon Provider untuk memastikan
apakah internet mati dikarenakan provider atau bukan
- Mengecek jaringan yang ada diperusahaan.
10 Menit
30 Menit
4.2.8.3. Rekomendasi Technology Forecast
Tabel 4.16 Rekomendasi Technology Forecast untuk Karyawan Technology Forecast
Forecast Area Short Term (next-12 Months) Mid Term (12-24 Months) Long Term (2-3 Years Away) Operating Systems • Microsoft Windows XP • Windows Server 2003 • Antivirus Avire, McAfee, • Microsoft Windows 7 • Windows Server 2005 • Antivirus Kaspersky • Microsoft Windows 7 home premium* • Windows Server 2008 • Antivirus Kaspersky, Norton
Desktop PC’s Samsung Samsung Samsung
System Model HP Pro 2000MT Perubahan pada model HP CQ3622L Perubahan pada model HP Pavilion P6521L untuk jangka waktu
yang lebih lama.
Processor Pentium E5800 Intel Core i3-2120
Intel Core i5 – 650 3,2GHz *
Memory 1GB DDR3 2 GB DDR3 2 GB DDR3
Storage 320 GB 500 GB 750GB
4.2.8.4. Rekomendasi Knowledge and Skill Profile
Tabel 4.17 Rekomendasi Knowledge and Skill Profile Enterprise Architecture Education
Standard Junior Architect Mid-Level Architecture Senior Architecture Knowledge and Skill Areas (KSAs) 0-2 Years 3-5 Years 5+ Years
1. Perencanaan Strategi *
2. Pengambilan Keputusan * *
3. Penelitian Produk Pesaing * *
4. Analisa Produk * *
5. Perancangan Produk * * *
6. Evaluasi Produk * * *
7. Perekrutan tenaga pemasar * *
8. Kegiatan promosi * * *
9. Evaluasi CFP * * *
10. Penerbitan Free Trial * * *
11. Penetapan status Klaim * * *
12. Pengelolaan klaim * *
13. Pengelolaan kas * * *
14. Pengelolaan pembayaran * * *
15. Penggajian karyawan * *
16. Pengadaan diklat karyawan * *
17. Pengembangan karir * * *
18. Pengembangan system * * *
19. Pemeliharaan system * * *
20. Pengadaan jaringan * * *
21. Penentuan jadwal proyek/program *
22. Penentuan biaya proyek/program *
23. Pengelolaan resiko *
24. Penentuan alternatif analisis baru *
4.2.9. Perencanaan Implementasi
4.2.9.1. Estimasi Biaya Perangkat Keras (Hardware)
Tabel 4.18 Rekomendasi Estimasi Biaya Perangkat Keras PT. Exertainment Indonesia
Nama Jumlah Harga Gambar
PC desktop HP CQ3622L Price : 4,924,350/Unit 11 Rp. 54.167.850,- Server Aplikasi Hp ProLiant ML370G5 164GBx6 1 Unit Rp. 22.806.800,- Server Website Hp ProLiant ML370G5 164GB 1 Unit Rp. 22.806.800,- Switch Hub D-Link 16 Port 1 Unit Rp. 450.000,-
4.2.9.2. Estimasi Biaya Perangkat Lunak (Software)
Tabel 4.19 Rekomendasi Estimasi Biaya Perangkat Lunak PT. Exertainment Indonesia Software Biaya SQL Server 2008 R2 Rp. 26.734.400,- Upgrade Windows 7 Biaya : Rp. 50.000,- x 11 Unit Rp. 550.000,- Total Rp. 27.284.400,-
4.2.9.3. Etimasi Biaya Aplikasi
Estimasi ini dibuat berdasarkan perkiraan jumlah anggaran yang dibutuhkan perusahaan dalam pengimplementasian system informasi ke dalam perusahaan sesuai dengan analisis yang telah dibuat sebelumnya.
Tabel 4.20 Rekomendasi Estimasi Biaya Aplikasi PT. Exertainment Indonesia
Aplikasi Biaya
Celebrity Fitness Information System Rp. 30.000.000,- Personal Trainer Information system Rp.20.000.000,- Re-Design Website Celebrity Fitness Rp. 10.000.000
Total Rp. 60.000.000,-
4.2.9.4. Estimasi Pelatihan Karyawan
Estimasi ini dibuat berdasarkan perkiraan jumlah anggaran yang dibutuhkan perusahaan dalam melakukan pelatihan karyawan di PT. Exertainment Indonesia.
Tabel 4.21 Rekomendasi Estimasi Biaya Pelatihan Karyawan PT. Exertainment Indonesia
Jenis Jumlah Biaya
Pelatihan Karyawan 3 bulan (90 Hari) Rp. 5.000.000,- Total Rp. 5.000.000,-
4.2.9.5. Estimasi Waktu
Setalah membuat prioritas pengembangan system, maka berikut ini dibuat sebuah jadwal pelaksanaan dari pengembangan system yang diusulkan pada PT. Exertainment Indonesia.
