BAB 3 ANALISA INVESTASI IMPLEMENTASI SAP MODUL SALES DISTRIBUTION. dan target pasar yang dibidik adalah rental mobil khusus untuk para jurnalis dan

(1)

61 BAB 3

ANALISA INVESTASI IMPLEMENTASI SAP MODUL SALES DISTRIBUTION

3.1 Gambaran Umum PT Blue Bird Indonesia

PT. Blue Bird Group didirikan pada tahun 1972 oleh Nyonya Mutiara

Djokosoetono, SH. Saat itu namanya belumlah Blue Bird, melainkan Chandra Taksi

dan target pasar yang dibidik adalah rental mobil khusus untuk para jurnalis dan

pengunjung dari atau ke hotel dan airport. Saat itu hanya terdapat 25 mobil yang

digunakan untuk beroperasi. Chandra Taksi inilah yang kemudian dikenal sebagai

Taksi Blue Bird.

Dari embrio taksi inilah berkembang sebuah perusahaan besar yang sekarang

membawahi sekitar 20 anak perusahaan yang bergerak tidak hanya di bidang

transportasi, tetapi juga merambah usaha manufaktur, properti, dan support services.

Khusus untuk bidang transportasi sendiri, PT. Blue Bird Group telah mengakuisisi

beberapa perusahaan taksi, beberapa di antaranya berada di bawah payung Pusaka

Group.

Untuk usaha transportasi khusus penumpang, PT. Blue Bird Group

mengkategorikan jasanya ke dalam beberapa anak perusahaan untuk target market

yang berbeda. Secara umum, taksi yang memiliki warna biru atau biru metalic

ditargetkan untuk segmen masyarakat umum. Dalam kategori ini, ada beberapa anak

perusahaan dimana setiap anak perusahaan memiliki nama dan logo yang berbeda.

(2)

62 Anak perusahaan tersebut antara lain Pusaka Satria, Pusaka Nuri, Pusaka Biru,

Pusaka Citra, Pusaka Lintas, Pusaka Prima, Morante Jaya, Lintas Buana,

Cendrawasih, dan Blue Bird sendiri. Mengapa semuanya tidak memiliki satu nama

Blue Bird saja? Masalah sebenarnya bukannya tidak bisa, melainkan terkait dengan

masalah perijinan yang menyebabkan sebuah perusahaan taksi tidak bisa

menjalankan banyak armadanya sekaligus.

Di segmen Eksekutif, PT. Blue Bird Group menyediakan Silver Bird dengan

armadanya yang berwarna hitam. Jauh berbeda dengan taksi reguler yang berwarna

biru, taksi eksekutif ini memberikan 3 keistimewaan utama, yaitu Comfort,

Convenience, dan Safety. Mobil yang dipergunakan pun terbilang lebih mewah dari

taksi reguler, tapi tentu saja masih ada lampu tanda taksi di atasnya. Dan yang

terakhir untuk segmen transportasi penumpang, yaitu kategori limousine yang di

dalam grup ini dikenal dengan Golden Bird. Masuk dalam kategori ini adalah

mobil-mobil mewah seperti Toyota Twin Cam, Opel Vectra, Corona Absolute, Volvo 740,

960, Mercedes C180, E220, E230 dan New Eyes, hingga van mewah Mazda E2000.

Berbeda dengan dua kategori taksi sebelumnya, taksi ini menggunakan plat nomor

kendaraan berwarna hitam, yang artinya tentu saja mobil pribadi. Taksi ini ditujukan

untuk orang-orang kelas atas atau VIP. Golden Bird yang disewakan ini sangat tepat

bagi perusahaan yang menginginkan mobil mewah dalam operasional kantornya,

mengingat biaya operasional dan depresiasi akan bisa diminimalkan.

Taksi Golden Bird ini memang tidak tampak seperti taksi pada umumnya.

Hanya ada tambahan label / stiker logo Blue Bird di bagian kaca depan sopir. Jadi

bila anda melihat sebuah mobil Mercy di depan anda, perhatikanlah dengan teliti

(3)

63 sebelum anda menilai penumpang yang ada di dalamnya, karena barangkali mobil

yang dinaiki bukanlah mobil miliknya sendiri, melainkan mobil Golden Bird.

Selain taksi, untuk jasa angkutan penumpang PT. Blue Bird Group juga

menyediakan sarana angkutan masal berupa bis carter, yaitu Big Bird. Dengan area

pelayanan transportasi meliputi Jawa, Bali, dan Sumatera. Big Bird juga melayani

transportasi bagi anak sekolah, di antaranya adalah British International School,

Jakarta Japanese School, Korean International School dan German International

School.

3.1.1 Produk dan Layanan

Empat divisi bisnis utama dari Blue Bird group terdiri dari:

1. Transportasi

a.

Passenger : taksi, bus, limousine, eksekutif taksi

Perusahaan

Service Tipe

Tahun Berdiri

Blue Bird

Taxi

1972

Golden Bird

Limousine

1972

Big Bird

Charter Bus

1979

Golden Bird Bali

Limousine

1989

Gamya

Taxi

1990

Silver Bird

Executive Taxi

1993

Bali Taksi

Taxi

1994

Morante Jaya

Taxi

1995

Lombok Taksi

Taxi

1996

Surabaya Taksi

Taxi

1997

Cendrawasih

Taxi

1997

Pusaka Nuri

Taxi

1998

Lintas Buana

Taxi

2000

Pusaka Satria

Taxi

2000

(4)

64 b.

Non-passenger : container truck

Perusahaan

Service Tipe

Tahun Berdiri

Iron Bird

Container Truck

1992

Angkutan Kontenindo Antarmoda

Container Truck

1993

Tabel 3.2Produk PT Blue Bird kategori Transportasi Non-Passenger

2. Manufaktur : automobile light, bus body building, fire & rescue truck

Perusahaan

Service Tipe

Tahun Berdiri

Everlite

Automobile lights

1975

Restu Ibu

Bus Body building

1981

Ziegler Indonesia

Fire & Rescue truck

manufacturing

1990

Tabel 3.3Produk PT Blue Bird kategori Manufaktur

3. Properti-Holiday Resort in Lombok

Perusahaan

Service Tipe

Tahun Berdiri

Holiday Resort Lombok

Hotel

1991

Tabel 3.4Produk PT Blue Bird kategori Properti

4. Supporting Services: petrol and gas station, CNG Converter, IT Consultant,

integrated logistic services.

Perusahaan

Service Tipe

Tahun Berdiri

Jasa Alam

Petrol & gas station

1987

Gas Biru

CNG converter

1987

Ritra Konnas Freight

Centre

Container Depot &

Warehouse

1996

Tabel 3.5Produk PT Blue Bird kategori Supporting Services

3.1.2 Lokasi

• Kantor Pusat

Gedung Blue Bird

Jl. Mampang Prapatan Raya No.60

Jakarta 12790, Indonesia

(5)

65

• Pool ( Jabodetabek )

Kemayoran, Mampang, Ciputat, Kramat Jati, Cimanggis, Raden Inten,

Penggilingan, Kelapa Gading, Daan Mogot, Puri Indah, Pondok Cabe I,

Pondok Cabe II, Bintaro, Halim, Narogong, Japos.

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

• Visi : Menjadi mitra transportasi yang terpercaya

• Misi :

o

Mencapai kepuasan pelanggan

o

Terus membangun dan mempertahankan posisi pertama sebagai

pemimpin pasar.

3.1.4 Strategi Bisnis Perusahaan

Perkembangan Blue Bird tidak cukup hanya di kota Jakarta dan sekitarnya saja,

melainkan di kota-kota besar lain di Indonesia. Di Bali, sejak tahun 1989 Blue Bird

Group telah menempatkan armada Golden Bird-nya, yang diikuti dengan armada taksi

regular Bali Taksi pada tahun 1994. Kemudian berturut-turut pada tahun 1996 dan 1997,

taksi regular memasuki Lombok dengan nama Lombok Taksi dan kota Surabaya dengan

nama Surabaya taksi.

Sekitar bulan November 2005, Blue Bird mulai menjamah kota Bandung dengan

75 armada taksi regulernya. Meskipun dengan jumlah armada yang masih sedikit,

Bandung Taksi ini mendapatkan pertentangan yang cukup keras dari operator-operator

taksi lainnya di Bandung. Harus diakui jika reputasi dan brand image yang telah

diposisikan oleh Blue Bird Group, cukup menjadi ancaman terhadap operator taksi

lainnya.

(6)

66 Gebrakan bisnis Blue Bird sepertinya tak cukup di jalur angkutan penumpang

saja. Jasa angkutan non-penumpang pun telah digeluti Blue Bird dengan menyediakan

jasa

Truk Container, yaitu Iron Bird dan Angkutan Kontenindo Antarmoda. Di luar

usaha

transportasi primer, Blue Bird juga telah mendirikan Holiday Resort Lombok,

dan perusahaan manufaktur otomotif seperti Everlite, Restu Ibu, Ziegler Indonesia, serta

usaha service lain seperti Jasa Alam, Gas Biru, dan Ritra Konnas Freight Centre.

Sebagai market leader, mempertahankan reputasi sebagai Mitra Transportasi

Yang Handal memang tidak mudah. Oleh sebab itu, untuk membentuk brand loyalty

para konsumen, Blue Bird menerapkan quality control terhadap seluruh lini usahanya,

dari technical support hingga customer service.

Basis usaha Blue Bird terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi.

Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah para pengemudi-nya.

Selain berfungsi utama sebagai driver, pengemudi juga berfungsi sebagai customer

service dan sales force, karena para pengemudi inilah yang akan berhadapan langsung

dengan penumpang / customer. Para pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus

dalam berbagai tahapan training. Dari para pengemudi inilah image Blue Bird dibangun.

Sehingga tidak heran bila masyarakat mengenal Blue Bird karena attitude para

pengemudinya.

Selain pengemudi, ada pula Call

Center yang harus bekerja keras merespon

setiap permintaan pelanggan. Beruntung dengan adanya teknologi radio, GPS, MDT,

Internet, dan kini dengan SMS, order dari pelanggan dapat ditangani dengan cepat dan

mudah.

(7)

67 Keistimewaan lainnya dari pelayanan transportasi Blue Bird ini adalah

ketersediaan 24 jam sehari, 7 hari seminggu, sehingga jalanan tidak pernah sepi dari

armada taksi. Dengan model kerja shift karyawan, taksi? Taksi yang beredar di jalanan

ibukota ini diharapkan akan ada baik siang maupun malam hari, dari hari kerja biasa

hingga hari libur sekalipun.

Dari segi pricing, Blue Bird bukanlah perusahaan yang bermain-main di strategi

ini. Tarif yang dikenakan oleh Blue Bird mengikuti standar yang telah ditetapkan oleh

pemerintah daerah setempat. Bahkan untuk menjaga image-nya, setiap kali ada

perubahan tarif, Blue Bird langsung aktif merespon. Berbeda dengan operator taksi

lainnya yang argometernya dikenakan tarif sesuai kehendak pengemudi-nya.

Mungkin kebijakan mengenai tarif ini akan mengurangi jumlah konsumen yang

menggunakan Blue Bird. Namun justru dengan menerapkan tarif yang berlaku, Blue

Bird menjadi teladan dalam urusan pricing, dan tentunya tidak akan kebingungan

dengan biaya operasional. Bahkan, penerapan pricing ini bagi konsumen Blue Bird akan

menjadikannya sebagai operator taksi yang konsisten sehingga positioning Blue Bird

tetap terjaga.

3.1.5 SWOT Analysis dan SWOT Strategy

1. Analisa SWOT

Kekuatan/Strength yang dimiliki Blue Bird:

• 24 jam service station di semua depot

• 13 lokasi depot taksi dan bis yang strategis

• Service outlet yang berjumlah lebih dari 46 di hotel dan bandara

• Sistem reservasi dan database pelanggan

• Sigtec ANIbid system , security alarm, GPS

(8)

68

• Telah mempunyai brand image yang baik

• Kenyamanan dan keamanan terjamin

Kelemahan/Weakness:

• Tarif yang lebih mahal

• Tidak mencakup seluruh daerah di Indonesia

Opportunity:

• Sudah mempunyai reputasi baik,

• Masyarakat membutuhkan taksi yang dapat dipercaya,

• Kemajuan teknologi

Threat:

• Naiknya harga bensin yang menyebabkan biaya operasional meningkat,

• Kriminalitas,

• Taksi lain yang menggunakan tarif lebih murah

• Armada taksi lain yang menggunakan lambang dan cat mobil yang menyerupai

taksi-taksi Blue Bird

(9)

69

2. Strategi SWOT

Strength Weakness

Opportunities

SO Strategy

Blue Bird telah mempunyai brand image yang baik dan juga telah mempunyai loyalitas pelanggan. Dengan hal tersebut blue bird berusaha untuk meningkatkan pelayanan dan kepuasan pelanggan dengan menggunakan teknologi yang belum dimiliki oleh perusahaan taksi lain seperti GPS, Sigtec ANIbid system, sistem pemesanan melalui SMS, dan database pelanggan. Hal ini guna tetap mempertahankan blue bird sebagai market leader dan mampu bersaing dengan perusahaan lain. Selain itu, blue bird dapat mengembangkan bisnisnya bukan hanya taksi biasa, ada eksekutif taksi, limousine, carter bus, hingga konsultan IT, hotel, dan

manufacturing.

WO Strategy

Dengan adanya kemajuan teknologi maka blue bird dapat menutupi kelemahan dari segi pelayanan kepada pelanggan, seperti pembukaan website untuk pemesanan on-line dan pengaduan pelanggan. Selain itu, dengan reputasi yang telah dipercaya oleh masyarakat luas maka blue bird tidak goyah dengan adanya tarif lama yang lebih murah. Blue Bird tetap menerapkan tarif baru yang lebih mahal sehingga tidak menimbulkan opini masyarakat bahwa blue bird adalah taksi murahan. Dengan kemajuan ekonomi masyarakat, Blue Bird dapat merambah kota-kota besar lain di Indonesia yang potensial.

Threat

ST Strategy

Blue Bird menggunakan armada taksi yang berbahan bakar irit seperti Toyota Vios dan Soluna untuk menekan biaya operasional yang meningkat akibat naiknya harga bahan bakar. Untuk ancaman keaman seperti kriminalitas, taksi Blue Bird telah dilengkapi dengan sistem keamanan Sigtec ANIbid system dan alarm system yang dapat memberitahukan jika terjadi masalah pada taksi tersebut. Blue Bird juga telah memberikan informasi mengenai ciri-ciri atribut taksi Blue Bird yang asli melalui website dan iklan sehingga masyarakat tidak terkecoh dengan taksi yang menyerupai taksi Blue Bird.

WT Strategy

Dengan naiknya biaya operasional yang meningkat, mempunyai keuntungan tersendiri bagi Blue Bird karena cukup banyak perusahaan taksi yang gulung tikar atau mengurangi armada taksinya. Dengan maraknya kriminalitas pula masyarakat akan memilih taksi yang telah terpercaya seperti Blue Bird dan enggan untuk menggunakan jasa taksi yang belum terkenal dan terpercaya brand nya.

(10)

70

3.1.6 SDM pada PT. Blue Bird Group

PT. Blue Bird Group mempekerjakan lebih dari 700 karyawan tetap pada awal

tahun 2006. Melalui kombinasi antara program pelatihan dan masa kerja, mereka telah

menjadi karyawan yang ahli dalam bidangnya dan merupakan kontributor besar dalam

efisiensi operasional perusahaan.

(11)

71

3.1.7 Struktur Organisasi Lengkap PT Blue Bird Group

(12)

72

3.1.8 Struktur Organisasi Divisi IT / Business Development

(13)

73

3.1.9 Tugas dan Wewenang PT Blue Bird Group Secara Keseluruhan

Penjabaran tugas dan wewenang masing–masing bagian adalah sebagai berikut:

1. Direksi (BOD)

a. Menyusun dan menetapkan sasaran / target penjualan b. Menentukan visi dan misi perusahaan

c. Menentukan dan menetapkan berbagai kebijaksanaan perusahaan secara umum terhadap pihak internal maupun eksternal serta mengusahakan agar perusahaan dapat berjalan dengan baik

d. Bertanggung jawab terhadap dewan komisaris dan pemegang saham e. Mengawasi perkembangan perusahaan.

2. Sekretaris

a. Membantu direksi dalam surat menyurat dan administrasi 3. Senior Audit Manajer

a. Mengawasi aliran cash flow dalam perusahaan b. Mengawasi keabsahan data finansial perusahaan

4. VP Sales

a. Mengawasi pelaksanaan berbagai program dan strategi

5. Senior Business Development Manager

a. Penelitian, pengembangan, dan penerapan teknologi baru b. Mengawasi infrastructure teknologi informasi

c. Kontrol dan manajemen utilisasi perangkat lunak dan basis data

6. VP Operation

a. Menyusun dan menetapkan pembagian jadwal antar–jemput b. Menangani proses booking by call dan ketersediaan kendaraan

(14)

74

c. Mengkoordinasikan manajemen driver dengan kendaraan

d. Menangani keseluruhan aktivitas jasa layanan operasional di pool.

7. VP Administration

a. Membantu berbagai kegiatan pemasaran yang dilakukan b. Melakukan berbagai kegiatan administrasi

c. Menyediakan berbagai laporan yang diperlukan. 8. VP Teknik

a. Menangani kebutuhan–kebutuhan teknis dan sparepart kendaraan b. Mendukung operasional melalui perawatan kendaraan.

9. VP HR & GA

a. Menangani kegiatan personalia dan penggajian

b. Bertanggung jawab dalam kegiatan rekruitment, training, dan lain–lain c. Bertanggung jawab menangani kesejahteraan karyawan.

3.1.10 Tugas dan Wewenang Divisi Business Development

Penjabaran tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1. IT Manager

• Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT

• Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang berada dibawah komandonya

• Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh pengguna jasa IT dan penyelesaian masalahnya

(15)

75

• Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan

dalam kegiatan IT

• Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah

tanggungjawabnya

• Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk

kelancaran kegiatan IT

• Menentukan skenario arsitektur dan arsitektur IT yang paling efektif dan efisien.

2. Development

• Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT yang berhubungan

dengan kegiatan pengembangan sistem perusahaan

• Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan

dalam kegiatan pegembangan sistem perusahaan

tanggungjawabnya

kelancaran kegiatan pengembangan sistem perusahaan

• Menentukan skenario software termasuk didalamnya adalah proses maupun programming yang paling efektif dan efisien.

(16)

76

3. Operation

dengan kegiatan operasional harian perusahaan

• Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran kegiatan

operasional perusahaan

tanggungjawabnya

kelancaran kegiatan operasional IT

• Menentukan skenario perbaikan, peminjaman, dan pengajuan

perangkat komputer perusahaan.

4. Planning, Standart, and Security

dengan kegiatan perencanaan, keamanan dan standarisasi sistem perusahaan

• Memeriksa dan mengontrol standarisasi sistem perusahaan

• Membuat perencanaan untuk strategi pengembangan sistem

(17)

77

• Mampu memberikan solusi terbaik bagi pengembangan sistem

perusahaan

tanggungjawabnya

kelancaran kegiatan operasional IT

• Merencanakan, melakukan, monitor, dan mengusulkan skenario/hasil

survey/study banding/tehnology baru yang lebih efektif dan efisien

bagi perusahaan.

3.2 Gambaran Umum Sistem Informasi Penjualan

Sistem Informasi Penjualan dikembangkan pada bagian Sales dan

Operational untuk membantu kegiatan operasional perusahaan yang berhubungan

dengan jasa penjualan layanan antar jemput terhadap pelanggan.

Sistem Informasi Penjualan di PT Blue Bird Group menggunakan modul

SalesDistribution dalam aplikasi SAP / R3 yang terintegrasi dengan berbagai sistem

informasi lainnya didalam perusahaan seperti sistem Keuangan, sistem Penggajian dan sistem-sistem lainnya.

3.2.1 Proses Bisinis

Sistem informasi Penjualan yang diimplementasikan di PT. Blue Bird Group bertujuan untuk menangani day-to-day proses penjualan mulai dari pembuatan price

quotation sampai dengan proses settlement pembayaran dari pelanggan.

Setelah menganalisa proses bisnis sistem penjualan yang berjalan, maka didesain pemodelan bisnis yang dapat dilihat pada gambar 3.3. Diagram tersebut menggambarkan alur kerja proses bisnis perusahaan Blue Bird dalam sistem penjualan dan juga pihak-pihak mana yang menangani proses-proses tersebut.

(18)

78 Marketing Finance Price Quotation Journal Billing Invoice Service Operation Pool Sales Customer Scheduling Contract Customer

Gambar 3.3 Rich Picture Proses Sales

Kemudian pada gambar berikut adalah diagram Use Case sistem penjualan. Yang menggambarkan atau menjelaskan rincian aktifitas fungsi dari proses bisnis PT Blue Bird saat ini. Berdasarkan fungsi–fungsi penting inilah nantinya akan dicermati hasil investasi implementasi sistem penjualan dengan aplikasi SAP modul Sales

(19)

79

Gambar 3.4 Diagram Use Case

Dalam kegiatan operasional sehari-hari departemen–departemen yang berhubungan dengan sistem penjualan ialah departemen Sales dan departemen

Operational. Mereka terlibat dalam proses penjualan jasa kepada pelanggan sebagai

bentuk transaksi bisnis PT Blue Bird Group. Pada implementasi sistem aplikasi SAP modul SD ini, setiap departemen dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan secara terintegrasi.

(20)

80

Tahapan kegiatan utama bisnis yang dilakukan akan dijelaskan sebagai berikut:

1. PriceQuotation

Proses bisnis penjualan yang ada di PT Blue Bird Group dimulai dengan pembuatan quotation (penawaran harga) oleh bagian Sales Marketing. Price

quotation dibuat berdasarkan permintaan dari pelanggan untuk menggunakan

layanan jasa PT Blue Bird Group. Didalam price quotation terdapat informasi rincian jenis kendaraan yang hendak digunakan, lama pemakaian, serta harga yang diberlakukan. Quotation kemudian diberikan kepada pelanggan untuk disetujui. Dalam satu permintaan jasa dari pelanggan, proses pembuatan

quotation ini sendiri bisa lebih dari satu kali, sampai pihak pelanggan setuju

terhadap harga yang diberikan.

(21)

81

2. Contract

Pembuatan contract didasari oleh quotation yang telah disetujui, dan bagian yang melaksanakannya adalah bagian Sales. Pembuatan contract dimaksudkan untuk memberikan informasi secara mendetail berapa lama pemakaian pelanggan terhadap jasa antar jemput PT Blue Bird Group. Informasi – informasi penting lain didalam contract juga ikut disertakan, seperti jadwal hari dan jam selama satu minggu, masa berlaku contract, serta informasi dari pelanggan.

Selain pembuatan, manajemen contract lainnya yang terdapat didalam aplikasi dapat ditemui seperti menampilkan contract dengan status tertentu, beserta rincian – rincian lainnya.

(22)

82

3. Create SalesOrder

Setelah rincian contract selesai dibuat, maka proses selanjutnya ialah membuat sales order untuk kepentingan bagian Sales. Sales order berfungsi sebagai proses pelaksanaan contract yang disetujui. Informasi yang terdapat di dalam sales order hampir sama dengan yang terdapat dalam contract namun juga mencakup informasi penjualan lainnya seperti informasi perhitungan pajak, dan lain – lain. Satu contract dapat memiliki banyak sales order, ini disebabkan oleh pembuatan sales order yang dilakukan secara periodik, sampai masa contract

berakhir.

Gambar 3.7 Tampilan antarmuka pembuatan Sales Order

4. Planning Order

Planning order dibuat oleh bagian Operational. Bagian Operational dari

pool yang bersangkutan akan menangani pelaksanaan jasa layanan antar jemput yang sudah didefinisikan dalam contract dan sales order, lalu kemudian

(23)

83

melakukan penjadwalan dan perencanaan sumber daya yang akan digunakan, ini mencakup ketersediaan alat transportasi (bus, mobil, atau lainnya) serta ketersediaan driver.

Dalam planning order juga dapat dilihat jadwal antar jemput yang akan dilakukan sesuai contract dalam masa periode satu bulan, dan informasi siapa

driver yang bertugas, sehingga memudahkan driver yang ditugaskan untuk

melihat jadwal kerjanya.

Fungsi lainnya yang terdapat dalam manajemen planning order ialah user

dapat melihat status dari planning order dalam bentuk laporan riwayat planning

order. Status dari planning order akan terupdate didalam sistem apabila driver

telah melaksanakan proses ceklist (mobil keluar) dan pengendalian (mobil masuk).

5. Ceklist

Ceklist berfungsi untuk menandai apabila seorang driver membawa keluar mobil. Ceklist mengupdate status dari planning order sehingga bagian operation pool dapat mengetahui lewat sistem, mobil mana yang sedang berada diluar pool

dan jam keberangkatan.

Ceklist didasari dari penugasan driver untuk melaksanakan layanan antar jemput sesuai dengan planning order yang ditentukan sebelumnya oleh bagian

Operational.

6. Pengendalian

Sementara ceklist berfungsi mencatat mobil keluar, pengendalian berfungsi untuk mencatat mobil yang masuk setelah melakukan layanan antar jemput, ini mencakup informasi kepulangan mobil masuk pool, serta informasi overtime jika ada.

(24)

84

Pengendalian mengupdate status dari planning order sehingga bagian operation pool dapat mengetahui bahwa tugas antar jemput dari planning order

telah dilaksanakan.

7. Billing Invoice

Penagihan invoice kepada pelanggan dilakukan secara berkala. Penagihan

invoice dilakukan berdasarkan planning order yang sudah terpenuhi. Pada

dasarnya bagian Sales menagih sesuai dengan jumlah jam dan harga yang

ditetapkan sebelumnya dalam sales order. Namun demikian tidak selamanya jumlah jam tertagih menjadi sama dengan sales order. Ini disebabkan jika

terdapat overtime dari pemakaian mobil oleh pelanggan, sehingga perlu

ditambahkan kedalam tagihan.

Informasi yang tertera lainnya didalam invoice seperti perhitungan pajak untuk pelanggan – pelanggan yang telah memiliki nomor wajib pajak (NPWP),

alamat pengiriman atau alamat pelanggan, terms of payment, tata cara

pembayaran, dan data pendukung seperti nomor Sales order dan tanggal invoice. Didalam aplikasi SAP. setelah invoice dibuat dan diverifikasi kebenaran datanya, maka perlu dilakukan posting untuk membuat journal untuk keperluan bagian finansial. Secara jurnal, posting invoice akan otomotis menambah

account payable untuk pelanggan yang ditagih sesuai jumlah invoice. Laporan

invoice yang juga dihasilkan pada saat posting akan muncul dilayar aplikasi

sehingga bagian Sales dapat mencetaknya untuk selanjutnya dikirim melalui kurir kepada pelanggan.

(25)

85

Gambar 3.8 Tampilan antarmuka pembuatan Billing Invoice

8. PaymentSettlement

Satu lagi proses penting yang dilakukan oleh bagian Sales adalah

pembuatan jurnal settlement. Dalam satu periodik bulan, jurnal settlement perlu dibuat berdasarkan pembayaran yang telah diterima perusahaan dari para pelanggannya.

Jurnal ini dimaksud untuk melalukan penyelesaian terhadap invoice –

invoice tertagih mana yang telah dibayar oleh pelanggan. Ini disebabkan dalam

satu pembayaran, pelanggan bisa saja membayar untuk beberapa invoice yang ditagihkan kepadanya. Tentu saja pelanggan perlu memberitahu pihak Sales Blue Bird, invoice – invoice mana saja yang dimaksud, yang biasanya tercatat dalam Berita Acara transaksi pembayaran ke rekening bank yang dituju.

(26)

86

Gambar 3.9 Tampilan antarmuka proses Payment settlement

3.2.2 Infrastruktur aplikasi SAP di PT Blue Bird Group 3.2.3 Arsitektur teknolologi informasi PT Blue Bird Group

(27)

87

3.2.4 Spesifikasi teknolologi informasi PT Blue Bird Group

9 Hardware

- Server

- Personal Computer (PC)

CPU/Processor, MainBoard, Memory, HDD, Monitor, Keyboard, Mouse,

Case, Graphic, LAN

- Handkey (Piranty)

- Printer Inkjet (Epson C45)

- Barcode Reader (HPP)

- Barcode Scanner (HPP VS800)

- Printer Dot Matrix (Epson LQ2180)

- Printer Dot Matrix (Epson TMMU2880B)

- Printer Dot Matrix (Epson LZ300)

- Switch (3 Com) - Router (Cisco 1760) - Modem Dial Up - UPS (3KVA) 9 Software Operating System:

- Microsoft Windows Server 2003 Service Pack 1

Utility Software:

- Safend Protector

- Firewall

- Norton Anti Virus

9 Bahasa Pemrograman

- ABAP

- Visual Basic

- Delfi

(28)

88

9 Data Base

- Database System : ORACLE

Database Release : 9.2.0.7.0

Addressability : 64 Bit

Database Size : 1000 GB

- Other Database System : Microsoft SQL Server 2000

3.3 Pembobotan Nilai dan Resiko Korporasi PT Blue Bird Group

Dalam kerangka kerja Information Economics menggunakan analisa cost

and benefit, dapat dilakukan pembobotan terhadap nilai–nilai perusahaan yang

tangible (nyata) maupun intangible (tidak nyata). Pembobotan nilai (value)

kemudian disesuaikan berdasarkan banyak faktor seperti pengembalian biaya investasi, kemampuan bersaing perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam perusahaan tsb, dan lain–lain yang dapat dilihat didalam tabel faktor dan pembototan nilai perusahaan. Selain pembobotan nilai, resiko dan ketidakjelasan juga perlu didapatkan sebagai faktor pengurang kesuksesan proyek sehingga menentukan hasil akhir sebuah investasi implementasi sistem.

Faktor nilai dan resiko dipecah lagi kedalam dua domain. Suatu perusahaan yang telah berbasiskan IT, dalam menjalankan bisnisnya tentu memiliki 2 sisi yang menjadi acuan untuk mengembangkan bisnisnya. Dua sisi yang dimaksud disini adalah sisi (domain) bisnis dan sisi (domain) teknologi.

(29)

89

3.3.1 Penilaian Faktor Domain Bisnis

3.3.1.1Financial Value

3.3.1.1.1 Return on Investment (ROI)

Return on Investment (ROI) merupakan pengukuran terhadap tingkat

pengembalian suatu investasi kepada perusahaan (bisnis dan teknologi). Manajemen organisasi memandang factor ini penting dalam mengetahui layaknya investasi teknologi informasi yang diinvestasikan, sehingga dari sudut pandang manajemen, faktor ROI ini diberi bobot yaitu +8.

3.3.1.2Strategic Value

3.3.1.2.1 Strategic Match

Bagi PT. Blue Bird Group, teknologi informasi mempunyai peranan sangat penting dalam membantu perusahaan menetapkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan bisnis yang ditetapkan oleh manajemen, misalnya membuat rencana-rencana ke depan berdasarkan laporan yang dihasilkan dalam jangka waktu yang lebih tepat. Untuk nilai strategic match ini, diberi bobot yaitu +2.

3.3.1.2.2 Competitive Advantage

Bagi PT. Blue Bird Group, penerapan dan penggunaan teknologi informasi yang baik merupakan salah satu faktor yang dapat menunjang kinerja perusahaan, yang nantinya dapat membuat perusahaan menjadi mampu bersaing dengan para kompetitornya. Karena PT. Blue Bird Group melihat bahwa penerapan teknologi informasi yang bagus hanya merupakan salah satu faktor penunjang kinerja perusahaan, maka factor ini mendapatkan bobot +1.

(30)

90

3.3.1.2.3 Competitive Response

Sebelum perusahaan menerapkan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan bisnisnya, perusahaan masih menggunakan sistem manual dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Penggunaan sistem manual ini menyebabkan kegiatan operasional tidak dapat berjalan dengan baik sehingga perusahaan tidak dapat memberikan pelayanan secara maksimal bagi para penlanggannya yang bisa berakibat beralihnya pelanggan ke pesaing.

Manajemen menyatakan bahwa perusahaan harus dapat merespon kebutuhan pelanggan yang selalu berubah-ubah agar dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan. Maka dari itu, nilai ini mendapat bobot yaitu +1.

3.3.1.2.4 Management Information for Critical Success Factors

Tujuan perusahaan menggunakan teknologi informasi adalah agar manajemen mampu memperoleh informasi dengan lebih cepat dan akurat yang nantinya akan digunakan untuk membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan yang bersifat strategis. Untuk itu, PT. Blue Bird Group sangat membutuhkan nilai-nilai tersebut untuk merancang rencana-rencana strategis perusahaan, baik rencana jangka pendek maupun rencana jangka panjang. Maka dalam hal ini, diberi bobot +2.

3.3.1.3Stakeholder Value

3.3.1.3.1 Service and Quality

Penggunaan teknologi informasi pada PT. Blue Bird Group membuat perusahaan mampu memberikan pelayanan (service) yang baik terhadap para

(31)

91

pelanggannya sehingga kepuasan pelanggan dapat dipertahankan. Penggunaan TI juga diharapkan mampu menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas sehingga mampu menunjang kegiatan operasional perusahaan. Faktor ini mendapat bobot yang tinggi, bobot yaitu +2.

3.3.1.3.2 Agility, Learning, and Empowerment

Teknologi informasi yang diterapkan perusahaan untuk menunjang kegiatan operasional menuntut user untuk cepat beradaptasi dengan baik. Hal ini menyebabkan diperlukan adanya training bagi user yang akan mengoperasikan TI tersebut supaya user dapat memanfaatkan TI secara maksimal, efektif, dan efisien. Nilai dalam faktor ini diberi bobot yaitu +1.

3.3.1.3.3 Cycle Time

Teknologi informasi yang diterapkan oleh PT. Blue Bird Group diharapkan dapat membantu semua pihak yang terkait guna mempercepat dan memperlancar proses bisnis. Maka dari itu, factor ini diberi bobot yaitu +2.

3.3.1.4Competitive Strategic Risk

3.3.1.4.1 Business Strategy Risk

Dalam menerapkan teknologi informasi pasti selalu ada risiko yang timbul, misalnya risiko kegagalan dalam strategi bersaing. Bagi PT. Blue Bird Group, risiko-risiko yang ada tidak terlalu dikhawatirkan karena perumusan strategi bisnis selalu melibatkan teknologi informasi sebagai salah satu basis kekuatan yang ada. Pengimplementasian teknologi informasi dapat membantu pihak manajemen agar dapat lebih cepat menyusun rencana-rencana ke depan, baik

(32)

92

rencana dalam menyusun startegi bisnis maupun strategi lainnya. Oleh sebab itu, risiko ini diberi bobot -2.

3.3.1.5Organization Strategic Risk and Uncertainty

3.3.1.5.1 Business Organizational Risk

PT. Blue Bird Group telah memiliki rencana umum yang baik dalam mengimplementasikan TI, serta memiliki manajemen yang memadai jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas perencanaan bisnis. Akan tetapi, yang

belum dimiliki oleh perusahaan adalah perencanaan yang detail dalam

menghadapi kemungkinan perubahan yang terjadi. Oleh sebab itu, risikoini diberi bobot -1.

3.3.2 Penilaian Faktor Domain Teknologi

3.3.2.1Strategic Value

3.3.2.1.1 Strategic IT Architecture

Penerapan teknologi informasi pada PT. Blue Bird Group harus mampu menunjang strategi sistem informasi secara keseluruhan untuk merefleksikan rencana teknologi informasi yang ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu dengan melihat kondisi perusahaan, manajemen mendapat bobot yaitu +1.

3.3.2.2Competitive Strategic Risk

3.3.2.2.1 IT Strategy Risk

Bagi PT. Blue Bird Group, perubahan strategi teknologi informasi jangka panjang yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan diperkirakan dapat mendatangkan nilai negatif dimasa yang akan datang (maksudnya jika

(33)

sewaktu-93

waktu terjadi perubahan terhadap struktur perusahaanatau proses bisnis, IT harus bisa bersifat fleksibel dan cepat beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi). Tetapi karena perusahaan sudah mampu menganalisa risiko dan solusi-solusinya, maka bagi perusahaan risiko ini mendapat bobot yaitu -1.

3.3.2.3Organization Strategic Risk and Uncertainty

3.3.2.3.1 IT Definitional Uncertainty

Bagi PT. Blue Bird Group, risiko yang timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan, pasti dapat membuat para personil TI menjadi kesulitan menyediakan jawaban dan solusi yang tepat bagi user. Kondisi seperti ini dapat.mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan. Tetapi karena kebutuhan dari user sudah dapat di identifikasi dengan baik, maka manajemen mendapat bobot yaitu -1.

3.3.2.3.2 IT Technical and Implementation

Pada umumnya perusahaan sudah membuat rencana yang baik untuk pengimplementasian teknologi informasi secara teknis, begitu juga dengan PT. Blue Bird Group. PT. Blue Bird Group mengimplementasikan teknologi informasi untuk membantu pihak manajemen dalam menjalankan proses bisnis. Pihak manajemen proyek telah merencanakan teknis dan pengimplementasiannya dengan baik. Hanya saja pada saat implementasi awal mungkin akan sedikit menyulitkan user, karena user belum terbiasa dan belum bisa beradaptasi dengan baik terhadap pengimplementasian TI yang baru. Atas kondisi ini, maka manajemen mendapat bobot yaitu -1.

(34)

94

3.3.2.3.3 IT Service Delivery

Pada saat TI baru diimplementasikan di PT. Blue Bird Group, perusahaan langsung memberikan pelatihan kepada user agar user mampu menggunakan TI secara benar sehingga dapat mengurangi risiko yang mungkin terjadi. Maka risiko ini mendapat bobot yaitu -1.

3.3.3 Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat

Dari analisa penentuan bobot yang telah dilakukan, menghasilkan ringkasan table bobot dan maksimum skor terhadap masing-masing nilai dan risiko baik pada domain bisnis dan teknologi dapat dilihat pada tabel di bawah.

DOMAIN BISNIS Bobot Maximum Skor

A. Financial Values

Return On Investment (ROI) 8 40

B. Strategic Values Strategic Match 2 10 Competitive Advantage 1 5 Competitive Response 1 5 Management IS for CSFs 2 10 C. Stakeholders Values

Service and Quality 2 10

Agility, Learning & Empowerment 1 5

Cycle Time 2 10

D. Competitive Strategy Risk

Business Strategy Risk -2 -10

E. Organization Strategy Risk & Uncertainty

Business Organization Risk -1 -5

DOMAIN TEKNOLOGI A. Strategic Values

Strategic IT Architecture 1 5

B. Competitive Strategy Risk

IT Strategic Risk -1 -5

C. Organization Strategy Risk & Uncertainty

IT Definitional Uncertainty -1 -5

IT Technical and Implementation -1 -5

IT Service Delivery -1 -5

TOTAL VALUES +20 +100

TOTAL RISK AND UNCERTAINTY -7 -35

(35)

95

Dari table bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui total nilai korporat yang didapat adalah 20 dan resiko 7. Dengan melakukan metode perhitungan ranking per factor antara 0 – 5, mengartikan bahwa skor maksimum yang bisa didapat adalah 5 kali bobot, sehingga total seluruh faktor nilai berjumlah 100 dan total resiko berjumlah 35.

3.3.4 Menentukan Nilai Korporat Kedalam Kuadran

Hasil analisa nilai–nilai korporat terhadap PT Blue Bird Group membuktikan sisi bisnis perusahaan sangat kuat dan didukung oleh penggunaan teknologi informasi yang sangat kuat pula. Infrastruktur sistem dan lalu lintas komunikasi data memegang peranan penting dalam kelancaran penggunaan aplikasi–aplikasi komputerisasi. Maka isu penting yang berlaku dalam perusahaan khususnya manajemen menyikapi hal utama diatas adalah memikirkan kontribusi investasi komputerisasi terhadap perkembangan perusahaan. Salah satu faktor yang dinilai memberikan peranan penting adalah ROI. Namun tetapi resiko–resiko korporat juga patut dicermati karena jika memang terbukti ada akan memberikan nilai negatif terhadap total skor penilaian proyek.

(36)

96

DOMAIN BISNIS Porsi Penilaian Bobot

1 Return On Investment (ROI) Highest 8

2 Strategic Match Medium 2

3 Competitive Advantage Low 1

4 Competitive Response Low 1

5 Management IS for CSFs Medium 2

6 Service and Quality Medium 2

7 Agility, Learning &

Empowerment

Low 1

8 Cycle Time Medium 2

9 Business Strategy Risk Medium -2

10 Business Organization Risk Medium -1

DOMAIN TEKNOLOGI

1 Strategic IT Architecture Low 1

2 IT Strategic Risk Medium -1

3 IT Definitional Uncertainty Medium -1

4 IT Technical and

Implementation

Medium -1

5 IT Service Delivery Medium -1

Total Value 20

Total Risk and Uncertainty -7

Tabel 3.8 Mapping nilai korporat kedalam kuadran

Berdasarkan rangkuman analisa dan tabel penentuan diatas, ditetapkan PT. Blue Bird Group berada pada kuadran B, yaitu berada dalam kuadran Strategis. Ini menjelaskan mengapa korelasi perhitungan domain bisnis dan teknologi yang berbanding lurus, dimana sisi bisnis dan sisi teknologi saling mendukung dan memegang peranan penting didalam strategi perusahaan.

(37)

97

Ini mengukuhkan PT. Blue Bird Group sebagai perusahaan yang terkomputerisasi dimana kegiatan utama bisnis perusahaan sudah mendukung dan menggunakan Teknologi Informasi.

Gambar 3.11 Penetapan posisi kuadran nilai korporasi PT Blue Bird Group Garis Bisnis

Tingkat dimana dukungan bisnis menguntungkan, kompetitif, sehat, dan kuat

Kuat Lemah Kuat Lemah Kuadran A INVESTAS Kuadran B STRATEGIS Kuadran C INFRASTRUKTU Kuadran D BREAKTHROUGH MANAGEMENT

Tingkat dimana dukungan computer saat ini kuat dan efektif