Fail Meja Pem Tadbir Kewangan

(1)

KANDUNGAN

Bil

Perkara

Muka Surat

1 Senarai Tugas 1

2 Carta Organisasi Staf Sokongan 2

3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3

Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan Senarai Semak

:-4 Urusan Terimaan dan Pungutan 4-8

5 Urusan Pembelian 9 -12

6 Urusan Pembayaran 13 - 16

7 Urusan Panjar Wang Runcit 17 - 22

8 Urusan Penyediaan Buku Tunai 23 - 28

9 Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah 29 32

10 Urusan Pengurusan Stor (Urusan Stok) 33- 37

11 Urusan Pelupusan dan Hapuskira 38 - 41

12 Urusan Penyediaan Gaji (Payroll Berkomputer ) 42 - 46

13 Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan 47 - 52

14 Urusan Tuntutan Pelbagai 53 - 58

15 Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji 59 - 62

16 Urusan Perkiraan KWSP 63 - 66

17 Urusan Tuntutan Biasiswa 67 -70

18 Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Asrama 71 - 74

19 Senarai Undang-Undang yang diperlukan dan 75

Senarai Jawatankuasa yang dianggotai. 75

20 Norma kerja bagi tugas-tugas 76

(2)

Nama Anggota : Jawatan : No. Kad Pengenalan :

Tarikh mula bertugas di sekolah ini :

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg Jumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg Sabtu " 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari

KEWANGAN

1 Menguruskan Terimaan dan Pungutan Wang Bagi Akaun Kerajaan dan Suwa 2 Menguruskan Pembelian dan Pesanan bagi Akaun Kerajaan dan Suwa 3 Menguruskan Pembayaran bagi Akaun Kerajaan dan Suwa 4 Menguruskan Panjar Wang Runcit.

5 Menguruskan Penyediaan Buku Tunai bagi Akaun Kerajaan dan Suwa. 6 Menguruskan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah (PATSKOM). 7 Menguruskan stok -Harta Modal , Inventori dan Bekalan Pejabt. 8 Membantu Ketua Pembantu Tadbir bagi urusan Pelupusan dan Hapuskira. 9 Menguruskan Penyediaan Gaji Berkomputer dan Gaji Baucar Berasingan. 10 Menguruskan Pelbagai Tuntutan Pegawai dan kakitangan.

11 Menguruskan Pelbagai Potongan Gaji. 12 Menguruskan Tuntutan Biasiswa.

13 Menguruskan Tuntutan Pemberian Per Kapita dan Bantuan Asrama. 14 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.

1 SEPERTI PADA :

BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG

1 PENGETUA / GURU BESAR 1 1 0

2 PEN. KANAN PENTADBIRAN 1 1 0

3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID 1 1 0

4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM 1 1 0

5 PENYELIA PETANG 0 0 0

6 GURU KANAN M/PEL BAHASA 1 1 0

7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK 1 1 0

8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL 1 1 0

9 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL 1 1 0

10 GURU MEDIA 1 1 0

11 KAUNSELOR 1 1 0

12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) 0 0 0

13 GURU PENOLONG 40 40 0

0

JUMLAH GURU :- 50 50 0 14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 1 1 0

15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 0 0 0

16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 0 0 0

17 PEMBANTU TADBIR GRED N17 2 1 1

18 PENYELIA ASRAMA GRED N17 0 0 0

19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 3 2 1

20 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 2 1 1

1HB JANUARI 2005

SENARAI TUGAS

KHAMISAH BINTI ABU BAKAR

PEMBANTU TADBIR GRED N17

570220-01-6720

12/16/80

(3)

21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 0 0 0 22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 1 1 0 23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 3 2 1 24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 0 0 0

25 PEKERJA RENDAH AWAM 0 0 0

JUMLAH BUKAN GURU :- 12 8 4

JUMLAH BESAR :-

62 58 4

(4)

1

Urusan Terimaan dan Pungutan

1.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran. Urusan Terimaan dan Pungutan

I Resit mestilah dikeluarkan bagi setiap penerimaan wang.

II Memberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar.

4

1.2. Proses Kerja :- Urusan Terimaan dan Pungutan

Bil.Proses Kerja Pegawai yang

meluluskan / Dirujuk

Seksi Undang-Undang / Peraturan

1 Mendapatkan kelulusan kuasa menerima wang Pengetua /

AP 69. Guru Besar

2 Dapatkan Buku Resit daripada pegawai yang menjaga dan pastikan nombor siri. 3 Menerima wang dan keluar resit pada masa

urusan dibuat.

4 Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan Harian. 5 Merekodkan ke dalam Buku Tunai.

6 Menyerahkan wang dan Buku Kutipan Harian kepada Pengetua untuk disemak.

(5)

5

1.3Carta Aliran :- Urusan Terimaan dan Pungutan

Terima Surat Penurunan Kuasa, Keluar Surat kuasa daripada Pengetua serta senarai kutipan. Dapatkan Buku Resit Rasmi daripada Pembantu Tadbir Kewangan.

Guru menerima kutipan dari pelajar dan keluar resit serta-merta.

Rekod dalam Buku Kedatangan Pelajar/ daftar resit/ kutipan dalam Penyata Kutipan.

Isi Borang Penyerahan Kutipan. Serah wang kutipan bersama dengan Buku resit dan Borang Penyerahan Kutipan kepada Pembantu Tadbir.

Semak jumlah kutipan, Buku Resit dan Borang Minta penjelasan Penyerahan Kutipan.

dari guru tingkatan dan pembetulan

tidak

betul Betul

Ya

Turun tandatangan pada Borang Penyerahan Kutipan.

6

Keluarkan Resit Induk kepada guru tingkatan sebagai penerimaan

Catatkan daam Buku Kutipan Harian

Tulis slip masuk bank

Hantar wang ke bank

Semak salinan masuk bank selepas dibank dan failkan

(6)

Rekodkan dalam Buku Tunai

7

1.4Senarai Semak:- Urusan Terimaan dan Pungutan

Bil Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Tentukan surat kuasa menerima wang ada dikeluarkan.

2 Dapatkan Daftar Stok Buku Resit.

3 Pastikan buku resit ada untuk digunakan.

4 Sediakan Borang Serahan Kutipan.

5 Sediakan Buku Daftar Kutipan Harian.

6 Sediakan slip masuk bank.

7 Sediakan Buku Tunai.

8

Tindakan

(7)

2

Urusan Pembelian

2.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Pembelian

I Pastikan Tahap Stok.

II Pastikan peruntukan mencukupi untuk membuat pembelian. resit bagi semua wang yang dibayar.

III Senaraikan jenis pembelian.

IV Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar. V Mengemaskinikan rekod stok dari masa ke semasa.

9

2.2Proses Kerja :- Urusan Pembelian

1 Pastikan keperluan mengikut baki stok Pengetua/ Guru Besar 2 Pastikan baki peruntukan masih mencukupi.

3 Pastikan jenis/ kaedah pembelian perlu mendapatkan kelulusan dari JPN sekiranya pembelian melebihi dari had yang ditetapkan.

4 Senaraikan jenis pembelian dan dapatkan kelulusan Pengetua.

5 Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3 salinan. Dua salinan kepada pembekal. 6 Pastikan barang/ alatan yang diterima bersamaan

dengan pesanan yang dibuat.

7 Rekodkan ke dalam Daftar Stok Kad Kew 312/ Kad 313 Bekalan pejabat Kew 314.

(8)

10

2.3Carta Aliran :- Urusan Pembelian

Semak tahap stok

Semak peruntukan Pastikan jenis pembelian

- sebut harga 3 pembekal bagi pembelian melebihi RM20,000.00

- melebihi RM3,500.00 seunit minta kelulusan dari SBP

- pembelian runcit

Senaraikan pembelian dan dapatkan kelulusan Minta penjelasan Pengetua/ Guru Besar

dan sediakan senarai

baru yang diluluskan tidak lulus Betul Ya

Sediakan 3 salinan borang pesanan - salinan asal dan kedua kepada pembekal - salinan ketiga salinan Buku Pesanan Terima barang dan Nota Penghantaran, invois dan Pesanan Asal

Semak barang, nota penghantaran, invois/ bil - Pastikan kualiti barang

Minta betulkan dan - Pastikan kuantiti barang bekalkan semula barang - cop tarikh terima pada Bil/ Invois

Tidak betul

Betul

Masuk stok dan simpan barang. Rekod dalam Daftar Stok dan Inventori:

- Kew 312 - Kew 313 - Kew 314 dalam buku

Cop dan tandatangan pengesahan stok Rekod Bil/ Invois dalam Daftar Bil

11

2.4Senarai Semak:- Urusan Pembelian

1 Tentukan peruntukan masih mencukupi.

2 Senaraikan jenis pembelian.

3 Sediakan Borang Pesanan.

4 Rekodkan ke dalam Daftar Stok.

5 Pastikan semua dokumen direkodkan ke dalam Buku Daftar Bil

(9)

(10)

3

Urusan Pembayaran

3.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Pembayaran

I Pastikan baki peruntukan bagi Vot/ Buku Tunia berkenaan masih mencukupi. II Pastikan semua dokumen-dokumen yang berkenaan lengkap dan sempurna.

13

3.2Proses Kerja :- Urusan Pembayaran

1 Pastikan prosedur pembelian telah dipatuhi. 2 Pastikan Invois/ Bil dan pesanan tempatan diterima

balik dan jumlahnya adalah betul.

3 Pastikan peruntukan baki di Buku Tunai berkenaan adalah mencukupi.

4 Sediakan baucer pembayaran dalam dua salinan. 5 Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar 6 Tulis cek untuk pembayaran dan cop 'TELAH

DIBAYAR' padasemua dokumen yang berkenaan. 7 Dapatkan tiga tandatangan bagi cek yang jumlahnya

RM10,000.00 ke atas.

8 Rekod pembayaran dalam Buku Tunai dan pastikan ruangan butiran adalah betul.

9 Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal. 10 Rekod pembayaran dalam Daftar Bil. 11 Terima resit dan simpan dalam fail baucer.

(11)

14

3.3Carta Aliran :- Urusan Pembayaran

Pastikan prosedur pembelian dipatuhi

Pastikan Invois/ Bil dan Pesanan Tempatan diterima balik dan jumlahnya adalah betul Minta pembekal

betulkan Invois Lengkap

Ya tidak lengkap

Pastikan peruntukan mencukupi sebelum membuat pembayaran

Sediakan baucer pembayaran dan pastikan cop stok di atas pesanan tempatan

Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar Minta lengkapkan semula

baucer/ bil

Lulus Ya

Tulis cek untuk pembayaran dan cop jelas semua dokumen

Dapatkan tandatangan ke atas cek - 3 tandatangan bagi RM10,000,00 - 2 tandatangan bagi di bawah RM10,000.00 Rekodkan butiran dalam Buku Tunai dan pastikan ruangan butiran tepat/ betul\ Rekod dalam Daftar Bil

Hantar cek dan baucer kepada pembekal

Terima resit dan baucer yang telah ditandatangan

Masukkan fail

15

3.4Senarai Semak:- Urusan Pembayaran

1 Pastikan semua dokumen: - Pesanan Tempatan - Bil/ Invois adalah lengkap

2 Pastikan peruntukan masih mencukupi

3 Baucer pembayaran

4 Sediakan cek untuk pembayaran

5 Dapatkan tandatangan Pengetua/ Guru Besar dan Tindakan

(12)

Penolong Kanan

6 Hantarkan cek dan baucer kepada pembekal

7 Pastikan resit penerimaan diterima dari Pembekal

8 Pastikan pembayaran direkod dalam Daftar Bil

9 Pastikan pembayaran direkod dalam Buku Tunai

(13)

4

Urusan Panjar Wang Runcit

4.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Panjar Wang Runcit

I Dapatkan kebenaran untuk mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN dengan menggunakan Lampiran 'P' (Kertas Kerja) dan menyatakan amaunnya. II Apabila terima kelulusan, sediakan satu baucer bayaran untuk mengeluarkan

wang daripada kumpulan wang suwa daripada butiran kantin. III Dapatkan Surat Penurunan Kuasa Pengendalian Panjar Wang Runcit. IV Sediakan satu Buku Tunai Runcit untukl merekodkan segala rekupmen dan

pembayaran runcit.

V Pastikan Buku Tunai Wang Runcit ditutup dan ditimbangkan sebaik sahaja jumlah wang dibelanjakan telah direkupkan.

17

4.2 Proses Kerja :- Urusan Panjar Wang Runcit

1 Sediakan kertas kerja bagi menentukan keperluan JPN 1. A/P 97 (d) yang diminta:- Had Panjar Rucit Sekolah Menengah (Unit Kewangan)

RM500.00. 2. Surat Pekeliling

2 Hantar permohonan bagi mendapatkan kebenaran JPN Perbendaharaan Bil. 1 mewujudkan Panjar Wang Runcit bersama kertas (Unit Kewangan) Tahun 1982 kerja (Lampiran P).

3. Garis Panduan 3 Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Pengetua/Guru Perakaunan dan

Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan. Besar/ Audit Dalaman Kewangan Sekolah 4 Sediakan baucer bayaran untuk mengeluarkan

wang daripada Kumpulan Suwa kantin. 5 Sediakan satu Buku Tunai Wang Runcit untuk

merekod butir-butir pengeluaran cek di Bahagian terimaan seperti:

I Tarikh cek dan no cek ii Nombor baucar yang menyokong

pengeluaran cek iii Amaun

(14)

18

6 Resit-resit bayaran tunai kurang dari RM100.00 dari pembekal atau surat perakuan perbelanjan yang disahkan oleh Pengetua hendaklah dicatat di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Wang Runcit mengikut peruntukan perbelanjaan sama ada peruntukan Wang Suwa atau Wang Kerajaan/Wang Asrama

7 Sediakan Baucer Kecil berserta dokumen penyokong bil

8 Kemukakan baucer kecil/bil tunai kepada Pengetua untuk diluluskan

9 Buat bayaran berdasarkan bil/baucer yang diluluskan

10 Rekod butiran-butiran bayaran ke dalam Buku Tunai Panjar Wang Runcit

11 Sediakan cek-cek rekupmen bagi ketiga-tiga fund atas nama Pengetua

12 Tunaikan cek-cek rekupmen dan catatkan semula di ruang 'Terimaan' di Buku Tunai Wang Runcit 13 Catatkan juga bayaran di Buku Tunai mengikut

peruntukan/butiran

14 Buku Tunai Panjar Wang runcit ditutup dan diimbangkan setiap rekupmen dibuat 15 Tutup dan imbangkan Panjar Wang Runcit pada

31 Disember setiap tahun mencukupi jumlah

yang diluluskan

19

4.3Carta Aliran :- Urusan Panjar Wang Runcit

Sediakan Kertas Kerja bagi menentukan keperluan

Habtar permohonan kepada JPN dan sertakan juga Kertas Kerja Minta sediakan

Kertas Kerja semula Lengkap

Ya Tidak Lulus

Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan

(15)

Sediakan baucer kecil bagi tiap-tiap perbelanjaan

Dapatkan perakuan dan oengesahan Pengetua

Lulus Ya Betulkan dan

Dapatkan

Kelulusan Tidak Lulus

Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcit didapati berkurangan

Sediakan imbangan Panjar Wang Runcit

Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disember setiap tahun bagi mencukupi jumlah asal

20

4.4Senarai Semak:- Urusan Panjar Wang Runcit

1 Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta

2 Buat Surat Permohonan mendapat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit

3 Terima balik surat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN

4 Dapatkan surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit

5 Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcit dari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA) sebanyak amaun yang diluluskan

6 Tulis cek dan dapat dua tandatangan

7 Tunaikan cek

8 Sediakan Buku Tunai Wang Runcit

9 Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaan I) Tarikh cek

ii) Nombor baucer yang menyokong cek

iii) Amaun

21

Bil Tandakan ( _/) Catatan

Tindakan

(16)

10 Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutan dari Guru/Kakitangan

11 Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuan perbelanjaan

12 Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan

13 Jumlah pembayaran dan buat rekupmen

14 Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikut butiran dan amaun yang telah dibelanjakan

15 Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan ( Pengetua / Penolong Kanan )

16 Tunaikan cek

17 Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum 31 Disember

(17)

5

Urusan Penyediaan Buku Tunai

5.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Penyediaan Buku Tunai

I Dapatkan Buku Tunai

II Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan.

III Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaan/ pembayaran. IV Tutup urusniaga setiap akhir bulan.

V Terima Penyata Bank. VI Sedia Penyata Penyesuaian Bank.

V Dapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua.

23

5.2 Proses Kerja :- Urusan Penyediaan Buku Tunai

1 Dapatkan Buku Tunai Wang Kerajaan / Suwa / Pengetua/ Guru AP '44', 146 Asrama untuk penyelenggaraan secara berasingan. Besar

2 Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan bagi setiap peruntukan sekiranya ada.

3 Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaan atau bayaran.

4 Di bahagian terimaan (sebelah kiri) butir-butir berikut hendaklah

dimasukkan:-I Tarikh kutipan

II Butir-butir penerimaan (dari siapa) III Nombor resit

IV Amaun terimaan untuk tajuk-tajuknya V Jumlah terimaan

VI Tarikh dan jumlah dibankkan

5 Di bahagian 'Bayaran' (sebelah kanan) masukkan butir-butir

berikut:-I Tarikh bayaran

II Butir-butir bayaran (kepada siapa) III No. baucar

IV No. cek

V Amaun bayaran mengikut tajuk/ peruntukan VI Jumlah bayaran

(18)

6 Tutup urusniaga setiap akhir bulan.

7 Sediakan Penyata Penyesuaian Bank sebaik sahaja menerima Penyata Bank dengan catatan berikut:-Baki wang seperti di Penyata Bank pada…… CAMPUR: Kemasukan bank belum dikreditkan

Jumlah

XX XX

24

TOLAK: Cek-cek belum ditunaikan Tarikh Jumlah

XX XX

Baki wang seperti di Buku Tunai pada……

Pengetua/ Guru Serahkan Buku Tunai kepada Pengetua/ Guru Besar Besar/ Penolong / Penolong Kanan untuk disah dan ditandatangani Kanan/ Juruaudit dan kepada Juruaudit Dalaman untuk disemak Dalaman semula dan ditandatangan

25

5.3Carta Aliran :- Urusan Panjar Wang Runcit

Sediakan Kertas Kerja bagi menentukan keperluan

Habtar permohonan kepada JPN dan sertakan juga Kertas Kerja Minta sediakan

Kertas Kerja semula Lengkap

Ya Tidak Lulus

Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan

Rekod dalam Buku Panjar Wang Runcit Tarikh Masuk Bank

No. cek XX XX

(19)

Sediakan baucer kecil bagi tiap-tiap perbelanjaan

Dapatkan perakuan dan oengesahan Pengetua

Lulus Ya Betulkan dan

Dapatkan

Kelulusan Tidak Lulus

Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcit didapati berkurangan

Sediakan imbangan Panjar Wang Runcit

Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disember setiap tahun bagi mencukupi jumlah asal

26

4.4Senarai Semak:- Urusan Panjar Wang Runcit

1 Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta

2 Buat Surat Permohonan mendapat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit

3 Terima balik surat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN

4 Dapatkan surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit

5 Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcit dari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA) sebanyak amaun yang diluluskan

6 Tulis cek dan dapat dua tandatangan

7 Tunaikan cek

8 Sediakan Buku Tunai Wang Runcit

9 Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaan I) Tarikh cek

ii) Nombor baucer yang menyokong cek

iii) Amaun

27

Bil Tandakan ( _/) Catatan

Tindakan

(20)

10 Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutan dari Guru/Kakitangan

11 Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuan perbelanjaan

12 Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan

13 Jumlah pembayaran dan buat rekupmen

14 Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikut butiran dan amaun yang telah dibelanjakan

15 Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan ( Pengetua / Penolong Kanan )

16 Tunaikan cek

17 Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum 31 Disember

(21)

6

Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

6.1Peraturan-Peraturan

Pentadbiran:-Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember I Pastikan semua rekod dikemaskini dengan sempurna dan lengkap seperti:

a) Buku Tunai b) Buku Resit c) Daftar Kutipan Harian d) Daftar Bil

e) Buku Tunai Panjar Wang Runcit f) Buku Kedatangan Murid g) Daftar Penghuni Asrama

II Pastikan Penyata Penyesuaian Bank Bulan Disember telah dibuat. III Dapatkan Penyata Kewangan yang telah diaudit tahun lepas bagi penjelasan. IV Lengkapkan data-data Patskom yang berakhir pada 31 Disember dengan lengkap,

semak dan cetak:

a) Penyata Penerimaan atau Pembayaran b) Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan c) Lembaran Imbangan

d) Nota-nota kepada Kumpulan Wang Terkumpul e) Surat Pengakuan Pengetua

f) Lembaran Kerja semua jenis akaun

V Kirimkan Penyata- sediakan 4 salinan surat iringan/ lampiran Akaun Sekolah kepada:

g) 1 salinan (termasuk asal) ke Pejabat Audit Sekolah h) 1 salinan ke JPN

I) 1 salinan ke PPD j) 1 salinan untuk fail

29

5.2 Proses Kerja :- Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

1 Pastikan semua dokumen berikut telah lengkap dan Pengetua/ Guru AP '44', 146

ditutup. Besar

I Buku Tunai- Kerajaan / Suwa / Asrama II Daftar Kutipan Harian

III Daftar Bil

IV Buku Tunai Panjar Wang Runcit V Slip Bank dan Penyata Bank VI Fail Baucar

2 Semak Penyata Audit tahun lepas untuk mendapatkan baki awal tahun semasa. 3 Kemaskini rekod PATSKOM berkomputer pada

setiap bulan sehingga 31 Disember. 4 Dapatkan penyata-penyata

berikut:-I Penyata Penerimaan dan Pembayaran II Penyata Imbangan

III Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan IV Nota-Nota Wang Terkumpul V Penyata Penyesuaian Bank VI Perakuan Pengetua/ Guru Besar 5 Sediakan Penyata di dalam 4

salinan:-I 1 salinan asal- Audit Sekolah II 1 salinan kedua- JPN (Unit Kewangan) III 1 salinan ketiga- PPD (Unit Kewangan)

(22)

IV 1 salinan keempat- salinan sekolah 6 Terima Laporan Audit daripada Pejabat Audit

Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia. 7 Ambil tindakan segera sekiranya ada kuiri audit. 8 Failkan laporan audit di dalam fail berkenaan.

30

6.3Carta Aliran :- Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

Pastikan semua rekod dikemaskinikan

Minta lengkapkan - Buku Tunai

dokumen yang - Buku Resit/ Penyata kutipan - Baucer/ Bil

Tidak - Stok Lengkap - Bank slip

Pastikan penyata penyesuaian bank Disember telah dibuat

Dapatkan Penyata Audit tahun lepas bagi pelarasan

Masukkan data-data Patskom akaun berakhir pada 31 Disember

- Penyata Penerimaan/ Pembayaran - Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan - Nota- Nota kepada penyata Kumpulan wang Terkumpul

- Penyata Imbangan

- Surat Perakuan Pengetua/ Guru Besar

Dapatkan pengesahan dan perakuan Pengetua Minta sediakan

pembetulan penyata Lengkap

Tidak Lengkap

Ya

Hantarkan kepada Jabatan Audit Sekolah - 1 salinan Jabatan Pelajaran Negeri - 1 salinan ke Pejabat Pelajaran Daerah - 1 salinan fail

Pemeriksaan oleh pihak Jabatan Audit

Minta beri penjelasan

perkara yang Terima Penyata Audit yang sebenar untuk

berkaitan tahun berkenaan

Masukkan fail

31

5.4Senarai Semak:- Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

1 Semak Buku Tunai Kerajaan/ Suwa/ Asrama telah dikemaskini dan ditutup.

2 Pastikan semua data di Buku Tunai telah dimasukkan ke dalam PATSKOM.

3 Pastikan Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember telah dibuat.

4 Semak Penyata Audit Tahun lepas. Tindakan

(23)

5 Semak Penyata Imbangan/ Penyata Penerimaan dan Pembayaran/ Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan dan Nota- Nota Wang Terkumpul.

6 Semak Penyata-penyata yang telah dicetak dalam 4 salinan.

7 Serah penyata kepada Pengetua untuk Perakuan.

8 Hantar penyata kepada Pejabat Audit Sekolah, JPN dan PPD.

9 Semak Laporan Audit Sekolah selepas terima Laporan Audit tahun berkenaan.

10 Ambil tindakan sekiranya ada kuiri audit.

(24)

7

Urusan Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Pengurusan Stor

Pentadbiran:-Urusan Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Pengurusan Stor

1 Pastikan ada stor yang sesuai. Borang yang digunakan

ialah:-a) Kew. PA 2 - Untuk Daftar Harta Modal b) Kew. PA 3 - Untuk Daftar Inventori c) Kew. PS 3 & PS 4 - Untuk Daftar Pengurusan Stor. d) Kew. PA 6 - Untuk Daftar Pengerakkan Harta Modal

dan Inventori 2 Semak dan rekod stok mengikut

jenis:-Kew.PA 2- Barang tak luak nilai RM1000.00 dan ke atas tidal termasuk perabot, Permaidani dan langsir tanpa mengira kos /rekod penyelengggaraan Kew.PA 3 - Barang tak luak bernilai RM1000.00 ke bawah termasuk perabot,

Permaidani dan perabot tanpa mengira kos

Kew.PS 3 & PS 4 - Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak luak tapi nilainya rendah Dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya

Kew.PA 6 - Pergerakan pinjaman harta modal / inventori 3 Pastikan semua data berkaitan dicatatkan mulai dari tarikh perolehan 4 Memastikan lokasi Harta Modal, Inventori dan bekalan pejabat direkodkan 5 Apabila membuat pengeluaran barang, pastikan ditandatangan oleh penerimanya 6 Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac

tahun berikutnya

iaitu:-(i) Laporan Harta Modal dan Inventori;

(ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori; (iii) Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan (iv) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib.

7 Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya: (i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) (ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) (iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) (iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16)

(v) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20)

(vi) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)

33

7.2 Proses Kerja :- Urusan Pengurusan stor

1 Susun borang mengikut kumpulan Pengetua / Pek. Perb. Bil. 5/2007 & 5/2009 Kumpulan A - 30% barang yang mempunyai nilai Ketua Pembantu

Pembelian Tahunan tertinggi Tadbir Kumpulan B - Mengandungi 70% bakinya

2 Pastikan tahap stok barang mengikut kumpulan Kumpulan A - Kuantiti stok maksima

= 4 bulan penggunaan - Angka Menokok Stok = 3 bulan penggunaan - Kuantiti stok minima = 2 bulan penggunaan 3 Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap stok

berada di stok minima atau menokok stok Semak barang yang di terima - Kualiti

- Kuantiti

4 Semak dan rekod stok mengikut

jenis:-Kew.PA 2 - Barang yang tak luak nilai RM1000.00 dan ke atas tidak termasuk perabot,

(25)

rekod penyelenggaraan

Kew.PA 3 - Barang yang tak luak nilai RM 1000.00 ke bawah termasuk perabot, permaidani dan perabot tanpa mengira kos

Kew. PS 3 & PS 4 - Barang yang tak luak dan alatan pejabat yang tak luak tapi nilainya rendah dan tidak ekonomik untuk di kesan penempatannya

Kew.PA 6 - Pergerakan pinjaman harta modal/inventori

34

Senarai Inventori - Iaitu senarai penempatan semua jenis barang dalam sesuatu penempatan 5 Sediakan borang pengeluaran barang dan pastikan

tandatangan pegawai yang mengeluarkannya dan direkod dalam stok

6 Semak dari masa ke semasa stok fizikal dengan rekod stok bersamaan Harta Modal dan Inventori

- Semakan 1 kali setahun. setahun

-

7 Buat pelupusan barang-barang bila didapati Borang Kew. PA 17 (Pelupusan)

- barang-barang tidak diperlukan lagi - barang-barang yang tidak boleh

digunakan lagi

35

7.3Carta Aliran :- Urusan Pengurusan Stok

Pastikan ada stor yang sesuai

Susun barang mengikut Kumpulan A & B Pastikan tahap stok barangan

Terima barang yang dipesan

Semak barang yang diterima dari segi kualiti &

Minta dibekalkan kuantiti

barang semula

Lengkap Ya

(26)

Rekod dalam stok (Kew. PA 2, Kew. PA 3 dan Kew.PS 3 & PS 4)

Susun di dalam tempat yang sesuai Sediakan borang bagi pengeluaran barang stok Dapatkan tandatangan pegawai yang mengeluarkan barang

Semak stok dari masa ke semasa Pastikan catatan

keluar masuk barang pada masa berlaku urusan

Lantik pegawai 'Pemverikasi Stor' Sediakan pelupusan jika didapati - Barang tidak diperlukan lagi - Barang yang tidak boleh digunakan lagi

36

7.4Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Stor

1 Susun barang mengikut kumpulan

2 Pastikan tahap stok barangan

3 Terima barang

4 Semak kuantiti barang

5 Merekodkan ke dalam rekod

6 Menyusun di tempat yang sesuai

7 Menyediakan borang untuk pengeluaran barang-barang

8 Mendapatkan tandatangan pegawai yang mengeluarkan barang.

9 Menyemak stok dari masa ke semasa.

10 Menyediakan prosedur untuk pelupusan / hapuskira.

37

Tindakan

(27)

8

Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira

Pentadbiran:-Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira

1 Memastikan barang-barang yang hendak dilupuskan/ hapuskira itu barang- barang yang tidak diperlukan serta barang yang tidak boleh digunakan lagi.

2 Melantik 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dari urusan stok untuk menjadi Lembaga Pemeriksa.

3 Borang-borang pelupusan/ hapuskira: a) 300V dalam 6 salinan b) Lampiran J c) Lampiran K d) Lampiran L

4 Jika barang itu hilang/ dicuri hendaklah mendapat laporan dari Pengawal Keselamatan dan Laporan Polis.

5 Lembaga Pemeriksa boleh memeriksa barang-barang yang hendak dilupuskan itu yang harganya RM10,000.00 seunit dan keseluruhan RM100,000.00

6 Barang yang kurang dari RM10,000.00 seunit dan keseluruhan kurang RM100,000.00 boleh tanpa Lembaga Pemeriksa.

7 Terima keputusan pelupusan / hapuskira dari Lembaga Pemeriksa iaitu Sijil 300X. 8 Selepas itu baharulah barang-barang tersebut boleh dikeluarkan dari stok dengan

mencatatkan bilangan surat kelulusan berkenaan.

38

8.2 Proses Kerja :- Urusan Pengurusan Pelupusan / Hapuskira

1 Pastikan barang-barang yang hendak dilupuskan Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira

- Pelupusan

- Kategori barang yang tidak diperlukan lagi - Kategori barang yang tidak boleh digunakan

lagi - Hapuskira - Kehilangan

- Hasil/ kutipan yang tidak boleh didapatkan lagi

2 Sediakan borang pelupusan/ hapuskira - Pelupusan 300V dalam 6 salinan - Hapuskira

Lampiran J Lampiran K Lampiran L

Dan Laporan Pengawal Keselamatan, Laporan polis awal dan terkini 3 Mengeluarkannya dari stok.

4 Tindakan pelupusan diambil dalam masa 3 bulan dari tarikh sijil kelulusan (300X) dikeluarkan.

(28)

39

8.3Carta Aliran :- Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira

Memastikan barang-barang yang dilupuskan Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira - Barang yang tidak diperlukan lagi - Barang yang tidak digunakan lagi - Kehilangan

- Hasil yang tidak boleh didapatkan lagi Lantikan Lembaga Pemeriksa (sekolah) - 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dari urusan stok

Pemeriksaan barang-barang oleh Lembaga Pemeriksa

Catatkan barang rosak - sediakan syor dalam stok yang betul

Lengkap Ya

Sediakan borang pelupusan / hapuskira - pelupusan 300V

- hapuskira Lampiran J, K dan L - Laporan Jaga dan Polis

Minta lengkapkan Hantar ke JPN

borang pelupusan atau hapuskira

Lulus

Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa - barang yang kurang RM10,000.00 oleh Lembaga Tanpa Pemeriksaan - barang yang melebihi RM10,000.00 oleh Lembaga Pemeriksa

Terima surat kelulusan pelupusan / hapuskira Sijil 300X

Mengeluarkan dari stok

40

8.4Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira

1 Pastikan barang yang hendak dilupuskan

2 Pastikan jenis pelupusan

3 Lantikan Lembaga Pemeriksa

4 Tindakan Lembaga Pemeriksa

5 Menyediakan borang pelupusan atau hapuskira Tindakan

(29)

6 Hantar ke Bahagian Sekolah

7 Kelulusan Bahagian Kewangan Negeri

8 Pengeluaran dari stok

(30)

9

Urusan Penyediaan Gaji (Payroll)

Pentadbiran:-Urusan Pengurusan Gaji (Payroll)

1 Pastikan Kew. 8 diluluskan oleh JPN sebelum pembayaran dibuat. 2 Pastikan Sijil Gaji Akhir disediakan dan Sijil Gaji Akhir pertukaran dari luar

negeri diluluskan oleh Akauntan Negeri berkenaan. 3 Dapatkan Nombor Gaji

4 Dapatkan dokumen peribadi (salinan) a) Kad Pengenalan b) Sijil KWSP c) Cukai Pendapatan d) Akaun Bank

5 Pembayaran dibuat pada bulan berkenaan

42

9.2 Proses Kerja :- Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll

1 Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN. Surat Pekeliling Akauntan Negara 2 Catat dalam buku KIV Payroll- bulan di mana Bil. 3/1993

tindakan payroll diambil.

3 Bagi pegawai yang bertukar pastikan ada Sijil Gaji Jadual PCB Akhir yang lengkap iaitu:

3.1 Nama Jadual Ketiga 92 KWSP

3.2 No. Kad Pengenalan 3.3 No. Gaji

3.4 Jumlah gaji dan elaun-elaun ITKA, Keraian rumah, elaun tanggungjawab

3.5 Tarikh sehingga bayaran dibuat 3.6 Jenis-jenis potongan - Perumahan - Cukai Pendapatan - KWSP - Tabung Haji - MNI - Pinjaman Kenderaan - Pinjaman MARA - Pendahuluan Diri 3.7 Tarikh pergerakan gaji

4 Sediakan borang SG20 yang lengkap dalam 2 salinan

(31)

dilaporkan isikan semua perkara/ butiran dalam borang SG20 berkaitan

4.2 Bagi pindaan dalam pusat pembayaran yang sama - (P) isi semua butiran SG20 berkaitan 4.3 Bagi tindakan (T) isikan bahagian di mana

perubahan berlaku

5 Pegawai yang menyediakan perlu turunkan Ketua Pembantu tandatangan, nama, jawatan dan tarikh di ruangan Tadbir N22 disediakan oleh

43

6 Pengetua perlu turunkan tandatangan, nama, Pengetua/ Penolong jawatan dan tarikh di ruang Disahkan Oleh Kanan/ Penolong

Kanan HEM 7 Turunkan cop jawatan rasmi di ruangan sediakan dan

disahkan oleh

8 Susun senarai SG20 mengikut nombor gaji yang kecil dahulu dan no. siri.

9 Sertakan juga dokumen sokongan bagi perubahan yang berkaitan.

9.1 Dokumen- No. Akaun Bank - Arahan Potongan

10 1 salinan kepada AG Negeri dengan sertakan surat iringan

- 1 salinan fail sekolah 11 Terima slip gaji pembayaran

11.1 1salinan asal kepada kakitangan berkenaan 11.2 Salinan untuk fail sekolah

12 Terima Master Listing dan dokumen -dokumen lain berkenaan gaji R1, R2, R3 , R5 dan lain-lain. 13 Laporan R2 untuk direkodkan dalam Buku Vot

44

9.3Carta Aliran :- Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll

Terima Kew. 8 yang telah lulus dari JPN

Rekod dalam buku penerimaan

Catat dalam buku K.I.V Payroll

Sediakan SG20 (Kew. 20) dan lengkap Hantar kepada Pengetua untuk dapatkan tandatangan cop rasmi

Minta sediakan SG20 semula

(32)

Ya

Hantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri dan pastikan dokumen sokongan disertakan jika

Minta penjelasan berkaitan

sediakan SG20 semula

dan dokumen tambahan Lulus

Ya

Terima slip gaji bulanan

Semak slip gaji

- salinan asal kepada pegawai berkenaan - 1 salinan failkan

45

9.4Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Gaji (Payroll)

1 Terima Sijil Gaji Akhir

2 Terima Kew. 8 yang telah diluluskan

3 Catat dalam Buku KIV payroll

4 Sediakan borang SG20

5 Pastikan butiran dalam Borang SG20 yang berkaitan diambil tindakan

6 Pastikan tandatangan, nama, jawatan dan cop rasmi diturunkan di ruangan disediakan oleh dan disahkan oleh

7 Pastikan dokumen-dokumen sokongan kepada tindakan berkaitan SG20 disertakan diakui oleh

8 Borang SG20 dan dokumen bulanan dihantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri

9 Terima slip pembayaran dari Bahagian Kewangan /AG Negeri

10 Edarkan slip asal kepada Pegawai berkenaan

11 Salinan slip difailkan

46

Tindakan

(33)

10

Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan

10.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan

1 Pastikan Kew. 8 diluluskan oleh Jabatan Pelajaran Negeri

2 Pastikan Sijil Gaji Akhir -- Pertukaran luar kelulusan Akauntan Negeri berkenaan 3 Dapatkan dokumen peribadi pegawai

a) Kad Pengenalan b) Sijil KWSP

4 Pembayaran dibuat dengan kadar segera.

47

10.2 Proses Kerja :- Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan

1 Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN. Surat Pekeliling Akauntan Malaysia 2 Sediakan dokumen pembayaran Bil. 3 Tahun 1993

2.1 Penyata pembayaran dan pastikan butiran

berikut dicatatkan (3 salinan) Jadual Potongan

- Nama pegawai Cukai Berjadual (PCB)

- Nama sekolah - Tempoh pembayaran

- Jumlah gaji dan elaun-elaun (ITKA,

elaun Keraian, elaun tanggungjawab Jadual KWSP

atau elaun khas) Ketiga 1992

- Potongan yang berkaitan (cukai pendapatan KWSP, Tabung Haji, MNI, perumahan, kenderaan, pendahuluan diri) - Jumlah potongan - Jumlah bersih

2.2 Sediakan baucar pembayaran 304 (3 salinan) dan lengkapkan butiran (bagi satu pembayaran)

- Bagi bulan tahun - Jenis

- Tarikh dan tahun disediakan - Kod Jabatan/ Nama Jabatan - Kod PTJ Nama Pusat

Tanggungjawab - Nama penerima

(34)

- No. Kad Pengenalan - Perihal

- Perihal cek (akaun penerima) 3 Perbelanjaan di masuk ke dalam

a) Kod Maksud b) Kod Jabatan c) PTJPK

d) Program / Akti Amanah

48

meluluskan / Dirujuk Seksi Undang-Undang / Peraturan e) Objek f) Amaun g) Jumlah Bersih

h) Amaun (dalam perkataan Ringgit) AP 95 dipatuhi

-(Disediakan oleh)

- tandatangan, tarikh cop rasmi AP 99 dan AP 102 dipatuhi

- tandatangan, tarikh cop rasmi 4 Sekiranya pembayaran melebihi satu amaun

gunakan borang 304A

4.1 Perhatian kepada borang 304 hanya - butiran a hingga e perlu dicatat - perihal cek [Berganda(Bil. Cek)] - perbelanjaan dimasuk ke dalam

akaun di bawah (a hingga h) - AP. 95 dan AP 99 dan AP102 4.2 Butiran 304A seperti

- tahun kewangan 19__ - Jenis

- Tarikh Baucar - Kod Jabatan - Kod PTJ Nama Pusat

Tanggungjawab - Nama Penerima - No. Kad Pengenalan - Alamat/ Nama Bank - Perihal

- Amaun (Jumlah Bayaran) - Perihal (Akaun penerima) - Tandatangan pegawai disediakan

nama, cop dan tarikh - Tandatangan pegawai disahkan

nama, cop dan tarikh 5 Bagi gaji sediakan Kew.321 (3 salinan)

49

6 Penyata dan dokumen yang disediakan dengan lengkap dihantar ke Bahagian Kewangan/ AG Negeri unutk kelulusan

7 Terima cek pembayaran daripada Bahagian Kewangan /AG Negeri

7.1 Pembayaran gaji kepada pegawai berkenaan 7.2 Uruskan cek-cek potongan yang berkaitan 8 Borang KWSP E dan butiran

dicatat:-a) No. Rujukan Majikan b) Nama Majikan

(35)

c) Alamat Majikan d) Caruman bagi tahunan e) No. Ahli

f) No. Kad Pengenalan g) Nama Ahli

h) Bulan-bulan caruman (M dan P) (Jan - Dis) (termasuk jumlah dan potongan) I) Jumlah dibawa ke hadapan (jika helaian tidak

mencukupi) j) Jumlah bulanan

k) Tandatangan, nama, Kad Pengenalan Majikan dan cop rasmi

9 Rekodkan butir cek dalam Daftar Terimaan cek 10 Failkan satu salinan.

50

10.3 Carta Aliran:- Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan

Terima Kew.8 yang diluluskan oleh Jabatan Peljaran negeri

Rekod dalam buku penerimaan surat

Sediakan pembayaran- baucar berasingan dan penyata potongan

Dapatkan tandatangan Pengetua untuk Minta sediakan semula Perakuan dan pengesahan baucar potongan Tidak

Lulus Lulus

Ya

Hantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri Minta dibetulkan

semula baucar Tidak Lulus

penyata Lulus

Ya

Terima cek pembayaran

Rekod butiran cek dalam daftar cek

Buat pembayaran kepada pegawai serta jabatan atau syarikat terlibat dengan potongan Masukkan fail

51

10.4Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Pembayaran Berasingan

(36)

1 Terima Kew. 8 yang dilulus oleh JPN.

2 Terima Sijil Gaji Akhir

3 Penyata Tunggakan/pembayaran disediakan

4 Kew.304A disediakan

5 Kew.304A disediakan - Kew.321 disediakan

6 Pastikan tandatangan, nama jawatan, tarikh/ cop rasmi diturunkan pada AP 95, AP 99 dan AP 102 (Kew.304)

7 Pastikan dokumen-dokumen sokongan berkaitan pembayaran - diakui sah dan disertakan

8 Penyata tuntutan dan dokumen yang lengkap dihantar dalam ( 3 salinan)

9 Terima cek pembayaran

10 Rekod butiran cek dalam daftar cek

11 Uruskan pembayaran dan cek-cek potongan Borang KWSP E dan F

12 Failkan satu salinan

(37)

11

Menguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai

11.1Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi

Menguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai

1 Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan ( surat arahan) 2 Pastikan kadar-kadar yang sebenar tuntutan di buat

3 Surat dokumen perlu diakui sah 4 Tuntutan tidak berulang/bertindih

53

11.2 Proses Kerja :- Urusan Tuntutan Pegawai

1 Sediakan borang tuntutan perjalanan lengkap oleh pegawai yang membuat tuntutan

2 Mengisi maklumat-maklumat yang terdapat pada Lampiran "A"

Muka 1

1 Nama Pegawai 2 No. Kad Pengenalan 3 Gred, Kategori dan Jawatan 4 Gaji, Elaun-elaun 5 Butir-butir Kenderaan 6 Alamat Pejabat 7 Alamat Rumah Muka 2 1 Tarikh

2 Waktu Bertolak dan Sampai 3 Tujuan/Tempat 4 Jarak ( KM ) / Tambang Muka 3 1 Butir-butir Elaun Pejalanan Kenderaan 2 Butir-butir Tambang Pengangkutan Jalan

(38)

3 Butir-butir Tuntutan Elaun Makan/Harian Muka 4

1 Butir-butir Tuntutan Bayaran Sewa Hotel 2 Tuntutan Pelbagai

Muka 5

1 Tandatangan Pegawai

2 Tandatangan Pengesahan Ketua Jabatan

54

3 Mengisi butir-butir Baucer Kew.304 1 Tahun Kewangan 2 Kod-Kod Pembayaran 3 Nama Jabatan

4 Nama Pusat Tangunggjawab 5 Nama Penerima

6 No. Kad Pengenalan/Akaun Bank 7 Alamat 8 Perihal 9 Ruang-ruang seperti : I) Maksud ii) Jabatan iii) PTJ iv) Prog/Akt/Amanah v) Objek vi) Amaun

10 Tandatangan Pegawai yang sediakan Tandatangan Pegawai yang periksa 2 orang pegawai tandatangan 11 Ruang tandatangan nama jawatan serta

dengan cop mereka

4 Mengisi butir-butir Kew.304A ( jika penerima lebih dari seorang)

55

5 Semua Penyata Tuntutan dokumen-dokumen berkaitan seperti bil hotel, bil dobi, surat jemputan dan lain-lain hendaklah disahkan oleh Pengetua 6 Semua Penyata Tuntutan dan dokumen berkenaan

dihantar ke Bahagian Kewangan/AG Negeri berserta sampul dan alamat penerima dalam dua salinan

7 Terima cek pembayaran rekod butiran cek dalam daftar cek

(39)

9 Salinan difailkan

56

11.3 Carta Aliran:- Urusan Tuntutan Perjalanan

Sediakan borang mencukupi kepada kakitangan

Pemohon mengisi butiran perjalanan

Terima borang dari pemohon dan semak

Minta pemohon

Lengkapkan Tidak Lengkap

butiran dan Lengkap dokumen

Ya

Sediakan baucer Kew.304, Kew. 304A, kew.302 ( kelompok )

Dapatkan tandatangan Pengetua dan Cop rasmi

Minta lengkapkan semula

Lengkap Ya

Hantar ke Bahagian Kewanga/AG Negeri ( 3 salinan) Kenalpasti kesilapan buat pembetulan Lulus Ya

Terima pembayaran dan rekod butiran cek

Pembayaran kepada pegawai ( pemohon berkenaan)

57

11.4Senarai Semak:- Urusan Tuntutan Pegawai

(40)

1 Sediakan Borang Tuntutan

2 Serah borang kepada pegawai yang membuat tuntutan

3 Semak borang tuntutan dan cop rasmi

4 Dapatkan dokumen tambahan

5 Sediakan baucer bayaran 304/304A dan 302

6 Hantar kepada Pengetua untuk ditandatangani

7 Dokumen yang lengkap dihantar kepada Jabatan Akauntan Negar cwgn Johor

8 Terima cek bayaran dari Jabatan Akauntan Negara cwg Johor

9 Rekodkan butiran cek dalam daftar cek

10 Bayaran cek kepada pegawai

11 Failkan

(41)

12

Urusan Arahan Pelbagai Potongan

12.1Peraturan-peraturan Yang Perlu Dipatuhi

Urusan Arahan Pelbagai Potongan

1 Terima arahan potongan daripada pihak yang berkaitan 2 Semak jenis potongan untuk pastikan kodkan 3 Sediakan borang SG 20 untuk Payroll

4 Masukkan amaun potongan dengan 2 salinan surat arahan potongan 5 Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor

12.2Jenis-jenis Potongan Gaji

1 Cukai Pendapatan - PCB atau arahan potongan melalui CP 38 2 Pinjaman Perumahan

3 Pinjaman Kenderaan 4 Insuran Takaful 5 Insuran MNI 6 Pinjaman Komputer 7 Pendahuluan Diri ( jika ada) 8 Sewa Rumah Kerajaan 9 Tabung Haji

10 Pemulangan Pinjaman Pelajaran

Nota:- Caruman KWSP akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara Berdasarkan kepada jumlah gaji dan emolumen lain.

Begitu juga potongan Biro Angkasa akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara melalui arahan terus daripada Biro Angkasa

59

12.3 Proses Kerja :- Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji

1 Teima arahan potongan daripada pihak yang Ketua Pembantu

berkenaan Tadbir a) Cukai Pendapatan b) Pinjaman Perumahan c) Pinjaman Kerajaan d) Tabung Haji e) Insuran M.N.I. f) Pinjaman MARA

2 Semak jenis potongan - pastikan kodnya 3 Sediakan birang SG.20 untuk tindakan payroll.

Masukkan amaun potongan dengan 2 salinan surat arahan potongan

(42)

60

12.4 Carta Aliran:- Urusan Pelbagai

Terima surat arahan potongan

Semak jenis potongan untuk pastikan kod potongan

Sediakan Borang SG.20 untuk tindakan gaji

Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor

12.5

61

Senarai Semak:- Urusan elbagai Potongan

1 Dapatkan surat arahan potongan

2 Pastikan jenis potongan

3 Semak jumlah potongan

4 Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor Tindakan

(43)

(44)

13 Urusan Perkiraan KWSP

13.1Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi

Urusan Perkiraan KWSP

1 Pastikan kelulusan Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri 2 Sediakan SG. 20 atau baucer berasingan

3 Pastikan tarikh dan tahun pembayaran 4 Semak Jadual Ketiga KWSP yang terkini 5 Dapatkan amaun potongan KWSP

63

13.2 Proses Kerja :- Urusan Perkiraan KWSP

1 Memastikan kelulusan Kew. 8 Jabatan Pelajaran

2 Semak gaji bulanan Negeri

3 Sediakan SG. 20 4 Pastikan tahun pembayaran

5 Pastikan rujukan Jadual Ketiga KWSP yang terkini

(45)

64

12.4 Carta Aliran:- Caruman KWSP

Terima Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri

Semak jumlah gaji

Tindakan Borang Perubahan Gaji / Baucer berasingan

Semak jadual KWSP terkini

65

13.4Senarai Semak:- Urusan Perkiraan KWSP

1 Terima kelulusan Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri

2 Menyemak gaji bulanan pegawai

3 Menyediakan SG. 20

4 Menyemak Jadual KWSP yang terkini Jabatan Pelajaran Negeri

(46)

(47)

14 Urusan Tuntutan Biasiswa

14.1Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi Urusan Tuntutan Biasiswa

1 Pastikan senarai nama pelajar yang mendapat biasiswa mengikut peruntukan masing-masing

2 Asingkan setiap satu Biasiswa

3 Sediakan senarai nama mengikut Biasiswa yang ditetapkan termasuk No. Akaun Pelajar

4 Hantarkan je Jabatan Pelajaran Negeri - Unit Biasiswa 5 Menunggu bayaran yang akan dikreditkan melalui akaun pelajar

6 Memaklumkan kepada pelajar mengenai kemasukan Biasiswa ke akaun mereka

67

14.2 Proses Kerja :- Tuntutan Biasiswa

1 Menerima senarai nama pelajar yang Biasiswa/Jabatan mendapat biasiswa Pelajaran Negeri 2 Maklum kepada pelajar tawaran biasiswa yang

diperolehi

3 Dapatkan salinan fotostat Buku Akaun Bank Simpanan Nasional ( Giro )

4 Hantar senarai nama pelajar berserta dengan No. Akaun Bank / No. Kad Pengenalan ke Jabatan Pelajaran Johor - Unit HEM

5 Terima senarai nama pelajar yang menerima biasiswa mengenai wang yang telah dikreditkan ke akaun masing-masing.

6 Memaklumkan kepada pelajar mengenai kemasukan biasiswa ke akaun mereka

(48)

68

12.4 Carta Aliran:- Urusan Tuntutan Biasiswa

Terima senarai nama pelajar yang menerima biasiswa dari Bahagian Biasiswa / Jabatan Pelajaran Negeri

Memohon / menerima Waran Peruntukan daripad Bahagian Biasiswa

Sediakan baucer tuntutan berserta dengan senarai nama mengikut biasiswa yang ditetapkan

Hantarkan ke Bahagian Kewangan / AG Negeri

Menerima pembayaran dari Bahagian Kewangan / AG Negeri terus ke akaun pelajar

69

14.4Senarai Semak:- Tuntutan Biasiswa

1 Senarai menerima pelajar mendapat

2 Hantar senarai nama pelajar berserta dengan No. akaun Bank & No. Kad Pengenalan

3 Terima akuan mengesahkan biasiswa pelajar telah dimasukkan ke akaun bank

4 Memastikan bayaran dikreditkan ke akaun pelajar

5 Memaklumkan kepada pelajar yang berkenaan Tindakan

(49)

(50)

15 Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama 14.1Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi

Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama 1 Pastikan enrolment pelajar dengan menyemak buku kedatangan

pada 1hb. Oktober

2 Sediakan borang tuntutan dan borang AS untuk Makanan Asrama 3 Semak Jumlah Perkiraan di borang tuntutan

4 Hantarkan ke Bahagian Kewangan

5 Sediakan perkiraan untuk pertambahan pelajar jika ada

71

14.2 Proses Kerja :- Menguruskan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran

1 Memastikan enrolment yang sebenar dengan menyemak Buku Kedatangan pelajar / penghuni asrama pada 1hb. Oktober

2 Sediakan bitang tuntutan - Borang SM tiga salinan

3 Disemak semula jumlah perkiraan dan sekiranya betul dapatkan tandatangan Pengetua 4 Hantar Borang SM dan AS ke JPN untuk urusan

EPCG

5 Terima penyata SM & AS serta surat akuan peruntukan telah dikreditkan ke akaun 6 Sekiranya ada pertambahan pelajar sediakan

permohonan tuntutan tambahan 102 yang kedua pad bulan Mei

7 Sekiranya ada pertambahan pelajar lagi sediakan tambahan ketiga pada bulan Julai

(51)

72

15.3 Carta Aliran:- Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Biasiswa

Semak dari Buku Kedatangan Pelajar enrolmen pada 1hb. Oktober

Sediakan tuntutan dengan menggunakan Borang SM dan AS

Semak jumlah tuntutan

Semak dan Betulkan

Betul Ya

Hantarkan ke Unit Kewangan Jabatan Pelajaran Negeri

Terima penyata SM dan AS serta surat akuan bahawa peruntukan telah dikreditkan dalam bank

Keluarkan resit atas nama Pengarah ( Resit dikepil pada penyata )

Rekodkan peruntukan di dalam Buku Tunai Akaun Kerajaan atau Asrama mengikut lajur-lajur yang berkaitan

73

14.4Senarai Semak:- Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran

1 Semak buku kedatangan

2 Semak borang tuntutan

3 Mengemukakan ke Bahagian Kewangan/JPN-e PCG

4 Terima penyata SM dan AS dan surat akuan peruntukan telah dikreditkan ke akaun bank

5 Keluarkan resit

(52)

6 Rekod dalam Buku Tunai

(53)

16 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Gred N17 1 Perintah Am Bab B - Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan

2 Arahan Perbendaharaan

3 Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah 4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1992 5 Pekeliling Kementerian / Pusat Tanggungjawab 6 Jadual PCB

7 Jadual Ke 3 KWSP 17 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

Ahli Jawatankuasa Pengurusan Sekolah - Penoling Setiausaha

18 Senarai Borang yang digunakan Tiada

75

19

Norma Kerja Bagi Tugas-tugas

BilJenis Kerja Masa yang diambil

Jumlah unit yang boleh dijalankan dalam seminggu.

(54)

76

20

Senarai Tugas Harian

PEMBANTU TADBIR KEWANGAN GRED N 17

NAMA : JAWATAN : TARIKH :

Bil.

Tugas saya hari ini Catatan

77

JAWATAN :