Bab III
ORGANISASI IMHERE
3.1 Umum
Higher Education for Competitiveness Project (HECP) yang kemudian menjadi IMHERE
(Indonesia Managing Higher Education For Relevance and Efficiency) adalah Kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti) yang pendanaannya sebagian dibiayai melalui pinjaman (Loan) dari Bank Dunia baik dari dana IBRD maupun dana dari IDA. Sesuai dengan Loan Agreement (IBRD) no. 4789-IND dan Develeopment Credit Agreement (IDA) no. 4077-IND schedule 4; Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi bertanggungjawab penuh terhadap seluruh implementasi proyek di lingkungan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional.
Pengelolaan Kegiatan ini terbagi menjadi dua kelompok yaitu pengelolaan di tingkat pusat (Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi), dan di tingkat perguruan tinggi. Di tingkat perguruan tinggi, organisasi pelaksana sedikit berbeda antara institusi pendidikan tinggi non-BHMN dan institusi pendidikan tinggi BHMN. Unit Pelaksanan Kegiatan pada tingkat Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi adalah DGHE-IU (Directorate General Higher Education- Implementing Unit) dan untuk Unit Pelaksana pada tingkat Perguruan Tinggi adalah HEI-IU (Higher Education Institution – Implementing Unit).
Sesuai dengan sasaran IMHERE, yang salah satunya adalah untuk meningkatkan kapasitas institusional, maka organisasi pelaksanaan yang dikembangkan juga akan mencerminkan upaya sistematis peningkatan dimaksud melalui pengintegrasian pelaksanaan kegiatan ke dalam struktur organisasi yang ada.
Sebagai bagian dari kegiatan pemerintah, pelaksanaan proyek ini juga akan tunduk pada peraturan perundangan yang terkait, khususnya menyangkut Undang-Undang No 17/2003 tentang Keuangan Negara dan Undang-Undang No 1/2004 tentang Perbendaharaan Negara, peraturan perundangan yang diturunkan dari kedua undang-undang tersebut, serta Petunjuk Teknis Pelaksanaan Anggaran di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional, 2005. Secara khusus, fungsi dan kewenangan yang terkait dengan pejabat perbendaharaan yang terkait dengan organisasi pelaksana Kegiatan IMHERE dapat dikelompokkan ke dalam organisasi di tingkat Departemen Pendidikan Nasional dalam hal ini Sekretariat Jenderal, dan organisasi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.Pejabat Perbendaharaan di lingkungan Depdiknas ini adalah pejabat yang diangkat oleh Menteri Pendidikan Nasional atau yang dikuasakan, setiap tahun anggaran untuk mengelola anggaran pada kantor/satuan kerja.
Pejabat Perbendaharaan di Departemen Pendidikan Nasional terdiri dari:
1. Menteri Pendidikan Nasional sebagai Pengguna Anggaran (PA) yang mempunyai tugas antara lain menetapkan Kuasa Pengguna Anggaran/Pengguna Barang. Dalam rangka melaksanakan maksud Undang-undang Nomor 1 tahun 2004 tersebut di atas, Menteri Pendidikan nasional melimpahkan tugas operasional kepada Sekretaris Jenderal Depdiknas.
2. Kepala Biro Keuangan Depdiknas mempunyai tugas antara lain menerbit Surat Perintah Membayar (SPM) untuk Kantor Satuan Kerja yang berlokasi di DKI Jakarta dan sekitarnva;
Comment [BWS1]: Selain
sebagai pejabat pembuat komitmen di lingkungan biro keuangan DIKNAS juga berfungsi sebagai pembuat SPM seluruh kegiatan DIKNAS di DKI
Sedangkan Pejabat Perbendaharaan di Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi terdiri dari:
1. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi diangkat sebagai Kepala Kantor/Satuan Kerja kuasa pengguna anggaran/kuasa pengguna barang untuk Unit Satuan Kerja Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi;
2. Pejabat Pembuat Komitmen para Pejabat Eselon II dan sebagian Penanggungjawab Kegiatan yang diangkat oleh Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi sebagai Kepala Kantor/Satuan kerja yang diberi kewenangan untuk membantu Kepala Kantor/Satuan kerja dalam menerbitkan keputusan yang berkaitan dengan kepegawaian, mengadakan ikatan/perjanjian/kontrak kepada pihak ketiga dan pengangkatan Panitia dalam rangka pengadaan barang/jasa dan surat perintah lainnva yang berhubungan dengan tugas pelaksanaan kegiatan;
3. Bendahara Pengeluaran adalah orang yang ditunjuk untuk menerima, menyimpan, menyetorkan, menatausahakan, dan mempertanggung-jawabkan uang dalam rangka pelaksanaan penerimaan negara;
4. Atasan Langsung Bendahara adalah Kepala Bagian Keuangan Ditjen Dikti yang diberi kewenangan untuk melakukan tindakan yang mengakibatkan terjadinya pengeluaran anggaran belanja hanya untuk kegiatan swakelola;
5. Penanggungjawab Kegiatan adalah pejabat yang diangkat oleh Kepala Kantor/Satuan kerja sebagai penanggungjawab kegiatan pada Direktorat dan Sekretariat Ditjen Pendidikan Tinggi. Penanggungjawab Kegiatan di lingkungan Ditjen Pendidikan Tinggi terbagi dalam dua kelompok yaitu penanggungjawab kegiatan yang diberi kewenangan sebagai Pejabat Pembuat Komitmen dan Penanggungjawab Kegiatan tanpa diberikan kewenangan sebagai Pembuat Komitmen. Penanggungjawab Kegiatan IMHERE adalah salah satu Penanggungjawab Kegiatan dan juga sebagai pejabat Pembuat Komitmen. Hal ini dilakukan berdasarkan SK Dirjen DIKTI no 12/DIKTI/Kep/2005.
6. Pemegang Uang Muka Kegiatan (PUMK) adalah orang yang diberi tugas untuk membantu Bendahara Pengeluaran dalam pelaksanaan tugas bendahara. Pemegang Uang Muka diangkat untuk masing-masing kegiatan.
Definisi, uraian tugas dan kewenangan dari masing-masing Pejabat Perbendaharaan di atas diuraikan pada Lampiran.
Sedangkan di tingkat perguruan tinggi, jabatan perbendaharaan yang terkait adalah:
1. Rektor/Pemipin Perguruan Tinggi diangkat sebagai Kepala Satuan Kerja kuasa pengguna anggaran/kuasa pengguna barang untuk Unit Satuan Kerja Perguruan Tinggi;
2. Wakil Rektor/Wakil Pemimpin Perguruan Tinggi sebagai pejabat pembuat komitmen yang diangkat oleh Rektor/Pemimpin Perguruan Tinggi
3. Fungsi-fungsi lain seperti yang telah diuraikan di atas.
Penjelasan tentang tugas pokok dan fungsi serta kewenangan masing-masing organ di atas akan dijelaskan pada bagian berikutnya. Dengan pertimbangan dan kondisi seperti dijelaskan di atas, maka organisasi pelaksana kegiatan IMHERE adalah seperti digambarkan pada bagan gambar 3.1
Dalam menjalankan fungsinya pada pelaksanaan proyek ini, Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi akan dibantu oleh Dewan Pendidikan Tinggi (Board of Higher Education/DPT) dan Project Steering Committee (SC). Kedudukan Struktur Organisasi DGHE-IU pada struktur organisasi Direktorat Jenderal Pendidikan dapat dilihat juga pada gambar 3.1
Comment [BWS2]: Hal ni
sudah dijelaskan pada bagian 3.2 bahwa kegiatan lain yang dimaksud dalam gambar 3.1 adalah kegiatan/proyek lain yang ditangani oleh SesDitjen dan/atau Direktur PAK, dan bukan IMHERE.
Comment [BWS3]: Meskipun
tidak diatur dalam UU no 1 Per Dirjen Perbendaharaan, namun poryek ini berada di lingkungan DIKNAS dan mengacu pada Petunjuk Teknis DIKNAS yang berlaku saat ini. Jika ada ketentuan baru yang berlaku maka ketentuan dalam OPM ini juga akan disesuaikan.
Comment [BWS4]: Hal ini
didasarkan pada SK Drjen DIKTI no 12/2005 yang berlaku untuk pengelolaan Proyek-proyek besar dan berbantuan luar negeri di lingkungan DIKTI
Comment [BWS5]: Penetapan
wakil rektor diserahkan pada rector perguruan tinggi masing-masing
Comment [BWS6]: Yang
dimaksud sebagai funsgi-fungsi lain adalah keuangan, pengadaan, monitoring proyek, dan sekretaris akademik
Gambar 3.1 Struktur Organisasi DGHE-IU 3.1.1 Dewan Pendidikan Tinggi (DPT)
Dewan Pendidikan Tinggi (DPT) merupakan badan penasehat (advisory board) yang dibentuk berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional atas usulan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi. DPT diketuai oleh Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi, dibantu oleh 3 wakil ketua dan satu orang sekretaris. Secara keseluruhan DPT terdiri dari 17 orang anggota yang 15 diantaranya adalah ex-officio (terkait dengan jabatan). Anggota ex-officio meliputi Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi (ketua merangkap anggota), Direktur Pembinaan Akademik dan Kemahasiswaan-Ditjen Dikti (wakil ketua bidang Pendidikan merangkap anggota), Direktur Pembinaan Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat- Ditjen Dikti (wakil ketua bidang Penelitian merangkap anggota), Wakil Ketua Akademi Ilmu Pengetahuan Indonesia (AIPI), Wakil Ketua Badan Pertimbangan Pendidikan Nasional (BPPN), seorang eselon I yang mewakili Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT), Wakil Ketua Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI), Deputi Bidang Sumberdaya Manusia dan Kebudayaan, Bappenas, Wakil Ketua Komisi Dewan Perwakilan Rakyat RI yang membidangi Pendidikan, Wakil Ketua Kamar Dagang Indonesia, Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Departemen Perindustrian dan Perdagangan, Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Ketua Harian Dewan Riset Nasional (DRN), Ketua Majelis Rektor Perguruan Tinggi Negeri, Ketua Umum Assosiasi Perguruan Tinggi Swasta Indonesia (APTISI). Dua anggota yang bukan ex-officio adalah sekretaris dan wakil ketua bidang pengembangan, yang berasal dari perguruan tinggi dan diusulkan oleh Ketua. Disamping itu dalam melaksanakan kegiatan rutin DPT dibantu oleh sekertariat yang diketuai oleh Sekertaris DPT.
DIREKTUR SESDITJEN PEMBUAT KOMITMEN DIRJEN DIKTI KUASA PENGGUNA ANGGARAN Steering Committee BHE DGHE-IU MENDIKNAS PENGGUNA ANGGARAN SESJEN KUASA PENGGUNA ANGGARAN PEGUJI TAGIHAN PENERBIT SPM UNIT AKUTANSI BENDAHARA PUMK PUMK PUMK BAGIAN PERLENGKAPAN KEGIATAN I-MHERE PEMBUAT KOMITMEN BAGIAN KEUANGAN PUMK BAGIAN ….. BAGIAN ….. KEGIATAN LAIN PEMBUAT KOMITMEN KEGIATAN LAIN PEMBUAT KOMITMEN KEGIATAN LAIN PEMBUAT KOMITMEN BIRO KEUANGAN TENAGA AHLI BAGIAN PENGADAAN EVALUASI DAN MONITORING SEKRETARIS PROGRAM KEGIATAN LAIN PEMBUAT KOMITMEN KEGIATAN LAIN
PEMBUAT KOMITMENKEGIATAN LAIN
PUMK PUMK PUMK DIREKTUR SESDITJEN PEMBUAT KOMITMEN DIRJEN DIKTI KUASA PENGGUNA ANGGARAN DIRJEN DIKTI KUASA PENGGUNA ANGGARAN Steering Committee Steering Steering Committee BHE BHE DGHE-IU MENDIKNAS PENGGUNA ANGGARAN MENDIKNAS PENGGUNA ANGGARAN SESJEN KUASA PENGGUNA ANGGARAN SESJEN KUASA PENGGUNA ANGGARAN PEGUJI TAGIHAN PENERBIT SPM UNIT AKUTANSI BENDAHARA PUMK PUMK PUMK PUMK PUMK PUMK BAGIAN PERLENGKAPAN KEGIATAN I-MHERE PEMBUAT KOMITMEN BAGIAN KEUANGAN PUMK BAGIAN ….. BAGIAN …..BAGIAN ….. BAGIAN ….. KEGIATAN LAIN PEMBUAT KOMITMEN KEGIATAN LAIN PEMBUAT KOMITMEN KEGIATAN LAIN
PEMBUAT KOMITMENKEGIATAN LAIN PEMBUAT KOMITMEN KEGIATAN LAIN PEMBUAT KOMITMEN KEGIATAN LAIN PEMBUAT KOMITMEN BIRO KEUANGAN BIRO KEUANGAN TENAGA AHLI BAGIAN PENGADAAN EVALUASI DAN MONITORING SEKRETARIS PROGRAM KEGIATAN LAIN PEMBUAT KOMITMEN KEGIATAN LAIN
PEMBUAT KOMITMENKEGIATAN LAINPEMBUAT KOMITMENKEGIATAN LAINKEGIATAN LAIN PEMBUAT KOMITMENKEGIATAN LAIN
PUMK PUMK PUMK PUMK PUMK PUMK
Catatan: Kegiatan IMHERE berada di bawah
tanggungjawab Direktur PAK Formatted: German
(Germany)
Comment [BWS7]: Catatan
untuk tugas dan tanggungjawab Direktur PAK terhadap kegiatan IMHERE
Tugas utama DPT adalah memberikan pendapat, saran, usul, nasihat dan/atau pemikiran kepada Menteri Pendidikan Nasional melalui Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi dalam perumusan kebijakan penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan tinggi. Di samping itu DPT juga berperan untuk mencari bahan-bahan masukan yang diperlukan serta aspirasi masyarakat dalam rangka penyusunan kebijakan dan program pengembangan pendidikan tinggi di tanah air. Dalam menjalankan tugas di atas, DPT membentuk 3 majelis, yaitu Majelis Pendidikan, Majelis Penelitian, dan Majelis Pengembangan, yang masing-masing diketuai oleh Wakil Ketua DPT terkait. Di samping itu, DPT dan/atau Majelis dapat membentuk komisi ad-hoc untuk mendukung pelaksanaan tugasnya.
Terkait dengan pelaksanaan program pendanaan pendidikan tinggi khususnya yang dilaksanakan menggunakan program hibah kompetisi, DPT telah membentuk peers group (reviewers) terdiri atas para pakar yang berasal dari berbagai perguruan tinggi dan instansi lainnya. Reviewer ini direkrut berdasarkan keahlian dan kompetensi baik dalam suatu disiplin keilmuan maupun dalam manajemen pendidikan tinggi pada umumnya. Para calon reviewer diundang mengikuti training yang dilaksanakan dengan memanfaatkan para reviewer senior sebagai fasilitator. Setelah mengikuti rangkaian training tersebut, para calon reviewer kemudian diseleksi. Para calon reviewer yang lulus seleksi memperoleh sertifikat kelayakan sebagai reviewer yang diterbitkan oleh DPT, yang berlaku selama 2 (dua) tahun.
Dalam pelaksanaan proyek IMHERE, peran DPT umumnya dalam mendukung penjaminan kualitas pelaksanaan proyek, khususnya dalam menyediakan pakar yang kompeten untuk mendukung proses seleksi proposal, monitoring dan evaluasi pelaksanaan hibah oleh pihak perguruan tinggi.
Dalam pelaksanaan proyek komponen-1, peran DPT khususnya Majelis Pengembangan, akan membantu DIKTI dalam mengembangan rancangan dan poses implementasi.
Untuk pelaksanaan proyek komponen-2, pada setiap tahap di mana peranan reviewer diperlukan, Penanggung Kegiatan I-MHERE akan meminta daftar pakar untuk dimanfaatkan dalam mendukung pelaksanaan IMHERE. Penetapan dan penugasan untuk masing-masing reviewer akan ditetapkan oleh Penanggungjawab Kegiatan IMHERE melalui suatu kontrak.
Jika dipandang perlu, Penanggungjawab Kegiatan akan menyampaikan laporan tentang kinerja reviewer kepada DPT untuk kemudian ditindaklanjuti oleh DPT.
3.1.2 Komite Pengarah (Steering Committee)
Project Steering Committee (PSC) akan diangkat oleh Menteri Pendidikan Nasional. Anggota
dari PSC terdiri dari para Direktur di lingkungan Ditjen Dikti, Sekretaris Ditjen Dikti, wakil dari Departemen Keuangan, wakil Departemen Pendidikan Nasional, wakil dari Bappenas, Sekertaris DPT, wakil dari Kementrian Hukum dan Perundangan dan wakil dari Kementrian Pemberdayaan Aparatur Negara. Komite ini diketuai oleh Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi. Tugas Tim Pengarah adalah memberikan masukan kepada pengelola DGHE-IU dalam pelaksanaan kegiatan sehingga kegiatan tersebut tidak keluar dari rencana yang sudah dibuat untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditetapkan. Disamping itu PSC juga berperan sebagai fasilitator dalam koordinasi antara departemen serta membantu mempercepat proses dalam pelaksanaan kegiatan.
Komite Pengarah akan memberikan arahannya melalui rapat dengan pengelola DGHE-IU secara periodik paling tidak satu kali dalam satu tahun. Jika dipandang perlu, pertemuan dimaksud
dapat diadakan lebih dari satu kali dalam satu tahun. Penjelasan lebih lanjut tentang fungsi dan tugas komite pengarah dapat dilihat pada sub-bab 8.2.7.
3.2. Organisasi IMHERE di tingkat Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DGHE-IU)
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, Unit Pengelola Proyek Pusat yang disebut dengan Directorate General Higher Education Implementation Unit (DGHE-IU) akan dibentuk di Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi yang bertugas mengelola IMHERE di tingkat pusat (DGHE-IU) khususnya menyangkut komponen kegiatan-1 dan mengkoordinasikan kegiatan pelaksanaan kegiatan di tingkat universitas (HEI-IU). DGHE-IU juga bertugas melakukan supervisi, evaluasi dan monitoring kegiatan-kegiatan di level HEI-IU sehingga pelaksanaan kegiatan sesuai dengan ketentuan dari pemerintah maupun ketentuan Bank Dunia baik yang menyangkut pengadaan, pembayaran, dan pelaporan.
Dalam sistem perbendaharaan di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi DGHE-IU merupakan satu KEGIATAN yang secara substantif berada dibawah koordinasi Direktur Pembinaan Akademik dan Kemahasiswaan (Direktur PAK), sedangkan secara administratif berada dibawah Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Sesditjen Dikti). Kedua pejabat Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi tersebut bertugas untuk mengkoordinir kegiatan agar tercapai keseimbangan dalam pelaksanaan kegiatan proyek secara keseluruhan. Direktur PAK mempunyai fungsi utama mengkoordinasikan program yang akan dilaksanakan, sedangkan Sesditjen Dikti mempunyai fungsi utama dalam mengkoordinasikan masalah administrasi dan keuangan.
Dalam rangka implementasi KEGIATAN IMHERE, Penanggungjawab DGHE-IU diangkat sebagai Penanggungjawab Kegiatan sekaligus sebagai Pembuat Komitment oleh Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi sebagai Kuasa Pengguna Anggaran. Pejabat Perbendaharaan lain yang diangkat oleh Kuasa Pengguna anggaran di Ditjen Pendidikan Tinggi yaitu Bendahara yang berkedudukan di Bagian Keuangan Sekretariat Ditjen Pendidikan Tinggi dan Pemegang Uang Muka yang ditempatkan di masing-masing KEGIATAN. Sebagai atasan langsung Bendahara yaitu Kepala Bagian Keuangan Ditjen Pendidikan Tinggi. Penugasan di atas dituangkan dalam Surat Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi seperti termuat pada lampiran buku-3. Sebagaimana tertuang pada Gambar 3.1, DGHE-IU dipimpin oleh seorang Penanggung Jawab
Kegiatan yang dibantu oleh Sekretaris Program, Ketua Bagian Monitoring dan Evaluasi, Ketua
Bagian Pengadaan dan Pemegang Uang Muka Kegiatan. Masing-masing bagian didukung oleh beberapa staff. Untuk menangani pekerjaan yang memerlukan kepakaran bidang tertentu, akan diangkat beberapa tenaga ahli yang dapat memberikan masukan dan sekaligus menyelesaikan tugas yang bersifat khusus. Rincian tugas, tanggungjawab, kualifikasi staff, dan mekanisme koordinasi masing-masing fungsi dijelaskan di bawah ini.
Khususnya untuk pelaksanaan komponen-1 dimana Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi sebagai salah satu penerima program IMHERE, akan ditunjuk seorang Laison Officer (LO) yang berasal dari staff Ditjen Pendidikan Tinggi yang sekaligus bertugas sebagai penanggungjawab program IMHERE di kantor Ditjen Pendidikan Tinggi.
3.2.1 Rincian Tugas Pokok dan Fungsi DGHE-IU Penanggungjawab Kegiatan
Penanggungjawab Kegiatan IMHERE sebagai Pembuat Komitmen mempunyai kewenangan untuk membantu Kepala Kantor/Satuan kerja dalam hal:
Comment [BWS8]: Dalam
rancanganan proyek SetDitJen DIKTI akan menunjuk seorang staff DITJEN DIKTI untuk keperluan tersebut. Tugasnya adalah menghubungkan antara DGHE dengan DGHE-IU
a. Menerbitkan keputusan yang berkaitan dengan kepegawaian, b. Mengadakan ikatan/ perjanjian/kontrak kepada pihak ketiga,
c. Pengangkatan Panitia dalam rangka pengadaan barang/jasa dan surat perintah lainnva yang berhubungan dengan tugas pelaksanaan kegiatan;
Secara lebih rinci, tugas penanggungjawab kegiatan adalah sebagai berikut:
a. Melakukan koordinasi dengan instansi pusat terkait serta bertanggung jawab mengkoordinasikan seluruh sasaran proyek dan indikator kinerja yang tertuang dalam
Loan Agreement
b. Memberikan bimbingan dan memonitor pelaksanaan program kegiatan di perguruan tinggi
c. Menyiapkan Rencana Pelaksanaan Tahunan atau Annual Implementation Plan
d. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan proyek sesuai dengan Rencana Pelaksanaan Proyek atau Project Implementation Plan (PIP) dan Panduan Pengelolaan Proyek atau Operational Procedure Manual (OPM) hingga closing date proyek
e. Merevisi dan mengupdate OPM
f. Menyusun Laporan Konsolidasi Monitoring Keuangan atau Financial Monitoring Report (FMR) yang terdiri dari laporan keuangan, kemajuan fisik dan pengadaan barang/jasa dari masing-masing HE-IU (dengan berkoordinasi dengan Biro Keuangan DIKNAS), dan FMR hasil konsolidasi tersebut harus disampaikan kepada Bank Dunia setiap 3 (tiga) bulan sekali selambat-lambatnya 45 hari setelah akhir triwulan yang bersangkutan g. Memfasilitasi korespondensi dengan Bank Dunia melalui Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi
h. Memberikan bantuan advis dalam proses pengadaan kepada HEI-IU dan memastikan bahwa proses tersebut dilakukan sesuai dengan OPM
i. Menindaklanjuti hal-hal spesifik yang berkaitan dengan kualitas pelaksanaan pekerjaan dari sub proyek (HEI-IU), berdasarkan laporan yang diterima dari masyarakat, rekanan, Bank Dunia, dan sebagainya
j. Merekomendasikan antara lain usulan pengadaan baik barang maupun jasa terhadap usulan sub proyek yang akan disampaikan ke Bank Dunia untuk mendapatkan No Objection Letter (NOL).
k. Melaporkan kemajuan pelaksanaan proyek ke Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi dan Bank Dunia
l. Dalam pelaksanaannya, didukung oleh Dewan Pendidikan Tinggi (DPT), Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
m. Melakukan koordinasi dengan DPT yang terlibat dalam monitoring kegiatan proyek.
Tenaga Ahli
Untuk membantu Penanggung Jawab Kegiatan DGHE-IU dalam menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kepakaran tertentu, Tenaga Ahli baik perorangan maupun kelompok tenaga ahli akan ditunjuk sebagai Konsultan. Penugasan konsultan bersifat ad-hoc dan akan sangat tergantung pada kebutuhan Kegiatan IMHERE dalam melaksanakan programnya. Jenis dan kualifikasi tenaga ahli yang diperlukan dalam pelaksanaan Kegiatan IMHERE yaitu tenaga ahli yang mempunyai kepakaran dalam pengembangan dan pengelolaan pendidikan tinggi antara
Comment [BWS9]: Tanggungj
awab Direjen DIKTI telah disebutkan di bagian awal. Dalam implementasinya Dirjen hanya mengkordinasikan saja.
lain: Higher Education Specialist, HE management, Financial Management, HE income revenue
Generating Specialist dan Project Management Specialist. Sedangkan kualifikasi yang
diperlukan yaitu selain memiliki latar belakang pendidikan minimal Magister juga harus memiliki pengalaman dalam bidangnya minimal 3 tahun.
Tugas dan tanggungjawab masing-masing bidang dan Pemegang Uang Muka dapat diuraikan sebagai berikut:
Pemegang Uang Muka
a. Membantu Bendahara Pengeluaran untuk mengelola uang persediaan;
b. Mengajukan Permohonan permintaan uang ke pada Bendahara Pengeluaran setelah mendapat persetujuan dari Pejabat Pembuat Komitmen atau penanggung kegiatan yang ditunjuk;
c. Membayarkan sesuai dengan kegiatan yang telah diajukan; d. Memungut dan melaporkan kepada Bendahara Pajak:
i. Pajak Penghasilan (PPh Ps. 21) atas uang, lembur/uang lelah dll; ii. Pajak Penghasilan (PPh Ps. 23) atas pembayaran sewa;
iii. Pajak Penghasilan (PPh Ps.22) atas pembayaran pembelian tunai barang/ jasa; iv. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atas pembayaran pembelian barang/jasa e. Melakukan pembukuan sesuai dengan ketentuan yang berlaku ;
f. Menyetorkan dokumen pengeluaran/pertanggungjawaban kepada Bendahara Pengeluaran selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari Kerja setelah menerima uang muka kerja dengan membuat Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja Pengeluaran PUMK. g. PUMK pada setiap kantor/satuan kerja bertanggungjawab atas uang yang diambil dari
bendahara .
h. Melaporkan semua kegiatan yang telah dilaksanakan disertai laporan hasil kinerja yang ditandatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen atau Pejabat yang ditunjuk;
i. Apabila Atasan Langsung Bendahara dan Bendahara Pengeluaran pada Kantor/Satuan Kerja, volume pekerjaannya terlalu besar dan tidak dimungkinkan untuk menangani semua surat pertanggungjawaban, maka Pemegang Uang Muka Kegiatan dapat diberikan kewenangan untuk menandatangani semua bukti pengeluaran di lingkungan kerjanya dan diketahui/disetujui oleh Pejabat Pembuat Komitmen yang membawahinya atau pejabat yang ditunjuk, dalam hal ini PUMK harus mendapatkan persetujuan (SK) Biro Keuangan Diknas;
j. Dalam hal PUMK diberikan kewenangan untuk menandatangani semua bukti pengeluaran atas dana yang dikelolanya, maka PUMK menyampaikan specimen tanda tangan dan Stempel ke KPPN dan Pejabat Penerbit SPM;.
Sekretaris Program
a. Membantu Penanggungjawab Kegiatan, Pemegang Uang Muka dan Kepala Bidang lain dalam mengelola program akademik dan administrasi Kegiatan IMHERE;
b. Mendokumentasikan hasil pelaksanaan program.
d. Bersama-sama dengan Kepala Bidang menyusun rencana dan pelaksanaan kegiatan bidang;
e. Membantu Pembuat Komitmen melakukan koordinasi, program yang dilaksanakan oleh DGHE-IU, Ditjen Pendidikan Tinggi, Badan Akreditasi Nasional (BAN) dan HEI-IU di perguruan tinggi;
f. Menyiapkan laporan reguler pelaksanaan program (Tri wulan, tengah tahunan dan tahunan) bersama-sama dengan Kepala Bidang
g. Mengkoordinasikan tugas staf Sekretariat dan staf Pendukung program akademik
Kepala Bagian Monitoring dan Evaluasi
a. Menyusun rencana Koordinasi dengan HEI-IU
b. Membantu merancang dan membangun sistem informasi dan monitoring evaluasi berkaitan dengan kemajuan pelaksanaan Kegiatan IMHERE.
c. Merancang dan mengkordinasikan pelaksanaan sistem pemantauan dan evaluasi kemajuan yang dicapai oleh Indonesia dalam memenuhi kelima indikator kunci dari Kegiatan IMHERE melalui pemantauan secara regular terhadap serangkaian indikator antara yang telah disetujui pada saat penilaian proyek (project appraisal).
d. Pemantauan dan melaksanakan penilaian secara teratur terhadap kedua program hibah di bawah komponen proyek-2.1 dan 2.2 guna mengukur kemajuan yang dicapai menuju pemenuhan sasaran hibah, serta peningkatan kapasitas manajemen.
e. Membantu pelaksanaan dan mendokumentasikan hasil audit Audit Teknis yang meliputi manajemen keuangan, pengadaan barang dan jasa, dan sistem penyimpanan.
f. Merancang dan mengkordinasikan Evaluasi Dampak (impact evaluation) untuk menilai efektivitas berbagai alternative skema pendanaan dalam mencapai tujuan mutu pendidikan, relevansi dan efisiensi.
g. Mengevaluasi dan mengkonsolidasikan hasil Audit Internal Perguruan Tinggi. Dalam hal pada Perguruan Tinggi belum mempunyai lembaga Audit Internal, maka pelaksanaannya akan dilakukan oleh Inspektorat Jenderal DIKNAS.
h. Membantu perencanaan pelaksanaan Audit Keuangan Eksternal (External Financial
Audit) yang akan dilakukan setiap tahun oleh auditor pemerintah (BPKP) dan juga oleh
Irjen Depdiknas baik di tingkat DGHE-IU maupun di HE-IU.
i. Melaksanakan Pengawasan Tetap (Regular Supervision) terhadap pelaksanaan hibah setiap tiga bulan melalui evaluasi terhadap dokumen (desk evaluation) laporan kemajuan fisik tiga bulanan, dan setiap tahun terhadap laporan tahunan dari penerima hibah, serta merancang dan mengkordinasikan kunjungan lapangan setiap tahun untuk memvalidasi informasi yang tercantum dalam laporan tahunan.
j. Melaksanakan program pengelolaan pengaduan yang timbul selama proyek terutama untuk mendukung penyelesaian keluhan/pengaduan melalui jalur penyelesaian yang benar.
Kepala Bagian Pengadaan
a. Menyusun rencana kegiatan tentang pengadaan barang, jasa dan civil work;
b. Membantu Penanggungjawab Kegiatan dalam pencapaian sasaran program IMHERE yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa;
c. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, dan membantu/fasilitasi HEI-IU dalam pelaksanaan pekerjaan sipil, pengadaan barang dan jasa;
d. Membantu Penanggungjawab Kegiatan dalam menyusun rencana kegiatan pengadaan barang dan jasa tahun anggaran berikutnya;
e. Menyusun laporan berkala dan laporan setiap pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa;
f. Menyusun rencana kegiatan tentang pelayanan tenaga ahli dan studi;
g. Membantu Penanggungjawab Kegiatan dalam pencapaian sasaran komponen program yang berkaitan dengan pelayanan tenaga ahli dan studi;
h. Mengkoordinasikan pelaksanaan layanan tenaga ahli dan hasil studi, serta membantu HEI-IU dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan tenaga ahli;
i. Membantu Penanggungjawab Kegiatan dalam menyusun rencana kegiatan pelayanan tenaga ahli dan studi tahun anggaran berikutnya;
j. Menyusun laporan berkala dan laporan setiap pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan tenaga ahli dan studi;
3.2.2 Kualifikasi Staff DGHE-IU
Sesuai ketentuan Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara syarat-syarat Pengangkatan Pejabat Perbendaharaan secara umum harus memiliki kualifikasi:
a. Pejabat yang diusulkan sesuai dengan tugas dan fungsi pada kantor satuan kerja masing-masing;
b. Mempunyai kemampuan dalam pengelolaan keuangan;
c. Memahami peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan pengelolaan dana APBN;
d. Belum pernah dijatuhi hukuman Disiplin Pegawai; e. Tidak sedang memasuki masa pensiun;
Sedangkan kualifikasi minimun yang disyaratkan untuk masing-masing posisi Kegiatan IMHERE adalah sebagai berikut:
1. Penanggung Jawab Kegiatan
• Pendidikan minimal S1
• Berpengalaman dalam menangani proyek-proyek pemerintah selama minimal 5
(lima) tahun
2. Pemegang Uang Muka Kegiatan
• Pendidikan minimal D3
• Berpengalaman dalam menangani bidang keuangan pada proyek-proyek pemerintah minimal 5 (lima) tahun
3. Sekertaris Program
• Berpengalaman dalam menangani bidang administrasi atau sebagai pelaksana komponen program pada proyek-proyek pemerintah minimal 5 (lima) tahun
4. Kepala Bagian Pengadaan
• Mempunyai pendidikan minimal S1, terutama dalam bidang teknik sipil/ekonomi/ keuangan/sejenis
• Berpengalaman dalam proses pengadaan proyek-proyek dengan sumber dana
bantuan luar negeri atau proyek APBN minimal 5 (lima) tahun 5. Kepala Bagian Monitoring dan Evaluasi
• Mempunyai pendidikan minimal S1
• Berpengalaman dalam proyek-proyek dengan proyek-proyek pemerintah sebagai staf monitoring dan evaluasi atau konsultan.
3.3 Organisasi HEI-IU
Pada dasarnya struktur organsasi pengelola IMHERE di tingkat Perguruan Tinggi (HEI) tidak ditetapkan secara kaku, dan dapat dibentuk dengan susunan struktur organisasi yang dianggap paling efektif dan efisien bagi masing-masing perguruan tinggi. Namun demikian organisasi yang dibentuk tersebut harus dapat menjalankan fungsi-fungsi utama HEI-IU serta sesuai dengan kebijakan dan aturan pengelolaan proyek yang berlaku di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Struktur organisasi HEI-IU adalah sebagaimana yang tampak pada gambar 3.2. Struktur tersebut tidak harus berbentuk sama, namun paling tidak dapat menjalankan fungsi-fungsi pengelolaan program kegiatan, pengelolaan keuangan, pengelolaan pengadaan, dan pemantauan & evaluasi.
Gambar 3.2 Struktur Organisasi HEI-IU
3.3.1 Organisasi HEI-IU untuk Institusi Non-BHMN baik Universitas Negeri dan Swasta (Komponen Proyek-B.1 dan B.2.a)
Masing-masing institusi perguruan tinggi yang mendapatkan dana dari IMHERE bertanggung jawab atas implementasi program yang diusulkan. Di setiap institusi pendidikan tinggi yang
Rektor/ Direktur Wakil Rektor/ Wakil Direktur Direktur Eksekutif Sekretaris
Program Bagian Monev Pengadaan Bagian Keuangan Bagian
Comment [BWS10]: Saat ini
struktur organiasi perguruan tinggi, khususnya BHMN sudah tidak sama lagi, sehingga sulit menetapkan suatu bentuk struktur yang seragam. Namun demikian fungsi utama seperti yang tercantum dalam gambar 3.2 harus dipertahankan, baik melalui suatu organisasi ad-hoc maupun bagian embedded dalam sturktur organisasi PT
mendapatkan hibah IMHERE dibentuk Unit Pengelola Proyek yang disebut Higher Education Institution Implementing Unit (HEI-IU). Organisasi HEI-IU untuk institusi non-BHMN terbagi menjadi dua kelompok yaitu untuk komponen 2.1 (Improvement of Quality and social responsibility) bagi universitas negeri dan swasta dan komponen 2.2.a. (Strengthening Institutional Management in Non-Autonomous Public Higher Education Institutions) bagi universitas negeri non-BHMN.
Staff Pengelola HEI-IU Komponen Proyek-B.1.
Staff pengelola HEI-IU diangkat oleh rektor yang sekaligus sebagai Direktur dari HEI-IU. Rektor akan menunjuk salah satu wakil rektor sebagai wakil direktur HEI-IU. Kegiatan sehari-hari proyek akan dikoordinir oleh direktur executive yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur. Direktur executive akan dibantu oleh beberapa staff seperti sekretaris akademik, koordinator monitoring dan evaluasi, bendahara, koordinator pengadaan, koordinator outreach program, koordinator program studi dan beberapa staf pendukung. Koordinator Program studi harus berkoordinasi dengan dekan dan ketua departemen dimana program studi tersebut berada.
Staff Pengelola HEI-IU Komponen Proyek-B.2.a.
Pengelola HEI-IU diangkat oleh rektor yang sekaligus sebagai Direktur dari HEI-IU. Rektor akan menunjuk salah satu wakil rektor sebagai wakil direktur HEI-IU. Kegiatan sehari-hari proyek akan dikoordinir oleh direktur executive yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur. Direktur eksekutif akan dibantu oleh beberapa staff seperti sekretaris akademik, koordinator monitoring dan evaluasi, bagian keuangan (finance officer), koordinator pengadaan, dan beberapa staf pendukung. Direktur eksekutif diangkat oleh rektor dari kalangan staff HEI. Disamping itu untuk membangun kapasitas institusi dalam manajemen sumberdaya, setiap institusi penerima hibah harus mengembangkan jaringan kerja yang komprehensif dalam bidang keuangan, pengadaan dan manajemen sumberdaya yang akan digunakan sebagai satu-satunya referensi yang digunakan oleh setiap unit pada institusi tersebut. Kerangka kerja tersebut harus dituangkan secara legal melalui Surat Keputusan Rektor atau Pejabat yang mempunyai autoritas menandatanganinya.
3.3.2 Organisasi HEI-IU Untuk BHMN
Penanggung jawab utama kegiatan IMHERE di tingkat BHMN adalah Rektor, sedang pelaksanaan kegiatan IMHERE pada tingkat BHMN akan berada dibawah Wakil Rektor Bidang Akademik dan Wakil Rektor Bidang Non Akademik
Unit Pelaksana pada tingkat BHMN akan berada dibawah Wakil Rektor Bidang Akademik yang bertindak sebagai Pembuat Komitment untuk tingkat HEI-IU, berdasarkan Surat Keputusan Rektor. Dukungan administrasi dan keuangan akan berada di bawah kewenangan Wakil Rektor Bidang Non Akademis. Wakil Rektor Bidang Akademis akan menunjuk Penangung Jawab Kegiatan serta perangkat lainnya seperti halnya dalam struktur organisasi DGHE-IU. Wakil Rektor Bidang Non Akademis (Administrasi dan Keuangan) akan mengeluarkan Surat Keputusan untuk melaksanakan kegiatan kepada Bendahara Pengeluaran, Penguji Tagihan, PUMK, Penerbit SPM dan Unit Akuntansi Instansi.
Pelaksanaan proses pengadaan akan diserahkan kepada kebijakan masing-masing Institusi yang mendapatkan hibah pendanaan ini dengan tetap mengikuti ketentuan yang berlaku pada kegiatan IMHERE ini. Untuk itu masing-masing perguruan tinggi penerima diharuskan menyusun dokumen sistem prosedur dan proses pengadaan yang ditetapkan dengan SK Rektor.
3.3.3 Tugas dan Tanggung Jawab HEI-IU
Tugas dan tanggung jawab HEI-IU di masing-masing Institusi pendidikan tinggi IMHERE adalah sebagai berikut:
a. Membantu DGHE-IU dalam pelaksanaan program peningkatan kapasitas perguruan tinggi menuju institusi perguruan tinggi yang otonom.
b. Menyampaikan kepada DGHE-IU, laporan tertulis bulanan kegiatan Proyek selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah akhir bulan yang bersangkutan dan Laporan FMR setiap triwulanan selambat-lambatnya 21 (dua puluh satu) hari setelah akhir triwulan yang bersangkutan
c. Membantu DGHE-IU dalam menyiapkan laporan FMR, memastikan ketersediaan dana pendamping, membantu dalam penyiapan laporan audit.
3.3.4 Kualifikasi Personel HEI-IU
Adapun minimun kualifikasi yang disyaratkan untuk masing-masing posisi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Penanggung Jawab Kegiatan
• Pendidikan minimal S1
• Berpengalaman dalam menangani proyek-proyek pemerintah minimal 2 (lima) tahun
2. Staf Keuangan
• Mempunyai pendidikan minimal S1 dalam bidang akutansi
• Berpengalaman dalam menangani proyek-proyek pemerintah sebagai staff
keuangan/bendaharawan atau konsultan minimal 1 (tiga) tahun, dan diutamakan menguasi bahasa inggris.
3. Staf Procurement
• Mempunyai pendidikan minimal D3
• Berpengalaman dalam bidang pengadaan/procurement minimal 2 (dua) tahun, terutama dalam proyek-proyek dengan sumber dana Bank Dunia
4. Staf Monitoring dan Evaluasi
• Mempunyai pendidikan minimal D3, terutama dalam bidang manajemen /
perencanaan
• Berpengalaman dalam proyek-proyek dengan proyek-proyek pemerintah sebagai staf monitoring dan evaluasi atau konsultan.
3.4 Koordinasi Proyek
Sebagai salah satu cara untuk melakukan monitoring dan evaluasi kemajuan pelaksanaan proyek akan dilakukan rapat koordinasi. Rapat koordinasi tersebut akan diikuti wakil institusi perguruan tinggi penerima hibah, DGHE-IU, dan DPT. Koordinasi akan dilakukan setiap tahun yang bertempat di salah satu kota institusi penerima hibah dan akan dikoordinir oleh DGHE-IU. Rapat koordinasi tersebut tidak hanya untuk berbagi pengalaman diantara para institusi penerima hibah,
Comment [BWS11]: Staff
keuangan adalah petugas yang berasal dari struktru organisasi yang sudah ada di HEI.
tetapi juga juga dimaksudkan untuk melakukan evaluasi terhadap capaian pelaksanaan kegiatan masing-masing institusi penerima hibah.
Di samping itu rapat koordinasi antara DGHE-IU dengan steering committee juga akan dilaksanakan setiap tahun sekali untuk menerima masukan atas hasil pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan.
