INOVASI OPTIMALISASI KAPASITAS APIP “KLINIK
KONSULTASI GOOD & CLEAN GOVERNMENT”
INSPEKTORAT KOTA YOGYAKARTA
A. “KLINIK KONSULTASI GOOD & CLEAN GOVERNMENT”
Inspektorat selaku Aparat Pengawas Internal Pemerintah mempunyai peran penting dalam mengendalikan munculnya permasalahan dalam penyelenggaraan segala urusan pemerintahan dalam suatu instansi/ pemerintah daerah. Menjadi lapis kedua pengendalian setelah lapis pertama dari internal manajemen, menjadikan Inspektorat berperan strategis agar jangan sampai permasalahan muncul kemudian dan menjadi temuan oleh Aparat Pengawas Eksternal seperti BPKP, Irjen Kementerian bahkan lebih jauh dari Pemeriksa Eksternal yaitu BPK dan Aparat Penegak Hukum (APH). Namun demikian, selama ini upaya untuk mencegah terjadinya penyimpangan masih minim karena lebih banyak kegiatan audit yang sifatnya post audit. Itupun tidak seluruh pelaksanaan program kegiatan dapat terperiksa secara menyeluruh setiap tahun. Hal ini disebabkan terbatasnya sumberdaya yang ada baik personil yang baru terpenuhi 30% dari hasil anjab khususnya untuk tenaga fungsional auditor, anggaran APIP yang hanya sebesar 0,35% dari total APBD maupun sarana prasarana sehingga selama ini untuk mengatasi keterbatasan terutama personil dan anggaran dilakukan audit secara sampling.
Pola pengawasan yang menempatkan auditan dalam hal ini SKPD/ unit kerja sebagai obyek audit juga berpengaruh terhadap mindset SKPD / unit kerja bahwa pengawasan belum menjadi suatu kebutuhan manajemen dan hal yang penting yang dapat membantu tercapainya tujuan organisasi dengan baik. Di samping itu sejalan dengan ditetapkannya Peraturan Pemerintah
Nomor 60 Tahun 2008 Tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, Inspektorat selaku APIP dituntut untuk dapat menjalankan fungsi pengawasan dari semula berfungsi sebagai Watchdog bergeser menjadi berfungsi sebagai pembina, konsultan, pendeteksi dini (early warning) dan penjamin mutu (quality assurance). Sehingga sudah saatnya untuk mengubah pola pengawasan dengan lebih mengedepankan fungsi pencegahan terjadinya penyimpangan dan mengupayakan agar SKPD/ unit kerja proaktif serta menempatkan pengawasan sebagai hal yang penting dan dibutuhkan bagi manajemen yang dapat membantu tercapainya tujuan organisasi dengan baik.
Inspektorat menyediakan layanan baru berupa Klinik Konsultasi bagi SKPD untuk mendapatkan solusi dari sisi pengawasan ketika menghadapi permasalahan dalam tupoksinya tanpa harus menunggu jadwal kegiatan audit. SKPD yang semula menjadi obyek audit berganti sebagai subyek yang diharapkan aktif memanfaatkan layanan ketika menghadapi permasalahan yang perlu dikonsultasikan kepada Inspektorat selaku APIP. Dari sisi APIP inovasi ini akan meningkatkan kapabilitas yang berguna dalam pemeringkatan (leveling) APIP. Sehingga melalui inovasi Klinik Konsultasi “Good & Clean Government” dapat diperoleh keuntungan dari kedua belah pihak baik pemberi layanan, dalam hal ini Inspektorat selaku APIP di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta maupun penerima layanan dalam hal ini yang utama adalah SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta maupun pihak-pihak lain seperti APIP lainnya, masyarakat dan lain sebagainya.
B. INOVASI “KLINIK KONSULTASI GOOD & CLEAN GOVERNMENT”
Inovasi ini lahir dan berpijak dari paradigma baru fungsi APIP sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, dari pengawasan yang semula berfungsi sebagai Watchdog bergeser menjadi berfungsi sebagai pembina, konsultan, pendeteksi dini (early warning) dan penjamin mutu (quality
assurance). Selain itu juga tuntutan bahwa APIP harus bisa meningkatkan kapabilitasnya yang hal ini juga diukur melalui leveling APIP. Dengan perkembangan tuntutan pelayanan kepada masyarakat yang semakin tinggi maka akan berdampak pula meningkatnya akuntabilitas kinerja. Untuk menjaga hal tersebut maka pengawasan tidak bisa lagi hanya mengandalkan cara-cara lama di mana SKPD diposisikan sebagai obyek auditan dan sifat audit seperti post audit tetapi pengawasan harus sedini mungkin dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dan SKPD harus digerakkan untuk juga proaktif dan memposisikan pengawasan sebagai suatu kebutuhan manajemen.
Beberapa tujuan yang ingin dicapai dengan adanya inovasi Klinik Konsultasi “Good & Clean Government” yaitu meningkatkan upaya pencegahan terjadinya penyimpangan dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta, mendorong SKPD/ unit kerja maupun masyarakat selalu proaktif dalam upaya pencegahan terjadinya penyimpangan, meminimalkan temuan pemeriksaan oleh Pemeriksa Eksternal serta meningkatkan kapabilitas Inspektorat Kota Yogyakarta selaku APIP di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Harapan dari terselenggaranya inovasi ini dengan baik adalah keuntungan pada kedua pihak baik pemberi layanan dalam hal ini auditor dan lembaga APIP yaitu bertambahnya kompetensi auditor dan meningkatkan kapabilitas APIP, sehingga menaikkan peringkat level APIP maupun penerima layanan yaitu SKPD mitra yaitu setiap saat dapat memanfaatkan Inspektorat untuk membantu pemecahan permasalahan yang dihadapi dari sisi pengawasan maupun pihak lainnya yang juga dapat memanfaatkan layanan ini seperti masyarakat, APIP lainnya, dan lain sebagainya.
Selama ini pengawasan bergerak mengikuti pelaksanaan, sehingga selalu yang terjadi pengawasan masuk ketika sudah terjadi adanya penyimpangan. Dengan inovasi layanan Klinik Konsultasi ini semua diharapkan proaktif melakukan pengawasan dan menempatkan
pengawasan sebagai hal penting dalam manajemen, sehingga tujuan meminimalkan terjadinya penyimpangan atau permasalahan yang berlarut dapat ditingkatkan karena ada deteksi dini dan pencegahan. Inovasi ini secara kreatif juga telah menjawab tantangan keterbatasan jumlah personil dan anggaran yang dihadapkan semakin kompleksnya tuntutan kinerja APIP saat ini, dimana tugas fungsi yang semakin luas seiring makin bertambahnya urusan penyelenggaraan pemerintahan dan bertambahnya tugas-tugas yang sifatnya mandatori dari instansi pusat, sehingga diharapkan seluruh tugas fungsi pengawasan dapat terselenggara dengan baik
C. MEKANISME INOVASI “KLINIK KONSULTASI GOOD & CLEAN GOVERNMENT” Inovasi dilakukan dengan melewati serangkaian proses dan tahapan yang melibatkan stakeholders internal maupun eksternal. Serangkaian diskusi internal dilaksanakan untuk mempersiapkan langkah-langkah yang akan dilakukan. Secara keseluruhan proses terdapat tiga tahap yang dilakukan yaitu persiapan, pelaksanaan dan pelaporan/pemantauan. Untuk tahap persiapan antara lain melakukan pembentukan dan penetapan Tim Sekretariat dan Tim Teknis Konsultasi, menyusun alur/ mekanisme kegiatan konsultasi, mempersiapkan form kelengkapan administrasi kegiatan, serta pengumpulan bahan referensi. Kemudian untuk tahap pelaksanaan dilakukan penyusunan Perwal/Kepwal penyelenggaraan Klinik Konsultasi, melaksanakan sosialisasi di lingkungan pemerintah Kota Yogyakarta, meningkatkan wawasan/kompetensi APIP, melaksanakan penerimaan konsultasi, dan mengadminitrasikan proses penerimaan konsultasi. Tahap pelaporan dan pemantauan yaitu menyusun data base hasil kegiatan konsultasi, melaporkan secara berkala kegiatan konsultasi yang telah dilakukan dan melakukan pemantauan terhadap SKPD atas tindak lanjut hasil konsultasi. Untuk tahun 2015 difokuskan pada tahap persiapan dan pelaksanaan awal sampai tahap sosialisasi. Dengan demikian, pengguna layanan lebih mengenal terhadap layanan baru dari Inspektorat berupa
Klinik Konsultasi untuk mengupayakan pencegahan terjadinya penyimpangan dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan.
Strategi yang dilakukan sebelum menjalankan inovasi ini adalah mengukur tingkat kesiapan APIP baik dari sisi personil, sarana, metode maupun waktu, karena sifat kegiatan ini bertolak belakang dengan kegiatan pengawasan yang selama ini telah dijalankan. Dari sisi personil harus diatur pembagian tim yang disesuaikan dengan struktur organisasi dan bidang pengawasan yang diampu, dari sisi sarana perlu dipersiapkan tempat khusus untuk penerimaan konsultasi sehingga tidak mengganggu kegiatan yang lainnya. Demikian pula dari sisi metode dan waktu perlu direncanakan kegiatan konsultasi ini dapat dilakukan dengan metode seperti apa dan kapan waktunya. Setelah melalui diskusi internal yang cukup intens maka kemudian disepakati bahwa Klinik konsultasi akan diselenggarakan baik secara langsung maupun tidak langsung. Adapun layanan langsung (tatap muka) yaitu pengguna layanan datang langsung ke Inspektorat, dimana layanan ini diselenggarakan setiap hari Jumat jam 09.00-14.00. Sedangkan untuk layanan tidak langsung yaitu layanan tanpa tatap muka dapat dilakukan melalui Email : konsultasi.inspektorat@jogjakota.go.id , Telp/ fax : 371977 ; 514448 pswt 311 dan Kotak Konsultasi website Inspektorat.
Proses terbentuknya inovasi ini melibatkan beberapa personil pejabat struktural eselon III untuk tahap inisiasinya, sedangkan untuk pematangan proses persiapannya melibatkan hampir seluruh personil, baik pejabat struktural maupun fungsional auditor. Untuk pelaksanaannya terdapat 2 tim yaitu tim sekretariat yang menangani administrasi dan pelaporan serta tim teknis yang langsung melayani teknis konsultasi. Sedangkan untuk pemangku eksternal lebih terlibat sebagai pengguna layanan.
Untuk menjalankan inovasi ini, maka sumber daya utama yang digunakan adalan kekuatan SDM, terutama jajaran pejabat fungsional auditor yang diharapkan dapat memberikan layanan konsultasi sesuai bidang yang ada.
Untuk itu, perlu adanya upaya peningkatan kompetensi dan kapasitas SDM, sehingga wawasannya senantiasa ter-update sesuai perkembangan kondisi dan perkembangan perubahan kebijakan, sehingga dapat memberikan layanan konsultasi secara baik dan tepat sasaran. Upaya peningkatan kompetensi dan kapasitas ini dilakukan secara rutin melalui kegiatan Pelatihan di Kantor Sendiri (PKS) ataupun dengan mengikutsertakan dalam diklat/ bimtek teknis substantif. Seluruh biaya yang ditimbulkan dengan terselenggarakannya kegiatan inovasi ini dianggarkan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah yang ada di Inspektorat.
Keluaran yang diharapkan dari kegiatan inovasi Klinik Konsultasi ini adalah pengguna layanan akan memperoleh solusi atas permasalahan yang dihadapi dalam bentuk hasil konsultasi, sehingga upaya pencegahan terhadap terjadinya penyimpangan dapat berjalan dengan baik dan pada akhirnya didapat outcome terminimalkannya penyimpangan yang terjadi dan adanya temuan oleh pemeriksa eksternal.
D. SISTEM MONEV “KLINIK KONSULTASI GOOD & CLEAN GOVERNMENT”
Sistem monev dilakukan secara manual dan dilakukan secara berkala, monev dilakukan dengan mengevaluasi proses penyelenggaran konsultasi secara internal dan melakukan survei terhadap pengguna layanan. Di samping itu juga, dilakukan monev untuk mengetahui tindak lanjut hasil konsultasi apakah SKPD telah melaksanakan sesuai saran yang disampaikan saat konsultasi dan apakah hal tersebut telah memberikan dampak positif bagi SKPD yang bersangkutan dalam penyelesaian permasalahan yang dihadapinya.
Ketika ada hal baru, sudah barang tentu tidak dapat berjalan dengan mulus serta ada kondisi tidak nyaman yang harus dihadapi sebagai efek dari berubahnya kebiasaan dan kemapanan yang sudah lama dirasakan. Beberapa kendala yang dihadapi dalam terselenggaranya berasal dari internal maupun eksternal Inspektorat. Kendala internal yaitu keterbatasan
waktu dan tumpang tindih dengan tugas lain, solusi untuk penanganannya dengan pengaturan internal yang lebih detail untuk metode dan waktu penyelenggaraan konsultasi. Sedangkan kendala eksternal yaitu SKPD/unit kerja masih enggan untuk memanfaatkan layanan, solusinya dengan terus menerus melakukan sosialisasi baik secara langsung maupun tidak langsung dalam berbagai kesempatan.
E. DAMPAK INOVASI “KLINIK KONSULTASI GOOD & CLEAN GOVERNMENT”
Inovasi layanan Klinik Konsultasi “Good & Clean Government” dilaksanakan mulai tahun 2015 dan akan terus dikembangkan. Untuk melihat dampak dan manfaatnya secara obyektif masih diperlukan waktu sampai beberapa tahun ke depan. Meski demikian, beberapa manfaat yang sudah terlihat walaupun masih kecil antara lain terpacunya para auditor untuk meningkatkan kompetensinya, berubahnya mindset pada sebagian SKPD akan pentingnya pengawasan sejak dari perencanaan sebagi upaya pencegahan terjadinya berbagai penyimpangan. Dampak yang diharapkan ke depan tentunya adalah terciptanya pemerintahan yang baik dan bersih, yang dalam hal ini dapat diukur dengan 3 parameter yaitu opini WTP tanpa paragraf penjelas maupun temuan seminimal mungkin yang bersifat material, indeks persepsi korupsi minimal 7,5 serta hasil survei kepuasan masyarakat dengan rerata minimal 85.
F. KEBERLANJUTAN INOVASI “KLINIK KONSULTASI GOOD & CLEAN GOVERNMENT”
Beberapa pelajaran sekaligus inspirasi yang diperoleh dengan dilakukannya inovasi ini antara lain memberikan wawasan dan pengetahuan baru, baik para auditor maupun SKPD/APIP lain/ masyarakat pengguna layanan serta upaya pencegahan dapat dilakukan dengan lebih masif, sehingga kegiatan pengawasan yang sifatnya post audit dapat dikurangi. Selain itu adalah berkembangnya mindset positif untuk selalu melakukan pemantauan, dimana selama ini pemantauan merupakan satu kegiatan dari siklus manajemen yang paling lemah.
Layanan ini dapat dengan mudah direplikasi pada APIP lainnya karena bila layanan ini dapat dimanfaatkan secara baik oleh SKPD mitra maka akan mengurangi beban pengawasan yang selama ini lebih bersifat post audit dan tentunya juga akan lebih efektif untuk meminimalkan terjadinya penyimpangan karena akan lebih cepat terdeteksi dan diantisipasi. Hanya saja kecepatan replikasi tentunya juga sangat bergantung pada komitmen dari pimpinan tertinggi maupun personil teknis pengampunya. Jika semua punya komitmen yang sama untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih maka upaya membuat terobosan dan inovasi positif tentunya bukanlah hal yang sulit untuk dapat diwujudkan.