38
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN PROSES
PENGAJUAN PADA PT. TASPEN BERBASIS WEBSITE
MENERAPKAN METODE WATERFALL
Reza Maulana1), Yoki Firmansyah2) , Vellia Widyastuti3)
1 Program Studi Sistem Informasi Akuntansi Kampus Kota Pontianak 23Program Studi Sistem Informasi Kampus Kota Pontianak
Fakultas Teknik dan Informatika, Universitas Bina Sarana Informatika Jl. Abdurrahman Saleh No.18A, Pontianak
E-mail: [email protected], [email protected], [email protected]
ABSTRACT
PT. Taspen is an agency engaged in civil servant insurance and old age benefits (THT) which is tasked with assisting employees in managing pensioners. At this time, the submission of files for LPH submissions is still not in a systemized manner but is still through the post office or other which causes files to be lost, it is difficult to find files and LKO of PT. Taspen is hampered. The expected goal with this web-based information system will make it easier for local governments to send LPH application files to PT. Taspen and will speed up the work process of PT. Taspen so that the LKO at PT. Taspen is not hampered and will run smoothly, minimizing files that are vulnerable to loss and PT. Taspen is not difficult to find files.
Keywords: Information Systems, Submission Service, LPH
ABSTRAK
PT. Taspen merupakan instansi yang bergerak dibidang asuransi pegawai negeri sipil dan Tunjangan Hari Tua (THT) yang bertugas membantu pegawai dalam mengurus pensiunan. Pada saat ini pengiriman berkas untuk pengajuan LPH yang diajukan masih belum tersistem melainkan masih melalui kantor pos atau lainnya yang mengakibatkan berkas rentan hilang, sulit dalam mencari berkas serta LKO PT. Taspen terhambat. Tujuan yang diharapkan dengan adanya sistem informasi berbasis web ini akan lebih memudahkan pihak pemda dalam melakukan pengiriman berkas pengajuan LPH pada PT. Taspen dan akan mempercepat proses kerja PT. Taspen sehingga LKO di PT. Taspen tidak terhambat dan akan berjalan dengan lancar, meminimalisir berkas rentan hilang serta PT. Taspen tidak sulit dalam mencari berkas.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Pelayanan Pengajuan, LPH
1. PENDAHULUAN
PT. Taspen adalah instansi yang bergerak dibidang pelayanan proses pengajuan dana pensiun atau LPH (Lembar Perhitungan Hak) untuk asuransi pegawai negeri sipil. PT.
Taspen memliki banyak produk yaitu pensiun Tabungan Hari Tua (THT), Jaminan Kematian (JKM) dan Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK). Untuk meningkatkan eksistensinya PT. Taspen memiliki banyak strategi pelayanan
39 seperti mobil layanan, office channeling,
sim gaji dan diantaranya LKO (Layanan Klaim Otomatis). Dimana LKO ini harus dikerjakan dengan tepat waktu. PT. Taspen juga melayani seseorang yang telah pensiun. Adapun jenis-jenis pensiun yaitu pensiun aktif (SP4A), pensiun janda/duda (SP4B), pensiun yatim (SP2YP) dan pensiun lanjutan (SP3L).
Penulis melakukan penelitian di PT. Taspen ini selama 3 bulan terhitung sejak bulan September hingga Desember. Adapun masalah yang ditemukan pada saat melakukan observasi yaitu pada pengiriman berkas pensiun untuk pengajuan LPH pensiun dari Pemda ke PT. Taspen belum ada sistemnya sehingga proses pelayanan PT. Taspen terhambat dan rentannya kehilangan berkas serta PT. Taspen sulit mencari berkas pengajuan LPH pensiun jika pengiriman belum ada sistemnya kemudian pengiriman berkas pensiun untuk pengajuan LPH pensiun sering terlambat akan menghambat pelayanan PT. Taspen yang dinamakan LKO (Layanan Klaim Otomatis) yang harus dikerjakan tepat waktu. Dimana PT. Taspen memiliki kriteria untuk mendapatkan penilaian yang baik dari kantor pusat PT. Taspen tersebut maka dari itu PT. Taspen melakukan berbagai cara supaya para pegawai di PT. Taspen mendapatkan nilai yang baik dan bagus.
Dengan adanya permasalahan diatas maka peneliti akan menawarkan solusi untuk meminimalisir permasalahan tersebut dengan adanya pembuatan sistem informasi berbasis web ini agar dapat mempermudah dan mempercepat kerja PT. Taspen dalam pelayanan proses tersebut dalam menerima berkas dari pihak Pemda serta tidak sulit dalam mencari berkas tersebut. Sistem informasi ini dapat mempercepat dan mempermudah untuk pihak yang bersangkutan.
2. METODOLOGI PENELITIAN Pada penelitian ini penulis menggunakan 2 metode penelitian, yakni metode pengumpulan data dan metode pengembangan perangkat lunak. Berikut adalah penjelasan dan implementasinya dalam penelitian ini.
2.1. Metode Pengumpulan Data Metode ini digunakan untuk mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan penelitian. Adapun tahapan dan implementasinya, sebagai berikut:
1. Observasi
Disini penulis melakukan pengamatan tentang pengajuan LPH pensiun yang dikirim dengan belum adanya sistem yang terkomputerisasi yaitu masih dikirim melalui Kantor Pos, JNE/J&T. Selama proses pengamatan penulis dapat menemukan kelemahan dari sistem pengajuan LPH pensiun di PT. Taspen Pontianak.
2. Wawancara
Melakukan wawacara kepada Ibu Nina Rici A.md selaku pegawai divisi layanan dan manfaat pada PT. Taspen Pontianak. Adapun pertanyaan yang ditanyakan oleh peneliti yaitu tentang bagaimana proses layanan pengajuan LPH dan dengan proses saat ini apakah sering terjadinya permasalahan pada PT. Taspen Pontianak ini. Berdasarkan tanya jawab yang dilakukan peneliti dan narasumber menghasilkan permasalahan dalam pengajuan LPH ke PT. Taspen yang saat ini dalam pengajuan tersebut masih belum tersistem yang dikirim melalui seperti JNE/J&T dan Kantor Pos. Proses saat ini sering terjadinya permasalahan seperti keterlambatan yang akan menghambat kerja pegawai di PT. Taspen dan
40 rentannya kehilangan berkas serta
sulit mencari berkas tersebut. 3. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan untuk mencari teori-teori yang terkait dengan penelitian, adapun literatur yang dipergunakan bersumber dari buku dan jurnal ilmiah.
2.2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode yang penulis gunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan tahapan model waterfall. Menurut Sukamto dan Shalahuddin dalam (Bruno, 2019) metode waterfall adalah ”metode yang mempersiapkan tahapan berjalan sesuai dengan urutannya terhadap software kemudian dibagi ke dalam 5 urutan”. Pengembangan sistem dikerjakan secara terurut mulai dari analisis, desain, pengkodean, pengujian dan tahap pendukung. Berikut ini tahapan dan implementasinya, yaitu:
1. Analisis Kebutuhan
Pada tahap pertama ini, yang penulis lakukan adalah mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan dari perangkat lunak yang akan dibangun melalui wawancara serta melakukan observasi di PT. Taspen Pontianak untuk merangkum beberapa kebutuhan akan sistem yang dirancang guna untuk membuat sistem informasi pada PT. Taspen berbasis website agar lebih terarah dan dimengerti oleh para pengguna.
2. Desain
Pada tahap kedua ini, yang penulis lakukan adalah mendesain atau merancang, adapun yang penulis rancang ERD (Entity Relationship Diagram) dan LRS (Logical Relational Structure) berserta komponen-komponennya seperti entitas, atribut, dan relasinya.
3. Pengkodean
Tahap ini merupakan lanjutan dari tahap desain yaitu pembuatan kode program, penulis merubah desain dalam bentuk ERD dan LRS menjadi coding program sehingga dapat membentuk sebuat website, penulis menggunakan aplikasi Sublime Text 3 sebagai code editor untuk membuat tampilan program dan logika program dengan menggunakan bahasa markup yaitu HTML dan CSS dan bahasa pemograman yaitu PHP. Untuk server lokal penulis menggunakan aplikasi XAMPP dan menggunakan MySQL sebagai Database Management System (DBMS). 4. Pengujian
Pada tahap ini, penulis menguji program yang sudah dibuat dengan pengujian Black Box Testing guna memastikan bahwa semua fungsi berjalan dengan baik dan berjalan seperti yang diharapkan.
2.3. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi menurut Sutabri dalam (Maulana et al., 2019) dapat diartikan sebagai “suatu alat untuk menyediakan sebuah informasi dengan baik sehingga dapat berguna bagi yang membutuhkan”.
Sedangkan menurut Kertahadi dalam (Maulana et al., 2019) menyatakan bahwa “sistem informasi merupakan sebuah sistem yang terdapat didalam suatu kumpulan yang dapat menemukan kebutuhan transaksi yang mempunyai sifat manajerial dalam suatu kegiatan dari sebuah perkumpulan yang bertujuan untuk menyajikan laporan yang dibutuhkan oleh pihak luar”. 2.4. Pengertian Pelayanan
Pelayanan menurut Kotler dalam (Lestari, 2018) mengartikan “semua kegiatan ataupun kegiatan yang bisa
41 diberikan oleh orang kepada orang lain,
yang berupa pelayanan dan tidak dapat dipengaruhi hak milik oleh satu orang pun”.
Sedangkan menurut Payne (Lestari, 2018) menerangkan bahwa “pelayanan merupakan sebuah rasa yang membuat senang atau membuat tidak senang oleh seorang penerima pelayanan pada saat mendapatkan pelayanan”.
2.5. Pengertian Website
Website menurut Hikmah et al dalam (Maulana et al, 2019) diartikan sebagai “sebuah perkumpulan laman yang bertujuan untuk dapat menampilkan sebuah informasi dimana informasi tersebut dalam bentuk tulisan, gambaran dan suara yang mempunyai sifat baik tetap ataupun berubah dan akan membentuk sebuah rangkaian yang terhubung dengan masing-masing jaringan laman yang dihubungkan”.
Sedangkan menurut Abdulloh dalam (Maulana et al., 2019) menyatakan bahwa “website merupakan sebuah perkumpulan halaman yang terdapat dari beberapa laman yang mempunyai suatu informasi yang berbentuk digital dengan cara disajikan melewati jalur koneksi sebuah internet dan website ini biasanya disingkat dengan web”.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN Adapun hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem informasi direktori penceramah yang dikembangkan dengan menggunakan metode pengembangan perangkat lunak yaitu waterfall.
3.1. Analisis Kebutuhan
Sistem informasi direktori penceramah memiliki 2 akses level yakni Admin dan Pemda. Masing-masing dari kedua akses level tersebut mempunyai kebutuhan yang berbeda dalam melakukan aktivitasnya terhadap sistem informasi direktori penceramah.
1. Kebutuhan Bagian Admin
a. Admin dapat login dengan memasukkan user admin dan password admin dengan benar. b. Admin dapat mengola akun
pemda.
c. Admin dapat menerima berkas pengajuan LPH yang telah dikirm oleh pihak pemda dan juga dapat mencetak hasil penerimaan berkas tersebut. d. Admin dapat merekap berkas
pengajuan LPH yang telah masuk sesuai dengan bulan lahir serta asal daerah pensiun. e. Admin dapat menghapus data
pensiun.
f. Admin dapat mengupload LPH pensiun yang telah jadi.
g. Admin dapat memvalid kan berkas pengajuan tersebut jika pengiriman sudah benar.
h. Admin dapat logout. 2. Kebutuhan Bagian Pemda
a. Pemda dapat login dengan memasukkan user pemda dan password dengan benar.
b. Pemda dapat mengirim berkas pengajuan LPH.
c. Pemda dapat mengubah pengiriman berkas tersebut jika terdapat kesalahan dalam pengiriman berkas.
d. Pemda dapat menghapus data. e. Pemda dapat logout.
3.2. Desain
Dalam tahapan ini penulis membuat rancangan ERD dan LRS untuk memperjelas alur dan relasi tabel dalam web direktori penceramah yang dibuat. Kemudian dibuat database berdasarkan hasil rancangan tersebut.
42 Gambar 1. ERD (Entity Relationship
Diagram)
Gambar 2. LRS (Logical Record Structure)
3.3. Implementasi
Rancangan user interface diharapkan dapat mempermudah pengguna dalam menggunakan web sistem informasi. Berikut ini tampilan user interface sistem informasi pengajuan LPH yang diimplementasikan berbasis web.
1. Tampilan Halaman Login Admin Untuk masuk kedalam halaman beranda admin harus mempunyai akun admin terlebih dahulu. Didalam halaman masuk admin terdapat form inputan untuk memasukkan username dan password, jika inputan tidak diisi atau kosong maka tidak akan dapat masuk kehalaman admin.
Gambar 3. Tampilan Halaman Login Admin
2. Tampilan Halaman Beranda Admin Pada halaman beranda admin dapat melihat beranda admin. Dan terdapat menu untuk melihat halaman admin. Bagian halaman menu yang tersedia antara lain: menu beranda, menu master data, menu penerimaan berkas, menu rekapitulasi, menu pembuatan LPH dan menu logout.
Gambar 4. Tampilan Halaman Beranda Admin
3. Tampilan Halaman Akun Pemda Admin dapat mengelola akun pemda dengan menambah akun, mengubah akun atau pun meghapus akun.
Gambar 5. Tampilan Halaman Akun Pemda
4. Tampilan Halaman Penerimaan Berkas
Pada halaman penerimaan berkas pada admin dapat menerima berkas yang telah dikirim oleh pihak pemda. Admin dapat memvalidkan jika pengiriman tersebut sudah benar dan sesuai. Admin juga dapat melihat secara detail data dan berkas tersebut dan admin dapat mencetak data tersebut serta dapat menghapus data tersebut.
43 Gambar 6. Tampilan Halaman
Penerimaan Berkas
5. Tampilan Halaman Detail Penerimaan Berkas Masuk
Pada halaman detail terdapat data pensiun dan melihat data serta melihat berkas yang telah dikirim oleh pihak pemda dan juga terdapat tombol untuk mencetak data tersebut.
Gambar 7. Tampilan Halaman Detail Penerimaan Berkas Masuk 6. Tampilan Halaman Rekapitulasi Pada halaman rekapitulasi admin dapat membuka rekapan dengan sesuai bulan lahir dan juga asal daerah. Jika admin membuka sesuai dengan asal derah dan juga bulan lahir maka data tersebut akan nampil sesuai yang di cari admin.
Gambar 8. Tampilan Halaman Rekapitulasi
7. Tampilan Halaman LPH Pensiun Pada halaman LPH pensiun terdapat data pensiun serta LPH yang diinput oleh admin pada saat meng-upload LPH pensiun.
Gambar 9. Tampilan Halaman LPH Pensiun
8. Tampilan Halaman Tambah Upload LPH Pensiun
Pada halaman Tambah Upload LPH pensiun admin dapat mengisi data yang benar sesuai dengan data diri pensiun ketika dalam pencarian LPH pensiun tersebut tidak ada kesalahan dalam pencarian LPH pensiun.
Gambar 10. Tampilan Halaman Tambah Upload LPH Pensiun
9. Tampilan Halaman Ubah Upload LPH Pensiun
Pada halaman ubah LPH pensiun admin dapat mengubah data atau LPH tersebut jika terdapat kesalahan dalam meng-upload sebuah LPH pensiun tersebut.
44 Gambar 11. Tampilan Halaman Ubah
Upload LPH Pensiun
10. Tampilan Halaman Login Pemda Untuk masuk kedalam halaman beranda pemda harus mempunyai akun pemda terlebih dahulu. Didalam halaman masuk pemda terdapat form input-an untuk memasukkan username dan password, jika input-an tidak diisi atau kosong maka tidak akan dapat masuk kedalam halaman pemda.
Gambar 12. Tampilan Halaman Login Pemda
11. Tampilan Halaman Pemberitahuan Pada halaman pemberitahuan hanya sekedar info tentang pengajuan pengiriman berkas pensiun tersebut.
Gambar 13. Tampilan Halaman Pemberitahuan
12. Tampilan Halaman Beranda Pemda Pada halaman beranda pemda dapat melihat beranda pemda. Dan terdapat menu untuk melihat halaman pemda. Bagian halaman menu yang tersedia
antara lain: menu beranda, menu tentang, menu pengiriman berkas, menu logout.
Gambar 14. Tampilan Halaman Beranda Pemda
13. Tampilan Halaman Pengiriman Berkas
Pada halaman pengiriman berkas dapat mengatur penambahan, melihat hasil tambah, mengubah jika pada saat menambah untuk mengirim berkas terjadi kesalahan, dan juga dapat menghapus data tersebut.
Gambar 15. Tampilan Halaman Pengiriman Berkas
14. Tampilan Halaman Tambah Pengiriman Berkas Pemda
Pada halaman tambah pengiriman berkas dapat menambahkan data dan berkas-berkas pensiun yang telah mencapai usia pensiunnya.
45 Gambar 16. Tampilan Halaman Tambah
Pengiriman Berkas Pemda 15. Tampilan Halaman Ubah
Pengiriman Berkas Pemda
Pada halaman ubah pengiriman berkas dapat mengubah kesalahan data atau berkas pada saat menambahkan data dan berkas tersebut.
Gambar 17. Tampilan Halaman Ubah Pengiriman Berkas Pemda 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisa dan implementasi pembahasan maka penelitian ini menyimpulkan beberapa hal, yaitu:
1. Dengan adanya sistem informasi berbasis web ini dapat meminimalisir permasalahan pada berkas pengajuan LPH pada PT. Taspen yang rentan hilang.
2. Dengan adanya sistem informasi berbasis web ini dapat meminimalisir terlambatnya pengiriman berkas dari pemda serta PT. Taspen mudah dalam mencari berkas.
3. Dengan adanya sistem informasi berbasis web ini dapat meminimalisir kesalahan pegawai PT. Taspen agar proses LKO berjalan dengan lancar.
4. Dengan adanya sistem informasi berbasis web ini dapat mempermudah para pegawai pemda dan PT. Taspen dalam pengiriman berkas dan penerimaan berkas untuk diajukan pembuatan LPH.
5. SARAN
Penulis memberikan beberapa saran yang kiranya dapat menjadi bahan pertimbangan untuk meningkatkan kualitas dari sistem informasi pengajuan LPH ini, yaitu:
1. Pembuatan sistem informasi berbasis web ini masih dapat dikembangkan dengan memberikan file berbentuk .pdf di penambahan pengiriman berkas pensiun.
2. Pembuatan sistem informasi berbasis web ini masih dapat dikembangkan dengan memberikan sebuah fitur tambahan yaitu fitur rekapan tahunan pada saat penerimaan berkas pensiun.
3. Pembuatan sistem informasi ini perlu adanya lupa password agar akun tersebut mudah kembali jika lupa password.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Bruno, L. (2019). Bab Ii Landasan Teori. Journal of Chemical Information and Modeling, 53(9), 1689–1699.
https://doi.org/10.1017/CBO97811 07415324.004
[2] Maulana, R., Firmansyah, Y., & Azwan, H. (2019). Sistem Informasi Pelayanan Donatur Pada Komunitas 1000 Guru Kalbar
46 Berbasis Website. INFORMATIKA,
11(2), 24–30.
https://doi.org/10.36723/juri.v11i2. 161
[3] Puji Lestari, F. A. (2018). Faktor– Faktor yang Mempengaruhi Kualitas Pelayanan terhadap Kepuasan Pelanggan. Sosio E-Kons,
10(2), 179.
https://doi.org/10.30998/sosioekons .v10i2.2718
