41
BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI
PER USAHAAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Riwayat Perusahaan
Pasar sepeda motor Indonesia memiliki prospek yang sangat cerah dan menjanjikan. Di antara beragam alat transportasi, sepeda motor menempati peran utama dalam sendi kehidupan masyarakat. Hal ini dapat dibuktikan dengan pertumbuhan konsumen sepeda motor yang meningkat luar biasa.
Untuk menunjang pembangunan dan memenuhi kebutuhan konsumen sepeda motor, PT. Yamaha M otor Kencana Indonesia sebagai salah satu perusahaan manufaktur sepeda motor memutuskan untuk beroperasi di Indonesia pada tanggal 6 Juli 1974 (http://www.yamaha-motor.co.id). Yamaha memiliki pusat operasi di Jakarta. Selama kurun waktu lebih dari 30 tahun, Yamaha telah berhasil mendapatkan kepercayaan dari pelanggan karena Yamaha mengutamakan kualitas, kesempurnaan produk, inovasi tanpa henti, termasuk aspek pelayanan kepada konsumen. Hal ini dibuktikan dengan penganugerahan Sertifikat ISO 9001 pada bulan Agustus 2001.
42 3.1.2 S truktur Organisasi
Setiap organisasi umumnya merupakan tempat berkumpulnya orang atau kelompok yang memiliki tujuan yang sama dengan fungsi dan tugas yang berbeda-beda. Struktur organisasi menjadi bentuk hubungan formal yang menunjukkan aliran informasi dari satu bagian organisasi ke bagian organisasi lainnya, serta menunjukkan tingkatan tanggung jawab masing-masing bagian.
Struktur organisasi pada PT. Yamaha M otor Kencana Indonesia secara umum dapat dilihat pada Gambar 3.1.
43
44 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.3.1 Visi Perusahaan
Visi dari PT. Yamaha M otor Kencana Indonesia yakni senantiasa berusaha unggul dalam kompetisi produk, kualitas, layanan, serta layanan pasca penjualan untuk menjadi “Selalu Terdepan” dalam industri sepeda motor di Indonesia, sehingga dapat membentuk citra Yamaha sebagai motor yang nyaman dikendarai dan memberi perasaan bangga bagi konsumen.
3.1.3.2 Misi Perusahaan
M isi dari PT. Yamaha M otor Kencana Indonesia yakni untuk menyediakan sepeda motor yang mengutamakan kualitas, kesempurnaan produk, inovasi tanpa henti, termasuk aspek pelayanan kepada konsumen.
3.1.3.3 S trategi/Kebijakan Perusahaan
Beberapa strategi/kebijakan yang diterapkan oleh PT Yamaha M otor Kencana Indonesia untuk mencapai visi dan misi adalah sebagai berikut:
• M emiliki dealer lebih dari 800 buah yang tersebar di 30 propinsi.
• M emiliki jaringan bengkel yang dikenal dengan Bengkel Resmi Yamaha.
45
• Dari segi produk, Yamaha membuat produk unggulan, seperti Yamaha M io, yang merupakan sepeda motor berjenis matic, bertenaga kuat, lincah, dan elegan, mengedepankan mutu, melalui uji coba mutu yang ketat sehingga mengantisipasi adanya kegagalan produk. Produk unggulan ini terbukti mampu memikat konsumen sepeda motor.
• Dari segi promosi, Yamaha menonjolkan image motor kencang dan sporty. Adanya keterlibatan salah satu tokoh pembalap internasional, seperti Valentino Rossi dalam iklan Yamaha menjadi kunci dalam pemasaran produk Yamaha.
• Dari segi jaminan, Yamaha menyediakan produk yang memiliki fitur canggih dan bervariatif untuk pasar lokal.
3.1.4 DDS (Direct Distribution System)
3.1.4.1 Latar Belakang Berdirinya DDS
Pada awalnya, tiap main dealer dapat membangun sub dealer sendiri. Hal ini mengakibatkan hubungan antar main dealer bukan sebagai hubungan kerja sama, tetapi lebih kepada hubungan persaingan. Persaingan tersebut terjadi baik dalam hal pencapaian target maupun persaingan tempat. Tiap main dealer melalui sub dealer berusaha untuk mencari konsumen masing-masing. Hal ini yang mendasari PT. Yamaha M otor Kencana Indonesia membuat DDS (Direct Distribution System) yang berfungsi untuk mengontrol sub dealer di tiap wilayah, yang
46 meliputi pengontrolan hasil pencapaian penjualan tiap sub dealer, kontrol stok produk, serta kontrol permintaan produk dari sub dealer.
Dengan adanya DDS, tiap main dealer memiliki ketentuan dalam membangun sub dealer, yakni tiap sub dealer dapat dibangun minimal dengan jarak 2 km dari lokasi dealer terdekat untuk kategori 2-S (Service dan Spare part), dan jarak 3 km untuk kategori 3-S (Sales, Service dan Spare part).
Dalam pembahasan ini, untuk selanjutnya PT. Yamaha Motor Kencana Indonesia DDS Jakarta disebut sebagai PT. YMKI DDS 1, dan sub dealer disebut sebagai dealer.
3.1.4.2 S truktur Organisasi DDS
Struktur organisasi PT. YM KI DDS 1 dapat dilihat pada Gambar 3.2.
47
48 3.1.4.3 Tugas dan Tanggung Jawab
Secara garis besar, tugas dan tanggung jawab setiap bagian pada PT. YM KI DDS 1 dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Chief DDS 1 (Manager)
• Bertindak sebagai pimpinan DDS 1 (Jakarta).
• Bertanggung jawab penuh atas keseluruhan kegiatan dan kemajuan aktivitas DDS.
• M embuat strategi dan rencana untuk mengembangkan aktivitas DDS.
2. Assistant Manager
• Bertanggung jawab dalam mengontrol pencapaian target penjualan, baik dalam kurun waktu 3 bulan, 6 bulan, ataupun 1 tahun.
• Bertanggung jawab dalam mengontrol competitor/ pesaing perusahaan.
• M engontrol aktivitas dealer secara keseluruhan.
• M engontrol aktivitas dealer yang ditanganinya.
• Bertanggung jawab dalam melaporkan hasil pekerjaan kepada manager.
3. Supervisor
• Bertanggung jawab dalam mengontrol pencapaian target perusahaan.
49
• M engontrol aktivitas dealer yang ditanganinya.
• Bertanggung jawab dalam melaporkan hasil pekerjaan kepada assistant manager.
4. Admin
• M elakukan entry data.
• Bertanggung jawab dalam melaporkan hasil pekerjaan kepada supervisor.
3.1.5 Produk
Produk yang dihasilkan oleh PT. Yamaha M otor Kencana Indonesia terdiri dari sepeda motor dan spare part. Dalam pembahasan ini yang dicakup adalah produk sepeda motor, yang diklasifikasikan sebagai berikut:
Tabel 3.1 Produk Sepeda Motor PT. Yamaha Motor Kencana Indonesia
No. Jenis Sepeda M otor M erk 1. Automatic • M IO • M IO SPORTY CW • M IO SOUL 2. M oped • VEGA ZR DB • JUPITER Z • VEGA-R DB • JUPITER M X 135 LC
• JUPITER M X 135LC CW Hand Clutch 3. Sports • SCORPIO-Z
• SCORPIO-Z CW
50 Produk sepeda motor tersebut dijelaskan secara detil berdasarkan
jenis sepeda motor sebagai berikut: 3.1.5.1 AUTOMATIC
1. MIO
Yamaha M IO dengan tampilan fashionable. Berikut gambar sepeda motor Yamaha M IO:
Gambar 3.3 S epeda Motor Yamaha MIO
2. MIO S PORTY CW
Yamaha M IO dengan tampilan yang lebih fashionable bersama fitur-fitur terbaru:
• New Speedometer: Bentuk minimalis, trendy dan mudah untuk dibaca.
• New Striping: Desain striping stylish bergradasi.
• New Frontlamp: Sistem pencahayaan dengan desain modern.
51 Berikut gambar sepeda motor Yamaha M IO SPORTY CW:
Gambar 3.4 S epeda Motor Yamaha MIO S PORTY CW
3. MIO SOUL
M IO dengan tampilan yang lebih tangguh, gesit, dan cepat bersama fitur-fitur berikut:
• Panel M eter “Dynamic Air Scoop”
Terinspirasi dari desain futuristik ‘Stealth Fighter’ yang berbentuk Chevron (tanda “V”). Panel speedometer dan informasi lainnya tampil lebih modern dan memberikan efek penglihatan lebih fokus.
• Bagasi Depan Ganda Serba Guna
Kotak penyimpanan serba guna pada dua sisi, lebih praktis dan dapat memuat isi lebih banyak.
• Pijakan Kaki Lebar
Pijakan yang lapang memberikan ruang kenyamanan lebih untuk kaki para pengendara.
52
• Penutup Rumah V-Belt
Cover pelindung bagian belakang mencegah masuknya kotoran pada mesin bagian belakang.
• Lampu Belakang M ewah dan Bergaya
Pengaplikasian lambang Chevron pada lampu belakang memberi kesan futuristik yang bergaya dan dinamis.
• Lampu Depan Futuristik
Desain lensa paling baru dan trendy.
Berikut gambar sepeda motor Yamaha M IO SOUL:
53 3.1.5.2 MOPED
1. VEGA ZR DB
Generasi VEGA yang makin disempurnakan, dengan fitur-fitur berikut:
• Speedometer baru: simpel mudah terbaca.
• Kapasitas mesin 115 cc: lebih bertenaga dan irit, performa lebih baik.
• Desain jok baru: lebih rendah dan lebih baik.
• Air Induction System (AIS): pengontrol emisi gas buang. Berikut gambar sepeda motor Yamaha VEGA ZR DB:
54 2. JUPITER Z
Yamaha Jupiter Z yang semakin powerfull dengan grafis baru yang semakin sporty dan modern. Berikut gambar sepeda motor Yamaha JUPITER Z:
Gambar 3.7 S epeda Motor Yamaha JUPITER Z
3. VEGA-R DB
Yamaha VEGA yang semakin irit bahan bakar dan berkualitas dengan perpaduan gaya modern sporty, dan trendy. Berikut gambar sepeda motor Yamaha VEGA-R DB:
55 4. JUPITER MX 135LC
Yamaha JUPITER MX yang berasal dari mesin canggih berteknologi mutakhir. Berikut gambar sepeda motor Yamaha JUPITER M X 135LC:
Gambar 3.9 S epeda Motor Yamaha JUPITER MX 135LC
5. JUPITER MX 135LC C W Hand Clutch
Yamaha JUPITER MX yang berasal dari mesin canggih berteknologi mutakhir. Berikut gambar sepeda motor Yamaha JUPITER M X 135LC CW Hand Clutch:
56 3.1.5.3 S PORTS
1. SCORPIO-Z
Yamaha SCORPIO-Z dengan tampilan yang gagah. Berikut gambar sepeda motor Yamaha SCORPIO-Z:
Gambar 3.11 S epeda Motor Yamaha S CORPIO-Z
2. SCORPIO-Z CW
Yamaha Scorpio Z dengan simbol kekuatan baru yang agresif melalui garis berkonsep “KNIGHT’S SHADOW FANATIC POWERS”.
Berikut gambar sepeda motor Yamaha SCORPIO-Z CW:
57 3. V-IXION
Sepeda motor Yamaha berteknologi tinggi dengan new striping yang lebih sporty dan agresif. Berikut gambar sepeda motor Yamaha V-IXION:
58
3.2
Gambaran Sistem Yang Berjalan
3.2.1 Metode Pengumpulan Data
Untuk mengetahui gambaran sistem yang berjalan pada PT. YM KI DDS 1, data atau informasi diperoleh melalui observasi secara langsung, wawancara dengan pihak-pihak terkait, dan studi publikasi dari perusahaan.
Berikut adalah hasil wawancara dengan PT. YM KI DDS 1 dalam rangka pengumpulan data:
a. Assistant Manager
Dalam pengumpulan data melalui assistant manager, terlebih dahulu diawali dengan penyerahan proposal penelitian sebagai langkah awal sebelum melakukan proses wawancara. Setelah proposal tersebut disetujui, proses wawancara dilakukan untuk memperoleh data-data perusahaan secara umum, seperti struktur organisasi perusahaan secara umum, struktur organisasi DDS yang disertai dengan tugas dan wewenang tiap bagian, latar belakang didirikannya DDS, serta alur sistem yang sedang berjalan secara umum.
b. Staf Dealer
Wawancara dilakukan untuk memperoleh penjelasan singkat mengenai hubungan dan proses yang terjadi antara Yamaha dengan customer, serta pemberian brosur produk sepeda motor Yamaha.
59 c. Supervisor Dealer
Penjelasan secara detil mengenai dealer Yamaha, seperti sistem informasi yang digunakan, alur dan ketentuan pengajuan permintaan produk dari dealer, dan ketentuan lokasi dealer.
d. Staf bagian Faktur
Penjelasan sistem informasi yang digunakan dalam proses penjualan serta alur dalam sistem informasi penjualan.
e. Staf bagian Alokasi Order
Penjelasan alur distribusi produk serta sistem informasi yang digunakan dalam proses distribusi.
3.2.2 Hasil Observasi
Dalam menjalankan aktivitasnya, PT. YMKI DDS 1 melakukan komunikasi dengan dealer khususnya dalam proses penjualan dan distribusi produk. Untuk mengendalikan komunikasi dengan dealer, PT. YM KI DDS 1 memiliki dua sistem informasi yang dioperasikan berdasarkan fungsi dari masing-masing sistem. Kedua sistem informasi tersebut yakni sistem informasi penjualan dan sistem informasi distribusi yang masih diimplementasikan secara semi otomatis. Perusahaan masih melakukan proses secara manual melalui email atau fax untuk melakukan pengiriman dan penerimaan data, serta melakukan konfirmasi melalui telepon.
Berikut penjelasan secara lebih detil mengenai sistem informasi penjualan dan sistem informasi distribusi.
60 3.2.2.1 Sistem Informasi Penjualan
Proses penjualan pada PT. YM KI DDS 1 dilakukan oleh tiap dealer yang tersebar di banyak wilayah. Setiap dealer memiliki PIC Dealer yang ditetapkan berdasarkan wilayah masing-masing dealer. Tiap dealer memiliki kode dealer sebagai berikut:
Tabel 3.2 Kode Dealer Kode Dealer Keterangan
JA Jakarta Timur JB Jakarta Pusat JC Jakarta Barat JD Jakarta Selatan JE Jakarta Utara JF Tangerang JG Serang JH Bekasi JI Bogor JJ Depok
Proses penjualan PT. YM KI DDS 1 dilakukan setelah adanya transaksi penjualan antara dealer dengan customer. Proses penjualan ini disebut juga proses faktur. Sistem informasi yang digunakan dalam menjalankan proses faktur ini dinamakan MMS (Marketing Motorcycle System).
Proses faktur melalui MM S sebagai berikut:
• PIC Dealer per wilayah mengajukan permohonan faktur berupa data dalam format .txt ke PIC Entry bagian faktur PT. YM KI DDS 1 yang bertanggung jawab terhadap wilayah bersangkutan melalui email. Isi data permohonan berupa Nomor Motor, Data Konsumen, Jenis Motor.
61
• PIC Entry menerima data permohonan faktur, menyimpan data tersebut pada komputer, kemudian melakukan get manifest permohonan faktur melalui MM S.
• PIC Entry mencetak faktur dan sertifikat Nomor Identifikasi Kendaraan (N.I.K). Lampiran faktur dan sertifikat N.I.K tersebut terdiri dari tiga bagian, yakni untuk Pemilik, S TNK, dan BPKB, yang nantinya akan diserahkan kepada dealer melalui kurir dealer, kemudian kurir tersebut menandatangani tanda terima faktur. Tanda terima akan dijadikan arsip oleh perusahaan.
• MM S akan menghasilkan laporan penjualan produk (Sales Report). Laporan tersebut akan dikirim ke bagian marketing perusahaan oleh bagian faktur.
62 3.2.2.1.1 Rich Picture
Rich picture sistem informasi penjualan yang berjalan pada PT. YM KI DDS 1 sebagai berikut:
Gambar 3.14 Rich Picture S istem Informasi Penjualan pada PT. YMKI DDS 1
3.2.2.1.2 Class Diagram
Struktur data sistem informasi penjualan pada PT. YM KI DDS 1 dijelaskan melalui class diagram sebagai berikut:
63
Gambar 3.15 Class Diagram S istem Informasi Penjualan pada PT. YMKI DDS 1
3.2.2.1.3 Data Penjualan
Data Penjualan PT. YM KI DDS 1 dijelaskan sebagai berikut: 1. Faktur
Faktur penjualan merupakan hasil dari permohonan faktur yang berasal dari PIC Dealer. Data faktur penjualan terdiri dari tiga jenis, yakni Faktur Pemilik, Faktur STNK, dan Faktur BPKB. Ketiga faktur tersebut memiliki susunan dan format data yang sama.
64 2. Tanda Terima Faktur
Tanda terima faktur merupakan tanda terima yang diberikan kepada Dealer melalui Kurir Dealer setelah data faktur dan sertifikat N.I.K diserahkan oleh perusahaan (melalui PIC Entry) kepada Dealer (melalui Kurir Dealer).
3. Sertifikat Nomor Indentifikasi Kendaraan (N.I.K)
Sertifikat N.I.K merupakan sertifikat yang akan diberikan kepada pihak customer sebagai bukti kepemilikan kendaraan.
Contoh formulir dan keterangan masing-masing data penjualan PT. YM KI DDS 1 dapat dilihat pada Lampiran B.
3.2.2.2 Sistem Informasi Distribusi
Proses distribusi PT. YMKI DDS 1 ditujukan untuk pengalokasian pesanan (order) dari setiap dealer. Proses distribusi tersebut dinamakan alokasi order. Sistem informasi yang digunakan dalam menjalankan alokasi order ini dinamakan S IPS I (Sales Inventory Purchase System Indonesia).
Tipe alokasi order ada 2, antara lain:
a. Alokasi Fix: request order yang dilakukan setiap bulannya.
b. Alokasi Additional: request order tambahan yang dilakukan jika jumlah stok yang dimiliki lebih kecil atau sama dengan stok minimum.
Alur proses alokasi order melalui SIPSI sebagai berikut:
• Dealer mengajukan request order ke pihak PT. YM KI DDS 1 melalui fax selambat-lambatnya tanggal 10 untuk setiap bulannya.
65
• Pihak PT. YM KI DDS 1 (Bagian Alokasi) melakukan review terhadap request order yang diterima untuk menentukan jumlah order yang akan dipenuhi. Review tersebut berdasarkan analisis hasil pencapaian penjualan pada bulan sebelumnya.
• Hasil review tersebut dilaporkan ke bagian Marketing Development pusat melalui fax untuk meminta persetujuan.
• Bagian Marketing Development pusat melakukan review terhadap request order yang diterima dari PT. YM KI DDS 1, kemudian melakukan verifikasi berupa persetujuan atau penolakan terhadap request order.
• Setelah mendapat verifikasi dari bagian Marketing Development pusat, request order tersebut akan diproses ke dalam SIPSI.
• SIPSI akan menghasilkan Form Alokasi Order yang akan diberikan kepada dealer yang melakukan request order.
• Proses akhir alokasi order ini adalah pengiriman produk melalui vendor shifting yang sebelumnya telah ditentukan oleh PT. YM KI DDS 1.
66 3.2.2.2.1 Rich Picture
Rich picture sistem informasi alokasi order yang berjalan pada PT. YM KI DDS 1 sebagai berikut:
Gambar 3.16 Rich Picture S istem Informasi Alokasi Order pada PT. YMKI DDS 1
67 3.2.2.2.2 Class Diagram
Struktur data alokasi order pada PT. YM KI DDS 1 dijelaskan melalui class diagram sebagai berikut:
Gambar 3.17 Class Diagram S istem Informasi Alokasi Order pada PT. YMKI DDS 1
3.2.2.2.3 Data Alokasi Order
Data Alokasi Order PT. YM KI DDS 1 dijelaskan sebagai berikut: 1. Request O rder
Request Order merupakan hasil permohonan (request) order yang berasal dari Dealer.
68 2. Revisi Alokasi Order
Revisi alokasi order merupakan hasil verifikasi request order yang berasal dari bagian Marketing Development pusat setelah terlebih dahulu dilakukan review terhadap request order oleh bagian Alokasi dan bagian Marketing Development pusat.
3. Alokasi Order
Alokasi order merupakan formulir yang akan diserahkan kepada Dealer, yang berisi data alokasi order yang telah diverifikasi.
Contoh formulir dan keterangan masing-masing data alokasi order PT. YM KI DDS 1 dapat dilihat pada Lampiran C.
3.3
Permasalahan/Kendala Yang Dihadapi
Permasalahan/kendala yang dihadapi oleh PT. YMKI DDS 1 diuraikan sebagai berikut.
3.3.1 Aspek Manajemen
Kendala yang dihadapi dari aspek manajemen, antara lain:
• Sistem hanya menghasilkan laporan penjualan dan alokasi order per periode tertentu, yakni per bulan, triwulan, semester, dan per tahun. Dengan kata lain, laporan yang dihasilkan masih bersifat statis.
• Pihak manajemen hanya dapat menganalisis hasil penjualan dan alokasi order berdasarkan periode tertentu sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini mengakibatkan pihak manajemen tidak dapat menganalisis hasil penjualan dan alokasi order dengan periode yang lebih fleksibel, misalnya per hari atau per minggu.
69
• Keputusan yang diambil sering tidak sesuai dengan kondisi yang dihadapi per hari atau minggu yang berjalan.
3.3.2 Aspek Operasional
Kendala yang dihadapi dari aspek operasional, antara lain:
• Sistem yang digunakan tidak saling terintegrasi.
• Sistem masih diterapkan secara semi otomatis. Hal ini menyebabkan dibutuhkannya eksternal media seperti email dan fax, serta konfirmasi ulang atas data yang telah dikirim ataupun diterima melalui telepon.
• Adanya kelemahan sistem dalam menghasilkan laporan yang membutuhkan waktu yang lama.
3.4
Usulan Pemecahan Masalah/Kendala
Permasalahan/kendala yang telah didefinisikan di atas tentunya tidak dapat dibiarkan dalam kurun waktu yang panjang. Untuk mengatasi masalah/kendala tersebut, diusulkan beberapa alternatif pemecahan sebagai berikut:
1. Sistem informasi penjualan dan distribusi produk berbasis sistem informasi geografis dengan tipe desktop application, dimana sistem informasi tersebut dijalankan hanya pada satu komputer dan tidak bisa dijalankan pada komputer yang lain.
2. Sistem informasi penjualan dan distribusi produk berbasis sistem informasi geografis dengan tipe web application, dimana sistem informasi tersebut dapat diakses dari komputer mana saja yang terhubung ke jaringan.
Sistem informasi tersebut akan memberikan informasi dalam bentuk gabungan data spasial dan data atribut, dimana data spasial adalah gambar
70 pemetaan wilayah dan data atribut adalah data-data penjualan dan distribusi
produk. Fitur yang tersedia pada sistem informasi tersebut akan memberi kemudahan dalam menganalisis data-data yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan yang strategis bagi perusahaan.
Solusi yang paling tepat dari kedua usulan pemecahan yang telah diuraikan di atas adalah sistem informasi penjualan dan distribusi produk berbasis sistem informasi geografis dengan tipe web application, dengan pertimbangan sebagai berikut:
• Sistem informasi dapat diakses darimana saja dan kapan saja selama terhubung ke jaringan.
• Pengontrolan data lebih baik karena bersifat dual controlling oleh dealer dan pihak PT. YM KI DDS 1.
• Penyimpanan data terpusat dan terintegrasi.
• Kemampuan scalability sistem, artinya penggunaan sistem informasi dapat diperluas ke seluruh DDS PT. YM KI DDS 1.
