SISTEM INFORMASI DOKUMENTASI KEPEMILIKAN TANAH KELURAHAN DESA (Studi Kasus : Kelurahan Desa Paseban, Kecamatan Bayat, Klaten, Jawa Tengah) SKRIPSI Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Program Studi Teknik Informatika

(1)

i

SISTEM INFORMASI DOKUMENTASI

KEPEMILIKAN TANAH KELURAHAN DESA

(Studi Kasus : Kelurahan Desa Paseban, Kecamatan Bayat,

Klaten, Jawa Tengah)

SKRIPSI

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Program Studi Teknik Informatika

Disusun oleh :

Putri Desembri Kristanti Dewi

NIM : 075314020

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

(2)

ii

DOCUMENTATION OF LAND OWNERSHIP

INFORMATION SYSTEM

IN URBAN VILLAGE

(A Case Study at Paseban Urban Village, District of Bayat,

Klaten, Jawa Tengah)

A THESIS

Presented as Partial Fulfillment of the Requirements

To Obtain the

Sarjana Komputer

Degree

In Informatics Engineering Department

By :

Putri Desembri Kristanti Dewi

NIM : 075314020

DEPARTMENT OF INFORMATICS ENGINEERING

FACULTY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY

SANATA DHARMA UNIVERSITY

YOGYAKARTA

(3)

(4)

iv

(5)

v

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA

Saya menyatakan bahwa skripsi yang saya tulis ini tidak memuat karya

atau bagian karya orang lain, kecuali yang telah disebutkan dalam kutipan dan

daftar pustaka, sebagaimana layaknya karya ilmiah.

Yogyakarta, 20 Juli 2012

Penulis,

(6)

vi

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN

PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN

AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma :

Nama : Putri Desembri Kristanti Dewi

NIM : 075314020

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan

Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul :

SISTEM INFORMASI DOKUMENTASI KEPEMILIKAN

TANAH KELURAHAN DESA

(Studi Kasus : Kelurahan Desa Paseban, Kecamatan Bayat,

Klaten, Jawa Tengah)

Beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan

kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan,

mengalihkan, dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan

data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau

media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya

maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya

sebagai penulis. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di Yogyakarta

Pada tanggal : 20 Juli 2012

Yang menyatakan,

(7)

vii

HALAMAN PERSEMBAHAN

Skripsi ini saya persembahkan untuk :

Tuhan Yesus Kristus dan Bunda Maria yang selalu menjadi sumber kekuatan

terbesar dalam perjalanan hidupku. Walaupun tidak terlihat tetapi aku percaya

bahwa Tuhan selalu ada menyertai perjalanan hidupku dalam menempuh berbagai

kerikil-kerikil kehidupan maupun dalam suka dan selalu menjadi terang serta

menjadi penopang dalam hidupku. Di setiap perjalanan hidupku hanya akan ada

sepasang jejak kaki, bukan Dia meninggalkan aku tetapi sepasang kaki itu adalah

jejak kakiNya yang pada waktu itu sedang menggendongku.

Papah, Mamah, dan Adik Nanda serta keluarga besar yang selalu ada

mendukungku dan selalu memberikanku kasih sayang serta cinta yang begitu

besar dan tulus. Walaupun terbentang antara jarak dan waktu tetapi cinta kalian

selalu ada melekat. Aku sangat sayang dan cinta kepada kalian semua. Tiada

kebahagiaan terbesar di dunia ini selain memiliki keluarga seperti kalian.

Senyum bahagia dariku adalah ketika aku dapat melihat senyum maupun tangis

kebahagiaan dari kalian, persembahan hasil kerja kerasku tanpa mempedulikan

seberapa besar besar pengorbanan, perjuangan dan kerja keras

yang harus aku lakukan demi mencapai impian itu.

Sahabat-sahabatku yang selalu ada memberikan dukungan dan semangat dalam

proses penyusunan skripsi ini.

(8)

viii

HALAMAN MOTTO

“Tetapi orang-orang yang menanti-nantikan Tuhan mendapat kekuatan

baru. Mereka seumpama rajawali yang naik terbang dengan kekuatan

sayapnya. Mereka berlari dan tidak menjadi lesu, mereka berjalan

dan tidak menjadi lelah “ (Yesaya 40:31)

(Tuhan akan terus menambahkan talenta bagi setiap pribadi yang tekun dan setia

menjalani pekerjaannya dan melakukan perintahNya. Dia akan terus mengangkat

hidup kita dan Dia akan senantiasa memberikan kekuatan bagi hidup kita)

“Do not wait; the time will never be ‘just right’. Start where you stand, and

work with whatever tools you may have at your command,

and better tools will be found as you go along”

(Napoleon Hill)

“Patience, persistence, and perspiration make an

unbeatable combination of success”

(Napoleon Hill)

“Berikan yang terbaik demi impianmu dan kamu akan

terkejut dengan energi luar biasa yang sebenarnya ada di dalam dirimu”

(Merry Riana)

“Jangan pernah takut akan kegagalan. Terus maju dan belajar

dari kesalahan serta miliki mental yang kuat. Jalan menuju

keberhasilan bukanlah jalan tanpa penuh lika-liku dan bebatuan terjal.

Untuk mencapai suatu impian kita harus berani untuk dapat melewati

kondisi sulit apapun itu karena berawal dari pertarungan itulah rahasia

kesuksesan akan ditemukan. Berusaha sekuat tenaga dan selalu berserah

pada Tuhan maka Tuhan akan membukakan jalan terang bagimu sampai

(9)

ix

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat dan

rahmat-Nya yang melimpah sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi dengan

judul “Sistem Informasi Dokumentasi Kepemilikan Tanah Kelurahan Desa (Studi

Kasus : Kelurahan Desa Paseban, Kecamatan Bayat, Klaten, Jawa Tengah)”.

Pada kesempatan ini, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada

pihak-pihak yang terlibat dan banyak membantu dalam hal bimbingan, dukungan,

semangat, cinta, kasih sayang, kritik maupun saran yang sungguh bermanfaat serta

membangun. Ucapan terima kasih tersebut saya persembahkan kepada :

1. Ibu Paulina Heruningsih Prima Rosa S.Si., M.Sc., selaku Dekan Fakultas Sains

dan Teknologi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta dan salah satu dosen

penguji.

2. Ibu Ridowati Gunawan, S.T., M.T., selaku Dosen Pembimbing Akademik

Teknik Informatika Angkatan Tahun 2007 dan Kepala Program Studi Teknik

Informatika.

3. Bapak Puspaningtyas Sanjoyo Adi S.T., M.T., selaku Dosen Pembimbing

Tugas Akhir. Terima kasih atas semangat dan bimbingan di dalam menyelesaikan

Tugas Akhir ini.

4. Ibu Sri Hartati Wijono S.Si., M.Kom., selaku dosen penguji bersama Ibu

Paulina Heruningsih Prima Rosa S.Si., M.Sc.

5. Bapak Albertus Eko Tri Raharjo, Amd. Akt., selaku kepada desa sekaligus

lurah Kelurahan Desa Paseban.

6. Kedua orangtuaku, Papah FX.Sri Bandaru, B.E. dan Mamah Meiliani Sabtuti

serta Adikku tercinta Nanda Putra Pratama. Terima kasih untuk seluruh doa,

semangat, cinta, dan kasih sayang yang begitu besar dan tulus.

(10)

selalu berjuang melakukan yang terbaik sehingga dapat mempersembahkan suatu

kebahagiaan untuk kalian.

8. Sahabat-sahabat karib dan seluruh teman angkatan 2007.

Tidak ada gading yang tak retak. Saya pun menyadari bahwa tidak ada

yang sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran

sangat diharapkan dengan tujuan sebagai pengembangan sistem agar dapat

berkembang menjadi lebih baik untuk masa yang akan datang.

Akhir kata, diharapkan tulisan ini dapat berguna bagi perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi, memperluas wawasan, dan dapat berguna bagi pihak

pengguna umum maupun mahasiswa di bidang Teknik Informatika itu sendiri.

Yogyakarta, 20 Juli 2012

(11)

xi

ABSTRAKSI

Peran tanah menjadi aset yang sangat penting dan sangat dibutuhkan oleh

kalangan masyarakat bergantung tujuan terhadap manfaat serta pengelolaannya.

Berdasarkan peran penting tersebut, mengakibatkan timbulnya banyak persaingan

untuk menguasai suatu lahan pertanahan di tengah keterbatasan ketersediaan

lahan. Sehingga dapat menimbulkan terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh

badan perseorangan maupun lembaga dengan cara yang tidak halal. Persoalan

tersebut mengakibatkan munculnya permasalahan sengketa tanah yang juga sudah

terjadi dalam kelurahan desa yang menjadi obyek dari studi kasus. Peran penting

dalam meneliti status tanah dan memutuskan tanah yang bersangkutan merupakan

tanah sengketa atau tanah tidak sengketa ketika tanah masih berstatus tanah C

dipegang oleh kepala desa/lurah dengan terlebih dahulu mengetahui riwayat

mengenai obyek tanah.

Berdasarkan permasalahan mengenai persoalan tanah sengketa dan peran

penting kepala desa/lurah untuk mengeluarkan Surat Keterangan Pendaftaran

Tanah (SKPT) yang membuktikan status tanah sengketa atau tidak sengketa maka

skripsi ini dibuat sebagai pendukung buku administrasi tanah desa. Data-data

kepemilikan tanah akan disimpan dan dikelola ke dalam sistem oleh sekretaris

desa. Data yang sudah disimpan akan dikelola lebih lanjut di dalam sistem

sehingga dapat digunakan untuk pencarian data kepemilikan tanah oleh kepala

desa/lurah maupun umum. Metode pencarian data peralihan kepemilikan tanah

menggunakan metode perankingan pembobotan TF-IDF normalisasi.

Sistem yang sudah berjalan dapat menyimpan dan mengelola data

peralihan kepemilikan tanah dengan baik. Pencarian data peralihan kepemilikan

tanah dapat menemukan transaksi peralihan kepemilikan tanah yang dibutuhkan

dengan tepat sebagai sistem pencarian riwayat tanah. Hal ini dapat dilihat dari

perhitungan nilai recall dan precicion yang memperoleh nilai 1 karena transaksi

dan dokumen yang dibutuhkan sudah dapat ditemukan pada ranking pertama

dalam hasil pencarian data serta transaksi-transaksi yang saling berkaitan

seluruhnya dapat ter-

retrieve

.

(12)

xii

ABSTRACT

Role of land become a very important asset and much needed by the

community relies on the purposes, benefits and management. Based on that role

important, result a lot of competition to having a land area middle the limited

availability of land. So that, it can lead a fraud committed by the individuals and

institutions in ways that are not kosher. That problems resulted a land dispute

problems and ever occur in rural villages that became the subject of case studies.

Important role in researching the status of land and decided that soil object is

disputed or not disputed land when the land still ‘C land’ is held by the village

chief or headman with check the history of the land object before.

Based on the problems about dispute soil and important role from village

chief or headman to issue a Certificate of Land Registration. A Certificate of Land

Registration used to give evidence that soil is dispute or not dispute, then the

thesis created to support the administration of village soil book. Land data

ownership will be stored and managed into the system by village secretary. The

data stored will be managed within the system further so that it can be used to

search the history of soil data by village chief or headman and public. Search

method of land ownership transaction use ranking from result of calculation

TF-IDF normalization weighting.

System can store and manage land ownership transaction data well. Search

system can find the history of land ownership and find correct data. It can be seen

from the result of value calculation from recall and precision. Recall and precision

value obtain one because all of required transactions and documents are to be

found in the first rank in the result of data search and all of related transaction was

able to retrieve.

(13)

xiii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... iii

HALAMAN PENGESAHAN ...iv

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ... v

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN ...vi

HALAMAN PERSEMBAHAN ...vii

HALAMAN MOTTO ... viii

KATA PENGANTAR...ix

ABSTRAKSI ...xi

ABSTRACT ...xii

DAFTAR ISI ... xiii

DAFTAR TABEL ... xvi

DAFTAR GAMBAR ... xvii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan ... 4

1.4. Batasan Masalah... 4

1.5. Kegunaan ... 5

1.6. Metodologi Penelitian ... 5

1.6.1. Jenis-Jenis Metode yang Digunakan ... 5

1.6.2. Pengembangan Aplikasi ... 6

1.7. Sistematika Penulisan ... 7

BAB II LANDASAN TEORI ... 9

2.1. Pengertian Sistem Informasi ... 9

2.2. Pengarsipan dan Dokumentasi Data ... 10

2.3. Pendekatan Terstruktur ... 10

2.4. Metadata ... 11

2.5. Regular Expression atau RegEx ... 12

2.6. Information Retrieval ... 13

2.6.1. Logical View dari suatu Dokumen ... 13

2.6.2. Proses Pemerolehan Informasi (Information Retrieval) ... 15

2.7. Vector Space Model (SVM) ... 21

2.7.1. Tahap Pencarian Perangkingan Pembobotan TF-IDF Normalisasi... 23

2.7.2. Optimalisasi Bobot Menggunakan Bobot TF-IDF Normalisasi ... 26

2.7.3. Perangkingan Menggunakan Bobot Normalisasi Sesuai Query ... 26

2.8. Pencarian Dokumen dengan Berbagai Cara menggunakan Contoh Kasus ... 27

2.9. Kelebihan dan Kekurangan menggunakan SVM ... 31

2.10. Relevansi ... 32

2.10.1. Pengertian Relevansi ... 32

2.10.2. Pengelompokkan dalam Relevansi ... 32

2.11. Pengukuran Performansi dalam Information Retrieval System ... 33

2.12. Pengertian Tanah ... 35

2.12.1. Sumber Hukum Tanah Indonesia ... 35

2.12.2. Subyek Hak Pengelolaan Atas Kepemilikan Tanah ... 36

2.12.3. Hak-Hak Perorangan dan Kebijakan Hak Atas Tanah ... 37

2.12.3.1. Hak Milik Atas Tanah (HM) ... 37

2.12.3.2. Hak Guna Usaha (HGU) ... 38

2.12.3.3. Hak Guna Bangunan ... 38

(14)

2.12.3.5. Hak Pengelolaan ... 39

2.12.4. Peralihan Kepemilikan Tanah ... 40

2.12.4.1. Peralihan Kepemilikan Tanah Negara ... 41

2.12.4.2. Tanah Hibah ... 41

2.12.4.3. Tanah Warisan ... 42

2.12.4.4. Tanah Wakaf ... 42

2.12.4.5. Tanah Tukar Guling ... 43

2.12.4.6. Tanah Jual-Beli ... 43

2.12.5. Pendaftaran Tanah ... 43

2.12.5.1. Asas dan Tujuan Pendaftaran Tanah ... 44

2.12.5.2. Sistem Pendaftaran Tanah ... 45

2.12.5.3. Syarat Kelengkapan untuk Melakukan Pendaftaran Tanah ... 46

2.12.6. Jenis-Jenis Kemungkinan dalam Pencatatan maupun Transaksi Tanah 47 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ... 50

3.1. Analisa Sistem... 50

3.1.1. Prosedur Peralihan Kepemilikan Tanah ... 50

3.1.2. Arsitektur Sistem ... 56

3.1.3. Arsitektur Aplikasi ... 57

3.1.4. Fase Analisis Kebutuhan (Requirements Analysis Phase) ... 58

3.1.4.1. Analisis Kebutuhan Pengguna ... 58

3.2. Perancangan Sistem ... 60

3.2.1. Fase Desain Logical (Logical Design Phase) ... 60

3.2.1.1. Use Case ... 60

3.2.1.2. Definisi Aktor ... 61

3.2.1.3. Definisi Use Case ... 61

3.2.1.4. Subsistem Manajemen Proses ... 63

3.1.1.1.1. Diagram Konteks ... 63

3.1.1.1.2. DAD Level 0 Login ... 64

3.1.1.1.3. DAD Level 0 Pencatatan Tanah Negara ... 64

3.1.1.1.4. DAD Level 0 Pencatatan Tanah Pertama Kali ... 65

3.1.1.1.5. DAD Level 0 Pencatatan Peralihan Kepemilikan Tanah ... 65

3.1.1.1.6. DAD Level 0 Indexing Metadata ... 66

3.1.1.1.7. DAD Level 0 Pencarian Data Tanah ... 66

3.1.1.1.8. Diagram Arus Data (DAD) Level 0 ... 67

3.1.1.2. Process Specification (PSPEC) ... 67

3.1.1.3. Kamus Data ... 67

3.1.1.4. Diagram Jenjang ... 68

3.2.2. Fase Desain Fisikal (Physical Design Phase) ... 69

3.2.2.1. Subsistem Manajemen Data ... 69

3.2.2.1.1. Entity Relational Diagram ... 69

3.2.2.1.2. Logical Database Design ... 71

3.2.3. Perancangan Subsistem Dialog ... 83

3.2.3.1. Interface Admin untuk Pengelolaan Kepemilikan Data Tanah ... 83

3.2.3.1.1. Modul Login ... 83

3.2.3.1.2. Modul Pencatatan Tanah Negara ... 84

3.2.3.1.3. Modul Pencatatan Peralihan Kepemilikan Tanah ... 88

3.2.3.1.4. Modul Pencatatan Penerbitan Sertifikat Tanah ... 113

3.2.3.1.5. Modul Indexing Metadata ... 116

3.2.3.1.6. Modul Pencarian Data Tanah (Basis Web) ... 117

BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM ... 118

4.1. Implementasi Subsistem Manajemen Data ... 118

4.2. Koneksi Database MySQL ... 123

(15)

4.3.1. Implementasi Kelas ... 125

4.3.2. Implementasi Antarmuka ... 126

4.3.3. Implementasi Basis Data ... 133

4.3.4. Implementasi Transaksi ... 134

4.3.5. Hasil Proses Indexing ... 139

4.3.6. Pencarian Data Tanah... 139

BAB V ANALISA DATA ... 142

BAB VI PENUTUP ... 173

6.1. Kesimpulan ... 173

6.2. Saran ... 173

DAFTAR PUSTAKA ... 174

LAMPIRAN ... 176

LAMPIRAN 1 Diagram Arus Data (DAD) Level 1 ... 176

LAMPIRAN 2 Process Specification (PSPEC) ... 181

LAMPIRAN 3 Kamus Data ... 216

LAMPIRAN 4 Narasi Use Case ... 233

LAMPIRAN 5 Prosedur Pencatatan Peralihan Kepemilikan Tanah ... 287

(16)

xvi

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Pengelompokkan Relevansi ... 32

Tabel 3.1 Definisi Aktor ... 61

Tabel 3.2 Definisi Use Case ... 61

Tabel 4.1 Tabel Daftar Implementasi Kelas ... 125

Tabel 4.2 Tabel Daftar Implementasi Antarmuka... 126

Tabel 4.3 Implementasi Basis Data ... 133

Tabel 8.1 PSPEC Login... 181

Tabel 8.2 PSPEC Pencatatan Tanah Negara ... 182

Tabel 8.3 PSPEC Pencatatan Tanah Pertama Kali ... 184

Tabel 8.4 Pencatatan Peralihan Kepemilikan Tanah Negara ... 187

Tabel 8.5 PSPEC Pencatatan Peralihan Kepemilikan Tanah Hibah ... 190

Tabel 8.6 Pencatatan Peralihan Kepemilikan Tanah Warisan/Wasiat ... 193

Tabel 8.7 Pencatatan Peralihan Kepemilikan Tanah Wakaf... 194

Tabel 8.8 PSPEC Pencatatan Peralihan Kepemilikan Tanah Tukar Guling ... 196

Tabel 8.9 Pencatatan Peralihan Kepemilikan Tanah Jual-Beli ... 197

Tabel 8.10 PSPEC Pencatatan Penggabungan Tanah ... 198

Tabel 8.11 PSPEC Pencatatan Penerbitan Sertifikat Tanah Pertama Kali ... 200

Tabel 8.12 PSPEC Pencatatan Penerbitan Penggantian Sertifikat ... 202

Tabel 8.13 Kelompok rule pertama : inflection particles ... 208

Tabel 8.14 Kelompok rule kedua : inflectional possessive pronouns ... 208

Tabel 8.15 Kelompok rule ketiga : first order of derivational prefixes ... 208

Tabel 8.16 Kelompok rule keempat : second order of derivational prefixes ... 209

(17)

xvii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 The Sequential or “Waterfall” Strategy ... 6

Gambar 2.1 Logical View dari Dokumen : dari kondisi full text menjadi index term ... 14

Gambar 2.2 Proses Pemerolehan Informasi (Information Retrieval) ... 16

Gambar 2.3 Ilustrasi Recall dan Precision... 34

Gambar 3.1 Prosedur Pencatatan Peralihan Tanah Desa ... 50

Gambar 3.2 Flowchart Prosedur Transaksi Peralihan Tanah ... 50

Gambar 3.3 Flowchart Prosedur Transaksi Peralihan Bidang Murni ... 51

Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Transaksi Peralihan Tanah Tukar Guling ... 52

Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Transaksi Peralihan Tanah Tukar Guling ... 53

Gambar 3.6 Flowchart Prosedur Transaksi Peralihan Tanah Negara ... 54

Gambar 3.7 Flowchart Prosedur Penerbitan Sertifikat Tanah ... 55

Gambar 3.8 Flowchart Prosedur Penggabungan Bidang Tanah ... 55

Gambar 3.9 Ilustrasi Arsitektur Sistem ... 56

Gambar 3.10 Arsitektur Aplikasi ... 58

Gambar 3.11 Use Case ... 60

Gambar 3.12 Diagram Konteks ... 63

Gambar 3.13 DAD Level 0 Login ... 64

Gambar 3.14 DAD Level 0 Pencatatan Tanah Negara... 64

Gambar 3.15 DAD Level 0 Pencatatan Tanah Pertama Kali... 65

Gambar 3.16 DAD Level 0 Pencatatan Peralihan Kepemilikan Tanah ... 65

Gambar 3.17 DAD Level 0 Pencatatan Penerbitan Sertifikat Tanah ... 66

Gambar 3.18 Indexing Metadata ... 66

Gambar 3.19 DAD Level 0 Pencarian Data Tanah ... 67

Gambar 3.20 Diagram Jenjang ... 68

Gambar 3.21 Entity Relational Diagram ... 70

Gambar 3.23 Interface Form Login ... 83

Gambar 3.24 Interface Form Pencatatan Tanah Negara ... 84

Gambar 3.25 Interface Halaman Tampilkan Tanah Negara ... 85

Gambar 3.26 Interface Form Edit/Ubah Tanah Negara ... 86

Gambar 3.27 Interface Form Hapus Tanah Negara ... 87

Gambar 3.28 Interface Form Pencatatan Peralihan Tanah Negara ... 88

Gambar 3.29 Interface Form Pihak Peralihan Tanah Negara untuk Kas Desa ... 89

Gambar 3.30 Interface Form Pihak Peralihan Tanah Negara Bukan untuk Kas Desa ... 90

Gambar 3.31 Interface Form Kuasa Peralihan Tanah Negara Bukan untuk Kas Desa ... 91

Gambar 3.32 Interface Form Transaksi Hibah Peralihan Tanah Letter C ... 92

Gambar 3.33 Interface Form Pihak I Peralihan Bidang Tanah ... 93

Gambar 3.34 Interface Form Kuasa Pihak I Peralihan Bidang Tanah ... 94

Gambar 3.35 Interface Form Kematian Pihak I Peralihan Bidang Tanah ... 95

Gambar 3.36 Interface Form Dokumen Pihak I Peralihan Tanah Status Tanah C ... 95

Gambar 3.37 Interface Form Transaksi Hibah Peralihan Tanah Murni ... 96

Gambar 3.38 Interface Form Transaksi Pemisahan Kepemilikan Tanah Letter C ... 97

Gambar 3.39 Interface Form Transaksi Hibah Peralihan Pemecahan Tanah ... 98

Gambar 3.40 Interface Form Pihak II Transaksi Peralihan Kepemilikan Tanah ... 99

Gambar 3.41 Interface Form Pencatatan Kepemilikan Tanah Bersertifikat ... 100

Gambar 3.42 Interface Form Dokumen Pihak I Peralihan Tanah Bersertifikat... 101

Gambar 3.43 Interface Form Transaksi Hibah Peralihan Tanah Bersertifikat Murni ... 102

Gambar 3.44 Interface Form Dokumen Transaksi Peralihan Tanah Bersertifikat ... 103

Gambar 3.45 Interface Form Transaksi Pemisahan Peralihan Tanah Bersertifikat ... 104

Gambar 3.46 Interface Form Transaksi Pemecahan Peralihan Tanah Bersertifikat ... 105

(18)

Gambar 3.48 Interface Pihak Desa Tanah yang Ditukarkan Transaksi Tukar Guling .... 107

Gambar 3.49 Interface Data Penukar Tanah Kas Desa Tukar Guling Tanah C ... 108

Gambar 3.50 Interface Form Dokumen Pihak Penukar Tanah Kas Desa Tanah C ... 109

Gambar 3.51 Interface Form Data Pengganti Tanah Kas Desa Peralihan Tanah C ... 110

Gambar 3.52 Interface Form Dokumen Pengganti Tanah Kas Desa Tanah Letter C ... 110

Gambar 3.53 Interface Form Transaksi Penggabungan Tanah Letter C ... 111

Gambar 3.54 Interface Form Transaksi Penggabungan Tanah Bersertifikat... 112

Gambar 3.55 Interface Form Pencatatan Sertifikat Tanah Pertama Kali ... 113

Gambar 3.56 Interface Form Pencatatan Sertifikat Tanah Pertama Kali ... 114

Gambar 3.57 Interface Form Pencatatan Sertifikat Tanah Pengganti ... 115

Gambar 3.58 Interface Indexing Metadata per Transaksi ... 116

Gambar 3.59 Interface Indexing Metadata untuk Seluruh Transaksi... 116

Gambar 3.60 Interface Form Pencarian Data Tanah ... 117

Gambar 3.61 Interface Halaman Hasil Pencarian Data Tanah ... 117

Gambar 3.62 Interface Halaman Hasil Pencarian Dokumen Tanah ... 117

Gambar 4.1 Form Transaksi Hibah Peralihan Tanah C ... 134

Gambar 4.2 Form Pihak I Peralihan Bidang Tanah ... 135

Gambar 4.3 Form Dokumen Pihak I Peralihan Bidang Tanah Status Tanah C ... 135

Gambar 4.5 Pesan Konfirmasi dan Form Kematian Pihak I ... 136

Gambar 4.4 Form Kuasa Pihak I Peralihan Bidang Tanah ... 136

Gambar 4.6 Form Transaksi Peralihan Kepemilikan Bidang Tanah Murni ... 137

Gambar 4.7 Form Dokumen Transaksi Peralihan Kepemilikan Tanah Letter C ... 137

Gambar 4.8 Form Transaksi Pemisahan Kepemilikan Bidang Tanah Letter C ... 138

Gambar 4.9 Form Transaksi Pemecahan Kepemilikan Bidang Tanah ... 138

Gambar 4.10 Cek Luas Tanah ... 139

Gambar 4.11 Hasil Proses Indexing ... 139

Gambar 4.12 Implementasi Pencarian Data Tanah ... 139

Gambar 4.13 Hasil Output Pencarian Data Tanah ... 140

Gambar 4.14 Dokumen yang Ditemukan ... 141

Gambar 8.1 DAD Level 1 Proses 4.1 Pencatatan Peralihan Tanah Negara ... 176

Gambar 8.2 DAD Level 1 Proses 4.2 Pencatatan Peralihan Tanah Hibah ... 176

Gambar 8.3 DAD Level 1 Proses 4.3 Pencatatan Kepemilikan Tanah Warisan/Wasiat . 177 Gambar 8.4 DAD Level 1 Proses 4.4 Pencatatan Kepemilikan Tanah Wakaf ... 177

Gambar 8.5 DAD Level 1 Proses 4.5 Pencatatan Kepemilikan Tanah Tukar Guling .... 178

Gambar 8.6 DAD Level 1 Proses 4.6 Pencatatan Kepemilikan Tanah Jual-Beli ... 178

Gambar 8.7 DAD Pencatatan Penggabungan Tanah... 179

Gambar 8.8 Pencatatan Penerbitan Sertifikat Pertama Kali ... 179

Gambar 8.9 Pencatatan Penerbitan Penggantian Sertifikat ... 180

Gambar 8.10 Flowchart Proses Index Metadata Tiap Transaksi ... 204

Gambar 8.11 Flowchart Proses Tokenization ... 205

Gambar 8.12 Flowchart Proses Stopword ... 206

Gambar 8.13 Flowchart Proses Stemming ... 207

Gambar 8.14 Flowchart Proses Menghitung tfij ... 211

Gambar 8.15 Flowchart Indexing Metadata Transaksi Koleksi Index Transaksi ... 212

Gambar 8.16 Flowchart Menghitung dfi ... 213

Gambar 8.17 Flowchart Proses Pencarian Data Tanah ... 215

Gambar 8.18 Prosedur Pendaftaran Peralihan Kepemilikan Tanah di Kelurahan Desa .. 287

(19)

1 BAB 1

1.1. Latar Belakang

Mayoritas masyarakat Indonesia bermata pencarian sebagai petani. Hal ini

menyebabkan negara Indonesia dikenal dengan sebutan negara agraris dengan

lahan pertanian yang luas. Tanah dipandang menjadi sangat penting dan berharga

karena tanah berperan sebagai sumber ekonomi penunjang kehidupan. Tidak

hanya sebagai sumber ekonomi, lahan tanah juga berfungsi untuk mendirikan

rumah sebagai tempat tinggal dan sebagai tempat peristirahatan terakhir bagi

orang yang sudah meninggal dunia atau dikenal dengan makam/kuburan. Tidak

hanya sebatas itu, tanah juga mampu berperan penting pada perkembangan

kehidupan sosial dan politik. Jumlah luas kepemilikan tanah menjadi salah satu

faktor penting yang mempengaruhi tingkat kemakmuran masyarakat pedesaan.

Sehingga dapat mempengaruhi seberapa besar keaktifan masyarakat di dalam

melakukan proses pengambilan keputusan terutama jika dipandang dalam sistem

pengambilan keputusan yang dilakukan di tingkat desa.

Untuk membuktikan kepemilikan tanah yang dimiliki oleh seseorang,

maka diperlukan bukti kepemilikan tanah yang dalam pembuatannya bertujuan

untuk menghindari terjadinya sengketa terhadap kepemilikan tanah. Bukti

kepemilikan tanah yang berlaku Indonesia saat ini adalah berupa sertifikat tanah.

Bukti kepemilikan tanah tersebut berlaku sejak Peraturan Pemerintah Nomor 10

Tahun 1960 yang kemudian diganti menjadi Peraturan Pemerintah Nomor 24

Tahun 1997 dikeluarkan.

Sebelum diberlakukannya sertifikat tanah sebagai bukti sah terhadap hak

kepemilikan tanah, bukti kepemilikan tanah yang lebih dikenal di lingkungan

pedesaan adalah berupa ‘Letter C’. Tanah dengan bukti kepemilikan tanah berupa

Letter C disebut sebagai tanah C/tanah status ‘Letter C’ dan juga dikenal sebagai

tanah berstatus ‘girik’. Tanah ‘girik’ lebih dikenal dengan sebutan tanah adat atau

tanah yang belum dikonversi menjadi salah satu tanah dengan hak tertentu dan

hanya tercatat pada kelurahan desa setempat sehingga belum memiliki sertifikat

tanah yang dikeluarkan oleh Kantor Pertanahan Setempat. Nama lain dari tanah

(20)

‘girik’ antara lain

petok D, rincik, ketitir,

dsb. Walaupun bukti kepemilikan tanah

berupa sertifikat tanah sudah diberlakukan namun hingga saat ini, masih banyak

tanah desa yang masih tercatat sebagai tanah dengan bukti kepemilikan tanah C.

Pendaftaran kepemilikan tanah berstatus tanah ‘girik’ dicatat di dalam

‘Buku Administrasi Tanah Desa’ atau dikenal dengan ‘Buku Letter C’/’Buku

Tanah Desa’ yang dilakukan oleh pihak kelurahan desa setempat. Fungsi buku

tersebut adalah untuk mencatat segala hal yang berhubungan dengan admintrasi

pertanahan desa berkaitan dengan urusan lahan tanah, baik menyangkut hak

kepemilikan, transaksi, perpindahan, maupun mutasi.

Peran penting dalam proses pendaftaran tanah terutama untuk tanah yang

pertama kali didaftarkan dipegang oleh kepala desa (KaDes) atau lurah. Kepala

Desa atau lurah berkewajiban mengeluarkan Surat Keterangan Kepala Desa

(SKKD) atau Surat Keterangan Lurah (SKL) yang lebih dikenal dengan nama

Surat Keterangan Pendaftaran Tanah (SKPT). Isi dari surat tersebut menjelaskan

mengenai keterangan data fisik dan data yuridis mengenai lahan tanah yang

bersangkutan serta harus dapat dipertanggungjawabkan. Sehingga sebelum

menerbitkan SKKD atau SKL diperlukan kehati-hatian dan tidak boleh terjadi

kesalahan. Sedangkan dilihat dari fakta di lapangan, dapat dilihat bahwa

pencatatan kepemilikan tanah di kelurahan desa masih dilakukan secara manual

(data masih ditulis tangan yang dilakukan oleh sekretaris desa). Kondisi yang

demikian, menimbulkan kesulitan bagi pihak kelurahan desa di dalam melakukan

penelusuran riwayat kepemilikan suatu lahan tanah. Pihak kelurahan desa harus

kesulitan mencari satu-persatu dari setiap lembar buku tanah desa dan menelusuri

setiap data sesuai dengan keterangan tertulis yang sudah tercatat. Dengan

pencarian data riwayat tanah yang demikian, disinyalir dapat mengakibatkan

kondisi sangat riskan terhadap kesalahan. Kondisi pergantian kepengurusan

jabatan perangkat desa pun dapat menimbulkan masalah yang diakibatkan oleh

ketidaksinkronan data akibat terjadinya kesalahan dalam melakukan

penerjemahan data dalam Letter C. Detail ukuran luas tanah juga harus menjadi

perhatian yang cukup penting untuk diteliti dengan benar.

(21)

lurah atau kepala desa yang sangat memiliki peran penting di dalam proses untuk

mengubah kepemilikan tanah terutama pada tanah yang baru didaftarkan pertama

kali. Oleh karena itu, untuk membantu pihak kelurahan desa di dalam melakukan

dokumentasi data atau pencatatan kepemilikan tanah maka memunculkan suatu

gagasan untuk membuat sistem informasi mengenai pencatatan kepemilikan tanah

di kelurahan desa berbasis desktop yang berfungsi sebagai media pendukung

Buku Administrasi Tanah Desa yang dapat dipergunakan untuk melihat

history

atau riwayat tanah dan untuk pencarian data serta dokumen kepemilikan tanah

digunakan pendukung berbasis website. Sistem tidak menggantikan Buku

Administrasi Tanah Desa karena buku masih menjadi bukti sah di dalam

pengadilan. Melalui sistem informasi ini maka diharapkan dapat membantu

meringankan tugas pihak kelurahan, menjaga keamanan penyimpanan data

kepemilikan tanah dan meminimalisasir terjadinya kesalahan di dalam membuat

keterangan data maupun terjadinya sengketa tanah.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas maka pokok-pokok masalah yang

muncul yaitu :

1.Data kepemilikan tanah di desa masih tercatat secara manual sehingga

diperlukan sistem informasi secara sistematis.

2.Proses atau prosedur yang berhubungan dengan kepemilikan tanah melibatkan

kepala desa/lurah. Oleh karena itu, membutuhkan sistem informasi mengenai

dokumentasi kepemilikan tanah yang membantu lurah dalam proses administrasi

kepemilikan tanah desa.

(22)

1.3. Tujuan

Tujuan Tugas Akhir adalah membangun sistem dokumentasi kepemilikan

tanah kelurahan desa sebagai media pendukung dari Buku Administrasi Tanah

Desa. Sebuah sistem dokumentasi dan informasi mengenai peralihan kepemilikan

tanah desa yang dapat berupa tanah jual-beli, tanah warisan, tanah wasiat, tanah

hibah, tanah wakaf maupun tanah tukar guling. Kondisi tanah saat bertransaksi

meliputi peralihan bidang tanah murni, pemisahan bidang tanah, pemecahan

bidang tanah, maupun penggabungan bidang tanah dengan status tanah C maupun

status tanah bersertifikat. Ketika tanah masih berstatus tanah C maka juga dapat

dilakukan pencatatan penerbitan sertifikat tanah atau penggantian sertifikat tanah

ketika sudah dilakukan pendaftaran tanah dan sertifikat tanah sudah dikeluarkan.

1.4. Batasan Masalah

Untuk batasan masalah dijabarkan di bawah ini :

1.Kelurahan desa yang menjadi obyek untuk studi kasus dan obyek sasaran

pembuatan sistem informasi adalah Kelurahan Desa Paseban, Kecamatan Bayat,

Kabupaten Klaten. Daerah pemerintahan, meliputi 27 dukuh yaitu Dukuh Wetan

Pasar, Dukuh Golo, Dukuh Ngaren, Dukuh Pagerjurang, Dukuh Paseban, Dukuh

Slametan, Dukuh Menden, Dukuh Cakaran, Dukuh Balong, Dukuh Tegalombo,

Dukuh Kabo, Dukuh Pase, Dukuh Pandeyan, Dukuh Craken, Dukuh Gunungbang,

Dukuh Soka, Dukuh Taman, Dukuh Lemahmiring, Dukuh Bendungan Barat,

Dukuh Bendungan Timur, Dukuh Tengklik, Dukuh Jalen, Dukuh Penthuk

Nengahan, Dukuh Kebondalem, Dukuh Dolon Timur, Dukuh Dolon Barat dan

Dukuh Karang. Jumlah penduduk 5.982 jiwa dengan 1.475 Kepala Keluarga

(KK).

2.Sistem hanya mencatat dan mengelola data yang berhubungan dengan tugas

kelurahan desa berkaitan dengan hak peralihan kepemilikan tanah negara terkait

dengan Hak Pengelolaan maupun Hak Pakai dan peralihan Hak Milik atas tanah

antar individu maupun lembaga.

3.Sistem hanya mencatat dan mengelola data kepemilikan serta peralihan tanah

yang sudah tercatat di buku tanah Kelurahan Desa Paseban.

(23)

1.5. Kegunaan

Dilihat dari fungsi kegunaan sistem, maka sistem dapat bermanfaat bagi

pihak kelurahan. Pihak kelurahan desa dapat terbantu di dalam melakukan

dokumentasi data kepemilikan tanah beserta kelengkapan administrasi pendukung

yang bekerja secara sistematis. Pihak kelurahan desa pun dapat terbantu dengan

fungsi sistem yang dapat melakukan pencarian data dan dokumentasi tanah.

Sehingga mempermudah pihak kelurahan desa untuk dapat melakukan pencarian

history

tanah. Hal tersebut, dapat meningkatkan kinerja pihak kelurahan desa

menjadi lebih optimal dan keamanan data dapat terjaga lebih aman.

1.6. Metodologi Penelitian

1.6.1. Jenis-Jenis Metode yang Digunakan

1)

Studi Literatur

Metode literatur adalah metode yang digunakan untuk mencari informasi

menggunakan media buku. Literatur buku yang dipergunakan berhubungan

dengan pertanahan dan hukum yang mengaturnya serta literatur buku

berhubungan dengan sistem informasi maupun mengenai segala hal yang

berhubungan sebagai pendukung pembuatan sistem.

2)

Metode Wawancara (Interview)

Metode wawancara adalah metode pencarian informasi yang dilakukan

dengan tanya jawab dengan narasumber yang berkompeten di dalam mengetahui

prosedur dan alur proses pencatatan kepemilikan tanah di kelurahan desa.

Narasumber merupakan kepala desa maupun lurah di Kelurahan Desa Paseban,

yaitu Bapak Albertus Eko Tri Raharjo, Amd, Akt, seorang kepala desa periode

sebelumnya, sekretaris desa maupun notaris dan PPAT setempat.

3)

Metode Observasi

(24)

1.6.2. Pengembangan Aplikasi

Menurut Whitten [1], organisasi dominan memiliki proses pengembangan

sistem (

system development process

) resmi yang terdiri dari satu set proses standar

atau langkah-langkah yang diharapkan akan diikuti oleh banyak proyek

pengembangan sistem. Banyak organisasi dalam proses pengembangan sistem

menggunakan

problem-solving approach.

Langkah-langkah tipe pendekatan yang

biasa digunakan, meliputi :

1. Mengidentifikasi permasalahan.

2. Menganalisa dan memahami permasalahan.

3. Mengidentifikasi solusi kebutuhan dan harapan yang diinginkan (target yang

ingin dicapai atau diharapkan).

4. Mengidentifikasi solusi alternatif dan memilih tindakan terbaik.

5. Mendesain solusi yang sudah dipilih.

6. Mengimplementasikan solusi yang sudah dipilih.

7. Mengevaluasi hasil. (Jika masalah tidak terpecahkan, kembali pada langkah 1

atau 2 seperlunya)

Untuk menyederhanakan inisialisasi

problem-solving approach,

terdapat

empat langkah atau fase yang harus dilengkapi untuk banyak pengembangan

sistem. Empat langkah tersebut, meliputi permulaan sistem (

system initiation

)

,

analisis sistem (

system analysis

)

,

desain sistem (

system design

)

,

dan implementasi

sistem (

system implementation

). Tahap tersebut disebut pengembangan sistem

waterfall.

Tetapi untuk pengembangan sistem modern lebih digunakan proses

pengembangan sistem

waterfall

iterative

(berulang). Tahapan metodologi

pengembangan sistem yang digunakan yaitu menggunakan

strategy sequential

waterfall

dengan ilustrasi gambar 1.1 di bawah ini [1].

(25)

Tahapan di dalam

strategi sequential waterfall

, dijelaskan di bawah ini.

1)

System Initiation

Menginisialisasikan perencanaan proyek untuk menetapkan inisialisasi

lingkup bisnis (

business scope

), tujuan (

goals

), jadwal (

schedule

), dan anggaran

(

budget

).

2)

System Analysis

Studi mengenai domain proses bisnis untuk rekomendasi pengembangan

sistem dan spesifikasi kebutuhan bisnis dan prioritas terhadap solusi.

3)

System Design

Spesifikasi atau konstruksi, solusi teknis berbasis komputer untuk

kebutuhan bisnis diidentifikasi dalam analisis sistem.

4)

System Implementation

Konstruksi, instalasi, pengujian, dan pengiriman dari suatu sistem ke

dalam operasi.

1.7. Sistematika Penulisan

BAB I

PENDAHULUAN

Berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan, batasan

masalah, kegunaan, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II

LANDASAN TEORI

Bab ini terdiri dari lima pokok bahasan, yaitu pengertian sistem informasi,

pengarsipan atau dokumentasi data,

Information Retrieval

(IR), sumber hukum

Indonesia, pendaftaran tanah, dan prosedur pencatatan peralihan kepemilikan

tanah desa.

Pokok bahasan hak-hak perorangan dan kebijakan hak atas tanah, meliputi

Hak Milik atas Tanah (HM), Hak Guna Usaha (HGU), Hak Guna Bangunan, dan

Hak Pakai atas Tanah. Sedangkan pokok bahasan mengenai peralihan

kepemilikan tanah, meliputi tanah hibah, tanah warisan, tanah wakaf, tanah tukar

guling, dan tanah jual-beli.

(26)

pendaftaran tanah, meliputi proses pendaftaran tanah pertama kali, yaitu proses

pendaftaran tanah secara sistematik, proses pendaftaran tanah secara sporadik, dan

pembuatan sertifikat wakaf untuk tanah yang belum terdaftar dan tanah yang

sudah bersertifikat atau tanah yang sudah terdaftar meliputi penggabungan

sertifikat, pemisahan sertifikat, dan pemecahan sertifikat.

Pokok bahasan prosedur pencatatan peralihan kepemilikan tanah desa,

meliputi tanah hibah, tanah warisan, tanah wakaf, tanah tukar guling, dan tanah

jual-beli.

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi pokok bahasan, antara lain arsitektur sistem, gambaran

sistem, faktor kualitas sistem dan

use case

, meliputi definisi aktor dan definisi

use

case

.

BAB IV

IMPLEMENTASI SISTEM

Bab ini berisi penjabaran mengenai implementasi sistem yang sudah

dibangun sesuai dengan perancangan yang sudah dibuat sebelumnya.

BAB V

ANALISA DATA

Bab ini berisi analisis hasil yang sudah dicapai.

BAB VI

PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran.

DAFTAR PUSTAKA

(27)

9 BAB 2

2.1. Pengertian Sistem Informasi

Menurut [1],

Information System(IS)

merupakan pengaturan terhadap

manusia sebagai pelaku, data, proses, dan teknologi informasi (

information

technology

) yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan,

dan memberikan output informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu

organisasi.

Information System

di dalam organisasi menangkap dan mengatur data

untuk menghasilkan informasi berguna yang mendukung organisasi dan

karyawan, pelanggan (

customers

), pemasok (

supplier

), dan

partner.

Sedangkan

pendefisian menurut [2], sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung transaksi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan.

Nilai dan manfaat dari sistem informasi (

information system

) meliputi [1]:

1. Meningkatkan keuntungan bisnis.

2. Mengurangi biaya bisnis.

3. Biaya dan manfaat dari sistem.

4. Meningkatkan pangsa pasar (

market share

).

5. Memperbaiki relasi pelanggan (

customer

).

6. Meningkatkan efisiensi.

7. Memperbaiki pembuat keputusan (

decision making

).

8. Lebih baik sesuai dengan peraturan.

9. Kesalahan yang terjadi lebih sedikit.

10. Memperbaiki keamanan.

11. Kapasitas lebih besar.

dengan menjalankan proses pengembangan sistem. Tahap-tahap pengembangan

sistem melalui tahap proses perencanaan sampai dengan penerapan terhahap

sistem, pengoperasian dan pemeliharaan. Tetapi ketika di dalam pengoperasian

sistem yang sudah dikembangkan ditemukan permasalahan kembali, maka proses

BAB II

(28)

akan masuk kembali pada tahap awal, yaitu tahap perencanaan. Siklus atau daur

hidup dari suatu pengembangan tersebut dinamakan

system life cycle.

Daur atau

siklus sistem tersebut menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah dalam

tahapan pengembangan sistem. Setiap bagian dari pengembangan sistem akan

dibagi menjadi beberapa tahapan kerja dan dalam setiap tahap memiliki

karateristik sendiri. Tahapan-tahapan utama pengembangan sistem, meliputi

tahapan perencanaan sistem (

planning system

), analisa sistem (

analysa system

),

desain sistem (

desain system

), seleksi sistem (

selection system

), implementasi

sistem (

implementation system

) dan perawatan sistem (

maintenance system

) [3].

2.2. Pengarsipan dan Dokumentasi Data

Pengarsipan atau dokumentasi data adalah tindakan atau kegiatan yang

dilakukan sehubungan dengan proses manajemen yang berhubungan dengan

pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan, dan

distribusi surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik, data

maupun informasi lain serta cara penemuan kembali apabila sewaktu-waktu data

tersebut diperlukan. Secara singkat, pengarsipan dapat dikatakan sebagai proses

mengklasifikasi, mengatur dan menyimpan agar suatu arsip atau dokumentasi

terhadap data dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Menurut pasal 3

UU No.7 Tahun 1971 [23], tujuan kearsipan yaitu :

1.Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang

perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta

untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah.

2.Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan

informasi dengan tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien.

2.3. Pendekatan Terstruktur

(29)

terstruktur (memecah sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul

yang sederhana). Sehingga setiap modul akan lebih mudah dites secara terpisah

dan kemudian pengujian dapat dilakukan di dalam setiap integrasi pada modul

secara keseluruhan untuk memberikan keyakinan bahwa modul telah berfungsi

dengan baik dan semestinya. Konsep menggunakan pendekatan terstruktur

diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan-permasalahan kompleks di dalam

suatu organisasi dan menghasilkan suatu sistem yang akan mudah dipelihara,

fleksibel, lebih memberikan kepuasan terhadap

user

, memiliki dokumentasi yang

baik, tepat waktu, sesuai anggaran biaya pengembangan, dan dapat meningkatkan

produktivitas serta kualitas akan lebih baik (meminimalisir kesalahan terhadap

sistem yang sudah dikembangkan).

Tahapan di dalam melakukan pendekatan terstruktur, yaitu dengan melalui

pendekatan atas-turun (

top-down approach

). Pendekatan atas-turun dimulai dari

level atas di dalam suatu organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Selanjutnya

dilakukan analisa kebutuhan sistem. Kemudian akan dilakukan tahap pendekatan

turun, yaitu masuk ke dalam proses transaksi, meliputi output, input, basis data,

prosedur-prosedur operasi, dan kontrol.

Untuk tahap analisis sistem dapat dilakukan dengan dua pemodelan, yaitu

dalam bentuk

physical system

dan

logical system

.

Physical system

berfungsi untuk

menunjukkan urutan kegiatan dari sistem informasi dan digambarkan melalui

bagan alir sistem (

system flowchart

) dengan simbol-simbol yang menunjukkan

arti fisik seperti simbol terminal,

hard disk

, laporan-laporan. Sedangkan

logical

model

menggambarkan fungsi-fungsi dari kerja sistem informasi secara logika

yang akan dijelaskan pada

user

.

Logical model

diilustrasikan melalui diagram

arus data (

data flow diagram

) dan penjelasan arus dari data DAD dijelaskan di

dalam kamus data (

data dictionary

).

2.4. Metadata

(30)

membuat informasi sehingga data akan mudah untuk ditemukan kembali,

digunakan, maupun dikelola. Data tersebut akan digunakan untuk kebutuhan

pengelolaan manajemen file atau manajemen data dalam basis data. Untuk

database management system

, metadata dapat berupa nama relasi,

field

atau

atribut dari relasi, dsb. Ketika data berbentuk teks, maka konten dari metadata

dapat berupa keterangan mengenai nama

field

, panjang

field,

dan tipe

field

, seperti

integer, tanggal (

date

), dsb. Sedangkan jika data berupa koleksi file atau

dokumen, maka konten dari metadata dapat berupa nama-nama file, tipe file,

pengelola file (admin), dsb.

2.5. Regular Expression atau RegEx

Regular expression/RegEx

adalah suatu teknik yang digunakan untuk

melakukan pencocokkan

string

teks berdasarkan karakter-karakter tertentu.

Regular expression

bermanfaat untuk melakukan pencarian

file

dalam bentuk

.doc, .pdf atau lain sebagainya pada suatu sistem operasi windows.

Regular

expression/RegEx

dapat diimplementasikan di dalam Java dengan menggunakan

class

Pattern

dan

Matcher

yang terdapat di dalam

package “java.util.regex”.

Class Pattern

berfungsi sebagai

compiler syntax

pada

regex,

sedangkan

class

Matcher

berfungsi sebagai

executor

syntax

pada

regex

yang sebelumnya sudah

di-compile

oleh

class Pattern.

Beberapa fungsi untuk membuat format di dalam

regex

yang berfungsi

memilah kata akan dijabarkan, sbb [28] :

a)

Character Class

1. [abc]

:

Kata yang mengandung huruf a,b, atau c (merupakan kelas

sederhana)

2. [^abc]

: beberapa karakter kecuali a, b, atau c (negasi)

3. [a-zA-Z]

:

(31)

4. [a-d[m-p]]

:

Kata yang mengandung format kata menggunakan huruf kecil a-d ,

atau m-p.

5. [a-dm-p]

: Gabungan dari format [a-d[m-p]].

6. [a-z&&[def]] : Format kata yang mengandung d, e, atau f (interseksi).

7. [a-z&&[^bc]] : a-z, kecuali untuk b dan c.

8. a-z&&[^m-p]] : a-z, dan bukan m-p.

b)

Meta Character

1. ^

: awal

string.

2. $

: akhir

string.

3. : pembuka untuk definisi kelas karakter.

4. ]

: penutup untuk definisi kelas karakter.

5. |

: alternatif, contoh : (a|b) berarti a atau b.

6. (

: pembuka

subpatterrn.

7. )

: penutup

subpattern.

8. \

:

escape character.

RegEx

bukan merupakan

string

tetapi merupakan karakter di dalam

string

yang

diterjemahkan di dalam pola dan aturan tertentu. Misal,

string

/karakter yang

diawali dengan tanda caping “^” diartikan sebagai

string

yang harus diawali oleh

karakter yang mengikuti tanda caping tersebut.

2.6. Information Retrieval

2.6.1. Logical View dari suatu Dokumen

Dokumen di dalam suatu koleksi sering direpresentasikan melalui satu

kesatuan

term

indeks atau yang merupakan kata kunci. Kata kunci ini akan

diektraksi secara langsung dari teks pada suatu dokumen atau dapat

dispesifikasikan oleh pengguna. Tidak menjadi permasalahan apakah kata kunci

dihasilkan secara otomatis atau dihasilkan dari pengguna sehingga menghasilkan

logical document

dari suatu dokumen.

(32)

diperlukan yang disebut oleh

stopword

(seperti menghilangkan kata penghubung).

Proses selanjutnya yang dilakukan dengan menemukan akar kata dengan

melakukan eliminasi terhadap imbuhan yang melekat pada kata serta

mengidentifikasi kata benda (akan mengeliminasi kata sifat, kata kerja, maupun

kata keterangan). Sehingga menghasilkan data yang telah terkompresi hasil dari

proses yang telah dilakukan sebelumnya dan dinamakan dengan operasi teks.

Operasi teks dapat mengurangi kompleksitas teks lengkap dalam suatu

term

indeks.

Teks yang sudah dihasilkan merupakan

logical view

dokumen yang sudah

lengkap tetapi dalam penggunaannya biasa dapat menghasilkan biaya komputasi

yang lebih besar. Seperangkat kategori kecil yang dapat dihasilkan oleh pengguna

juga dapat menghasilkan

logical view

yang paling singkat tetapi dalam

penggunaannya dapat mengakibatkan kualitas

retrieval

yang buruk. Sistem

pemerolehan informasi juga mengenali struktur internal normal yang berada di

dalam suatu dokumen seperti bab, subbab atau anak subbab. Informasi ini jika

dimasukkan di dalam struktur dokumen dapat berguna. Ilustrasi proses dapat

dilihat pada gambar 2.1 di bawah ini [5].

(33)

2.6.2. Proses Pemerolehan Informasi (Information Retrieval)

Menurut [5],

information retrieval

adalah istilah konvensional. Suatu

information retrieval

tidak merubah suatu pengetahuan

user

pada subyek di dalam

proses yang sudah dilakukan. Tetapi lebih pada fokus di dalam memberikan

informasi eksistensi (atau tidak eksistensi) dan lokasi dimana dokumen yang

relevan sesuai dengan permintaan

user.

Information

retrieval

akan

membandingkan

query

yang telah diberikan oleh

user

dan selanjutnya akan

dimasukkan ke dalam sekumpulan dokumen yang besar lalu akan menghasilkan

dokumen terurut sesuai dengan ranking atau tingkat kesesuaian berdasarkan

query.

Tujuan dari

information retrieval system

yaitu memperoleh informasi yang

bermanfaat dan relevan terhadap permintaan

user

. Fokus terdapat pada informasi

bukan hanya pada data.

Tahapan di dalam proses pemerolehan informasi digambarkan melalui

arsitektur perangkat lunak yang umum. Pertama, sebelum proses

retrieval

diinisialisasikan, perlu mendefinisikan basis data untuk teks terlebih dahulu. Hal

ini biasanya dilakukan oleh manajer dari suatu

database

, yang sebelumnya

menentukan :

(a)

Dokumen yang digunakan,

(b)

Operasi yang digunakan pada teks,

(c)

Model teks (struktur teks dan elemen apa yang diambil).

Operasi teks mentrasformasikan dokumen asli dan menghasilkan

logical view

dari

sebelumnya.

Satu

logical view

dari dokumen akan didefinisikan, kemudian

database

manager

(menggunakan modul

DB Manager

) membangun index dari teks. Index

adalah sebuah struktur data kritikal karena mengijinkan pencarian cepat dari data

dalam jumlah yang besar. Struktur index berbeda dapat digunakan, tetapi satu

yang paling popular adalah

inverted file.

Sumber (waktu dan kapasitas

penyimpanan) dihabiskan untuk mendefinisikan

text database

dan membangun

index

dari

query

sistem untuk pencarian berkali-kali.

(34)