Gambar 3.1
Tampilan utama gedung Rumah Sakit Singaparna Medika Citrautama
1. Gambaran Umum RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya
Rumah Sakit Umum Daerah Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya adalah Rumah Sakit Tipe C yang mulai beroperasional tahun 2011 sesuai dengan SK Bupati Tasikmalaya Nomor: 445/Kep.65A – Diskes /2011 Tanggal 25 Februari 2011.
Posisi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya yang strategis terletak di daerah kabupaten Tasikmalaya, tepatnya di Jalan Rancamaya Singaparna merupakan jalan raya utama masuk Ibukota Tasikmalaya dari arah Kabupaten Garut, RSUD Kabupaten Tasikmalaya selain melayani pasien sekitar Kabupaten Tasikmalaya juga melayani pasien yang datang dari Garut.
Berdasarkan Masterplan RSUD Kabupaten Tasikmalaya tahun 2007 dan berdasarkan RJPMD tahun 2011-2015, RSUD Kabupaten Tasikmalaya adalah tipe C pada tahun 2015.
a. Visi, Misi, Moto dan Tujuan 1) Visi
“RSUD Kabupaten Tasikmalaya menjadi pilihan pertama dan pusat rujukan pelayanan kesehatan masyarakat Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2015”.
2) Misi
a) Meningkatkan pelayanan kesehatan yang prima, merata dan terjangkau oleh semua lapisan masyarakat.
b) Meningkatkan kemudahan akses pelayanan. c) Meningkatkan Sumber Daya Manusia yang
profesional sesuai standar pelayanan.
d) Meningkatkan pelaksanaan manajemen administrasi yang efektif dan efisien.
3) Motto
“Kesembuhan Anda adalah Kebahagian Kami” 4) Tujuan
Adapun tujuan dari RSUD Kabupaten Tasikmalaya adalah : a) Tujuan Umum
Terpenuhinya kebutuhan dan kepuasan pasien terhadap pelayanan kesehatan yang bermutu dan aman (zero accident) bagi masyarakat Kabupaten Tasikmalaya.
b) Tujuan Khusus
(1) Tersedianya sarana dan prasarana yang komprehensif dan modern, ditunjang oleh SDM yang handal dan professional.
(2) Menjadikan Rumah Sakit yang berkualitas serta terjangkau oleh semua lapisan masyarakat.
b. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi 1) Kedudukan
Rumah Sakit Umum Kabupaten Tasikmalaya adalah Rumah Sakit Umum Daerah Tipe D milik Pemerintah Kabupaten Tasikmalaya sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 147/Menkes/Per/2010 dan SK Bupati Tasikmalaya No.
445/Kep.65A – Diskes /2011 Tanggal 25 Februari 2011 tentang Izin Operasional Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya Tipe D.
a) Kedudukan Rumah Sakit Umum Kabupaten Tasikmalaya Tipe D adalah merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah dibidang pelayanan kesehatan.
b) Status Kelembagaan Rumah Sakit Umum Kabupaten Tasikmalaya Tipe D adalah Lembaga Teknis Daerah yang berbentuk kantor.
c) Rumah Sakit Umum Kabupaten Tasikmalaya Tipe D dipimpin oleh seorang Kepala yang berada dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
Organisasi dan tata kerja Rumah Sakit Umum Kabupaten Tasikmalaya Tipe D sebagaimana dimaksud ditetapkan dengan Peraturan Bupati Nomor 11 Tanggal 11 Maret Tahun 2011 tentang Rincian Tugas Unit di Lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya. Rumah Sakit Umum Kabupaten Tasikmalaya mengelola manajemen rumah sakit dengan jenis pelayanan mencakup IGD , Poli Umum, Poli Gigi dan Mulut, Kebidanan dan Kandungan, Ruang Rawat anak, ruang rawat Dewasa .
2) Tugas Pokok
Tugas Pokok Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya adalah memberikan pelayanan kesehatan yang paripurna, bermutu, terpadu dan menyeluruh serta terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat.
3) Fungsi
Fungsi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya adalah :
a) Pelaksanaan Pelayanan Medik
b) Pelaksanaan Pelayanan Penunjang Medik c) Pelaksanaan Rehabilitasi Medik
d) Pelaksanaan Asuhan Keperawatan e) Pelaksanaan Sistem Rujukan
f) Pelaksanaan Administrasi Keuangan
g) Tempat Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Bidang Kesehatan
c. Stuktur Organisasi
Susunan organisasi dan Tata Kerja SKPD Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Daerah Nomor 04 Tahun 2014 Tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Tasikmalaya dengan susunan organisasi terlampir.
d. Jenis Pelayanan
Dalam rangka meningkatkan pembangunan di bidang pelayanan kesehatan kepada masyarakat, maka Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya mempunyai beberapa kemampuan dalam hal :
1) Menjalankan usaha pelayanan medis, penunjang medis dan penunjang non medis.
2) Melaksanakan pelayanan keperawatan.
3) Menyelenggarakan administrasi umum dan keuangan.
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya sebagai instansi yang bertugas memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat terus berupaya meningkatkan peranannya. Adapun jenis-jenis pelayanan kesehatan yang diberikan oleh Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya adalah :
1) Pelayanan Rawat Inap a) Ruang penyakit dalam; b) Ruang Penyakit Anak; c) Ruang Rawat Bedah; d) Ruang Kebidanan. 2) Pelayanan Rawat Jalan
a) Poliklinik Umum; b) Poliklinik Spesialis; c) Poliklinik Dalam; d) Poliklinik Anak;
e) Poliklinik VCT; f) Poliklinik DOTS; g) Poliklinik Gigi. 3) Pelayanan Bedah
4) Pelayanan Gawat Darurat
Pelayanan Gawat Darurat dilakukan oleh dokter dan paramedis full time selama 24 jam.
5) Pelayanan Penunjang Medik
a) Pelayanan Radiologi, terdiri dari :
(1) USG dengan Probe Profunda,
Superfisial, Transvaginal;
(2) Rontgen.
b) Pelayanan Farmasi; c) Pelayanan Laboratorium; d) Pelayanan Gizi;
e) EKG, upaya rujukan dan visum et repertum; f) Loundry;
g) Pelayanan Gizi.
2. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis a. Perencanaan SDM Unit Kerja RMIK
1) Identifikasi SDM Unit Kerja RMIK
Unit Kerja RMIK di RSUD Kabupaten Tasikmalaya terdiri dari 18 orang SDM yang mempunyai tugas, tanggung jawab dan wewenang yang berbeda-beda. Setiap pegawai dibagi dalam 7 sub unit kerja antara lain Kepala Unit Kerja RMIK, Eligibilitas Peserta Mandiri (SEP), Assembling dan Analising, Coding dan Indexing, Reporting, Filing serta Visum dan Jasa Raharja. Sementara itu di RSUD Kabupaten Tasikmalaya, unit pendaftaran pasien bukanlah bagian dari Unit Kerja RMIK.
Sub unit SEP terdiri dari SEP rawat jalan dan rawat inap yang bertempat terpisah dari ruangan Rekam Medis yakni di TPPRJ (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan).
Berikut ini merupakan uraian tugas dan wewenang masing-masing SDM yang berdasarkan unitnya di Unit Kerja RMIK :
Tabel 3.1
Identifikasi SDM Unit Kerja RMIK di RSUD Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2016
Unit Nama Jabatan Tugas dan Wewenang
Kepala Unit Kerja RMIK Neng Lia Amelia, S.KM Penanggung jawab Ruangan
- Sebagai unsur pimpinan dalam menyelenggarakan kegiatan sub komite/panitia rekam medis.
- Memberikan masukan dan informasi tentang perbaikan dan pengembangan formulir rekam medis kepada direktur RS.
- Mengadakan koordinasi dan kerja sama dengan seluruh anggota SMF, kepala instalasi, kepala seksi dan kepala ruangan dalam lingkungan RSUD Kab. Tasikmalaya.
- Mengadakan pembinaan dan bimbingan terhadap anggota.
- Mempertanggungjawabkan tugas-tugas yang dilaksanakan kepada direktur Rumah Sakit.
SEP (Surat Eligibilitas Pasien) 1.Hana Farida, AMd. RMIK 2.Feti S.D., AMd. RMIK Koordinator Anggota
- Membuat Surat Eligibilitas Pasien berdasarkan surat rujukan.
Assembling dan Analysing 1.Rina Nurdini, AMd. RMIK 2.Rani Nur Indah Sari, AM.Keb 3.Ajeng Indria Ratinggi, Koordinator Anggota Anggota
- Merakit kembali status dari rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap.
- Meneliti kelengkapan data yang seharusnya tercatat di dalam formulir.
AM.Keb dikembalikan ke unit pencatatan data karena isinya tidak lengkap.
- Menerima Sensus Harian Rawat Jalan (SHRJ), Menerima Sensus Harian Gawat Darurat (SHGD) dan Menerima Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) beserta status tiap hari.
- Mencocokkan jumlah status dengan jumlah pasien.
- Mengirimkan sensus harian ke fungsi reporting.
- Menandatangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima status. Coding dan Indexing 1.Elia Hartiwi, AMD.RMIK 2.Awaludin G. Binekas, AMd. RMIK Koordinator Anggota (Coding)
- Membuat dan meneliti kode diagnosis, kode tindakan, kode operasi, kode sebab kematian.
- Mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks penyakit, indeks operasi dan indeks kematian.
- Membuat laporan penyakit dan laporan kematian.
- Menerima status yang sudah lengkap dari bagian unit assembling.
- Menyusun laporan jumlah dan jenis penyakit, operasi dan sebab kematian menurut golongan umur.
Reporting 1.Ivan R, AMd. RMIK
2.Aceu
Koordinator Anggota
- Menerima dan merekap sensus harian.
Hermansyah, S.Kom
laporan pelayanan Rumah Sakit.
Filing 1.Andriyani, AMD 2.Ari Rijal 3.Ajis Nurahman 4.Ika Eka Sartika 5.Asep Lingga Purnama 6.Atep Aldi Nuriaman 7.Ega Ambarsari Koordinator Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota
- Menyimpan status dengan metode tertentu.
- Mengambil kembali status untuk berbagai keperluan.
- Meretensi status sesuai ketentuan yang diharapkan.
- Memisahkan status in aktif dan aktif.
- Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir Rekam Medis (RM).
- Menerima status yang sudah lengkap dan sudah diberi kode dari bagian coding.
- Menerima tracer yang sudah dicatat terisi dari unit pengguna.
- Mencari nomor RM sesuai dengan permintaan.
- Menyelipkan tracer pada status yang ditermukan.
- Mencatat pengguna status pada buku peminjaman status.
- Melakukan penyisiran untuk mengembalikan status yang salah letak.
- Menghitung tingkat pengguna status perbulan.
- Menghitung tingkat kebandelan status.
- Menghitung tingkat kehilangan status.
- Bertanggungjawab atas pemeliharaan dan kerapihan status.
Visum dan Jasa Raharja
Nur Halimah Kordinator - Bertanggungjawab atas permintaan visum dan Jasa Raharja.
Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016 2) Perhitungan Kebutuhan SDM
Unit Kerja RMIK di RSUD Kabupaten Tasikmalaya sebelumnya telah melakukan perhitungan kebutuhan SDM pada awal berdirinya Rumah Sakit. Perhitungan kebutuhan SDM yang dilakukan berdasarkan beban kerja dengan menggunakan metode Work Load Inndicator Staff Need (WISN). Pada PK III ini kami melakukan implementasi hasil pembelajaran dengaan menghitung unit coding. Saat ini di Unit Coding memiliki 2 orang petugas, dimana petugas ini mengode DRM pasien rawat inap dan rawat jalan. Adapun perhitungannya sebagai berikut:
a) Menetapkan waktu kerja tersedia Tabel 3.2
Waktu Kerja Tersedia Unit Coding di RSUD Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2016
Kode Faktor Jumlah Keterangan
A Hari Kerja 312 Hari/Tahun
B Cuti Tahunan 12 Hari/Tahun
C Pendidikan dan Pelatihan 0 Hari/Tahun
D Hari Libur Nasional 15 Hari/Tahun
E Ketidakhadiran Kerja 0 Hari/Tahun
F Waktu Kerja 3 Jam/Hari
Hari Kerja Tersedia 285 Hari/Tahun
Waktu Kerja Tersedia 855 Jam/Tahun
Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016
Waktu KerjaTersedia={A−(B+C+D+E)}× F
¿
{312
−(12+0+15+0)}
×3¿855Jam/Tahun
¿51300Menit/Tahun b) Menetapkan unit kerja dan kategori SDM
Tabel 3.3
Unit Kerja dan Kategori SDM Unit Coding di RSUD Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2016
Unit Kerja Sub Unit Kerja Kategori SDM
Unit Kerja RMIK Coding Rawat Inap dan Rawat Jalan
Coding Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016
c) Menyusun standar beban kerja Tabel 3.4
Standar Beban Kerja Unit Coding di RSUD Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2016
Kegiatan Pokok Rata-rata Waktu Kerja Standar Beban Kerja Coding Rawat Inap
dan Rawat Jalan
1.5 menit 0.025Jam 34200 Jam/Tahun Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016
SBK Ranap∧Rajal= Waktu KerjaTersedia
Rata−rataWaktu Perkegiatan Pokok ¿ 855
0,025
¿34200 Jam/Tahun
d) Menyusun standar kelonggaran Tabel 3.5
di RSUD Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2016
Faktor Kelonggaran Rata-rata Waktu Satuan
Rapat Rutin Unit Kerja RMIK dan Komite Medik
4 Jam/Tahun
Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016
SK=Rata−rata Waktu Perfaktor Kelonggaran Waktu kerjaTersedia ¿ 48jam/Tahun 855Jam/Tahun ¿0,056 e) Perhitungan Kebutuhan SDM Tabel 3.6
Perkiraan Jumlah Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap Di RSUD Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2016
Tahun Y X XY X2 2011 2012 2013 2014 2015 2016 9.945 13.422 18.762 35.223 50.729 ? -2 -1 0 1 2 3 -19890 -13422 0 35223 101458 ? 4 1 0 1 4 9 Jumlah 128.081 3 103369 19
Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016 a=ΣY n ¿128.081 3 =42693,67 b=ΣXY Σ X2
¿103369 19 =5440,474 Y=a+bx ¿42693,67+(5440,474×3) ¿42693,67+16321,42 ¿59015,09
50915,09 perkiraan jumlah pasien yang datang ke Rumah sakit Tabel 3.7
Kuantitas Kegiatan Pokok Unit Coding di RSUD Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2016 Kuantitas
Kegiatan Pokok
2011 2012 2013 2014 2015 2016
coding Rawat Inap dan Rawat
Inap
9.945 13.422 18.762 35.22 3
50.729 59.015,0 9
Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016 Kebutuhan SDM=Kuantias Kegiatan Pokok
Standar Beban Kerja +Standar Kelonggaran
¿59015,09 34200 +0,05 ¿1.77 SDM
Maka Jumlah SDM yang dibutuhkan untuk unit coding adalah 2 orang SDM b. Pengorganisasian Unit Kerja RMIK
1) Struktur Organisasi Unit Kerja RMIK
Struktur organisasi Unit Kerja RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya dibagi berdasarkan penanggung jawab tiap unit dan tupoksinya masing-masing. Sistem penempatan jabatan di RSUD Singaparna Medika Citrauntama Kabupaten Tasikmalaya dibagi berdasarkan syarat
dan kualifikasi jabatan, tetapi karena SDM Manajemen Informasi Kesehatan yang masih kurang, maka sisa dari penempatan jabatan adalah dengan memperdayakan sumber daya yang sudah ada. Untuk pembagian penempatan jabatan semuanya merata dan masing-masing unit bertanggung jawab kepada penanggung jawab ruangan.
Adapun yang paling banyak terdapat di Unit Kerja RMIK adalah tenaga kerja kontrak (TKK) dengan kualifikasi pendidikan rata-rata lulusan SMA/Sederajat yang ditempatkan di unit Filing. Selain itu juga terdapat lulusan D3 kebidanan sebanyak 2 orang yang ditempatkan di unit Assembling dan Analising. Sedangkan SDM yang merupakan lulusan D3 Rekam Medis Informasi Kesehatan terdapat 6 orang yang ditempatkan di unit Reporting, SEP, Coding dan Indexing,. Sementara penanggung jawab ruangan Rekam Medis memiliki kualifikasi pendidikan S1 Kesehatan Masyarakat (Epidemiologi).
Tabel 3.8
Kualifikasi Pendidikan SDM Unit Kerja RMIK di RSUD Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2016
Unit Nama Jabatan Kualifikasi
Pendidikan Kepala Unit
Kerja RMIK
Neng Lia Amelia, S.KM Penanggung jawab Ruangan S1 Kesehatan Masyarakat (Epidemiologi) SEP (Surat Eligibilitas Pasien)
1.Hana Farida, AMd. RMIK 2.Feti S.D., AMd. RMIK Koordinator Anggota D3 RMIK D3 RMIK Assembling dan Analysing 1.Rina Nurdini, AMd. RMIK 2.Rani Nur Indah
Sari, AM.Keb 3.Ajeng Indria Koordinator Anggota Anggota D3 RMIK D3 Kebidanan
Ratinggi, AM.Keb D3 Kebidanan Coding dan Indexing 1.Elia Hartiwi, AMD.RMIK 2.Awaludin G. Binekas, AMd. RMIK Koordinator Anggota D3 RMIK D3 RMIK
Reporting 1.Ivan R, AMd. RMIK 2.Aceu Hermansyah, S.Kom Koordinator Anggota D3 RMIK S1 Komputer Filing 1. Andriyani, AMD
2.Ari Rijal 3.Ajis Nurahman 4.Ika Eka Sartika 5.Asep Lingga Purnama 6.Atep Aldi Nuriaman 7.Ega Ambarsari Koordinator Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota D3 Komputer SMA SMA SMA SMA SMA SMA Visum dan Jasa Raharja
Nur Halimah Kordinator SMA
Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016 2) Pengorganisasian Pekerjaan Unit Kerja RMIK
Pengorganisasian pekerjaan pada Unit Kerja RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya dilakukan dengan cara distribusi pekerjaan berupa shiff/rotasi dan assembly kerja. Adapun rotasi kerja ini dilakukan 1 tahun sekali untuk unit pengelolaan administrasi rekam medis. Sedangkan untuk Unit Filing rotasi dilakukan dalam jangka waktu 1 bulan sekali untuk shiff pagi dan sore-malam (SM)
metode assembly sendiri diterapkan di unit coding yaitu petugas yang menetap.
3) Hubungan Koordinasi
Pada dasarnya Unit Kerja RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya saling berhubungan terhadap semua unit yang ada di Rumah Sakit. Diantaranya hubungan koordinasi dengan unit rawat jalan, unit rawat inap, unit gawat darurat, bagian logistik, billing, komite medik dan unit penunjang yang mencakup pelaporan internal maupun eksternal.
4) Penilaian Kinerja
Tabel 3.9
Penilaian Kinerja Unit Coding
di RSUD Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2016 Unit Output Standar
Waktu Jumlah Tenaga Kerja Waktu Kerja Coding RI&RJ 96,56 1.5 menit 2 294
Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016 Produktivitas= Output × Standar Waktu
Jumlah Tenaga Kerja×Waktu Kerja×100 ¿96,56×1.5
2×294 ×100 ¿144,84
588 ×100 ¿24,63
c. Perencanaan Fasilitas di Unit Kerja RMIK 1) Perencanaan Sarana dan Prasarana
Tabel 3.10
Sarana Prasarana Unit Kerja RMIK di RSUD Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2016
1. Meja Tulis 5 Buah
2. Kursi Chitos 13 Buah
3. Komputer 3 Buah
4. Printer 1 Buah
5. Rak Besi 2 sisi 4 Buah
6. Rak Kayu 1 Buah
7. Rak Lemari Kayu 7 Buah
8. Rak Besi Rakit 5 Buah
9. Dispenser 1 Buah
10. AC 1 Buah
11. Jam Dinding 1 Buah
12. Lemari Arsip 1 Buah
13. Telepon 1 Buah
Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016 2) Perencanaan kebutuhan di Unit Coding
a) 1 buah Meja
b) ICD lengkap (Volume 1, 2, 3, ICOPIM, 9-CM, PPDGJ, ICDO) 2 Paket
c) 2 buah Komputer 3) Aspek Ergonomis
Identifikasi dari beberapa unit yaitu Unit Indexing, Analising dan Assembling, serta pencari dokumen dan pengembalian dokumen /Filing . Pada Praktik kilinik ini kami akan membahas aspek ergonomis di unit coding.
Pada unit ini petugas berjumlah 2 orang dengan beban kerja seluruh DRM hari sebelumnya harus selesai pada hari tersebut, dengan jumlah pekerjaan yang cukup tinggi maka beban kerja yang dikerjakan oleh petugas tinggi dengan jarak komputer yang dekat dan posisi duduk yang tidak ergonomis.
Gambar 3.2
3. Manajemen Mutu Informasi Kesehatan a. Quality Assurance
1) Sasaran Mutu Unit Kerja RMIK
Sasaran mutu pelayanan Rekam Medis pada Unit Kerja RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya tidak dicantumkan secara tertulis harus mencapai angka tertentu namun mengutamakan untuk selalu memberikan pelayanan sebaik mungkin dan bermutu, terutama yang berhubungan dengan pendokumentasian rekam medis untuk meningkatkan tingkat kelengkapan, ketepatan, keakuratan dan ketersediaan dokumen rekam medis yang berdasarkan pada Keputusan Menteri Kesehatan nomor 129 Tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
2) Metode Penetapan Sasaran Mutu Unit Kerja RMIK
Metode penetapan sasaran mutu Unit Kerja RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya harus sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berdasarkan pada Keputusan Mentri Kesehatan nomor 129 Tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, juga berdasarkan pada visi dan misi yang dimiliki oleh rumah sakit.
3) Sasaran Mutu yang Harus Dicapai Unit Kerja RMIK
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya sasaran mutu yang harus tercapai pada Unit Kerja RMIK di RSUD Singaparna
Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya tidak tertulis, namun secara tidak langsung berusha meningkatkan kualitas dan mutu pelayanan rekam medis. Sasaran mutu yang dimaksud adalah tingkat keakuratan pengkodean diagnosa pada DRM pasien rawat jalan dan rawat inap setelah 1x24 jam pasien keluar dari rumah sakit .
Adapun langkah awal yang dilakukan koordinasi dan kerja sama dengan petugas BPJS serta dokter untuk penunjang dalam kearutan dalam pengodean dokumen. Sasaran yang ahrus dicapai oleh petugas coding adalah mengode dengan akurat berdasarkan diagnosa dan pemeriksaan penunjang sehingga penumpukan DRM tidak terjadi diruangan rekam medis.
b. Manajemen Resiko
Kebijakan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) Manajemen Resiko. Berikut ini merupakan tahapan prosedur yang terdapat didalam SOP Penulisan Tanda Baca :
1) Tanda bahaya ditulis pada lembar rekam medis yang sudah dicap baik rawat jalan maupun rawat inap
2) Tanda bahaya ditulis dengan jelas c. Monitoring Kesesuaian Kebijakan dan SOP
Berikut ini merupakan tahapan prosedur yang terdapat didalam SOP Pemberian Kode Penyakit (Coding) :
1) Berkas rekam medis yang telah lengkap pengisiannya diterima dari pelaksana penyusunan dan pengecekan kelengkapan rekam medis / assembling.
2) Gunakan buku ICD revisi ke 10 second edition sebagai kamus.
3) Baca diagnosa utama penyakit yang tertera pada lembar resume / CM 4 sebagai diagnosa yang pasti.
4) Gunakan buku ICD volume 3 (indeks alphabet) untuk mencari kode diagnosa yang sesuai dengan yang tertulis di diagnosa utama CM 4.
5) Gunakan buku ICD volume 1 (Tabulsi list) untuk mendapatkan penjelasan yang lebih terperinci, apakah
diagnosa yang dimaksud sudah benar dan sesuai dengan klarifikasi penyakit.
6) Tulis kode penyakit minimal 4 karakter alfa numerik (ditambah satu angka dibelakang titik)
7) Tulis kode penyakit yang dimaksud pada lembar rekam medis CM 4 dan seterusnya dipindahkan ke CM 1.
Tabel 3.11
Pedoman Observasi Monitoring Standar Operasional Prosedur (SOP) Pemberian Kode Penyakit (CODING)
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2016 NO 7 CM 002 8 CM 03A.1 1 2 3 4 5 6 T TT T TT 1 √ √ √ √ - T √ - √ -2 √ √ √ √ - √ √ - √ -3 √ √ √ √ √ √ √ - - √ 4 √ √ √ √ - √ - √ √ -5 √ √ √ √ - - √ - √ -6 √ √ √ √ - √ √ - √ -7 √ √ √ √ - √ - √ √ -8 √ √ √ √ - - - √ √ -9 √ √ √ √ √ - √ - - √ 10 √ √ √ √ √ √ √ - - √ 11 √ √ √ √ √ √ √ - - √ 12 √ √ √ √ √ √ - √ - √ 13 √ √ √ √ - - √ - √ -14 √ √ √ √ - √ - √ √ -15 √ √ √ √ √ - √ - - √ 16 √ √ √ √ √ √ - √ - √ 17 √ √ √ √ √ - √ - - √ 18 √ √ √ √ √ √ √ - - √ 19 √ √ √ √ - √ √ - √ -20 √ √ √ √ - √ √ - - -21 √ √ √ √ √ √ - √ - √ 22 √ √ √ √ - - - √ √ -23 √ √ √ √ - - √ - √ -24 √ √ √ √ √ √ √ - √ 25 √ √ √ √ - √ √ - √
-26 √ √ √ √ √ √ √ - - √
27 √ √ √ √ √ √ - √ - √
28 √ √ √ √ √ - √ - - √
29 √ √ √ √ √ √ √ - - √
30 √ √ √ √ - √ √ - √
-Sumber : Data Primer RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016 Keterangan :
1 : Pengecekan kelengkapan rekam medis 2 : Menggunakan ICD 10
3 : Membaca diagnosa utama di CM 3A.1 4 : Mencari kode di ICD 10
5 : Menggunakan ICD 10 volume 1 penjelasan lebih terperinci
6 : Kode minimal 4 karakter 7 : Menulis di CM 2
8 : Menulis CM 3A.1 T : Terisi
TT : Tidak Terisi
d. Standar Pelayanan Minimal RMIK
Seluruh standar pelayanan minimal pada Unit Kerja RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya ditetapkan berdasarkan KMK nomor 129 tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit baik dari segi kelengkapan pengisian rekam medis yakni 24 jam setelah selesai pelayanan, proses pelengkapan Informed Consent, waktu penyediaan dokumen rawat jalan dan waktu penyediaan dokumen rawat inap.
1) Indentifikasi SPM dalam Proses Kelengkapan Pengisian Rekam Medis 24 Jam Setelah Selesai Pelayanan
Judul : Kelengkapan pengisian rekam medik 24 jam setelah selesai pelayanan
Dimensi Mutu : Kesinambungan pelayanan dan keselamatan
Tujuan : Tergambarnya tanggung jawab dokter dalam kelengkapan informasi rekam medik.
Definisi Oprasional
: Rekam medik yang lengkap adalah, rekam medik yang telah diisi lengkap oleh dokter dalam waktu < 24 jam setelah selesai pelayanan rawat jalan atau setelah pasien rawat inap diputuskan untuk pulang, yang meliputi identitas pasien, anamnesis, rencana asuhan, pelaksanaan asuhan, tindak lanjut dan resume
Frekuensi Pengumpulan Data
: 1 Bulan
Periode Analisis : 3 Bulan
Numerator : Jumlah rekam medik yang disurvey dalam 1 bulan yang diisi lengkap Denominator : Jumlah rekam medik yang disurvey
dalam 1 bulan. Sumber Data : Survey
Standar : 100%
Penanggung Jawab
: Kepala instalasi rekam
medik/wadir pelayanan medik.
2) Identifikasi SPM dalam Proses Pelengkapan Informed Consent Setelah Mendapatkan Informasi yang Jelas
Judul : Kelengkapan informed concent setelah mendapatkan informasi yang jelas
Dimensi Mutu : Keselamatan
Tujuan : Tergambarnya tanggung jawab dokter untuk memberikan kepada pasien dan mendapat persetujuan dari pasien akan tindakan medik yang dilakukan.
Definisi Oprasional
: Informed concent adalah persetujuan yang diberikan
pasien/keluarga pasien atas dasar penjelasan mengenai tindakan medik yang akan dilakukan terhadap pasien tersebut.
Frekuensi Pengumpulan Data
: 1 Bulan
Periode Analisis : 3 Bulan
Numerator : Jumlah pasien yang mendapat tindakan medik yang disurvey yang mendapat informasi lengkap sebelum memberikan persetujuan tindakan medik dalam 1 bulan. Denominator : Jumlah pasien yang mendapat
tindakan medik yang disurvey dalam 1 bulan
Sumber Data : Survey
Standar : 100%
Penanggung Jawab
: Kepala instalasi rekam medik
3) Identifikasi SPM dalam Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan
Judul : Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat jalan
Dimensi Mutu : Efektifitas, kenyamanan, efisiensi Tujuan : Tergambarnya kecepatan pelayanan
pendaftaran rawat jalan Definisi
Oprasional
: Dokumen rekam medis rawat jalan adalah dokumen rekam medis pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada pelayanan rawat jalan. Waktu penyediaan dokumen rekam medik mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan/ditemukan oleh petugas.
Frekuensi Pengumpulan Data
: Tiap Bulan
Periode Analisis : Tiap 3 Bulan
Numerator : Jumlah kumulatif waktu
penyediaan rekam medis sampel rawat jalan yang diamati
Denominator : Total sampel penyediaan rekam medis yang diamati (N tidak kurang dari 100).
Sumber Data : Hasil survei pengamatan diruang pendaftaran rawat jalan untuk pasien baru/diruang rekam medis untuk pasien lama.
Standar : Rerata < 10 menit Penanggung
Jawab
: Kepala instalasi rekam medis
4) Identifikasi SPM dalam Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Inap
Judul : Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat inap
Dimensi Mutu : Efektifitas, kenyamanan, efisiensi Tujuan : Tergambarnya kecepatan pelayanan
rekam medik rawat inap Definisi
Oprasional
: Dokumen rekam medis rawat inap adalah dokumen rekam medis pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada pelayanan rawat inap. Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat inap adalah waktu mulai pasien diputuskan untuk rawat inap oleh dokter sampai rekam medik rawat inap tersedia di bangsal pasien.
Frekuensi Pengumpulan Data
: Tiap Bulan
Periode Analisis : Tiap 3 Bulan
Numerator : Jumlah kumulatif waktu
penyediaan rekam medis sampel rawat inap yang diamati
Denominator : Total sampel penyediaan rekam medis rawat inap yang diamati Sumber Data : Hasil survei pengamatan diruang
pendaftaran rawat jalan Standar : Rerata < 15 menit Penanggung
Jawab
: Kepala instalasi rekam medis e. Akreditasi Rumah Sakit
Saat ini RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya sedang dalam proses perencanaan dan persiapan proses akreditasi KARS yang direncanakan tahun 2017. Pada bulan ini tahap persiapan yang dilakukan adalah pembentukan panitia untuk akreditasi, yang ikut terlibat dalam kepanitiaan akreditasi adalah petugas yang sudah menjadi pegawai negeri sipil (PNS) dimana di unit Rekam Medis sendiri, terdapat 2 petugas yang terlibat, diantaranya Kepala Rekam Medis yang bertugas menjadi Sekertaris MKI, dan Koordinator Reporting menjadi anggota safety patien. f. Root Cause Analysis (RCA)
Aspek Ergonomis posisi tubuh petugas coding saat melakukan pengkodingan di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya belum baik, hal tersebut dikarenakan posisi tubuh saat bergerak di ruangan unit coding sangat sempit sekali sehingga dokumen rekam medis yang ada di meja yang sudah di assembling disimpan sebelah petugas coding sedangkan meja yang tersedia tidak dapat menampung banyaknya dokumen rekam medis tersebut, Sehingga banyak dokumen yang disimpan
menumpuk di atas meja hal tersebut membuat petugas coding harus mengangkat tangan lebih tinggi untuk membawa dokumen rekam medis yang akan melakukan pengkodingan. Saat petugas coding mengoding ratusan dokumen rekam medis dalam setiap hari, posisi tubuh petugas ketika duduk membungkuk menyebabkan cedera punggung, ketika menggunakan satu tangan mengambil dokumen rekam medis yang terlalu tebal menyebabkan cedera otot tangan dan pegal-pegal serta posisi kaki yang tidak bertumpu pada tumpuan meja. Setiap hari petugas coding melakukan sikap posisi tubuh seperti itu akan berbahaya bagi kesehatan petugas coding. Adapun 21 tahapan RCA untuk mengatasi masalah ini adalah sebagai berikut :
1) Mengatur Team
Perbaikan Sikap Posisi Tubuh Petugas Coding di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya, dilaksanakan Oleh
Koordinator : Awaludin Gentur, Amd RMIK Anggota : Elia , Amd RMIK
2) Menentukan Masalah
Masalah utama yang terjadi adalah karena kurang ergonomisnya sikap posisi tubuh petugas coding saat melakukan pengodingan.
3) Mempelajari Masalah
Seperti yang telah disebutkan diatas, masalah timbul karena posisi tubuh saat bergerak di ruangan unit coding sangat sempit sekali sehingga dokumen rekam medis yang ada di meja yang sudah di assembling disimpan sebelah petugas coding meja yang tersedia tidak dapat menampung banyaknya dokumen rekam medis tersebut. Sehingga banyak dokumen yang disimpan menumpuk di atas meja hal tersebut membuat petugas coding harus mengangkat tangan lebih tinggi untuk membawa dokumen rekam medis yang akan melakukan pengkodingan dan posisi tubuh ketika mengkoding.
4) Menentukan Apa yang Terjadi
Dikarenakan petugas coding mengkoding ratusan dokumen rekam medis dalam setiap hari, posisi tubuh petugas ketika duduk membungkuk menyebabkan cedera punggung, ketika menggunakan satu tangan mengambil dokumen rekam medis yang terlalu tebal menyebabkan cedera otot tangan dan pegal-pegal serta posisi kaki yang tidak bertumpu pada tumpuan meja.
5) Identifikasi Faktor Masalah
Adapun identifikasi faktor masalah yang ada adalah sebagai berikut :
a) Sikap posisi tubuh membungkuk saat pengkodingan menyebabkan cedera punggung
b) Sikap posisi tangan saat mengambil dokumen rekam medis dengan satu tangan menyebabkan nyeri otot c) Sikap posisi kaki yang tidak bertumpu pada meja
menyebabkan keram
d) Meja yang kurang memadai 6) Mengidentifikasi Faktor Lainnya
Faktor masalah lainnya adalah ruangan unit coding yang sempit menyebakan sikap posisi tubuh pada petugas coding yang tidak bebas sehingga menyebabkan pegal-pegal.
7) Pengukuran, Penyebab Dasar dan Penyebab Lain
1) Mengukur jarak sikap posisi tubuh petugas coding dalam unit coding
2) Penyebab Dasar kurang ergonomisnya sikap posisi tubuh petugas coding
3) Penyebab Lain ruangan unit coding yang sempit 8) Perubahan Internal
Adapun desain untuk perubahan internal adalah sebagai berikut :
a) Lakukan pengukuran jarak posisi tubuh petugas bagian tangan ke dokummen rekam medis yang ada dimeja, mengukur jarak posisi tubuh dengan sandaran kursi, mengukur jarak posisi kaki harus bertumpu pada meja. b) Rubah cara posisi tubuh asalnya membungkuk menjadi
mengambil dokumen rekam medis dengan dua tangan, rubah posisi kaki dengan nempel ke tumpuan meja. c) Berikan sosialisasi kepada petugas yang akan
mengkoding dokumen rekam medis saat mngambil dengan dua tangan, posisi tubuh sedang duduk harus tegak lurus dam posisi kaki bertumpu pada meja ,seperti apa resiko terbesar yang akan perugas tersebut terima. d) Perbaharui SOP yang ada, agar mengutamakan
keselamatan, dan kesehatan pegawai.
e) Lakukan penambahan meja di unit coding sehingga dokumen tidak menumpuk
9) Identifikasi Sistem yang Terlibat
Akar penyebab permasalahan adalah kurang ergonomisnya sikap posisi tubuh petugas coding saat melakukan pengkodingan, unit ruang coding yang sempit sehingga petugas coding akan mengalami hambatan dalam pengkodingan.
a) Pangkas Daftar Akar Penyebab
Akar Penyebab yakni kurang ergonomisnya sikap posisi tubuh saat mengkoding
b) Konfirmasi Akar Penyebab
c) Sikap posisi tubuh petugas coding disaat melakukan pengkodingan dokumen rekam medis sedangkan petugas coding akan mengalami hambatan dalam pengkodingan. d) Pengamatan dan Identifikasi Strategi dalam Pengurangan
Resiko
e) Penerapan SOP sikap posisi tubuh dalam melakukan pengkodingan yang ergonomis
f) Berikan sosialisasi kepada petugas yang akan mengkoding dokumen rekam medis saat mngambil dengan dua tangan, posisi tubuh sedang duduk harus tegak lurus dam posisi kaki bertumpu pada meja ,seperti apa resiko terbesar yang akan perugas tersebut terima. g) Rubah cara posisi tubuh asalnya membungkuk menjadi
Sikap posisi tubuh petugas coding Perubahan ruangan unit coding Sosialisasi pada petugas coding tentang faktor resiko yang terjadi sikap posisi tubuh yang salah
mengambil dokumen rekam medis dengan dua tangan, rubah posisi kaki dengan nempel ke tumpuan meja h) Perbaharui SOP yang ada, agar mengutamakan
keselamatan, dan kesehatan pegawai.
i) Lakukan penambahan meja di unit coding sehingga dokumen tidak menumpuk
10) Perumusan Tindakan Perbaikan a) Sikap posisi tubuh petugas coding b) Perubahan ruangan unit coding
c) Sosialisasi pada petugas coding tentang faktor resiko yang mungkin terjadi saat terlalu lama dalam posisi duduk.
11) Evaluasi
Pengusulan evaluasi dilakukan pada tanggal 1 Juni 2016, dan usulan untuk perbaikan adalah tanggal 9 Juni 2016
12) Desain Rencana Perbaikan
Gambar 3.3
Desain Rencana Perbaikan Aspek Ergonomis sikap posisi tubuh petugas coding RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten
Tasikmalaya
13)
Rencana Menanggapi Respon
Cara mengatasi dan menanggapi respon terhadap perubahan adalah dengan menerima segala kritik dan saran dengan membuat kuisioner untuk mengukur tingkat kepuasan dan tingkat kecocokan rencana yang baru.
14) Rencana Perbaikan.
Adapun perencanaan perbaikan ini akan dimulai pada tanggal 1 Januari 2017.
15) Pengembangan Ukuran dan Efektifitas dari Rencana Perbaikan
Rencana perbaikan ini akan akan berhasi kurang lebih 95%, jika rencana ini didukung oleh kepala rekam medis, kepala pelayanan medik, direktur juga pemerintah Kabupaten Tasikmalaya.
16) Evaluasi Pelaksanaan Rencana Perbaikan
Adapun evaluasi rencana perbaikan akan dilakukan 1 bulan setelah perbaikan dilakukan yaitu 1 Februari 2017.
17) Tindakan Penting
Kembalikan semua rencana pada kebijakan rumah sakit, direktur, kabag pelayanan dan komite medis.
18) Komunikasi Hasil Rencana Perbaikan
Hasil rencana perbaikan ini akan dipresentasikan di dalam rapat bulanan yang dilakukan di RSUD Singaparna Medika Citrautama pada tanggal 1 Maret 2017.
4. Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit, Masalah-masalah yang Berkaitan dengan Kesehatan dan Tindakan Medis
a. Sistem Reproduksi
1) Sistem Reproduksi Laki-laki Tabel 3.12
Rekapitulasi Kode Diagnosis dan Tindakan Sistem Reproduksi Laki-laki Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya
Tahun 2016
No. No. RM Diagnosis Kode
Diagnosis Kode Seharus-nya Tindakan Kode Tindakan 1. 160069XX BPH (Benign Prostate N40 N40 -
-2. 3. 4. 160096XX 140122XX 150007XX Hyperplasia) Hernia Inguinal (HIL) Ca Testis Infeksi saluran kencing (ISK) K40.9 C63.9 N39.0 K40.9 C63.9 N39.0 -Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016
2) Sistem Reproduksi Wanita Tabel 3.13
Rekapitulasi Kode Diagnosis dan Tindakan Sistem Reproduksi Wanita Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya
Tahun 2016 No . No. RM Diagnosis Kode Diagnosis Kode Seharus-nya Tindakan Kode Tindakan 1. 160092XX Ca Mammae C50.9 C50.9 - -2. 160063XX Infeksi saluran kencing (ISK) N39.0 N39.0 -
-3. 160095XX Haemorroid I84.9 I84.9 -
-4. 160064XX Kista Ovarium N83.2 N83.2 -
-5. 150058XX Mastitis N61 N61 -
-Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016 3) Kehamilan, Persalinan dan Nifas
Tabel 3.14
Rekapitulasi Kode Diagnosis dan Tindakan Kehamilan, Persalinan dan Nifas Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya
Tahun 2016 No . No. RM Diagnosis Kode Diagnosis Kode Seharus-nya Tindakan Kode Tindakan 1. 160077XX P2A2 Post Kuretase a/i O03.4 Z03.8 O03.4 D99.0 Kuretase 69.01
Ab Inkomplit D64.9 Z38.0 2. 160043XX G5P4A0 a/i PEB + Susp. Pres.Majemuk O14.1 Z03.8 O14.1 Z03.8 Z37.0 Z38.0 SC 74.99 3. 160042XX G3P2A0 post d/Fetal demise
O36.4 O36.4 Curetage 69.01
4. 160043XX P3A0 Proses melahirkan sectio cesarean PMSC a/i gemeli anak I&II let.lintang=K MK=HTG O30.0 O13 O82.9 O32.2 O30.0 O13 O82.9 Z38.0 Z37.2 SC 74.99 5. 160050XX P1A0 PMSC + IUD a/i gagal drip oxy HTG + Hepatitis B + Hypo O13 B16.9 O13 B16.9 Z38.0 Z37.2 SC IUD 74.99 69.7
Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016 4) Malformasi Kongenital
Tabel 3.15
Rekapitulasi Kode Diagnosis dan Tindakan Malformasi Kongenital Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tasikmalaya
Tahun 2016 No . No. RM Diagnosis Kode Diagnosis Kode Seharus-nya Tindakan Kode Tindakan 1. 2. 150128XX 160083XX Down sindrom Hydrocephalus Q90.0 G91.9 Q90.0 G91.9
-Sumber : Data Sekunder RSUD Kabupaten Tasikmalaya, 2016 B. Pembahasan
1 Manajemen Unit Kerja Rekam Medis a Perencanaan SDM Unit Kerja RMIK
1 Identifikasi SDM Unit Kerja RMIK
Berdasarkan keterangan dari penanggung jawab ruangan Rekam Medis, Sumber Daya Manusia (SDM) yang terdapat di Unit Kerja RMIK RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya pada saat ini masih belum memadai, SDM yang ada pun tidak memiliki kualifikasi yang memadai sebagai lulusan praktisi Manajemen Informasi Kesehatan. Dikarenakan rumah sakit ini merupaka rumah sakit pemerintah, dan dalam SOP bahwa bagian rekam medis dilengkapi dengan pimpinan, staf dan pimpinan yang cukup untuk menyelenggarakan fungsinya dengan baik dan efisien. Maka permintaan untuk menambah SDM cukup sulit, sehingga penanggung jawab ruangan membagi setiap lulusan praktisi Manajemen Informasi Kesehatan kedalam setiap unit yang ada, dan menjadi penanggung jawab terhadap masing masing tupoksi dalam setiap unit. Hal ini dikarenakan untuk menjalankan tugas seperti halnya Coding memerlukan pengetahuan dan kemampuan khusus yang hanya dimiliki oleh seorang praktisi Manajemen Informasi Kesehatan, agar kode yang dihasilkan dapat akurat dan sesuai dengan kondisi pasien sehingga tidak akan ada pihak yang dirugikan.
Pada Unit Kerja RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautam Kabupaten Tasikmalaya ini hanya mencakup 6 unit saja, yang mana unit pendaftaran pasien tidak termasuk didalamnya. Hal ini dikarenakan keterbatasan SDM yang ada.
Di sisi lain seperti Unit SEP rawat jalan maupun rawat inap bertempat di TPPRJ. Hal ini dilakukan agar tempat pembuatan SEP lebih terpusat, terutama petugas verifikator dari pihak BPJS memiliki ruangan persis diseberang TPPRJ dan akan
memudahkan apabila petugas SEP ingin melakukan konsultasi kepada verifikator.
Berdasarkan tugas pokok dan fungsi yang ditetapkan di Unit Kerja RMIK ini menunjukkan bahwa setiap unit memiliki tugas dan wewenang yang berbeda-beda. Namun tidak semua tugas dan wewenang tersebut dapat terlaksana, seperti pada Unit Assembling dan Analising yang tidak melakukan pengendalian dokumen rekam medis yang tidak lengkap, mereka hanya menganalisis dokumen rekam medis yang kembali dari unit pelayanan. Tetapi mulai Juni tahun 2016 ini, penanggung jawab ruangan mulai melakukan perencanaan untuk mengatasi dokumen rekam medis yang tidak terisi 100% sesuai dengan standar pelayanan minimal yang diterapkan di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya. Adapun rencana yang akan dilakukan adalah melaporkan setiap ketidak lengkapan dokumen kepada kepala bidang kemedikan, yang nantinya akan ditindaklanjuti oleh kepala tersebut, sehingga para petugas mengisi dokumen dengan lengkap dan benar.
2 Perhitungan kebutuhan SDM
Perhitungan SDM untuk Unit Kerja RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya sudah pernah dilakukan pada awal berdirinya Rumah Sakit. Hal ini dilakukan untuk mengetahui berapa kebutuhan SDM yang diperlukan Unit Kerja RMIK untuk setiap unitnya dan juga sebagai dasar dalam upaya penambahan SDM.
Pada PK III ini kami mencoba kembali untuk melakukan perhitungan kebutuhan SDM di Unit Coding. Alasan kami memilih unit ini adalah karena setiap hari petugas harus mengode DRM pasien rawat jalan dan rawat inap, dengan beban kerja yang tinggi petugas coding yang tersedia 2 orang dan petugas tersebut posisinya tetap sebab keterbatasan SDM dan
untuk ketepatan dan kearutan dalam pengoden sehingga petugas tersebut tidak digantikan.
Adapun perhitungan yang kami lakukan berdasarkan KEPMENKES No. 81/MENKES/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Provinsi, Kabupaten/Kota dan Rumah Sakit, dengan metode WISN menunjukan hasil kebutuhan SDM di Unit coding untuk tahun 2016 sebanyak 2 orang. Hal ini berdasarkan rata-rata waktu kerja yang sebenarnya secara langsung terjadi yaitu 1.5 menit untuk pengodean DRM pasien rawat jalan dan rawat inap.
Hasil perhitungan menunjukkan bahwa jumlah SDM yang telah tersedia sudah memenuhi standar kebutuhan SDM berdasarkan beban kerjanya dan rata-rata waktu kegiatan pokok yang sebenarnya terjadi. Dengan kebutuhan SDM yang memadai maka pekerjaan yang dilakukan akan cepat terselesaikan dan meringankan beban kerja seperti yang diharapkan. Setiap dokumen yang datang dari unit perawatan cukup banyak, kemungkinkan petugas coding mendapatkan kelebihan beban kerja apabila salah satu tidak hadir maka beban kerja petugas akan lebih besar sebab pada hari tersebut pengodean harus selesai untuk mencegah penumpukan DRM. Sehingga dapat disimpulkan bahwa Unit coding kebutuhan SDM telah terpenuhi.
b Pengorganisasian Unit Kerja RMIK 1 Struktur Organisasi Unit Kerja RMIK
Berdasarkan keterangan penanggung jawab ruangan, Unit Kerja RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya memiliki struktur organisasi yang dibagi berdasarkan unit yang ada yaitu 6 unit dengan penanggungjawab pada setiap masing-masing unit hal tersebut berpacu pada SOP sebagai acuan dalam membuat sistem administrasi dan pengeloaan rekam medis, dengan tupoksi yang
telah dibagi sebelumnya. Pembagian ini didasarkan pada kulifikasi pegawai, setiap unit minimal memiliki satu praktisi Manajemen Informasi Kesehatan. Meskipun belum semua unit memiliki praktisi Manajemen Informasi Kesehatan tetapi pengorganisasian di rumah sakit ini sudah cukup baik.
Menurut Pelayanan Medik (YANMED) di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya, idealnya seluruh SDM yang bekerja di Unit Kerja RMIK seharusnya adalah praktisi Manajemen Informasi Kesehatan. Namun yang terjadi dilapangan, Unit Kerja RMIK sebagian besar SDM-nya memiliki kualifikasi pendidikan diluar Manajemen Informasi Kesehatan. Hal ini dikarenakan keterbatasan SDM yang ada maka kepala ruangan berusaha keras untuk memberdayakan secara maksimal SDM yang ada. Meskipun beberapa petugas sudah terbiasa dalam melakukan manajemen rekam medis meskipun bukan merupakan praktisi manajemen informasi kesehatan tetapi tetap saja untuk beberapa unit memang harus dipegang oleh lulusan Rekam Medis seperti Reporting, SEP, Coding dan Indexing,.
2 Pengorganisasian Pekerjaan Unit Kerja RMIK
Pengorganisasian pekerjaan Unit Kerja RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya dilakukan dengan cara shift pembagian kerja berdasarkan waktu. Menurut Monk dan Folkard unit pengeloaan data di Unit Kerja RMIK disebut Shift Tetap (Permanent), yang dilakukan setiap 1 tahun sekali, sementara itu khusus untuk Unit coding disebut sistem assembly.
Jenis rotasi ini petugas akan menetap berdasarkan keahliannya dan memudahkan petugas dalam bekerja sebab ditetapka sesuai dengan keahlian petugas tersebut. Jenis rotasi ini diberlakukan di unit coding sebab ahli rekam medis yang ada terbatas dan apabila jenis rotasi ini tidak berlakukan keakuratan
dalam pengodean dapat dipertanyakan dan butuh pelatihan khusus apabila petugas di rotasi. Namun dari jenis rotasi ini akan memunculkan kejenuhan terhadap petugas sebab beban kerja yang tinggi dan keahlian dibidang lain tidak dapat dikembangkan.
3 Hubungan Koordinasi
Berdasarkan keterangan penanggung jawab ruangan, pada dasarnya Unit Kerja RMIK berhubungan dengan hampir semua unit yang ada di Rumah Sakit sesuai dengan SOP yang berlaku saat ini hubungan koordinasi dengan Unit Rawat Jalan, Unit Rawat Inap dan Unit Gawat Darurat yaitu dalam bentuk penerimaan laporan jumlah kunjungan dari administrasi ruangan berupa Sensus Harian. Selain itu juga dalam bentuk permintaan pengiriman dokumen rekam medis kontrol/pasien lama.
Selanjutnya untuk hubungan korrdinasi dengan bagian Logistik yaitu dalam bentuk permintaan barang seperti rak, meja, kursi dan fasilitas lainnya bisa dilakukan permintaan secara langsung tetapi kita harus menunggu konfirmasi dari bagian Logistik itu sendiri. Jika perangkat itu ada akan langsung di proses sedangkan jika belum ada harus menunggu bagian Logistik untuk melaporkan ke bagian perencanaan.
Hubungan dengan unit Billing berupa perhitungan biaya perawatan pasien. Jadi semua diagnosis dan tindakan yang terdapat di LPP (Lembar Persetujuan Pembayaran) dihitung biayanya oleh Billing yang didasarkan pada urutan kode diagnosis dan tindakan dari Unit Coding. Kode diagnosis maupun tindakan yang dihitung oleh Billing terdapat di LPP yang berasal dari administrasi ruangan. Selain itu terkadang LPP ini terselip didalam dokumen, oleh karena itu di Assembling akan dirakit dan disusun agar memudahkan pada proses selanjutnya.
Untuk hubungan dengan Komite Medik yaitu jika ada diagnosa atau tulisan yang tidak dimengerti maka petugas Rekam Medis akan langsung ke Komite Medik ataupun pada level-level penyakit tertentu yang memerlukan dokumen pasien maka otomatis Komite Medik akan meminjam dokumen rekam medis dari Unit Filing.
Untuk hubungan dengan Unit Penunjang yaitu jika hasil pemeriksaan penunjang atau laboratorium seperti rontgen tidak ada dalam dokumen rekam medis pada saat melakukan Assembling, maka Assembling akan melaporkannya untuk melengkapi dokumen rekam medis tersebut karena sangat penting dalam pengolahan selanjutnya seperti administrasi klaim biaya perawatan dan pengkodean tindakan ataupun jika hasil pemeriksaan penunjang perlu kejelasan lebih lanjut.
Pada pengelolaannya unit rekam medis pada dasarnya sangat berhubungan dengan unit lain baik itu mencakup pelaporan internal maupun eksternal. Laporan internal akan dilaporkan pertama kepada Pelayanan Medik (YANMED), kemudian akan diteruskan kepada Direktur RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya, serta selanjutnya akan dilaporkan juga ke Bagian Perencanaan. Sedangkan untuk laporan eksternal akan dilaporkan kepada Dinas Kabupaten, Dinas Provinsi, serta kepada Kementerian Kesehatan (KEMENKES).
4 Penilaian Kerja / Produktivitas
Menurut Sritomo Wignjosoebroto (2016) Produktivitas bermanfaat untuk membantu menjamin bahwa organisasi telah berkompetensi dalam memproduksi pelayanan dengan kualitas yang tinggi dan biaya yang rendah.
Pada PK III ini kami melakukan perhitungan penilaian kinerja SDM di Unit coding. Alasan kami memilih unit ini karena unit ini dikerjaka oleh 2 orang dengan melakukan
pengodean DRM pasien rawat jalan dan rawat inap maka kami mengitung apakah unit coding produktif atau belum.
Berdasarkan rumus produktivitas, perhitungan penilaian kinerja pada Unit coding ini didasarkan pada perkiraan output tahun 2016 yaitu coding rawat inap dan rawat jalan sebanyak 59.015,09 pasien. Sehingga selama satu hari, output yang dikeluarkan adalah sekitar 96,56 dokumen per hari. Nilai ini didapat dengan cara membagi perkiraan jumlah pasien selama satu hari dibagi hari kerja efektif yaitu 285 hari.
Kemudian standar waktu yang digunakan didasarkan pada rata-rata waktu kegiatan pokok yang dilakukan secara langsung yang terjadi dilapangan. Dengan cara merata-ratakan tiga puluh kali waktu kegiatan pokok dari mulai pembacaan diagnosis serta melihat pemeriksaan penunjang dan penulisan kode. Untuk perhitungannya dikurangi allowance sebesar 30 %. Sehingga dapat dihitung sebagai berikut:
Jumlah jam kerja1minggu=3jam×6hari=18 jam Allowance=30×18jam=5,4jam
Jam kerja efektif1minggu=18 jam−5,4jam=12,6 jam Jam kerja efektif1hari=12,6jam
6hari =6,6jam=396menit
Dari hasil perhitungan penilaian kinerja tersebut dihasilkan nilai produktivitas untuk coding rawat inap dan rawat jalan sebesar 24,63% .Sementara nilai produktivitas minimal 100 %. Hal ini menunjukan bahwa Unit coding tidak produktif.
Menurut teori standar produktivitas, untuk meningkatkan produktivitas dapat dilakukan dengan beberapa cara. Jika disesuaikan dengan kondisi RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya, yang tidak memungkinkan untuk mengurangi atau menambah SDM, maka cara terbaik
adalah dengan meningkatkan output dengan menjaga kualitas input.
Meningkatkan output artinya dilakukan upaya-upaya agar jumlah pasien yang berkunjung ke RSUD Kabupaten Tasikmalaya dapat meningkat. Sedangkan menjaga kualitas input artinya waktu kerja dan jumlah SDM yang ada tetap dipertahankan namun dengan meningkatkan kualitasnya.
c Perencanaan Fasilitas di Unit Kerja RMIK 1 Perencanaan Sarana dan Prasarana
Berdasarkan SOP fasilits dan peralatan bahwa petugas rekam medis dapat mengelola rekam medis dengan baik apabila ada ruang kerja dan prasrana yang memadai, naum sarana dan prasarana yang terdapat pada Unit Kerja RMIK di RSUD terdapat beberapa hal yang dianggap masih kurang memadai. Misalnya masih kurangnya komputer PC untuk keperluan koding dan indeksing sebab selama ini petugas menggunakan sarana pribadi dan seluruh data tidak bisa disimpan di rumah sakit, seperangkat koding sebab selama ini petugas menggunakan sarana pribadi yang menyebabkan koding tersebut rusak dan meja yang digunakan oleh 2 orang petugas menyebabkan DRM yang belum atau sudah di kode disimpan dilantai, dan kurangnya rak untuk kebutuhan dokumen rekam medis, sehingga masih banyak dokumen yang disimpan di kardus bekas.
2 Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana coding
Berdasarkan perhitungan dilapangan perencanaan saran dan prasarana yang menunjang di unit koding adalah meja dengan ukuran panjang 119,5 cm, 64,5 cm, 71,5 cm sebab di unit tersebut hanya tersedia satu meja digunakan oleh 2 orang petugas yang berdampak pada DRM yang belum ataupun telah dikode disimpan di lantai, 2 paket koding yang terdiri dari ICD lengkap (Volume 1, 2, 3, ICOPIM, 9-CM, PPDGJ, ICDO) selama ini petugas hanya menggunakan paket koding pribadi
dan tidak ada pemberian aset dari rumah sakit sehingga ketika ada mahasiswa praktik atau akan penelusuran kode petugas harus bergantian dan menyebabkan rusak, coding dan indeksing dalam satu unit dan pengindeksan menggunakan elektronik maka dibutuhkan penambahan komputer atau laptop sebab selama ini petugas hanya menggunakan fasilititas pribadi sehingga data-data tidak tersimpan di rumah sakit .
3 Aspek Ergonomi
Pada PK III ini kami melakukan identifikasi aspek ergonomi pada Unit Kerja coding di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya, hasilnya adalah unit coding diangap masih kurang baik/kurang ergonomis, hal ini dikarenakan kurangnya luas ruangan, sebab terbatas ruangan menyebabkan satu meja digunakan oleh 2 orang dan tempat penyimpanan yang terbats sehingga dokumen yang akan dan telah di kode disimpan di lantai dengan dokumen disimpan dilantai sehingga menyebabkan petugas harus membungkuk dan dapat meyebabkan sakitnya tulang punggung dan jarak antara penglihatan dengan komputer terlalu dekat sehingga dapat menyebabkan mata lelah. Sehingga dapat disimpulkan bahwa yang menjadi penyebab utama ketidak ergonomisan unit coding adalah kurangnya meja petugas dengan kondisi luas ruangan yang terbatas.
2 Manajemen Mutu Informasi Kesehatan a Quality Assurance
1 Sasaran Mutu Unit Kerja RMIK
Berdasarkan hasil wawancara dengan penanggung jawab ruangan, pada dasarnya Unit Kerja RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya tidak memiliki sasaran mutu secara tertulis melainkan semua pekerjaan yang mereka lakukan berdasarkan pada visi, misi rumah sakit dan KMK no 129 tahun 2008 tentang standar pelayanan minimal.
Meskipun tidak memiliki sasaran mutu tertulis dan hanya mengacu pada visi misi dan standar pelyanan minimal yang sebelumnya telah di jelaskan, unit RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautama namun berbagai upaya dilakukan untuk selalu memberikan pelayanan yang optimal dalam unit kerja rekam medis, sangat mengutamakan mutu dan kepuasan pelayanan rekam medis bagi pelanggan, dalam konteks ini yang merupakan pasien.
2 Metode Penetapan Sasaran Mutu Unit Kerja RMIK
Metode penetapan sasaran mutu Unit Kerja RMIK di RSUD Kabupaten Tasikmalaya sudah sesuai dengan SOP yang berlaku dan sasaran mutu pelayanan yang tidak ditetapkan secara langsung dan tertulis, melainkan berpacu pada visi dan misi rumah sakit, namun dari waktu ke waktu berusaha untuk meningkatkan pelayanan rekam medis menjadi lebih baik dan memberikan pelayanan yang terbaik untuk pasien.
Meskipun dalam pelaksanaannya masih ada beberapa hal yang belum dilakukan sesuai prosedur seperti dalam penanganan pendokumentasian yang belum lengkap RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya pada unit Analising. Padahal menurut Depkes RI, mutu pelayanan kesehatan adalah kinerja yang menunjuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan kesehatan yang satu pihak dapat menimbulkan kepuasan pada setiap pasien dengan kata lain mutu rekam medis yang baik adalah rekam medis yang memenuhi indikator-indikator mutu rekam medis diantaranya ialah kelengkapan isian resume medis. Rekam medis belum dikatakan lengkap apabila semua pencatatan tidak ditandatangani oleh dokter atau tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kewenangannya, nama terang, dan tidak diberi tanggal.
3 Sasaran Mutu yang Harus Dicapai Unit Kerja RMIK
Sasaran mutu yang harus dicapai pada unit kerja RMIK di RSUD Kabupaten Tasikmalaya adalah tingkat keakuratan
pengodean diagnose pada DRM pasien rawat jalan dan rawat inap setelah 1x24 jam pasien keluar dari rumah sakit.
Yang mana sasaran mutu ini diutamakan mengingat akan dilakukannya akreditasi pada tahun 2017 . Selain itu menjadi langkah awal yang dilakukan koordinasi dan kerjasama dengan petugas BPJS serta dokter untuk penunjang dalam keakuratan dalam pengkodean dokumen rawat jalan maupun dokumen rawat inap. Menurut keterangan Kepala Ruangan Rekam Medis, sasaran mutu ini sangat penting bagi petugas coding karena untuk memenuhi Standar Pelayanan Minimal, juga dapat meningkatkan mutu dari pelayanan, mengkode diagnosa dengan akurat akan memperlancar pengklaiman BPJS sehingga menjadi lebih praktis, efektif dan efisien.
b Manajemen Resiko
1 Kebijakan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) Manajemen Resiko
Pada PK III ini kami menganalisis salah satu jenis manajemen resiko Unit Kerja RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya yaitu SOP Penulisan tanda baca. Hal ini dikarenakan penulisan tanda baca adalah hal yang sangat penting karena mengandung simbol untuk kerahasian dokumen rekam medis, baik data klinis maupun data administratif. Sementara di Unit Kerja RMIK RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya ini penggunaan penulisan tanda baca terhadap dokumen rekam medis tertentu seperti dokumen rekam medis penderita HIV/AIDS namun kami hanya diberitahu bahwa dokumen penderita tersebut dirahasiakan oleh tim khusus, demi menjaga kenyamanan pasien tersebut dan kenyamanan pasien lainnya. 2 Monitoring Kesesuaian Kebijakan dan SOP
Berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pemberian kode penyakit (Coding), menunjukkan hasil analisis dokumen rekam medis bahwa dari 30 sampel dokumen rekam
medis hanya 9 sampel yang sesuai dengan SOP yang mengisi kode di formulir CM 002 dan formulir CM 0A3.1, 13 sampel hanya mengisi kode di formulir CM 002, 5 sampel hanya mengisi kode di formulir CM 03A.1 dan 3 sampel tidak mengisi kode di formulir CM 002 maupun formulir CM 03A.1. Dalam hal ini petugas coding kurang ketelitian dalam membuka dokumen rekam medis untuk melihat formulir CM 002 dan formulir CM 03A.1 disaat akan melakuan pengkodean. Penyebab kurang ketelitian petugas coding dalam membuka dokumen rekam medis adalah dalam penyusunan dokumen rekam medis formulir rawat jalan dan rawat inap tidak tersusun dengan rapi sehingga kemungkinan formulir CM 002 dan CM 03A.1 tidak terisi.
c Standar Pelayanan Minimal RMIK
Standar pelayanan minimal di unit kerja RMIK di RSUD Singaparna Medika Citrautama berdasarkan KMK nomor 129 tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, dimana petugas sudah mulai melakukan perhitungan terhadap setiap kegiatan yang ada pada SPM tersebut, dari mulai kelengkapan dokumen rekam medis, kelengkapan Informed Consent hingga pendistribusian dokumen rekam medis ke poli, URI dan UGD.
Menurut keterangan Kepala Ruangan Rekam Medis, pada proses distribusi sudah sesuai dengan SPM, yang belum sesuai adalah isi kelengkapan dokumen rekam medis, masih kurang dari 100%, tetapi hal tersebut mulai diatasi dengan melaporkan ke Kepala Pelayanan Medis, dimana yang nantinya akan ditindak lanjuti oleh bagian manajemen atas.
d Akreditasi Rumah Sakit
Saat ini RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya sedang dalam proses persiapan akreditasi yang akan dilaksanakan pada tahun 2017, dan baru memasuki tahap pembentukan kepanitiaan. Dari unit rekam medis hanya 2 yang bergabung dan berstatus PNS.
e Root Cause Analysis (RCA)
Kasus yang kami teliti adalah tentang petugas yang sedang mengoding saat mengambil dokumen rekam medis tebal pada tumpukan yang sangat tinggi dengan menggunakan 1 tangan menyebabkan nyeri otot, posisi tubuh membungkuk pada pengkodingan menyebabkan nyeri punggung dan pegal-pegal, alasan kami memilih kasus ini karena hal ini cukup berbahaya bagi keselamatan pegawai dan memiliki resiko tinggi. Sehingga sebaiknya dilakukan perencanaan untuk mengatasi masalah ini sehingga terjaminnya keselamatan bagi pegawai itu sendiri.
3 Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit, Masalah-masalah yang Berkaitan dengan Kesehatan dan Tindakan Medis
Berdasarkan SOP Sistem kodefikasi yang dilakukan pada Unit Coding di RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya dimulai dengan menerima dokumen dari Unit Assembling yang sudah dirakit. Kemudian petugas Coding akan melakukan kodefikasi pada beberapa formulir dalam dokumen rekam medis setiap pasien, tergantung pada jenis pasien tersebut apakah pasien umum atau BPJS.
Pada dokumen rekam medis pasien umum, jika pasien rawat inap maka petugas Coding hanya tinggal melakukan kodefikasi pada dokumen rekam medis saja tepatnya di formulir ringkasan masuk dan keluar serta formulir pengantar dirawat. Namun jika pasien rawat jalan maka kodefikasi dilakukan pada formulir rawat jalan saja. Hal ini dilakukan sebagai riwayat penyakit pasien yang juga di dokumentasikan melalui kode.
Pada dokumen rekam medis pasien BPJS, pada dasarnya sama dengan pasien umum yaitu dilakukan kodefikasi pada dokumen rekam medis. Namun khusus untuk pasien BPJS maka terdapat formulir-formulir tambahan diluar dokumen rekam medis yang sudah dipisahkan oleh Unit Assembling yang disebut berkas berisi SEP, berbagai persyaratan dan LPP (Lembar Persetujuan Pembayaran). Pada LPP ini lah terdapat diagnosis penyakit yang dicatat oleh dokter dan perlu dikode. Kemudian tidak hanya diagnosis penyakit saja yang dikode melainkan
juga kode tindakan yang didasarkan pada fotocopy berbagai diagnosis prosedur dan bukti operasi yang telah dilakukan.
Setelah dilakukan kodefikasi kemudian khusus berkas pasien BPJS ini dikirimkan ke pihak BPJS. Kode pada berkas ini sangat diperlukan untuk pengklaiman BPJS. Sedangkan dokumen rekam medis yang sudah di koding kemudian akan di simpan di Unit Filing sebagai bentuk dokumentasi riwayat penyakit pasien.
Namun sebelum disimpan ke Unit Filing dokumen rekam medis yang sudah di koding akan di Analising terlebih dahulu untuk di analisis kelengkapannya. Kemudian jika sudah selesai maka dokumen rekam medis tersebut akan di distribusikan pada Unit Indexing untuk dilakukan pengelompokan penyakit berdasarkan dari kode penyakit. Barulah setelah itu disimpan di rak Filing.
Petugas Coding di RSUD Kabupaten Tasikmalaya terdiri dari 2 orang. Semua petugas Coding tersebut menggunakan metode pengkodingan secara elektronik. Sistem Kodefikasi di RSUD Kabupaten Tasikmalaya sudah sesuai, para petugas Coding menentukan lead term dari penyakit pasien dan mencarinya di volume 3 ICD-10 elektronik lalu mencari di volume 1 ICD-10 serta memastikan kode penyakit sampai menemukan kode akhir dari penyakit tersebut. Dalam hal ini kami membandingkan hasil pengodean di rumah sakit dengan pengodean bedasarkan ICD-10 Volume 2 dan yang kami bahas adalah penyakit yanng kodennya tidak lengkap :
a) Diagnosa masuk G4P2A1 diagnosa anemia sedang+sus.ketuban pecah dini. Diagnosa utama P2A2 post kuretase atas indikasi aborsi komplit dengan tindakan kuretase.
Diagnosa Utama:
Abortion Inkomplete
Keterangan keterangan
Pengeluaran hasil konsepsi dari uterus tidak lengkap (Dorlan, 2008)
(2) ICD-10 Vol 3: Abortion (Complete) (Incomplete) (nonmedical) -accidental O03.- (Halaman 14)
ICD-10 Vol 1 : O03.- Spontaneous abortion [See before for subdivision]
Inc: miscarriage (Halaman 644) (3) ICD-10 Vol 1: .4 incomplete, without complication
(Halaman 642) (4) Kode Akhir : O03.4 (WHO. 2010)
Komplikasi keadaan:
(1) Lead term : Pregnancy
(2) ICD-10 Vol 3: pregnancy (single)(uterine) -compicated by-continued
--anemia (condition in D50-D64)O99.0 (halaman 527)
ICD-10 Vol 1 : O99.0 anaemia complicating Pregnancy, chidlbirth and the puerperium (condition in D50-D64) (halaman 677)
ICD-10 Vol 3: Anaemia D64.9 (halaman 44)
ICD-10 Vol 1: D64.9 Anaemia, unspecified (halaman234) ICD-10 Vol 3: Oservation
-disease
--specified NEC ZO3.8 (halaman 482) ICD010 Vol 1 : Z03.8 Observation for other suspected
disease and condition (halaman 983) Kode tindakan yang diberikan:
Dilatasion Curetage Keterangan keterangan
Pelebaran pengeluaran isi uterus (1) Lead term : Curettage
(2) ICD 9 CM Index : Curettage (with packing)(with secondary closure)
- see also (Halaman 295) Dilatation and curettage
ICD 9 CM Index : Dilatation and curettage, uterus (diagnostic) 69.09
Abortion 69.02 Delivery 69.02
To terminate pregnancy 69.01(Halaman 302) (3) ICD 9 CM Tabular : 69.01 Dilation and curettage for
termination of pregnancy (Halaman 175) (4) Kode Akhir : 69.01 (WHO. 2010)
Kode akhir : O03.4, O99.0, D64.9, Z03.8, 69.09
b) Diagnosa masuk G5P4A0 a/i 9 bulan PK 1 aktif d/PEB+susp. Presentasi majemuk. Diagnosa utama P5A0 a/i PEB+sus.presentasi majemuk.
Dignosa utama :
Pre-eclampsia Severe
Keterangan Suffix
Toksemia pada kehamilan Berat (1) Lead term : Delivery
(2) ICD-10 Vol 3: - casarean-continued
- - pre-eclampsia (see also Pre-eclampsia) 014.9 (Halaman 326)
(3) ICD-10 Vol 3: Pre-eclampsia O14.9 - Severe O14.1(Halaman 526)
(4) ICD-10 Vol 1: O14.1 Severe pre-eclampsia (Halaman 648) (5) Kode Akhir : O14.1 (WHO. 2010)
Komplikasi keadaan: Susp. Pres.Majemuk Observation
Keterangan
Pemeriksaan, control
(1) Lead term : Observation (2) ICD-10 Vol 3: - disease Z03.9
- - specified NEC Z03.8(Halaman 482)
(3) ICD-10 Vol 1: Z03.8 Observation for other suspected diaseses and condition (Halaman 983)
(4) Kode Akhir : Z03.8 (WHO. 2010) Kondisi:
ICD-Vol 3 : delivery -single
--Live born Z37.0 ICD-Vol 1 : Z37.0 Single live born ICD-Vol 3 : Infants
-Live --Born
---in hospital Z38.0
ICD-Vol 1 : Z38.0 single, born in hospital Kode tindakan :
Cesarean section Keterangan
Proses melahirkan melalui insisi abdome (1) Lead term : Cesarean section
(2) ICD 9 CM Index : Cesarean section 74.99 (Halaman 285) (3) ICD 9 CM Tabular : 74.99 Other cesarean section of unspecified
type
Cesarean section NOS
Obstetrical abdominouterotomy Obsterrical hysterotomy
(Halaman 182) (4) Kode Akhir : 74.99 (WHO. 2010)
Kode akhir : O14.1, Z038, Z37.0, Z38.0, 74.99.
c) Diagnosa masuk G3P2A0 aterm gemeli an 1 dan 2 lintang. Diagnosa utama P3A0 PMSC (partus maturus secti cesarean) a/i gemeli anak 1 dan 2 letak lintang=KMK=HTG dengan diberi tindakan SC
Diagnosa utama: Letak lintang
1 Lead term: Transverse
2 ICD- 10 Vol 3 : Transverse-see cndition
-lie (Mother) O32.2 (halama 625) 3 ICD-10 Vol 1: O32.2 maternal care for transverse abd
oblique lie (halaman 654) Lead term : Delivery
