Dokumen. akreditasi puskesmas linis

(1)

1 Ragil.BPTPK. Gombong.

(2)

tujuan

pembelajara

n umum

Setelah proses belajar

mengajar diharapkan linatih

paham terhadap dokumen

(3)

tujuan

pembelajara

n khusus

Setelah proses belajar mengajar linatih diharapkan paham:

_{Sistem dokumentasi akreditasi Puskesmas,} _{Sistem pengendalian dokumen.}

_{Proseur di dalam akreditasi Puskesmas,}

_{Instruksi Kerja di dalam akreditasi Puskesmas,} _{Kerangka acuan di dalam akreditasi Puskesmas.}

(4)

1. PEDOMAN MUTU/MANUAL MUTU, 2. RENCANA MUTU,

3. PERSYARATAN (SPESIFIKASI), 4. REKOMENDASI/SARAN

(PANDUAN),

5. PROSEDUR/ SPO DAN GAMBAR, 6. REKAMAN (BUKTI OBYEKTIF

KEGIATAN YG DILAKUKAN)

(5)

dokumen

_{Manual Mutu}:dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun keluar tentang sistem manajemen mutu,

_{Rencana mutu}: dokumen yang menguraikan bagaimana sistem manajemen mutu diterapkan pada suatu produk,proyek/ kontrak tertentu,

_Spesifikasi: dokumen yang menyatakan persyaratan mutu,

_Panduan:dokumen yang memberikan informasi tentang bagaimana melaksanakan kegiatan dan proses secara konseistendokumen

terdokumentasi, SPO, dan gambar,

_Rekaman:dokumen yang memberi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang

dicapai.

_{Pemberi informasi tentang bagaimana}

melaksanakan kegiatan dan proses secara konsisten: Prosedur/ SPO, gambar.

(6)

Dokum

en

Kebijakan dan

Pedoman,

Kerangka Acuan,

Prosesur

(SPO/SOP),

Program,

Pelaporan dan

Evaluasi

(7)

Doku

me

n

S

emua dokumen yg

harus disiapkan Puskesmas untuk

memenuhi instrumen Akreditasi.

Jenis & macam dokumen mengacu

kpd.

standar & Kriteria, definisi

operasional, serta

cara pembuktian

dan telusur dokumen yg ada dlm

instrumen akreditasi

(8)

Prinsip Penyusunan

Dokumen

_{Menulis yg dikerjakan, mengerjakan yg}

ditulis, bisa dibuktikan  ditindak- lanjuti, ditelusuri, proses kegiatan yan.ditulis

menjadi Prosedur (SPO), melaksanakan kegiatan yan. Mengacu pd SPO, hasil evaluasi (pembuktian)proses kegiatan yan.sesuai dg SPO.

_{Mangacu apa yg diminta didlm standar/} instrumen Akred. Puskesmas.

(9)

Jenis &

Macam

Dokumen

Akreditasi .



_Kebijakan,



_{Prosedur/ SPO,}



_{Kerangka Acuan,}



_{Bukti tertulis kegiatan/ rekam}

kegiatan,



_{Dokumen pendukung lainnya: Ex:}

Ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat

perijinan, dll.

(10)

Dokumen Akreditas

i



_{Dokumen Peraturan Kebijakan,}

Pedoman/ Juklak, Prosedur/

SPO/SOP, Juknis, Manual, dokumen

ekternal (referensi, acuan),



_{Dokumen Kegiatan Program, data}

pelaksanaan kegiatan, data

evaluasi, & tindak lanjut kegiatan

serta data- data pendukung

(sertifikat pelatihan, sertifikat

ijin-ijin, dll).

(11)

Kebij

aan

 Kebijakan Puskesmas a

dalah:

Keputusan Puskesmas/ Pimpinan/

Puskesmas pd.tataran strategis/

yang sifat garis besar mengikat

pegawai,



_{Bentuk doc.bisa SK, Ka.}

Puskesmas Ttg. Kebijakan tsb,

sedangkan isi kebijakan sesuai

apa yg ditetapkan.

(12)

Contoh

Kebijakan

Admen.

(13)

Prosedur

SPO.SOP.

Protap

(14)

Standard Operating Procedure (SOP) Prosedur Penatalaks anaan

Juklak/

Juknis.

Prosedu

r Tatap

(Protap

) Standard Procedure Operasional (SPO)

Istilah

Lain

Prosedur

Kerja

Prosedur Tindakan Algoritma/ Clinical Patway Akred.Pakai SPO

(15)

Penge

rtian

 _{Suatu perangkat instruksi/ langkah yg}

dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin ttt,

 _{Sustu perangkat instruksi yg memberikan} langkah-langkah berurutan yg benar &

terbaik berdasarkan konsensus Puskesmas untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi yan.

 _{Suatu perangkat instruksi yg memberikan} langkah-langkah berbagai kegiatan,

sehingga membantu mengurangi kesalahan.

(16)

Tujua

n

Agar proses kerja rutin

terlaksana dg efektif,

konsisten/ uniform &

aman dlm. Rangka

meningkatkan mutu

yan. Melalui pemenuhan

standar yg berlaku.

(17)

Manfaa

t

1. Memenuhi Persyarratan standar Yan. Puskesmas/ akreditasi Puskesmas,

2. Mendokumentasi alur kegiatan,

3. Memastikan karyawan Puskesmas mengetahui pekerjaannya,

4. Meminimalisasi duplikasi wewenang & tg-jawab,

5. Memastikan tdk.adanya daerah abu-abu,

6. Overlapping & underlapping wewenang tdk ada,

(18)

Prinsip

SPO.

1. Memuat aturan formal segala indikasi & syarat yg ada di Puskesmas dipenuhi pd setiap

upaya,&tahapan yg dilalui setiap kegiatan yan, 2. Memberikan arah kegiatan yg langsung/ tdk

langsung berhub. Dg. ps,

3. Menggunakan bhs. Sehari-hari, Puskesmas

memudahkan pemakaian , mempunyai urutan, tdk bermakna ganda,

4. Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi, serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebijakan & serta peraturan formal,

(19)

Prinsip

SPO.

6. Agar dilakukan evaluasi paling lama 3 tahun, 7. Penggantian Kepala/ pimpinan tidak harus

mengganti SPO,

8. Kumpulan setiap SPO disetiap unit kerja harus dibuatkan SK., Kepala. Untuk pemberlakuannya,



_Jenis:

 _{SPO Profesi: yan medik, Keprw., medik,}

lab, rekam medik, dll.

 _{SPO pelayanan,}  _{SPO Administrasi.}

(20)

Ciri-ciri prosedur yang baik

Tidak menggunakan kalimat majemuk

Mengenal dengan jelas siapa yang melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa

Menggunakan bahasa yang dikenal oleh pemakai

Merupakan flow-charting dari proses kegiatan

(21)

Ex.

SPO.

 _{SPO pelayanan profesi: mengatur tata cara}

penanganan terhadap pasien:

 _{SPO untuk aspek keilmuan: proses kerja untuk}

diagnosis dan terapi (contoh: biopsi, dsb)

 _{SPO untuk aspek manajerial: proses kerja}

menunjang keilmuan dan pelayanan pasien non keilmuan (contoh: prosedur konsul)

 _{SPO administrasi: mengatur tata kerja kegiatan}

dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja (contoh: prosedur mutasi pegawai

(22)

Syarat Menyusun SPO

1. Identifikasi kebut apakah kegiatan yg dilakukan saat ini sudah ada SPOnya blm, bila sudah apakah masih efektif/ tdk, bila blm susun,

2. Harus ditulis oleh mereka yg melakukan pekerjaan

tsb/ unit kerja tsb. Tim/ panitia yg ditunjuk Kepala. Puskesmas hanya untuk menanggapi/ mengkoreksi SPO tsb. Krn komitmen thd SPO hanya diperoleh

dg adanya keterlibatan dlm penyusunan,

3.Merupakan bagan alir dr suatu kegiatan, pelaksana/ unit kerja mencatat proses itu , membuat alurnya, tim/ panitia diminta

memberikan tanggapan,

(23)

Ragil.BPTPK. Gombong. 23

Logo Nama Organisasi

Judul SPO. SPO

No. Dokumen : Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas…

Nama. NIP. No. Revisi : Tanggal Terbit : Halaman : 1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi

5. Prosedur/ Langkah- langkah 6. Unit terkait

(24)

Contoh SPO

Pengumpulan

Informasi

(25)

Diagram Alir (Flow Chart):

- Membantu mencari masalah & sebab masalah, - Mencari variasi-variasi dalam Proses,

- Mencari penyimpangan2 yang ada dalam proses.

Ada dua macam flow chart :

1. Makro Flow chart 2. Mikro Flow chart

(26)

Mikro flow chart :

Menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari

tiap tahapan diagram makro,

Bentuk simbol :

- Awal kegiatan =

- Akhir kegiatan =

(27)

Makro flow chart :

Menunjukkan kegiatan-kegiatan secara

garis besar dari proses yang ingin kita

tingkatkan.

Hanya mengenal satu simbol ,

bentuk balok

:

(28)

- Simbol Keputusan =

- Simbol Penghubung =

Ya

Tidak

(29)

- Simbol Kegiatan =

- Simbol Dokumen =

(30)

Bagan Alur Makro :

Kegiatan

(31)

Bagan Alur Mikro :

? Ya

Tidak

(32)

Contoh Diagram Makro :

Pasien

Didaftar DiperiksaPasien Ke ApotikPasien

Pasien Membayar Pasien Datang Pasien Pulang

(33)

Contoh Diagram Alur Mikro :

Pasien Datang Mempersilah kan Pasien Mendaftar Mempersilahkan Pasien Menunggu Pasien Diperiksa Perlu Lab ? Ya Tidak Perlu Suntik ? Tidak Ya Pasien Diberi R/ Pasien Disuntik Pasien diberi pengantar Pasien dipersilahkan ke Lab. 12 Pasien dipersilahkan ke Apotik Pasien pulang

(34)

Evaluasi

SPO.

_{Evaluasi bisa dg ceklist}

_{Tujuan: membudayakan internal audit,} _{Evaluasi dilaksanakan:}

_{Berkala, maksimal 3 th sekali,}

_{Sesuai kebut. misal karena ada kesulitan dlm} melaksanakan SPO tsb,

_{Tetapkan pelaksana evaluasi bisa tim} akreditasi,

_{Buat SPO, cara evaluasi,}

_{Kembangkan format/ check list untuk evaluasi,} _{Hasil evaluasi revisi/ pembaharuan.}

(35)

Daftar tilik

Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam

pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark).

Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.

Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk prosedur yang kompleks.

Daftar tilik digunakan untuk mendukung,

mempermudah pelaksanaan dan memonitor prosedur, bukan untuk menggantikan prosedur itu sendiri.

(36)

Langkah-langkah menyusun

daftar tilik

Identifikasi prsedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya

Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut Buat daftar kerja yang harus dilakukan

Susun urutan kerja yang harus dilakukan Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu

Lakukan uji-coba

Lakukan perbaikan daftar tilik Standarisasi daftar tilik.

(37)

Daftar tilik (Check List)

(38)

Contoh

(39)

Compliance rate (CR) =

Σ Ya x 100 %

Σ Ya+Tidak

(40)

Revisi

SPO.

 _{Revisi adalah: kegiatan/ usaha untuk}

memperbaiki SPO, yg perlu diperbaiki isinya baik sebag.maupun seluruh isi,

 _{Revisi perlu dilakukan bila:}

 _{Prosedur kerja/ urutan kerja, tdk sesuai lagi}

dg keadaan yg ada,

 _{Adanya perkembangan ilmu & Teknologi,}  _{Adanya perubahan organisasi/ kebijakan}

baru.

Peninjauan ulang setiap 2 tahun.

 _{Penggantian Ka Puskesmas. Tidak perlu}

(41)

Penulisan KA .

Prog.ram

 _{Tujuan Umum & Khusus: Merupakan tujuan} program. Tujuan Umum: adalah grs. Besar , khususrinciannya,

 _{Kegiatan pokok & rincian kegiatan: langkah-} langkah kegiatan dilaksanakan shg.

Tercapainya tujuan prog. Karena itu antara tujuan & kegiatan harus berkaitan &

sejalan,

 _{Cara melaksanakankegiatan: metode untuk} melaksanakan kegiatan pokok & rincian

kegiatan:Ex: membentuk tim, melakukan rapat, dll.

(42)

Penulisa

n KA .

Prog.ram

 _{Jadual: Perencanaan waktu melaksanakan}

langkah-langah kegitan,

 _{Evaluasi pelaksanaan kegiatan &}

pelaporannya: Evaluasi dr jadual kegiatan, setiap bbrp . Bln.jadual dievaluasi,

 _{Pencatatan, pelaporan & Evaluasi} kegiatan: Catatan kegiatan, bag.

Melakukan pencatatan kegiatan prog.tsb. Pelaporan: Bag membuat &Kapan dibuat, Evaluasi pelaksanaan

(43)

Evaluasi

 _{Evaluasi: Kegiatan yg berupa audit internal} dan/ management review,

 _{Audit internal: kegiatan untuk menilai apakah} staf Puskesmas telah memberikan yan.sesuai standat, pedoman & prosedur yg berlaku yg dibuktikan dg.adanyadokumen-dkumen audit,

 _{Management review: kegiatan mgn dlm}

mengevaluasi hasil temuan audit internal,

mengevaluasi standart-standart/ pedoman/SPO yg berlaku & mengevaluasi pelaksanaan prog. Yg dpt dibuktikan dg adanya risalah