MEDIA PENYIMPANAN DOKUMEN ELEKTRONIK (Document Storage Media)
JONNER HASUGIAN
Staf Pengajar pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra USU 1. Pendahuluan
Penyimpanan berbagai dokumen dalam volume yang sangat besar, dapat dikerjakan menjadi lebih ekonomis sejak penemuan teknologi penyimpanan digital. Format elektronik pada media magnetik mulai mendampingi format cetak pada media kertas ketika sejumlah pangkalan data online mulai didirikan pada pertengahan tahun enampuluhan, kemudian media optik menyusul pada pertengahan tahun delapanpuluhan (McDonel, 1993 : 7). Digitalisasi informasi semakin laju berkembang pada akhir tahun delapanpuluhan, dan berlanjut hingga saat ini. Secara berangsur-angsur perkembangan format elektronik semakin populer dan koeksis dengan format cetak.
Pada tahap awal perkembangannya, format magnetik dan optik umumnya digunakan untuk menyimpan informasi sekunder seperti bibliografi dan indeks. Baru pada perkembangan selanjutnya format elektronik mencakup teks penuh (full text) dari informasi primer, seperti artikel majalah ilmiah, laporan penelitian, dan sebagainya. Kemudian pada perkembangan selanjutnya, format elektronik memuat citra penuh (full image), sehingga tampilannya di layar komputer terlihat percis seperti versi cetaknya, dan hasil print out-nya terlihat seperti dokumen aslinya. Perkembangan digitalisasi informasi tersebut dipengaruhi oleh laju pertumbuhan informasi yang ekponensial di satu sisi, serta meningkatnya kemampuan teknologi informasi khususnya komputer di sisi lain.Digitalisasi informasi ini menyebabkan terjadinya berbagai perubahan di berbagai pusat pengelolaan informasi, termasuk pada perpustakaan.
Digitalisasi informasi di berbagai perpustakaan dan pusat informasi, mulai dilakukan ketika sejumlah perpustakaan mulai menggunakan komputer sebagai sarana penyimpanan dan pengolah informasi.Kemapanan kertas sebagai media informasi yang selama ribuan tahun menjadi primadonna koleksi perpustakaan, kini ditantang oleh media magnetik dan optik atau media elektronik lainnya, yang menawarkan cara yang berbeda dalam menyimpan dan menemukan kembali informasi. Oleh karena itu, berbagai perpustakaan dan pusat informasi lainnya, telah memperkaya koleksinya dengan berbagai sumber informasi digital. Beberapa perpustakaan di negara maju, bahkan mempunyai lebih banyak sumber informasi dalam media digital daripada sumber informasi pada media cetak. Perpustakaan yang lebih mengandalkan informasi dalam media digital, disebut perpustakaan digital.Digitalisasi informasi diperkirakan akan semakin meningkat, seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Kemajuan yang luar biasa dalam berbagai bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, mengakibatkan berlimpahnya informasi. Informasi yang ada pada saat ini, rasanya tidak mungkin lagi tertampung secara pisik pada suatu perpustakaan atau pusat dokumentasi manapun. Masalah yang timbul adalah, bagaimana menyimpan informasi tersebut ?, media apa saja yang dapat digunakan menyimpannya, agar proses pencarian atau temu kembali bisa berlangsung secara cepat dan tepat ? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, berikut disampaikan sejumlah media yang kapasitas simpannya sangat besar, mudah dalam temu kembali informasi, serta lebih efektif dan efisien dalam pengolahan, pemeliharaan dan biaya penyimpanannya.
2. Media Penyimpanan Data
Media penyimpanan data yang umum digunakan pada kegiatan digitalisasi informasi adalah media magnetik, media optik, magneto optical (MO), dan digital linear
▸ Baca selengkapnya: manakah yang bukan merupakan jenis media penyimpanan data?
(2)tape (DLT). Media penyimpanan tersebut tidak ditemukan secara bersamaan, melainkan dalam kurun waktu yang berbeda. Media tersebut berkembang seiring dengan pertumbuhan informasi yang sangat pesat dan perkembangan teknologi informasi. Berikut akan diuraikan secara ringkas, informasi tentang media tersebut. 2.1.Media Magnetik
2.1.1.Jenis Media Magnetik
Jenis media magnetik yang umum digunakan dalam penyimpanan data adalah disket floppy dan hard disk. Kedua jenis media magnetik ini telah mengalami berbagai perkembangan terutama dalam ukuran dan kapasitas simpannya. Berikut akan diuraikan secara ringkas informasi tentang kedua jenis media magnetik tersebut.
a) Disket Floppy
Disket floppy merupakan media penyimpan data yang paling banyak dipakai pada mikrokomputer. Menurut ukurannya, disket floppy terdiri atas disket yang berukuran 5,25 dan 3,5 inci (McDonel, 1993 : 7). Akan tetapi yang umum dipakai dewasa ini ialah disket floppy yang berukuran 3,5 inci. Disket floppy berukuran 3,5 inci ada yang berkapasitas 720 KB (low density), ada yang berkapasitas 1, 44 MB (high density). Sekarang sudah dikeluarkan pula disket berukuran 3,5 yang mempunyai kapasitas 2,0 MB. Disket floppy mempunyai notch (tekukan atau lubang) yang berfungsi untuk mencegah penulisan ke disket, atau untuk melindungi data.
Perlindungan data dalam disket floppy dinamai write protection. Disket yang dilindungi dengan write protection ini tidak dapat ditulis oleh komputer, sehingga data yang ada di dalam terhindar dari perubahan, terutama perubahan akan kesalahan atau ketidak sengajaan. Write protection ini sangat diperlukan untuk pengamanan data di dalam disket pada saat mau menjalankan disket floppy tersebut.
Untuk menjalankan disket floppy ini, komputer harus dilengkapi dengan disk-drive (penggerak disket). Penggerak disket biasanya dipasang di bagian depan kotak komputer. Ukuran penggerak disket ini disesuaikan dengan ukuran disket. Dengan demikian, disket floppy ini tidak bersifat tetap di dalam komputer, artinya disket tersebut harus dikeluar-masukkan pada saat mengoperasikannya.
b) Hard Disk
Hard disk adalah jenis disk yang bersifat tetap, tidak perlu dikeluar-masukkan sebagaimana disket floppy. Umumnya terbuat dari bahan logam padu yang berbentuk piringan atau pelat. Sebuah hard disk biasanya terdiri dari lebih satu piringan atau lempengan yang dilapisi dengan oksida besi. Cara penyimpanan datanya hampir sama dengan disket floppy. Bahan hard disk yang keras dan kapasitas simpannya yang lebih besar, juga membedakannya dari disket floppy yang bahannya relatif elastis.
Kapasitas simpan atau rekam data pada hard disk jauh lebih tinggi dari pada disket floppy. Pada mulanya, ukuran minimum adalah 10 MB, akan tetapi hard disk yang dipakai sekarang umumnya kapasitas simpannya sangat besar, dengan ukuran GigaByte. Selain kapasitas simpan yang besar, hard disk juga mempunyai kecepatan atau pencarian data (seek and accses time) yang jauh lebih tinggi dari pada disket floppy. Sebagai contoh, hard disk dengan ukuran 1 GigaByte (1 GB Magnetic Hard Disk) mempunyai kecepatan akses 10 ms (millisecond = seperseribu detik). Sedangkan kapasitas simpannya ialah dapat menyimpan sampai 512.000 halam teks, 180 menit (3 jam) lama putar digital audio, 136 menit (sekitar 2 jam) digital MPEC video, juga dapat menyimpan gambar sampai 35 full color JPEG hi-res picture, dan 34.000 scanned images atau sekitar 12 laci file cabinet.
2.1.2. Keunggulan dan Kelemahan Media Magnetik.
Media magnetik seperti disket floppy dan hard disk mempunya sejumlah keunggulan dibanding dengan media lainnya. Penyimpanan data pada media ini bersifat
nonvolatile, artinya data yang telah disimpan tidak akan hilang ketika komputer dimatikan. Data pada media ini dapat dibaca, dihapus dan ditulis ulang. Keunggulan lainnya ialah, media ini mudah digunakan. Selain memiliki keunggulan, media ini juga mempunyai kelemahan.
Musuh utama dari media magnetik seperti disket floppy dan hard disk ialah jamur dan karat. Karena jamur dan karat ini, maka daya tahan atau umur media ini menjadi pendek. Jika dipakai secara kontinu atau terus menerus sekitar 8 jam per hari, maka umur suatu disket floppy paling lama 1 (satu) tahun, dan umur hard disk paling lama 3 (tiga) tahun. Kelemahan lain dari media magnetik ini ialah bentuknya yang bergaris-garis (track, sector), sehingga kecepatan dan kapasitas simpannya termasuk rendah jika dibanding dengan media optik.
2.2. Media Optik
Penyimpanan data atau dokumen dengan menggunakan media optik (optical storage) pada prinsipnya adalah memanfaatkan suatu sinar laser berkekuatan tinggi untuk menuliskan data pada disk atau tape, dengan membakar lobang-lobang microscopic, yang dinamai pits pada permukaannya. Data kemudian dibaca dengan suatu sinar laser berkekuatan rendah. Cara yang sama dipakai dalam menginterpretasikan informasi pada kertas-kertas dan kartu dengan menggunakan refleksi cahaya atau sinar untuk mendeteksi ada tidaknya sebuah lobang ( McDonell, 1993 : 7-10). Dengan teknologi tersebut, penyimpanan data dengan menggunakan media optik menjadi populer karena dipandang efektif dan efisien.
Optical storage dapat menjadi suatu alternatif pembiayaan yang efektif untuk semua jenis data. (Koulopoulos, 1995 : 129). Untuk data yang volumenya besar, penyimpanan dengan menggunakan media optik jauh lebih ekonomis jika dibandingkan dengan penyimpanan pada media magnetik. Selain pertimbangan biaya, faktor kapasitas simpan, kenyamanan, dan kecepatan akses menjadi alasan yang tepat untuk menggunakan media optik sebagai penyimpan data. Dengan berbagai keunggulan yang dimiliki oleh media optik tersebut, mengakibatkan pengembangan media ini terus dilakukan dengan munculnya berbagai tipe media optik.
Pada dasarnya ada 3 (tiga) tipe dari optical storage yaitu prerecorded, writetable dan rewriteable.(McDonell, 1995 : 8). Prerecorde optical storage sering juga disebut dengan nama CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory), yang biasanya digunakan untuk pendistribusian informasi dari database yang besar. Writetable optical storage sering disebut dengan nama WORM (Write Once Read Many). Sedangkan rewriteable optical storage sering disebut dengan magneto optical (MO) atau erasable. Khusus magneto optical (MO), akan diuraikan tersendiri karena dikategorikan telah mempunyai jenis dan teknologi tersendiri. Oleh karena itu, yang diuraikan dalam pembagian media optik ini hanyalah CD-ROM dan WORM.
2.2.1. CD-ROM
Dewasa ini compact disk (CD) banyak dipakai untuk media penyimpanan data. CD yang dipakai untuk menyimpan data yang sifatnya read only atau hanya dapat dibaca, namanya dikenal dengan CD-ROM. Pada umumnya produk-produk CD-ROM merupakan suatu pangkalan data (database), yang pengoperasiannya memerlukan paling sedikit seperangkat personal komputer dengan hard disk, CD drive, dan printer bila diperlukan. Data yang disimpan pada CD-ROM dapat berupa teks, grafik, gambar dan sebagainya. CD-ROM sesuai untuk menyimpan informasi yang sifatnya statis seperti arsip, kamus, ensiklopedia dan sebagainya. Sebagai media penyimpan data, CD-ROM memiliki sejumlah keunggulan.
Phiri (1993) mengemukakan ada sejumlah keunggulan yang dimiliki oleh CD-ROM, antara lain : a) kapasitas penyimpanan yang besar, b) tahan lama, c) bentuknya telah distandarisasi secara internasional, sehingga dapat mempergunakan peralatan yang sudah standar, d) penelusuran dapat dilakukan pada jaringan maupun in-house,
e) bersifat user friendly, f) informasi yang diinginkan dapat di-download ke dalam media magnetik. Sebagai contoh, CD-ROM dengan ukuran 600 Megabyte (600 MB Compact Disk) mempunyai kecepatan akses 300 ms. CD-Rom ini dapat menyimpan 200.000 halaman teks, 90 menit (1,5 jam) digital audio, 70 menit digital MPEG video, 20 full color JPEG hi-ress pictures, dan 19.000 scanned images atau sekitar 7 laci file kabinet.
Keunggulan lain dari CD-ROM ialah mudah digunakan, memiliki daya tahan yang kuat dan usia sangat lama yaitu dapat bertahan sampai 50 tahun. Selain dapat diakses pada komputer stand alone, CD-ROM juga dapat diakses oleh beberapa komputer (multi user) secara online dalam suatu jaringan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan juke box yaitu berupa media penyimpanan optik yang dapat menyimpan beberapa CD, dimana CD tersebut dapat diakses secara bersama oleh beberapa komputer. Pemanfaatan beberapa CD tersebut bisa dilakukan secara serentak, karena juke box menggunakan teknologi robotik untuk pengaturannya. Dengan menggunakan jux box tersebut, maka terjadi proses temu kembali dan penyimpanan yang semakin efektif dan efisien. Misalnya, sebuah juke box yang dapat menyimpan 16 optical disk, itu berarti dapat menyimpan teks sebanyak 512 laci file cabinet, atau 1.024.000 halaman kertas ukuran A4. Karena 1 (satu) optical disk bisa memuat teks sebanyak 32 laci file cabinet atau sekitar 64.000 halaman kertas ukuran A4.
2.2.2. WORM
Teknologi penyimpanan WORM (Write Once Read Many) mirip dengan teknologi CD-ROM. WORM menawarkan atau memberikan hanya sekali penulisan data (write once), sedangkan data yang tersimpan bisa dibaca atau ditemukan kembali berkali-kali (read many). Suatu cantuman yang berupa data original tidak bisa dimodifikasi, tetapi dapat di-updated dengan menulis sebuah file baru di tempat lain pada disk (multiple write session), dan kedua file tersebut dapat dihubungkan atau digabungkan melalui sebuah pointer software. Ketika operasi pembacaan atau pencarian data dilakukan, file baru yang di-updated tersebut akan terpanggil (terambil), meskipun file asli masih ada.
Pada mulanya WORM digunakan sebagai alternatif media penyimpanan yang dipandang jauh lebih efektif terutama dalam hal pembiayaan jika dibanding dengan media magnetik. Akan tetapi setelah munculnya teknologi penyimpanan data yang sifatnya erasable atau rewritable, penggunaan dan pertumbuhan media WORM dalam penyimpanan data semakin kecil. Namun demikian, karena data yang terekam pada WORM tidak bisa dihapus, maka media ini sangat tepat digunakan untuk menyimpan data yang sifatnya statis. Oleh karena itu, WORM banyak digunakan untuk menyimpan data arsip, dan informasi lain yang sifatnya sensitif, yang mempunyai aspek legal atau aspek hukum. Untuk menyimpan dan membaca data pada WORM diaplikasikan berbagai teknologi.
Teknologi WORM menggunakan beragam teknologi, dimana masing-masing teknologi menyebabkan cacat atau bekas yang permanen pada permukaan disk. Cacat atau bekas tersebut dapat berbentuk sebuah lobang (pit), gelembung (bubble), campuran logam (alloy), atau perubahan dalam media yang sesungguhnya yang tidak dapat dikembalikan. Untuk memanggil kembali informasi, digunakan sinar laser dengan intensitas rendah. Cahaya yang dipantulkan dari permukaan disk diukur. Cacat atau bekas yang ada pada permukaan disk akan menyebarkan cahaya secara terpencar, dan bagian permukaan yang tidak cacat atau berbekas akan memantulkan kembali cahaya tersebut. Cacat atau bekas pada permukaan disk tersebut diinterpretasikan sebagai suatu bilangan binair 1 atau 0, tergantung kepada perusahaan pembuatnya. 2.3. Magneto Optical
Magneto optical adalah media penyimpanan yang sifatnya rewritable atau kadang-kadang disebut erasable. Rewritable adalah bentuk terbaru dalam penyimpanan optik. Penyimpanan optik yang rewritable mempunyai kemampuan membaca dan menulis yang sama dengan media magnetik, dengan kemampuan tambahan atau nilai tambah dalam kapasitas penyimpanan yang sangat besar. Teknologi optik rewritable yang paling banyak digunakan adalah magneto optical disingkat MO (McDonell, 1993 : 9).
Magneto optical adalah suatu bentuk perekaman magnetik yang didukung secara optik dengan menggunakan laser untuk memanasi bagian-bagian tertentu dari permukaan piringan. Bagian-bagian ini ketika dipanasi mudah tersinggung kepada magnet dan selanjutnya dapat digunakan untuk merekam data. Ketika temperatur kembali ke keadaan normal, bagian-bagian yang telah dipanasi tersebut akan menjadi resistant terhadap magnet, kemudian membuat data yang terekam menjadi lebih stabil dibandingkan dengan media magnetik yang lain.
Penyimpanan data pada media magneto optical adalah menggunakan penggabungan teknologi magnetik dan optik (Bradley,1989 : 56). Media ini mempunyai sejumlah keunggulan dibanding dengan media penyimpanan lainnya. Karena media ini bersifat rewritable atau erasable, sehingga peng-update-an, dan penghapusan data dapat dilakukan. Data yang ada bisa ditambah atau dikurangi sesuai kebutuhan penyimpanan.
Media ini sangat cocok digunakan untuk penyimpanan data yang sifatnya selalu berubah, misalnya di perpustakaan untuk menyimpan data katalog koleksi yang selalu bertambah. Karena sifat media ini yang dinamis, maka penambahan data pada file yang sama dapat dilakukan dengan saling menyambung. Selain itu, media ini mempunyai daya tahan yang kuat dan memiliki kapasitas simpan yang sangat besar. Media ini dinyatakan sebagai media yang kuat karena biasanya memiliki cartidge yang fungsinya untuk melindungi disk, sehingga tidak mudah tergores atau rusak. Berbeda halnya dengan CD-ROM yang tidak mempunyai cartidge, karena bentuknya terbuka sehingga sangat memungkinkan mudah tergores atau rusak. Sebagai contoh, Magneto Optical Cartidge dengan ukuran 2.6 GygaByte (2.6 GB Magneto Optical Cartidge) mempunyai kecepatan akses 20 ms. Media ini dapat menyimpan data sampai 1.500.000 halaman teks, 380 menit digital audio, 300 menit digital MPEG video, 90 full color JPEG hi-res picture, dan sampai 90.000 scanned pages atau sekitar 32 laci file cabinet (drawers). Media ini mudah digunakan, dinamis dan bisa tahan sampai usia 150 tahun.
2.4. Digital Linear Tape (DLT)
Pendekatan lain yang dilakukan untuk penyimpanan data dalam skala besar ialah menggunakan digital linear tape (DLT). Media ini sangat populer digunakan dalam penyimpanan data di perpustakaan digital. Beberapa keunggulan media ini ialah kapasitas simpannya yang sangat besar, sifatnya yang dinamis, mudah digunakan, dan harganya murah. Kecepatan akses media ini memang masih di bawah kecepatan akses compact disc (CD), namun masih lebih cepat jika dibandingkan dengan kecepatan akses pada media magneto optical. Akan tetapi daya tahan atau usia media ini jauh lebih rendah jika dibandingkan dengan compact disc (CD) dan magneto-optical (MO).Digital linear tape ini hanya memiliki daya tahan kira -kira sampai 5 (tahun), sedangkan compact disc (CD) dapat tahan sampai 50 tahun, dan magneto optical dapat tahan sampai usia 150 tahun.
Sebagai contoh, 40 GB Digital Linear Tape memiliki kecepatan akses 30 ms (30 ms access time), jauh lebih cepat dibanding dengan 2.6 GB magneto-optical catridge yang hanya memiliki kecepatan akses 20 ms (20 ms access time). Media digital linear tape ukuran 40 GB ini mampu menyimpan data sampai 23.500.000 halaman teks, 5800 menit digital audio, 4600 menit MPEG video, 1500 full color JPEG hi-res pictures, dan sekitar 1.400.000 scanned pages atau kira-kira 500 laci file cabinet halaman teks. Harganya murah, sekitar $ 200 atau sekitar $ 0,005 per MB. Dengan kapasitas simpan
yang sangat besar dan kecepatan aksesnya, menjadikan media ini populer digunakan dalam perpustakaan digital yaitu perpustakaan yang semua koleksinya terdiri dari dokumen digital.
3. Penutup
Konversi dokumen dari media kertas ke media digital akan menghasilkan dokumen digital. Kehadiran dokumen digital memunculkan berbagai perubahan di lingkungan perpustakaan, arsip, dan pusat-pusat informasi lainnya dalam pengelolaan informasi. Secara khusus di perpustakaan, perubahan itu bisa menyenangkan dan bisa pula mencemaskan pustakawan. Perubahan itu akan menyenangkan, bila pustakawan mampu merenungkan dan menemukan cara yanga tepat untuk menangani berbagai informasi dalam bentuk media digital yang saat menjadi bagian dari koleksi perpustakaan. Sebaliknya, perubahan itu akan mencemaskan, bila pustakawan tetap bersifat konservatif dengan pola pengelolaan yang konvensional, yang hanya terfokus kepada penyediaan media cetak. Untuk itu diperlukan perubahan visi bagi pustakawan maupun pengelola informasi lainnya dalam hal penyediaan, pengolahan, dan pelayanan informasi.
Dengan semakin banyak dokumen yang tersedia dalam media digital, maka visi dan persepsi tentang besar kecilnya perpustakaan, arsip atau pusat informasi berdasarkan dimensi fisik, sudah tidak sesuai lagi. Dalam konsep perpustakaan digital, bahwa perpustakaan yang besar ialah perpustakaan yang dapat mengakses lebih banyak informasi, tanpa harus besar secara fisik. Misalnya suatu perpustakaan yang hanya berukuran 100 M persegi, memiliki koleksi 500 CD ROM, dapat akses ke ribuan pangkalan data lewat internet dan hanya dilayani oleh 3 orang pustakawan, mungkin perpustakaan tersebut masih lebih besar dari perpustakaan yang berukuran ribuan meter persegi, dengan koleksi ratusan ribu media cetak dan puluhan pustakawan. Masalah penyediaan ruangan yang besar, biaya yang tinggi, pemeliharaan, dan tenaga kerja yang banyak untuk menyimpan media cetak adalah sebagian besar alasan untuk melakukan penyimpanan data pada media digital.
Daftar Bacaan:
Bradley,Alan.1989. Optical Storage for Computers: Technology and Aplication.England: Ellis Horwood.
Kisworo, Marsudi W.1999.Transparansi Materi Kuliah Publikasi dan Arsip Elektronik. Jakarta: Program Studi Ilmu Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan Universitas Indonesia.
Koulopoulos, Thomas M; Frappaolo, Carl. 1995. Electronic Dokument Management Systems: a Portable Consultant. New York: McGraw-Hill.
McDonell, Edwin D. 1993. Document Imaging Technology. Chicago; Probus Publishing. Phiri,P.N.C.1993. “Why CD-ROM is Better Than Online Database Systems for
Developing Country: a critical review of these technologies with reference to libraries in Zambia”. Libri, 43 (4), 343-353.
