5
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Knowledge
Knowledge adalah fakta, informasi, dan kemampuan yang diperoleh orang melalui pengalaman atau pendidikan (Oxford Dictionaries, 2013). Beberapa definisi tentang knowledge yang dapat ditemukan di beberapa literatur adalah:
• Knowledge adalah pembenaran keyakinan yang meningkatkan kapasitas suatu entiti untuk mengambil aksi yang efektif (Spencer, 1997, p. 1).
• Knowledge adalah campuran frame pengalaman, nilai-nilai, kontekstual informasi, dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman baru dan informasi (Davenport & Prusak, 1998, p. 4).
• Knowledge adalah kekuatan untuk bertindak dan membuat keputusan yang bernilai (Kanter, 1999).
• Knowledge adalah pembenaran keyakinan pribadi yang meningkatkan kapasitas individu untuk mengambil tindakan yang efektif (Alavi & Leidner, 1999, p. 5).
• Knowledge adalah hal-hal yang dianggap benar dalam konteks tertentu dan mengendalikan orang untuk bertindak (Bourdreau & Couillard, Fall 1999).
• Knowledge adalah proses menterjemahkan informasi (seperti data) dan pengalaman masa lalu ke dalam satu set yang berarti hubungan yang dipahami dan diterapkan oleh seorang individu (Debowski, 2006, p. 16).
Dari semua definisi tersebut terdapat satu hal yang sama yaitu knowledge sebagai dasar pengambilan keputusan. Maka dapat ditarik kesimpulan bahwa knowledge adalah kumpulan data yang menjadi informasi dan berguna sebagai pengambil keputusan yang tepat bagi orang yang memiliki knowledge tersebut.
Knowledge adalah informasi yang tersedia didalam pikiran seseorang, informasi knowledge ini pribadi dan subjektif yang berhubungan dengan fakta, prosedur, konsep, penafsiran, ide, pengamatan dan pertimbangan (dimana hal tersebut belum tentu unik, berguna, akurat, atau terstruktur) (Alavi & Leidner, 1999, p. 6). Knowledge diatas disebut dengan tacit knowledge, dimana informasi-informasi tersebut tidak akan menjadi knowledge jika tidak diproses oleh pemikiran seseorang (Alavi & Leidner, 1999, p. 6; Spencer, 1997).Tacit Knowledge adalah subyektif dan pengalaman berbasis pengetahuan yang tidak bisa diungkapkan dengan kata-kata, kalimat, angka atau formula, dikarenakan konteks tertentu (Spencer, 1997; Debowski, 2006, p. 18).
Knowledge juga dapat berasal dari tulisan, keluaran komputer, dibicarakan, atau kata-kata tertulis (Alavi & Leidner, 1999, p. 6). Dan dari sini knowledge tersebut kembali menjadi informasi atau yang dikenal dengan istilah explicit knowledge(Spencer, 1997; Alavi & Leidner, 1999, p. 6). Lebih jauh explicit knowledge dapat diartikan sebagai knowledge yang dapat dibagikan kepada yang lain, bisa melalui dokumentasi, kategorisasi, ditransmisikan ke yang lain sebagai
informasi, dan diilustrasikan kepada yang lain melalui demonstrasi, penjelasan dan bentuk lain berbagi (Debowski, 2006, p. 17).
2.2 KnowledgeManagement
Knowledge adalah aset yang mahal buat organisasi, dimana jika di olah dengan baik dapat menjadi aset utama buat organisasi(Iftikhar, 2003, p. 56). Kebanyakan perusahaan mengolah aset knowledge dengan cara mencari orang-orang yang berpengetahuan (knowledgeable) pada awalnya dan melatih mereka itulah investasi yang sering dilakukan oleh perusahaan (Iftikhar, 2003, p. 56). Perusahaan tersebut dapat memperoleh keunggulan kompetitif dengan cara mempertahankan knowledge yang sudah ada diperusahaan tersebut untuk membantu dalam mengeksploitasi keunggulan kompetitif (Iftikhar, 2003, p. 56). Hal tersebutlah yang melatarbelakangi knowledge management(Iftikhar, 2003, p. 56). Knowledge management adalah proses mengidentifikasi, menangkap, mengorganisir dan menyebarkan aset intelektual yang penting untuk kinerja jangka panjang organisasi (Debowski, 2006, p. 16).
Objektif dari knowledge management adalah secara efektif mengutilisasi knowledge, dan mempromosikan berbagi knowledge dalam pencapaian inovasi dan daya saing secara keseluruhan terus menerus (Tsai, Chang, & Chen, 2006, p. 66).Perusahaan telah banyak mengalami perubahan dalam cara mereka beroperasi (Debowski, 2006, p. 6). Dan hal tersebutlah yang membuat objektif knowledge management tersebut, yaitu perubahan ke ekonomi pengetahuan (knowledge economy) dan perampingan kegiatan kerja dikarenakan adanya inovasi dalam teknologi (Debowski, 2006, p. 6).
2.3 Pemilihan Metodologi
Salah satu alasan mengapa banyak organisasi masih berusaha dengan knowledge management dan gagal dalam usaha mereka untuk memanfaatkan potensi yang ada adalah mereka kekurangan pendukung dari teori pondasi yang kuat untuk membimbing dalam implementasi (Wong & Aspinwall, 2004, p. 93). Oleh sebab itu di Internshipproject ini akan dinilai beberapa metodologi implementasi Knowledge Management. Salah satu dari beberapa methodologi ini akan digunakan sebagai acuan kerangka kerja pada internshipproject ini.
Berdasarkan analisis deduktif sistematis, empat elemen dapat disimpulkan dari kerangka pikir metodology KM, yaitu: struktur, tipe atau sumber daya knowledge, proses atau aktifitas KM, faktor atau pengaruh KM (Wong & Aspinwall, 2004, p. 98). Implementasi KM yang akan di review yaitu:
1. “Seven Steps to Implementing Knowledge Management in Your Organization” (Dataware Technologies, 2013).
2. “A Framework and Methodology for Knowledge Management System Implementation” (Smuts, Merwe, Loock, & Kotze, 2004)
3. “Methodology for the Implementation of Knowledge Management Systems” (Chalmeta & Grangel, 2008)
Tabel 1 - Perbandingan implementasi KM Dataware
Technologies, 2013
Smuts, Merwe, Loock, & Kotze, 2004
Chalmeta & Grangel, 2008
Struktur Pembentukan Business objectives KM
Strategi KM,
dokumen tata kelola Mengindentifikasikan blok-blok knowledge, Mendefinisikan sasaran knowledge Tipe atau sumber
daya knowledge Explicit knowledge Tacit knowledge Explicit knowledge Tacit knowledge Explicit knowledge Tacit knowledge Proses atau aktifitas KM Identify, Change, Create team, Knowledge Audit, Define key feature, Implement, Link to people Menstrategiskan, Evaluasi, Pengembangan, Validasi, Implementasi Identifikasi, Pengambilan knowledge, Pemetaanknowledge, Mengolah knowledge, Utilisasi Faktor/pengaruh KM Dukungan eksekutif, budaya para pengguna KM Dukungan eksekutif pada tahap Menstrategiskan, budaya para pengguna KM Dukungan eksekutif, budaya para pengguna KM
Dari beberapa metode untuk implementasi KM tersebut, metodologi dari Smuts, Merwe, Loock, & Kotze (2004) tidak dipakai dengan alasan pembelajaran metodologi tersebut dilakukan pada industri telekomunikasi yang berbeda dengan industri konsultan atau jasa. Pada industri telekomunikasi servis yang diberikan adalah pada jasa telekomunikasinya sendiri, internet/mobile internet, mesin ke mesin (Carugi, 2011). Sementara pada industri konsultan atau jasa, apa yang diberikan oleh industri tersebut adalah hasil bisnis (McKenzie, 2013). Metodologi implementasi KM dari Dataware Technology (2013) juga tidak akan digunakan karena kurangnya adaptasi pada teknik kodifikasi dan analisa (Hsinchun, 2001, p. 5). Internship project ini akan menggunakan metodologi dari Chalmeta & Grangel (2008) dengan pertimbangan:
1. Metodologi ini menggunakan pendekatan tahap demi tahap (Chalmeta & Grangel, 2008, hal. 744).
2. Metodologi KMS ini memungkinkan knowledge untuk dikumpulkan, dikelola, dan diterapkan, sambil memastikan kualitas, keamanan dan keaslian pengetahuan yang disediakan (Chalmeta & Grangel, 2008, hal. 744).
3. Metodologi KMS disajikan pada tingkat umum, sehingga dapat digunakan pada tipe organisasi apa saja (Chalmeta & Grangel, 2008, hal. 744).
2.3.1 Methodologi KM-IRIS
Dalam menerapkan knowledge management pada internship project ini akan menggunakan metodologi KM-IRIS yang dibuat oleh grup IRIS di Universitat Jaume I in Castelló, langkah-langkah implementasi penerapan knowledge management yaitu:
1. Identifikasi, pada tahapan ini konsep-konsep blok dari knowledge mulai diidentifikasi, mengkategorikan blok-blok tersebut, dan mendefinisikan sasaran knowledge(Chalmeta & Grangel, 2008, hal. 744).
2. Pengambilan knowledge, tujuan dari tahapan ini adalah untuk mendefinisikan mekanisasi untuk mendapatkan sasaran knowledge yang sudah diidentifikasikan pada tahapan sebelumnya(Chalmeta & Grangel, 2008, hal. 746).
3. Pemetaan knowledge, tujuan pemetaan ini adalah agarsasaran knowledge dapat diwakili dengan sedemikian rupa untuk menyediakan model peta knowledge organisasi(Chalmeta & Grangel, 2008, hal. 746).
4. Melakukan desain sistem KM, tahapan berikutnya adalah menghasilkan model eksekusi yang dapat dijalankan pada platform teknologi tertentu(Chalmeta & Grangel, 2008, hal. 747).
5. Utilisasi, pada tahapan ini tidak hanya membuat sebuah portal knowledge yang tersedia bagi organisasi tetapi juga menyediakan dengan mekanisme yang dibutuhkan untuk membuat efisiensi penggunaan KMS yang telah dikembangkan(Chalmeta & Grangel, 2008, hal. 747).
2.3.2 Komponen KM
Agar dapat berjalan dengan baik, maka komponen KM yang akan digunakan adalah KM initiatives dari Dehinbo (2012). Pengertian initiatives (inisiatif)adalah kemampuan untuk memulai atau mengikuti melalui serangkaian rencana atau tugas (TheFreeDictionary, 2010). Dan pada jurnal tersebut Dehinbo (2012) menjelaskan bahwa KM initiatives diperlukan agar dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya secara baik.Pada tahapan analisa keadaan komponen yang akan digunakan untuk analisa adalah: proses, teknologi, KM context, orang, isi(Dehinbo, 2012).
Penjelasan pada masing-masing komponen adalah:
1. Proses, masalah bisnis yang akan diselesaikan dengan KM inisiatif perlu ditangani melalui pemahaman yang menyeluruh tentang seluk-beluk yang mendasari proses bisnis. Proses KM disini adalah penemuan atau penangkapan, dibagikan atau diterapkan(Dehinbo, 2012, p. 74).
2. Teknologi, teknologi ini berguna untuk mendukung pencapaian knowledge baik yang berada di individu ataupun perusahaan untuk meningkatkan operasional dan pasar(Dehinbo, 2012, p. 74).
3. KM context, lingkungan KM inisiatif terpengaruh pada 2 hal yaitu budaya dan iklim. Budaya berpengaruh pada karakter seperti membaca, berbagi, bahasa, sikap eksplorasi, ketangkasan untuk mendukung kerja dengan knowledge. Iklim berpengaruh pada keadaan emosi, keuangan, gaya kepemimpinan, dll(Dehinbo, 2012, p. 74).
4. Orang, knowledge berasal dari orang dan dibagi kepada orang lain (Dehinbo, 2012, p. 75).
5. Isi, blok-blok pembangunan KM adalah data dan informasi yang perlu diidentifikasi dan diatur secara logikal yang dapat membuat hal tersebut ditindaklanjuti(Dehinbo, 2012, p. 75).
2.3.3 Analisa McKinsey 7S
Pada sisi analisa pengembangan bisnis strategi akan digunakan metode McKinsey 7S. Dikarenakan objektif dari intership project ini adalah pengembangan pada sisi internal perusahaan, maka analisa untuk kondisi bisnis saat ini adalah dengan menggunakan salah satu metodologi yang digunakan untuk mengerti kondisi lingkungan internal yaitu McKinsey 7S (Business Thoughts, 2011; Hanafizadeh & Ravasan, 2011, p. 23).
McKinsey 7S adalah kerangka kerja yang dikembangkan oleh Waterman et al (1980) yang menyatakan bahwa perubahan organisasi yang produktif bukan hanya soal struktur, meskipun struktur penting (Waterman, Peters, & Phillips,
1980, p. 14). Sama halnya seperti interaksi antara strategi dan struktur, meskipun strategi sangat penting juga (Waterman, Peters, & Phillips, 1980, p. 14). Menurut Waterman et al (1980) perubahan organisasi yang efektif adalah benar-benar hubungan antara struktur, strategi, sistem, gaya, ketrampilan, staff, dan sesuatu yang kita sebut superordinate(Waterman, Peters, & Phillips, 1980, p. 17).
Gambar 2.1 – Model McKinsey 7S
Sumber: Waterman et al (1980), Structure is not organizations
Menurut Waterman et al (1980) beberapa ide penting dari kerangka kerja tersebut adalah:
1. Gagasan banyaknya faktor yang mempengaruhi kemampuan organisasi untuk berubah dan modus yang tepat dari perubahan. Dibalik strategi dan struktur paling tidak ada lima variabel yang teridentifikasi, mengapa hanya memperhatikan dua variabel tersebut?
2. Diagram pada Gambar 2.1 menampilkan variabel yang saling keterkaitan, ide dari hal tersebut adalah sulit untuk membuat kemajuan dengan melupakan variabel yang lain.
3. Diagram pada Gambar 2.1 tidak mempunyai titik pangkal atau hirarki tersirat, yang mengartikan tidak ada yang kritikal. Pada suatu saat bisa saja strategi adalah variabel penting, disaat lain bisa saja sistem atau struktur.
Model McKinsey 7S membedakan variabel-variabel tersebut ke dalam 2 hal besar yaitu elemen keras dan elemen lunak. Penjelasan variabel-variabel dalam kedua elemen tersebut dapat dilihat pada tabel 2 dan 3(Waterman, Peters, & Phillips, 1980).
Tabel 2 – Definisi variable pada elemen keras (McKinsey 7S)
Elemen Definisi
Strategy (Strategi) Tindakan yang perusahaan rencanakan untuk menanggapi atau mengantisipasi perubahan lingkungan eksternal dari pelanggan atau pesaing.
Structure (Struktur) Bagaimana unit-unit dalam organisasi saling berinteraksi, apakah terpusat, matrix, atau lainnya.
Systems (Sistem) Semua prosedur, formal dan informal yang membuat organisasi berjalan, hari demi hari dan tahun demi tahun.
Tabel 3 – Definisi variable pada elemen lunak (McKinsey 7S)
Elemen Definisi
Style (Gaya) Kepribadian terutama pada tingkatan managemen tingkat atas
dan bagaimana reaksi dari tim terhadap apa yang dikatakan oleh manager.
Staff(staf) Bagaimana perusahaan mengelola pengembangan karier
Skills(Ketrampilan) Kemampuan unik personil atau organisasi secara keseluruhan. Superordinate goals
(Tujuan tingkat tinggi)
Terletak di pusat diagram disebut juga dengan nilai bersama adalah organisasi berdiri pada apa dan apa yang dipercaya.
2.4 Process Based Organisation
Paradigma proses atau proses orientasi merupakan istilah yang lebih luas daripada organisasi berbasis proses (process based organisation)(Hernaus, 2008). Proses orientasi adalah cara pemikiran baru dan pendekatan baru untuk melakukan bisnis, sementara proses berbasis organisasi adalah cara aplikatif untuk memperkenalkan kematangan proses tingkat tinggi dan praktisi proses ke dalam perusahaan (Hernaus, 2008). Dalam sebuah organisasi berbasis proses harus terdiri dari:
1. Beberapa proses bisnis inti yg dikelola oleh pemilik proses memiliki dukungan langsung dari penasehat proses.
2. Keunggulan terpusat, dimana pengetahuan fungsional dikumpulkan dengan peran menghubungkan karyawan dari bidang fungsional yang sama.
3. Unit staf atau unit pendukung fungsional yang bertanggung jawab atas administrasi dan kegiatan perusahaan (misalkan: HRD, akuntansi, keuangan, dll).
4. Dewan proses yang bertanggung jawab atas koordinasi literalis antara proses yang berbeda dan unit.
2.5 Lesson Learned
Lesson learned adalah pembelajaran yang diperoleh dari proses melakukan kegiatan proyek (Department of Health & Human Services USA, 2006). Lesson learned mendokumentasikan sebab dari suatu isu dan alasan dari perbaikan yang
dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut (Department of Health & Human Services USA, 2006).Lesson learned harus mengambil pengalaman yang positif, ide yang baik yang dapat meningkatkan efisiensi proyek atau menghemat uang (Department of Health & Human Services USA, 2006). Lesson learned juga dapat berasal dari hal yang negatif, namun baru bisa diperoleh setelah hasil yang tidak diharapkan terjadi (Department of Health & Human Services USA, 2006). Pada internship project ini lesson learned yang akan diambil adalah yang berasal dari kegiatan proyek yang berguna untuk meningkatkan efisiensi proyek atau menghemat uang.
2.6 Mengukur Kinerja Knowledge Management
Jika organisasi mengetahui bagaimana cara mengukur tingkat kinerja, maka akan memungkinkan untuk dikendalikan (Shannak, 2009). Maka mudah untuk dinyatakan bahwa KMS dan efek dari proyek tersebut bagi management adalah dengan mengikuti alur dari proyek tersebut (Shannak, 2009).
Menurut Shannak (2009), sangat diharapkan agar perusahaan yang mengimplementasikan KMS menemukan indikator kinerja untuk semua area agar dapat dilihat secara keseluruhan(Shannak, 2009). Namun ketika mengukur kinerja KMS, belum tentu semua indikator kinerja tersebut dapat digunakan dengan tepat dalam proyek(Shannak, 2009).Berikut disajikan indikator-indikator yang akan digunakan untuk mengukur KMS di intership project ini:
Tabel 4 – Indikator kinerja KMS(Shannak, 2009)
Fokus Area Domain Indikator Kinerja
TI Terlibat aktif Jumlah pengguna yang aktif menggunakan KMS
Struktur knowledge Jumlah topik di KMS
Manusia Kesadaran Jumlah anggota yang berpartisipasi (dilihat dari jumlah login)
Proses Kontribusi Knowledge Jumlah kontribusi dan dokumen yang dimasukkan
Efisiensi dari rutinitas baru
Jumlah panggilan ke unit pendukung (help desk)
