Pembuatan Aplikasi Pelaporan Problem atau Request
Perusahaan Terintegrasi pada Android Platform
(Studi Kasus : PT. Sinar Mitra Sepadan Finance)
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi
untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Peneliti :
Pembuatan Aplikasi Pelaporan Problem atau Request
Perusahaan Terintegrasi pada Android Platform
(Studi Kasus : PT. Sinar Mitra Sepadan Finance)
1)
Christian Destia Wibowo, 2) Ramos Somya, 3) Christine Dewi Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
Email: 1)christiandestia1993@gmail.com, 2) ramos.6005@gmail.com,
3)
christine_d_13@yahoo.com
Abstract
Integrated system is a series of processes for connecting several computerized systems and software applications, both physically and functionally. PT. SMS Finance is a finance company that already has a system to regulate the reporting problem or request, but the system to report problems or request assistance in the PT. SMS Finance still manually and not well integrated, because to do the reporting, the employee should contact the helpdesk in advance by calling or sending an email to numbers and addresses that have been specified. The manual process problem or request of the employee when starting up on its solution requires a long time and cost a bit. In addition, the manual system can not be accurately documented reports. Therefore do the design and manufacture of application to manage and record the problem or request of employees by implementing a reporting system problem or request a well-integrated, so that accessing and processing data on employees, helpdesk and backdesk can be done easily and quickly.
Keywords: integrated system, company, android platform, google cloud messaging.
Abstrak
Sistem terintegrasi merupakan sebuah rangkaian proses untuk menghubungkan beberapa sistem-sistem komputerisasi dan software aplikasi baik secara fisik maupun secara fungsional. PT. SMS Finance merupakan perusahaan pembiayaan yang sudah memiliki sistem yang mengatur pelaporan problem atau request, akan tetapi sistem untuk melaporkan problem atau request bantuan di PT. SMS Finance masih manual dan belum terintegrasi dengan baik, karena untuk melakukan pelaporan, karyawan harus menghubungi helpdesk terlebih dahulu dengan menelpon atau mengirim email ke nomor dan alamat yang sudah ditentukan. Proses manual problem atau request dari karyawan saat memulai sampai pada penyelesainnya membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang tidak sedikit. Selain itu sistem yang masih manual tidak dapat mendokumentasikan laporan secara akurat. Maka dari itu dilakukan perancangan dan pembuatan aplikasi untuk mengelola dan mencatat problem atau request dari karyawan dengan mengimplementasikan sebuah sistem pelaporan problem atau request yang terintegrasi dengan baik, sehingga pengaksesan dan pengolahan data pada karyawan, helpdesk dan
backdesk dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
Kata Kunci : sistem terintegrasi, perusahaan, android platform , google cloud messaging.
1)
Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga.
2)
1. Pendahuluan
Teknologi yang terus berkembang sangat membantu setiap perusahaan terutama perusahaan berskala besar dalam mengerjakan setiap pekerjaan. Dalam suatu perusahaan berskala besar dengan jumlah karyawan yang cukup banyak, penting memiliki sebuah divisi Information Technologi (IT) yang berfungsi sebagai tempat pelaporan ketika karyawan ingin melaporkan problem atau request
bantuan dari masalah yang terkait dalam proses penggunaan sistem maupun perangkat IT. Akan tetapi, sistem untuk melaporkan problem atau request bantuan itu sebagian besar masih manual dan belum terintegrasi dengan baik. Dengan perkembangan teknologi saat ini, dituntut adanya teknologi dan suatu informasi yang cepat, tepat dan akurat untuk menangani sistem tersebut, oleh karena itu penerapan aplikasi sangat diperlukan untuk mempermudah dan memperlancar proses sistem yang ada, sehingga dapat menghasilkan sistem yang saling terintegrasi cepat, tepat dan akurat.
PT. Sinar Mitra Sepadan (SMS) Finance merupakan salah satu perusahaan
pembiayaan yang ada di Indonesia. Perusahaan ini memfokuskan diri untuk memberikan pinjaman berupa pembiayaan untuk mobil bekas dan sampai saat ini telah memiliki 106 kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia dimana setiap cabang memiliki karyawan lebih dari 10 orang dan setiap orangnya menggunakan komputer untuk pekerjaan operasional setiap harinya. PT. SMS
Finance sudah memiliki sistem yang mengatur pelaporan problem atau request, akan tetapi sistem pelaporan problem atau request yang saat ini berjalan di PT. SMS Finance adalah sebuah sistem yang sifatnya masih manual, dikatakan manual karena untuk melakukan pelaporan, karyawan harus menghubungi
helpdesk terlebih dahulu, dengan menelpon atau mengirim email ke nomor dan alamat yang sudah ditentukan. Helpdesk akan menerima problem atau request
yang dilaporkan oleh karyawan untuk dicatat dan diproses. Selain mencatat permintaan dari karyawan, helpdesk juga harus memberi pertolongan pertama terhadap kendala yang dilaporkan karyawan, jika problem atau request tersebut diluar pengetahuan dan cakupan dari helpdesk, selanjutnya laporan harus diteruskan ke pihak IT Support atau biasa disebut backdesk sesuai dengan
fungsinya masing-masing, dengan menginformasikan mengenai problem atau
request dari karyawan melalui telepon atau email.
Dari deskripsi proses problem atau request dari karyawan saat memulai sampai pada penyelesainnya membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang tidak sedikit. Hal ini disebabkan helpdesk hanya berada di satu lokasi yaitu Jakarta, sehingga untuk biaya komunikasi karyawan cabang yang berada di luar Jakarta akan dikenakan tarif telepon interlocal. Begitu pula helpdesk yang harus melakukan eskalasi (forward message) ke backdesk yang berada di gedung yang berbeda.
Melihat dari latar belakang yang telah dikemukakan, maka dilakukan
perancangan dan pembuatan aplikasi untuk mengelola dan mencatat problem atau
request dari karyawan dengan mengimplementasikan sebuah sistem pelaporan
Selain itu juga berguna mengukuran tingkat masalah dari problem atau request
sehingga dapat ditangani dengan baik dan menghasilkan solusi tepat untuk mengatur sumber daya yang ada, selain itu juga sebagai solusi untuk mengurangi biaya penggunaan telepon.
Aplikasi pelaporan problem atau request perusahaan ini akan dibuat pada android platform, karena berdasarkan analisis data hampir seluruh karyawan PT. SMS Finance telah memiliki smartphone android, dan PT. SMS Finance telah menerapkan sistem absensi yang berbasis android, yang berarti aplikasi berbasis android platform sudah tidak asing lagi untuk digunakan. Aplikasi yang akan dibuat hanya akan diimplementasikan pada PT. SMS Finance, Jakarta Selatan.
Berdasarkan uraian tersebut, maka akan dibuat objek dari penelitian
dengan judul “Pembuatan Aplikasi Pelaporan Problem atau Request Perusahaan Terintegrasi pada Android Platform (Studi Kasus : PT. Sinar Mitra Sepadan
Finance)”.
2. Kajian Pustaka
Pada penelitian yang berjudul “Perancangan dan Pembuatan Integrated Transactional Restaurant Information System untuk Mango Terrace Resto”, aplikasi program yang dibangun yaitu aplikasi transaksi Mango Terrace Resto yang terintegrasi dapat digunakan untuk menangani sistem transaksi yang selama ini masih dilakukan secara manual dengan lebih cepat dan tingkat keakuratan yang lebih tinggi [1]. Pada penelitian ini aplikasi dibangun dengan tujuan membuat sistem yang terintegrasi dengan baik.
Penelitian yang dilakukan sebelumnya yang berjudul “Penerapan
Teknologi Google Cloud Messaging Service Sebagai Pengiriman Push
Notification pada Aplikasi Mobile Commerce Berbasis Android” memanfaatkan
teknologi dari Google Cloud Messaging (GCM) Service sebagai pengiriman
message. Pada penelitian yang dilakukan menghasilkan suatu aplikasi mobile commerce yang dirancang menggunakan konsep mobile commerce yang dimulai dari registrasi, pemesanan barang, hingga pada proses pembayaran dan
pengiriman message singkat yang memanfaatkan teknologi GCM untuk
pemberian informasi mengenai pemesanan yang terjadi dan informasi yang digunakan untuk mengkonfirmasi pembayaran dan pengiriman barang, objek yang digunakan adalah Toko Moachi Gemini, Semarang [2]. Hal ini juga akan diterapkan pada penelitian kali ini, hanya saja pengiriman notification oleh GCM akan diterapkan pada obyek yang berbeda yaitu PT. Sinar Mitra Sepadan Finance. Selain itu, jika dalam penelitian sebelumnya lebih kepada aplikasi mobile commerce yaitu aplikasi penjualan dan pembelian, pada penelitian kali ini lebih kepada sistem terintegrasi pelaporan problem atau request kepada bagian IT yang terjadi pada suatu perusahaan.
Sistem terintegrasi (integrated system) merupakan sebuah rangkaian
proses untuk menghubungkan beberapa sistem komputerisasi dan software
Google Cloud Messaging (GCM) merupakan proyek yang dikembangkan oleh Google Inc. GCM sendiri berfungsi untuk menyampaikan informasi berupa
message singkat (notification message) ke perangkat mobile Android. GCM
memberikan kemudahan kepada para pengguna dalam menyampaikan message
secara gratis dan tidak terikat besarnya suatu message yang dikirimkan dan
penyampaian message yang dikirimkan oleh GCM dapat diterima secara realtime
[4].
PT. SMS Finance yang memliki kepanjangan dari Sinar Mitra Sepadan
Finance merupakan perusahaan pembiayaan yang memfokuskan diri pada pinjaman berupa pembiayaan mobil bekas. PT. SMS Finance didirikan pada tanggal 26 November 2000 dan berkantor pusat di Wisma Millenia Lt.1-2, Jl. MT. Haryono Kav. 16, Jakarta Selatan 12810, dan mulai beroperasi pada bulan Juni 2001.
Sistem pelaporan problem atau request di PT. SMS Finance disebut dengan istilah ticketing. Pengertian ticket disini bukanlah ticket yang dikeluarkan oleh suatu maskapai penerbangan ataupun biro travel, ticket yang dimaksud lebih tepatnya adalah nomor antrian pelayanan terhadap pelaporan problem atau request
oleh karyawan.
3. Metode Penelitian
Metode penelitian yang dilakukan dalam merancang aplikasi
menggunakan 4 tahapan penelitian yaitu: 1) Identifikasi Masalah. 2) Perancangan Sistem. 3) Pembuatan Aplikasi. 4) Implementasi dan Pengujian Sistem serta Analisis Hasil Pengujian. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam metode penelitian ini dapat ditunjukkan pada Gambar 1.
Gambar 1 Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian pada Gambar 1 dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Tahap pertama: Identifikasi Masalah, pada tahap ini yang dilakukan adalah meneliti dan mengamati sistem berjalan mengenai sistem pelaporan yang masih
manual di PT. SMS Finance, kemudian mengidentifikasi masalah apa yang timbul
bisnis sistem berjalan, dan membuat rancangan usulan proses bisnis. 2) Tahap kedua: Perancangan Sistem, perancangan sistem dilakukan menggunakan diagram
Unified Modelling Language (UML). Perancangan sistem berupa diagram meliputi: use case diagram, sequence diagram, activity diagram, class diagram dan deployment diagram. Selain perancangan sistem juga dilakukan perancangan
database dan perancangan user interface dari aplikasi. 3) Tahap ketiga: Pembuatan Aplikasi, pada tahap ini dilakukan pembuatan aplikasi sesuai dengan perancangan sistem yang telah dibuat. Pembuatan aplikasi client-server terdiri dari dua aplikasi, yaitu aplikasi server beserta web service-nya berbasis web
dibuat dengan menggunakan framework PHP dengan memanfaatkan
desain-desain dari JQuery. Sedangkan untuk aplikasi client berbasis mobile dibuat dengan menggunakan java native dibantu dengan beberapa teknologi pembantu seperti Google Cloud Messaging (GCM). 4) Tahap keempat: Implementasi dan Pengujian Sistem serta Analisis Hasil Pengujian, pada tahap ini dilakukan pengimplementasian aplikasi yang telah selesai dibuat pada device Android, kemudian dilakukan pengujian/testing untuk mengetahui apakah aplikasi telah sesuai dengan perancangan yang dilakukan dan apakah sudah tidak ditemukan kesalahan/bug pada aplikasi. Aplikasi tersebut diuji langsung pada objek penelitian yaitu PT. SMS Finance di Jakarta Selatan.
Identifikasi masalah salah satunya dilakukan dengan menganalisa proses bisnis sistem berjalan. Proses sistem ticketing yang sekarang ada di PT. SMS
Finance masih menggunakan sistem manual atau belum memiliki sistem perangkat lunak yang terintegrasi dalam mengontrol proses bisnis. Adapun beberapa proses dalam sistem ticketing yang sekarang berjalan dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2 Proses Bisnis Sistem Berjalan
1. User melaporkan problem atau request ke helpdesk dengan menggunakan telepon atau email.
2. Helpdesk mencatat problem atau request user dan mengategorikannya pada aplikasi Microsoft Excel.
3. Helpdesk menginformasikan nomor ticket ke user yang didapat dari data yang dicatatnya.
4. Helpdesk menelpon ke Backdesk untuk mengeskalasikan problem atau
request yang didapat dari user.
5. Backdesk segera menyelesaikan tugasnya sesuai fungsi masing-masing bagian.
6. Backdesk menelpon helpdesk untuk menginformasikan status dan Result Solution dari problem atau requestuser.
7. Helpdesk menelpon kembali user untuk menginformasikan status ticket
sudah solved.
8. Backdesk mengirimkan laporan pekerjaan problem atau request ke Manager IT.
Melihat dari proses bisnis berjalan dengan sistem yang masih manual, maka diusulkan lah proses bisnis yang baru. Tidak banyak perubahan di dalam usulan proses bisnis yang baru, perubahan yang paling mencolok adalah dibagian sistem yang masih manual diubah menjadi sistem yang sudah terintegrasi. Proses bisnis diusulkan adalah sebagai berikut:
Gambar 3 Proses Bisnis Sistem Diusulkan
Penjelasan sistem ticketing dengan proses bisnis yang diusulkan:
1. Karyawan melaporkan problem atau request dengan melakukan
penginputan ke dalam sistem, setelah penginputan telah selesai maka karyawan akan mendapatkan nomor ticket.
2. Helpdesk melakukan penanganan awal dari nomor ticket tersebut, jika
ticket diluar kemampuan atau pengetahuan helpdesk maka ticket dieskalasi ke backdesk. Akan tetapi jika helpdesk dapat mengatasi masalah dari karyawan, maka ticket tidak perlu dieskalasi ke bagian backdesk, dan ticket
dinyatakan solved.
3. Backdesk menerima eskalasi ticket dari helpdesk dan segera melakukan penanganan. Ditangan backdesk, ticket harus solved.
4. Ticket yang sudah mendapat penanganan dari backdesk dan terselesaikan maka dinyatakan solved.
Arsitektur sistem pada aplikasi ini dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4 Arsitektur Sistem
Pada Gambar 4 terdapat dua aplikasi dalam arsitektur ini yaitu aplikasi
mobile dan aplikasi web. Aplikasi mobile diimplementasikan ke perangkat mobile
dan ditujukan untuk digunakan oleh user, sedangkan Aplikasi web
diimplementasikan pada laptop/PC dan ditujukan kepada admin untuk melihat dan mengelola data ticket maupun data karyawan. Untuk dapat menjalankan kedua aplikasi, semua perangkat harus terhubung dengan koneksi internet. Kedua aplikasi terhubung dengan web service (JSON), dan web service berperan menghubungkan aplikasi mobile dan aplikasi web dengan database pada server.
Pada tahap perancangan sistem menggunakan UML (Unified Modeling
Language) yang berfungsi untuk menggambarkan prosedur dan proses kerja dari
aplikasi. Use case diagram adalah gambaran graphical dari beberapa atau semua
aktor, use case, dan interaksi diantara komponen-komponen tersebut yang
memperkenalkan suatu sistem yang akan dibangun [5]. Use case diagram pada
aplikasi ini terdapat 2 aktor utama yaitu admin dan user, akan tetapi user dibagi
menjadi 3 aktor lagi yaitu: karyawan, helpdesk dan backdesk. Use case diagram user
Gambar 5UseCase Diagram User
Gambar 5 menunjukkan bahwa pada aplikasi sistem pelaporan problem
atau request, user karyawan dapat membuat ticket baru yang otomatis menciptakan nomor antrian ticket, mengubah data ticket dan melihat data ticket.
Userhelpdesk dapat mengubah data ticket dan melihat data ticket. Userbackdesk
dapat mengubah data ticket dan melihat data ticket. Usecase diagram admin dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6UseCase Diagram Admin
Membuat Nomor antrian tiket Membuat Tiket Baru <<include>>
Karyawan Helpdesk Mengubah Data Tiket
Melihat Data Tiket Backdesk
Tambah User
Ubah User Hapus User
Lihat Data User
Tambah Tiket
Ubah Tiket Hapus Tiket Lihat Tiket Kelola Data User
<<extend>>
<<extend>> <<extend>>
<<include>>
Kelola Data Tiket <<extend>>
Gambar 6 menunjukkan bahwa pada aplikasi sistem pelaporan problem atau
request, admin dapat melakukan kelola data ticket dan kelola data user. Pengelolaan data meliputi tambah data, ubah data, lihat data dan hapus data.
Activity diagram menggambarkan aliran aktifitas dalam sistem yang sedang
dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi,
dan bagaimana mereka berakhir [6]. Activity diagram user karyawan untuk membuat
ticket baru dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7Activity Diagram User Membuat Ticket
Gambar 7 menggambarkan aktivitas user karyawan ketika membuat ticket
baru. User masuk form login, lalu memasukkan username dan password, kemudian
sistem melakukan validasi apakah username dan password sesuai atau tidak dengan
mengirimkan data ke database server. Apabila sesuai maka sistem akan mempilkan
informasi berhasil login. Karyawan memilih menu membuat ticket baru, kemudian
sistem manampilkan form isian data ticket, di dalam menu ini karyawan akan secara
otomatis mendapatkan nomor antrian ticket, kemudian karyawan diminta untuk
mengisi data-data isian untuk membuat ticket baru. Apabila telah selesai dalam
penginputan data, maka sistem akan mengirimkan data tersebut ke databaseserver, di
dalam database server data tersebut disimpan, lalu sistem akan mengirimkan ticket
tersebut kepada helpdesk untuk diproses.
Memasukan Username dan Password
Memilih menu membuat tiket baru
Mengisi form isian data tiket
Login
Validasi User, mengirim data ke database server
Menampilkan informasi berhasil login
Menampilkan form isian data tiket dan mendapatkan nomor tiket
Mengirim data tiket ke database server
Data tiket disimpan, dan karyawan mendapatkan nomor tiket dan tiket di kirim kepada helpdesk
Request Data
Insert data
Database Sistem
Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan
objek beserta hubungan satu sama lain [6]. Class diagram pada aplikasi ini dapat
dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8Class Diagram Sistem
Gambar 9Class Diagram Database
Gambar 8 dan gambar 9 merupakan class diagram dari aplikasi sistem
aplikasi pelaporan problem atau request. Class diagram menggambarkan relasi antar
4. Hasil dan Pembahasan
Hasil dan pembahasan akan dijelaskan melaui tampilan-tampilan dan fungsi pada setiap form aplikasi. Selain itu juga akan dilakukan pengujian menggunakan pengujian alpha dan pengujian betha. Berikut merupakan hasil dan pembahasan dari tampilan-tampilan aplikasi yang telah dibuat.
Gambar 10 Tampilan Login Aplikasi
Gambar 10 merupakan tampilan login aplikasi. User diminta untuk mengisikan username dan password. Username dan password didapat dari sistem pusat pengolahan data admin, jadi user tidak perlu untuk mendaftarkan diri untuk mendapatkan username dan password. Jika validasi user sukses dan user baru pertama kali login dan devicenya belum terdaftar, maka akan masuk ke form
registrasi deviceuser seperti pada Gambar 11. Jika sudah terregistrasi, maka akan masuk ke form-form menu sesuai level dari user tersebut.
Gambar 11 menampilkan tampilan form registstrasi, jika user menekan tombol Register, maka device dan user tersebut akan terdaftar ke dalam sistem aplikasi dan jika sukses registrasi maka sistem akan mengirimkan notification
seperti pada Gambar 12.
Kode Program 1 GCM Push Notification
Kode Program 1 merupakan function PHP yang digunakan untuk
mengirimkan Push Notification dari GCM. Fungsi PHP akan mengambil GCM
Registration Id dari device user, setelah mendapatkan id nya maka fungsi akan mengirimkan notification beserta message kepada device tersebut.
Gambar 13 Tampilan Menu User Karyawan Gambar 14 Tampilan Menu User Frontdesk
01 public function send_notification($registatoin_ids, $message) { 02 include_once './config.php';
03 $url = 'https://android.googleapis.com/gcm/send';
04 $fields = array('registration_ids' => $registatoin_ids,'data' => $message,); 05 define("GOOGLE_API_KEY","AIzaSyA_W78mIe4KGnp0xBp_P2MHVpbTwZku6js");
06 $headers = array('Authorization: key=' . GOOGLE_API_KEY ,'Content-Type: 07 application/json');
08 $ch = curl_init();
09 curl_setopt($ch, CURLOPT_POST, true);
10 curl_setopt($ch, CURLOPT_HTTPHEADER, $headers); 11 curl_setopt($ch, CURLOPT_RETURNTRANSFER, true); 12 curl_setopt($ch, CURLOPT_SSL_VERIFYPEER, false);
13 curl_setopt($ch, CURLOPT_POSTFIELDS, json_encode($fields)); 14 $result = curl_exec($ch);
15 if ($result === FALSE) {die('Curl failed: ' . curl_error($ch));} 16 curl_close($ch);
Gambar 15 Tampilan Menu User Backdesk
Gambar 13, 14 dan 15 menunjukan tampilan menu pada masing-masing
level. Terdapat 3 leveluser pada aplikasi ini, yaitu: level karyawan pada Gambar 13 yang memiliki menu: New Ticket, Ticket Status, Chart Ticket dan Log Out.
Levelhelpdesk pada Gambar 14 yang memiliki menu: Ticket Status, Ticket Bucket
dan Log Out. Levelbackdesk pada Gambar 15 yang memiliki menu: Ticket Status,
Ticket Bucket dan Log Out.
Gambar 16 Halaman Karyawan Membuat Ticket Baru
Gambar 16 menampilkan halaman membuat ticket baru pada menu
Gambar 17 Halaman Melihat Data Ticket Status
Gambar 17 menampilkan halaman untuk melihat data ticket, baik ticket
yang belum diproses, masih diproses maupun yang sudah terselesaikan. Terdapat 3 status ticket yaitu open yang berarti ticket belum diproses, inprogress yang berati ticket masih dalam tahap pemrosesan dan yang terakhir close yang berarti
ticket sudah diproses dan teratasi.
Gambar 20 Halaman Backdesk Memproses Eskalasi Ticket Gambar 21 Halaman User Membalas Message
Gambar 18 menampilkan Ticket Bucket (pada userhelpdesk dan backdesk) atau Chart Ticket (pada user karyawan). Ticket Bucket adalah kumpulan listticket
yang status ticektnya masih close atau solved. Jadi pada setiap list menampilkan
ticket yang belum di proses maupun sedang diproses. Pada user helpdesk, jika memilih salah satu list ticket maka akan masuk ke menu proses ticket helpdesk
seperti pada Gambar 19. Gambar 19 menampilkan rincian problem atau request
pelaporan ticket, jika terdapat beberapa hal yang helpdesk perlu tanyakan ke karyawan, maka helpdesk harus menginputkan message setelah itu menekan
tombol Answer. Tombol eskalasi berfungsi untuk mengeskalasi/memforward
ticket kepada backdesk apabila masalah yang ditangani diluar kemampuan dari
helpdesk. Tombol Status Close berfungsi jika helpdesk mampu menangani
problem atau request dari user tanpa memerlukan bantuan dari backdesk, dan berfungsi juga sebagai pengubah status ticket menjadi close yang berarti masalah teratasi atau terselesaikan.
Pada user backdesk jika memilih salah satu list ticket, maka akan masuk
ke menu proses ticketbackdesk seperti pada Gambar 20. Gambar 20 menampilkan
rincian problem atau request pelaporan ticket, jika terdapat beberapa hal yang
backdesk perlu tanyakan ke karyawan, maka backdesk harus menginputkan
message dan setelah itu menekan tombol Answer. Di tangan backdesk problem
atau request harus terselesaikan disini, jika masalah sudah teratasi maka backdesk
menekan tombol Status Close yang berfungsi sebagai pengubah status ticket
menjadi close yang berarti masalah teratasi atau terselesaikan.
Pada user karyawan jika memilih salah satu listticket maka akan masuk ke
menu proses Answer message seperti pada Gambar 21. Gambar 21 menampilkan
rincian problem atau request pelaporan ticket, jika terdapat beberapa hal yang yang ditanyakan oleh helpdesk atau backdesk maka message akan ditampilkan di halaman ini dan karyawan harus menjawab pertanyaan tersebut dengan mengisikan message pada field yang telah tersedia, setelah itu menekan tombol
Answer untuk memproses message.
dilakukan agar sistem yang dibuat berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan
dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Pengujian aplikasi pelaporan problem atau
request ini menggunakan dua teknik pengujian yaitu pengujian alpha dan pengujian beta.
Pengujian alpha adalah pengujian aplikasi yang dilakukan oleh pembuat
aplikasi dan orang-orang yang ikut membantu dalam pembuatan. Pengujian alpha
menggunakan metode blackbox yaitu pengujian fungsi-fungsi aplikasi secara langsung tanpa memperhatikan alur eksekusi program. Pengujian ini dilakukan dengan memperhatikan apakah fungsi telah berjalan sesuai rancangan dan sesuai yang diharapkan. Berikut adalah hasil pengujian dari aplikasi web dan aplikasi
mobile.
Tabel 1 Hasil Pengujian Aplikasi Web
Fungsi yang diuji Kondisi Output yang
diharapkan
Sukses hapus data Sukses hapus data Valid
Tambah data ticket Form diisi dengan benar
Hapus data ticket Data yanga akan dihapus dipilih
Sukses hapus data Sukses hapus data Valid
Load data user Sukses load data Sukses load data Valid
Load data ticket Sukses load data Sukses load data Valid
Berdasarkan pengujian yang dilakukan pada aplikasi web dapat dilihat status pengujian dari setiap fungsi valid, maka disimpulkan bahwa aplikasi ini berjalan dengan baik dan sesuai yang diharapkan.
Tabel 2 Hasil Pengujian Aplikasi Mobile
Fungsi yang diuji Kondisi Output yang
diharapkan
Output yang dihasilkan sistem
Status Pengujian
Registrasi user Form diisi dengan benar
Membuat ticket Form diisi dengan benar
benar
Form diisi beberapa atau kosong
Gagal eskalasi Gagal eskalasi
Answerticket Form diisi dengan benar
Lihat data ticket Form diisi dengan benar
Berdasarkan pengujian yang dilakukan pada aplikasi mobile dapat dilihat status pengujian dari setiap fungsi valid, maka disimpulkan bahwa aplikasi ini berjalan dengan baik dan sesuai yang diharapkan.
Pengujian beta adalah pengujian yang dilakukan oleh orang yang tidak ikut dalam pembuatan aplikasi atau calon pengguna aplikasi. Pengujian beta
dilakukan dengan menggunakan kuesioner, yaitu dengan membagikan kuesioner kepada sampleuser. Sampleuser berjumlah 30 responden dan dipilih secara acak,
sample user pada pengujian ini adalah karyawan dari PT. SMS Finance, Jakarta Selatan. Hasil jawaban kuesioner dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 3 Hasil Jawaban Kuesioner
No Pernyataan STS TS CS S SS
1 Aplikasi dalam sistem ini mudah untuk digunakan 0 0 3 16 11 2 Menu-menu pada aplikasi ini mudah dipahami dan
sesuai dengan sistem manual yang sudah berjalan 0 0 2 19 9 3 Aplikasi ini mempermudah dan mempercepat
dalam melakukan problem atau request mengenai masalah IT
0 0 1 13 16
4 Aplikasi ini akan mengurangi biaya penggunaan
telepon 0 0 9 12 9
5 Melalui aplikasi ini semua dokumentasi pelaporan
problem atau request bisa didokumentasikan dengan baik oleh sistem
0 0 3 17 10
6 Sistem pelaporan problem atau request ini sudah
terintegrasi dengan baik 0 0 3 20 7
Setelah semua jawaban diketahui maka yang dilakukan adalah menghitung presentase jawaban responden yang telah mengisi kuesioner. Perhitungan dilakukan menggunakan skala Likert [6], di mana masing-masing jawaban diberi skor 1-5 dengan penjelasan sebagai berikut:
1. Sangat Tidak Setuju (STS) = 1 2. Tidak Setuju (TS) = 2
3. Cukup Setuju (CS) = 3
4. Setuju (S) = 4
5. Sangat Setuju (SS) = 5
Hasil analisis data untuk pertanyaan 1 menunjukkan sebanyak 36,67% responden menjawab sangat setuju, 53,33% responden menjawab setuju dan 10,00% responden menjawab cukup setuju. Jadi disimpulkan bahwa aplikasi ini mudah untuk digunakan.
6,67% responden menjawab cukup setuju. Jadi disimpulkan bahwa menu pada aplikasi ini mudah dipahami dan sudah sesuai dengan sistem yang sudah berjalan. Hasil analisis data untuk pertanyaan 3 menunjukkan sebanyak 53,33% responden menjawab sangat setuju, 43,33% responden menjawab setuju dan 3,34% responden menjawab cukup setuju. Jadi disimpulkan bahwa aplikasi ini mempermudah dan mempercepat proses sistem.
Hasil analisis data untuk pertanyaan 4 menunjukkan sebanyak 30,00% responden menjawab sangat setuju, 40,00% responden menjawab setuju dan 30,00% responden menjawab cukup setuju. Jadi disimpulkan bahwa aplikasi ini akan membantu dalam pengurangan biaya penggunaan telepon.
Hasil analisis data untuk pertanyaan 5 menunjukkan sebanyak 33,33% responden menjawab sangat setuju, 56,67% responden menjawab setuju dan 10,00% responden menjawab cukup setuju. Jadi disimpulkan bahwa aplikasi ini dapat mendokumentasikan pelaporan problem atau request dengan baik.
Hasil analisis data untuk pertanyaan 6 menunjukkan sebanyak 23,33% responden menjawab sangat setuju, 66,67% responden menjawab setuju dan 10,00% responden menjawab cukup setuju. Jadi disimpulkan bahwa aplikasi ini sudah terintegrasi dengan baik.
5. Simpulan
Berdasarkan analisis aplikasi sistem pelaporan problem atau request
terintegrasi ini didapatkan beberapa kesimpulan, yaitu terkontrolnya proses dalam pelaporan problem atau request serta penanganan yang terkoordinasi. Penggunaan
sistem yang berbasis mobile dapat meminimalkan kesalahan proses, mempercepat
pengolahan data karena dengan sistem yang baru ketika terjadi proses masing-masing user dapat mengetahui dengan cepat, seperti user helpdesk yang langsung mengetahui proses kurang dari 1 menit ketika terjadi proses. Berbeda dengan sistem manual yang membutuhkan waktu 1 hari karena ada beberapa prosedur yang harus dilakukan. Membuat laporan serta informasi yang dihasilkan lebih akurat karena data yang masuk kedalam sistem adalah data yang sama dengan
data yang dimasukkan oleh user. Dapat mengurangi frekuensi biaya penggunaan
telepon, karena setelah menggunakan sistem ini semua user menginputkan
problem atau request menggunakan aplikasi yang telah dibuat, sehingga mengurangi frekuensi penggunaan telepon dari 20-30 kali per hari kepada
helpdesk menjadi <=10 kali di setiap harinya. Dalam rancangan sistem ini perusahaan dapat dengan mudah dan cepat untuk mendapatkan laporan saat proses terjad bukan lagi di setiap minggu nya, sehingga dapat membantu dalam analisis dan pengambilan keputusan. Data tersimpan terpusat dan terorganisir secara aman dan terstruktur dalam aplikasi, serta mengurangi permasalahan seperti kehilangan
data ataupun ketidak akuratan data. Selain itu penggunaan GCM Push
Notification membantu user untuk mengetahui dengan cepat ketika terjadi proses dalam sistem ini.
6. Pustaka
[1] Santoso, Leo Willyanto. 2012. “Perancangan dan Pembuatan Integrated Transactional Restaurant Information System untuk Mango Terrace Resto”. Surabaya : Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Petra.
[2] Pratama, Ferdian Aditya. 2014. “Penerapan Teknologi Google Cloud
Messaging Service Sebagai Pengiriman Push Notification pada Aplikasi
Mobile Commerce Berbasis Android”. Salatiga: Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Satya Wacana.
[3] Prihantono, Rizky. 2009. Konsep Sistem Terintegrasi.
http://rizky.prihanto.web.id/2009/05/konsep-sistem-terintegrasi.html, diakses tanggal 28 November 2014.
[4] Google Inc. 2013. Google Cloud Messaging Overview.
http://developer.android.com/google/gcm/gcm.html, diakses tanggal 16 Juli 2014.
[5] Christine. 2014. Mengenal Use Case Diagram.
http://www.academia.edu/5295802/Mengenal_Use_Case_Diagram, diakses tanggal 27 November 2014.
[6] Nugroho, Adi. 2005. Rational Rose Untuk Pemodelan Berorientasi Objek.
Bandung: Informatika.
[7] Joko. 2012. Fungsi Dan Pengertian UML.
http://www.academia.edu/4887559/Fungsi_Dan_Pengertian_UML, diakses tanggal 27 November 2014.
[8] Movies, Andris. 2011. Skala Likert.
https://www.academia.edu/7233329/Skala_Likert, diakses tanggal 20 November 2014.
[9] Google Inc. 2013. GCM Cloud Connection Server (XMPP).
http://developer.android.com/google/gcm/ccs.html, diakses tanggal 16 Juli 2014.
[10] Kambey, Feldy Judah. 2014. “Perancangan dan Implementasi Sistem
Informasi Transportasi Umum di Kota Surakarta Menggunakan
