UNTUK MEMENUHI KEBUTUHAN SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH
DAERAH GARUT
Safarudin Wiguna Sasmita1, Rinda Cahyana2 Jurnal Algoritma
Sekolah Tinggi Teknologi Garut
Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email : jurnal@sttgarut.ac.id
11106105@sttgarut.ac.id
2rindacahyana@sttgarut.ac.id
Abstrak – Pengembangan aplikasi pengelolaan barang untuk memenuhi kebutuhan satuan kerja perangkat daerah, merupakan pengaplikasian dari sistem terkomputerisasi dalam bidang teknologi informasi. Perusahaan atau instansi pemerintah saat ini sangat mengutamakan teknologi terutama dibidang komputer, karena komputer dapat menunjang kegiatan atau aktivitas dalam perkerjaanya sehingga memegang peran penting dalam mendukung pencarian data atau dalam pembuatan laporannya. Disetiap Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Garut, teknologi informasi sangat penting dikarenakan untuk mempermudah informasi terkait kondisi yang sedang terjadi atau kegiatan yang sedang dilaksanakan baik disekitar Pemerintah Daerah ataupun diluar Pemerintah Daerah yang berada disekitar kabupaten Garut. Metodologi yang di pakai dalam pembangunan aplikasi ini adalah dengan menggunakan metode Unifed Software Development Process karena merupakan salah satu kerangka kerja pengembangan perangkat lunak berorientasi obyek yang dikembangkan oleh Graddy Booch, Ivar Jacobson dan James Rumbaugh. Pengembangan sistem masa depan merupakan tahapan setelah melakukan proses analisis. Pengembangan aplikasi pengelolaan barang untuk memenuhi kebutuhan satuan kerja perangkat daerah di lingkungan pemerintah daerah garut yang dihasilkan selama proses penelitian ini dapat memberikan solusi bagi permasalahan yang ada dengan mengacu pada proses perancangan yang sudah dilakukan sebelumnya yaitu tidak dapat digunakan pada satuan kerja perangkat daerah yang lain, sehingga dengan adanya aplikasi ini satuan kerja perangkat daerah yang lainnya dapat memanfaatkan aplikasi tersebut dan aplikasi pengelolaan barang untuk memenuhi kebutuhan satuan kerja perangkat daerah ini, dapat mencetak laporan sesuai dengan lokasi dan tempat dimana barang tersebut berada serta dapat disimpan laporan tersebut pada direktori penyimpanan dalam bentuk format pdf.
Kata Kunci – Rekayasa Perangkat Lunak, Sistem Basis Data, Analisis dan desain, Rekayasa WEB.
I. PENDAHULUAN
Satuan kerja perangkat daerah merupakan perangkat daerah pada pemerintah selaku pengguna anggaran / pengguna barang. Sementara itu, agar barang yang ada dapat terkendali dalam segi pemanfaatan, pengamanan, serta pengawasannya oleh karena itu diperlukan aplikasi pengelolaan barang untuk setiap satuan kerja perangkat daerah. Dalam hal ini sebagian satuan kerja perangkat daerah Pemerintah Daerah Garut masih ada yang belum memanfaatkan aplikasi dalam hal pengelolaan barang. Sementara itu, aplikasi pengelolaan barang yang sudah dimanfaatkan oleh Sekretariat Daerah Bagian Informatika Kabupaten Garut, aplikasi tersebut tidak dapat digunakan pada Satuan Kerja Perangkat Daerah yang lainnya.
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan barang milik daerah adalah suatu kegiatan dan tindakan yang meliputi perencanaan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, penyaluran, penggunaan, penatausahaan, pemanfaatan, pengamanan, pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pembinaan, pengawasan, pemindahtanganan, pengendalian, pembiayaan dan tuntutan ganti rugi.
Pengelolaan barang milik daerah yang baik sangat dibutuhkan dalam melakukan kegiatan pendataan, pencatatan, dan pelaporannya[1]. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan pengendalian, pemanfaatan, pengamanan, dan pengawasan serta meningkatkan efektivitas dan akuntabilitas tiap barang milik daerah yang tersimpan di tiap ruangan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah).
Penelitian tentang pengelolaan barang milik daerah telah dilakukan sebelumnya oleh Hanggata[2]. Dalam penelitian tersebut pembahasannya sampai tahap perancangan yang mengkaji tentang aplikasi pelaporan inventaris barang milik daerah. Akan tetapi dalam penelitian tersebut tidak dilanjutkan sampai ke tahap penerapan dan rancangan aplikasinya hanya berlaku pada Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset di Kabupaten Garut. Padahal penerapan dan rancangan tersebut sangat bermanfaat bagi pemerintah Kabupaten Garut, dan seluruh satuan kerja perangkat daerah membutuhkan aplikasi semacam itu. Oleh karenanya penelitian yang mengkaji tentang rancang bangun dari aplikasi pengelolaan barang milik daerah yang bisa dimanfaatkan oleh satuan- satuan kerja perangkat daerah sangat penting untuk dilakukan. Berdasarkan pemafaran diatas, maka penelitian tugas akhir ini dilakukan dengan judul “PENGEMBANGAN APLIKASI PENGELOLAAN BARANG UNTUK MEMENUHI KEBUTUHAN SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH GARUT.”
II. TINJAUAN PUSTAKA
Aplikasi menurut Mustakini (1999) adalah penggunaan dalam suatu komputer, instruksi atau pernyataan yang disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadi output[3]. Sedangkan menurut Tim Penyusun KBBI (1998), Aplikasi adalah penerapan dari rancang sistem untuk mengolah data yang menggunakanan aturan atau ketentuan bahasa pemrograman tertentu[4]. Program merupakan sekumpulan instruksi / instruction set yang akan dijalankan oleh pemroses, yaitu berupa software. Program inilah yang mengendalikan semua aktifitas yang ada pada pemroses, yang berisi konstruksi logika yang dibuat oleh manusia dan sudah diterjemahkan ke dalam bahasa mesin sesuai dengan format yang ada pada instruction set.
Menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007, pengelolaan adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan barang milik daerah. Dan barang milik daerah adalah semua kekayaan daerah baik yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, maupun yang berasal dari perolehan lain yang sah baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak beserta bagian-bagiannya ataupun yang merupakan satuan tertentu yang dapat dinilai, dihitung, diukur atau ditimbang termasuk hewan dan tumbuh- tumbuhan kecuali uang dan surat-surat berharga lainnya[1].
Untuk mengembangkan aplikasi, pengelolaan barang untuk satuan kerja perangkat daerah digunakan metode pengembangan. Diantara metode pengembangan yang terkenal yaitu dengan menggunakan metode pengembangan Unifed Software Development Process. Menurut Nugroho (2010) pada dasarnya pengembangan rekayasa perangkat lunak dapat diartikan sebagai menyusun aplikasi yang benar-benar baru atau menyempurnakan yang telah ada sebelumnya. Dengan demikian, metode pengembangan perangkat lunaknya dengan menggunakan metode USDP (Unifed Software Development Process). Karena USDP, merupakan salah satu kerangka kerja pengembangan perangkat lunak berorientasi obyek yang dikembangkan oleh Graddy Booch, Ivar Jacobson dan James Rumbaugh. UML (Unifed Modelling Language) digunakan sebagai alat bantu utama dalam analisis dan perancangan perangkat lunak yang dikembangkan. Karena USDP merupakan rekayasa perangkat lunak yang dikendalikan use case, sehingga use case diagram merupakan kendali dalam seluruh tahapan pengembangan perangkat lunak mulai perencanaan-
analisis-perancangan-implementasi[5].
III. KERANGKA KERJA KONSEPTUAL
Penelitian aplikasi pengelolaan barang untuk memenuhi kebutuhan satuan kerja perangkat daerah di lingkungan pemerintah daerah garut, dapat digambarkan dalam WBS (Work Breakdown Structure), dengan mengikuti tahapan USDP (Unifed Software Development Process).
Berdasarkan teori dari metodologi tersebut, dapat dirumuskan WBS sebagai berikut :
Pada tahap model analisis, terdapat aktifitas penentuan SRS yang bertujuan untuk mengetahui kebutuhan apa saja yang diperlukan dalam pengembangan aplikasi pengelolaan barang untuk memenuhi kebutuhan satuan kerja perangkat daerah di lingkungan pemerintah daerah Garut yang nantinya digambarkan dalam bentuk use case diagram. Pengumpulan data yang dilakukan untuk mendapatkan informasi serta data yang diperlukan yaitu dengan melakukan observasi dan wawancara secara langsung dengan Bapak Nono Noviana Rachman S.Sos sebagai pengurus barang di Badan Kepegawaian dan Diklat Kabubapten Garut, Bapak Undang Kurnia, S.Ip sebagai pengurus barang di Sekretariat Daerah Bagian Umum Kabupaten Garut serta dengan Bapak Fendi Dian Conissa sebagai pengurus barang di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Garut. Sebagai penilaian dari tanggapan pengguna mengenai fitur-fitur yang diperlukan dalam pengembangan aplikasi tersebut.
Tahap model perancangan, merupakan tahap pemodelan dengan menggunakan UML yang terdiri dari usecase diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram serta pembuatan desain tampilan aplikasi. Selanjutnya dilakukan tahapan implementasi yaitu pembuatan prototype aplikasi. Dengan menggunakan MySQL sebagai manajemen basis datanya, PHP dan HTML sebagai pengkodean dasar untuk membangun halaman web serta CSS untuk mendesain tampilan dari web dan Sublime text digunakan sebagai penyunting kodenya.
Tahap model penyebaran merupakan tahap pendistribusian aplikasi kepada pengguna akhir aplikasi yaitu pegawai yang bernama Bapak Nono Noviana Rachman S.Sos, Bapak Undang Kurnia, S.Ip, dan Bapak Fendi Dian Conissa. Yang bertugas dalam pengelolaan barang, untuk kemudian melakukan pengujian aplikasi pengelolaan barang dengan menggunakan metode Black box.
Pengujian aplikasi tersebut merupakan tahapan penilaian yang dilakukan pengguna akhir untuk
mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan dari aplikasi tersebut.
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dengan merujuk pada permasalahan yang telah teridentifikasi yaitu, pada penelitian sebelumnya pembahasannya sampai tahap perancangan yang mengkaji tentang aplikasi pelaporan inventaris barang milik daerah dan penelitian tersebut tidak dilanjutkan sampai ke tahap penerapan dan rancangan aplikasinya hanya berlaku pada Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset di Kabupaten Garut. Penelitian ini berhasil mencapai tujuan yaitu mengembangkan aplikasi pengelolaan barang untuk memenuhi kebutuhan satuan kerja perangkat daerah di lingkungan pemerintah daerah garut.
Adapun proses tercapainya tujuan dalam penelitian, hasil yang diperoleh dari tahapan-tahapan yang terdapat pada sub bab 2.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak serta mengikuti susunan kerangka kerja konseptual yang terdapat pada bab 3 dan dapat dilihat pada tabel 4.1. Tabel rincian hasil tahapan tersebut, disesuaikan dengan teknis pembuatan model pada metode UML yang dibahas pada sub bab sebelumnya.
Tabel 4.1 Hasil Tahapan Pengembangan Aplikasi Tahapan
Pengembangan USDP
Hasil 1. Model
Analisis
a. SRS b. Use case
1. Use case diagram kelola lokasi.
2. Use case diagram kelola barang.
3. Use case diagram cetak laporan.
2. Model Perancangan
a. Activity Diagram
1. Activity diagram kelola lokasi.
2. Activity diagram kelola barang.
3. Activity diagram cetak laporan.
b. Sequence Diagram
1. Sequence diagram kelola lokasi.
2. Sequence diagram kelola lokasi.
3. Sequence diagram cetak laporan.
c. Class Diagram
d. Perancangan Antarmuka 3. Model
Implementasi
a. Pembuatan prototype aplikasi 4. Model
Penyebaran
a. Arsitektur perangkat lunak 5. Model
Pengujian
Pengujian Fungsionalitas/Blackbox testing
Model perancangan yang telah dijelaskan diatas, merupakan acuan dalam pembuatan prototype aplikasi yang dihasilkan pada penelitian ini. Fitur-fitur yang tersedia sesuai dengan identifikasi permasalahan yang telah dibahas pada sub bab 1.2. Berikut ini merupakan tampilan menu utama dan penjelasan fitur ataupun fasilitas dari aplikasi yang dihasilkan :
Gambar 1: Tampilan menu utama aplikasi pengelolaan barang
Terdapat beberapa fitur ataupun fasilitas yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam aplikasi tersebut, diantaranya :
1. Menu form masukkan, didalam menu ini terdapat sub menu :
2. Form masukkan, dimana didalamnya terdapat form untuk memasukkan akun, barang, lokasi, kabupaten, provinsi, satuan kerja, unit kerja, pimpinan, penanggungjawab, jenis barang, pengurus barang dan ruangan. Selanjutnya terdapat fitur yang digunakan untuk mengelola data-data yang sudah dimasukkan sebelumnya dan fitur untuk melakukan manipulasi data terdapat pada kolom aksi disetiap masing-masing table seperti mengubah, menghapus dan untuk mencetak laporan barang sesuai dengan lokasinya.
3. Laporan/ cetak, menu ini digunakan untuk membuat laporan barang yang berada disetiap lokasi yang menjadi induknya ruangan serta mencetak barang disetiap ruangan/tempat yang merupakan penyebaran dari lokasi tersebut. Yang dapat disimpan pada direktori penyimpanan dan juga dapat langsung dilakukan pencetakan sehingga kebutuhan informasi mengenai barang yang berada disetiap lokasi secara keseluruhan atau disetiap ruangan/tempat dapat dengan cepat terpenuhi.
Penelitian ini telah menyelesaikan permasalahan yaitu pada penelitian sebelumnya aplikasi pelaporan / pegelolaan barang tidak dilanjutkan pada tahap penerapan, dan perancangannya hanya berlaku pada Dinas Pendapatan Penglolaan Keuangan dan Aset Kabupaten Garut. Sehingga pada aplikasi pengelolaan barang ini, dikembangkan sampai tahap penerapan dan aplikasi tersebut dapat dimanfaatkan juga oleh satuan kerja perangkat daerah yang lainnya. Terkait dengan hal tersebut, fitur aplikasi yang dihasilkan dalam penelitian ini diantaranya :
1. Pada gambar 1. Aplikasi pengelolaan barang tersebut merupakan penerapan aplikasi dari penelitian sebelumnya, dengan adanya aplikasi tersebut satuan kerja perangkat daerah dapat memanfaatkan aplikasinya untuk pengelolaan barang. Data-data tersebut tersimpan pada sebuah basis data, sehingga pada nantinya dapat digunakan oleh satuan kerja perangkat daerah dengan memasukkan nama satuan kerja, nama lokasi / ruangan yang terdapat pada satuan kerja perangkat daerah tersebut.
2. Pada laporan barangnya, disesuaikan dengan satuan kerja, lokasi/ruangan dan tempat yang terdapat pada satuan kerja perangkat daerah tersebut. Dari gambar tersebut terdapat juga beberapa informasi mengenai satuan kerja, lokasi/ruangan dan tempat dimana barang tersebut berada sehingga pengurus barang dapat memantau barang-barang yang terdapat pada satuan kerja perangkat daerahnya.
V. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil kajian dan tinjauan teori yang ada, kesimpulan yang dapat diambil dari pengembangan aplikasi pengelolaan barang untuk memenuhi kebutuhan satuan kerja perangkat daerah di lingkungan pemerintah daerah garut dalam pengelolaan barang adalah sebagai berikut:
1. Dengan adanya aplikasi pengelolaan barang tersebut, satuan kerja perangkat daerah yang lainnya juga dapat memanfaatkan aplikasi tersebut dan memberikan kontribusi terhadap aplikasi yang dikembangkan sebelumnya dalam pengelolaan barang milik daerah.
2. Aplikasi pengelolaan barang untuk memenuhi kebutuhan satuan kerja perangkat daerah ini, dapat mencetak laporan sesuai dengan lokasi dan tempat dimana barang tersebut berada serta dapat disimpan laporan tersebut pada direktori penyimpanan dalam bentuk format pdf.
Sehingga pegawai satuan kerja perangkat daerah dapat lebih mengefektifkan dan mengefisiensi waktunya, dalam pelaporan terkait data barang yang terdapat pada satuan kerja perangkat daerahnya.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis S.W.S mengucapkan banyak terima kasih kepada ayah dan ibu yang telah membantu secara moril maupun materil dan sudah tidak terhitung lagi sejak dalam kandungan sampai saat ini diperkuliahan. Penulis juga menyampaikan ucapan terima kasih kepada Bapak Rinda Cahyana,MT. selaku pembimbing yang telah memberikan arahan serta bimbingan selama penyelesaian laporan penelitian ini.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Menteri Dalam Negeri. (2007). Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 17 Tahun 2007, Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, Jakarta.
[2] Hanggata, R. M. A. (2011, Oktober). Perancangan Program Aplikasi Pelaporan Inventaris Barang Milik Daerah Pada Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset di Kabupaten Garut. Sekolah Tinggi Teknologi Garut.
[3] Mustakini, J. H. (1999). Analisis dan Design. CV. Andi Offset, Yogyakarta.
[4] Tim Penyusun KBBI. (1998). Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, Jakarta.
[5] Nugroho, A. (2010). Rekayasa Perangkat Lunak Berbasis Objek dengan Metode USDP. CV.
Andi Offset, Yogyakarta.
