The Asia Foundation
Quick Reference
QuickBook (QB)
Accounting Software
The Asia Foundation
F&G Team
TAF Financial Reporting Package
Quick Book
A. Introduction
Seperti yang telah kita ketahui bersama bahwa peranan financial reporting dalam proses monitoring, controlling dan evaluation sebuah aktivitias program sangat bergantung pada maksimalisasi pembuatan laporan keuangan dan bagaimana penggunaan laporan tersebut sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban program.
Pengunaan software dalam skema financial reporting adalah salah satu cara untuk meningkatkan tingkat keakuratan dari sebuah proses pelaporan keuangan. Pengetahuan dan pemahaman yang baik mendalam mengenai fungsi dan feature dalam penggunaan software itu sendiri dapat membantu berbagai pihak yang terlibat (finance & program) dalam mentransformasi dan mengintepretasikan beberapa laporan yang dapat dihasilkan oleh software tersebut.
Page No.
DAFTAR ISI
A Introduction 3
B. Set Up New Company
Features di dalam QB sangat memungkinkan user untuk membuat atau mempersiapkan laporan keuangan untuk lebih dari satu entitas/company. Pada akhirnya user sendiri dapat melakukan pertanggungjawaban keuangan untuk kepentingan internal organisasi sendiri maupun dengan pihak eksternal seperti TAF dalam kaitannya dengan penggunaan dana bantuan.
Cara untuk membuat account quick book untuk perusahaan yang baru adalah ke menu
FILE dan klik pada NEW COMPANY
Dari sini anda bisa klik NEXT pada feature tersebut (seperti yang dilingkari merah) sampai dengan pada feature seperti yang di bawah ini :
Kemudian isikan nama organisasi/lembaga anda pada kedua kolom yang dilingkari merah tersebut sesuai dengan nama yang tertera pada Letter of Agreement (LA) dengan TAF
Akan muncul tampilan seperti ini, kemudian isikan alamat organisasi/lembaga anda, setelah selesai klik NEXT
Kemudian akan ada tampilan seperti yang diatas dimana kita harus memilih fiskal year untuk tahun pelaporan keuangan lembaga. Pilihlah bulan sebagai bulan awal pelaporan keuangan anda (sesuai dengan LA) kemudian klik NEXT
Kemudian anda diminta untuk mengisi Jenis business anda, cari pilihan OTHER
Anda diminta untuk menyimpan file QB di komputer anda. Mohon untuk mengingat tempat anda menyimpan ini agar bisa digunakan kembali kelak. Setelah yakin dengan tempatnya maka anda bisa mengklik OK (seperti yang dilingkari merah)
Klik NEXT terus saja sampai anda bertemu dengan tampilan seperti di bawah ini dimana anda diharuskan untuk mengisi tanggal dimulainya aktivitas program anda (sesuai dengan LA)
C. SET UP CHART OF ACCOUNT (COA)
Untuk memulai penggunaan/pencatatan keuangan maka dibutuhkan Chart of Account. Keberhasilan sebuah pelaporan sangat ditentukan dengan proses pembuatan chart of account (COA) ini. COA yang akan dibuat ini harus mengacu pada Letter of Agreement (LA) yang telah disetujui. Dan sebagai saran ada baiknya jika sebelum membuat COA bisa dibuatkan draft awal sebagai langkah awal penyusunan COA.
Set up awal chart of account bisa dilakukan dengan cara klik pada
FILE - - > PREFERENCES - ->
Sampai muncul tampilan berikut mohon diklik pada tab ACCOUNTING disisi sebelah kiri dan di klik pada
USE ACCOUNT NUMBER dan klik OK untuk menyimpan
Setelah dilakukan cara di atas maka baru dapat dilakukan set up account dan caranya adalah klik pada
ACTIVITIES - -> CHART OF ACCOUNT - - >
Atau bisa juga dilakukan dengan menekan
Sehingga muncul tampilan berikut :
Untuk menambah account baru caranya klik pada (kiri bawah) ACCOUNT dan klik pada NEW…atau bisa dilakukan dengan mngklik CONTROL N (CTRL N)
MEMBUAT SUB ACCOUNT
Awal caranya sama dengan membuat account baru di tambah dengan mengklik pada sub menu SUB ACCOUNT seperti tampak pada tampilan berikut ini
D. SET UP BUDGET
Selanjutnya Klik hingga terdapat tampilan berikut :
Features/Menu yang tersedia :
Tahun Budget Fiscal Year
Account
No Account yang akan diisikan budgetnya
Deret Bulan
Adalah sederetan bulan yang akan diisikan nominal budget di tiap bulannya.
Setelah diisi jangan lupa diklik SAVE dan OK
E. INPUT TRANSAKSI
Setelah semua persiapan awal seperti set-up new company, set-up chart of account dan set-up budget telah dilakukan maka sampai dengan tahap ini Quick Book telah siap untuk digunakan mencatat semua transaksi aktivitas program TAF. Namun sekali lagi hal yang perlu diperhatikan dalam input transaksi ini adalah bahwa penggunaan digit angka pada pelaporan QB adalah dalam ribuan. Jadi jika mencatat transaksi senilai Rp. 1,000,000 maka hanya dicatat Rp. 1,000 saja di dalam QB.
Cara Melakukan input transaksi adalah sebagai berikut :
Klik pada ACTIVITIES kemudian pilih MAKE JOURNAL ENTRIES seperti tampak pada tampilan berikut :
Di dalam tampilan ini akan ada kolom-kolom yang harus diisi antara lain seperti :
• ACCOUNT : Isikan no account number berdasarkan transaksi yang terjadi sesuai
dengan chart of account yang sudah disusun sebelumnya di dalam software QB
• DEBET/KREDIT : Isikan jumlah transaksi aktivitas program dalam jumlah
ribuan terdekat baik disisi debet ataupun kredit sesuai dengan nature transaksinya
• MEMO : Bisa diisikan informasi mengenai transaksi yang sedang diinput dan
informasi berguna lainnya bagi pengguna laporan nantinya.
• NAME : Bisa diisikan nama penginput transaksi ataupun nama yang berkaitan
dengan transaksi yang diinput.
• Setelah semua transaksi selesai diinput baik jumlah dan posisi debet kredit
• Jika terdapat kesalahan dalam pencatatan berupa tidak balance-nya sisi debet dan
kredit maka sistem akan menolak secara otomatis dan data tidak bisa diposting.
F. PRODUCE FINANCIAL REPORT
1. PROFIT AND LOSS (LABA & RUGI)
Dapat dilakukan dengan cara pilih REPORT - -> PROFIT & LOSS - -> STANDARD
seperti yang tampak pada tampilan berikut :
Setelah diklik perintah tersebut maka akan tampak tampilan berikut :
kolom FROM dan TO (Harus sama dengan periode pelaporan yang terdapat dalam Letter of Agreement – LA)
Biaya- biaya yang tercatat dalam laporan ini nantinya akan dipindahkan ke dalam TAF 209 dengan kata lain angka biaya yang tersaji dalam pelaporan Profit and Loss QB haruslah sama dengan yang tersajikan dalam TAF 209.
Sebagai saran : Susunan pelaporan (baik susunan COA) dalam QB, susunan biaya dalam PROFIT and LOSS maupun komponen biaya di dalam TAF 209 harus sama sehingga hal ini dapat memudahkan pembuat laporan maupun pengguna laporan tersebut dalam memahami isi laporan tersebut.
2. BALANCE SHEET (NERACA)
Dapat dilakukan dengan cara pilih REPORT - -> BALANCE SHEET - -> STANDARD seperti yang tampak pada tampilan berikut :
Perhatikan kolom-kolom yang dilingkari merah di atas, karena control penarikan report ada pada kolom-kolom tersebut. Masukkan periode pelaporan yang akan ditarik kedalam kolom AS OF (Harus sama dengan tanggal terakhir - periode pelaporan yang terdapat dalam Letter of Agreement – LA)
2. BUDGET COMPARISON (PERBANDINGAN BUDGET)
Dapat dilakukan dengan cara pilih REPORT - -> BUDGET REPORT --> PL BUDGET VS ACTUAL seperti yang tampak pada tampilan berikut :
kolom FROM dan TO (Harus sama dengan periode pelaporan yang terdapat dalam Letter of Agreement – LA)
Pastikan pada kolom COLUMN diisi dengan TOTAL ONLY.
Ketiga laporan ini yaitu LAPORAN LABA RUGI, LAPORAN NERACA dan LAPORAN PERBANDINGAN BUDGET akan disertakan sebagai attachment di dalam pelaporan TAF 209 ke TAF.
Selamat Mencoba !!
