KEPALA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN REPUBLIK INDONESIA

(1)

SALINAN

PERATURAN BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN NOMOR 4 TAHUN

TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

DI LINGKUNGAN BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN,

Men mbang : a. bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 32 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

bahwa untuk tertib, efisiensi, dan efektifitas administrasi penyelenggaraan pemerintahan, perlu dilakukan penyesuaian dan penyeragaman tata naskah dinas di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan;

bahwa Peraturan Kepala Badan Nasional Pengelola Perbatasan Nomor 12 Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan sudah tidak sesuai dengan perkembangan organisasi dan peraturan perundang- undangan, sehingga perlu diubah;

bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu menetapkan Peraturan Badan Nasional Pengelola Perbatasan tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan;

(2)

- 2 -

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2008 tentang Wilayah Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 177, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4925);

Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035);

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2010 tentang Badan Nasional Pengelola Perbatasan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 44 Tahun 2017 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2010 tentang Badan Nasional Pengelola Perbatasan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 79);

Peraturan Kepala Badan Nasional Pengelola Perbatasan Nomor 4 Tahun 2012 tentang Pembentukan Produk Hukum di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 594);

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah

(3)

- 3 -

Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 432);

7. Peraturan Kepala Badan Nasional Pengelola Perbatasan Nomor 5 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Tetap Badan Nasional Pengelola Perbatasan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 886);

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang di Lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan.

Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.

Badan Nasional Pengelola Perbatasan yang selanjutnya disebut BNPP adalah Badan Pengelola Batas Wilayah Negara dan Kawasan Perbatasan sebagaimana dimaksud Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2008 tentang Wilayah Negara.

(4)

-4-

Kepala Badan adalah Kepala Badan Nasional Pengelola Perbatasan.

Sekretaris adalah Pejabat yang memimpin Sekretariat dengan tugas sebagai koordinator pelaksanaan pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di Lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Nasional Pengelola Perbatasan.

Deputi adalah Pejabat yang memimpin Kedeputian dengan tugas menyelenggarakan unsur pelaksana pada Badan Nasional Pengelola Perbatasan dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Nasional Pengelola Perbatasan.

Jabatan Eselon Ia dan lb setara dengan Jabatan Pimpinan Tinggi Madya adalah jabatan struktural yang memimpin Komponen Sekretariat dan/atau Kedeputian, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Nasional Pengelola Perbatasan.

Jabatan Eselon II setara dengan Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama adalah jabatan struktural yang memimpin Unit Kerja Biro dan/atau Asisten Deputi, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Jabatan Pimpinan Tinggi Madya.

Jabatan Eselon III setara dengan Jabatan Administrator adalah jabatan struktural yang memimpin Bagian dan/atau Bidang, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama.

Jabatan Eselon IV setara dengan Jabatan Pengawas adalah jabatan struktural yang memimpin Subbagian dan/atau Subbidang, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Jabatan Administrator.

Jabatan Fungsional Umum adalah sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas yang berkaitan dengan pelayanan fungsional yang berdasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu.

(5)

- 5 -

BAB II

MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 2

Pedoman Tata Naskah Dinas bermaksud sebagai acuan pegawai negeri sipil/aparatur sipil negara dalam penyusunan tata naskah dinas di lingkungan BNPP.

Pedoman Tata Naskah Dinas bertujuari untuk memperlancar tata komunikasi kedinasan dalam bentuk tulisan di lingkungan BNPP maupun antar kementerian/lembaga pemerintah non kementerian.

DAB III RUANG LINGKUP

Pasal 3

Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan BNPP meliputi:

jenis dan format naskah dinas;

pembuatan naskah dinas:

pengamanan naskah dinas;

kewenangan penandatanganan; dan pengendalian naskah dinas.

DAB IV

KETENTUAN LAIN-LAIN

Pasal 4

Ketentuan mengenai Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan BNPP tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dan i Peraturan Badan mi.

(6)

- 6 -

BAB V

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 5

Pada saat Peraturan Badan ini mulai berlaku, Peraturan Kepala Badan Nasional Pengelola Perbatasan Nomor 12 Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan, (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1360) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 6

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

(7)

- 7 -

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 3 Oktober 2018

MENTERI DALAM NEGERI SELAKU KEPALA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN,

ttd

TJAHJO KUMOLO

Diundangkan di Jakarta

pada tanggal 13 Desember 2018

DIREKTUR JENDERAL

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2018 NOMOR 1652

Salinan sesuai dengan aslinya

Kepala Biro Hukum, Organisasi, dan Kepegawaian

Dr. GUTMEN AN, SH, M.Hum Tic (IV/b)

NIP. 197i 0817 200212 1 001

(8)

- 8 -

LAMPIRAN

PERATURAN BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN

NOMOR 4 TAHUN 2018 TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

SISTEMATIKA

BAB I JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS A. Naskah Dinas Arahan

1. Naskah dinas pengaturan;

peraturan;

pedoman;

petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis;

instruksi;

standar operasional prosedur (sop); dan surat edaran.

2. Naskah dinas penetapan (keputusan); dan

3. Naskah dinas penugasan (surat perintah/surat tugas).

B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah dinas korespondensi intern;

nota dinas; dan disposisi;

2. Naskah dinas korespondensi ekstern.

C. Naskah Dinas Khusus 1. surat perjanjian;

perjanjian dalam negeri; dan perjanjian internasional.

2. surat kuasa;

3. Berita acara;

4. Surat keterangan;

5. Surat pengantar; clan

(9)

-9-

6. Pengumuman.

Laporan Telaah staf

BAB II PEMBUATAN NASKAH DINAS Persyaratan pembuatan;

Penomoran naskah dinas;

Penggunaan kertas, amplop dan tinta;

Ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung;

Penentuan batas/ruang tepi;

Nomor halaman;

Tembusan;

Lampiran;

Penggunaan lambang negara/logo lembaga;

Pengaturan paraf naskah dinas dan penggunaan cap; dan Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas.

BAB III PENGAMANAN NASKAH DINAS

Penentuan kategori Idasifikasi keamanan dan akses naskah dinas;

Perlakuan terhadap naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses;

pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses;

pemberian nomer seri pengaman dan security printing; dan pembuatan dan pengawasan naskah dinas yang bersifat rahasia.

BAB IV KEWENANGAN PENANDATANGANAN Penggunaan garis kewenangan;

Penandatanganan; dan

Kewenangan penandatanganan.

BAB V PENGENDALIAN NASKAH DINAS Naskah dinas masuk; dan Naskah dinas keluar.

(10)

- 10 -

BAB I

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang hams dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap lembaga yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.

1. Naskah Dinas Pengaturan

Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri dari Peraturan Perundang- undangan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/Teknis, Instruksi, Standar Operasional Prosedur, dan Surat Edaran.

a. Peraturan Pengertian

Peraturan adalah naskah dinas yang berlaku dan mengikat secara umum, bersifat mengatur dan memuat kebijakan pokok.

Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani peraturan adalah pimpinan tertinggi lembaga.

Susunan a) Judul

Judul peraturan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun penetapan, dan nama peraturan.

Nama peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan.

Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri tanda baca.

b) Pembukaan

Pembukaan peraturan terdiri dan i hal-hal sebagai berikut:

Frase Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin.

Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma.

(11)

(3) Konsiderans diawali dengan kata Menimbang.

Konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok- pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan.

Pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur filosofis, yuridis, dan sosiologis yang menjadi latar belakang pembuatannya.

Pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa peraturan dianggap perlu untuk dibuat adalah kurang tepat karena tidak mencerminkan tentang latar belakang dan alasan dibuatnya peraturan.

Jika konsiderans memuat lebih dan i satu pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalarn rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian.

Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma.

(4) Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat.

Dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan peraturan.

Peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi.

Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dan i satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya sama disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya.

Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden perlu dilengkapi dengan pencantuman Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.

(5) Diktum terdiri dan:

(a) kata Memutuskan, yang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri

(12)

- 12 -

dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di tangah margin.

(b) kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh peraturan terdiri dad:

Semua substansi peraturan perundang-undangan yang dirumuskan dalam pasal-pasal.

Substansi peraturan perundang-undangan terdiri dad:

Ketentuan Umum;

Materi Pokok yang diatur;

Ketentuan Sanksi (jika diperlukan);

Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); dan Ketentuan Penutup.

d) Kaki

Bagian kaki peraturan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri dan:

tempat (nama kota sesuai dengan alamat lembaga) dan tanggal penetapan peraturan;

nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan; dan

nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Pengabsahan

Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum.

Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kid bawah, yang terdiri dad kata "salinan sesuai dengan aslinya" serta dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap lembaga yang bersangkutan.

(13)

- 13 -

5) Pengundangan

Agar setiap orang mengetahuinya, Peraturan yang dikeluarkan oleh pimpinan tertinggi lembaga hat-us diundangkan dengan menempatkan dalam•

Lembaran Negara Republik Indonesia; (ditujukan bagi peraturan yang menurut peraturan perundang-undangan hams diundangkan dalam Lembaran Negara Republik Indonesia) Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia;

Berita Negara Republik Indonesia; (ditujukan bagi peraturan yang menurut peraturan perundang-undangan hams diundangkan dalam Berita Negara Republik Indonesia)

Tambahan Berita Negara Republik Indonesia;

6) Distribusi

Peraturan yang telah ditetapkan disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman.

Pendistribusian peraturan diikuti dengan tindakan pengendalian.

7) Hal yang Perlu Diperhatikan

Naskah ash dan salinan peraturan yang diparaf hams disimpan sebagai pertinggal.

(14)

PERATURAN BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN NOMOR TAHUN

TENTANG

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA, KEPALA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN, Menimbang : a. bahwa

b. bahwa ; dst

Mengingat : 1. Undang-Undang Peraturan Pemerintah

Peraturan Presiden ; dst

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN BADAN NASIONAL PENGELOLA

PERBATASAN TENTANG

BAB I

KETENTUAN UMUM Pasal 1

BAB II

Bagian Kesatu

Paragraf 1

Pasal 2 (1)

a.

- 14 -

Contoh Format Peraturan

Nama jabatan clan nand*

knekap dindis kapital

Penomoran dituija dengan angka bulat

Judul Peraturan (thole dendad hunt!

kapital

Memuat Masan ditetapkan nya, makaud den tujuan

Memuat peraturan Yang menjadi dasar ditetapkan nya peraturan

Memuat sulmtansi tentang kebijakan yang ditetapkan

(15)

Taoggal ditetapk:m

Name jabaten den

na leugkoP yang daubs dengan band Marital.

rentee menulialcan gala'.

stomper

Tarwith chundeng ken. Name jabatan den name lenftimP yang tunaa dengan hand kapital, oleh Kementerian Hukum den HAM, Tangeal sena Homer Berke Nowa

Autentifike l/ beflekea ish Kepala Biro yang menangani dibidang Hulaim

- 15 -

-2- BAB III

KETENTUAN PENUTUP Pasal 3

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal

MAMA Diundangkan di Jakarta

pada tanggal

DIREKTUR JENDERAL

NAMA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN NOMOR

Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO

HUKUM, ORGANISASI, DAN KEPEGAWAIAN

Nama

Pangkat/ Golongan Nip

Newer HaJam n

(16)

Nomor halaman urut dui 'ember akhir pada batang tubuh

(opals lampiran memuat nomor dan tahun bet Judul

Judul aubstanai Yang diuraikan dalam lampiran

- 16 -

-3-

LAMPIRAN

NOMOR TAHUN TENTANG

1) dst...

MENTERI DALAM NEGERI SELAKU KEPALA BADAN

NASIONAL PENGELOLA

PERBATASAN,

NAMA

Mama jahatan dan leunaP yang ditulis dengan hum(

menullakan gator.

atamPel.

(17)

- 17 -

b. Pedoman 1) Pengertian

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan lembaga yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/ teknis. Pemberlakuan Pedoman dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut.

Lampiran pedoman adalah penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dan i mated muatan pedoman dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dan i peraturan tentang pedoman tersebut.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.

3) Susunan a) Kepala

Kepala pedoman adalah tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital seluruhnya, rata kid dan tanpa diakhiri tanda baca.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh pedoman terdiri dan:

Pendahuluan, yang berisi latar belakang/ dasar pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian;

Materi pedoman; dan

Penutup, yang terdiri dan i hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut.

c) Kaki

Bagian kaki pedoman, ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dad:

Nama jabatan pejabat yang menandatangani pedoman ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;

Tanda tangan pejabat yang menandatangani pedoman dan cap jabatan; dan

Nama lengkap pejabat yang menandatangani pedoman ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

(18)

- 18 -

Contoh Format Pedoman

Ganda Kuning Emas dengan Pathan Sardegna yang Walt di murk pada Kerma Khusua

NOMOR TAHUN ^thnomorandilute

dengan angka balm

TENTANG PEDOMAN

Judul Peraturan drugs deaden hurtd

capital

b. bahwa ; dst

Memuat airman ditetapkan tdat makaud dan tutuan

Memuat parent:an Yang menjadi than dice tapkan fly.

peraturan

MEMUTUSKAN: ini

Menetapkan : PERATURAN BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN TENTANG

BAB I

Mamma substand tensing keldiakan yang ditetapkan

BAB II

Bagian Kesatu

Paragraf 1

Pasal 2 a.

(19)

Tenggel ditetapkan

Nana jabetan dan langkaP yang <Muds demon hunt(

!capital, Minn, mentdialten

&elan eternize'.

Tanggal diundeng

can. Name jabatan clan nama lent%) yang ditulia dengan hunt(

!capital, Men Kementerian Hukum dan HAM.

Tanggal sena

!gamer Barka Negate.

Auten tifikasi/

Legaliair oleh Bekaa Biro yang menangarti dibidang Hukum

- 19 -

BAB III

MENTERI DALAM NEGERI SELAKU KEPALA BADAN NASIO NAL PENGELO LA PERBATASAN,

NAMA Diundangkan di Jakarta

pada tanggal

DIREKTUR JENDERAL

NAMA

Nama

Pangkat/ Golongan Nip

(20)

- 21 -

c. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis 1) Pengertian

Petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya serta wewenang dan prosedurnya;

Lampiran petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah penjelasan/uraian/keterangan lebih rind i dan i materi muatan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dan i peraturan tentang petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis tersebut.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah pejabat yang berwenang atau pejabat yang ditunjuk.

3) Susunan

Susunan untuk petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah sama.

a) Kepala

Kepala petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital seluruhnya, rata kin i dan tanpa diakhiri tanda baca.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis terdiri dan:

Pendahuluan, yang memuat latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian;

Materi petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis, dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, clan hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan; dan

Penutup.

c) Kaki

Bagian kaki petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri dan:

(1) Nama jabatan pejabat yang menandatangani petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(21)

- 22 -

Tanda tangan pejabat yang menandatangani petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis serta cap jabatan; dan

Nama lengkap pejabat yang menandatangani petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Distribusi

Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku. Petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis diikuti dengan tindakan pengendalian.

(22)

PERATURAN BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN NOMOR TAHUN

TENTANG PETUNJUK PELAKSANAN/TEKNIS

b. bahwa ; dst

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN BADAN NASIONAL PENGELOLA

PERBATASAN TENTANG

BAB I

BAB II

Bagian Kesatu

Paragraf 1

Pasal 2 (2)

a.

- 23 -

Contoh Format Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis

Garuda Kuning Emu dengan Perisai Benvarna yang Wats di (mak pada Kertas Khusus

Penomeran clitulis dengan angka buret

Judy.' Peratwan dinalia dengan bunt, kapital

Memuat airman ditetapkan fly...

makaud dan Wilton

Memuat peraturan yang

=EISA(

dasar ditetapkan nya peraturan

Memuat substansi tentang kethjaltan yang ditetapkan

(23)

Tanga&

ditetapkan

Kama jahatan dan natna lengkaP yang diming dengan huruf kapitah hanga menutiskan plan stempel.

Tanggal diundang ken. Norm jabatan dan mesa lengkaP rang dengan hurts, kapital, oleh gementerian Huhu= dan

Tanggal sena Honor Banta Angara

Auten Iinkari/

Legalist?

oleh Kepala Sire yang tnonothlmi dibidang Huktua

- 24 -

-2- BAB III

NAMA Diundangkan di Jakarta

pada tanggal

DIREKTUR JENDERAL

NAMA

Mama ' Pangkat/ Golongan

Nip

(24)

Nomor halaman urut dan lembar alchir pada batang tubuh

Kepala 111111Pfran memuat manor den tahun bedlcut mdul

Judul substansi yang (Mangan deism lampiran

- 25 -

-3-

LAMPIRAN

NOMOR TAHUN TENTANG

PETUNJUK PELAKSANAAN/

TEKNIS

PETUNJUK PELAKSANAAN/ TEKNIS

BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang

Maksud dan Tujuan Ruang Lingkup Pengertian

BAB II

dst...

Nama Jabatan, Ttd dan Cap

Nama

Name jabatan dan nama langkan yang ditulia derman burnt kapital.

tanna menuliskan attar.

(25)

- 26 -

d. Instruksi Pengertian

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah pimpinan tertinggi lembaga.

Susunan a) Kepala

Bagian kepala instruksi terdiri dari:

kop instruksi yang ditandatangani sendiri atau atas nama pimpinan tertinggi lembaga menggunakan lambang negara, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris;

kop instruksi yang ditandatangani oleh pejabat selain pimpinan tertinggi lembaga baik pusat maupun daerah dan sekretariat lembaga negara menggunakan logo, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris;

kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris.

b) Konsiderans

Bagian konsiderans instruksi terdiri dan:

kata Menimbang, yang memuat latar belakang penetapan instruksi; dan

kata Mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi.

(26)

- 27 -

Batang Tubuh

Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi instruksi.

Kaki

Bagian kaki instruksi ditempatkan di sebelah kiri bawah, yang terdiri dan:

tempat (kota sesuai dengan alamat lembaga) dan tanggal penetapan instruksi;

nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;

tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi; dan

nama lengkap pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

Distribusi dan Tembusan

Instruksi disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat clan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian instruksi diikuti dengan tindakan pengendalian.

Hal yang Perlu Diperhatikan

Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi hams merujuk pada suatu peraturan perundang- undangan.

Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

(27)

INSTRUKSI NOMOR TAHUN

TENTANG

Dalam rangka , dengan ini memberi instruksi kepada : 1. Nama/Jabatan;

Nama/Jabatan;

Untuk PERTAMA KEDUA KETIGA

Dan seterusnya

Dikeluarkan di Jakarta pada tanggal

Nama Jabatan,

Nama Lengkap - 28 -

Contoh Format Instruksi Lembaga

Garuda Kuning Email dengall Perisai Benvarna yang telah di cetek pada KellaS IChusua

Penomorma

&tan dengan angka bulat

Judul Banana!, ditidia dengan bumf kapital

Tangs.' ditempkan

Mama jabatan dart name lenalual yang Muth;

dengan bumf kapiutl, tanpa menulialcan gelar.

Stempel.

(28)

- 29 -

a Standar Operasional Prosedur (SOP) 1) Pengertian

SOP adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.

2) Tujuan SOP

SOP bertujuan untuk:

menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk;

memudahkan pekerjaan;

memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan; dan meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana.

3) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang menetapkan dan menandatangani SOP adalah pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.

4) Susunan

a) Halaman Judul (Cover)

Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah SOP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai:

Judul SOP;

Nama unit kerja;

Tahun pembuatan; dan

Informasi lain yang diperlukan.

b) Keputusan Pimpinan

Karena SOP merupakan pedoman bagi setiap pegawai, maka hams memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan tentang penetapan SOP.

c) Daftar isi SOP

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/ revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dan i SOP terkait.

d) Penjelasan singkat penggunaan

Sebagai sebuah manual, maka SOP memuat penjelasan bagaimana membaca clan menggunakannya. Isi dan i bagian ini antara lain mencakup:

(29)

- 30 -

Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi; dan

Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat.

Contoh halaman judul sebuah SOP.

(op lembaga

BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN REPUBLIK INDONESIA

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SEKRETARIAT/ DEPUTI

Judul dokumen SOP wand unit kerja

2018

Alamat

Telepon Fax Website

Tahun pembuatan

Alanat

(30)

-31 -

e) Bagian Identitas

Bagian Identitas dad unsur prosedur dalam SOP dapat dijelaskan sebagai berikut:

Logo instansi dan nomenklatur unit kerja pembuat.

Nomor SOP, diisi dengan nomor basah secara berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim.

Tanggal Pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP oleh Pejabat yang berwenang di unit kerja.

Tanggal Revisi, diisi tanggal SOP direvisi atau tanggal rencana diperiksa kembali SOP yang bersangkutan.

Pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja.

Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP/NIK serta stempel/ cap instansi.

Judul SOP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki.

Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di buat menjadi SOP beserta aturan pelaksanaannya.

Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dad kegiatan tersebut).

Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/ apabila-maka (if-then) atau batas waktu (dead line) kegiatan hams sudah dilaksanakan

Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan.

(31)

- 32 -

Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP.

Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai

"apakah prosedur telah dijalankan dengan benar".

Contoh Bagian Identitas

NOMOR SOP 1 TOWN 2018

0 MOAN NASIONAL PENGELOLAPERBATASAN

REPUBLIK INDONESIA

SEKRETARIAT/DEPUTI —.

TANGGAL PENGESAHAN $ FEBRUARI 2018 TANGGAL REVLSI

DISAHKAN OLEH Rapala 81ro/Aalaten Bedell

— ... ...—.

Name Pangket/Golengan

Nip

NAM& SOP MINA _....

----

MAR RUNUP.. KUALIFIK/SI PELCKSANAAN

UndentlIndeng Minor 43 Tabun 2009 Ionian{ I...1pin (Lemberar. Regan Republik Indonesia Tabun 2009 Nome: 152 Ternbahan Lanni, Negara Republik Indonesia Homer 50713

naturan Pometintah Nornor 28 Tahun 2012 Ionian{ Pelaksanin lindang1Indeng Posner 43 Tabun 2009 Wigan{ kearnan:

C. Peraluran Rapala Sedan National Pengelola Ponta.. Nornor Tshun tenting Tata Punk Dina; di Ungkungan Baden Natrona! Pengelois Perbatinni

d. Pipet... Kapala Badan National Pengedole Perbalasan Komar Tabun tentang Penman Penyusunan Standar Operasional Nosed. dl Unsprung/an Badan National Pengelele Perbalacan;

a. Penniman Kapela Baden National Perigelola Perim... Nom. S Tabun 20111/Map{ Organisealdan Teta Kerbs Seltretent nap Sedan National Panderer. Perbetasen.

1. mern(1110 kemampuan pang In data sederhana.

2 Mengelshul tug. dan lungsl unit keda.

KETERKAITAN PERAUGAN/PERLENGKAPAN

Struklur Organises( den Tato Raja 8NPP Formullr Pernentauan dan EVIIIUSSI SOP limpuler/PrIntes/Scener

PERINGATAN Pencatatan dan Pendataan

ban Inn pemanteuan din evaluasl SOP tesiernbat dlsorankan kends unit MOW maka panyelesalan SOP terhembal

DIsIrnpan ...Segal data elektronlk den manual

(32)

- 33 -

f) Bagian Flowchart

Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dad prosedur yang distandarkan, yang berisi:

Nomor, diisi nomor unit.

Tahap Kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan urutan logis suatu proses kegiatan. Biasanya menggunakan kalimat aktif dengan awalan me-.

Pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan. Simbol- simbol diagram alir sesuai dengan proses yang dilakukan.

Keterangan simbol sebagaimana ditentukan pada daftar simbol. Pelaksana diisi dengan nama-nama jabatan (Jabatan Fungsional Umum, Jabatan Fungsional Tertentu, Jabatan Struktural) yang ada di unit kerja yang bersangkutan yang melakukan proses kegiatan. Urutan penulisan jabatan dimulai dan i jabatan yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan. Jika dalam SOP tersebut terkait dengan unit lain, maka jabatan unit kerja lain diletakan setelah kolom jabatan di unit yang bersangkutan.

Mutu Baku, berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu balm tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu balm ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dan i sebuah proses telah memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasi, sebaiknya SOP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dan i unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan unit kerja. Norma waktu bisa dalam hitungan menit, jam, had.

(33)

pa11109Z :11r12M GULCH

!Sergena uep uenequeunid retl!"tua"ra

'!sentetca imp uetuqueund

pseq ainueol

eua u q i, seda MN

di dOS !scull RAD "P uenewound psequerewaunqopuotry q

opal eun epedaq rsensAauvpumuswedpeq einuucl eves seta', elouumeeduieAuew e Zi

( )•

rqlodsea

'sem e{clq paw 01 isi.sodsu ,i2um RION

epaq eun epedeq uervuelp Inpin mum pnic,s6unl.F.durpetouuelyeaaLuall IL 4

'sewn eicti !srodsKI setqa Rum tit moN dasuom

-.C .

n

ceec1ed!priuneuesqeiewil5eqnsex epedaquelyealuzu npu,eslepqiver -euespi geiteqnsem credal uelyemAuan ueppmluerpueuew infnies evr

-scup eve desuoi ettu moil 01.

erfal.P "121 riue4

'Run ekoN 0num eueui Ca sew) en dasuoy

qpepadp Iron Rues-lei mei srawepedequeqqesalueur nfruaslepleqr 'elePO aegeN epeclel eel edureXuau mimes evr

iseup elm dosuci eir mum 6 SateCI CON ClaStiON

lued5uelepueep qem6ue0erlena

imp uenetueund [leg sirmiod

pew st 19-so4en

igrtugueieduJeAuad mon esouanuoqueqqweAum -q

&MOS rigillok. "IP teneamuadirtuacq uerpae156uwa -IL 0

rpSoitSKI past st

!ue6uelepuelip qeiel Bus(

!semen° uep uenelueuled I!'4 "°J

ainueolupeduieksed sedp elm (Jesup)/ Le nu= Lep dy dos !se nene uep yeriewaued pee mutt); ttnepuebtuau 'sun eLestel eleielleulf LeNeWeewen L

!ue6uv1epum qem6ueArseripene

uep uenewewod wig souuoj

nuall OE t

!serwa uep u2nqueuited

15124 Ainumod

epedequeveleAustu eitryfuties IdYnud404,6447:17:441;:t2 j3 u41,e4P . 4 ueneluetuadJqnwmjiuetverpueuau

eere!s.P Llel 01 5u et IseivAsuppeumnerieweietumpedi5neu iiqnosie:

al eft etep ualetueutad fieq tele-Jew/ 'e 9 I

manieno p uenew

imp ewed

peg iriumoj /N ^M06

dV dOS Uf14121t121.11ad

4[14LIJOA

tlenlene Lap uelareue6m6uau

tseqequelde!Auau uepieLeOuauieumel erg Spey '0

euervi mei -6eqnsex 'q uelqweCuau ep-up te9e)1 '2 Eurt6Jel eniemeAtUeOugp Sant eun dOS

SquaLuaritkeLserpenatuau vepnequetum g

I Th"Ci=f= 1

ledtuel uep npien• eAuuel

rieuguoorriej

euew or, efi el v.un!pciog !sery ma imp

uenewauedleqwetuePTIPlemueInsewew run efal vunue5uop met/poplin tr

LS

'F

uelepust!a

PI 5u2A A( dOS pew sE Irsod-qo 1 ue'RePueEIP 4e1D1

EueA efielqundVdOSIP214114"0M .9 260)1PundVdOS uof Fuentarei ^It £ bi—

!g.seni0 raw st rqsods.0

rsenteAglPLEP rend!P eole EueA epalqundy dos unrepue156uaui runwm-un Rup.sfund torl9Mice au 041 9

€0110.en !I> dlidOSIenleAe uepueretuaued mem uttnseweui qrtuniotereenauguapreetnplompaa e Z I

!s!so en euau st ectex epue5y

dos ueeuesieled Lserivine va p uenesuetuad dY uevielvuirtunue,Laingsubum L

( )

indln0 run uedelf5umaN 0(J)4 PLIOS/41 eufi coal tvin,

"

euestei eiej.

BeqnseA

200'0

dem ueliefla)4 dequi ON

vire non euesAelad

l_mtfamoig treqeg goluoD

(34)

- 35 -

g) Bagian Pendukung

Bagian Pendukung berisi uraian, keterangan, atau contoh- contoh formulir yang dapat mendukung penjelasan prosedur kegiatan atau menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan.

1. Surat Edaran Pengertian

Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran adalah pimpinan tertinggi lembaga, dapat dilimpahkan kepada pimpinan sekretariat lembaga atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran.

Susunan a) Kepala

Bagian kepala surat edaran terdiri dan:

kop surat edaran yang ditandatangani sendiri atau atas nama pimpinan tertinggi lembaga menggunakan lambang negara, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris;

kop surat edaran yang ditandatangani oleh pejabat selain pimpinan tertinggi lembaga baik pusat maupun daerah dan sekretariat lembaga negara menggunakan logo, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris;

kata Yth., yang diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi surat edaran;

tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah lambang negara/logo lembaga, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris;

kata tentang, yang dicantumkan di bawah kata surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dan:

Latar belakang tentang perlunya dibuat surat edaran;

Maksud dan tujuan dibuatnya surat edaran;

(35)

- 36 -

Ruang lingkup diberlakukannya surat edaran;

Peraturan petundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; dan

Isi edaran mengenai hal tertentu yang dianggap mendesak;

Penutup.

c) Kaki

Bagian kaki surat edaran ditempatkan di sebelah kanan yang terdiri dan:

tempat dan tanggal penetapan;

nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;

tanda tangan pejabat penanda tangan;

nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital; dan

cap dinas.

4) Distribusi

Surat edaran disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian surat edaran diikuti dengan tindakan pengendalian.

(36)

Yth. 1.

2. dan seterusnya

SURAT EDARAN NOMOR TAHUN

TENTANG

Latar Belakang Maksud dan Tujuan Ruang Lingkup Dasar

Isi daran Penutup

Ditetapkan di pada tanggal NAMA JABATAN,

ttd dan cap NAMA LENGKAP

Tembusan:

dan seterusnya

- 37 -

Contoh Format Surat Edaran

Lambeng negaraloge Lembage ant muna jabauxT/

name . knlbag yang Fatah dieetak

aftar pejabat yang menerime SE

Penemeren yang benurutim data= sam Wham teinvin

Juduj SE yang ditulis dengan haul kapital

Idemuat elation tenure perlu ditetapkan nya SE

Judul SE yang awns dengan haat kapited

Memuat isi ettoran mengenei hol tenants yang diattgEsP menage/

Keta usual dengan alamat lembaga den tanggal penanda [angular,

Name jabatan elan nama lenatal, ditulis kasha

Daftar palatal Yang mane rima tembusan MUM adman

(37)

- 38 -

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)

Naskah dinas penetapan dituangkan dalam bentuk keputusan.

a. Pengertian

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk:

Menetapkan/mengubah status kepegawaian / personal/

keanggotaan/ material/ peristiwa;

Menetapkan/ mengubah/ membubarkan suatu kepanitiaan/ tim;

dan

Menetapkan pelimpahan wewenang.

b. Wewenang Penetapan clan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan adalah pimpinan tertinggi lembaga atau pejabat lain yang menerima pendelegasian wewenang.

C. Susunan 1) Kepala

Bagian kepala keputusan terdiri dan:

kop keputusan yang ditandatangani sendiri atau atas nama pimpinan tertinggi lembaga menggunakan lambang negara, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris;

kop keputusan yang ditandatangani oleh pejabat selain pimpinan tertinggi lembaga baik pusat maupun daerah dan sekretariat lembaga negara menggunakan logo, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris;

kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

nomor keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

kata penghubung tentang, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

judul keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

dan

nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.

(38)

- 39 -

2) Konsiderans

Bagian konsiderans keputusan terdiri dan:

kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/

tujuan/ kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya keputusan; dan

kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan.

3) Diktum

Bagian diktum keputusan terdiri dan i hal-hal sebagai berikut:

Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kin i dengan huruf awal kapital;

Isi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan

Untuk keperluan tertentu, keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan perundang- undangan.

4) Batang Tubuh

Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan peraturan, tetapi isi keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/ diktum kesatu, kedua, ketiga, dan seterusnya.

5) Kaki

Bagian kaki keputusan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri dan:

tempat dan tanggal penetapan keputusan;

jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan; dan

nama lengkap pejabat yang menandatangani keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

d. Pengabsahan

1) Pengabsahan merupakan pernyataan pengesahan bahwa suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan clan didistribusikan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang

(39)

- 40 -

hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan isi keputusan.

Pengabsahan dicantumkan di sebelah kin i bawah, yang terdiri atas kata salinan sesuai dengan aslinya, diikuti dengan nama lembaga, nama jabatan, ruang tanda tangan, dan nama pejabat penanda tangan.

Pengabsahan dilakukan dengan membubuhkan tandatangan dan cap dinas lembaga.

Distribusi

Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

Hal yang perlu diperhatikan

Naskah ash dan salinan keputusan yang ditandatangani harus disimpan sebagai arsip.

(40)

KEPUTUSAN KEPALA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN NOMOR TAHUN

TENTANG

KEPALA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN,

bahwa bahwa

MEMUTUSKAN

KEPUTUSAN KEPALA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN TENTANG

Mengangkat Menugaskan

ttd dan Cap MAMA LENGKAP Menimbang :

Mengingat :

Menetapkan :

KESATU :

KEDUA :

KETIGA

Rota nastier dengan elemat lembaga dan tanagel penanda tanganan

Nama jabetan dan nerna lengkap ditulia kapital

-41 -

Contoh Format Keputusan (Ditandatangani Oleh Pimpinan Tertinggi Lembaga)

L.arnberia negara dan naraa jabatnn yang with dice talc

Judul keputuaan

&tuna dengan huruf kennel

Memuat aleaan lentAng penal ditetapken NYa kenurtutan

Me mum Peraturan yang menjadi daaar ditetapkan nya Ireputusan

Memuat substanai tentang kebijakan yang ditetepkann ye

(41)

Penomoran Mang berurutan dolma aatu [alum

taktin

Judul keputuean dituhe clang=

hum(

kapital

SEKRETARIS/DEPUTI

KEPUTUSAN SEKRETARIS/DEPUTI NOMOR TAHUN

TENTANG

SEKRETARIS/ DEPUTI,

Menimbang : a. bahwa

b. bahwa ;

Mengingat : 1.

2.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN TENTANG

KESATU : Mengangkat KEDUA : Menugaskan ICETIGA

ttd dan Cap NAMA LENGKAP - 42 -

Contoh Format Keputusan (Ditandatangani Oleh Selain Pimpinan Tertinggi Lembaga)

Lembang /Iria Lembaga clan nacos Jabaran yang telah dicetek

Metnuat alaaan tentang perlu ditetapkan nya keputuean

Manual perattunn yang menjadi deem ditetapkan nya kepUnlaan

Memuat maharani Matruh;

kebtrakan yang ditetapkan nye

Kota mama dengan aleunat lembega Mtn tang&

penanda uutgartan

Name jabatan dan nama kairkaP dinars kapital

(42)

SALINAN

SEKRETARIS/DEPUTI

KEPUTUSAN SEKRETARIS/DEPUTI NOMOR TAHUN

TENTANG

SEKRETARIS/ DEPUTI,

Menimbang : a. bahwa b. bahwa Mengingat • 1.

2.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : ICEPUTUSAN KEPALA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN TENTANG

KESATU : Mengangkat KEDUA : Menugaskan

=GA

ttd dan Cap NAMA LENGKAP

Penomman yang beruru tan dalam saw [Mom talnvin

Judul keputusan (Mulls densest hung kapital

- 43 -

Contoh Format Salinan Keputusan

Lambang /Mg.

Lembaga den name jabatan yang Walt dieetak

Manual alasan tenants perlu diteutpkan fly.

kenning/at

Mamma peranden yang menjadi dams ditetaplcan fly.

keputusan

Manual substansi tenumg kebijakan yang ditetapkan fly.

Kota :anal dengan alamat lembaga den tanggal penanda tanganan

Name jabatan den nama lengkap dunks kamtal

(43)

- 45 -

nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

tanda tangan pejabat yang menugasi;

nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah/

surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata; dan

cap dinas.

d. Distribusi dan Tembusan

Surat perintah/ surat tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.

Tembusan surat perintah/surat tugas tugas disampaikan kepada unit kerja/lembaga yang terkait.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan

Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dan i kolom nomor unit, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.

(44)

Alamat, Nomor Telepon, Faksimile

SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS NONOR / / /

Menimbang : bahwa bahwa

Dasar :

Memberi Perintah/Tugas Kepada :

dan seterusnya.

Untuk :

dan seterusnya.

Nama Tempat, Tanggal Nama Jabatan,

ltd dan Cap Nama Lengkap

- 46 -

Contoh Format Surat Perintah/ Surat Tugas

Lambe&

/logo Lembage yang telah diet lab

Penomoren Pine benumten dalam satu tahun Wenn

Memuat perantran/

Daher direrapken Nye stint perintah

Darter Patellar Yung menenme periMeh/

Wee

Memuet semen*

=alum yang dipetuttah kan

Rote NC Mai demon erne lembee den mune' penenda humane

Name jebtrunt den name tonere dimes kapitel

(45)

- 47 -

B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern a. Nota Dinas

1) Pengertian

Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan lembaga.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Nota dinas dibuat oleh pejabat suatu lembaga sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3) Susunan a) Kepala

Bagian kepala nota dinas terdiri dan:

kop nota dinas terdiri dan i nama lembaga dan unit kerja yang ditulis secara simetris di tengah atas;

kata nota dinas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

kata nomor, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diilcuti dengan tanda baca titik;

kata Dan, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dan i alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas.

c) Kaki

Bagian kaki nota dinas terdiri dan i tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu).

4) Hal yang Perlu Diperhatikan

Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.

Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern lembaga.

Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.

(46)

- 49 -

b. Disposisi

Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut / tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada suratnya. Ketika didisposisikan, lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan surat masuk.