211
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN
PENGUPAHAN GUNA MENDUKUNG PENGENDALIAN INTERN
PADA PT. JEPE PRESS MEDIA UTAMA SURABAYA
Dhevy Indra Asmaldha, Mahsina, Anggraeni Rahmasari Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara SurabayaABSTRAK
Analisis data yang digunakan adalah menggambarkan sistem informasi akuntansi penggajian PT. Jepe Press Media Utama Surabaya dan menganalisis masalah-masalah yang timbul dalam penerapan sistem informasi akuntansi penggajiannya. Setelah dilakukan penelitian atas sistem informasi akuntansi penggajian paada PT. Jepe Press Media Utama Surabaya maka hasil analisis penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT. Jepe Press Media Utama Surabaya belum sepenuhnya efektif karena masih memiliki beberapa kelemahan. Hal ini disebabkan masih adanya kekurangan-kekurangan didalam sistem penggajian, sehingga pengendalian intern yang dirancang menjadi lemah, ini dapat dilihat dari : 1) tidak adanya bagian pengawasan dan penjagaan yang ketat pada saat karyawan melakukan absensi jam masuk kerja dan jam pulang kerja, 2) tidak adanya fungsi pengawasan terhadap proses finger print sehingga fungsi pencatatan tidak valid, 3) Proses penjurnalan yang dilakukan yang masih manual tanpa adanya software yang mendukung.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi Penggajian, Pengendalian Intern
ABSTRACT
Analysis of the data used is to describe the payroll accounting information system of PT. Jepe Press Media Utama Surabaya and analyze the problem that arise in the application of payroll accounting information system implementation. After doing research on payroll accounting information system at PT. Jepe Press Media Utama Surabaya then analyze the results of the study indicate that payroll accounting information system applied by PT. Jepe Press Media Utama Surabaya has not been fully effective because it still has some weakness. This is due to the persistence of the deficiencies in the payroll system, so that the internal controls are designed to be weak, it can be seen from : 1) No part of supervision and strict safeguards to employees confirm their attendance hours to work and hours after work, 2) No function of supervision of the finger print process so that the recording function invalid, 3) Journalizing process is still done manually without any software support.
Keywords : Payroll Accounting Information System, Internal Control
PENDAHULUAN
Permasalahan Penelitian
PT. Jepe Press Media Utama Merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa penerbitan dan perdagangan buku, yang terletak di Jl. Karah Agung 45 Surabaya.
212
Perusahaan ini cukuplah besar sehingga pasti mempunyai karyawan yang banyak pula, manajemen harus bisa memanfaatkan sumber daya yang ada dengan baik dan efisen. Untuk itu perusahaan haruslah memberi imbalan yang layak bagi karyawannya. Dari uraian tersebut maka peneliti mengadakan penelitian dengan judul “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Guna Mendukung Pengendalian Intern pada PT. Jepe Press Media Utama Surabaya”.
Tujuan Penelitian
Menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Khususnya yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan.
Kajian Teori
1) Rochaety (2013:31), suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2) Mulyadi (2016:2) adalah “suatu sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.”
3) Taufiq (2013:39), “Informasi adalah data-data yang diolah sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna. Informasi merupakan sebuah komponen yang pokok dan sangat penting didalam sebuah organisasi/instansi karena sebuah organisasi bisa menjadi maju jika mendapatkan informasi yang akurat, bahkan sebaiknya organisasi bisa berantakan jika mendapat informasi yang kurang berkualitas, maka dari itu perlu dikelola dengan benar sebuah informasi untuk kemajuan informasi”.
4) Pulungan (2013:3), “Akuntansi adalah proses mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan kejadian-kejadian ekonomi sebuah organisasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Kejadian-kejadian ekonomi tersebut akan disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Dengan kata lain, laporan keuangan bertujuan untuk menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja, serta perubahan posisi keuangan suatu entitas yang bermanfaat bagi sejumlah besar pengguna dalam pengambilan keputusan ekonomi”.
213
5) Mulyadi (2016:309), “Penggajian umumnya merupakan pembayaran atau penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan. Sedangkan pengupahan merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksanaan atau buruh”.
6) Mulyadi (2016:129), “pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang di koordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi pengendalian intern tersebut menekankan pada tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut”.
METODE PENELITIAN Pendekatan Penelitian
Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif deskriptif. Pendekatan kualitatif deskriptif yaitu suatu metode penelitian yang berusaha mengumpulkan, menyajikan serta menganalisis data sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai obyek yang diteliti.
Teknik Analisis Data
Teknik analisis data dilakukan melalui langkah-langkah sebagai berikut : 1) Pendeskripsian obyek yang akan diteliti.
2) Identifikasi sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Jepe Press Media Utama.
3) Analisi potensi kelemahan dan penyimpangan prosedur penggajian dan pengupahan pada PT. Jepe Press Media Utama.
4) Usulan analisis rancangan penerapan sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Jepe Press Media Utama.
5) Menyimpulkan hasil pembahasan sesuai bidang masalah dan memberikan saran pada PT. Jepe Press Media Utama.
214
Desain Penelitian
Tabel 1 Desain Penelitian
Research Question Sumber data, Metode pengumpulan dan analisis data Aspek-aspek praktis (dilakukan dilapangan) Justifikasi
Main Research Question :
Bagaimana analisis sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan guna meningkatkan
pengendalian intern pada PT. Jepe Press Media Utama.
Mini Research Question :
1. Apakah PT. Jepe Press Media Utama sudah memiliki sistem akuntansi penggajian yang memadai? 2. Bagaimanaprosedur
penggajian yang telah dijalankan oleh PT. Jepe Press Media Utama sudah sesuai dengan prosedur yang sudah ada? 3. Apakah masing-masing fungsi sudah menjalankan tugasnya dengan baik? Dari perusahaan : 1. Interview a. HRD b. 1 karyawa n selaku bagian keuanga n c. Karyawa n lain melalui percakap an sehari-hari 2. Observasi aktifitas sehari-hari 3. Analisis dokumen : berbagai dokumen perusahaan PT. Jepe Press Media Utama. Mendapatka n akses melalui kenalan, kolenga, dan keluarga. Interview dilakukan dengan tatap muka langsung baik dengan manjemen maupun dengan beberapa karyawan PT. Jepe Press Media Utama.
HRD dan bagian keuangan merupakan pemain utama dalam pencatatan sistem penggajian.
Metode wawancara yang dilakukan tidak terstruktur diawali sesi wawancara bertujuan untuk membuat peneliti lebih sensitive terhadap isu-isu penting dari sebuah situasi. Selain itu juga digunakan untuk membantu mengidentifikasi konsep awal yang perlu dikembangkan lebih jauh dalam wawancara. Interview semi terstruktur adalah untuk memberikan fokus terhadap isu-isu yang lebih spesifik, pengamatan langsung dan analisis dokumen
menyediakan informasi tambahan dan memverifikasi data yang diperoleh dari interview.
Sumber : Peneliti (2016)
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Identifikasi Pelaksanaan Penggajian pada PT. Jepe Press Media Utama
Pelaksanaan penggajian karyawan pada PT. Jepe Press Media Utama ini ditetapkan atas dasar kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya dan besarnya biaya gaji akan dibayarkan kepada karyawan setiap bulannya. Untuk absensi karyawan yang dilakukan secara rutin setiap harinya menggunakan sistem finger print.
215
Analisis Potensi Kelemahan dan Penyimpangan Terhadap Struktur Organisasi pada PT. Jepe Press Media Utama
Pengendalian intern sistem informasi akuntansi penggajian pada struktur organisasi PT. Jepe Press Media Utama di Surabaya ini masih belum memadai karena memiliki kelemahan, yakni tidak adanya bagian pengawas dan penjagaan yang ketat pada saat karyawan melakukan absensi jam masuk kerja dan jam pulang kerja. Dikhawatirkan akan terjadi kecurangan absensi yang dilakukan oleh karyawan.
Analisis Potensi Kelemahan dan Penyimpangan Terhadap Prosedur Pencatatan Waktu PT. Jepe Press Media Utama
Dalam hal ini untuk menciptakan suatu pengendalian intern perusahaan yang lebih baik dan memadai, prosedur pencatatan waktu pada PT. Jepe Press Media Utama ini masih belum memadai karena memiliki beberapa kelemahan, karena tidak adanya fungsi pengawasan terhadap proses finger print sehingga fungsi pencatatan tidak valid. Analisis Potensi Kelemahan dan Penyimpangan Terhadap Prosedur Pembuatan Daftar Gaji PT. Jepe Press Media Utama
Dalam analisa terhadap pembuatan dan perhitungan gaji pada PT. Jepe Press Media Utama sudah berjalan efektif, dan tidak ditemukan adanya kelemahan ataupun penyimpangan hal ini dibuktikan dengan perhitungan gaji yang sudah dilakukan dengan menggunakan sistem atau database yang mendukung. Sehingga dapat meminimalisir jika terjadi suatu kesalahan pemberian gaji maupun pemotongan gaji yang diakibatkan oleh human error.
Analisa Potensi Kelemahan dan Penyimpangan Terhadap Prosedur Pembayaran Gaji PT. Jepe Press Media Utama
Prosedur pembayaran gaji yang diterapkan oleh PT. Jepe Press Media Utama sudah memadai dan tidak ditemukan adanya suatu kelemahan, karena proses pembayaran gaji dilakukan oleh Bagian Keuangan. Untuk karyawan tetap pembayaran gaji langsung di transfer melalui bank ke rekening masing-masing karyawan sedangkan untuk karyawan tidak tetap atau borongan pembayarannya bisa dilakukan oleh bagian keuangan sendiri secara tunai sesuai dengan rekap data laporan penggajian yang diberikan oleh bagian HRD.
216
Analisis Potensi Kelemahan dan Penyimpangan Terhadap Prosedur Penjurnalan PT. Jepe Press Media Utama
Penganalisaan terhadap prosedur penjurnalan pada PT. Jepe Press Media Utama masih memiliki kelemahan yaitu melakukan penjurnalan secara manual, meskipun dalam proses perhitungan gaji karyawan sudah melalui database, karena mengakibatkan kesalahan maupun keteledoran atas pencatatan biaya gaji yang timbul pada tanggal transaksi sehingga tidak menutup kemungkinan akan terjadi kesalahan dan keterlambatan penjurnalan.
Interpretasi
Analisis Rekomendasi Usulan Terhadap Bagan Struktur Organisasi pada PT. Jepe Press Media Utama Surabaya
Peneliti menambahkan bagian yang akan dimasukkan ke dalam bagan struktur organisasi sebelumnya dengan mengusulkan penambahan GA dan Koordinator GA dalam struktur organisasi perusahaan. Maka berikut ini akan di uraikan juga mengenai tugas dan tanggung jawabnya :
1. Bagian General Affair (GA) Manager
a. Bertanggung jawab atas semua kebutuhan operasional kantor b. Melakukan pemeliharaan asset fisik kantor
c. Sebagai keamanan perusahaan, termasuk melakukan pengawasan ketika adanya absensi hadir maupun lembur karyawan.
d. Berhubungan dengan pihak eksternal
Direktur Marketing Online Manager Pemasaran Marketing Proyek Accounting Kep. Keuangan Kadiv. Redaksi Kep.
Gudang Purchasing Piutang Kasir Penagihan
Wakadiv. Redaksi
HRD & GA Manager
IT STRUKTUR ORGANISASI PT. JEPE PRESS MEDIA UTAMA
Koord. GA
Sumber : Peneliti (2016)
217
1) Usulan Perancangan Bagan Alir (Flowchart) Penggajian pada PT. Jepe Press Media Utama
Dept. Pengawas (GA) Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah
Mulai
Mencatat jam hadir karyawan KJH Membuat daftar hadir KJH DH RDH 1 Mengawasi absen keluar / masuk karyawan Rencana realisasi lembur KJH DH RDH
Membuat daftar gaji
Membuat rekap gaji
RDG DG KPK 2 T 1 RDG RDH KPK Memasukan kesesuaian antara ketiganya RDG 3 2 Sumber : Peneliti (2016)
Bagian Akuntansi Bagian Keuangan
RDG 3 Memeriksa kewajaran nilai nominal Memvalidasi RDG yang diajukan bagian gaji dan
upah Memberikan perintah untuk dibuatkan BG dan BBK BBK 4 BG Dicatat pada BBK beserta kode rek
BBK 5 BBK JM Database jurnal Memposting pada masing-masing akun 4 Membuat BG dan BBK BG 5 Memintakan tanda tangan untuk pemindahan buku biaya gaji pada bank
Membuat rekap nominal gaji karyawan
dan no. rekening karyawan BG RNG + No. Rek Disetorkan pada bank 6 Gambar 2
218
Bank
6 KETERANGAN :
BG RDH : Rekap Daftar Hadir
Nominal gaji RDG : Rekap Daftar Gaji + no. rek BBK : Bukti Bank Keluar
RNG : Rekap Nominal Gaji JM : Jurnal Memorial
Dibukukan pada KPK :Kartu Penghasilan Karyawan masing-masing
rekening karyawan
Sumber : Peneliti, 2016
Gambar 3. Bagan Alir (Flowchart) Penggajian PT. Jepe Press Media Utama (2)
SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di PT. Jepe Press Media Utama tentang sistem informasi akuntansi penggajian karyawan, peneliti dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1) Dalam analisis struktur organisasi pada PT. Jepe Press Media Utama masih memiliki kelemahan karena tidak adanya bagian pengawasan dan penjagaan yang ketat pada saat karyawan melakukan absensi jam masuk kerja dan jam pulang kerja, sehingga karyawan bisa melakukan kecurangan absensi.
2) Prosedur pencatatan waktu pada PT. Jepe Press Media Utama ini masih belum memadai karena memiliki beberapa kelemahan, karena tidak adanya fungsi pengawasan terhadap proses finger print sehingga fungsi pencatatan tidak valid 3) Dengan tidak adanya software yang mendukung sistem informasi akuntansi
penggajian pada PT. Jepe Press Media Utama dalam hal penjurnalan, yang memungkinkan akan terjadi kesalahan maupun keterlambatan penjurnalan sehingga proses pencatatan penjurnalan gaji tidak berjalan efektif.
SARAN
Berdasarkan uraian kesimpulan diatas, peneliti mencoba untuk memberikan saran dan rekomendasi kepada perusahaan sebagai berikut :
1) Untuk meningkatkan pengendalian intern yang memadai pada PT. Jepe Press Media Utama harus dilakukan pemisahan bagian atau penambahan bagian, dengan
219
menambahkan bagian General Affair (GA) dan koordinator GA distruktur organisasi perusahaan.
2) Pada hal pengontrolan prosedur pencatatan waktu ini perlu adanya penambahan fungsi pengawasan yang ketat oleh bagian GA (General Affair) Manager dan Koordinator GA, sehingga tidak akan ada yang melakukan tindakan kecurangan dalam hal absensi.
3) Untuk prosedur penjurnalan PT. Jepe Press Media Utama harus menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi atau menggunakan sistem database agar lebih efisien, tepat dan akurat dalam pengerjaannya.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H. And William S. Hopwood. 2010, Sistem Informasi Akuntansi, Andi Offset, Yogyakarta.
Bodnar, George H. And William S. Hopwood. 2006 ,Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Sembilan , Andi Offset, Yogyakarta..
Hermawan Sigit, Masyhad. 2006, Akuntansi Untuk Perusahaan Jasa dan Dagang, Edisi Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Krismiaji. 2005, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, UPP A YKPN, Yogyakarta. Mu’alipah. 2013, Evaluasi Pelaksanaan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
pada PT. Perintis Delta Teknik Di Sidoarjo, Skripsi, Universitas Bhayangkara, Surabaya.
Mulyadi. 2008, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
M. Samsul, H Mustofa. 2001, Sistem Akuntansi Pendekatan Manajerial, EdisiKedua, Liberty, Yogyakarta.
Permadi, Hari. 2011, Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Pada PT. Terminal Jasa, Skripsi, Universitas Bhayangkara, Surabaya.
Pulungan, Andrey Hasiholan, Ahmad Basid Hasibuan, Luciana Haryono. 2013,
Akuntansi Keuangan Dasar Berbasis PSAK Per 1 Juni 2012, Edisi Pertama,
Mitra Wacana Media, Jakarta.
Ratna Sari, Dwi. 2012, Analisis Sistem Pengendalian Internal Siklus Penggajian pada PT. Gosepa Tour & Travel, Skripsi, Universitas Negeri, Surabaya.
220
Rochaety, Eti, dkk. 2013, Sistem Informasi Manajemen, Edisi 2, Mitra Wacana Media, Jakarta.
Romney, M.B & Steinbart, P.J. 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Sembilan, Salemba Empat, Jakarta.
Ruky, Achmad S. 2006, Manajemen Penggajian dan Pengupahan Untuk Karyawan
Perusahaan, Cetakan Ketiga, Gramedia, Jakarta.
Samsudin, Sadili; Wijaya, E. 2009, Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Kedua, Pustaka Setia, Bandung.
SR, Soemarso. 2005, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Kelima, Salemba Empat, Jakarta.
Taufiq, Rohmat, ST., M.Kom. 2013, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Warrens, Carls S dkk. 2005, Accounting, Salemba Empat, Jakarta.
