PANITIA PEKAN SUCI 2014
PAROKI SERPONG - ST. MONIKA
NOTULEN RAPAT – 18
Hari / Tanggal : Selasa / 29 April 2014Waktu : 20.00 – 23.00
Tempat : Ruang Kristoforus Gereja St. Monika Serpong Peserta : (daftar terlampir)
Agenda : Evaluasi seluruh rangkaian kegiatan Pekan Suci 2014 & Finalisasi Laporan Panitia Paskah 2014
Agenda Serah Terima Laporan Panitia Paskah 2014 :
Serah terima laporan Akhir Panitia Paskah 2014 Tgl 1 Mei 2014 pada acara Pembubaran Panitia Pembahasan rapat ke 18 ini :
Evaluasi Seluruh Rangkaian Kegiatan Pekan Suci 2014 : Evaluasi Umum (keseluruhan) :
*Note : perkiraan per Misa Informasi Tambahan :
Untuk Tahun ini sebenarnya sudah sangat terbantu dengan adanya Gereja Ambrosius yang mengadakan Misa sendiri (Panitia Paskah Ambrosius sudah Berjalan merencanakan sendiri kebutuhan disana, Panitia St Monika hanya membantu beberapa hal seperti :Lilin+Tatakannya & buku Pekan Suci)
Saran & Rekomendasi :
o Misa Rabu Abu & Minggu Palma dilihat dari banyaknya umat yang hadir, sudah tidak bisa diperlakukan sebagai misa biasa (harus sudah diperlakukan sebagai Misa Besar) o Semua acara atau kegiatan yang tidak berhubungan dengan Pekan Suci sebaiknya 3
minggu atau bahkan 1 bulan sebelum hari H sudah tidak ada lagi (3 minggu atau 1 bulan sebelum hari H (seluruh kendali ada di panitia, yang mengatur ijin penggunaan ruang atau Gereja) sehingga tidak terjadi lagi bentrok atau berebut pemakaian ruang atau gereja Contoh : 1. Briefing/Sosialisasi PAM tidak bisa dilakukan jam 10.30 karena seluruh ruang sudah dibooking 2. Team Tablo & PA/PS dalam penggunaan gereja untuk Gladi Resik
Sebaiknya Dewan paroki lebih berperan menyuarakan hal ini karena selalu berulang tiap tahunnya (saling berebut jadwal dan saling tidak mau mengalah) misalnya 3 minggu atau 1 bulan Sekretaris Dewan yang akan memblok seluruh jadwal lalu pengaturannya diserahkan di data center Panitia (sekretaris panitia)
Evaluasi per seksi : v Tata Laksana :
o Sistem Penomoran sangat membantu memudahkan petugas Tata Laksana yang bertugas membawa prodiakon untuk membawa ke titik yang ditentukan sebelumnya
§ Saran & Rekomendasi : Sistem Penomeran dibakukan
Penomoran tidak berubah2 dari tahun ke tahun seperti Pos PAM, Persepsi Petugas akan sama mengenai Letak Pos 1-5 sehingga memudahkan ketika ada umat yang pingsan di titik 15, ada genangan air di titik 24.
§ Untuk kepanitiaan tahun yang akan datang : Koordinator Prodiakon harus dilibatkan dari awal dalam rapat2 kepanitiaan
§ Jadwal Tata Laksana jika keluar lebih awal lebih baik, sehingga tidak menghambat kerja panitia dalam mengkoordinasikan antara Jadwal Koor, PAM dan Tata Laksana
o Pengaturan & koordinasi Tata laksana dengan prodiakon dll mulai Kamis Putih sudah makin baik
o Perubahan denah akan diupdate sesuai penambahan area (pic : Pak Herliyoso) v Perlengkapan :
o Tenda yang final terpasang 1,654 m2
o Untuk Daun Palma berapapun yang disediakan panitia tidak akan cukup (ada umat yang sudah bawa, mengambil lagi)
§ Saran & Rekomendasi :
Dibuat spanduk yang besar agar Umat membawa daun palmanya sendiri & panitia benar2 tidak menyediakan
o Sekolah yang dengan baik menyediakan daun palma sesuai dengan permohonan panitia (permohonan panitia diteruskan ke orang tua murid):
§ Antonius Padua § Stella Maris BSD § St John
o Sedangkan sekolah yang direkomendasikan tidak dikirim permohonan permintaan daun palma lagi (jika panitia tahun yang datang tetap akan menyediakan daun palma) :
§ Candle Tree (yang diberikan bukan daun palma, tidak terpakai samasekali) § Stella Maris Gading Serpong (diberikan hanya1 kantong isi 10 batang) o Dudukan Salib kenyataannya tidak banyak dipakai
o Letak LCD kurang tinggi untuk umat yang di belakang
o Kunci keberhasilan suatu kepanitiaan salah satunya adalah menempatkan posisi2 di orang yang tepat contohnya seksi perlengkapan yang sejak awal sampai akhir sangat terprogram
v Kebersihan
o Lilin yang mengotori aspal salah satunya karena :
§ Tatakan lilin berupa gelas yang getas (mudah pecah)
§ Tatakan lilin berupa karton sisa tahun lalu tidak dari karton yang keras § Banyak anak2 yang mainan dengan lilin
§ Lilin yang kualitasnya kurang baik o Saran & Rekomendasi :
§ Dipasang poster Himbauan Kebersihan (termasuk anak2 dilarang mainan lilin) dipasang dekat TV
o Saat kondisi hujan lebat, umat masuk dalam tenda, hingga penuh sekali tidak bisa lagi dilewati orang
o Peran Housekeeping penting & sangat membantu sekali (termasuk kebersihan toilet)
v Liturgi :
o Secara keseluruhan personel/petugas liturgi sudah ok (hanya ada saja prodiakon yang memerciki ke area dalam lagi, meski area tersebut sudah diperciki)
o Secara keseluruhan Misa berjalan juga berjalan lancar § Saran & Rekomendasi :
Volume Quality suara saat misa2 yang larut malam disarankan dikecilkan sedikit, dikwatirkan menggangu warga yang non Katolik
Misa Sabtu Suci untuk misa pertamanya disarankan
dimajukan menjadi Jam 16.00 atau Jam 16.30 sehingga misa kedua selesainya tidak melebihi jam 12 malam (agar tidak menggangu umat & ada panitia harus bertugas lagi di pagi harinya)
o Standing/dudukan salib sebaiknya dibawa kembali ke ruang Sakristi oleh TL yang bertugas
§ Saran & Rekomendasi :
Dudukan salib tidak digunakan lagi (kecuali untuk salib2 besar yang tidak memungkinkan dipegang prodiakon)
o Petugas yang bertugas membagikan lilin pada umat datang terlambat (koordinasinya karena baru diinfokan sehari sebelumnya), sehingga keteteran saat umat sudah banyak yang datang
o Sumbu Lilin sebelum dibagikan ke umat sebaiknya dicek dulu (kondisi lilin rata2 bersumbu pendek bahkan tidak ada sumbu)
§ Saran & Rekomendasi :
Paskah Tahun depan disarankan kembali ke penggunaan karton tatakan lilin tapi yang bagus & kaku (Sisa cup tetap dapat digunakan karena
sisanya satu Dus besar, sebelumnya mohon diuji coba yang lilin yang akan dibeli kualitas & sumbunya) dan Lilin + Tatakan sudah siap saat umat datang
v Keamanan & Parkir
o Seksi kebersihan dapat berkoordinasi dengan PAM (Para utusan PAM membantu kebersihan di area Pos tempat dia jaga), hal ini paling tidak akan membantu seksi kebersihan di Pos2 Jaga PAM
o Jumlah utusan dari lingkungan/wilayah untuk tahun ini cukup baik & wilayah yang belum menyampaikan utusannya diumumkan di milis paroki (cukup efektif selain juga berkat dukungan Dewan pendamping di wilayahnya), meski baru lengkap dari utusan seluruh wilayah menjelang akhir2 date line
o Pos Lonceng untuk misa pagi jam 6.00 terkunci tidak ada petugas PAM yang jaga sehingga utusan dari wilayah kecewa pulang batal jaga (hanya 1 orang yang jaga) v Paskah Anak :
o Banyak orang tua yang memaksa anaknya masuk, meski kondisi di dalam gereja sudah penuh
o Acara Paskah Anak berjalan lancar (terutama dukungan Romo Yaya yang mengisi acara menyampaikan pesan yang baik untuk anak2, sehingga anak2 antusias)
o Pengambilan gambar oleh Kameramen dan area depan bersih dari yang mengambil foto, banyak dipuji orang tua yang berada di depan sehingga mereka bisa melihat acara Paskah Anak mereka dengan baik
o Anak2 kecewa dengan bingkisan yang hanya berupa buku doa, mereka mengharapkan lebih seperti tahun lalu ada goodie bag yang berisi macam2
§ Saran & Rekomendasi :
Tahun depan Bingkisan untuk anak2 Panti Asuhan disediakan khusus berbeda dengan bingkisan anak2 yang lain
o Tidak ada laporan anak yang kehilangan orang tuanya. Hal ini karena komando dipusatkan di salah orang yaitu MC, termasuk para penjaga pintu & pembagian bingkisan juga dikomando oleh MC.
o Di kepanitiaan paskah anak sulit mengumpulkan panitia yang terlibat untuk rapat sehingga kadang terpaksa koordinasi dengan media email.
o Usulan ada subseksi Panitia Besar yang tugasnya pencari dana (jangan sampai Panitia Besar & Panitia Paskah Anak mengajukan permohonan sumbangan ke orang yang sama)
o Sisa 500 bingkisan (Buku Doa) didistribusikan : § 250 bingkisan ke Flores
§ 100 bingkisan ke Malang
§ 100 bingkisan ke BIA Paroki Parung Bogor § 50 bingkisan ke SDN Rawa Buntu 3
v Tablo
o Untuk adm & data untuk tahun ini pasti lebih baik dibanding tahun lalu (tahun lalu tidak ada informasi sama sekali), sehingga siapapun koordinator di tahun depan pasti akan lebih mudah
o Keadaan Kostum tahun lalu banyak yang hilang, bahkan ada yang setelah pakai bekas keringat tidak dicuci lagi langsung dimasukan ke kardus.
Semuanya diusahakan dengan swadaya sendiri, buat sendiri dengan mencari Penjahit, mendadak (waktu sudah mepet) & cari yang murah tentu tidaklah mudah
o Make up karakter bagus (halus) sekali sehingga orang yang sesungguhnya tidak dikenali (dibeli dari Puspita Martha termasuk jenggot tahun ini juga lebih baik), untuk luka2 Yesus khusus dibeli dari Yogya
§ Saran & Rekomendasi :
Kostum & perlengkapan sebaiknya dirawat dengan baik, sehabis dipakai dirapikan jika perlu dilaundry
(Saat ini disimpan di Bu Ina Rosalina Koordinator tablo), jika panitia tahun yang akan datang memerlukan dapat menghubungi bu Ina Rosalina Hp 081316130909 (email : [email protected])
o Kendala tempat latihan yang berebut
o Usulan untuk konsumsi di tahun yang akan datang : harga konsumsi dibuat yang lebih realistis (jangan Rp 5000)
o Total pengeluaran Rp 11 juta lebih (Budget Rp 5 Juta), sisanya sudah ditutupi dengan mencari dana sendiri
v Konsumsi
o Untuk Konsumsi Rabu abu : arem2 yang dipesan tidak sesuai dengan harapan (ukuran terlalu kecil) sehingga sudah dikomplain ke penjual (harga disesuaikan dengan kenyataannya menjadi Rp 3000 & asumsi saat itu Rabu abu saat puasa dan pantang (sehingga dibuat sederhana saja)
o Konsumsi banyak yang tidak diambil
o Konsumsi untuk Gladi Resik PA/PS ada yang terlewat, tapi sudah diberikan di latihan tambahan
o Stock minuman akan didata oleh bu Lena (berapa yang dibagi ke umat & berapa yang dipakai panitia, meski ada kendala untuk minuman yang didrop di Dorothea (Bu Lena tidak bisa mengkontrol pengambilannya)
o Good day sudah dibagikan oleh Bu Lena & anak2 Roses di hari Kamis Putih di Alamanda (ada Fotonya), di Jumat agung di parkiran mobil
v Kesehatan
o Letak Posko P3K disamping pastoran sudah tepat § Saran & Rekomendasi :
Di tahun depan diusulkan di tempat yang sama
o Tandu jika misa selesai dikembalikan ke posko P3K (Koordinator TL kembalikan lagi ke Posko à saat selesai misa Paskah anak ditinggal di pos satpam
o Petugas kesehatan tahun ini jauh lebih banyak dari tahun2 kemarin yang menjadi koordinasi menjadi lebih baik (meski di awal sangat sulit mencari dokter)
Sangat Ironis di paroki St Monika yang umatnya banyak, dokter yang mau
membantu sangat sulit didapat, di tahun2 lalu pernah dibuat database dokter dari wilayah2 yang potensi bisa bantu saat misa, tapi tetapi pada saatnya tetap tidak
jalan
o Faktor yang sangat berpengaruh yaitu keadaan dalam tenda yang panas, pengap, kurang oksigen
§ Saran & Rekomendasi :
Penambahan kipas angin sangat disarankan (Tahun lalu 4, Tahun ini 12 Kipas Angin itupun masih pengap, syukur pada misa Jumat
Agung jam 15.00 sempat hujan sehingga udara cukup sejuk sehingga tidak ada umat yang ke posko P3K)
Jika memungkinkan dipasang Exhaust untuk sirkulasi yang lebih baik
Sprayer sebaiknya ditempatkan lebih tinggi, sehingga tidak mengenai yang melewatinya
o Spanduk Posko P3K & sign yang banyak menunjukan arah Posko P3K sangat membantu sekali
o Konsumsi untuk pasien sebaiknya berupa Roti (jangan Lumpia goreng)
o Evakuasi umat yang pingsan di lapangan parkir ke posko sangat terlalu jauh & sulit (terutama untuk umat yang butuh penanganan cepat & perlu dibawa Ambulance)
§ Saran & Rekomendasi :
Disarankan untuk adanya Posko P3K (Tenda ber AC) di area dekat SD o Koordinasi yang dilakukan seksi kesehatan melalui Handphone
v Dokumentasi
o Serah terima Video yang semula dijadwalkan Tgl 1 Mei diundur Tgl 5 Mei (kesibukan pak Deyna saat ini yang tidak memungkinkan)
Saran & Rekomendasi :
o Usulan di tahun2 yang akan datang dipecah 3 :
§ Dokumentasi (digabungkan dengan sekretaris) karena sifat tugasnya memiliki kesamaan yaitu merekam kegiatan kepanitiaan
§ Fotografi : meminta bantuan Komunika § Video
o Untuk Video tahun ini (dibawah koordinasi Pak Deyna) sangat dihargai & dipuji banyak pihak salah satunya Team Tablo (Pak Budi), di tahun2 lalu kerja keras Team tablo tidak pernah dapat dinikmati oleh umat dan terlalu banyak kendala Karena tidak ada yang mengatur.
o Untuk tahun ini umat yang berada diluar gereja dapat mengikuti mengikuti jalannya misa dengan lebih baik.
o Team Dokumentasi bisa sangat berhasil Karena dianalisa secara mendetail (misal baru diketahui bahwa peran Justmine sebenarnya hanya pada penyewaan alat bukan pada shooting, peralatan di gereja saat ini beberapa dalam kondisi yang tidak bagus & tidak memungkinkan untuk bisa mengakomodir kebutuhan saat ini. o Peran Pak Yopie yang sangat penting tidak bisa lagi dibiarkan menghandle
banyak hal sendiri
Daftar Hadir :
1. Edy Wibowo 2. Suwito Jo 3. Ben Eddy 4. Lukas Sutedja 5. Antonius Sutrisno 6. Herliyoso 6. Rudy Setiawan 7. A. Marlina 8. Ina Budiman 9. Syanti 10. Legiman Leidin 11. Lena 12. dr Johanna SJ 13. Chriestien 14. Antonius Widodo 15. Stefanus 16. Anton Suseno 17. Sony H 18. Christian
Distribusi Email :
