PANDUAN PENGURUSAN
PEJABAT
(BAHAGIAN VII )
PENGURUSAN FAIL
OBJEKTIF
• Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail
• Meningkatkan pengetahuan mengenai teknik pengurusan fail
KANDUNGAN
• Definisi Sistem Fail.
• Prinsip-prinsip Pengurusan Fail.
• Kategori Fail.
• Klasifikasi Fail.
• Mewujudkan Fail.
• Mengkandungkan Surat.
• Menulis Kertas Minit.
• Penutupan Fail Dan Membuka Fail Sambungan.
• Sampul Kecil.
• Penyimpanan Dan Pergerakan Fail.
• Simpan Dalam Perhatian.
• Pemisahan Dan Pemindahan Fail.
DEFINISI
PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN,
MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA
FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN
Mengandungi
Dokumen rasmi kerajaan
Didaftarkan
Kulit fail yang ditetapkan.
Surat dan minit. FAIL
RASMI
SPF
Meliputi
Pendaftaran.
Pembukaan.
Pergerakan.
Penyimpanan.
Pemindahan.
Pelupusan.
PENERIMAAN PEWUJUDAN FAIL
SISTEM
PENCARIAN JENIS FAIL MENGIKUT
Memastikan dokumen-dokumen
rasmi kerajaan dikandung secara
teratur dan dapat dikendalikan
secara cekap.
Mematuhi
prinsip-prinsip
dalam
sistem fail.
SISTEM PENGURUSAN FAIL
• PEKELILING PERKHIDMATAN BIL.5/2007 – Panduan Pengurusan Pejabat.
• BUKU ARAHAN KESELAMATAN- Keselamatan Dokumen (Per.42-76)
• AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA 2003.
• AKTA RAHSIA RASMI 1972.
• PERATURAN UNDANG-UNDANG AWAM
ISU DAN MASALAH
• Surat yang diterima tidak direkod
• Kulit fail yang digunakan tidak mengikut kehendak Arahan Keselamatan dan ANM
• Fail dibuka tidak didaftarkan
• Fail dibuka mengikut kehendak pegawai sendiri
• Fail terlalu tebal atau kandungan melebihi 100
• Penyimpanan fail tidak teratur
• Pergerakan fail tidak direkod
IMPLIKASI YANG TIMBUL
• Surat/ dokumen diterima tidak dapat dikesan
• Surat masuk/keluar boleh terbuang/koyak
• Fail mudah hilang/ sukar untuk dikesan
• Menyukarkan pegawai lain untuk mengambil tindakan
CIRI-CIRI SISTEM FAIL YANG BAIK
•
Bersistem
•
Mudah dirujuk
•
Mudah diperoleh
PRINSIP SISTEM FAIL
• Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang
• Mudah disedia dan mudah disimpan • Murah dan mudah diperoleh
• Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan
• Rekod mudah dicari bila diperlukan
JENIS DOKUMEN RASMI
1. DOKUMEN TERPERINGKAT
Dokumen Rasmi yang mengandungi maklumat rasmi terperingkat dan ditanda dengan peringkat
keselamatannya.
2. DOKUMEN TIDAK TERPERINGKAT/TERBUKA
TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
TERPERINGKAT
TERBUKA
RAHSIA BESAR
AM 438
RAHSIA
AM 437
Jika didedahkan akan
membahayakan keselamatan
negara, kerosakan besar yang
memberi keuntungan kepada
SULIT
(Am 436)
FAIL PUTIH DITANDA ‘TERHAD’
TERHAD
(Am 435 –Pin. 1/80)
mengandungi dokumen
terperingkat yang hanya boleh diakses oleh orang yang
Catatan pada fail/dokumen terperingkat
“
Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah dikehendaki oleh undang-undang, menyerahkan kepada Pejabat Daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan Tentera untuk dihantar kepada PejabatPegawai keselamatan Kerajaan beserta dengan keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana ianya dijumpai.Menyimpan
atau membinasakan dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta
FAIL PUTIH
Tiada had
TERBUKA
Sesiapa sahaja boleh melihat dengan kebenaran
TERBUKA
(AM 435A - Pin. 1/82)
Digunakan sebagai fail sementara untuk tindakan segera apabila fail induk tidak diperolehi dan ia dimasukkan ke dalam fail induk sebagai satu kandungan
Pembukaan fail meliputi aktiviti pembukaan fail baharu, fail sementara, memasukkan kandungan, mencatatkan butiran di kertas minit, dan mengawal pergerakan fail.
MEMBUKA FAIL BAHARU
Semakan sebelum sesebuah fail baharu dibuka bagi mengelak berlakunya perkara-perkara berikut:
(i) Pewujudan dua fail dengan tajuk dan nombor rujukan fail yang sama;
(ii) Pewujudan dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan fail yang berlainan; dan
1. URUSAN AM (
house keeping
)
Mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan:
• Pentadbiran
• Tanah, bangunan dan infrastruktur
• Aset
• Kewangan
• Pengurusan sumber manusia
1. URUSAN FUNGSIAN
(functional)
Mengandungi surat dan dokumen
lampiran berkaitan dengan fungsi dan
aktiviti asas jabatan.
Contoh SISTEM BLOK NOMBOR:
• Kategori urusan am
– Pengurusan Pentadbiran 100
– Pengurusan Tanah, Bangunan dan
Infrastruktur 200
– Pengurusan Aset 300
– Pengurusan Kewangan 400
– Pengurusan Sumber Manusia 500
• Kategori urusan fungsian
– Kurikulum 600
500 –
1/1/1
Aktiviti
Sub Aktiviti
Fungsi Transaksi
Contoh:
Fungsi - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Aktiviti - LATIHAN
Sub Aktiviti - LATIHAN DALAMAN
Contoh -600 Kurikulum
600-1 TAKWIM SEKOLAH
600-1/1 Jadual Waktu Persekolahan 600-1/1/1 Jadual Waktu Kelas
600-1/1/2 Jadual Waktu Peribadi 600-1/1/3 Jadual Waktu Anjal
600-2 KURIKULUM STANDARD SEKOLAH
AKTIVITI LATIH AMAL
i) BUKA FAIL.
ii) BERI NOMBOR RUJUKAN FAIL.
SEMAK BUKU DAFTAR
IAB IABCGH 600-1/5/1 KURIKULUM
Kertas-kertas yang berhubung di atas kulit: fail-fail yang berkaitan serta tajuk ATAU kandungan diasingkan ke folder lain
Tarikh pada surat/
dokumen terakhir Tarikh pada
MEMFAILKAN SURAT-MENYURAT
Terletak di sebelah kanan fail.
Rekod mestilah diberi nombor seturut.
Nombor turutan hendaklah di tulis dan dikandungkan dalam bulatan di tepi sebelah kanan surat.
Semua kertas minit dan surat yang dimasukkan
• Dikandungkan disebelah kiri fail
• Fungsi :
1. Merekodkan maklumat keluar masuk surat
» Surat masuk - dakwat merah.
» Surat keluar - dakwat biru/hitam.
2. Memberi arahan, keputusan atau maklumbalas ringkas terhadap lampiran berkenaan.
3. Sebagai indeks kepada lampiran yang terkandung di dalam fail.
KERTAS MINIT
Kertas Minit No :
Helaian No: 1Surat drp
bth d/f pd
PPDK Pahang (Enrolmen Murid Miskin 2015)
1.7.2015 1.7.2015
20
SMKC.700-1/1/5
PK HEM,
Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan. Terima kasih.
MariamAli
Tarikh: 1.7.2015
Kertas Minit No:
SMKC.700-1/1/5 Helaian No: 121 Surat kpd
Borang Maklumat Murid Miskin sudah dilengkapkan dan dihantar ke PPD melalui faks.
HalifahOmar PK.HEM 15.7.2015
d/f bth
PPDK (Enrolmen Murid Miskin 2015)
AKTIVTI LATIH AMAL
PENUTUPAN FAIL
Fail hendaklah ditutup apabila:
1. Mencapai ketebalan 4sm; atau
2. Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran; 3. Tidak dirujuk dalam masa 5 tahun selepas
dibuka dan tidak dikehendaki untuk pentadbiran harian
4. Telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut 5. Perubahan pentadbiran
6. Skima klasifikasi fail dirombak dan ditukar
KAEDAH PENUTUPAN FAIL
Palangkan fail dengan dakwat merah dan
tandakan “tutup pada….” dan “lihat jilid….”,
Buka kulit fail baru dan beri nombor kod yang sama dan tambah Jilid 2 pada penghujung kod.
Fail baru direkodkan dalam indeks atau buku daftar fail.
Penutupan Fail
Kriteria Fail ini ditutup apabila:
Mencapai ketebalan 4cm
Kriteria Fail ini ditutup apabila:
Fail tidak dirujuk dlm masa 5 tahun dan tidak dikehendaki untuk pentadbiran
Telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut yang perlu
Perubahan Pentadbiran sesuatu jabatan
Pejabat tamat fungsi dan tidak beroperasi lagi
Penutupan Fail
Kriteria fail ini ditutup apabila:
LATIH AMAL
Fail bertaraf keselamatan disimpan
dalam bilik khas atau kabinet besi.
Fail terbuka disimpan dalam bilik
fail yang mempunyai petak-petak
(Pigeon Hole) dan susun mengikut
Doket Faharasat Bilangan.
•
Catat semua pergerakan
dalam Kad Pergerakan Fail
•
Kad Pergerakan Fail
dimasukkan dalam fail, di
antara kertas minit dengan
lampiran
•
Gunakan tali hijau
Baiki/ ganti dengan kulit fail baharu
Jika ada catatan penting, potong kulit
fail yang rosak dan masuk dalam kulit
fail baharu.
Jika tiada catatan, boleh dimusnahkan
Simpan Dalam Perhatian (SDP) fail
berkenaan sehingga masa ditetapkan.
Perlu menyimpan daftar tarikh fail-fail
yang diperlukan.
Daftar fail-fail SDP boleh dibuat di
dalam
‘Buku
Harian
Rasmi’
.
PROSEDUR PEMINDAHAN
DAN PELUPUSAN
PEMISAHAN FAIL
PEMINDAHAN FAIL
PEMUSNAH AN DAN PELUPUSAN
