DINAS KESEHATAN KABUPATEN PACITAN UPT PUSKESMAS TULAKAN
NOTULEN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
No.Dokumen 000/RTM-2/02/PKM Tulakan 2015 Tanggal Berlaku 12 Agustus 2015
Revisi 00
Jumlah Halaman 15
KATA PENGANTAR
Segala Puji hanya bagi Allah SWT, hanya karena kekuatan dan kemudahan dari-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan Rapat Tinjauan Manajemen kedua ini.
Semoga hasil Rapat Tinjauan Manajemen yang kedua ini dapat menjadi bahan evaluasi untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di Puskesmas Tulakan.
Laporan ini tentu saja jauh dari sempurna, oleh karena itu jika menemukan kekurangan kami menerima kritik dan saran yang bersifat membangun.
Kami sampaikan terima kasih kepada tim Manajemen Mutu dan seluruh karyawan Puskesmas Tulakan yang senantiasa berupaya keras untuk lebih maju dan lebih baik.
Tulakan, 12 Agustus 2015
HASIL RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN UPT PUSKESMAS TULAKAN
Hari, Tanggal : Senin, 10 Agustus 2015 Pukul : 11.00 – 13.00
Agenda : 1. Pembukaan
2. Pemantapan visi – misi, motto, kebijakan mutu,dan budaya kerja 3. Hasil audit internal
4. Hasil survey kepuasan pelanggan 5. Kinerja proses / hasil pelayanan
6. Hasil tindakan koreksi dan pencegahan.
7. Rencana Tindak Lanjut Dari Hasil Rapat Tinjauan Manajemen Sebelumnya 8. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu
9. Rekomendasi untuk peningkatan 10. Penutup
NOTULEN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
I. PEMBUKAAN
Rapat Tinjauan Manajemen dipimpin oleh Top Manager : dr. Natsir Nugroho
II. PEMANTAPAN VISI – MISI, MOTTO, KEBIJAKAN MUTU,DAN BUDAYA KERJA a. Visi
“ Mewujudkan Pelayanan Kesehatan Yang Tepat, Cepat dan Berkualitas di Wilayah Kerja Puskesmas Tulakan “ b. Misi
1. Meningkatkan profesionalisme dan kompetensi sumber daya manusia Puskesmas Tulakan 2. Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan secara berkesinambungan
3. Memberdayakan masyarakat dalam berperilaku hidup sehat 4. Mewujudkan sumber daya manusia yang sejahtera
c. Motto
“ Melayani Sepenuh Hati” d. Kebijakan Mutu
Puskesmas Tulakan Bertekad Meningkatkan Kinerja dan Mutu pelayanan Secara Berkelanjutan Demi Kepuasan Pelanggan e. Budaya Kerja
T = Tepat : Melayani sesuai SOP maupun peraturan dan perundang-undangan yang berlaku U = Unggul : Unggul dalam memberikan pelayanan
L = Luwes : Luwes dalam melayani
A = Aktif : Selalu berupaya inovatif untuk kepuasan pelanggan
K = Kompak : Bekerja secara team dan saling membantu untuk menyelesaikan tugas A = Amanah : Melayani dengann penuh tanggung jawab
III. HASIL AUDIT INTERNAL UNIT YANG DI PERIKSA Uraian Ketidaksesuaian (Rincian Temuan) Bukti-bukti obyektif Ketidaksesuaian Terhadap SMM
Klausul ISO terkait Kategori Temuan
Waktu Penyelesaian
Tindak Lanjut IGD Sarana Prasarana
kurang Wastafel tidakada Pengelolaan Sumber Daya 6.3 Sarana Kerja Observasi Bulan Juni 2015 Sudah dibuat usulan ke Dinas Kesehatan
Mengadakan hand sanitizer
Imunisasi Buku bantu belum
terisi lengkap Buku bantu stokvaksin 2015 belum terisi Cek list belum terpasang
Sistem menajemen mutu
4.2.1. Persyaratan
umum Observasi Bulan Juni 2015 Buku bantu sudah terisi Ceklist sudah
terpasang Sanitasi Dokumen masih ada
yang belum lengkap
Buku pendukung belum terisi dengan lengkap Sistem manajemen mutu 4.2.4. Pengendalian rekaman
Minor Bulan Juni 2015
Buku pendukung sudah terisi
Laboratorium Sarana dan prasarana kurang lengkap
Suhu kulkas tidak ada
Pengelolaan sumber daya
6.3. Sarana Kerja Observasi Bulan Juni 2015
Suhu kulkas sudah terpasang
Gigi Sarana dan prasarana
kurang Ada bagiandental unit yang tidak berfungsi dengan baik
Pengelolaan
sumber daya 7.5.5. pemeliharaanproduk Minor Bulan Juni 2015 Sudah dibuat usulan ke Dinas Kesehatan
Pendaftaran Kebersihan dan kerapian rak kurang
Rak kurang Pengelolaan sumber daya
6.3. Sarana Kerja Observasi Bulan Juni 2015
Posisi family folder sudah diatur ulang dalam rak, sehingga rak yang ada bisa mencukupi Obat Dokumen masih ada
yang belum lengkap
Buku pendukung belum terisi Sistem menajemen mutu 4.2.4 Pengendalian rekaman
Minor Bulan juni 2015
Buku pendukung sudah diisi
dengan lengkap Gizi Dokumen masih ada
yang belum lengkap
Buku pendukung belum terisi lengkap Sistem manajemen mutu 4.2.4 pengendalian rekaman
Minor Bulan Juni 2015
Buku pendukung sudah diisi
Tata usaha Buku pendukung kurang rapi Dokumen kurang tertata rapi Sistem menejemen mutu 4.2 Persyaratan dokumen
Minor Bulan Juni 2015
Dokumen sudah ditata ulang Poli Umum Pengendalian
dokumen Buku bantubelum terisi lengkap
Cek list belum terpasang
Sistem manajemen mutu
4.2.3 Pengendalian
dokumen Minor Bulan Juni 2015 Ceklist sudah dipasang Buku bantu sudah diisi Promkes Pengendalian dokumen Buku bantu belum terisi lengkap
Cek list belum di pasang Sistem manajemen mutu 4.2.3. pengendalian dokumen
Minor Bulan Juni
2015 Ceklist sudah dipasang Buku bantu
sudah diisi KIA/KB Sarana prasarana
kurang Inkubator rusak Vakum rusak Lampu sorot tidak ada Pengelolaan sumber daya
6.3. Sarana Kerja Observasi Bulan Juni
2015 Lampu sorot sudah ada Sudah dibuat usulan ke Dinas Kesehatan Sekretariat Pengendalian Dokumen Buku bantu belum terisi lengkap Sistem Manajemen Mutu 4.2.3 Pengendalian dokumen
Minor Bulan Juni
2015 Buku bantu sudah terisi No Formulir : 000/Form 5 –
IV. HASIL SURVEI KEPUASAN PELANGGAN
Puskesmas Tulakan melakukan Survei Kepuasan Pelanggan dengan 3 metode : 1. Indeks Kepuasan Masyarakat, dilakukan pada bulan April 2015
2. Survei 5 Dimensi
3. Kotak Saran, dilakukan secara kontinyu, kotak saran dibuka setiap bulan. 1. Indeks Kepuasan Pelanggan
No Unsur Pelayanan Nilai Rata-Rata U1 Prosedur Pelayanan 3,147
U2 Persyaratan Pelayanan 3,107 U3 Kejelasan Petugas Pelayanan 3,153 U4 Kedisiplinan Petugas Pelayanan 3,140 U5 Tanggung Jawab Petugas
Pelayanan
3,187
U6 Kemampuan Petugas Pelayanan 3,167 U7 Kecepatan Pelayanan 3,120 U8 Keadilan Mendapatkan Pelayanan 3,120 U9 Kesopanan dan Keramahan
Petugas
3,220
U10 Kewajaran Biaya Pelayanan 3,173 U11 Kepastian Biaya Pelayanan 3,280 U12 Kepastian Jadwal Pelayanan 3,267 U13 Kenyamanan Lingkungan 3,140
U14 Keamanan Pelayanan 3,167
IKM Unit Pelayanan : 78,79 Mutu Pelayanan : Baik 2. Survei 5 Dimensi
Hasil Survei IKM Puskesmas Tulakan bisa dinterpretasikan dalam dimensi kualitas jasa sebagai berikut : Hasil Pengukuran Indeks kepuasan Masyrakat ( IKM )
Berdasarkan Dimensi kualitas Jasa Puskesmas Tulakan Tahun 2015
No Dimensi Kualitas Jasa Nilai Rata – Rata
1 Realiability 3,21
U3 Kejelasan petugas pelayanan 3,153
U4 Kedisiplinan petugas pelayanan 3,140
U11 Kepastian biaya pelayanan 3,280
U12 Kepastian jadwal pelayanan 3,267
2 Responsiveness 3,133
U1 Prosedur pelayanan 3,147
U7 kecepatan pelayanan 3,120
3 Assurance 3,17
U5 Tanggung jawab petugas pelayanan 3,187
U6 Kemampuan petugas pelayanan 3,167
U10 Kewajaran biaya pelayanan 3,173
U14 Keamanan pelayanan 3,167
4 Empathy 3,17
U8 Keadilan mendapatkan pelayanan 3,120 U9 Kesopanan dan keramahan petugas 3,220
U2 Persyaratan pelayanan 3,107
U13 Kenyamanan Lingkungan 3,140
Tabel 5.2 Hasil Pengukuran Indeks kepuasan Masyrakat ( IKM ) Berdasarkan Dimensi Kualitas Jasa Puskesmas Tulakan Tahun 2015
Hasil pengukuran Survei IKM jika diinterpretasikan dalam 5 dimensi kualitas jasa didapatkan bahwa dimensi kualitas jasa yang mendapat nilai tertinggi adalah dimensi Realiability sebesar 3,21 sedangkan dimensi kualitas jasa yang mendapat nilai terendah adalah dimensi Tangibles sebesar 3,12 yang terdiri dari persyaratan pelayanan dan kenyamanan lingkungan. Dengan demikian 2 unsur tersebut perlu mendapatkan perhatian untuk lebih ditingkatkan sehingga kepuasan pelanggan juga dapat ditingkatkan lagi.
3. Hasil Survei Kepuasan Pelanggan Melalui Kotak Kritik Dan Saran
Pendapat masyarakat tentang pelayanan di puskesmas tulakan melalui kotak kritik dan saran Periode Bulan Desember 2014 - Bulan Mei 2015 antara lain:
No Pengaduan Solusi
1 Keluhan banyaknya pengunjung yang merokok di area puskesmas
Pemasangan banner berisi pesan larangan merokok di area puskesmas 2 Paving halaman rusak Mengajukan usulan perbaikan paving
ke Dinas Kesehatan Kab. Pacitan 3 Lahan parkir kurang luas Pembatasan jumlah pengunjung dan
Jam kunjung pasien
mandi dan memasang pengharum ruangan di setiap kamar mandi
V. KINERJA PROSES / HASIL PELAYANAN
Unit Sasaran Mutu Target Pencapaian Rencana Tindak Lanjut
Pendaftaran
1.Pelayanan pasien lama dengan membawa KIB tidak lebih dari 3 menit
90% 80% 1. Sasaran mutu belum tercapai, melanjutkan sasaran mutu untuk periode berikutnya. Mengajukan penambahan 1 orang petugas di Unit Pendaftaran dan menambahkan jumlah family folder.
2.Penataan kartu rawat jalan
dalam family folder 60%
-2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.
IGD
1.Tindakan sterilisasi alat di IGD
100% 100% 1. Sasaran mutu tercapai. Membuat sasaran mutu baru : Pemasangan infus dalam sekali tusuk.
2.Semua pelanggan yang dilakukan tindakan bedah di IGD menandatangani informed consent
80% - 2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.
3.Pemasangan infuse dalam sekali tusuk
90% - 3. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.
Poli Umum
1.Penemuan suspek TB Paru
50% 27,61%
1. Sasaran mutu belum mencapai target,kedisiplinan petugas di poli umum lebih ditingkatkan lagi.sasaran mutu di pertahankan untuk periode berikutnya. 2.Penemuan suspek Pneumonia
Balita 50% 23,88% 2. Sasaran mutu belum tercapai, melanjutkansasaran mutu untuk periode berikutnya. 1.Semua pelanggan yang ke poli
Poli Gigi
2.Semua pelanggan yang dilakukan tindakan pencabutan gigi di poli gigi menandatangani informed consent
80%
-1. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.
KIA
1.Angka kelengkapan pengisian
kartu Ibu 100% 93,3% 1. Sasaran mutu belum tercapai, melanjutkansasaran mutu untuk periode berikutnya. 2.Angka pemeriksaan Hb pada
Ibu Hamil
80% 71% 2. Sasaran mutu belum tercapai, melanjutkan sasaran mutu untuk periode berikutnya.
KB
1.Kepatuhan petugas dalam melengkapi pengisian rekam medis akseptor KB
100% 100% 1. Sasaran mutu sudah tercapai.
Kamar Obat
1.Waktu tunggu pelayanan untuk resep obat jadi tidak lebih dari 5 menit
80% 80% 1. Sasaran mutu sudah tercapai, meningkatkan target untuk sasaran mutu periode berikutnya. 2.Waktu tunggu pelayanan
untuk resep obat racikan tidak lebih dari 15 menit
75% - 1. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.
Laboratorium 1.Pengambilan darah vena dilakukan dengan sekali tusuk
80% 80% 1. Sasaran mutu sudah tercapai, meningkatkan target untuk sasaran mutu periode berikutnya. 2. Waktu tunggu
pemeriksaan asam urat stick dapat terlayani dalam waktu 2 menit pada 1
80% - 2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.
pelanggan
Gizi
1. Capaian D/S 80% 80,44% 1. Sasaran mutu sudah tercapai, meningkatkan target untuk sasaran mutu periode berikutnya. 2. Konseling gizi di Unit Gizi 65% - 2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan
November 2015.
Promosi Kesehatan
1. Jumlah rumah tangga yang disurvei PHBS
100% 100% 1. Sasaran mutu tercapai, mengganti sasaran mutu untuk periode berikutnya.
2. Tingkat kehadiran koordinator promkes untuk melaksanakan pembinaan kader kesehatan
100%
-2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.
Sanitasi
1. Jumlah rumah yang disurvei dengan kartu rumah
100% 100% 1. Sasaran mutu tercapai, mengganti sasaran mutu untuk periode berikutnya.
2. Penyuluhan cuci tangan pakai sabun di forum kader
100% 100% 2. Sasaran mutu tercapai, mengganti sasaran mutu untuk periode berikutnya.
TU
1. Pengendalian surat masuk 90% 90% 1. Sasaran mutu sudah tercapai, meningkatkan target untuk sasaran mutu periode berikutnya. 2. Kedisiplinan petugas
dalam mengikuti apel Senin pagi
80% - 2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.
Imunisasi 1. Frekuensi membuka almari pendingin vaksin maksimal 2 kali perhari
70% 70% 1. Sasaran mutu sudah tercapai, meningkatkan target untuk sasaran mutu
2. Kepatuhan petugas dalam melengkapi pengisian rekam medis Unit
80% - 2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.
Imunisasi Sekretariat
1. Peningkatan hasil survey harian Puskesmas Tulakan
80% 78,79% 1. Sasaran mutu belum tercapai. Melanjutkan sasaran mutu ke periode berikutnya dan meningkatkan budaya kerja
VI. HASIL TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN
Berdasarkan hasil pencatatan kesalahan pelayanan bulan Desember 2014 – Mei 2015 di setiap poli / unit : No Unit Kejadian/Kesalahan Frekuensi Rencana Tindak Lanjut 1 Pendaftaran Salah mendistribusikan kartu status
pelanggan
3 Mengecek ulang status pelanggan sebelum didistribusikan ke unit pelayanan
2 Poli Umum Petugas salah memanggil nama pelanggan
2 Memanggil ulang nama pelanggan
3 KIA/KB Lupa memberi koin kepuasan pelanggan.
1 Lebih teliti melayani pelanggan.
4 Kamar obat Resep obat tertukar 2 Konfirmasi lagi ke pelanggan tentang identitasnya sebelum di berikan.
5 Laboratorium Lupa memberi koin kepuasan pelanggan.
1
Lebih teliti melayani pelanggan.
6 Gizi Lupa memberi koin kepuasan pelanggan.
1
VII. PENUTUP
Akhirnya, Rapat Tinjauan Manajemen yang kedua ini telah dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seluruh hasil yang tertuang dalam RTM ini merupakan hasil kinerja proses selama bulan Desember 2014 s/d Mei 2015.
