1
NOTULEN RAPAT
REUNI AKBAR ALUMNI AKSARA-STSN
(Tanggal : 17 Pebruari 2011)
A. Arahan
1. Bapak Syahrul Mubarak (Ketua IKASARA)
Arahan pertama disampaikan oleh Bapak Syahrul Mubarak. Beliau menyampaikan bahwa 70% kegiatan Reuni Akbar ini dilaksanakan oleh mahasiswa. Namun kesuksesan acara Reuni Akbar ini tidaklah hanya dipengaruhi oleh kinerja dari kepanitian mahasiswa itu sendiri, namun juga diperlukannya dukungan dari setiap L.O Angkatan.
2. Bapak Harry Purwanto (Ketua Panitia Besar)
Arahan kedua disampaikan oleh Bapak Harry Purwanto. Beliau menyampaikan perlunya peran aktif dari setiap L.O Angkatan agar Reuni Akbar ini akan berjalan dengan baik.
B. Pemaparan Materi
1. Ketua Panitia Pelaksana
Pemaparan pertama disampaikan oleh Saudara Maulana Andika Hasditama. Beliau menyampaikan mengenai gambaran umum kegiatan Reuni Akbar yang dimulai dari:
1) Latar Belakang
2) Pelaksanaan Kegiatan 3) Cara Mengikuti
4) Sumber Pendanaan 5) Transportasi
6) Tugas L.O Angkatan 2. Koordinator Seksi Acara
Pemaparan materi disampaikan oleh Saudara AlvianBadawi. Beliau menyampaikan mengenai gambaran umum dari acara Reuni Akbar yang dimulai dari:
Bagian I : Registrasi Bagian II : Pembukaan
Bagian III: Reuni Akbar Aksara dan STSN Bagian IV: Hiburan
2
C. Laporan
1. Seksi Sponsorship
Laporan perkembangan dari seksi sponsorship disampaikan oleh Bapak Rinaldy. Beliau mengatakan bahwa dari tim sponsorship telah meminta bantuan kepada beberapa perusahaan atau organisasi komersil lainnya, seperti perusahaan Coca-cola, Madani, Wals, Bank Mandiri, Bank BNI, Sariwangi Univer. Untuk Bank Mandiri dan Bank BNI proposal kegiatan Reuni Akbar ini akan diteruskan ke Bank pusat mereka masing-masing. Sampai saat ini, perusahaan yang telah menerima proposal dari kami dan telah menerima kerjasama sponsorship ini adalah dari perusahaan minuman Coca-cola dan Sariwangi Univer.
2. Seksi Bazar
Laporan perkembangan dari seksi Bazar disampaikan oleh Bapak Yogha Restu. Beliau menyampaikan bahwa bazar pada acara reuni akbar ini dapat menjual apa saja, namun bukan merupakan makanan. Untuk masalah biaya, dari panitia sendiri akan menyediakan meja, yang mana setiap alumni yang ingin berjualan pada bazar tersebut hanya akan membayar uang sewa dari meja tersebut dan dikenakan pembagian hasil penjualan sebesar 10% kepada panitia. Untuk pendaftaran bazar itu sendiri dilakukan secara online dan batas akhirnya sampai H -1 kegiatan tersebut akan berlangsung.
Panitia juga menyediakan fasilitas yang diperuntukkan untuk anak-anak berupa sarana bermain, yang rencananya berupa istana balon.
D. Tanya Jawab
Pertanyaan dari Bapak Bambang Utoro (Aksara I)
1) Apakah penyumbangan dana donatur dapat dilakukan secara langsung pada saat acara Reuni Akbar tersebut berlangsung?
Jawaban : Hal tersebut dapat dikoordinir oleh tim LO masing-masing angkatan atau dapat diserahkan oleh panitia seksi donatur.
Pertanyaan dari Bapak Eko Adi Rubianto (Aksara II)
1) Mungkinkah untuk seksi acara memberikan tanda pengenal kepada para alumni yang berupa name tag yang bertulisan nama serta angkatan kepada para alumni agar bisa lebih saling mengenal?
Jawaban : Kami dari panitia sangat menyetujui saran dari Bapak Eko Rubianto.Oleh karena itu, panitia seksi acara kegiatan Reuni Akbar ini akan berusaha menyediakannya.
2) Apakah seksi acara menyediakan buku kenangan bagi para alumni?
Jawaban : Penyediaan buku kenangan memang sudah direncakan oleh panitia, namun bentuknya bukan merupakan sebuah buku,
3
namun sebuah CD, yang didalamnya terdapat foto yang telah diambil pada saat proses registrasi dilakukan.
3) Saran untuk seksi konsumsi agar mempersiapkan dan memantau persediaan makanan dan minuman tetap selalu tersedia sepanjang Acara, khususnya untuk persediaan air putih.
Tanggapan : Untuk penyediaan air putih, panitia seksi konsumsi akan menyediakan air atau dispenser-dispenser pada beberapa titik sehingga para tamu undangan dapat dengan mudah mengkonsumsinya
Pertanyaan dari Bapak Yonni Tri P (Aksara VII)
1) Reuni adalah suatu kegiatan yang bersifat silahturahmi, namun dilain pihak pada acara Reuni Akbar ini banyak kegiatan yang bersifat hiburan. Apakah tersedia waktu untuk para alumni bernostalgia dengan teman satu angkatan mereka terdahulu?
Jawaban : Hal tersebut akan difasilitasi lebih lanjut oleh seksi acara
Pertanyaan dari Ibu Debby R.H (Aksara VIII)
1) Saran untuk donasi, kalau bisa ada sumbangan wajib yang diwajibkan pada setiap alumni Aksara maupun STSN dengan nominal uang yang sama serta ada sumbangan lain dari masing-masing pihak
Tanggapan : Untuk ketentuan sumbangan wajib maupun sumbangan donatur diserahkan pada L.O setiap angkatan. Setiap LO Angkatan dapat menetapkan jumlah minimal nominal sumbangan yang diberikan oleh angkatannya. Sehingga dapat dikatakan untuk sumbangan wajib berupa target minimal sumbangan dari tiap-tiap angkatan.
Pertanyaan dari Ibu Maria W (Aksara X)
1) Disarankan kepada panitia agar mempublikasikan nama-nama para alumni yang telah mengkonfirmasi kehadirannya pada acara Reuni Akbar tersebut, sehingga bisa menjadi “pancingan” untuk para alumni yang belum mengkonfirmasi kehadiran mereka.
Jawaban : Konfirmasi kehadiran akan dipublikasikan secara aman 2) Jika para alumni yang rumahnya tidak berada pada titik temu
kendaraan, apa mungkin titiknya lebih diperjelas atau ditambah?
Jawaban : Titik penjemputan akan diperjelas lebih lanjut.
3) Untuk permasalahan air minum, mungkin panitia dapat membuat proposal yang ditujukan kepada perusahan air minum AQUA. Karena biasanya AQUA menerima donasi berupa barang yaitu produk air minumnya. Jadi dalam proposal tersebut dapat disebutkan untuk meminta bantuan berupa air minum AQUA itu sendiri tanpa berbentuk uang.
4
Tanggapan : Sarannya akan kami terima. Namun dari seksi sponsorship telah mengajukan proposal kepada salah satu perusahaan air minum, dan hanya tinggal menunggu konfirmasi dari perusahaan tersebut.
Saran dari Bapak M. Ikro (Aksara XVII)
1) Karena acara reuni ini melibatkan keluarga dari para alumni, panitia mungkin perlu mengadakan suatu games atau forum tetentu agar bisa saling berinteraksi
2) Saran untuk menyumbangan sesuatu oleh para alumni untuk STSN yang mencerminkan khas angkatan mereka masing-masing
Tanggapan : Diharapkan bukan hanya berupa plakat namun juga hal atau barang yang bermanfaat bagi mahasiswa pada umumnya.
Saran dari Bapak Eko Adi Rubianto (Aksara II)
1) Saran untuk menyediakan petunjuk-petunjuk tempat atau arah, misalnya WC. Dan saran untuk tetap menjaga kebersihan kamar mandi maupun wc pada saat acara berlangsung.
Tanggapan : Akan disediakan fasilitas petunjuk tempat tersebut dan untuk menjaga kebersihan wc tersebut akan dikoodinir oleh bagian Urdal STSN dan mahasiswa.
Pertanyaan Bapak Sumaldi Matsum (Aksara XXI) 1) Bagaimana dengan dresscode yang digunakan?
Jawaban : Dresscode yang digunakan dapat disepakati oleh tiap-tiap angkatan dengan tetap memperhatikan faktor kerapian dan kesopanan pakaian
Pertanyaan dari Saudara Setyo Budi Prabowo (STSN 5) 1) Apakah ada pembagian keluarga asuh pada AKSARA?
Saran dari Saudara Dhoni Kurniawan STSN 3
1) Sebaiknya untuk tempat pelaksanaan dilakukan di indoor agar acara lebih hidup, terutama saat acara talkshow.
Tanggapan : Lokasi outdoor pada awal acara diharapkan agar para senior dan junior antar angkatan dapat berbaur, dan untuk seksi acara bertanggung jawab untuk memusatkan perhatian para alumni pada acara.
2) Sedikit saran untuk waktu pelaksanaan kegiatan agar dipersingkat (tidak terlalu lama), apabila acara terlalu lama dimungkinkan alumni bosan.
Tanggapan : Waktu kegiatan disusun sedemikian rupa sehingga membutuhkan waktu yang lama, untuk mengantisipasi para alumni yang ingin hadir namun memiliki acara lain.
Pertanyaan dari Bapak S.Joewono
1) Bagaimana cara mengetahui apakah yang datang adalah alumni atau bukan?
Jawaban : Dari panitia akan menyediakan nametag untuk para alumni sehingga dapat mengidentifikasi alumni
5
2) Menyarankan untuk menyepakatkan nominal sumbangan untuk AKSARA 11 – STSN 5
3) Apa definisi dari alumni itu sendiri?
Jawaban : Untuk acara reuni ini, diutamakan untuk para alumni yang telah lulus pendidikan Aksara maupun STSN. Namun untuk mahasiswa yang DO diperbolehkan utnuk hadir dan tetap diundang sebagai tamu undangan, serta pada buku tamu, nama mereka tetap ada.
Saran dari Bapak Kiswantoro
1) Berpendapat bahwa setuju dengan saran penggunaan nametag 2) Menyarankan untuk penyediaan ruangan untuk keluarga.
