SALINAN PERATURAN
REKTOR INSTITUT PERTANIAN BOGOR NOMOR 22/I3/PP/2011
TENTANG
SISTEM PENJAMINAN MUTU INSTITUT PERTANIAN BOGOR REKTOR INSTITUT PERTANIAN BOGOR,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan mutu dalam penyelenggaraan kegiatan tridharma perguruan tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat), dan administrasi serta manajemen institut, maka telah ditetapkan sasaran mutu IPB periode 2008-2012 dan indikator utama dari sasaran mutu pada setiap bidang;
b. bahwa dengan adanya indikator yang baru untuk setiap bidang dari sasaran mutu sebagaimana dimaksud pada butir a tersebut di atas, maka sistem penjaminan mutu IPB yang telah ditetapkan dan berlaku perlu disesuaikan, dan selanjutnya dipandang perlu untuk menetapkan sistem penjaminan mutu dan standar mutu yang baru, dan penetapannya perlu ditetapkan dengan suatu peraturan Rektor.
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 157 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4586);
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 154 Tahun 2000 tentang Penetapan Institut Pertanian Bogor sebagai Badan Hukum Milik Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 272);
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 23, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5105) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5157);
5. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 279 Tahun 1965 tentang Pendirian Institut Pertanian Bogor;
6. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/ 2003 tentang Anggaran Rumah Tangga Institut Pertanian Bogor sebagaimana telah diubah dengan Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 105/MWA-IPB/2011;
7. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 72/MWA-IPB/ 2007 tentang Pengangkatan Rektor Institut Pertanian Bogor Periode 2007-2012;
8. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 77/MWA-IPB/ 2008 tentang Pengesahan Struktur Organisasi Institut Pertanian Bogor; 9. Keputusan Senat Akademik Nomor 08/SA-IPB/2004, tentang Pedoman
Penilaian Kinerja Manajemen Akademik Pimpinan Institut;
10. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 023/I3/OT/2008 tentang Perubahan Nama dan Penghapusan Satuan Kerja Pelaksana Administrasi Tingkat Institut Di Lingkungan Institut Pertanian Bogor;
11. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 073/I3/OT/2008 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Direktorat, Kantor, dan Sekretaris Eksekutif Institut Pertanian Bogor;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN REKTOR INSTITUT PERTANIAN BOGOR TENTANG SISTEM PENJAMINAN MUTU INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Pasal 1
Dalam melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu, Institut Pertanian Bogor memiliki Kebijakan Mutu sebagai berikut: “Dengan Komitmen tinggi terhadap Mutu, Institut Pertanian Bogor secara konsisten dan akuntabel dalam manghasilkan lulusan yang kompeten dalam bidang pertanian, kelautan dan biosains tropika untuk kemajuan bangsa”.
Pasal 2
Penjaminan mutu sebagaimana tercantum dalam Lampiran peraturan ini merupakan kegiatan yang harus dilakukan dalam rangka peningkatan mutu produk dan layanan secara berkelanjutan pada seluruh aspek penyelenggaraan perguruan tinggi di IPB.
Pasal 3
Sistem penjaminan mutu IPB mencakup penjaminan mutu akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) dan non-akademik (administrasi dan manajemen perguruan tinggi).
Pasal 4
Segala biaya yang diperlukan untuk penyelenggaraan penjaminan mutu pada unit kerja di lingkungan IPB dibebankan pada anggaran IPB.
Pasal 5
(1) Dengan berlakunya peraturan ini, maka seluruh ketentuan yang berkaitan dengan sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan sebelumnya, dinyatakan tidak berlaku lagi.
(2) Peraturan ini mulai berlaku sejak ditetapkan.
Salinan sesuai dengan aslinya : Ditetapkan di : Bogor
Kepala Kantor Hukum, Promosi dan Pada tanggal : 30 Desember 2011
Hubungan Masyarakat, Rektor,
ttd.
Ir. Yatri Indah Kusumastuti, M.S. Prof. Dr. Ir. Herry Suhardiyanto, M.Sc
Salinan peraturan ini disampaikan kepada Yth. : 1. Ketua Majelis Wali Amanat; 2. Ketua Senat Akademik; 3. Ketua Dewan Guru Besar; 4. Ketua Dewan Audit;
5. Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 6. Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Kajian Strategis; 7. Wakil Rektor Bidang Riset dan Kerjasama;
8. Wakil Rektor Bidang Sarana dan Bisnis; 9. Dekan Fakultas;
10. Dekan Sekolah Pascasarjana; 11. Kepala LPPM;
12. Direktur dan Kepala Kantor; 13. Ketua Departemen pada Fakultas; 14. Kepala Pusat pada LPPM; 15. Kepala Asrama Mahasiswa; 16. Kepala Perpustakaan;
Lampiran Peraturan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor : 22/I3/PP/2011
Tanggal : 30 Desember 2011
Tentang : Sistem Penjaminan Mutu Institut Pertanian Bogor A. Penjaminan Mutu
1. Sesuai dengan Renstra IPB, tujuan strategis IPB lima tahun ke depan adalah: a) Menguatkan sistem pendidikan dan kemahasiswaan dengan fokus menghasilkan lulusan yang kompeten, cerdas dan kompetitif; b) Meningkatkan jumlah dan mutu penelitian terintegrasi sehingga menghasilkan temuan ilmu pengetahuan, paket teknologi yang bermutu dan bermanfaat bagi masyarakat (swasta, pemerintah dan lainnya); c) Meningkatkan kesejahteraan dosen, tenaga penunjang, dan bantuan/subsidi bagi pendidikan mahasiswa; d) Meningkatkan kapasitas sumberdaya untuk membangun ketangguhan institut, dan e) Menguatkan sistem manajemen untuk menyempurnakan sistem manajemen institut dalam rangka mencapai kesehatan organisasi.
2. Untuk mencapai keberhasilan pelaksanaan program kerja tersebut berbagai upaya harus dilakukan, terutama melalui mobilisasi seluruh sumberdaya yang dimiliki IPB. Keberhasilan pelaksanaan program kerja tersebut harus dapat diukur secara kuantitatif melalui pencapaian indikator-indikator utama yang disusun secara cermat dalam suatu sasaran mutu institut. Seluruh unit kerja harus bekerja keras agar dapat memenuhi sasaran mutu yang telah ditetapkan melalui pelaksanaan standar-standar dan parameter-parameter yang ada di dalamnya. Untuk menjamin agar target-target capaian yang ada dalam sasaran mutu tersebut dapat terealisasi sesuai dengan waktu yang ditentukan, maka diperlukan suatu sistem penjaminan mutu (quality assurance system) yang handal dan dapat dilaksanakan di seluruh unit akademik maupun non-akademik IPB.
3. Keberadaan sistem penjaminan mutu merupakan wujud dari komitmen institusi untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan, terarah dan akuntabel. Untuk itu berbagai aktivitas penyelenggaraan akademik dan non akademik harus secara konsisten melaksanakan prosedur operasional dan berusaha memenuhi sasaran mutu yang telah ditetapkan. Seluruh sistem manajemen yang mengarahkan dan mengendalikan suatu institusi dalam penetapan kebijakan, rencana implementasi dan proses atau prosedur penjaminan mutu serta pencapaiannya secara berkelanjutan disebut Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System).
4. Manajemen mutu yang baik akan memberikan kemampuan institusi untuk melakukan kontrol, menciptakan stabilitas, prediktabilitas, dan kapabilitasnya sebagai institusi. Dengan adanya sistem penjaminan mutu yang baik, institusi akan terbantu dalam mempertahankan, dan meningkatkan kualitas produk dan kualitas layanan. Sistem manajemen mutu akan sangat membantu institusi untuk dapat bertindak lebih baik dibanding sebelumnya.
5. Melalui proses-proses monitoring, assessment dan evaluation terhadap langkah-langkah peningkatan mutu serta pencapaiannya, maka IPB akan mengetahui posisinya saat ini terhadap visi yang akan dicapainya. IPB juga dapat mengukur diri apakah telah dapat melaksanakan misinya atau belum. Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan tersebut disebut penjaminan mutu (Quality
Assurance). Dalam penjaminan mutu, institusi harus menetapkan, mendokumentasikan,
mengimplementasikan, memelihara dan meningkatkan secara berkelanjutan (continual
improvement) sistem manajemen mutunya sesuai dengan persyaratan, pedoman dan standar
yang telah ditentukan.
6. Sistem manajemen mutu merupakan bagian integral dari siklus Shewhart yaitu
Plan-Do-Check-Action (PDCA), yang secara operasional dimaknai sebagai: 1) Tulis apa yang
dilakukan/dikerjakan, 2) Kerjakan/lakukan yang telah ditulis, 3) Lakukan
monitoring-assessment-evaluation, 3) Pertanggungjawabkan yang telah dikerjakan/dilakukan, dan 4)
B. Organisasi
1. Penjaminan mutu IPB dilakukan baik pada bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) maupun pada bidang non-akademik (administrasi dan manajemen perguruan tinggi). Oleh karena itu organisasi mutu harus disesuaikan dengan ruang lingkup tersebut.
2. Pada tingkat Institut, penjaminan mutu menjadi tanggung jawab Rektor yang pelaksanaannya dikoordinasikan oleh Kantor Manajemen Mutu (KMM). Lingkup kerja KMM mencakup seluruh penyelenggaraan perguruan tinggi di IPB, baik bidang akademik maupun non-akademik. KMM bertugas dalam: 1) pengkoordinasian perencanaan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan di IPB, 2) pengkoordinasian pembuatan perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu di IPB, 3) pengkoordinasian dalam monitoring pelaksanaan sistem penjaminan mutu, 4) mengkoordinasikan pelaksanaan internal
asessment dan 5) pengkoordinasian pelaksanaan pelaporan pelaksanaan penjaminan mutu di
IPB kepada Rektor.
3. Kepala KMM akan berfungsi sebagai Manajer Representatif (MR) tingkat Institut, Wakil Dekan berfungsi sebagai MR di tingkat Fakultas/Sekolah, Sekretaris LPPM berfungsi sebagai MR di LPPM dan Sekretaris Departemen berfungsi sebagai MR di tingkat Departemen, dan Sekretaris Pusat berfungsi sebagai MR di tingkat Pusat. Penekanan fungsi setiap level organisasi penjamin mutu, di tingkat Institut ditekankan pada fungsi manajemen mutu terpadu (Total Quality Management/TQM), di tingkat Fakultas/Sekolah dan LPPM ditekankan pada fungsi penjaminan mutu (Quality Assurance/ QA) dan di tingkat Departemen, Pusat, Direktorat, Kantor, Biro, dan unit kerja setara lainnya ditekankan pada fungsi pengendalian mutu (Quality Control/QC).
4. Pada tingkat Institut dibentuk Komite Penjaminan Mutu Institut (KPMI) yang anggotanya terdiri dari seluruh Wakil Dekan, Sekretaris LPPM, Direktur, Kepala Biro, dan Kepala Kantor terkait. KPMI dibentuk melalui Keputusan Rektor. Tugas KPMI adalah membantu KMM dalam a) Mengkaji dan merumuskan kebijakan mutu, standar mutu, pedoman pelaksanaan dan sosialisasinya, b) Mengkaji hasil penilaian dari asesor dan merekomendasikan tindakan perbaikan dari sistem penjaminan mutu IPB, c) Mendapatkan penjelasan dari individual atau unit kerja di lingkungan IPB berkaitan dengan pemenuhan sasaran mutu dan implementasi penjaminan mutu baik bidang akademik maupun non-akademik, d) Menggali informasi dari berbagai sumber tentang berbagai hal yang berkaitan dengan peningkatan pengetahuan dan implementasi manajemen mutu perguruan tinggi, dan e) Pembuatan laporan pencapaian mutu IPB kepada Rektor
5. Pada tingkat Fakultas/Sekolah dan LPPM dibentuk Gugus Penjaminan Mutu (GPM) diketuai oleh Wakil Dekan/Sekretaris LPPM yang beranggotakan Sekretaris Departemen/beberapa Kepala Pusat yang ditentukan oleh Kepala LPPM. Pada tingkat Rektorat, Wakil Rektor langsung berfungsi sebagai penjamin mutu Direktorat/unit lain di bawah koordinasi. GPM membantu Dekan/Kepala LPPM dalam a) Mengawal proses penetapan dan pemenuhan standar mutu/sasaran mutu pengelolaan pusat-pusat/departemen/ direktorat/unit lain yang ada di lingkup kerjanya secara konsisten dan berkelanjutan, b) Melakukan monitoring setiap saat terhadap seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya, c) Melakukan evaluasi secara periodik terhadap pelaksanaan seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya, d) Membuat laporan dan rekomendasi tindakan korektif secara periodik kepada Kepala LPPM/Dekan atas hasil monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan, e) Melakukan verifikasi terhadap laporan evaluasi diri yang dibuat setiap tahun oleh unit di lingkup kerjanya. GPM dibentuk melalui SK Dekan/SK Kepala LPPM.
6. Pada tingkat Departemen, Pusat Penelitian, Direktorat dan unit lain yang selevel dibentuk Gugus Kendali Mutu (GKM) yang beranggotakan 3-5 orang anggota, diketuai oleh Sekretaris departemen/Pusat yang bersangkutan. Direktur atau Kepala Unit lain di bawah koordinasi
Wakil Rektor langsung berfungsi sebagai pengendali mutu di unitnya masing-masing. Tugas GKM adalah membantu Ketua Departemen, Kepala Pusat, Direktur/Kepala Unit lainnya dalam a) Melakukan monitoring terhadap pelaksanaan seluruh kegiatan akademik dan non akademik sesuai dengan prosedur, ketentuan, perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, b) Melakukan monitoring pelaksanaan seluruh kegiatan akademik dan non akademik agar dapat memenuhi standar mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan, c) Melakukan evaluasi bersama Ketua Departemen, Kepala Pusat, Direktur/Kepala Unit lainnya untuk tindakan korektif yang lebih dini terhadap pelaksanaan seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya, d) Pengkoordinasian pembuatan laporan evaluasi diri mengikuti standar-standar dan parameter yang telah ditentukan. GKM dibentuk melalui SK Ketua Departemen/SK Kepala Pusat/unit lainya. Dalam implementasi sistem penjaminan mutu, KMM, GPM dan GKM berkoordinasi untuk mencapai sasaran mutu yang ditetapkan.
7. Kerangka organisasi pejaminan mutu dapat dilihat pada Tabel 1, sedangkan struktur organisasi penjaminan mutu di tingkat Wakil Rektor dan Direktorat, Fakultas dan Departemen, Sekolah dan Program, LPPM dan Pusat Penelitian serta Direktorat Diploma dan Program Keahlian dapat dilihat pada Gambar 1, 2, 3, 4 dan 5.
Tabel 1. Kerangka Organisasi Penjaminan Mutu IPB
Tingkat
Pelaksana
Pejabat
Pelaksana
Tim
Penanggung
Jawab
Institut
Kantor
Manajemen
Mutu (KMM)
Kepala KMM
Komite
Penjaminan Mutu
Institut (KPMI)
Rektor
Fakultas
Gugus
Penjaminan
Mutu (GPM)
Fakultas
Wakil Dekan
Ketua
Departemen
Dekan Fakultas
Sekolah
GPM Sekolah
Wakil Dekan
Sekretaris
Program Sekolah
Pascasarjana
Dekan Sekolah
LPPM
GPM PPM
Sekretaris
LPPM
Kepala Pusat
yang ditentukan
oleh kepala
LPPM
Kepala LPPM
Dit. Diploma
GPM Diploma
Direktur
Ketua Program
Keahlian yang
ditentukan oleh
Direktur
Wakil Rektor AK
Dep/ Pusat/
Program
Gugus Kendali
Mutu (GKM)
Sekdep/
Sekpus/ Ketua
Program
Ditentukan oleh
Kadep/ Kapus/
Ketua Program
Kadep/ Kapus/
Ketua Program
Dit/ Kantor
GKM
Direktur
Ditentukan
Direktur/ Kepala
Kantor
Wakil Rektor
Unit lain
GKM
Kepala Unit
Ditentukan
Kepala Unit
Wakil Rektor
Terkait
REKTOR
Kantor Audit Internal Kantor Manajemen Mutu
Wakil Rektor (Sebagai Penjamin Mutu
Direktorat (Direktur sebagai Pengendali Mutu)
Garis Komando
Garis Instruksi
Gambar 1. Diagram Struktur Organisasi Penjaminan Mutu Direktorat di bawah Wakil Rektor.
REKTOR KANTOR AUDIT INTERNAL KANTOR MANAJEMEN MUTU Komite Penjaminan Mutu Institut Fakultas
Departemen Gugus Penjaminan Mutu Fakultas
Gugus Kendali Mutu
Garis Komando Garis Koordinasi
Bagian Program PPM/Kerjasama Mayor S1/S2/S3
Ekstensi
Gambar 2. Diagram Struktur Organisasi Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu di Fakultas dan Departemen.
REKTOR KANTOR AUDIT INTERNAL KANTOR MANAJEMEN MUTU Komite Penjaminan Mutu Institut SEKOLAH/FKH
DEPARTEMEN Gugus Penjmainan Mutu Sekolah Gugus Kendali Mutu
Program Garis Komando
Garis Koordinasi
Gambar 3. Diagram Struktur Organisasi Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu di Sekolah dan Program REKTOR KANTOR AUDIT INTERNAL KANTOR MANAJEMEN MUTU Komite Penjaminan Mutu Institut LPPM
Pusat Penelitian Gugus Penjmainan LPPM
Gugus Kendali Mutu Pusat Garis Komando
Garis Koordinasi
Gambar 4. Diagram Struktur Organisasi Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu di Pusat-Pusat di bawah koordinasi LPPM.
REKTOR KANTOR AUDIT INTERNAL KANTOR MANAJEMEN MUTU Komite Penjaminan Mutu Institut Direktorat Program Diploma
Program Keahlian Gugus Penjaminan Program Diploma
Gugus Kendali Mutu Program Keahlian Garis Komando
Garis Koordinasi
Gambar 5. Diagram Struktur Organisasi Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu di Direktorat Program Diploma.
C. Pelaksanaan Penjaminan Mutu
1. Penjaminan mutu di IPB dilakukan melalui implementasi manajemen mutu terpadu yang melekat pada struktur organisasi yang berlaku di IPB dan berada pada seluruh tingkatan secara berjenjang. Pada tingkat Institut, KMM dibantu oleh KPMI. KMM melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait di level Rektorat untuk membuat atau merevisi Prosedur Operasional Baku (POB) yang diterbitkan melalui SK Rektor. POB tersebut mencakup prosedur sebagian besar penyelenggaraan program pendidikan di IPB yang terpisah dari Panduan Penjaminan Mutu.
2. Fakultas/Sekolah dan LPPM dengan struktur organisasi penjaminan mutu yang ada membuat sasaran mutu Fakultas/Sekolah, panduan penjaminan mutu Fakultas/Sekolah dan standar mutu yang selaras dengan standar mutu, sasaran mutu dan POB yang telah ditetapkan di tingkat IPB.
3. Pelaksana Program, yaitu Ketua Departemen, Kepala Pusat, Ketua Program di bawah Sekolah Pascasarjana (Program Studi Manajemen Bisnis, Pengelolaan Sumberdaya Alam dan Lingkungan/PS-PSL, Primatologi, Bioteknologi, dan Profesional Industri Kecil Menengah) dan Ketua Program Keahlian di bawah Direktorat Diploma bertanggungjawab atas tersusunnya spesifikasi program, prosedur pelaksanaan program dan akivitas, sasaran mutu yang sesuai dengan sasaran mutu, panduan penjaminan mutu dan POB yang telah ditetapkan di tingkat. Pelaksana program bertanggungjawab atas terlaksananya proses akademik dan non akademik, melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan dan hasil, serta perbaikan dan penyempurnaan seluruh kegiatan di unitnya, dibantu oleh GKM.
4. Pada Gambar 5 dapat dilihat alur pelaksanaan penjaminan mutu di IPB. KMM dibantu oleh KPMI membuat membuat standar, sasaran mutu dan panduan penjaminan mutu institut. Unit kerja Melalui GPM dan GKM menjabarkan dan melaksanakan standar mutu, sasaran mutu dan panduan penjaminan mutu tersebut di unit masing-masing sesuai dengan situasi yang ada di unitnya masing masing, sehingga dapat memenuhi sasaran mutu yang ditetapkan.
5. Kantor Audit Internal sebagai mitra KMM melakukan audit kepada seluruh unit dalam rangka peningkatan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan, perjanjian dan POB yang berlaku.
Sasaran mutu Penjaminan mutu Oleh : KMM
Asesmen dan Audit oleh Asesor-auditor
Dikoordinasikan oleh KMM & KAI
Pengembangan Sasaran Mutu
Penyempurnaan Prosedur
Oleh KMM+KPMI+asesor auditor
UNIT KERJA
Pelaksanaan
Monitoring dan Evaluasi oleh Gugus Penjaminan Mutu (GPM) dan Gugus
Kendali Mutu (GKM) S a s a ra n m u tu b a ru
Gambar 6. Alur Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu IPB
6. IPB akan menugaskan beberapa dosen dan tenaga kependidikan untuk menjadi Asesor Internal. Para asesor akan mengikuti pelatihan terstruktur sebelum melakukan tugas sebagai asesor. Asesor akan melakukan asesmen terhadap program-program akademik dan non-akademik di seluruh IPB. Asesor akan menilai tingkat kinerja unit terhadap target sasaran mutu yang telah ditetapkan. Selanjutnya hasilnya dikonfirmasikan kepada unit bersangkutan sebelum dilaporkan kepada pimpinan terkait. Pimpinan melakukan tindakan-tindakan koreksi terhadap hasil asesmen.
7. Hasil audit yang dilakukan oleh auditor (KAI) dan hasil penilaian yang dilakukan oleh Asesor (KMM) merupakan umpan balik untuk melakukan penyesuaian terhadap sasaran mutu, standar mutu dan pedoman penjaminan mutu dalam rangka pembuatan sasaran mutu baru sehingga proses peningkatan mutu secara berkelanjutan terus berjalan.
8. Anggaran untuk melaksanakan proses penjaminan mutu dibebankan pada anggaran IPB.
D. Pelaksanaan Penilaian (Asesmen dan Audit) Unit Kerja
Prosedur asesmen internal melibatkan seluruh organisasi penjaminan mutu yang ada di IPB dan berakhir dengan dilaporkannya hasil asesmen internal kepada Rektor oleh KMM. Prosedur tersebut adalah sebagai berikut:
1. Kantor Manajemen Mutu (KMM) atas nama Rektor mengingatkan penanggung jawab program (Dekan Fakultas, Dekan Sekolah, Kepala LPPM, Ketua Departemen, Direktur, Kepala Kantor, Kepala Biro, Direktur/Ketua Program dan Kepala Pusat) untuk melaksanakan evaluasi diri dan ditembuskan kepada Rektor.
2. Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu dari setiap tingkat organisasi penjamin mutu. GPM dan GKM membuat laporan evaluasi diri.
3. GPM dan GKM mengumpulkan semua data dan informasi yang diperlukan mengenai kondisi, profil dan kinerja program dan menyusun laporan evaluasi diri mengkuti standar-standar dan mengacu pada sasaran mutu yang telah ditetapkan. GPM mengirimkan laporan evaluasi diri kepada Dekan, Kepala LPPM.
4. GKM mengirimkan laporan evaluasi diri kepada ke Ketua Departemen, Direktur, Direktur/Ketua Program dan Kepala Pusat. Untuk penyelenggara program pendidikan,
evaluasi diri dilakukan secara terpisah untuk masing-masing Program Studi (mayor) S1, S2, S3. Setiap evaluasi diri Program Keahlian di Direktorat Program Diploma juga dibuat secara terpisah. Evaluasi diri tersebut kemudian dikirimkan dari GKM ke GPM Fakultas/Sekolah/LPPM atau dari Direktorat ke Wakil Rektor untuk evaluasi diri Direktorat. Dokumen evaluasi diri harus dapat menunjukkan kinerja unit, terutama dari capaian indikator utama dari sasaran mutu yang telah ditetapkan
5. Laporan evaluasi diri selanjutnya diserahkan ke KMM yang kemudian akan menjadi bahan penilaian sistem penjamin mutu.
6. KMM bersama KAI melakukan koordinasi dengan Tim Asesor-auditor untuk melakukan penilaian terhadap capaian sasaran mutu. Penilaian dilakukan melalui desk evaluation terhadap laporan evaluasi diri yang dibuat dan visitasi ke unit kerja yang bersangkutan.
7. KMM dan KAI berkoordinasi dengan Tim Asesor-auditor membuat laporan pelaksanaan penjaminan mutu perguruan tinggi kepada Rektor. Proses asesmen unit kerja dapat dilihat pada Gambar 5.
8. KMM bersama KAI berkoordinasi untuk menentukan peringkat kualitas unit penyelenggara akademik maupun non akademik di IPB yang dapat menjadi dasar dalam pemberian penghargaan kualitas (quality reward).
9. Pelaksanaan evaluasi diri dan asesmen dilakukan setiap semester dan/atau setiap tahun untuk penyelenggaraan program tahun sebelumnya.
Gugus Kendali Mutu (GKM) Wakil Rektor / S1 Dekan Fakultas Skolah Kepala LPPM Gugus Penjaminan Mutu (GPM) Ketua Departemen / Direktur Program / Kepala Pusat KMM dan KAI
(atas nama Rektor)
tidak Meminta GKM membuat evaluasi diri Tembusan surat Tembusan Dokumen evaluasi diri Site Visit Verifikasi evaluasi diri Verifikasi evaluasi diri Pembuatan evaluasi diri Tembusan Tembusan laporan Pengkajian oleh Tim Asesor Surat permintaan membuat evaluasi diri Mulai Tembusan surat
Laporan Mutu dan menyampaikan ke
Rektor
Gambar 7. Diagram Alur Proses Penilaian (asesmen dan audit) Unit Kerja. E. Standar
Standar yang dipergunakan adalah mengadopsi standar-standar yang digunakan oleh BAN-PT dengan beberapa modifikasi disesuaikan dengan ruang lingkup penjaminan mutu di IPB. Pengadopsian tersebut untuk memudahkan proses akreditasi program-program pendidikan dan akreditasi institusi yang dilakukan secara periodik oleh BAN-PT. Borang-borang evaluasi diri sedapat mungkin juga mengadopsi borang evaluasi diri yang digunakan BAN-PT. Penyusunan
evaluasi diri dilakukan sesuai dengan standar-standar tersebut sebagai proses/kegiatan pendorong untuk mencapai target sesuai dengan indikator utama yang tertera pada sasaran mutu IPB. Standar-standar tersebut akan selalu divaluasi sesuai dengan dinamika perkembangan yang ada di dalam maupun di luar IPB. Standar dan parameter-parameternya dapat dilihat pada Tabel 2, sedangkan sumber-sumber lain dalam evaluasi diri dapat dilihat pada Tabel 3. Unit akademik dan non-akademik dapat menggunakan seluruh atau sebagian dari standar-standar tersebut sesuai dengan ruang lingkup unit bersangkutan.
Tabel 2. Standar Mutu dari BAN-PT Untuk Diploma (S0)
Standar Kriteria
Standar 1: Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran serta Strategi Pencapaian.
1.1. Program Diploma memiliki visi, misi, tujuan, dan sasaran program dirumuskan dengan sangat jelas dan realistik.
1.2. Program Diploma menetapkan sasaran mutu dengan jelas dan realistik
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu.
2.1. Program Diploma memiliki tata pamong yang menjamin terwujud-nya visi, terlaksananya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil
2.2. Program Diploma memiliki unit pelaksana penjaminan mutu yang efektif
Standar 3. Mahasiswa dan Lulusan.
3.1. Program Diploma memiliki dokumen penerimaan mahasiswa baru dan pelaksanaannya.
3.2. Program Diploma memiliki calon mahasiswa yang bermutu baik
3.3. Program Diploma memiliki lulusan yang bermutu baik Standar 4 : Sumber Daya
Manusia.
4.1. Program Diploma memiliki dosen tetap yang mencukupi dan memenuhi kualifikasi pendidikan minimal sesuai bidang. 4.2. Program Diploma memiliki tenaga kependidikan yang
mencukupi serta kompetensi dan kualifikasi yang sesuai. Standar 5 : Kurikulum,
Pembelajaran, dan Suasana Akademik.
5.1. Program Diploma memiliki peran dalam penyusunan dan evaluasi kurikulum.
5.2. Program Diploma memiliki kebijakan dan program dalam peningkatan suasana akademik.
Standar 6 : Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, Serta Sistem Informasi.
6.1. Program Diploma memiliki sumber dan kecukupan dana untuk mendukung operasional penyelenggaraan tridarma secara memadai.
6.2. Program Diploma memiliki sarana yang memadai dan memiliki rencana investasi ke depan.
6.3. Program Diploma memiliki prasarana yang memadai dan memiliki rencana investasi ke depan.
6.4. Program Diploma memiliki sistem pengelolaan data dan informasi penyelenggaraan akademik yang mudah diakses. Standar 7 : Penelitian,
Pengabdian kepada
Masyarakat, dan Kerjasama.
7.1. Kegiatan penelitian dilakukan oleh dosen tetap Program Diploma.
7.2. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dilakukan oleh dosen tetap Program Diploma.
7.3. Program Diploma memiliki kegiatan kerjasama tridarma dengan instansi di dalam negeri dan luar negeri.
Tabel 3. Standar Mutu dari BAN-PT Untuk Sarjana (S1)
Standar Kriteria
1 2
Standar 1: Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian.
1.1. Program studi memiliki visi, misi, dan tujuan yang dirumuskan secara jelas dan realistik
1.2. Program studi menetapkan sasaran mutu secara jelas dan realistik
Standar 2: Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu.
2.1. Program studi memiliki tatapamong yang terintegrasi dengan tata pamong Departemen
2.2. Departemen menerapkan sistem penjaminan mutu penyelenggaraan kegiatan akademik
2.3. Program studi menerapkan mekanisme penjaringan umpan balik terhadap mahasiswa, dosen, dan pengguna lulusan untuk perbaikan kurikulum dan pelaksanaan proses pembelajaran di program studi
2.4. Departemen memiliki dan menerapkan mekanisme yang dapat menjamin penyelenggaraan program akademik secara berkelanjutan.
Standar 3: Mahasiswa dan Lulusan.
3.1. Program Studi memiliki calon mahasiswa yng bermutu baik 3.2. Program studi menghasilkan lulusan bermutu baik
3.4. Mahasiswa memperoleh layanan bimbingan dan konseling, pengembangan minat dan bakat (ekstrakurikuler), pembinaan kecakapan hidup, beasiswa dan fasilitas kesehatan yang memadai.
3.5. Program studi melaksanakan pelacakan lulusan (tracer study) dan menggunakannya untuk perbaikan kurikulum dan proses pembelajaran
3.6. Program studi memiliki jejaring yang kuat dengan alumni dan melibatkan alumni dalam pengembangan program akademik dan nonakademik
Standar 4: Sumberdaya Manusia.
4.1. Program studi didukung dengan sumberdaya dosen tetap yang mencukupi dan memenuhi kualifikasi pendidikan minimal Master yang sesuai bidang
4.2. Program studi memiliki program untuk mengundang tenaga ahli/ pakar sebagai pembicara dalam atau luar negeri pada seminar, pelatihan atau sebagai dosen tamu
4.3. Departemen memiliki mekanisme monitoring dan evaluasi kinerja dosen dalam bidang tridarma dan mendokumentasikan rekam jejaknya yang mampu telusur
4.4. Departemen didukung dengan tenaga kependidikan yang mencukupi dan pendidikan/ kompetensi yang sesuai
Standar 5: Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik.
5.1. Program studi memiliki dokumen kurikulum yang dimutahirkan secara periodik dan beriorientasi ke depan sesuai dengan visi, misi, tujuan dan sasaran program studi
5.2. Program studi menyelenggarakan proses belajar mengajar yang bermutu dan dapat menjamin pencapaian kompetensi mahasiswa
1 2
5.3. Program studi menentukan dosen pembimbing akademik bagi setiap mahasiswa dan melakukan proses pengendalian pembimbingan akademik mahasiswa setiap semester
5.4. Program studi menentukan dosen pembimbing tugas akhir bagi setiap mahasiswa dan melakukan proses pengendalian penyelesaian tugas akhir mahasiswa
5.5. Program studi menerapkan kebijakan dan memiliki program tentang peningkatan suasana akademik yang baik
Standar 6: Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi.
6.1. Departemen memperoleh dana operasional penyelenggaraan tridarma secara memadai
6.2. Departemen didukung dengan prasarana pendidikan yang memadai dan bermutu baik (ruang kantor, ruang dosen, ruang kelas, ruang sidang)
6.3. Departemen didukung oleh perpustakaan dengan koleksi pustaka yang sesuai bidang dengan jumlah yang memadai 6.4. Proses belajar mengajar di program studi didukung sarana
laboratorium yang bermutu baik dan dapat diakses oleh mahasiswa untuk praktikum dan penelitian tugas akhir.
6.5. Ruangan untuk kegiatan akademik (kuliah/praktikum/penelitian tugas akhir/seminar mahasiswa/ ujian sidang sarjana) didukung peralatan utama yang mencukupi, bermutu baik dan dapat digunakan setiap saat.
6.6. Proses belajar mengajar didukung oleh sistem pengelolaan data dan informasi tentang penyelenggaraan program akademik di program studi yang mudah diakses
Standar 7: Penelitian, Pelayanan/Pengabdian Kepada Masyarakat, dan Kerjasama.
7.1. Dosen di program studi melaksanakan kegiatan penelitian (sebagai ketua atau anggota) dengan melibatkan mahasiswa 7.2. Dosen di Departemen mempublikasikan hasil penelitian
(sebagai penulis utama atau anggota) dalam bentuk artikel ilmiah (buku, prosiding, atau jurnal nasional dan internasional, atau HAKI.
7.3. Dosen menghasilkan karya penelitian atau pengabdian pada masyarakat yang memperoleh pengakuan kepakaran/award di tingkat nasional/ internasional
7.4. Departemen memiliki kegiatan kerjasama kegiatan tridarma dengan instansi di dalam negeri/ luar negeri yang relevan dengan bidang keahlian.
Tabel 4. Standar Mutu dari BAN-PT Untuk Magister (S2)
Standar Kriteria
1 2
Standar 1: Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian.
1.1. Kejelasan dan kerealistikan visi, misi, tujuan, dan sasaran, serta strategi pencapaian sasaran program studi.
1.2. Program studi menetapkan sasaran mutu secara jelas dan realistik
1 2 Standar 2: Tata Pamong,
Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu.
2.1. Tata pamong menjamin terwujudnya visi, terlaksananya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil. 2.2. Kepemimpinan program studi
2.3. Sistem pengelolaan 2.4. Penjaminan mutu 2.5. Umpan Balik
2.6. Upaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi
Standar 3: Mahasiswa dan Lulusan.
3.1. Sistem rekrutmen calon mahasiswa baru
3.2. Efektivitas implementasi sistem rekrutmen calon mahasiswa untuk menghasilkan calon mahasiswa yang bermutu yang diukur dari jumlah peminat, proporsi pendaftar terhadap daya tampung dan proporsi yang diterima dan yang registrasi
3.3. Prestasi dan reputasi akademik mahasiswa.
3.4. Ketepatan waktu penyelesaian studi, proporsi mahasiswa yang menyelesaikan studi dalam batas masa studi
3.5. Pelacakan dan perekaman data lulusan, serta tindaklanjutnya. 3.6. Partisipasi alumni dalam mendukung pengembangan akademik
dan non-akademik program studi Standar 4: Sumberdaya
Manusia.
4.1. Sistem rekrutmen, penempatan, pembinaan, pengembangan dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan.
4.2. Sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan
4.3. Kualifikasi akademik, kompetensi (pedagogik, kepribadian, sosial, dan profesional), dan jumlah, jabatan akademik dosen tetap dan tidak tetap (selama tiga tahun terakhir)
4.4. Upaya Peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam tiga tahun terakhir
4.5. Jumlah, rasio, kualifikasi akademik dan kompetensi tenaga kependidikan (pustakawan, laboran, analis, teknisi, operator, programer, tenaga administrasi, dan/atau tenaga pendukung lainnya) untuk menjamin mutu penyelenggaraan program studi Standar 5: Kurikulum,
Pembelajaran, dan Suasana Akademik.
5.1. Kurikulum memuat standar kompetensi lulusan yang terstruktur dalam kompetensi utama, kompetensi pendukung dan kompetensi lainnya yang mendukung tercapainya tujuan, terlaksananya misi, dan terwujudnya visi program studi.
5.2. Kurikulum dan seluruh kelengkapannya ditinjau ulang dalam kurun waktu tertentu oleh program studi bersama pihak-pihak terkait (relevansi epistemologis) untuk menyesuaikannya dengan perkembangan IPTEKS dan kebutuhan pemangku kepentingan (stakeholders)
5.3. Persyaratan dalam mengikuti pendidikan magister dan persyaratan kelulusannya
1 2
5.5. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan proses pembelajaran
Penyusunan usul penelitian dan pelaksanaan penelitian tesis
Proses penulisan tesis
Kelayakan dosen dalam proses pembimbingan penelitian tesis
Ujian akhir magister
5.6. Upaya peningkatan suasana akademik Standar 6: Pembiayaan,
Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi.
6.1. Pembiayaan
6.2. Perolehan dan penggunaan dana (termasuk hibah) dalam lima tahun terakhir
6.3. Prasarana 6.4. Sarana
6.5. Akses dan pendayagunaan sistem informasi dalam pengelolaan data dan informasi tentang penyelenggaraan program akademik di program studi
Standar 7: Penelitian, Pelayanan/Pengabdian Kepada Masyarakat, dan Kerjasama.
7.1. Produktivitas dan mutu hasil penelitian dosen
7.2. Kegiatan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat dosen dan mahasiswa program studi yang bermanfaat bagi pemangku kepentingan (kerjasama, karya, penelitian, dan pemanfaatan jasa/produk kepakaran).
7.3. Jumlah dan mutu kerjasama yang efektif yang mendukung pelaksanaan misi program studi dan institusi dan dampak kerjasama untuk penyelenggaraan dan pengembangan program studi
Tabel 5. Standar Mutu dari BAN-PT untuk doktor (S3)
Standar Kriteria
1 2
Standar 1: Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian.
1.1. Kejelasan dan kerealistikan visi, misi, tujuan, dan sasaran, serta strategi pencapaian sasaran program studi
1.2. Program studi menetapkan sasaran mutu secara jelas dan realistik
Standar 2: Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu.
2.1. Tata pamong menjamin terwujudnya visi, terlaksananya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil. 2.2. Kepemimpinan program studi
2.3. Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi 2.4. Penjaminan mutu
2.5. Umpan balik
2.6. Upaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi
1 2 Standar 3: Mahasiswa dan
Lulusan.
3.1. Sistem rekrutmen calon mahasiswa baru
3.2. Efektivitas implementasi sistem rekrutmen calon mahasiswa untuk menghasilkan calon mahasiswa yang bermutu yang diukur dari jumlah peminat, proporsi pendaftar terhadap daya tampung dan proporsi yang diterima dan yang registrasi. 3.3. Prestasi dan reputasi akademik mahasiswa
3.4. Ketepatan waktu penyelesaian studi, proporsi mahasiswa yang menyelesaikan studi dalam batas masa studi
3.5. Pelacakan dan perekaman data lulusan, serta tindaklanjutnya 3.6. Partisipasi alumni dalam mendukung pengembangan akademik
dan non-akademik program studi Standar 4: Sumberdaya
Manusia.
4.1. Sistem rekrutmen, penempatan, pembinaan, pengembangan dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan
4.2. Sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan
4.3. Kualifikasi akademik, kompetensi (pedagogik, kepribadian, sosial, dan profesional), dan jumlah, jabatan akademik dosen tetap dan tidak tetap (selama tiga tahun terakhir).
4.4. Upaya Peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam tiga tahun terakhir
4.5. Jumlah, rasio, kualifikasi akademik dan kompetensi tenaga kependidikan (pustakawan, laboran, analis, teknisi, operator, programer, tenaga administrasi, dan/atau tenaga pendukung lainnya) untuk menjamin mutu penyelenggaraan program studi Standar 5: Kurikulum,
Pembelajaran, dan Suasana Akademik.
5.1. Kurikulum memuat standar kompetensi lulusan yang terstruktur dalam kompetensi utama, kompetensi pendukung dan
kompetensi lainnya yang mendukung tercapainya tujuan, terlaksananya misi, dan terwujudnya visi program studi. 5.2. Kurikulum dan seluruh kelengkapannya harus ditinjau ulang
dalam kurun waktu 5 tahun oleh program studi bersama pihak-pihak terkait (relevansi sosial dan relevansi epistemologis) untuk menyesuaikannya dengan perkembangan IPTEKS dan kebutuhan pemangku kepentingan.
5.3. Persyaratan yang harus dipenuhi mahasiswa selama mengikuti pendidikan doktor, proses pelaksanaan dan persyaratan kelulusannya
5.4. Sistem pembimbingan penelitian disertasi dan penulisan disertasi
5.5. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan proses pembelajaran:
Ujian kualifikasi doktor
Proses penyusunan usul penelitian dan pelaksanaan penelitian disertasi
Proses penulisan disertasi
Kelayakan dosen dalam proses pembimbingan
1 2
5.6. Upaya peningkatan kemampuan lulusan program doktor dalam beradaptasi dengan perubahan/perkembangan atau kemampuan melakukan beragam pekerjaan (versatility).
5.7. Upaya peningkatan suasana akademik Standar 6: Pembiayaan,
Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi.
6.1. Pembiayaan 6.2. Prasarana 6.3. Sarana
6.4. Akses dan pendayagunaan sistem informasi dalam pengelolaan data dan informasi tentang penyelenggaraan program akademik di program studi
Standar 7: Penelitian, Pelayanan/Pengabdian Kepada Masyarakat, dan Kerjasama.
7.1. Penelitian
7.2. Kegiatan pelayanan/ pengabdian kepada masyarakat dosen dan mahasiswa program studi yang bermanfaat bagi pemangku kepentingan (kerjasama, karya, penelitian, dan pemanfaatan jasa/produk kepakaran).
7.3. Jumlah dan mutu kerjasama yang efektif yang mendukung pelaksanaan misi program studi dan institusi dan dampak kerjasama untuk penyelenggaraan dan pengembangan program studi
Daftar Referensi Standar Penilaian Diri 1. Statuta Institusi;
2. Rencana Strategis Institusi; 3. Laporan Tahunan Institusi; 4. Laporan Tahunan Fakultas, 5. Laporan Tahunan Departemen; 6. Laporan Tahunan Keuangan, 7. Struktur Oerganisasi Institusi; 8. Program-program Akademik; 9. Direktori Program Studi;
10. Pedoman Penjaringan dan Penyaringan Mahasiswa; 11. Pedoman Pelayanan Mahasiswa;
12. Pedoman Penjaringan dan penyaringan dosen; 13. Pedoman Evaluasi Belajar Mahasiswa; 14. Pedoman Jaminan Mutu Internal;
15. Pedoman Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat; 16. Program Pengembangan Staf;
17. Laporan Studi Pelacakan Lulusan;
18. Notulen Rapat Pimpinan Institusi/Program Studi;
19. Kebijakan dan Peraturan Institusi mengenai Pembelajaran; 20. Laporan Khusus tentang Sistem dan Layanan Informasi; 21. Transkrip Lulusan;
22. Direktori Lulusan;
24. Direktori Personil; 25. Katalog Institusi;
26. Daftar Sumber-Sumber Institusional;
27. Peraturan Perundang-undangan dan kebijakan terkait.
Salinan sesuai dengan aslinya : Ditetapkan :
Kepala Kantor Hukum, Promosi dan Rektor,
Hubungan Masyarakat,
ttd.
Ir. Yatri Indah Kusumastuti, M.S. Prof. Dr. Ir. Herry Suhardiyanto, M.Sc.
