LAPORAN ACTING ACOS ( ASSITANT CHIEF OF STORE ) PEMBAHASAN KPI & PERFORMA TOKO

Oleh:

Ferryco Enggi Laventosa Mt batch 27

TOKO: Kebon Bawang (J227) BRANCH: Cileungsi 2 Periode 13 Juni – 16 Agustus

Page | 2

BAB I PENDAHULUAN

1. 1. Later Belakang OJT A.C.O.S. (Assistant Chief of Store)

On The Job Training toko merupakan salah satu kegiatan untuk melatih para

peserta Management Trainee agar mengetahui proses yang terjadi di lapangan. Pada

Program Management Trainee PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk.

Untuk OJT kali ini merupakan OJT tahap kedua yaitu acting sebagai pejabat toko

sebagai ACOS (Assitant Chief of Store) di toko Alfamart yang merupakan bagian dari

PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk. OJT sebagai ACOS ini peserta MT diwajibkan untuk

mengimplementasikan ilmu yang telah diperoleh pada In Class Training, dimana melalui

kegiatan OJT ini peserta diharapkan mampu mengetahui bisnis retail Alfamart yang

berhubungan langsung dengan customer.

Kegiatan OJT sebagai pejabat toko (Assistant Chief of Store) toko ini lebih

menekankan pada cara kerja, tugas dan tanggung jawab seorang ACOS yang mempunyai

peran sebagai secondman selama di toko, disamping itu peserta Management Trainee

juga diwajibkan memahami dan meningkatkan kemampuan teknikal khususnya dalam

hal management persediaan (meliputi urutan proses permintaan, pengecekan penerimaan

barang datang dari DC maupun supplier BKL sampai dengan melakukan proses retur,

membuat dan melakukan SO, memonitor dan mencegah terjadinya bad stok, dll).

management pendapatan dan biaya ( melakukan pelayanan terhadap pelanggan,

membaca laporan toko dan persediaan harian toko, menyiapkan sarana dan prasarana

sewa, mampu menentukan anggaran toko sesuai dengan estimasi sebelumnya, dll),

management administrasi (meliputi pencatatan dan filling dokumen), dan management

lingkungan ( meliputi memelihara kebersihan toko baik di dalam maupun di luar serta

pejabat toko (Assistant Chief of Store) peserta Management Trainee diberi tugas untuk

dapat mencapai Key Performance Index (KPI) yang diberikan oleh Branch Manager

masing-masing. KPI ini nantinya berfungsi sebagai bahan evaluasi untuk menilai kinerja

teknikal peserta pada saat acting di toko.

1. 2. Tujuan OJT ACOS (Assistant Chief of Store)

1. Melatih sikap kerja yang positif dan selalu mengembangkan yang sesuai dengan

budaya perusahaan PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk

2. Mengetahui gambaran/ pengetahuan lebih mendetail mengenai tugas dan tanggung

jawab ACOS (Assistant Chief of Store)

3. Dapat melatih kemampuan leadership dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan

bersama.

4. Untuk meningkatkan kemampuan dan kompetensi teknikal pada posisi ACOS

(Assistant Chief of Store) meliputi: a. Management Persediaan

b. Management Pendapatan dan Biaya

c. Management Administrasi

d. Management Lingkungan

1. 3. Ucapan Terima Kasih

Dalam penyusunan Laporan A.C.O.S. ini, banyak sekali pihak yang telah memberikan

informasi, membantu dan mengarahkan penulis dalam pelaksanaan acting sebagai

A.C.O.S. di Toko Kebon Bawang. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan

beberapa ucapan terima kasih kepada:

1. Bp. Ali Agus Tjahyono selaku GM Operational

2. Bp. Suryo Nugroho selaku BM Cileungsi 2

4. Bp. Jajang Juansah selaku AM Cileungsi 1

5. Bp. Eko Siswanto selaku AC Cileungsi 1

6. Bp. Cip Taofik selaku C.O.S. Alfamart Kebon Bawang

7. Seluruh Staff di Toko Kebon Bawang yang senantiasa memberikan support dan

pembelajaran yang berharga bagi penulis.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna, karena

keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis. Maka dalam kesempatan ini penulis

sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca. Akhir kata, penulis

BAB II PENDAHULUAN

2.1 Deskripsi Letak Toko Alfamart Kebon Bawang

Toko Alfamart Kebon Bawang berlokasi di Jalan Kebon Bawang Raya No. 11

RT.002, RW. 01 Kelurahan Kebon Bawang – Kecamatan Tanjung Priok, Jakarta Utara. Toko

Alfamart tersebut berada dibawah naungan Branch DC Cileungsi 2. Toko ini banyak

dikelilingi toko kelontong kecil yang menjual kebutuhan pokok. Toko ini berada di lokasi

perumahan dan permukiman warga yang cukup padat penduduk yang rata-rata ekonomi

penduduknya menengah kebawah. Toko Alfamart Kebon Bawan menyediakan kebutuhan

sehari-hari dan menciptakan suasana toko belanja yang nyaman dan menjalin hubungan yang

harmonis dengan lingkungan sekitar.

Toko Alfamart Kebon Bawang dibuka pada bulan 11 Juni 2005 dan umur tersebut

bisa dikatakan sebagai toko yang cukup lama. Untuk Kondisi fisik toko sendiri masih baik,

penerangan masih bagus serta warna dan kekuatan dinding masih cuku baik juga.

Untuk kondisi kebersihan dan kerapian toko bisa dikatakan cukup baik, hal ini dapat terlihat

dari:

 Area sales dan rak dijaga kebersihanya dan kerapiannya setiap waktu

Untuk kondisi di dalam toko sudah cukup nyaman bagi para pelanggan, peneranganan

yang efisien cukup memberikan penerangan di toko, terdapat 2 Air Curtain, 4 Alat Pendingin

ruangan/ AC dan sound music sehingga membuat pelanggan yang datang merasa nyaman

saat berbelanja. Selain penerangan dan pendingin ruangan, fasilitas toko yang lain yaitu

cermin pengawasan, chiller, genset, 2 tabung pemadam kebakaran, dan fasilitas standar toko

lainya.

2.2 Kondisi Fisik Toko Alfamart Kebon Bawang

Setiap Toko memiliki type toko yang berbeda-beda. Pengklasifikasian type toko di

dasarkan pada jumlah rak yang dapat di tampung di dalam toko. berikut ini merupakan type

toko dan keterangan kondisi fisik Toko Alfamart Kebon Bawang:

- Tipe Toko : Tipe 45

-Luas area sales : ± 115,63 m2

-Luas Gudang : ± 30,72 m2

-Luas R. Mess : ± 10,51 m2

-Luas Ruang Kerja : ± 7,87 m2

Gambar

Layout Toko Alfamart Kebon Bawang

2.3 Area Coverage Toko Alfamart Kebon Bawang

Area coverage merupakan luas cakupan area yang di dalamnya terdapat potensi area

(jumlah kepala keluarga, daya beli masyarakat, dan pertumbuhan) yang dapat dilayani dari

satu titik toko. Manfaat optimalisasi Area Coverage adalah sebagai berikut:

- Toko dapat mengetahui potensi pelanggan tokonya

- Toko dapat mengetahui pesaing tokonya

- Efektifitas dan efisiensi penyebaran leaflet

- Memantau pelanggan yang lebih fokus

Gambar

Layout Toko Alfamart Kebon Bawang

Tabel

Area Coverage Toko Alfamart Sentosa Raya

Adapun batas-batas toko Alfamart Kebon Bawang J227adalah sebagai berikut:

 Barat : Perumahan Warga

 Timur : Jalan Raya Kebon Bawang 7, Perusahaan Pelayaran, dan Cargo.

 Selatan : Perumahan Warga, dan Toko Kelontong Kecil

 Utara : Perumahan Warga

Area Warna KK Kompetitor

1 Magenta 256 kk Toko Kelontong Kecil

2 Merah 242 kk Toko Kelontong

3 Ungu 339 kk Indomaret

4 Kuning 457 kk Indomaret

5 Biru 492 kk Alfa Midi

6 Coklat 490 kk Alfamart Bugis Raya

2.4 Struktur Organisasi Toko Alfamart Kebon Bawang

Struktur Organisasi adalah sistem atau jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sitem

pelaporan dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individual dengan

kelompok. Sistem Organisasi menetapkan cara bagaimana tugas dan pekerjaan dibagi,

dikelompokkan dan dikoordinir secara formal. Semua organisasi betapa kecilnya, mempunyai

semacam struktur karena secara umum suatu struktur dirancang dengan maksud untuk

memastikan bahwa organisasi dirancang dengan cara yang paling baik untuk mencapai

sasaran-sasaran dan tujuannya. Berikut ini adalah struktur organisasi Toko Alfamart Kebon

STRUKTUR ORGANISASI OPERATION TOKO ALFAMART KEBON BAWANG

Pramuniaga Anjar Rizal Mahdi Buyung Kasir Lisa Eti Fatma Novi

Operational General Manager

Ali Agus Tjahyono

Branch Manager

Suryo Nugroho

Deputy Branch Manager

Stainislaus K. P. N. Suharjo Area Manager Jajang Juansah Area Coordinator Eko Susanto Kepala Toko Cep Taofik

Ast. Kepala Toko

Lukman Firmansyah Nurman Maulana

2.5 Tugas dan Tanggung Jawab Personil Toko Alfamart Kebon Bawang

Secara umum tugas ACOS lebih banyak berkaitan kepada action atau

prakteknya, terlebih dalam urusan pengendalian persediaan, mengurusi keluar

masuknya barang dan handling produk baik di area sales maupun di gudang, dan

dapat menyelesaikan masalah dan inisiatif - inisiatif dalam pengelolaan toko serta

mampu berkoordinasi dengan bawahan seluruh personil. Berikut ini merupakan

deskripsi tugas dan tanggung jawab ACOS di toko yaitu meliputi:

 Memastikan semua kerjasama promosi dengan supplier (block selving, sewa gondola, dsb) sesuai dengan petunjuk yang ada

 Mengkoordinir pendisiplinan barang dagangan baik di rak-rak penjualan ataupun gudang

 Mengkoordinir dan memastikan sarana promosi terpasang sesuai petunjuk.

 Memastikan segala Administrasi toko berjalan dengan baik.

 Mengkoordinir penerimaan barang dagangan dari DC/Supplier BKL

 Mengkoordinir pengeluaran /retur barang dari toko ke DC/SupplierBKL

 Menggantikan Assistant Chief of Store lain atau Chief of Store apabila sedang Off

 Menjaga dan merawat sarana Promosi.

 Mengkoordinir dan menjalankan kegiatan operasional toko dengan melakukan 7 pengendalian (7P)

 Mengkoordinir semua aktivitas toko didalam memberikan pelayanan kepada semua pelanggan yang diarahkan untuk kepuasan pelanggan, dan meningkatkan jumlah

pelanggan di toko

 Berkoordinasi/berhubungan dengan area coordinator atau departemen lain

sehubungan dengan adanya masalah/program-program tertentu yang berkaitan dengan

toko

 Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas operasional sehari-hari

 Berkoordinasi dengan lingkungan/pejabat setempat

2.7 Proses Kegiatan Kerja ACOS

Tugas yang utama dari ACOS adalah mengkoordinir karyawan toko (pramu dan

kasir) dalam hal pengelolaan toko baik dalam hal pengendalian persediaan, pendapatan dan

biaya, administrasi serta lingkungan. Semua jenis pengendalian berkaitan satu sama lain dan

tidak dapat berdiri sendiri.

Selain melaksanakan rutinitas seperti pada alur kerja pejabat diatas, seorang ACOS

toko juga memiliki tugas yang dilaksanakan pada hari-hari dan tanggal-tanggal tertentu

seperti kegiatan berikut ini:

 Tanggal 1 dan 16: Melakukan prosedur perubahan harga, mengganti sarana dan prasarana promosi, price tag, display barang promo dan mengecek di komputer kasir

apakah promo sudah berjalan semestinya.

 Tanggal 1: Pengecekan program promo, harga, cek sewa dan sarana sewa

 Tanggal 3-4: Fokus kebersihan, planogram, kelengkapan harga

 Tanggal 5: Checklist peralatan toko

 Tanggal 6: Analisis program kerja dan target

 Tanggal 7-10: Review program promo, cheklist sewa, sarana sewa

 Tanggal 8-9: Membuat Estimasi RRAK

 Tanggal 15 dan 30: Briefing program promo dan target, pencopotan sarana promo, yang sudah berkhir, pemasangan sarana promo yang baru.

Berikut adalah Rutinitas yang Penulis lakukan berdasarkan pada saat Shift dimana penulis bekerja:

Shift 1 :

 Serah terima shift, brankas dll

 Check barang datang dan Display

 Retur barang yang masih belum diretur

 Check stok barang kosong di area sales dan gudang

 Check display barang promo

 Check item sewa

 Mengkoordinir penerimaan barang BKL

 Hitung Brangkas dan Persiapan Modal Kasir Shift Berikutnya

 Proses Clerek Shift 2 :

 Briefing pergantian shift

 Serah Terima shift, brankas dll

 Mengkoordinir Pengawasan dan Pelayanan

 Check Display barang pada area sales.

 Check LPB yang belum di receive

 Hitung Brangkas dan Persiapan Modal Kasir Shift Berikutnya.

 Otorisasi Kasir 24 jam

 Clerek

 Laporan TDP

 EOD Shif 3 :

 Serah Terima shift, brangkas dll

 Proses Pagi

 Penyiapan Sales yang akan di Setor dan administrasi Setor Sales dan Penerimaan Barang

 Penyiapan NRB Kontainer dan Krat Roti

 Mengkoordinasi Penerimaan Barang baik Kontainer, Karton dari DC Cileungsi 2 maupun Eceran dari DC Cipinang.

 Memasukkan Barang Retur, Kardus, dan Kotak Peluru.

 Hitung Brangkas dan Persiapan Modal Kasir Shift Berikutnya

BAB III DESKRIPSI 4 MANAJEMEN

Sebagai seorang pejabat toko yang bertanggung jawab atas berjalannya operasional

toko, maka pejabat toko harus paham apa itu 4 manajemen. Deskripsi 4 manajemen ini dapat

dilihat dari penjelasan berikut ini:

3.1. MANAGEMENT PERSEDIAAN

Hal yang terkait dengan manajemen persediaan adalah ketersediaan dan pengelolaan

stok di toko. Servis level DC Cileungsi 2 dapat dikatakan bagus, indikatornya adalah

pengiriman barang yang rutin setiap hari datang ke toko. Akan tetapi sekali waktu, selama 2

hari barang tidak datang dan pada saat datang jumlah barang yang dikirim menjadi

membengkak yaitu sebesar 18-20 juta. Hal ini dapat berpengaruh pada ketersediaan barang

ditoko. Akan tetapi hal tersebut jarang terjadi dikarenakan servis level DC Cileungsi 2 yang

bagus.

Siklus barang sampai ke toko dapat dilihat dari gambar dibawah ini.

Gambar 4: Siklus barang ke toko

Stok di toko tidak selalu sesuai dengan PKM, namun untuk item-item tertentu dapat

mengalami Out Of Stock (OOS) maupun Overstock (OVS). OOS ideal untuk sebuah toko

yaitu sebesar 2,5 % dari jumlah PLU, jika melebihi jumlah tersebut berarti memungkinkan

Barang datang dari DC Truk parkir didepan toko Penurunan barang dari truck Pengecekan barang Kolian Pengambilan kotak peluru uang sales dimasukkan kopel Item retur dimasukkan ke truck Kontainer dan krat sari roti Kopel dimasukkan truk Truk dikunci Penandata nganan dokumen Truk balik ke DC terjadi lost sales yang lebih besar apalagi jika item yang mengalami OOS adalah

item-item Fast Moving dan penyumbang SPD terbesar. Untuk OVS, dapat terjadi karena adanya

tambahan stok N+ dan Nx yang tidak diretur ke DC setelah periode promo berakhir. Jika

average sales dari item-item OVS ini sangat kecil, maka akan sangat berpengaruh pada

besarnya DSI toko yang pada toko franchise akan berpengaruh pada utang dagang. DSI toko

yang ideal adalah 14 hari, karena pada saat 14 hari tersebut adalah tanggal jatuh tempo

pembayaran utang dagang atau Term Of Payment (TOP). Semakin besar DSI, berarti semakin

lama barang menumpuk di toko. Hal ini harus diimbangi dengan peningkatan sales, agar SPD

dan DSI bisa seimbang, artinya stok yang berada ditoko sesuai dengan kemampuan jual toko.

Oleh karena 2 hal diatas OOS dan OVS serta pengaruhnya terhadap DSI, seorang pejabat

harus mengerti PKM dengan baik, dan mampu melakukan perhitungan PKM serta mengerti

faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan PKM agar dapat mengusulkan

perubahan PKM kepada korwil untuk mengontrol terjadinya OOS dan OVS. Untuk PKM

dapat dipantau melalui Kertas Kerja PKM yaitu report 26.

Dalam kaitannya dengan pengontrolan barang yang keluar masuk toko, setiap hari

toko melakukan SO Parsial dan SO barang rawan hilang serta pada pertengahan bulan

melakukan SO Grand. SO ini dilakukan dengan tujuan untuk mengontrol barang hilang, jika

personil toko mengetahui barang-barang apa saja yang rawan hilang maka mereka akan

berupaya meningkatkan pengawasan untuk barang tersebut. Setiap hari pejabat toko wajib

mencetak KKSO untuk rak tertentu yang telah ditentukan dari DC, kemudian dilakukan

kegiatan SO dan selanjutnya input data SO dengan menginput hasil KKSO ke komputer

untuk mengetahui jumlah plus minus. Selanjutnya, mengadakan pencarian atau SO ulang

untuk barang yang terdapat selisih antara jumlah On Hand dan fisik kemudian edit SO,

setelah selisih sudah tidak dapat berkurang lagi maka dilakukan tahap fixed SO, dan yang

3.2. MANAJEMEN PENDAPATAN DAN BIAYA

Pada intinya manajemen pendapatan dan biaya adalah bagaimana caranya menekan

biaya seefisien mungkin dan bagaimana meningkatkan pendapatan yang maksimal. Hal yang

dapat dilakukan untuk melakukan penghematan biaya sebenarnya tidak sesulit yang di

bayangkan. Sebagai pengendaliaan biaya, pejabat harus mampu menganalisis biaya-biaya apa

saja yang mampu ditekan dan mengimplementasikan secara langsung dalam keseharian dan

berusaha mencapai ketercapaian efisiensi biaya yang paling optimal. Untuk itu, pejabat harus

memahami ketersediaan anggaran yang sudah di estimasikan dalam RRAK yang telah dibuat

dan mampu melihat celah-celah penghematan yang dapat dilakukan. Pengendaliaan biaya

juga dapat dilakukan melalui pengendalian barang rusak (BR) dan barang hilang (NBH). BR

dapat ditekan dengan mengevaluasi bagaimana cara personil toko dalam menghandling

produk, BR juga dapat dikurangi atau dihindari dengan menjaga kerapihan dan kebersihan

gudang agar tidak terdapat barang expired dan barang rusak oleh tikus dan binatang lain.

Sedangkan barang hilang di toko dapat disebabkan karena pengawasan yang kurang ketat dari

personil toko sehingga pencuri dan pengutil dengan mudah mengambil barang-barang ditoko

tanpa membayar. Penyebab lain juga bisa disebabkan oleh handling produk yang tidak baik

dari personil toko sehingga barang-barang berantakan, tidak tersusun rapi dan memungkinkan

terselip tanpa diketahui. Dua hal tersebut, barang rusak maupun barang hilang merupakan

bagian dari komponen biaya yang ditanggung oleh toko. Barang hilang merupakan

penyumbang dari NBH toko, dan jika jumlahnya melebihi batas toleransi maka akan menjadi

tanggungan personil toko. Kemudian untuk barang rusak (BR), memang dapat diretur ke DC,

namun jumlahnya juga dibatasi. Jika melebihi batas, maka menjadi beban toko.

Semua personil toko termasuk pejabat wajib melakukan pelayanan yang maksimal

untuk para customer. Salah satunya yaitu melakukan TSS yang merupakan indikator utama

Bawang dimana pelayanan personil toko pada customer mampu berdampak pada loyalitas

para customer yang akan terus datang kembali ke toko untuk hari-hari selanjutnya. Kemudian

sebagai pejabat toko juga diharapkan memilki inisiatif untuk melakukan display yang mampu

menarik perhatian selain ditujukan untuk menimbulkan impulse buying hal ini juga dapat

diartikan sebagai wujud kreatifitas personil toko untuk menaikan sales. Disamping melalui

display, pejabat juga dapat menyalurkan ide sederhana untuk menaikan sales misalnya

dengan cara bandling produk promo, karena terkadang konsumen malas untuk membaca

shelftalker atau woobler yang terpasang di rak sehingga jika produk langsung dibandling

dengan bonusnya maka akan menarik perhatian konsumen untuk membeli. Untuk

barang-barang yang kurang laku misalnya, dapat dibundling dengan PLU control. Untuk

mendapatkan barang-barang PLU control dapat kita peroleh dengan berkoordinasi dengan

korwil.

Sehubungan dengan performance toko, maka perubahan SPD, STD dan APC harus

senantiasa dimonitor oleh pejabat toko untuk mempertahankan bahkan meningkatkan

performance toko. Untuk memonitor hal tersebut dapat dilihat pada report 21 yaitu Laporan

Perkembangan Penjualan toko. Pencapaian yang optimal dari penjualan tersebut jika

memenuhi kriteria penilaian yaitu achievement mencapai 96 % maka toko dapat meraih

penghargaan IKT.

3.3. MANAJEMEN ADMINISTRASI

Pencatatan dan filling dokumentasi dalam setiap kegiatan yang terjadi di toko

berfungsi salah satunya sebagai alat untuk mengukur kinerja dari toko tersebut dan sebagai

bahan evaluasi dari kinerja toko selama ini. Trend perkembangan yang telah terjadi di toko

juga dapat dilihat melalui data-data pada dokumen tersebut. Selain itu, jika suatu saat terjadi masalah maka dokumen-dokumen tersebutlah yang bisa menjelaskan

akar permasalahan yang terjadi.

Pejabat toko memiliki tanggung jawab untuk mengarsipkan setiap administrasi

operasinal toko serta disimpan dalam odner masing-masing dimana odner tersebut sudah

memiliki standar yang ditentukan jenis dan spesifikasinya oleh perusahaan. Setiap file, faktur,

nota, surat-surat, laporan dll diarsipkan dengan tanggal yang berurutan dari tanggal paling

lama berada dibawah dan yang terbaru berada di paling atas. Setiap ganti bulan, file-file

tersebut diambil dari odner kemudian dibendel menggunakan Acco, diberi keterangan arsip

kemudian dipindah ke rak dokumen. Untuk file-file yang jumlahnya banyak seperti faktur

DC, dimusnahkan 3 bulan sekali. Sedangkan untuk yang lain dikirim ke DC 1 tahun sekali.

Ada 12 jenis arsip dokumen toko yaitu LPB DC, LPB BKL, Nota Retur, LPMP, Sales dan

rekap kasir, RRAK, File SO, Surat-surat, File Marketing, Arsip Personalia, Lap. Perubahan

Master dan PKM.

Fungsi dan pentingnya filling dokumentasi disebabkan karena data yang terdapat pada

komputer server hanya terekam selama 2 bulan dan jika lebih dari itu, otomatis akan terhapus

dari memori komputer toko. Oleh karena itu, dibutuhkan file hardcopy disamping

softcopynya.

3.4. MANAJEMEN LINGKUNGAN

Manajemen lingkungan yang harus mampu dikelola oleh seorang pejabat toko

meliputi lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan internal disini maksudnya adalah

lingkungan didalam toko termasuk personil toko yang meliputi kebersihan, keamanan,

kenyamanan dan keakraban. Untuk menunjang hal tersebut, pejabat toko harus mampu

mengatur personil dan melakukan pembagian tugas seperti piket kebersihan untuk area sales

yang dapat dikontrol melalui buku personil, membiasakan menjaga kerapihan mess dan dapur

bagian dari tanggungjawab personil toko untuk membiasakan diri merapikan rak dan karton

serta membersihkan lantai gudang seusai barang datang. Semua aktivitas tersebut merupakan

rutinitas yang harus dilaksanakan setiap hari oleh personil toko. Untuk menjadikanya sebuah

kebiasaan, pejabat harus dapat mencontohkan perilaku yang mecerminkan kebiasaan selalu

bersih dan rapi, dan memberikan contoh untuk memperhatikan pentingnya kebersihan dan

kerapian. Misalnya dari hal yang paling sederhana yaitu kerapihan berpakaian, menjalankan

jadwal kebersihan rak dll, sehingga akan muncul kesadaran dari personil toko yang lain untuk

melaksanakan tanggungjawabnya secara rutin.

Untuk menjaga keamanan toko pejabat juga harus memastikan semua perlengkapan

keamanan internal dalam kondisi baik (kunci, rantai, gembok, alat pemadam kebakaran,

emergency lamp, genset, money detektor, kabel listrik dan telepon) dapat digunakan dengan

baik karena resiko yang diakibatkan oleh kelalaian personil toko akan ditanggung oleh

personil tersebut. Oleh karena itu, jika ada kerusakan dari alat-alat tersebut, pejabat

hendaknya segera melakukan tindakan seperti memperbaiki atau menghubungi departemen

maintenance. Aspek kenyamanan dan keakraban juga harus mampu diciptakan oleh seorang

pejabat toko dengan berbagai cara, misalanya melakukan briefing dan sharing dengan team,

menerima kritikan dan keluhan bawahan untuk menciptakan keterbukaan dan hubungan baik

dengan bawahan demi kemajuan bersama. Karena untuk mengelola sebuah toko dengan

beberapa personil, dibutuhkan kerjasama tim yang kuat agar dapat menunjang kemajuan

toko.

Menejemen lingkungan eksternal berhubungan dengan lingkungan diluar toko, yang

dapat diciptakan dengan menjalin komunikasi dan kedekatan yang baik dengan aparat RT/

RW, warga, dan keamanan lokal setempat. Hal ini dilakukan selain untuk menjaga keamanan

toko juga untuk memberikan contoh dan mengajari personil toko yang lain mengenai

dengan mengkoordinir personil toko untuk berperan aktif dalam setiap kegiatan di

lingkungan sekitar, berkoordinasi dengan RT/RW di lingkungan toko. Jika ada konflik yang

berhubungan dengan pihak luar atau masyarakat setempat, pejabat juga harus mampu

BAB IV PEMBAHASAN

4.1. KPI

KPI merupakan singkatan dari Key Performa Indicator. KPI digunakan sebagai

standar indikator untuk penilaian kinerja karyawan. Dalam kegiatan Acting ACOS yang

dilaksanakan di Toko Alfamart Kebon Bawang, Branch Cileungsi 2 memberikan beberapa

KPI yang harus dijalankan saat Acting ACOS di Toko Kebon Bawang, KPI tersebut terdiri

dari Komponen IKT yaitu SPD (Sales Per Day), STD (Sales Transaction Day), APC

(Average Per Customers), GM (Gross Margin), NBH (Product Loss).

4.2. Perolehan KPI

Setelah melakukan acting sebagai ACOS di Toko alfamart Kebon Bawang berikut ini

merupakan tabel perolehan hasil KPI:

Tabel Perolehan Hasil KPI Acting ACOS Bulan Juni

NO KPI TARGET PENCAPAIAN % ACV INTERVAL _PENCAPAIANPENILAIAN Poin nilai 1 SPD 20.913.968,00 21.600.065,00 103,28 5 >100 5 4 80-99 3 75-79 2 60-74 1 <60 2 STD 752,00 742,00 98,67 5 >100 4 4 80-99 3 75-79 2 60-74 1 <60 3 APC 27.811,13 29.094,00 104,61 5 >100 5 4 80-99 3 75-79 2 60-74 1 <60 4 GM 17,11 17,60 102,89 5 >100 5 4 80-99 3 75-79 2 60-74 1 <60

5 Product Loss -972.499,51 -15.729.572,00 6,18 5 >100 1 4 80-99 3 75-79 2 60-74 1 <60 Nilai ∑ 20 Rata-rata 4

Tabel Perolehan Hasil KPI Acting ACOS Bulan July

NO KPI TARGET PENCAPAI AN % ACV INTERVAL _PENILAIAN PENCAPAIAN Poin nilai 1 SPD 23.300.064,96 23.753.733,50 101,95 5 >100 5 4 80-100 3 75-79 2 60-74 1 <60 2 STD 752,96 770,35 102,31 5 >100 5 4 80-100 3 75-79 2 60-74 1 <60 3 APC 30.944,59 30.834,79 99,65 5 >100 4 4 80-100 3 75-79 2 60-74 1 <60 4 GM 17,60 16,76 95,23 5 >100 4 4 80-100 3 75-79 2 60-74 1 <60 5 Produc t Loss -1.011.222,82 -757.483,60 133,50 5 >100 5 4 80-100 3 75-79 2 60-74 1 <60 Nilai ∑ 23 Rata-rata 4,6

Tabel Perolehan Hasil KPI

Acting ACOS Bulan Agustus

NO KPI TARGET PENCAPAIAN % ACV INTERVAL PENILAIAN PENCAPAIAN Poin nilai 1 SPD 24.224.341,63 24.692.295,51 101,93 5 >100 5 4 80-99 3 75-79 2 60-74 1 <60 2 STD 756,91 841,87 111,22 5 >100 5 4 80-99 3 75-79 2 60-74 1 <60 3 APC 32.004,29 29.223,52 91,31 5 >100 4 4 80-99 3 75-79 2 60-74 1 <60 4 GM 17,62 17,82 101,17 5 >100 5 4 80-99 3 75-79 2 60-74 1 <60 5 Prod uct Loss -1.126.431,89 -603.138,50 186,76 5 >100 5 4 80-99 3 75-79 2 60-74 1 <60 Nilai ∑ 24 Rata-rata 4,8

4.3. Analisis Penyebab Pencapaian KPI

1. SPD

Berikut ini adalah data perkembangan SPD 4 bulan terakhir:

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa ada peningkatan STD tiap bulannya mulai dari bulan Mei hingga bulan Juli. Berikut adalah faktor yang mempengaruhi:

 Masa OJT yang memasuki musim seasonal Hari Raya Lebaran Idul Fitri

 Peningkatan Jumlah ketersediaan barang, serta promo, terlebih adanya produk seasonal toko seperti Syrup, Biskuit kaleng, dan Kurma.

 Adanya masa waktu tertentu (waktu berbuka puasa/waktu sahur) yang memicu meningkatnya jumlah penjualan makanan seperti roti, Mie Instant, Sardine kaleng, Kornet, dll, serta Minuman kemasan sebagai pilihan menu berbuka puasa/Sahur para pengunjung toko.

 Kondisi toko yang bersih, nyaman dan suasana menyenangkan (Pelaksanaan kebersihan secara rutin, dan membentuk PIC/pembagian tugas untuk tiap bagian yang ada di toko)

 Letak toko yang Strategis, Dekat dengan daerah pemukiman warga serta dekat dengan jalan Raya Kebon Bawang yang merupakan jalan 1 arah, sehingga dapat dikatakan sebagai toko transit juga.

0 5,000,000 10,000,000 15,000,000 20,000,000 25,000,000 30,000,000

May-13 June-13 July-13 August-13

A

xi

s

Ti

tle

May-13 June-13 July-13 August-13 SPD 20,291,410 21,600,065 23,753,733 24,692,296

2. STD

Berikut ini adalah data perkembangan STD 4 bulan terakhir:

Dari gambar diatas, dapat dilihat bahwa selama masa OJT A.C.O.S., selalu terdapat

peningkatan STD dari bulan Mei ke bulan Juli, yaitu sebanyak. Berikut ini merupakan

analisis penyebab peningkatan STD:

1. Masa OJT yang memasuki musim seasonal Hari Raya Lebaran Idul Fitri.

2. Peningkatan Jumlah ketersediaan barang, serta promo, terlebih adanya produk

seasonal toko seperti Syrup, Biskuit kaleng, dan Kurma.

3. Adanya masa waktu tertentu (waktu berbuka puasa/waktu sahur) yang memicu

meningkatnya jumlah penjualan makanan seperti roti, Mie Instant, Sardine kaleng,

Kornet, dll, serta Minuman kemasan sebagai pilihan menu berbuka puasa/Sahur para

pengunjung toko.

4. Kondisi toko yang bersih, nyaman dan suasana menyenangkan (Pelaksanaan

kebersihan secara rutin, dan membentuk PIC/pembagian tugas untuk tiap bagian yang

ada di toko) 680 700 720 740 760 780 800 820 840 860

A

xi

s

Ti

tle

May-13 June-13 July-13 August-13 STD 747 752 770 842

5. Membentuk image murah pada benak konsumen untuk produk promo (seperti

Minuman Kemasan Minute Maid gratis Air Mineral Ades 600ml, dll)

6. Kualitas produk yang dijual dengan standart terbaik (memastikan bahwa barang yang

di display sesuai dengan standart dan tidak ekspired)

7. Pelayanan konsumen yang ramah dan memuaskan konsumen (TSS, penawaran dan

pelayanan terbaik)

8. Full Display dan facing Out

3. APC

Berikut ini adalah data perkembangan APC 4 bulan terakhir:

Dari gambar diatas, dapat dilihat bahwa selama masa OJT A.C.O.S., selalu terdapat

peningkatan APC, yaitu mulai bulan Mei hingga Juli, Berikut ini merupakan analisis

pencapaian KPI APC:

1. Penawaran produk secara langsung oleh personil toko pada konsumen (focus pada

penawaran E-Voucher, Alfamart Kurma, Toples Rainbow Canister, Biskuit Kaleng,

Syrup, dan Produk promo PDM, serta semua Produk promo yang muncul di layar

Kasir)

2. Menjaga Kuantitas Display terjaga, serta penawaran keranjang, pada saat konsumen

berbelanja. 25,000 26,000 27,000 28,000 29,000 30,000 31,000 32,000

A

xi

s

Ti

tle

May-13 June-13 July-13 August-13 APC 27,180 28,738 30,835 29,224

3. Optimalisasi pelayanan pada konsumen (Assist letak produk, penawaran produk

substitusi dan complementer, penggunaan sarana promosi secara optimal, serta

menjaga area Chiller Tetap penuh.)

4. Pengendalian Barang Kosong (mendata barang yang OOS secara real dan melaporkan

pada kepala toko)

5. Banded item (disesuaikan dengan promo yang ada)

4. GM

Berikut ini adalah data perkembangan GM 4 bulan terakhir:

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa ada kenaikan GM dari bulan Mei ke bulan Juli, yaitu

sebanyak Rp. 6,433,443 dan Rp. 9,364,938. Berikut ini merupakan analisis pencapaian KPI

GM:

1. Mengetahuai item-item terlaris dengan % GM tertinggi, (Bir, Air Mineral, dll)

2. Mengontrol item-item tersebut agar tidak OOS

3. Melakukan penawaran produk yang bersifat Substitusioner dengan produk private

label secara langsung kepada konsumen

0 20,000,000 40,000,000 60,000,000 80,000,000 100,000,000 120,000,000 140,000,000

A

xi

s

Ti

tle

May-13 June-13 July-13 August-13 GM 107,600,348 114,033,791 123,398,729 65,855,264

5. NBH

Berikut ini adalah data perkembangan NBH 4 bulan terakhir:

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa ada Peningkatan NBH dari bulan Mei ke

bulan Juni, namun kembali menurun pada bulan July. Berikut ini merupakan analisis

pencapaian KPI NBH:

Besarnya NBH pada bulan Juni terjadi pada saat adanya perubahan/pergantian Kepala

Toko SAT Kebon Bawang, serta adanya perubahan beberapa personil toko.

Penyebab dari besarnya NBH toko SAT Kebon Bawang adalah sebagai Berikut:

 Penataan Produk pada Gudang yang kurang baik dan Rapi.

 Pengecheckan Barang datang pada saat Shift 3 (22.00 - 07.00) yang kurang membantu pada sisi efektivitas dan konsentrasi personil toko.

 Masih tidak terlaksanakannya “Check Body and Bag” pada personil toko.

 Turnover Personil Toko yang tinggi.

Berikut hal yang harus dilakukan untuk memperbaiki besarnya NBH pada Toko SAT Kebon

Bawang:

1. Manajemen Persediaan

 Handling produk lebih hati-hati

 Check Faktur lebih teliti

(20,000,000) (15,000,000) (10,000,000) (5,000,000)

0

May-13 June-13 July-13

A

xi

s

Ti

tle

May-13 June-13 July-13 Selisih SO Real (1,829,748) (15,729,572) (757,484)

2. Manajemen Administrasi

 Memastikan saat input (data) tidak ada kesalahan

 Memastikan saat input (data) lebih teliti

 Menyimpan dan melakukan filing secara rapi dan teratur 3. Manajemen Lingkungan

 Menjalin hubungan kekeluargaan yang harmonis dengan setiap personil yang ada di toko.

 Check Body dan Bag

 Pengawasan sales area terutama di titik rawan (Susu dan kosmetik)

Analisis dan Action

Dalam mencapai target IKT, maka perlu diketahui permasalalahan yang terjadi di Internal maupun external toko. Salah satu cara yang

dapat dilakukan yaitu dengan melakukan analisis SWOT:

STRENGTH WEAKNESS OPPURTUNITY THREAT ACTION

 Produk yang

ditawarkan cukup lengkap.

 Toko bersih dan

rapi.  Memiliki lahan parkir yang cukup.  Merupakan Toko 24 Jam.  Tingkat Turnover

Personil Toko yang tinggi  Tingkat Pengaturan Barang di Toko yang kurang Memadai, sehingga menyebabkan barang terselip di Gudang.

 Berada pada kawasan

padat penduduk

 Toko terletak pada jalan

besar. (Jalan Raya Kebon Bawang.

 Pada halaman parkir

terdapat 2 tenant.

 Banyak konsumen yang

sudah loyal yang akan memudahkan dalam penawaran barang

 Berdekatan dengan

Indomaret. Dan Alfa Midi.

 Terdapat banyak toko

kelontong, terlebih pada kawasan pemukiman warga.

 Merupakan toko yang

ramai pengunjung, memiliki kemungkinan terjadi barang hilang akibat dari eksternal.

 Basic Store  Mengundang costumer dengan menyebar leaflet.  Handling Costumer  Memberikan

target per shift. (Toples Rainbow Canister, A Kurma, Pulsa, dll)

BAB V PENUTUP

5. 1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil kegiatan acting ACOS yang telah MT laksanakan di Toko SAT

Kebon Bawang Branch Cileungsi 2, maka kesimpulan yang dapat disampaikan adalah

sebagai berikut:

1. Seorang pemimpin yang sukses adalah pemimpin yang bisa mengarahkan

personilnya untuk mencapai tujuan dan target yang telah ditentukan. Selain itu

pemimpin juga harus bisa menciptakan Iklim kerja yang bisa memicu

peningkatan kinerja seluruh personil.

2. Menjalin hubungan yang baik dengan lingkungan sekitar bisa memudahkan

kita untuk menjaga keamanan dan stabilitas toko

3. Kegiatan Breafing sangat membantu dalam pendelegasian tugas ke seluruh

personil toko, sehingga target toko bisa lebih mudah untuk dilaksanakan.

5. 2. Saran

Berdasarkan hasil kegiatan acting MD dan AKT yang telah MT laksanakan di Toko

Sentos Raya Branch Cileungsi 1, maka saran yang dapat disampaikan adalah sebagai

berikut:

1. Setiap personil toko harus tau tugas dan tanggung jawabnya masing-masing

agar pencapaian target lebih mudah untuk direalisasikan

2. Seluruh personil harus lebih disiplin dan kontinyu dalam melaksanakan

seluruh aktivitas yang mampu menunjang kinerja seluruh pesonil.

3. Rasa kekeluargaan dan saling mendukung adalah hal yang terbaik yang bisa

menguatkan seluruh personil toko.

4. Toko merupakan tempat bekerja dan rumah kedua bagi seluruh personil, oleh

serta memberikan kinerja terbaik bagi toko dan senantiasa menjaga