KATA
PENGANTAR
odul Monitoring dan Evaluasi PengadaanBarang/Jasa Pemerintah ini telah berhasil disusun
M
berkat kerjasama CPPR MEP UGM dengan Kemitraan Jakarta. Modul ini ditujukan untuk memberikan pemahaman awal mengenai konsep monitoring dan evaluasi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, sehingga bisa dikatakan materi yang ada didalamnya masih sangatlah umum.Modul ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu adanya saran dan masukan akan sangat membantu dalam menyempurnakan isi dari modul ini. Saran dan masukan tersebut dapat dialamatkan ke cppr@mep.ugm.ac.id dan atas segala masukannya, kami sampaikan terima kasih.
Yogyakarta, 6 Februari 2012 Tim Penulis Modul CPPR
BAB I
GAMBARAN UMUM MONITORING DAN
EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA
PEMERINTAH
BAB II
RUANG LINGKUP MONITORING DAN
EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA
PEMERINTAH
A. Sekilas Tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah
B. Pengertian Monitoring dan Evaluasi Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
C. Tujuan Monitoring dan Evaluasi Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
D. Fungsi dan Peran Monitoring dan Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
E. Manfaat Monitoring dan Evaluasi Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
A. Ruang Lingkup Monitoring dan Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
1
5
6
8
8
2
1
7
B. Pihak-Pihak dalam Monitoring dan Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
A. Penyusunan Program Kerja Monitoring & Evaluasi
B. Pembuatan Indikator Pencapaian Program
Monitoring & Evaluasi
C. Penerapan Program Monitoring dan Evaluasi
D. Evaluasi Program Monitoring dan Evaluasi
A. Isu-Isu Terkini Monitoring dan Evaluasi
B. Program Pengadaan Proaktif
C. Penanganan Kompleksitas dalam Pengadaan
BAB III
RUANG LINGKUP MONITORING DAN
EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA
PEMERINTAH
BAB IV
STRATEGI PENGEMBANGAN
MONITORING DAN EVALUASI
18
27
36
40
42
18
42
40
34
10
A. Pengertian E-Monev
B. Tujuan dan Manfaat E-Monev
C. Prinsip-Prinsip E-Monev
D. Prosedur Kerja E-Monev
E. Penutup
BAB V
E-MONEV PENGADAAN
60
61
63
60
62
65
BAB 1
Gambaran Umum
Monitoring & Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah
Sekilas Tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
A
Filosofi dan Tujuan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
1
Proses pengadaan barang dan jasa pemerintah relatif berbeda dengan swasta. Perbedaan yang paling mendasar adalah dalam hal pembiayaannya. Seluruh pengadaan barang/jasa pemerintah yang dibiayai oleh APBN/APBD, baik sebagian ataupun keseluruhan, harus mengacu pada Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 yang berlaku mulai 1 Januari 2011. Menurut Peraturan Presiden tersebut, pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. Tujuan pengadaan barang atau jasa adalah untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan instansi pemerintah dalam jumlah yang cukup, dengan kualitas dan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu, secara efektif dan efisien, menurut ketentuan dan proses yang berlaku atau dengan kata lain memperoleh barang dengan memenuhi kriteria 6 T yaitu : tepat kualitas, tepat waktu, tepat harga, tepat prosedur, tepat jenis, tepat jumlah.
Prinsip-Prinsip Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
2
Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah terdapat prinsip-prinsip yang tidak tercakup dalam pengadaan barang/jasa di sektor swasta yang biasanya hanya menekankan pada sisi efisiensi dan efektifitas. Menurut Perpres 54/2010, prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah adalah:
Efisien Efektif Transparan Terbuka Bersaing Adil/Tidak diskriminatif Akuntabel 1 2 3 4 5 6 7
Pengertian Monitoring & Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
B
Pengertian Monitoring Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
1
Secara umum dapat diartikan sebagai fungsi manajemen yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung mencakup aspek-aspek antara lain:
penelusuran pelaksanaan kegiatan dan keluarannya (fokus pada input, proses, dan output)
pelaporan tentang kemajuan
identifikasi masalah-masalah pengelolaan dan pelaksanaan
Monitoring dapat juga diartikan sebagai proses pengumpulan dan analisis informasi (berdasarkan indikator yang ditetapkan) secara sistematis dan kontinu tentang kegiatan program sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi untuk penyempurnaan program itu selanjutnya.
Dikutip dari slide “Konsep Monitoring dan Evaluasi” oleh Dr. Dadang Solihin (www.dadang-solihin.blogspot.com)
Dikutip dari slide “Monitoring dan Evaluasi Proyek” oleh Dr. Harry Hikmat (www.perencanaan.depsos.go.id)
1 2
1
Melakukan penjaminan kualitas terhadap suatu produk (barang/jasa) biasanya mudah dilakukan, namun tidak demikian jika produk yang dimaksud adalah hasil-hasil pengawasan (monitoring). Menurut Anda, apa yang dimaksud dengan pernyataan tersebut?
2
Latihan (Kasus):
Pengertian Evaluasi Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
2
Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) mendefinisikan evaluasi sebagai:
proses menentukan nilai atau pentingnya suatu kegiatan, kebijakan, atau program
sebuah penilaian yang obyektif dan sistematik terhadap sebuah intervensi yang direncanakan, sedang berlangsung ataupun yang telah diselesaikan
Evaluasi dapat juga dijelaskan sebagai proses penilaian pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah kinerja program untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja program.
Proses evaluasi terhadap kualitas pengadaan barang/jasa pemerintah jika dilaksanakan secara tepat dapat melahirkan rekomendasi-rekomendasi yang bermanfaat untuk pihak-pihak yang melakukan monitoring & evaluasi. Dengan banyaknya pihak-pihak yang melakukan monitoring & evaluasi pengadaan, bagaimanakah tumpang tindih monitoring & evaluasi bisa diminimalkan? Mengapa tumpang tindih monitoring & evaluasi sulit dihilangkan?
2
Latihan (Kasus):
Disarikan dari www.oecd.org/ yang dikutip dalam www.dadang-solihin.blogspot.com Dikutip dari slide “Monitoring dan Evaluasi Proyek” oleh Dr. Harry Hikmat
(www.perencanaan.depsos.go.id)
3 4
4 3
Perbedaan Monitoring & Evaluasi Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
3
3
Aspek Monitoring Evaluasi
Tujuan Menilai kemajuan pelaksanaan program yang sedang berjalan
Memberikan gambaran pada suatu waktu tertentu
mengenai suatu program
Fokus · Akuntabilitas
penyampaian input program
· Dasar untuk aksi perbaikan · Penilaian keberlanjutan program · Akuntabilitas penggunaan sumber daya · Pembelajaran tentang hal-hal yang dapat dilakukan lebih baik di masa yang akan datang
Cakupan · Apakah pelaksanaan
sesuai dengan rencana? · Apakah terdapat penyimpangan? · Apakah penyimpangan tersebut dapat dibenarkan? · Relevansi · Keberhasilan · Efektifitas biaya · Pembelajaran Waktu Pelaksanaan
Dilaksanakan terus menerus atau secara berkala selama pelaksanaan program
Umumnya dilaksanakan pada pertengahan atau akhir program
Tabel 1: Perbedaan Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Sumber: www.perencanaan.depsos.go.id KONDISI AWAL (PRE-EXISTING CONDITIONS) KOMPONEN PROYEK MASUKAN AKTIVITAS FAKTOR EKSTERNAL KELUARAN (OUTPUTS) MANFAAT (OUTCOMES) DAMPAK (IMPACTS ) +/- FAKTOR INTERNAL UMPAN BALIK
Tujuan Monitoring & Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
C
Tujuan Umum Monitoring dan Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
1
Tujuan monitoring dan evaluasi dapat dilakukan melalui pengidentifikasian hal-hal sebagai berikut:
Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah
sesuai dengan rencana Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi
Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan program
Tujuan Khusus Monitoring dan Evaluasi
Pengadaan
2
Modul ini disusun untuk memenuhi materi pembelajaran pada workshop monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan jasa pemerintah. Secara spesifik, tujuan monitoring dan evaluasi sejak tahap perencanaan sampai penyerahan barang/jasa untuk para pihak yang terkait baik secara langsung maupun tidak langsung adalah sebagai berikut:
Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan
Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan
Membantu penanggung jawab program untuk dapat membuat laporan pertanggungjawaban dengan lebih baik, informatif, dan beretika (tujuan etis)
Sebagai dasar informasi untuk pembuatan keputusan,
apakah program layak
untuk dilanjutkan, perlu direvisi ataupun dihentikan
(tujuan keputusan)
Fungsi dan Peran Monitoring & Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
D
Merancang pembagian keuangan dan sumber daya manusia secara lebih efektif dan efisien untuk tiap-tiap program, baik yang baru direncanakan maupun yang telah berjalan (tujuan manajerial)
Mendidik dan memotivasi penanggung jawab program dan mitra kerja melalui pemahaman terhadap proses dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
(tujuan pendidikan dan motivasi)
Dikutip dari slide “Konsep Monitoring dan Evaluasi” oleh Dr. Dadang Solihin (www.dadang-solihin.blogspot.com)
5
5
Monitoring dan evaluasi dapat digunakan sebagai pembelajaran dari apa yang telah dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan, dengan memfokuskan pada:
Dikutip dari slide “Konsep Monitoring dan Evaluasi” oleh Dr. Dadang Solihin (www.dadang-solihin.blogspot.com)
6
Efisiensi: menggambarkan bahwa pemanfaatan input telah sesuai dengan output yang dihasilkan
Efektifitas: ada ukuran apakah suatu kegiatan telah mencapai tujuan yang diterapkan
Impact: menggambarkan apakah yang telah dilakukan
memberikan perbedaan terhadap masalah yang ingin diselesaikan Berikut adalah gambar model aplikasi dari peran sistem monitoring & evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah tersebut.
Gambar 1: Model Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Manfaat Monitoring & Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
E
Bagi penanggung jawab
program
1
Sebagai salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kerja Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan Membantu penentuan
langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan proyek
selanjutnya
Sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi selanjutnya
Bagi pengelola
program
2
Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat
Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik
Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi program
BAB II
Ruang Lingkup
Monitoring & Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah
Ruang Lingkup Monitoring & Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
A
Tahap Perencanaan
(ex-ante)
1
Pengendalian kualitas pengadaan semestinya sudah dilakukan sejak tahap perencanaan yang dilakukan oleh PA/KPA, khususnya terkait dengan kualitas dalam pemilihan/penentuan:
Dikutip dari slide “Konsep Monitoring dan Evaluasi” oleh Dr. Dadang Solihin (www.dadang-solihin.blogspot.com)
7
pelaksana pengadaan
(PPK, Pejabat Pengadaan, Panitia/ Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan)
pemenang pelelangan/seleksi
tim juri/ahli untuk pengadaan melalui sayembara/kontes
Hal ini dilakukan untuk memastikan kualitas barang/jasa sejak dini melalui pemilihan pihak dan strategi pengadaan yang tepat.
Tahap Pelaksanaan
(on-going)
2
Tahap ini dilaksanakan pada saat pengadaan dimulai hingga penyerahan barang/jasa tersebut. Terdapat beberapa pihak yang terkait dengan pelaksanaan pengadaan secara langsung, yaitu PPK, ULP/Pejabat Pengadaan, dan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. Dalam melaksanakan tugasnya, ULP/Pejabat Pengadaan dibantu oleh LPSE untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara elektronik. Pada tahap ini, monitoring dan evaluasi akan difokuskan pada kinerja keempat pihak tersebut.
Tahap Pasca-Pelaksanaan
(ex-post)
3
Monitoring dan evaluasi pada tahap ini dilaksanakan setelah barang/jasa diserahkan, untuk melihat apakah output tersebut menghasilkan dampak (outcome) sesuai yang diharapkan. Terdapat tiga hal yang akan dinilai pada tahap ini, yaitu:
efisiensi (keluaran dan hasil dibandingkan masukan), efektifitas (hasil dan dampak terhadap sasaran), ataupun manfaat (dampak terhadap kebutuhan) dari suatu program Dalam tahap ini, outcome di bidang pengadaan bukan lagi menjadi tanggung jawab pihak pelaksana pengadaan, karena tanggung jawab pelaksana pengadaan hanya sampai saat output diserahkan. Pelaksana pengadaan tidak bertanggung jawab atas keluhan atau penolakan yang muncul dari masyarakat atas suatu proyek pengadaan yang mungkin tidak terlalu dibutuhkan oleh masyarakat ketika monitoring dan evaluasi dilakukan. Disinilah peran APIP (Aparat Pengawasan Intern Pemerintah) dalam menjembatani hubungan antara pihak pelaksana pengadaan dengan masyarakat untuk memastikan bahwa pengadaan yang dilakukan memang ditujukan untuk kepentingan publik.
Pihak-pihak dalam Monitoring & Evaluasi
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
B
Aparat Pengawasan Intern Pemerintah
(APIP)
1
Menurut Permenpan Nomor: PER/05/M.PAN/03/2008, Aparat Pengawasan Intern Pemerintah merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukan pengawasan. Dalam Permenpan tersebut juga diatur mengenai dua (2) tugas dan tanggung jawab utama oleh APIP terkait dengan monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah, yaitu fungsi pemantauan dan evaluasi. Pemantauan adalah proses penilaian kemajuan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sementara, evaluasi merupakan rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi suatu kegiatan dengan standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan, dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai tujuan. Berikut adalah sekilas tugas dan tanggung jawab dari keempat lembaga fungsional APIP tersebut.
Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan
(BPKP) yang bertanggung jawab kepada Presiden
a
Sesuai dengan Pasal 52, 53 dan 54 Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2001 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, Dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, BPKP mempunyai tugas melaksanakan tugas Pemerintahan di bidang pengawasan keuangan dan pembangunan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Berikut adalah tugas pokok dan fungsi dari BPKP terkait dengan proses monitoring & evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah:
Merencanakan program monitoring & evaluasi dengan menentukan lingkup monitoring & evaluasi terlebih dulu Melakukan pembagian tugas dan pemisahan fungsi dalam program monitoring & evaluasi
Melaksanakan program monitoring & evaluasi dengan menyertakan dokumentasi dan laporan hasil monitoring & evaluasi
Inspektorat Jenderal (Itjen)/Inspektorat Utama (Ittama)/
Inspektorat yang bertanggung jawab kepada
Menteri/ Kepala Lembaga Pemerintah Non Departemen
(LPND)
b
Tugas dan fungsi itjen bervariasi antar kementerian. Namun pada umumnya, inspektorat jenderal menyelenggarakan fungsi pengawasan dan pemeriksaan atas pelaksanaan kegiatan administrasi umum, keuangan, dan kinerja; pelaporan hasil pengawasan dan pemeriksaan, serta pemberian usulan tindak lanjut temuan pengawasan dan pemeriksaan; pemantauan dan evaluasi atas tindak lanjut temuan pengawasan dan pemeriksaan; serta pengembangan dan penyempurnaan sistem pengawasan. Pengawasan tersebut dilakukan terhadap semua pelaksanaan tugas unsur kementerian agar dapat berjalan sesuai dengan rencana dan berdasarkan kebijakan menteri dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, baik yang bersifat rutin maupun tugas pembangunan. Berikut adalah fungsi dan peran inspektorat jenderal secara umum dalam monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah:
Melaksanakan pengendalian atas monitoring & evaluasi yang telah dilakukan dengan melakukan pemantauan secara berkala terhadap tindak lanjut
atas rekomendasi yang telah diberikan
Melakukan pengendalian kualitas pasca dilakukannya monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah Menyelenggarakan pengawasan intern terhadap
akuntabilitas keuangan negara yang mendukung tata kelola kepemerintahan yang baik dan bebas KKN
Membina penyelenggaraan
Sistem Pengendalian Intern Pemerintah
Mengembangkan kapasitas pengawasan intern pemerintah yang profesional dan kompeten
Menyelenggarakan sistem dukungan pengambilan keputusan yang andal bagi presiden/pemerintah
Mendorong ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan di bidang keuangan melalui pengujian dan konsultasi;
Mendorong efisiensi dan efektivitas pengelolaan tugas pokok Kementerian Keuangan melalui evaluasi, koordinasi, de-bottlenecking, dan perbaikan kebijakan (policy recommendation);
Mendorong terwujudnya akuntabilitas yang tinggi terhadap pengelolaan keuangan melalui dukungan penyelenggaraan akuntansi dan pelaporan keuangan;
Mengawal reformasi birokrasi melalui monitoring dan evaluasi; Mengawal disfunctional behavior aparat
Kementerian Keuangan melalui surveillance dan investigasi; Mempromosikan Good Governance dan Clean Government di jajaran Kementerian Keuangan
Pemantauan data tindak lanjut hasil pengawasan BPK-RI yang dilaksanakan oleh BPK-RI bersama dengan
Inspektorat Jenderal dan unit kerja terkait di lingkungan kementerian terkait
Pemantauan data tindak lanjut hasil pengawasan BPKP yang dilaksanakan oleh BPKP Pusat dan BPKP Perwakilan bersama dengan Inspektorat Jenderal dan unit kerja terkait di lingkungan kementerian terkait
Pemantauan pelaksanaan tindak lanjut hasil audit Inspektorat Jenderal Kementerian terkait
Evaluasi laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) di lingkungan kementerian terkait
Evaluasi sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP) di lingkungan kementerian terkait
Inspektorat Pemerintah Provinsi yang
bertanggung jawab kepada Gubernur
c
Inspektorat pemerintah provinsi mempunyai tugas pokok membantu Gubernur dalam melaksanakan pengawasan terhadap penyelenggaraan Pemerintah Daerah. Menurut Permendagri No. 64 Tahun 2007, Inspektorat provinsi mempunyai tugas melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah provinsi, pelaksanaan pembinaan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah kabupaten/kota dan pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah kabupaten/kota.
Dalam permendagri tersebut, disebutkan pula bahwa Inspektorat provinsi juga menyelenggarakan fungsi-fungsi sebagai berikut:
perencanaan program pengawasan
perumusan kebijakan dan fasilitasi pengawasan; dan pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian tugas pengawasan
mendorong terwujudnya Tata Kelola Pemerintahan yang baik serta terwujudnya iklim yang mencegah KKN;
mendorong Terwujudnya Pelayanan Publik yang Prima; menunjang Tertib Administrasi Pemerintahan Daerah
Inspektorat Pemerintah Kabupaten/Kota
yang bertanggung jawab kepada Bupati/Walikota
d
Inspektorat pemerintah kabupaten/kota mempunyai tugas pokok membantu Bupati/Walikota dalam melaksanakan pengawasan terhadap penyelenggaraan Pemerintah Daerah/Kota. Menurut Permendagri No. 64 Tahun 2007, Inspektorat Daerah/Kota mempunyai tugas melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah kabupaten/kota, pelaksanaan pembinaan atas penyelenggaraan pemerintahan desa dan pelaksanaan urusan pemerintahan desa.
Sama seperti Inspektorat Provinsi, dalam permendagri tersebut juga disebutkan bahwa Inspektorat kabupaten/kota juga menyelenggarakan fungsi-fungsi berupa:
perencanaan program pengawasan
perumusan kebijakan dan fasilitasi pengawasan; dan
pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian tugas pengawasan
Melakukan upaya Pengawasan dan Pembinaan Aparatur untuk meniadakan perilaku koruptif di lingkungan
Pemerintah Daerah.
Meningkatkan kontribusi Aparatur di bidang Pengawasan. Meningkat partisipatif Aparatur dalam penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan.
Meningkatkan Sumber Daya Manusia Aparatur Pengawasan. Meningkatkan kualitas sistem Pengawasan.
Pengguna Anggaran/Kuasa
Pengguna Anggaran
2
PA (Pengguna Anggaran) adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah atau pejabat yang disamakan pada Institusi lain Pengguna APBN/APBD. Sementara KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD.
Menurut Perpres 54/2010, PA memiliki tugas dan kewenangan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah, sebagai berikut:
Menetapkan Rencana Umum Pengadaan
Mengumumkan secara luas Rencana Umum Pengadaan paling kurang di website K/L/D/I
Menetapkan PPK
Menetapkan Pejabat Pengadaan
Menetapkan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan; Menetapkan:
pemenang pada Pelelangan atau penyedia pada Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai diatas Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau 1
pemenang pada Seleksi atau penyedia pada Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultasi dengan nilai diatas Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah).
2
Mengawasi pelaksanaan anggaran
Menyampaikan laporan keuangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
Menyelesaikan perselisihan antara PPK dengan ULP/ Pejabat Pengadaan, dalam hal terjadi perbedaan pendapat; dan
Mengawasi penyimpanan dan pemeliharaan seluruh Dokumen Pengadaan Barang/Jasa.
Pejabat Pembuat Komitmen
3
PPK adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA untuk bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. PPK memiliki tugas pokok dan kewenangan sebagai berikut:
Menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi:
spesifikasi teknis Barang/Jasa; Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan rancangan Kontrak
1 2
3
Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Menandatangani Kontrak
Melaksanakan Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa Mengendalikan pelaksanaan Kontrak
Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA
Menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA dengan Berita Acara Penyerahan
Melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan anggaran dan hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada PA/KPA setiap triwulan; dan
Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Unit Layanan
Pengadaan/Pejabat Pengadaan
4
ULP adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Sementara Pejabat Pengadaan adalah personil yang memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa. Tugas pokok dan kewenangan ULP/Pejabat Pengadaan meliputi:
Menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa Menetapkan Dokumen Pengadaan
Menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran Mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di website K/L/D/I masing-masing dan
papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan dalam Portal Pengadaan Nasional
Menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk Khusus untuk ULP:
Menjawab sanggahan;
Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk: 1
2
Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi
Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau a
Seleksi atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah); b
Menyerahkan salinan Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada PPK;
Menyimpan dokumen asli pemilihan Penyedia Barang/Jasa;
3
4
khusus Pejabat Pengadaan:
Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk: 1
Penunjukan Langsung atau Pengadaan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah); dan/atau Penunjukan Langsung atau Pengadaan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah);
a
b
Menyerahkan dokumen asli pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada PA/KPA; 2
Membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan kepada Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala
Daerah/Pimpinan Institusi; dan
Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA
Panitia /Pejabat
Penerima Hasil Pekerjaan
5
adalah panitia/pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan mempunyai tugas pokok dan kewenangan untuk:
Melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Kontrak Menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa setelah melalui pemeriksaan/pengujian; dan
1 Membuat dan
menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan 2
3
BAB III
Strategi Program Kerja
Monitoring & Evaluasi
Penyusunan Program Kerja Monitoring
dan Evaluasi Pengadaan
A
Langkah-langkah Penyusunan Program Kerja
Monitoring dan Evaluasi Pengadaan
1
Pengadaan barang dan jasa publik merupakan aktivitas yang dilakukan organisasi pengadaan dengan menggunakan dana pemerintah. Pengertiaan pengadaan barang dan atau jasa dapat disimpulkan kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa. Sedangkan penanggung jawab pengadaan adalah Pengguna Anggaran dan yang melaksanakan pengadaan adalah Panitia pengadaan yaitu tim yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa.
Terdapat beberapa langkah strategis yang dianggap mampu untuk membuat kinerja lembaga pengadaan lebih baik dari sebelumnya. Tahap-tahap atau langkah-langkah monitoring dan evaluasi pengadaan seharusnya disesuaikan dengan tahapan pengadaan yaitu:
7
Strategi merupakan pola atau rencana yang disatukan, luas dan berintegrasi yang menghubungkan tujuan utama, kebijakan dan semua tindakan organisasi untuk memastikan bahwa organisasi dapat mencapainya melalui pelaksanaan yang tepat sesuai dengan alokasi sumber daya yang ada oleh organisasi. Dengan demikian strategi program kerja monitoring dan evaluasi dimaksudkan untuk menyusun langkah-langkah atau pola kerja yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi dalam proses pengadaan barang adan atau jasa.
Pada bagian ini akan dipaparkan beberapa hal yang berkaitan dengan strategi program kerja monitoring dan evaluasi. Penjelasan pada bagian ini bertujuan untuk memberikan gambaran pentingnya lembaga-lembaga pengadaan barang dan jasa menyusun langkah-langkah strategis untuk penguatan kelembagaan agar terjaga indepedensi, khususnya dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa.
a
Procurement Planningproses untuk menentukan apa dan kapan melakukan pengadaan (perencanaan pengadaan) yaitu suatu atau pembelian serta sumber pendanaan yang akan digunakan. Dengan demikian pada bagian ini diperlukan suatu rencana yang tepat atas berbagai pilihan pengadaan barang dan atau jasa yang akan dipilih, biaya, waktu, manfaat dan cara mendapatkannya. Dengan demikian perencanaan pengadaan tidak hanya penting untuk memutuskan tentang produk atau barang dan atau jasa yang akan diadakan tetapi juga mempertimbangkan beberapa keputusan strategis seperti penunjukkan langsung, pengadaan langsung ataukah harus melalui tender.b
Solicitation Planningmendokumentasikan kebutuhan produk atau barang dan atau jasa (permintaan pengadaan) yaitudan mengidentifikasi sumber-sumber yang potensial. Pada bagian ini lembaga pengadaan seharusnya mempertimbangkan sisi lain dari proses pengadaan yaitu cost and benefit (biaya dan manfaat) dari suatu pengadaan yang berimplikasi value added (nilai tambah) bagi masyarakat. Pertimbangan ini mengindikasikan bahwa pengadaan bukan perencanaan dari atas ke bawah melainkan menggali potensi-potensi kebutuhan dan sumber daya yang ada untuk menentukan pengadaan yang memberi manfaat lebih bagi masyarakat. Memperjelas dan mendetilkan lingkup pekerjaan, spesifikasi, dan volume pekerjaan sesuai dokumen kontrak. Spesifikasi pengadaan perlu direncanakan dengan baik. Alternatif spesifikasi memungkinkan pihak penyedia jasa untuk mendapatkan harga yang paling kompetitif sehingga harga kontrak dapat ditekan atau dengan kata lain mencari alternatif spesifikasi yang paling kompetitif dalam batasan syarat teknis yang ada. Sebaiknya dihindari spesifikasi tunggal karena dapat memicu monopoli yang pada akhirnya menimbulkan biaya yang tinggi. Perlu disadari adalah bahwa tidak ada desain yang sempurna. Semakin banyak informasi akan memberikan data spesifikasi yang lebih baik dan lebih kompetitif. Langkah terbaik adalah mencari informasi lain terkait alternatif spesifikasi yang tidak tercantum dalam syarat spesifikasi teknis namun memiliki kualitas dan kehandalan yang minimal sama atau bahkan lebih tinggi namun memiliki harga yang lebih kompetitif. Selain itu hal perlu dipersiapkan adalah skema cashflow atau aliran kas untuk alur pembayaran bagi penyedia yang disesuaikan alur masuk dana pengadaan dari kas negara. Hal lain yang juga menjadi perhatian pada bagian ini adalah mengusahakan waktu pelaksanaan yang optimal. Monitoring dan evaluasi diperlukan pada bagian ini untuk
memastikan bahwa proses pengadaan barang dan atau jasa yang akan diajukan dalam proses pelelangan telah memenuhi unsur-unsur di atas.
c
Solicitationproposal sesuai keperluan. Setelah melakukan perencanaan merupakan perolehan penawaran, bids, ataupengadaan dan permintaan pengadaan, lembaga pengadaan melakukan proses penawaran kepada para supplier. Proses ini dapat dilakukan melalui lembaga pengadaan yang independen seperti LPSE dengan menggunakan SPSE. Penggunaan lembaga indepeden diharapkan dapat menjaga kejujuran dalam proses pengadaan barang dan atau jasa publik. Hal ini dimaksudkan untuk menciptakan kompetisi yang sehat diantara beberapa supplier atau penyedia yang berniat mengikuti tender layanan. Mengingat bagian pengadaan akan menerima banyak permohonan atau penawaran terkait pengumuman yang dilakukan untuk itu monitoring dan evaluasi diperlukan untuk memastikan rasionalitas penawaran dari supplier dan juga mengidentifikasi potensi-potensi kerancuan penawaran seperti terbatasnya limit waktu pengumuman, kelengkapan spesifikasi pengadaan barang dan atau jasa, network/ jaringan komputer yang tidak terganggu, bandwidth yang memadai, dll sehingga indepedensi pengadaan tetap terjaga.
d
Source Selectionpotensial. Pemilihan rekanan merupakan hal yang tidak mudah yaitu memilih rekanan dari beberapa yangkarena terkadang tidak terdapat rekanan atau supplier yang benar-benar memenuhi kriteria yang ditentukan. Untuk itu panitia pengadaan atau layanan pengadaan perlu memper-timbangkan dengan teliti kategorikal pemenang agar tidak berdampak kasus hukum dikemudian hari. Monitoring dan evaluasi perlu dilakukan pada bagian ini untuk memastikan bahwa pemilihan pada rekanan murni karena kemampuannya dan kesesuainnya dengan spesifikasi yang ditentukan sehingga barang dan jasa yang diadakan memiliki kualitas yang memadai.
e
Contract Administrationdengan rekanan agar mereka mampu menghasilkan atau yaitu bagaimana mengelola relasimenyelesaikan kontrak kerja yang sudah dimenangkan. Para supplier atau konraktor harus bisa mengkomunikasikan berbagai kendala yang dialami dalam proses pengadaan agar bisa dicarikan jalan keluarnya tanpa keluar dari spesifikasi pengadaan yang telah ditanda tangani kecuali dalam keadaan darurat seperti
menghadapi bencana alam. Pada bagian ini unit layanan pengadaan bisa menjamin kelancaran atau cash flow pembayaran dari setiap detail perjanjian yang disetujui nanti. Monitoring dan evaluasi perlu dilakukan untuk memastikan bahwa kontrak yang dibuat tidak akan merugikan salah satu pihak apakah itu bagian pengadaan ataukah pihak penyedia barang dan atau jasa.
f
Contract Closeoutkontrak. Strategi mengatasi kerugian atas pengadaan barang dan merupakan penyelesaian dan penutupanatau jasa atau ketidaksesuaian atas pengadaan dalam procurement adalah bukan hanya ada dalam proses perencanaan tapi juga pada tahap execution process. Sebagian besar strategi ini berorientasi pada usaha untuk mendapatkan supplier yang tepat, mendapatkan harga yang paling kompetitif dan langkah untuk menghindari konflik maupun klaim. Sehingga pada bagian ini tujuan monitoring dan evaluasi adalah untuk memastikan bahwa pengadaan barang dan atau jasa telah dilakukan oleh supplier yang tepat dengan harga yang paling kompetitif dan dipastikan diserahkan tepat waktu dengan spesifikasi yang telah ditentukan serta berupaya menghindari terjadi klaim atau proses hukum dikemudian hari.
Langkah-langkah di atas diharapkan dapat memberi inspirasi untuk menyusun program kerja monitoring dan evaluasi di masing-masing lembaga pengadaan (wilayah/daerah), mengingat kompleksitas, kondisi dan situasi di masing-masing tempat lembaga pengadaan tetunya berbeda sehingga setiap program kerja yang disusun harus disesuaikan dengan lingkungan kerja masing-masing. Acuan di atas diharapkan dapat memberikan gambaran tentang bagaimana seharusnya setiap lembaga pengadaan menyusun program kerja monitoring dan evaluasi yang menambah nilai bagi lembaga tersebut untuk menjaga independensi, transparansi dan responsibilitas.
Pada saat proses pengadaan barang dan atau jasa, diperlukan penetapan supplier yang akan melaksanakan pengadaan. Agar terjadi proses pemilihan supplier yang tepat untuk mendapatkan barang dan atau jasa yang berkualitas dan dengan harga yang kompetitif, bagaimanakah anda menentukan pemilihan atas pemenang dalam proses pengadaan barang dan atau jasa? (diskusikan jawaban saudara)
Latihan (Kasus):
Identifikasi kebutuhan dasar
dari Program Kerja Monitoring & Pengadaan
2
Mengapa perlu dilakukan identifikasi kebutuhan dasar program kerja monitoring dan evaluasi pengadaan? Pertanyaan ini begitu penting karena setiap lembaga perlu kenyamanan pada saat melakukan pekerjaan termasuk pada saat melakukan monitroing dan evaluasi. Berikut ini beberapa hal yang seharusnya disiapkan dalam proses pelaksanaan monitoring dan evaluasi pengadaan, antara lain:
Regulasi (dasar hukum)
Ketersediaan Data/Informasi (semua data pengadaan) Ketersediaan sistem monitoring dan evaluasi
Kompetensi Sumber daya manusia Indepedensi monitoring dan evaluasi Pendanaan
Program Kerja Tupoksi
Disiplin dan Komitmen a b c d e f g h i
Kesiapan payung hukum dalam proses monitoring dan evaluasi merupakan hal penting sebelum proses monitoring dan evaluasi dilakukan. Regulasi membuat proses monitoring dan evaluasi bisa dilakukan sesuai dengan aturan-aturan yang sudah ditentukan sehingga tidak menimbulkan konflik pada saat monitoring dan evaluasi baik pada pihak yang dikontrol maupun yang mengontrol.
Data dalam bentuk apapun merupakan sumber informasi yang sangat penting pada saat melakukan monitoring dan evaluasi. Dengan data seluruh aktivitas pengadaan barang dan atau jasa yang ingin diawasi dapat dilakukan. Semakin lengkap data yang tersedia menunjukkan semakin baik proses pengadaan barang dan jasa dilakukan secara terstruktur.
Untuk melakukan monitoring dan evaluasi perlu disiapkan perangkat kerja tidak hanya prosedur tetapi juga sistem monitoring dan evaluasi. Sistem monitoring dan evaluasi yang tepat akan berdampak positif karena menghasilkan monitoring dan evaluasi yang berdaya guna dan berhasil guna dan menghindari tumpang tindih dalam pengawasan.
Kesiapan sumber daya manusia sangat diperlukan. Sumber daya manusia dalam proses monitoring dan evaluasi harus memiliki kompetensi keilmuan dan kompetensi etika. Selain kedua kompetensi tersebut independensi dalam proses monitoring dan evaluasi mutlak diperlukan dan saling melengkapi satu dengan yang lainnya untuk menghindari terjadinya konflik kepentingan di antara yang diawasi dan yang mengawasi.
Setiap tahapan dalam proses monitoring dan evaluasi tentunya memerlukan anggaran dalam proses pelaksanaannya. Dukungan anggaran dan sumber pendanaan yang jelas akan mempermudah proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa. Selain beberapa dukungan di atas diperlukan juga program kerja yang matang terkait dengan monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan. Tanpa program yang baik dan matang proses pelaksanaan monitoring dan evaluasi akan berjalan lamban dan tidak sesuai tujuan yang akan dicapai.
Tugas, pokok dan fungsi dari masing-masing pelaksana monitoring dan evaluasi dalam setiap tahapan pengadaan barang dan jasa harus jelas dan terinci sehingga tidak terjadi tumpang tindih dalam proses monitoring dan evalausi, misalnya pada tahap ex-ante (perencanaan) siapa yang melakukan monev, apa yang di monev dan siapa yang bertanggung jawab dalam proses monev tersebut.
Komitmen dan disiplin pimpinan sangat diperlukan untuk mendukung seluruh proses di atas. Konsistensi monitoring dan evaluasi karena disiplin dan komitmen dari pimpinan akan berdampak pada proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa sehingga berdampak pada transparansi dan mengurangi terjadi indikasi korupsi.
Pentingnya ketersediaan Dokumen fisik
dalam proses monitoring dan evaluasi
3
Informasi merupakan salah satu komponen penting dalam suatu organisasi begitu pula bagi pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi. Informasi dapat berupa dokumen atau data atau arsip yang dapat dijadikan dasar atau alat bukti dalam proses monitoring dan evaluasi. Dokumen atau data atau juga disebut arsip ada dua macam bentuknya bisa berbentuk hardcopy dan softcopy. Hardcopy bisa berupa lembaran-lembaran kertas ataupun buku-buku. Sedangkan softcopy berupa file yang disimpan di media penyimpan elektronik seperti diskette, harddisk, flashdisk maupun CD.
Data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data akan menjadi bermakna jika dianalisis lebih lanjut agar dapat digunakan sebagai dasar untuk pembuatan keputusan. Tanpa data yang memadai monitoring dan evaluasi tidak dapat dilakukan secara maksimal. Mengapa data/dokumen/arsip menjadi begitu penting bagi suatu organisasi? karena data/dokumen/arsip yang telah disiapkan dan terorganisasi sesuai
dengan kepentingannya selanjutnya akan diproses dan dianalisa sehingga memiliki nilai tambah yang disebut informasi. Informasi yang didasarkan pada data yang akurat akan memberikan nilai dan manfaat jika diolah dan dianalisis dengan cara yang benar. Hasil olah data atau informasi akan memberikan leverage pengetahuan dalam proses pembuatan keputusan.
Informasi dalam bentuk data/dokumen/arsip yang tersedia dapat membantu pihak-pihak yang melakukan monitoring untuk membuat kebijakan dan memutuskan langkah-langkah berikutnya atas temuan atau hasil monitoring dan evaluasi sehingga setiap proses monitoring tidak hanya berhenti pada tahap evaluasi melainkan juga sampai pada tahap tindak lanjut sesudah evaluasi dilakukan. Untuk itu eksistensi data/dokumen/arsip perlu disimpan dalam tempat yang aman (tidak mudah hilang dan rusak).
Peran ketersediaan informasi berupa dokumen atau data antara lain untuk: Mengidentifikasi temuan antara yang direncanakan
dengan yang sudah diimplementasi
Memastikan bahwa semua dokumen sudah sesuai dengan dokumen lelang yang ditetapkan oleh UU
Memastikan bahwa syarat-syarat khusus yang berkaitan dengan kontrak tidak merugikan salah satu pihak
Mengidentifikasi bahwa pelaksanaan semua pengadaan dilakukan tepat waktu begitu pula dengan proses
penyerahan barang dan jasa tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan
Menguji kualitas proses pengadaan
Melakukan review analitis untuk monitoring dan evaluasi proses pengadaan
a b c d e f
Peran e-procurement dalam proses
monitoring dan evaluasi pengadaan
4
Tidak dapat dipungkiri bahwa pengadaan barang/jasa pemerintah (PB/JP) merupakan lahan subur terjadinya korupsi. Berdasarkan data dari Komisi Pemberantasan Korupsi, sekitar 80% kasus yang mereka tangani merupakan kasus dalam PB/JP. Salah satu upaya untuk mencegah korupsi di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah adalah dengan diterbitkannya Peraturan Presiden no. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah oleh Lembaga kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Dalam pasal 111 Perpres no 54 tahun 2010 mengatur pembentukan LPSE untuk
memfasilitasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) dalam melaksanakan PB/JP. (LKPP November 2011).
Pemaparan di atas menunjukkan bahwa upaya pemerintah untuk segera mengimplementasikan SPSE merupakan langkah tepat dalam proses pengadaan barang dan jasa publik. Penerapan e-procurement sangat membantu mengurangi berbagai indikasi korupsi dalam proses pengadaan barang dan jasa serta menciptakan transparansi dalam proses tersebut. Peran e-procurement dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan jasa publik sebagai berikut:
Meningkatkan kontrol terhadap berbagai penyimpangan Meningkatkan daya saing dan effisiensi serta efektifitas Membuat proses interaksi pihak-pihak yang
melakukan monitoring lebih terbuka, transparan dan akuntabel
Menghemat biaya dan waktu monitoring dan evaluasi Meningkatkan peran masyarakat dalam
proses monitoring dan evaluasi pengadaan Mengoptimalkan kerja monitoring dan evaluasi Mengoptimalkan database pengadaan
sehingga mempermudah pengawasan internal baik oleh atasan langsung maupun pimpinan tertinggi dalam lembaga layanan pengadaan.
a b c d e f g
Walaupun peran e-procurement dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa sangatlah penting, namun dalam penerapannya e-procurement dalam monitoring dan evaluasi juga memiliki beberapa kendala seperti:
Technical complexity
Anggaran yang cukup besar
Payung Hukum yang belum memadai Terbatasnya sumber daya manusia terutama
berkaitan dengan tenaga pengadaan di wilayah tertentu a
b c
d
e Terbatasnya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi untuk mengakses perubahan yang terjadi terkait pengadaan barang dan atau jasa
(seperti: perubahan undang-undang, sistem, aturan, pengetahuan dll) yang terjadi.
Memperkuat lembaga-lembaga pengadaan barang dan jasa publik merupakan langkah tepat sebagai salah satu bentuk reformasi birokrasi. Ditinjau dari sisi pengawasan dan akuntabilitas e-procurement merupakan inisiatif yang dapat menyentuh seluruh aspek reformasi birokrasi, dengan e-procurement pengawasan tidak saja mempermudah pengawasan dan evaluasi dikalangan internal lembaga-lembaga yang melakukan layananan pengadaan barang dan atau jasa tetapi juga sampai pada pengawasan eksternal yang menjangkau ke seluruh lapisan masyarakat.
E-procurement mempermudah proses monitoring dan evaluasi karena keberadaan e-procurement dapat menjembatani seluruh kepentingan stakeholder tanpa memihak kepada stakeholder tertentu selain itu juga dapat mengurangi korupsi dan kolusi diantara pihak-pihak yang terkait dalam proses pengadaan barang dan atau jasa. Di sisi lain e-procurement juga memberikan manfaat yang luar biasa dalam penyediaan data pengadaan. Hal ini disebabkan seluruh proses pengadaan dimulai dari pengumuman sampai dengan penetapan pemenang tercatat dalam sistem sehingga setiap kegiatan memiliki rekam aktivitas yang mencerminkan semua kegiatan yang dilakukan organisasi tersebut sehingga mempermudah monitroing dan evaluasi.
E-procurement dapat membantu pimpinan (seperti pimpinan langsung atau Pejabat Pembuat Komitmen atau kepala ULP/LPSE) untuk langsung memantau jumlah kegiatan yang telah dilaksanakan, yang sedang dalam proses pelaksanaan, maupun yang akan dilaksanakan, sehingga dari seluruh proses ini pimpinan dapat melihat kinerja organisasi dan dapat membuat keputusan atau tindak lanjut dari setiap temuan dari hasil monitoring dan evaluasi. Dengan demikian e-procurement dapat mempercepat proses penyediaan informasi untuk kepentingan monitoring dan evaluasi sehingga mempermudah proses pembuatan keputusan dan tindak lanjut ke tahapan pengembangan organisasi.
Pentingnya Regulasi dalam
proses monitoring dan evaluasi pengadaan
5
Regulasi pelayanan publik merupakan tanggung jawab pemerintah dalam melayani berbagai pemangku kepentingan. Hadirnya UU No.25 tahun 2009 tentang pelayanan publik semakin menegaskan pentingnya menghasilkan produk pengadaan publik yang berkualitas. Payung hukum yang jelas dalam proses monitoring dan evaluasi bagi pihak-pihak penyelenggara juga seharusnya menjadi prioritas perhatian pemerintah. Tersedianya payung hukum
yang jelas dapat mempermudah pihak-pihak yang terkait melakukan pekerjaannya tanpa kekhawatiran atas setiap kebijakan monitoring, evaluasi dan tindak lanjut yang dibuatnya.
Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan salah satu aktifitas dalam satu siklus manajemen pengadaan yang penting untuk melihat kinerja pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa publik, sayangnya belum ada regulasi yang khusus mengatur monitoring dan evaluasi internal di antara lembaga-lembaga pengadaan. UU No.25 tahun 2009 lebih menitikberatkan pada pentingnya menghadirkan pelayanan publik yang berkualitas serta menyebutkan masyarakat berhak ikut mengawasi dan mengadukan hal-hal yang ditemui di lapangan berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa publik. UU No.11 Tahun 2008 tentang Informasi dan transaksi elektronik (UU ITE) menguatkan peran pengawasan berbasis teknologi informasi namun lebih banyak mencurahkan perhatian pada sistem pengawasan eksternal dibandingkan internal.
Perpres 54 tahun 2010 yang mengatur proses pengadaan barang dan jasa berbasis elektronik dan UU No. 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaski elektronik yang memberikan pengakuan kepada informasi elektronik sebagai alat bukti hukum yang sah dalam proses pengadaan belumlah cukup. Regulasi masih perlu disiapkan untuk proses monitoring dan evaluasi yang berbasis elektronik. Untuk itu pemerintah perlu membuatkan payung hukum yang jelas untuk mengatur proses monitoring dan evaluasi baik untuk kepentingan internal maupun eksternal.
Pembuatan Indikator Pencapaian
Program Monitoring & Evaluasi
B
7Penyusunan kriteria keberhasilan pelaksanaan
monitoring dan Evaluasi
1
Program kerja dianggap berhasil jika memiliki ukuran-ukuran keberhasilan, begitu juga dalam proses monitoring dan evaluasi. Indikator keberhasilan monitoring dan evaluasi tidak hanya dapat dilihat jumlah temuan atau indikasi yang kemudian berdampak pada penilian akhir dari evaluasi. Jika indikator monitoring hanya dilihat dari jumlah temuan kesalahan maka setiap upaya dalam proses monitoring akan diarahkan hanya untuk menemukan kesalahan dari yang diawasi atau jika monitoring dan evaluasi hanya dianggap berhasil jika berupaya mendapatkan penghematan anggaran maka proses pengadaan barang dan jasa bisa saja mendapat kualitas barang yang tidak maksimal asalkan bisa melakukan penghematan anggaran, untuk itu diperlukan beberapa indikator yang saling melengkapi agar tujuan monitoring dan evaluasi dapat tercapai.
Monitoring dan evaluasi harus dilakukan oleh yang pihak-pihak yang ditunjuk
bertanggungjawab untuk mengawasi proses pengadaan barang dan jasa (seperti pimpinan langsung, Pengguna Anggaran atau pihak-pihak lain yang ditunjuk dan dianggap memiliki kemampuan untuk melakukan monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa). Langkah-langkah monitoring dan evaluasi dalam melakukan pengawasan terhadap proses pengadaan barang dan atau jasa adalah:
Perpres 54 tahun 2010 yang mengatur proses pengadaan barang dan jasa berbasis elektronik dan UU No. 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaski elektronik yang memberikan pengakuan kepada informasi elektronik sebagai alat bukti hukum yang sah dalam proses pengadaan belumlah cukup. Regulasi masih perlu disiapkan untuk proses monitoring dan evaluasi yang berbasis elektronik. Untuk itu pemerintah perlu membuatkan payung hukum yang jelas untuk mengatur proses monitoring dan evaluasi baik untuk kepentingan internal maupun eksternal.
Menganalisis tingkat kewajaran proyek.
Kewajaran proyek dapat dilihat antara kesesuaian
harga dan kualitas produk, keseimbangan diantara keduanya menunjukkan akan kelayakan pengadaan yang diadakan. Menetapkan strategi (model dan teknis) monitoring dan koordinasi dengan pihak lain yang dianggap tepat. Menetapkan jadwal dan lokasi monitoring
Pembagian kerja tim pelaksana monitoring,
pembagian kerja diantara tim monitoring sangatlah penting dalam setiap proses pemantauan sehingga terhindar dari tumpang tindih proses pemantauan.
Pelaksanaan monitoring Analisis hasil monitoring
Advokasi dan publikasi hasil monitoring,
hasil monitoring sebaiknya tidak sekedar laporan atau hanya dalam bentuk catatan evaluasi tetapi sebaiknya
dipublikasi dan diberi tindak lanjut atas semua temuan baik positif (temuan value added) maupun yang negatif (non value added) agar proses monitoring dan evaluasi lebih bermanfaat.
Pelaporan hasil monitoring a b c d e f g h
Dari langkah-langkah monitoring di atas maka perlu disusun indikator untuk mengukur tingkat keberhasilan dari pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Penyusunan indikator ini tidak hanya didasarkan pada ukuran finansial semata seperti penghematan anggaran atau efisiensi dan efektifitas pengadaan tetapi juga didasarkan pada ukuran-ukuran non-finansial seperti kendali kualitas, transparansi, akuntabilitas dan responsibilitas, dll.
Berikut ini beberapa ukuran kriteria keberhasilan pelaksanaan monitroing dan evaluasi yang dapat disimpulkan dari hasil need assesment research di lima wilayah di Indonesia (Surabaya, Makasar, Bandung, Medan dan Yogyakarta). Indikator yang dapat dilihat dari:
Efisiensi dan efektifnya proses pengadaan Jumlah penghematan anggaran
Temuan yang dapat ditindaklanjuti Perbaikan berkelanjutan
Kendali kualitas
Tercapainya Transparansi, Akuntabilitas dan Responsibilitas
Kerjasama Tim
Kepuasaan publik (berkurangnya sanggahan)
Jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektornik Jumlah dokumen pengadaan yang diumumkan secara elektronik a b c d e f g h i j
Ukuran-ukuran atau indikator di atas tidaklah berdiri sendiri tetapi saling melengkapi antara satu dengan lainnya. Multi indikator yang dibuat ini akan lebih mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan melakukan monitoring dan evaluasi untuk memastikan pencapaian program kerja karena dengan multi indikator membuat proses monitoring lebih fleksibel dan dinamis terutama dalam proses penilaian. Penentuan standar dari setiap indikator tidaklah mudah karena setiap daerah atau wilayah dimana setiap lembaga layanan pengadaan berada memiliki karakteristik yang berbeda-beda sehingga diperlukan penetapan standar minimum dari setiap kriteria yang ditetapkan agar penilaian kinerja lebih optimal dan tidak berpihak.
Penetapan standar penilaian pencapaian
program Monitoring dan Evaluasi
2
Seperti yang telah dikemukakan pada bagian terdahulu tentang multi indikator untuk mengukur tingkat keberhasilan pelaksanaan proses monitroing dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa, maka berikut ini merupakan upaya untuk menetapkan standar minimal yang harus dicapai dari masing-masing indikator. Pentingnya menetapkan standar minimal agar disetiap lembaga layanan pengadaan memiliki acuan standar yang jelas dan terarah serta bisa dicapai karena penetapan standar yang terlalu tinggi akan berdampak bukan pada penilaian kinerja tetapi malah sebaliknya akan menurunkan kinerja apalagi tidak dibarengi sistem reward dan punishment yang jelas.
Penyusunan indikator penilaian keberhasilan monitoring ini didasarkan pada sistem penilaian berbasis balanced scorecard (BSC). BSC merupakan konsep manajemen strategik meliputi pola pengelolaan strategi organisasi jangka pendek dan jangka panjang secara komprehensif. BSC terdiri dari 4 (empat) langkah utama dalam menciptakan masa depan organisasi. Langkah-langkah tersebut sebagai berikut:
Perencanaan jangka panjang: 1 2 3 a Perumusan strategi Perencanaan strategi Penyusunan program b c
Perencanaan jangka pendek Implementasi
Pemantauan (monitoring dan evaluasi) 4
Konsep BSC merubah fokus perspektif perencanaan dari sekedar hanya berfokus pada finansial (anggaran tahunan) dan berjangka pendek menjdai perpektif perencanaan komprehensif yang mencakup seluruh aspek finansial dan non-finansial sampai pada pertumbuhan dan pembelajaran. Berikut ini merupakan indikator monitoring dan evaluasi lembaga pengadaan barang dan atau jasa publik.
Tabel 3: Indikator Monitoring dan Evaluasi No Indikator Perspektif
pengukuran
Sasaran strategis Ukuran strategis Standar (% pencapaian ) 1. Komitmen Pimpinan Pelaksanaan pengumuman pengadaan yang sesuai perpres maupun UU lainnya yg terkait Semakin banyak proses pengadaan yang transparan dan akuntantabel Jumlah pengumuman berbasis elektronik 5-10% 2. Efisiensi dan efektifnya proses pengadaan Jumlah efisiensi & Efektivitas waktu dalam proses penyelenggara-an pengadapenyelenggara-an Penghematan dalam lini pengadaan dimulai dengan menyusun semua aktivitas berbasis value added dan menghilangkan aktivitas yang non
value added % efisiensi dan jumlah pemborosan waktu yang dapat dihindari 5%-10% 3. Penghemat-an Penghemat-anggarPenghemat-an Nilai rupiah penghematan Penghematan anggaran dari seluruh proses pengadaan Nilai penghematan 10%-15% 4. Temuan yang dapat ditindaklan-juti Jumlah temuan yang dapat ditindaklanjuti Perbaikan proses berikutnya Jumlah temuan 3%-5% 5. Perbaikan berkelanjut-an Kemampuan untuk memperbaiki diri Kemampuan organisasi untuk memperbaiki value chain process pengadaan ke arah lebih baik Jumlah chain yang diperbaiki 3%-5% 6. Kendali kualitas Kemampuan untuk menghasilkan layanan pengadaan yang berkualitas Kemampuan organisasi untuk menghasilkan layanan pengadaan sesuai standar kualitas yang ditetapkan Berkurangnya Sanggahan terkait penyerahan produk/barang dan atau jasa pada publik 5%-10% 6. Kendali kualitas Kemampuan untuk menghasilkan layanan pengadaan yang berkualitas Kemampuan organisasi untuk menghasilkan layanan pengadaan sesuai standar kualitas yang ditetapkan Berkurangnya Sanggahan terkait penyerahan produk/barang dan atau jasa pada publik 5%-10% 7. Transparansi , Akuntanbili-tas & responsibili-tas Kemampuan untuk mengoptimalkan adanya Transparansi, Akuntanbilitas & responsibilitas dalam layanan pengadaan Kemampuan organisasi meng-eskplore data/dokumen/arsi p sbg dukungan untuk organisasi mengoptimalkan transparansi, akuntabilitas dan responsisbitas Kelengkapan data/dokumen /arsip dan kemudahan untuk mengakses-nya 10%- 15% 8. Kerjasama Tim Kerjasama diantara tim layanan penga-daan untuk menghadirkan bentuk layanan pengadaan publik yang berkualitas Kemampuan organisasi untuk mengurangi konflik kepentingan diantara sesama tim kerja layanan pengadaan Berkurangnya konflik kepentingan di antara sesama tim kerja layanan pengadaan 3%- 5% 9. Kepuasan publik Berkurangnya komplain Masyarakat atas layanan pengadaan yang diberikan Kemampuan organisasi untuk memberikan fasilitas layanan pengadaan sesuai standar yang ditetapkan serta membuat pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat Berkurangnya komplain dari masyarakat 5%-10% 10 Jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektronik Banyaknya jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektronik Kemampuan organisasi untuk mengumumkan pengadaan berbasis elektronik Jumlah pengadaan dan nilai pengadaan yang bertambah 5%-10%
Sumber: disari dari hasil Need Asessment research (perlu diuji sebelum diterapkan)
Implikasi standar dalam program
monitoring dan evaluasi pengadaan
3
Penerapan standar yang telah ditetapkan dalam program monitoring dan evaluasi pengadaan bukan merupakan suatu langkah mudah. Membuat perubahan atas sesuatu yang sudah lama berjalan merupakan suatu upaya yang harus dilakukan secara berkesinambungan dan membutuhkan komitmen yang tinggi dari pimpinan. Keberhasilan implikasi standar hanya bisa tercapai jika komitmen pimpinan diikuti dengan kebersediaan para pelaku dalam lembaga layanan pengadaan mau melakukan perubahan dan tidak melakukan resisten terhadap perubahan.
Pimpinan tidak mampu sendirian untuk menerapkan standar dalam lembaga atau organisasi atau unit yang dipimpinnya. Pimpinan hanya mampu menerapkan standar jika orang-orang di organisasi mengetahui, memahami dan berupaya untuk mau mencapai standar. Standar yang ditetapkan akan menjadi sinergi bagi karyawan jika dikomunikasikan secara holistik dimana semua unit atau lini organisasi yang terlibat di dalamnya harus diaktifkan. Cara demikian akan membuat semua karyawan dalam setiap unit yang terlibat akan mengkontribusikan semua kemampuannya untuk mencapai standar tersebut. Pertemuan rutin antara pimpinan dan semua staf maupun karyawannya dalam mengevaluasi setiap pencapaian standar dan selanjutnya memprogresnya untuk setiap kemajuan yang akan dicapai berikutnya merupakan langkah tepat dalam implementasi suatu standar. Monitoring dan evaluasi akan menjadi mudah jika organisasi memiliki standar kerja yang harus dicapai karena setiap varians atau penyimpangan dapat segera diantisipasi dan selanjutnya dievaluasi dan ditindaklanjuti.
Standar bisa berdampak pada perubahan tetapi juga bisa sebaliknya. Untuk itu penetapan standar harus disertai kesepakatan terhadap standar itu sendiri diantara para pelaku organisasi. Hal ini disebabkan penetapan standar yang terlalu tinggi dapat berdampak negatif sehingga standar harus dibuat rasional
dan dapat menjadi leverage dalam proses pelaksanaan dan pencapaiannya. Perlu pemikiran yang matang, rasional dan komprehensif dalam menetapkan standar kerja dalam proses monitoring dan evaluasi. Implikasi terhadap standar adalah adanya perubahan sebagai jawaban dari adanya harapan di masa datang dan kondisi riil organisasi saat ini. Implikasi standar juga memberi suatu gambaran terhadap langkah organisasi dari satu titik ke titik yang lain sehingga organisasi mampu melakukan perubahan berkelanjutan. Inilah yang merupakan kunci implikasi standar dalam program kerja monitoring dan evaluasi.
Penerapan Program
Monitoring dan Evaluasi
C
Penerapan program monitoring dan evaluasi internal membutuhkan komitmen dari pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam departemen pengadaan. Berikut ini adalah pihak-pihak yang seharusnya melakukan monitoring dan evaluasi internal terhadap penyelenggaraan pengadaan seperti:
Kepala kantor/satuan kerja adalah pejabat struktural departemen/lembaga yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari dana anggaran belanja rutin APBN.
(Lembaga/Gubernur/Bupati/Walikota/pejabat yang diberi kuasa yang bertanggungjawab atas pelaksana pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari anggaran belanja pembangunan APBN) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang diangkat
oleh PA atau KPA yang diberi kuasa bertanggungjawab atas pelaksana pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari anggaran belanja pembangunan APBN
Pengguna Anggaran Daerah, adalah pejabat di lingkungan pemerintah propinsi/kabupaten/kota yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari dana anggaran belanja APBD.
a
b
c
Pihak-pihak di atas seharusnya menjadi orang yang bertanggung jawab terhadap proses layanan pengadaan barang dan jasa publik di wilayah kerja masing-masing sehingga perlu melakukan upaya-upaya perbaikan setelah proses monitoring dan evaluasi dilakukan. Salah satu upaya adalah upaya untuk 11 Jumlah dokumen pengadaan yang diumumkan secara elektronik Banyaknya dokumen pengadaan yang dapat diakses melalui elektronik Kemampuan organisasi untuk menyiapkan dokumen-dokumen pengadaan berbasis elektronik Jumlah dan jenis dokumen pengadaan yang dapat diakses melalui elektronik sesuai dengan UU yang berlaku 5%-10%
meningkatkan kualitas aparatur dalam pengadaan barang dan atau jasa publik, seperti:
Menfasilitasi ujian sertifikasi ahli pengadaan
Peningkatan layanan sistem ujian sertifikasi ahli pengadaan Peningkatan sistem pangkalan data (database)
ahli pengadaan
Menfasilitasi peningkatan pengetahuan dan profesionalitas lembaga-lembaga pelatihan pengadaan barang dan jasa
Memperbaiki standars operating procedures (SOP) seperti bimbingan teknis, advokasi, pengaduan dan sanggah serta bantuan hukum
Menyediakan bantuan hukum jika para penyelenggara menghadapi klaim atau sanggahan.
a b c d e f
Di sisi lain penguatan lembaga pengadaan tidak hanya membutuhkan komitmen dari pimpinan juga dari pihak penyelenggara pengadaan seperti panitia pengadaan (tim yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa) atau Pejabat pengadan (personil yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa dengan nilai tertentu) serta lembaga penyelenggara pengadaan elektronik (LPSE). Kemampuan lembaga penyelenggaran merupakan salah satu kunci keberhasilan peningkatan layanan pengadaan dan juga menjadi kunci keberhasilan proses monitoring dan evaluasi karena memiliki kemampuan untuk menyediakan dokumen/arsip/ data yang dibutuhkan pada saat monitoring. Panitia pengadaan harus mampu:
Mampu melakukan analisis value added chain dari setiap jenis pengadaan yang akan dilakukan Mampu menganalisis nilai (harga) dari setiap pengadaan sehingga bisa mendapatkan
harga yang wajar dan rasional serta bisa mendapat target harga yang kompetitif
a
b
Mampu menginventarisir dan menyeleksi supplier-supplier potensial agar pelaksanaan pengadaan setelah kontrak disepakati tidak terdapat kendala. Analisis bisa berupa kemampuan supplier dari segi pengalaman pengadaan dari jenis pengadaan yang di adakan, kemampuan finansial, kemampuan delivery pengadaan sehingga pengadaan dapat diselesaikan tepat waktu, juga rating supplier atas jenis pengadaan yang diadakan
Memiliki kemampuan untuk melakukan pengendalian atas persediaan pengadaan yang telah diterima
Mampu mengantisipasi kemungkinan klaim hukum yang mungkin terjadi atas suatu pengadaan
Penerapan program monitoring dan evaluasi tentu bukan tanpa masalah mengingat setiap proses penyelenggaraan dihadapkan pada keterbatasan yang dimiliki. Masalah-masalah yang dihadapai dalam proses monitoring dan evaluasi tentunya dimulai dari proses perencanaan hingga pengumuman pemenang dan penyerahan barang dan atau jasa. Permasalahan yang paling sering ditemui adalah kurangnya konsistensi, koordinasi dan keterkaitan antar pelaku penagadaan yaitu antara perencanaan, penganggaran pelaksana, pengawasan dan evaluasi serta penggunaan kapasitas sumber daya yang terbatas.
c
d
e
Evaluasi program
Monitoring dan Evaluasi
D
Pentingnya evaluasi terhadap
program monitoring dan evaluasi
1
Evaluasi lanjutan dari program monitoring dan evaluasi merupakan bagian penting dari proses pengadaan. Tanpa evaluasi tindak lanjut maka setiap temuan dari penyelenggaran program kerja monitoring dan evaluasi hanya berhenti sebatas temuan tanpa ada tindak lanjutnya. Tujuan diadakan evaluasi lanjutan adalah untuk memberikan arah kebijakan yang jelas atas setiap temuan pada saat monitoring dan evaluasi pengadaan dilakukan. Evaluasi lanjutan merupakan komunikasi dan koordinasasi antar lembaga pengadaan untuk melakukan perbaikan berkelanjutan atas setiap permasalahan yang dihadapi. Tindak lanjut dalam proses monitoring dan evaluasi membantu organisasi untuk melakukan evaluasi kinerja lembaga. Proses pencapaian kinerja suatu organisasi bukan hal yang mudah sehingga setiap hasil yang dicapai perlu mendapatkan reward yang setimpal begitu juga sebaliknya bagi organisasi atau lembaga pengadaan tidak dapat menunjukkan kinerja maksimal dan cenderung
