13 BAB II
KAJIAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN DAN HIPOTESIS
2.1 Kajian Pustaka
Kajian pustaka menjelaskan beberapa teori, hasil penelitian orang lain dan publikasi umum yang relevan dengan variabel-variabel penelitian. Adapun kajian pustaka yang dikembangkan sebagai berikut.
2.1.1 Partisipasi Pengguna
Pengertian Partisipasi Pengguna Menurut Elfreda Aplonia Lau (2004:28) menyatakan bahwa Pengertian Partisipasi Pengguna yaitu :
“Partisipasi pemakai digunakan menunjukan intervensi personal yang nyata pemakai dalam pengembangan sistem informasi, mulai dari tahap perencanaan, pengembangan sampai tahap implementasi sistem informasi.
Adanya Partisipasi pemakai diharapkan dapat meningkatkan penerimaan sistem oleh pemakai yaitu dengan mengembangkan harapan yang realistis terhadap kemampuan sistem, memberikan sarana bargaining dan pemecahan konflik seputar masalah perancangan sistem, serta memperkecil adanya resistance to change dari pemakai terhadap informasi yang dikembangkan”
Pengertian Partisipasi Pengguna Menurut Azhar Susanto (2010:300) menyatakan bahwa pengertian Partisipasi Pengguna yaitu :
“Partisipasi pengguna dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi lebih ditekankan pada bagaimana peranan user dalam proses perancangan SI dan langkah-langkah apa yang dilakukan dalam mendukung dan mengarahkan kontribusinya”
Patisipasi pengguna digunakan untuk menunjukan intervensi personal yang nyata pemakai dalam pengembangan sistem informasi mulai dari tahap
perencanaan, pengembangan sampai tahap implementasi sistem informasi (Elfreda Alfiona Lau 2004:28).
Partisipasi pengguna dalam pengembangan sistem informasi merupakan factor penting yang berpengaruh terhadap suksesnya sebuah system, partisipasi pengguna berhubungan secara tidak langsung dengan sebuah system. Dengan demikian perusahaan akan semakin mendapatkan kemudahan-kemudahan dalam menjalankan operasi perusahaannya, di era persaingan yang sangat ketat seperti ini partisipasi pengguna dihadapkan pada tantangan-tantangan yang berat.
2.1.1.1 Indikator Partisipasi Pengguna
Berikut ini alasan pentingnya keterlibatan pengguna dalam perancangan dan pengembangan Sistem Informasi menurut Azhar Susanto (2008:369) adalah :
1. Kebutuhan user
2. Pengetahuan akan kondisi lokal 3. Keengganan untuk berubah 4. User merasa terancam
5. Meningkatkan alam demokrasi
Dari pentingnya keterlibatan pengguna dalam perancangan dan pengembangan sistem menurut Azhar Susanto (2008:369), penjelasannya adalah sebagai berikut:
1. Kebutuhan User
Sistem informasi dikembangkan bukan untuk pembuat sistem tapi untuk user agar sistem dapat diterapkan, sistem tersebut harus bisa menyerap
kebutuhan pengguna dan yang tau kebutuhan pengguna adalah pengguna itu sendiri, sehingga keterlibatan pengguna dalam pengembangan sistem akan meningkatkan tingkat keberhasilan walaupun tidak memberikan jaminan berhasil.
2. Pengetahuan akan kondisi lokal
Pemahaman terhadap lingkungan dimana sistem informasi tersebut akan diterapkan perlu dimiliki oleh perancang sistem informasi dan untuk memperoleh pengetahuan tersebut perancang sistem harus meminta bantuan user yang lebih memahami lingkungan tempatnya bekerja.
3. Keengganan untuk berubah
Seringkali user merasa bahwa sistem informasi yang disusun tidak dapat dipergunakan dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengurangi keengganan untuk berubah itu dapat dikurangi bila user terlibat dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi.
4. User merasa terancam
Banyak user menganggap bahwa penerapan sistem informasi computer dalam organisasi mungkin saja akan megancam pekerjaannya, atau menjadikan kemampuan yang dimilikinya tidak lagi relevan dengan kebutuhan organisasi. Keterlibatan user dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi merupakan salah satu cara menghindari dampak penerapan Sitem Informasi dengan computer.
5. Meningkatkan alam demokrasi
Makna dari demokrasi disini adalah bahwa user dapat terlibat secara langsung dalam mengambil keputusan yang mungkin berdampak terhadap mereka.
Dalam hal ini partisipasi pengguna sistem informasi seperti yang dikemukakan oleh Azhar Susanto (2008:367) dapat dilihat dari :
1. Hubungan 2. Wawasan 3. Tanggungjawab 4. Waktu
5. Keinginan user
6. Nilai, kepuasan, dan dukungan 7. Biaya
Tidak semua keterlibatan pemakai ini membawa keberhasilan, ada beberapa alasan yang menyebabkan terjadinya kegagalan menurut Azhar Susanto (2008:370) diantaranya :
a. Tidak tepatnya pengetahuan yang dimiliki pemakai sehingga tidak bersedia membuat keputusan atau memberikan pandangannya, karena pemakai kurang memahami dampak dari keputusan yang diambil.
b. Kurangnya pengalaman dalam menentukan keputusan karena kultur lingkungan yang tidsk mendukung dan kurangnya dukungan dari organisasi dalam berpartisipasi untuk mengambil keputusan.
c. Pengambilan keputusan tersebut terbatas pada tahapan-tahapan yang memungkinkan pemakai atau karyawan terlibat dalam pengambilan keputusan.
d. Kurangnya kesempatan untuk melakukan uji coba dan kurangnya kesempatan untuk belajar. Hal ini muncul karena ketakutan akan tingginya biaya yang perlu dikeluarkan untuk kegiatan tersebut.
Teknik pada umumnya berhubungan dengan data dan prosesnya, tetapi dalam kaitannya dengan pengembangan sistem informasi, teknik Joint Application Development (JAD) adalah suatu teknik baru yang berhubungan dengan manusia. JAD adalah suatu kerjasama yang terstruktur antara pemakai sistem informasi, manajer dan ahli sistem informasi untuk menentukan dan menjabarkan permintaan pemakai, teknik-teknik yang dibutuhkan dan unsur rancangan eksternal (input, output, tampilan). Tujuan dari JAD adalah memberikan kesempatan pada user dan manajemen untuk berpartisipasi secara luas dalam siklus pengembangan sistem informasi.
Berikut penjelasan mengenai indikator-indikator yang ada sebagai berikut : 1. Meningkatkan hubungan antara user, manajemen dan ahli sistem
informasi
2. Memperluas wawasan user dan manajemen dalam bidang komputer, disisi lain memperluas wawasan bisnis dan aplikasinya bagi ahli sistem informasi.
3. Meringankan beban tanggungjawab user dan manajemen bila terjadi konflik.
4. JAD umurnya juga mempersingkat waktu pengembangan sistem informasi yang biasanya diperlukan untuk melakukan berbagai wawancara, melalui satu pola kerja yang lebih terstruktur.
5. Melalui penentuan keinginan user yang lebih tepat dan penentuan prioritas utama, maka pengguna JAD ini akan lebih menghemat biaya.
6. JAD seringkali menghasilkan sistem informasi yang lebih bernilai dan memberikan kepuasan yang lebih baik bagi user maupun pihak manajemen, sehingga meningkatkan kepercayaan dan dukungan user dan manajemen terhadap proyek pengembangan sistem informasi yang dilakukan.
7. Mengurang biaya pemeliharaan, karena sejak versi pertama dihasilkan, telah mampu memenuhi kebutuhan organisasi umumnya.
2.1.2 Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Adhitya Permana (2013) Sistem informasi akuntansi sangat diperlukan oleh perusahaan maupun instansi. Informasi akuntansi merupakan salah satu bagian yang terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen. Informasi akuntansi sangat berhubungan erat dengan data keuangan yang dihasilkan melalui kegiatan rutin perusahaan maupun instansi pemerintah. Fungsi utama dari sistem informasi akuntansi adalah untuk mendorong seoptimal mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang berstruktur dan berkualitas yaitu tepat waktu, relevan,
lengkap, akurat dan dapat dipercaya. Penggunaan sistem informasi akuntansi yang berkualitas sangat berguna bagi perusahaan dan instansi dalam menentukan langkah-langkah atau kebijaksanaan yang diambil dan juga untuk mempermudah dalam pengawasan terutama terhadap aktivitas suatu perusahaan maupun instansi pemerintah.
2.1.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi menurut Moscove yang dikutip oleh Zaki Baridwan (2001:3) adalah sebagai berikut :
“sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak di luar perusahaan (seperti kantor pajak, investor dan kreditor) dan pihak intern (terutama manajemen).”
Menurut Krismiaji (2010:4) menyatakan bahwa :
“sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna mengahasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.”
Sedangkan menurut Marshall B. Romney yang dialih bahasakan oleh Fitria Sari (2005) sistem informasi akutansi adalah :
“rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk saling mencapai suatu tujuan. Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa sub sistem kecil, yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk mendukung bagi sistem yang lebih besar, tempat mereka berada.”
Adapun sistem informasi akuntansi menurut Azhar Susanto (2011:12) adalah sebagai berikut:
“sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem pengolahan data akuntansi yang merupakan koordinasi dari manusia, alat, dan metode yang berinteraksi secara harmonis dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajeman yang terstruktur pula.”
Dari beberapa pengertian di atas jelaslah bahwa sistem informasi akuntansi merupakan bagian dari perusahaan (manusia dan modal) yang mempunyai tanggung jawab di dalam menyiapkan informasi tersebut baik pihak intern maupun pihak ekstern perusahaan. Selain itu sistem informasi akuntansi merupakan suatu komponen organisasi yang menghimpun, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisis dan mengkomunikasikan informasi akuntansi kepada pberbagai pihak yang membutuhkannya. Informasi yang diperoleh kemudian akan digunakan oleh manajemen sebagai dasar untuk pengambilan keputusan yang penting bagi perusahaan.
2.1.2.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Dalam konsep sistem informasi akuntansi harus diintegrasikan adalah semua unsur dan subunsur yang terkait dalam membentuk suatu sistem informasi akuntansi untuk dapat menghasilkan informasi akuntansi yang berkualitas.
Adapun komponen sistem informasi akuntansi menurut Azhar Susanto (2008:58) adalah sebagai berikut :
1. Perangkat Keras (Hardware) 2. Perangkat Lunak (Software) 3. Manusia (Brainware) 4. Prosedur (Procedure)
5. Database Dan Sistem Manajemen Database (Datebased) 6. Jaringan Komunikasi (Communication Network)
Dibawah ini adalah penjelasan dari ke enam komponen sistem informasi akuntansi :
1. Hardware (Perangkat Keras)
Hardware merupakan peralatan fisik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan, memasukkan, memproses, menyimpan, dan mengeluarkan hasil pengolahan data dalam bentuk informasi. Hardware terdiri dari beberapa bagian diantaranya:
a. Bagian Input (Input Device)
Bagian input merupakan alat-alat yang dapat digunakan untuk memasukkan data ke dalam komputer. Alat input diantaranya keyboard (digunakan dalam input yang berbentuk teks ke dalam komputer), mouse (alat yang digunakan sebagai pointer), scanner (alat yang digunakan untuk memasukkan data yang berbentuk image), digital camera (alat yang digunakan untuk menggambarkan langsung ke dalam komputer).
b. Bagian pengolahan utama dan memori
Bagian ini terdiri dari berbagai komponen diantaranya:
1. Processor (CPU) merupakan jantungnya komputer, tapi walaupun demikian processor ini tidak akan memberikan manfaat tanpa komponen pendukung lainnya.
2. Memori, memori merupakan penyimpan pada dasarnya dapat dibagi menjadi memori utama dan memori kedua atau tambahan.
Fungsi utama memori adalah untuk menyimpan program, data, sistem operasi, sebagai penyangga, dan menyimpan gambar.
3. Bus merupakan kabel-kabel yang tersusun dengan rapih dan digunakan untuk menghubungkan antara CPU dengan primary storage. Bus digunakan untuk mentransfer data atau informasi dari memori ke berbagai macam peralatan input, output, atau dengan kata lain bus merupakan suatu sirkuit yang digunakan sebagai jalur transformasi antara dua atau lebih alat-alat dalam sistem komputer.
4. Cache memory, cach berfungsi sebagai buffer (media penyesuai) antara CPU yang berkecepatan tinggi dengan memori yang mempunyai kecepatan lebih rendah. Tanpa cache memori CPU harus menunggu data dan instruksi diterima dan main memory atau menunggu hasil pengolahan seleksi dikirim ke main memory baru proses selanjutnya bisa dilakukan. Cache memory diletakkan diantara CPU dengan main memory.
5. Mother board/main board merupakan papan rangkaian tercetak yang berfungsi sebagai tempat penumpangan komponen- komponen pendukung suatu sistem komputer.
6. Driver card merupakan papan rangkaian tercetak yang berfungsi memperluas kemampuan suatu sistem komputer.
c. Bagian output (Output Devices)
Peralatan output merupakan peralatan-peralatan yang digunakan untuk mengeluarkan informasi hasil pengolahan data. Ada beberapa macam peralatan output yang biasa digunakan yaitu:
1. Printer, yaitu peralatan yang digunakan untuk mengeluarkan informasi hasil pengolahan data kertas atau transparansi.
2. Layar monitor, merupakan alat yang digunakan untuk menayangkan hasil pengalihan data atau informasi dalam bentuk visual.
3. Heard mount display (HMD) merupakan alat yang digunakan untuk menayangkan hasil pengolahan data atau informasi dalam bentuk visual pada monitor yang ditempatkan di depan mata.
4. Liquid display projector (LCD) merupakan alat yang digunakan untuk menayangkan hasil pengolahan data atau informasi dengan cara memancarkannya atau memproyeksikan ke dinding atau bidang lainnya yang vertikal
5. Speaker, merupakan alat yang digunakan untuk mengeluarkan hasil pengolahan data atau informasi dalm bentuk suara
d. Bagian Komunikasi
Peralatan komunikasi adalah peralatan-peralatan yang digunakan agar komunikasi data bisa berjalan dengan baik. Ada banyak jenis peralatan komuniakasi, beberapa diantaranya adalah: Network Card untuk LAN dan wireless LAN, HUB/switching dan access point wireles LAN, Fibr Optik dan Roter dan Ranger Extender, berbagai macam modem
(Internal, External, PCMIA) dan wireless card bus adapter, pemancar dan penerima, very small apatur satelit (VSAT) dan Satelit.
2. Software (Perangkat Lunak)
Software adalah kumpulan dari berbagai program-program yang digunakan utnuk menjalankan apliaksi tertentu pada komputer, sedangkan program merupakan kumpulan dari perintah-perintah komputer yang tersusun secara sistematik. Software dapat dikelompokkan menajdi dua yaitu perangkat lunak sistem (system software) dan perangkat lunak aplikasi (application software).
a. System Software
Perangkat lunak sistem merupakan kumpulan dari perangkat lunak yang digunakan untuk mengendalikan sistem komputer yang meliputi sistem operasi (operating system), Interpreter dan Compiler (kompiler).
Operating System
Operating system berfungsi untuk mengendalikan hubungan antara komponen-komponen yang terpasang dalam suatu sistem komputer misalnya antara keyboard dengan CPU, dengan layar monitor dan lain-lain.
Interpreter
Interpreter merupakan software yang berfungsi sebagai alat penterjemah bahasa yang dimengerti oleh manusia ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komputer (bahasa mesin) per perintah.
Compiler
Compiler berfungsi untuk menterjemah bahasa yang dipahami oleh manusia ke dalam bahasa yang dipahami oleh komputer yang langsung atau file.
b. Application Software
Perangkat lunak aplikasi atau sering disebut “paket aplikasi”
merupakan software jadi yang siap untuk digunakan. Software ini dibuat oleh perusahaan perangkat lunak tertentu (software House) baik dari dalam maupun luar negeri yang umumnya berada di Amerika.
3. Brainware (Manusia)
Brainware atau sumber daya manusia (SDM) merupakan bagian terpenting dari komponen sistem informasi dalam dunia bisnis yang dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Komponen SDM ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan komponen lainnya di dalam suatu sistem informasi sebagai hasil dari perencanaan analisis, perancangan, dan strategi implementasi yang didasarkan kepada komunikasi diantara sumber daya manusia yang terlibat dalam suatu organisasi.
Sumber daya manusia (SDM) sistem informasi atau sistem informasi akuntansi merupakan sumber daya yang terlibat dalam pembuatan sistem informasi, pengumpulan dan pengolahan data, pendistribusian dan pemanfaatan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi tersebut, beberapa kelompok SDM suatu organisasi yang terlibat dalam beberapa aktivitas di atas secara garis besar dapat dikelompokkan ke dalam pemilik dan pemakai sistem informasi.
a. Pemilik sistem informasi
Pemilik sistem informasi merupakan sponsor terhadap dikembangkannya sistem informasi. Mereka biasanya bertanggung jawab terhadap biaya dan waktu yang digunakan untuk pengembangan serta pemeliharaan sistem informasi, mereka juga berperan sebagai pihak penentu dalam menentukan diterima atau tidaknya sistem informasi.
b. Pemakai sistem informasi
Pemakai sistem informasi sebagian besar merupakan orang-orang yang hanya akan menggunakan sistem informasi yang telah dikembangkan seperti operator dan manajer (end user). Para pemakai akhir sistem informasi tersebut menentukan:
Masalah yang harus dipecahkan Kesempatan yang harus diambil Kebutuhan yang harus dipenuhi
Batasan-batasan bisnis yang harus termuat dalam sistem informasi. Mereka juga mencakup memperhatikan tayangan aplikasi dan komputer baik dalam bentuk form input ataupun output.
4. Procedure (Prosedur)
Prosedur merupakan rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Prosedur penting dimiliki bagi suatu organisasi agar segala sesuatu dapat dilakukan secara seragam. Jika
prosedur telah diterima oleh pemakai sistem informasi maka prosedur akan menjadi pedoman bagaimana fungsi sistem informasi tersebut harus dioperasikan.
5. Database
Basis data merupakan bagian dari manajemen sumber daya informasi yang membantu perusahaan agar sumber daya informasi yang dimilikinya mencerminkan secara akurat sistem fisik yang diwakilinya.
6. Communication Network (Jaringan Komunikasi)
Telekomunikasi atau komunikasi data dapat didefinisikan sebagai pengguna media elektronik yang memindahkan data atau informasi dari suatu lokasi ke suatu atau beberapa lokasi lainnya yang berbeda.
2.1.2.3 Fungsi dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Dalam suatu sistem informasi akuntansi terkandung unsur-unsur fungsi pengendalian, sehingga dapat mengurangi kemungkinan ketidakpastian dan ketidakakuratan dalam penyajian informasi, maka baik buruknya sistem informasi akuntansi sangat mempengaruhi fungsi manajemen dalam melakukan pengendalian internal karena informasi yang dihasilkan akan dijadikan salah satu dasar pengambilan keputusan bagi pengguna sistem tersebut.
Menurut Azhar Susanto (2008:8) ada tiga fungsi atau peran sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk mencapai tujuan utama ketiga fungsi atau peranan tersebut adalah:
1. Mendukung aktivitas sehari-hari perusahaan.
2. Mendukung proses pengambilan keputusan.
3. Membantu dalam memenuhi tanggung jawab pengelolaan perusahaan.
Fungsi-fungsi sistem informasi akuntansi tersebut di atas dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Mendukung aktivitas sehari-hari perusahaan
Suatu perusahaan agar tetap berjalan, perusahaan tersebut harus terus menerus beroperasi dengan melakukan sejumlah aktivitas bisnis yang peristiwanya disebut sebagai transaksi seperti melakukan pembelian, penyimpanan, proses produksi, dan penjualan.
2. Mendukung proses pengambilan keputusan
Tujuan yang sama pentingnya dari sistem informasi akuntansi adalah untuk memberikan informasi yang diperlukan dlaam proses pengambilan keputusan.
Keputusan harus dibuat dalam kaitannya dengan perancangan dan pengendalian aktivitas perusahaan. Informasi yang dapat diperoleh dari sistem informasi akuntansi tapi diperlukan dalam proses pengambilan keputusan biasanya berupa informasi kuantitatif yang tidak bersifat uang dan data kualitatif.
3. Membantu dalam memenuhi tanggung jawab pengelolaan perusahaan
Salah satu tanggung jawab penting adalah keharusan memberi informasi kepada pemakai yang berada di luar perusahaan atau stakeholder yang meliputi pemasok, pelanggan, kreditor, investor besar, serikat kerja, analisis keuangan, asosiasi industri, atau bahkan publik secara umum.
Sedangkan menurut Krismiaji (2010:188) tujuan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
1. Kemanfaatan, informasi yang dihasilkan oleh sistem harus membantu manajemen dan para pemakai dalam pembuatan keputusan
2. Ekonomis, manfaat sistem harus melebihi pengorbanannya
3. Daya andal, sistem harus memproses data secara akurat dan lengkap 4. Ketersediaan, para pemakai harus dapat mengakases data senyaman
mungkin, kapan saja pemakai menginginkannya
5. Ketepatan waktu, informasi penting harus dihasilkan labih dahulu, kemudian baru informasi lainnya
6. Servis pelanggan, servis yang memuaskan kepada pelanggan harus diberikan
7. Kapasitas, kapasitas sistem harus mampu menangani kegiatan pada periode sibuk dan pertumbuhan di masa mendatang
8. Praktis, sistem harus mudah digunakan
9. Fleksibilitas, sistem harus mengakomodasi perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan sistem
10. Daya telusur, sistem harus mudah dipahami oleh para pemakai dan perancang, dan memudahkan penyelesaian persoalan serta pengembangan sistem di masa mendatang
11. Daya audit, daya audit harus ada dan melekat pada sistem sejak awal pembuatannya
12. Keamanan, hanya personil yang berhak saja yang dapat mengakses atau diijinkan mengubah data sistem
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem informasi akuntansi tersebut harus saling terkait, dalam mempertimbangkan penyusunan suatu sistem informasi akuntansi untuk meningkatkan informasi, penegndalian internal harus selalu dipertimbangkan keseimbangan antara manfaat dan biaya.
Pada setiap perusahaan apapun jenisnya sistem informasi akuntansinya akan disusun dari seperangkat formulir, jurnal, buku besar, laporan-laporan, kegiatan tata usaha dan peralatan pencatatan.
2.1.2.4 Perencanaan Sistem Informasi
Perencanaan sistem informasi akuntansi mencakup identifikasi subsistem dalam sistem informasi akuntansi yang perlu diperhatikan dalam pengembangan.
Tujuan perencanaan sistem ini adalah mengidentifikasikan masalah yang perlu diatasi segera ataupun untuk kepentingan masa mendatang. Langkah-langkah
dalam perencanaan sistem informasi menurut Bodnar dan Hapwood (2010:386) yang dikutip oleh Adhitya Permana (2013) adalah:
1. Discussing and planning on the part of top management 2. Establishing a systems planning steering committe 3. Establishing overall objectives and constrains 4. Developing a strategic information systems plan
5. Identifying and prioritizing specifics area as whit in the organization for the systems development focus
6. Setting forth a systems proposal to serve as a basis of the analysis and preliminary design for a given subsystem
7. Assembling a team of individual for purposed of the analysis and preliminary system design
Jadi langkah-langkah dalam perencanaan sistem meliputi beberapa tahap, yaitu:
1. Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen puncak.
2. Penetapan dewan pengarahan perencanaan sistem.
3. Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan.
4. Pengembangan perencanaan sistem informasi strategi.
5. Identifikasi prioritas area-area pasifik dalam organisasi sebagai fokus pengembangan sistem.
6. Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar analisa dan perancangan awal subsistem tertentu.
7. Membentuk tim untuk tujuan analisa dan perancangan awal sistem.
2.1.2.5 Pengembangan Sistem Informasi
Menurut Tata Subari (2004:163) Tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi adalah:
a. Menghasilkan kualitas informasi yang benar dan tepat waktu
b. Pengembangan sistem informasi akuntansi harus selesai dalam jangka waktu yang masuk akal, kualitas lain dari sistem informasi akuntansi yang sukses adalah bahwa pengembangannya harus selesai dalam jangka waktu yang masuk akal.
c. Sistem informasi akuntansi harus memenuhi kebutuhan organisasi akan informasi
d. Pemenuhan kebutuhan pemakai system
Menurut Krismiaji (2010:175) dalam siklus pengembangan sistem terdiri dari 5 tahap yaitu:
1. Analisis Sistem
2. Perancangan Konseptual 3. Perancangan Fisik Sistem 4. Implementasi dan Konversi 5. Operasi dan Pemeliharaan
Berdasarkan pendapat Krismiaji tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut ini.
1. Analisis Sistem
Selama tahap analisis sistem ini, dilakukan pengumpulan informasi yang diperlukan untuk membeli atau membangun sebuah sistem baru. Permintaan untuk membangun sebuah sistem diprioritaskan untuk memaksimumkan sumber- sumber ekonomi yang jumlahnya terbatas guna mendukung pembuatan sistem tersebut. Hasil akhir dari tahap ini dilaporkan dalam bentuk laporan analisis sistem dan disampaikan kepada pihak manajemen.
5 langkah dalam tahap analisis sistem yaitu:
a. Investigasi awal b. Survei sistem c. Studi kelayakan
d. Menentukan syarat informasi dan syarat sistem
e. Laporan analisis sistem
Langkah-langkah dalam tahap analisis sistem dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Investigasi awal Investigasi ini dilakukan untuk menyaring dan menyeleksi proyek. akuntan yang melaksanakan investigasi awal harus memperoleh gambaran yang jelas tentang persoalan yang dihadapi atau kebutuhan organisasi, menentukan kelayakan proyek, menaksir biaya penyusunan sistem, melakukan evaluasi awal tentang lingkung dan sifat sistem informasi akuntansi yang baru, dan merekomendasikan apakah penyusunan proyek harus dilakukan sesuai dengan rencana, dimodifikasi, atau dibatalkan.
b. Survei Sistem Dalam tahap ini dilakukan penelitian lengkap untuk memperoleh gambaran tentang cara kerja sistem yang sekarang digunakan. Tujuan dilakukannya survei sistem ini adalah:
Untuk memperoleh pemahaman tentang operasi, kebijakan, dan proedur dalam perusahaan, arus data dan informasi , kekuatan dan kelemahan sistem informasi akuntansi, dan ketersediaan perangkat keras, perangkat lunak, dan karyawan.
Untuk melakukan penaksiran pendahuluan terhadap kebutuhan sekarang dan di masa mendatang, dan untuk menentukan derajat dan sifat perubahan yang diperlukan.
Membina hubungan kerja dengan para pemakai, agar diperoleh dukungan untuk pembuatan sistem baru.
Mengumpulkan data yang mengidentifikasi kebutuhan pemakai, melaksanakan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi untuk manajemen.
c. Studi Kelayakan
Informasi yang telah dikumpulkan selama survey sistem digunakan untuk malaksanakan studi kelayakan. Tujuan dari tahap studi kelayakan adalah untuk melaksanakan analisis kelayakan secara mendalam, khususnya yang berhubungan dengan manfaat dan pengorbanan ekonomi. Tim yang melakukan studi ini beranggotakan manajemen, akuntan dengan keahlian di bidang pengendalian dan auditing, personal sistem, dan para pemakai sistem.
d. Menentukan syarat informasi dan syarat sistem
Tujuan dari menentukan syarat informasi dan syarat sistem adalah utnuk mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemakai dan menentukan tujuan sistem baru. Keberhasilan sebuah sistem seringkali tergantung pada kemampuan tim penyusun untuk mengkoordinasi kendala yang ada.
Jenis kendala yang umum dihadapi antara lain peraturan pemerintah, kebijakan manajemen, kelangkaan staf yang berkualitas, kemampuan dan sikap pa7ra pemakai, ketersediaan teknologi, dan keterbatasan sumberdaya. Untuk memaksimumkan kinerja sistem, efek kendala terhadap sistem harus diminimumkan.
e. Laporan analisis sistem
Hasil analisis sistem dituangkan dalam bentuk laporan, yaitu laporan analisis sistem. Laporan ini meringkas dan mendokumentasikan aktivitas analisis dan akan bermanfaat bagi para perancang sistem sebagai dasar utnuk membuat rancangan.
2. Perancangan Konseptual
Pada tahap ini dilakukan penyusunan rerangka umum yang berhubungan dengan kebutuhan para pemakai, dan penyelesaian masalah yang telah diidentifikasi dalam tahap analisis sistem.
Ada 3 langkah dalam tahap perancangan konseptual yaitu:
a. Mengevaluasi alternatif rancangan b. Membuat spesifikasi rancangan
c. Membuat laporan hasil perancangan konsep
Langkah-langkah dalam tahap perancangan konseptual dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Mengevaluasi alternatif rancangan
Perancang sistem harus secara seksama mempertimbangkan dan membuat keputusan mana saja alternatif yang terbaik yang akan dipilih dengan mempertimbangkan kelebihan dan kelemahan, termasuk manfaat dan pengorbanan untuk setiap alternatif yang tersedia
b. Menentukan spesifikasi rancangan
Jika alternatif rancangan telah dipilih, maka perancang sistem akan menyusun spesifikasi rancangan konsep, yang mencakup elemen-elemen sebagai berikut:
Output
Karena sistem dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi para pemakai, maka spesifikasi output harus ditentukan pertama kali.
Penyimpanan data
Untuk membuat keputusan tentang output, perancang sistem harus pula mempertimbangkan elemen data yang harus ada dalam database sehingga sistem dapat menghasilkan output seperti yang dikehendaki.
Input
Setelah elemen data ditentukan, maka dilakukan spesifikasi input yang mencakup jenis data yang akan dimasukkan, lokasi dan nilai transaksi, dan dimana, kapan, dan bagaimana pengumpulan data dilakukan.
Prosedur pemrosesan dan prosedur operasi
Ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman tentang bagaimana memproses dan menyimpan data agar dapat menghasilkan output/laporan, dan tentang urutan proses yang harus dilakukan c. Menyusun laporan perancangan sistem
Kegiatan terakhir yang harus dilakukan pada tahap perancangan konsep sistem adalah menyusun laporan hasil rancangan konsep. Tujuan dibuatnya laporan ini adalah untuk memandu kegiatan perancangan fisik, mengkomunikasikan pemenuhan kebutuhan informasi manajemen dan
para pemakai dan untuk membantu steering committe menilai kelayakan sistem.
3. Perancangan Fisik Sistem
Pada tahap ini, perusahaan menentukan bagaimana cara menerapkan hasil rancangan konsep sistem informasi akuntansi. Perancangan fisik menterjemahkan rancangan konsep yang masih bersifat umum dan berorientasi kepada pemakai, ke dalam spesifikasi rinsi, yang digunakan untuk membuat dan menguji program komputer
.
Ada 6 langkah dalam tahap perancangan fisik sistem yaitu:
a. Perancangan output
b. Perancangan file dan database c. Perancangan input
d. Perancangan program e. Perancangan prosedur f. Perancangan pengawasan
g. Pembuatan laporan hasil perancangan fisik
Langkah-langkah dalam tahap perancangan fisik sistem dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Perancangan output
Tujuan dilakukannya perancangan output adalah untuk menentukan sifat, bentuk, isi, dan waktu atau saat pencetakan laporan, dokumen, dan
penayangan di layar monitor. Perancangan output memerlukan kerjasama antara pemakai dan perancang
b. Perancangan file dan database
Petimbangan utama dalam merancang file dan database sebuah sistem informasi secara rinci mencakup hal-hal berikut :
Media. Haruskah data disimpan dalam disk, disket, optical disk, atau pita?
Organisasi dan akses. Haruskah digunakan metode akses urut, urut indeks, atau akses random?
Moda pemrosesan. Haruskan digunakan metode atau metode langsung seketika?
Pemeliharaan. Apa prosedur yang dapat digunakan untuk memelihara data secara efektif?
Ukuran. Berapa banyak record akan disimpan dalam database dan seberapa besar? Seberapa cepat jumlah record tersebut diharapkan tumbuh?
Tingkat kegiatan. Berapa persen record yang dihapus atau ditambah setiap tahun? berapa persen record yang perlu diperbaharui?
c. Perancangan input
Ketika mengevaluasi perancangan input, tim perancang sistem harus mengidentifikasi jenis input data dan metode input yang optimal.
d. Perancangan program
Pembuatan program komputer merupakan salah satu kegiatan yang paling banyak menyita waktu. Cara-cara yang dapat digunakan untuk memperbaiki penyusunan program adalah:
Modul. Yaitu memecah program menjadi satuan lebih kecil untuk mengurangi kompleksitas dan meningkatkan daya andal dan daya modifikasi. Pendekatan ini disebut pemograman terstruktur. Setiap modul harus berinteraksi dengan modul induknya, bukan dengan sesama modul. Setiap modul juga harus memiliki satu titik masuk dan satu titik keluar untuk memudahkan pengujian dan modifikasi.
Common routnes. Yaitu menggunakan seperangkat struktur dasar penulisan untuk program program sederhana, seperti input, output, dan pemeliharaan file.
Standard. Yaitu membuat standar pemograman (aturan penulisan program).
Walk-throught. Yaitu mencermati struktur program untuk menemukan kesalahan logika, penulisan, dan masalah pemograman lainnya.
Pendekatan tim. Yaitu menggunakan tim yang terdiri atas seorang pemograman utama, sistem pemograman, dan seorang sekretaris pemogram
e. Perancangan prosedur
Setiap orang yang berinteraksi dengan sistem informasi baru, harus mengikuti prosedur yang menjawab pertanyaan-pertanyaan siapa, apa,
dimana, kapan, mengapa, dan bagaimana yang berkaitan dengan keseluruhan aktivitas sistem informasi. Prosedur harus mencakup penyiapan input, pemrosesan transaksi, pendeteksian, dan pembetulan kesalahan, pengawasan atau pengendalian, rekonsiliasi saldo, akses database, penyiapan dan distribusi output, dan intruksi operator komputer. Umumnya prosedur berbentuk buku pedoman sistem, petunjuk bagi pelaksanaan pemakai, bahan pelatihan, atau tayangan bantu di layar monitor. Prosedur ini ditulis oleh tim penyususn sistem, pemakai, atau sebuah tim yang mewakili keduanya.
d. Perancangan pengawasan
Pengawasan harus diletakkan ke dalam sebuah sistem informasi untuk menjamin efektivitas, efisiensi, dan akurasi. Pengawasan tersebut harus mencegah terjadinya kesalahan, mendeteksi dan membetulkan ketika kesalahan tersebut terjadi.
e. Pembuatan laporan hasil perancangan fisik
Pada akhir tahap perancangan fisik, tim menyusun laporan yang disebut laporan hasil rancangan fisik. Laporan ini menjadi dasar atau acuan bagi manajemen apakah harus melanjutkan ke tahap implementasi atau tidak.
4. Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan proses pemasangan atau instalasi perangkat keras dan perangkat lunak dan mengujicobakan rancangan sistem informasi akuntansi dalam kegiatan operasional perusahaan. Proses ini mencakup penyusunan rencana, pembuatan dan pegujian perangkat lunak, penyiapan lokasi
pengolahan data, pemilihan dan pelatihan karyawan, penyusunan dokumentasi, dan pengujian sistem.
Secara keseluruhan aktivitas yang tergabung dalam tahap implementasi sistem adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1 Aktivitas Implementasi Sistem
Berdasarkan gambar di atas dapat dijelaskan sebagai berikut ini : a. Perencanaan implementasi
Rencana implementasi mencakup tugas implementasi, target tanggal penyelesaian, estimasi biaya, dan personil yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan implementasi. Rencana ini menetapkan kapan implementasi harus selesai dan kapan sistem informasi akuntansi tersebut dapat dipakai. Tim implementasi harus mengidentifikasi faktor-faktor
Perencanaan implementasi
Penyusunan dan pengujian program
Penyiapan lokasi dan uji coba
hardware
Pemilihan dan pelatihan karyawan
Penyelesaian dokumentasi
Pengujian sistem
konversi
risiko yang menurunkan tingkat keberhasilan implementasi, dan rencana tersebut harus pula berisi strategi untuk mengatasi risiko tersebut.
b. Penyusunan dan pengujian program
Meskipun seorang akuntan tidak akan menjadi seorang pemogram, namun akuntan harus memahami bagaimana perangkat lunak dibuat.
Waktu yang diperlukan untuk membuat program komputer bisa hanya beberapa hari, bisa pula beberapa bulan bahkan beberapa tahun, tergantung pada tingkat kompleksitas program. Tahap-tahap yang harus diikuti dalam penyusunan perangkat lunak adalah:
Menentukan kebutuhan pemakai. Tim penyusun harus berkonsultasi dengan para pemakai dan membuat kesepakatan tentang persyaratan program yang akan dibuat.
Menyusun rencana. Rencana penyusunan program harus dibuat secara seksama dan didokumentasikan
Menulis program komputer. Mengidentifikasikan pendekatan pemograman dan jenis-jenis tugas yang harus diselesaikan dan membuat rencana pemograman secara lebih rinci.
Menguji program. Sebuah program diuji untuk menentukan adanya kesalahan logika dengan menggunakan data sesungguhnya, baik dengan menggunakan pendekatan langsung maupun menggunakan metode kelompok.
Dokumentasi program. Karena dokumentasi menjelaskan cara kerja sebuah program, maka kegiatan pendokumentasian
program dapat membantu dalam proses koreksi dan memecahkan persoalan dalam sebuah program.
Melatih pemakai program. Pelatihan dilakukan sebagai bagian dari tahap pengujian.
Memasang dan menggunakan program. Proses revisi program yang ada sekarang disebut dengan pemeliharaan program (program maintenance). Persyaratan yang diperlukan untuk jenis perubahan ini adalah jenis perubahan apa saja yang harus dimasukkan dalam laporan permintaan sistem baru, perubahan input, isi file, deteksi kesalahan, dan konversi ke perangkat keras yang baru.
c. Proses penyiapan lokasi pemrosesan data.
Penyiapan lokasi (ruang) pegolahan data sangat tergantung pada konfigurasi perangkat keras yang akan digunakan. Ruang tersebut diperlukan untuk menempatkan peralatan, alat penyimpanan, dan untuk kantor. Oleh karena itu, sejak dimulai, proses ini harus dilakukan secara cermat agar proses dapat diselesaikan tepat waktu dan tidak berlarut- larut.
d. Memilih dan melatih karyawan
Karyawan dapat direkrrut luar perusahaan atau ditransfer secara internal.
Transfer secara internal merupakan cara yang lebih mudah dan lebih efektif, karena karyawan paling tidak sudah lebih memahami kegiatan dan operasi perusahaan. Transfer karyawan internal ini sekaligus juga
dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan upaya promosi sehingga dapat meningkatkan loyalitas dan moral karyawan.
e. Pembuatan dokumentasi
Tiga jenis dokumentasi yang harus dibuat oleh perancang sistem untuk mendokumentasikan sistem adalah:
Dokumenatsi penyusunan. Yaitu jenis dokumentasi yang menguraikan sistem informasi akuntansi yang baru.
Dokumentasi operasi. Yaitu dokumentasi yang berisi jadwal pengoperasian, file dan database yang dapat diakses, dan persyaratan peralatan, keamanan, dan pemeliharaan file.
Dokumentasi pemakai. Yaitu dokumentasi yang digunakan sebagai pedoman bagi para pemakai untuk mengoperasikan sistem informasi akuntansi.
f. Pengujian sistem
Tahap ini merupakan tahap yang penting, karena salah satu penyebab gagalnya sebuah sistem informasi akuntansi adalah tidak memedainya proses pengujian yang dilakukan. Oleh karena itu, untuk menjamin bahawa tahap ini dilaksanakan secara efektif, dalam proses pengujian sistem harus digunakan dalam dokumen dan laporan, input, prosedur operasi dan pengawasan, prosedur pengolahan, dan program komputer baru. Selain itu batas kapasitas dan prosedur backup dan recovery juga harus diuji. Bentuk-bentuk pengujian yang dapat dilakukan antara lain:
Walk-through yaitu prosedur atau logika program setahap demi setahap.
Processing of test transaction yaitu cara untuk menentukan apakah sebuah program beroperasi sebagaimana direncanakan.
Acceptance test yaitu tes yang dilakukan dengan menggunakan transaksi dan file sebenarnya.
g. Konversi sistem
Konversi adalah proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru. Ada beberapa elemen yang harus dikonversi, yaitu: perangkat keras, perangkat lunak, file-file data, dan prosedur. Proses konversi dianggap selesai jika sistem baru telah berjalan sebagaimana mestinya.
5. Tahap pengoperasian dan pemeliharaan
Untuk menjamin bahwa sistem baru memenuhi tujuan yang direncanakan, maka harus dilakukan pengkajian pasca implementasi. Hasil akhir dari tahap ini harus dilaporkan dalam sebuah laporan yang disebut laporan pengkajian pasca implementasi. Tahap pengoperasian dan pemeliharaan sistem mencakup penggunaan dan pengoperasian sistem dan pengkajian berkala pasca implementasi.
2.1.2.6 Pengertian Kualitas
Berbicara tentang pengertian kualitas dapat berbeda arti bagi setiap orang, karena kualitas memiliki banyak kriteria dan sangat tergantung kepada konteksnya. Pengertian kualitas ini dijelaskan oleh beberapa ahli yaitu:
Menurut Sofyan Assauri (2004:205) pengertian kualitas adalah:
“Kualitas diartikan sebagai faktor-faktor yang terdapat dalam suatu barang atau hasil yang menyebabkan barang atau hasil tersebut sesuai dengan tujuan untuk apa barang atau hasil tersebut dimaksudkan atau dibutuhkan”.
Menurut Goetsch dan Davis yang dialihbahasakan oleh Fandy Tjiptono (2005) adalah sebagai berikut:
“kualitas didefinisikan sebagai kondisi yang dinamis yang menghubungkan dengan produk, jasa, sumber daya manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan”.
Sedangkan menurut Joseph Juran dalam Suyadi Prawirosentono (2007) menjelaskan definisi kualitas sebagai berikut :
“Quality is fitness for use yang bila diterjemahkan secara bebas berarti sebagai berikut. Kualitas (mutu produk) berkaitan dengan enaknya barang tersebut digunakan. Artinya, bila suatu secara layak dan baik digunakan berarti barang tersebut bermutu baik”.
Berdasarkan definisi-definisi diatas maka terlihat jelas bahwa suatu produk atau jasa dikatakan berkualitas jika memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan pelanggan. Perusahaan yang memuaskan sebagian besar kebutuhan pelanggannya pada sebagian besar waktu disebut sebagai perusahaan berkualitas.
2.1.2.7 Pengertian Kualitas Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Azhar Susanto (2008:26) kualitas sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
“Terintegrasi dan harmonisasi antara komponen-komponen sistem informasi akuntansi yang di antaranya hardware, software, brainware, prosedur, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data”.
Sistem informasi akuntansi orientasi ke informasi akuntansi yang berkualitas maka yang diintegrasi bukan hanya hardware saja melalui penggunaan jaringan (network) seperti yang dilakukan pada konsep database bersama bank data. Dalam konsep sistem informasi akuntansi yang harus terintegrasi adalah semua unsur dan sub unsur yang terkait dalam membentuk suatu sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan informasi akuntansi yang berkualitas.
2.1.2.8 Mengukur Kualitas Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Istianingsih (2008) Kualitas sistem informasi akuntansi terdiri dari:
1. Kualitas Pelayanan 2. Kualitas Sistem 3. Kualitas Informasi
Atribut dari kualitas sistem informasi akuntansi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Kualitas Pelayanan
a. Tangibles (bukti fisik) yaitu fasilitas fisik, kelengkapan dan peralatan, serta sarana komunikasi
b. Realibility (kehandalan) yaitu kemampuan perusahaan dalam memberikan pelayanan dengan segera, dan memberikan pelayanan sesuai yang dijanjikan secara akurat dan terpercaya
c. Reponsiveness (daya tanggap) yaitu suatu kemauan utnuk memberikan palayanan yang cepat dan tepat kepada pelanggan dengan penyampaian informasi yang jelas.
d. Assurance (jaminan) yaitu pengetahuan yang luas, kesopanan dari karyawan, dan untuk mendapatkan kepercayaan dan keyakinan
e. Empathy (empati) yaitu suatu perusahaan diharapkan memiliki pengertian dan pengetahuan tentang pelanggan, memahami kebutuhan pelanggan yang spesifik serta memiliki waktu yang nyaman bagi pelanggan
2. Kualitas Sistem Informasi
a. System flexibility (kemudahan untuk diakses) yaitu untuk memberikan kemudahan untuk menampilkan kembali data-data yang diperlukan dan menampilkannya dalam format yang berbeda
b. Response time (kecepatan akses) yaitu kecepatan pemrosesan, dan waktu respon
c. Security (keamanan) yaitu keamanan sistem dapat dilihat melalui data pengguna yang aman disimpan oleh suatu sistem informasi
3. Kualitas Informasi
a. Content (isi) yaitu kemampuan sistem dalam menyediakan laporan yang informatif sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja, menghasilkan laporan yang cepat, dan menghasilkan laporan yang sesuai dengan yang dibutuhkan.
b. Accuracy (keakuratan) yaitu kemampuan sistem informasi akuntansi yang dihasilkan dalam keakuratan informasi
c. Format (format) yaitu sisi tampilan sistem informasi akuntansi mudah ketika diguanakan.
d. Easy Of Use (kemudahan pemakai) yaitu suatu sistem informasi akuntansi dapat dikatakan berkualitas jika sistem tersebut dirancang untuk memenuhi kepuasan pengguna melalui kemudahan dalam menggunakan sistem informasi akuntansi tersebut.
e. Timeliness (ketepatan waktu) yaitu informasi yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi memiliki ketepatan waktu.
2.1.2.9 Tujuan Kualitas Sistem Informasi Akuntnasi
Menurut Joseph Wilkinson (2000:8) ada dua macam tujuan. Kualitas sistem informasi akuntansi, yaitu tujuan utama dan tujuan spesifik. Tujuan utamanya adalah sebagai berikut :
Tujuan spesifiknya menurut Joseph Wilkinson (2000:8) adalah sebagai berikut : 1. “To support the day to day operation to day operation”
2. To support decision making by internal decision makers”
3. To fulfill obligation relating to stewardship”
2.1.3 Pengendalian Intern
Pengendalian internal biasanya mutlak diperlukan seiring dengan tumbuh dan berkembangnya transaksi bisnis perusahaan. Untuk menjalankan pengendalian internal secara baik tentu saja harus diikuti dengan kerelaan
perusahaan untuk mengeluarkan beberapa tambahan biaya. Pengendalian internal akan dijumpai dalam perusahaan, dimana kategori ukuran bisnisnya adalah menengah ke atas.
Menurut Alvin Arens, Randal J dan Mark yang di alih bahasakan oleh Hermawan Wibowo (2008:370) internal control terdiri atas :
“Kebijakan dan prosedur yang direncanakan untuk memberikan manajemen kepastian yang layak bahwa perusahaan telah mencapai tujuan dan sasaran. Kebijakan dan prosedur ini yang disebut pengendalian dan secara kolektif membentuk pengendalian entitas tersebut”.
Menurut COSO dalam Azhar Susanto (2013:95) mendefinisikan pengendalian internal sebagai berikut :
“Pengendalian intern dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen dan karyawan yang dirancang untuk memberikan jaminan yang meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan dapat dicapai melalui efisiensi dan efektivitas operasi, penyajian laporan keuangan yang dapat dipercaya dan ketaatan terhadap undang- undang serta aturan yang berlaku”
Menurut Hery (2014:11) mendefinisikan pengendalian internal sebagai berikut :
“Pengendalian internal adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi asset atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan, penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi dan usahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum/undang-undang serta kebijakan manajemen telah dipenuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan”
Menurut Institut Akuntan Publik Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2011:319:2) definisi pengendalian intern :
“Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini :
a. Keandalan pelaporan keuangan b. Efektivitas dan efisiensi operasi
c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku”
2.1.3.1 Tujuan Pengendalian Intern
Pengendalian meliputi semua metode, kebijakan dan prosedur organisasi yang menjamin keamanan harta kekayaan perusahaan, akurasi dan kelayakan data manajemen serta standar operasi manajemen lainnya (Azhar Susanto 2008:88).
Melakukan pengendalian merupakan tanggung jawab manajemen.
Tujuan dari pengendalian internal menurut Azhar Susanto (2013:88) adalah sebagai berikut :
a. Untuk memberikan jaminan yang meyakinkan bahwa tujuan dari setiap aktivitas bisnis akan dicapai
b. Untuk mengurangi resiko yang akan dihadapi perusahaan karena kejahatan, bahaya atau kerugian yang disebabkan oleh penipuan, kecurangan, penyelewengan dan penggelapan
c. Untuk memberikan jaminan yang meyakinkan dan dapat dipercaya bahwa semua tanggungjawab hukum telah dipenuhi.
Menurut Hery (2014:160) tujuan dari pengendalian internal tidak lain adalah untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa :
a. Aset yang dimiliki oleh perusahaan telah diamankan sebagaimana mestinya dan hanya digunakan untuk kepentingan perusahaan semata.
Bukan untuk kepentingan individu (perorangan) oknum karyawan
tertentu. Dengan demikian, pengendalian internal diterapkan agar supaya aset perusahaan dapat terlindungi dengan baik dari tindakan penyelewengan, pencurian, dan penyalahgunaan yang tidak sesuai dengan wewenangnya dan kepentingan perusahaan.
b. Informasi akuntansi perusahaan tersedia secara akurat dan dapat diandalkan. Ini dilakukan dengan cara memperkecil resiko baik atas salah saji laporan keuangan yang disengaja (kelalaian).
c. Karyawan telah mentaati hukum dan peraturan.
Sedangkan menurut Alfin A. Arens, Randal J. Elder, Mark S. Beasley yang dialih bahasakan oleh Hermawan Wibowo (2008:370) sebuah pengendalian internal terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dirancang agar manajemen mendapatkan keyakinan yang memadai bahwa perusahaan mencapai tujuan dan sasarannya. Kebijakan dan prosedur tersebut seringkali disebut sebagai pengendalian, dan secara kolektif akan membentuk suatu pengendalian internal entitas. Manajemen biasanya memiliki tiga tujuan umum berikut dalam merancang sistem pengendalian internal yaitu sebagai berikut :
1. Keandalan laporan keuangan
Manajemen bertanggung jawab untuk menyusun laporan keuangan bagi para investor, kreditur, dan para pengguna lainnya. Manajemen memiliki tanggung jawab hukum maupun profesional untuk meyakinkan bahwa informasi disajikan dengan wajar sesuia dengan ketentuan dalam pelaporan seperti misalnya GAAP. Tujuan pengendalian internal yang
efektif terhadap laporan keuangan adalah untuk memenuhi tanggung jawab pelaporan keuangan ini.
2. Efesiensi dan Efektivitas Kegiatan Operasi
Pengendalian dalam suatu perusahaan akan mendorong penggunaan sumber daya perusahaan secara efisiensi untuk mengoptimalkan sasaran daya perusahaan yang dituju perusahaan sebuah tujuan penting atas pengendalian tersebut adalah akurasi informasi keuangan dan non keuangan mengenai kegiatan operasi perusahaan yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan.
3. Kepatuhan Terhadap Hukum dan Peraturan
Perusahaan publik, perusahaan non publik maupun organisasi nirlaba diharuskan untuk mematuhi beragam ketentuan hukum dan peraturan.
Beberapa peraturan ada yang terkait dengan akuntansi secara tidak langsung, misalnya perlindungan terhadap lingkungan dan hukum hak- hak sipil. Sedang yang terkait erat dengan akuntansi, misalnya peraturan pajak pengahasilan dan kecurangan.
Manajemen merancang pengendalian internal agar mencapai ketiga tujuan di atas. Fokus auditor dalam pengauditan atas laporan keuangan maupun audit atas pengendalian internal terletak pada pengendalian terhadap keandalan dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berdampak secara signifikan pada laporan keuangan.
2.1.3.2 Komponen Pengendalian Internal
Kerangka Terintegrasi Pengendalian Internal COSO, kerangka pengendalian internal yang paling banyak diterima di Amerika Serikat, menjelaskan lima komponen pengendalian internal yang dirancang dan diterapkan manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan-tujuan pengendaliannya dapat terpenuhi. Masing-masing komponen berisi banyak pengendalian, namun auditor memberikan perhatian utama pada pengendalian yang dirancang untuk mencegah atau mendeteksi salah saji material dalam laporan keuangan. Komponen pengendalian internal COSO dalam Alfin A. Arens, Randal J. Elder, Mark S. Beasley yang dialihbahasakan oleh Hermawan Wibowo (2008:375) terdiri dari hal-hal berikut :
1. Pengendalian Lingkungan 2. Penilaian Resiko
3. Pengendalian Aktivitas 4. Informasi dan Komunikasi 5. Monitoring
Seperti diilustrasikan dalam Gambar, lingkungan pengendalian berfungsi sebagai wadah bagi empat komponen lainnya. Tanpa lingkungan pengendalian yang efektif, keempat komponen lainnya mungkin tidak akan menghasilkan pengendalian internal yang efektif, tanpa menghiraukan kualitasnya.
Gambar 2.2 Lima Komponen Pengendalian Internal 1. Pengendalian Lingkungan
Pembentukan suasana organisasi serta memberi kesadaran tentang perlunya pengendalian bagi suatu organisasi, yang merupakan dasar bagi semua komponen pengendalian intern lain yang melahirkan hierarki dalam membentuk struktur organisasi.
a. Integritas dan Nilai Etika
Integritas dan nilai-nilai etika merupakan produk dari standar etika dan sikap sebuah entitas, sebagaimana dengan seberapa baik hal tersebut dikomunikasikan dan diterapkan dalam praktiknya.
Integritas dan nilai-nilai etika mencakup tindakan manajemen untuk menghilangkan atau mengurangi insentif dan godaan yang dapat mendorong personel untuk terlibat dalam perilaku yang tidak jujur.
Lingkungan Pengendalian
Pemantauan Infrmasi dan
Komunikasi Penaksiran
Resiko
Aktivitas Pengendalian
b. Komitmen terhadap Kompetensi
Kompetensi merupakan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan yang bertujuan mencapai tugas-tugas yang mendefinisikan tugas setiap orang. Komitmen terhadap kompetensi untuk pekerjaan tertentu dan bagaimana tingkat kompetensi tersebut diterjemahkan ke dalam pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan.
c. Partisipasi Dewan Direksi dan Komisaris atau Komite Audit
Keberadaan dewan direksi dan komisaris sangat penting bagi tata kelola perusahaan yang baik karena tanggung jawab utama mereka adalah untuk meyakinkan bahwa manajemen telah melakukan pengendalian internal dan proses laporan keuangan yang tepat.
Sebuah dewan komisaris yang efektif harus indenpenden terhadap manajemen dan anggota-anggotanya harus terlibat dan menkaji aktivitas manajemen. Meskipun dewan mendelegasikan tanggung jawab atas pengendalian internal pada manajemen.
d. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi
Manajemen, melalui aktivitas –aktivitas yang dilakukannya, memberikan sinyal yang sangat jelas kepada karyawan mengenai signifikan pengendalian internal.
e. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi suatu entitas mendefinisikan jalur tanggung jawab dan otorisasi yang ada. Dengan memahami struktur
organisasi klien, auditor dapat mempelajari manajemen dan elemen-elemen fungsional bisnis serta persepsi mengenai bagaimana pengendalian diterapkan.
f. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia
Aspek pengendalian internal yang paling penting adalah personel.
Jika karyawan kompeten dan dapat dipercaya, pengendalian lainnya dapat ditiadakan dan laporan keuangan yang andal masih dihasilkan.
2. Penilaian resiko
Penilaian resiko untuk laporan keuangan merupakan identifikasi dan analisis manajemen terhadap risiko-risiko yang relevan terhadap penyusunan laporan keuangan.
3. Pengendalian aktivitas
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur, selain yang telah dimasukan dalam keempat komponen lainnya, yang membantu untuk meyakinkan bahwa tindakan-tindakan yang penting telah dilakukan untuk mengatasi risiko. Risiko dalam mencapai tujuan organisasi. Terdapat kemungkinan banyak aktivitas pengendalian pada setiap entitas, termasuk pengendalian secara manual dan pengambilan secara otomatis. Aktivitas pengendalian tersebut umumnya termasuk kedalam salah satu dari lima jenis aktivitas berikut, yang akan dibahas kemudian.
1. Pemisahan tugas yang memadai
2. Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas 3. Dokumentasi dan catatan yang memadai 4. Pengendalian fisik atas aset dan catatan-catatan 5. Pengecekan terhadap pekerjaan secara independen
Pemisahan tugas yang memadai
Terdapat empat panduan untuk pemisahan tugas yang memadai untuk mencegah kesalahan maupun kecurangan yang sangat signifikan bagi para auditor.
- Pemisahan tugas penyimpanan aset dan tugas pencatatab
Untuk mencegah terjadinya penggelapan aset perusahaan, yang menyimpan aset secara temporer atau permanen tidak boleh bertanggung jawab terhadap pencatatan aset tersebut. Dengan mengizinkan satu orang untuk melakukan kedua fungsi tersebut akan meningkatkan risiko bahwa orang tersebut akan mengambil aset untuk kepentingan pribadi dan menyesuaikan pencatatannya untuk menutupi pencurian tersebut.
- Pemisahan tugas otorisasi transaksi dari tugas penyimpanan Aset Aset sangat disarankan untuk mencegah orang yang melakukan otorisasi transaksi untuk memiliki kendali terhadap aset yang terkait, untuk mengurangi kemungkinan penggelapan aset.
- Pemisahan Tugas Sistem Informasi dari Departemen Pengguna Ketika tingkat kompleksitas sistem teknologi informasi meningkat, pemisahan otorisasi, pencatatan, dan penyimpanan
seringkali menjadi tidak jelas. Untuk mengkompensasi potensi tumpang tindih tugas sangat penting bagi perusahaan untuk memisahkan fungsi-fungsi utama terkait informasi teknologi dengan fungsi departemen-departemen penggunanya.
Otorisasi yang tepat terhadap transaksi dan aktivitas
Setiap transaksi harus diotorisasi dengan tepat jika pengendalian ingin memuaskan. Jika setiap orang dalam satu organisasi dapat memperoleh ataupun mengeluarkan aset semau mereka, maka akan terjadi kerusuhan besar. Otorisasi dapat berupa otorisasi umum dan khusus. Pada otorisasi umum, manajemen membuat kebijakan dan para bawahan diintruksikan untuk menerapkan otorisasi umum ini dengan menyetujui semua transaksi dalam batas yang telah ditetapkan dalam kebijakan perusahaan. Keputusan otorisasi umum dapat termasuk penerbitan daftar harga tetap untuk produk yang dijual, kredit pelanggan, titik pemesanan ulang yang tetap untuk melakukan pembelian. Otorisasi khusus diterapkan pada setiap transaksi khusus. Untuk beberapa transaksi manajemen lebih cenderung untuk melakukan otorisasi pada setiap transaksi.
Contohnya adalah otorisasi atas sebuah transaksi penjualan oleh manajer penjualan untuk sebuah perusahaan mobil bekas.
Dokumen dan catatan yang memadai
Dokumen dan catatan merupakan objek fisik dimana transaksi dimasukan diikhtisarkan. Hal tersebut menyangkut beragam unsure
seperti faktur penjualan, faktur pembelian, catatan tambahan, jurnal penjualan, dan kartu kehadiran karyawan. Banyak diantara dokumen dan catatan tersebut yang disimpan dalam arsip komputer hingga dokumen tersebut dicetak.
Pengendalian fisik atas aset dan catatan-catatan
Untuk menjaga pengendalian internal yang memadai, aset dan catatan harus dilindungi. Jika aset dibiarkan tanpa dilindungi dengan memadai, catatan tersebut dapat dicuri, dirusak, atau hilang, yang akan mengakibatkan gangguan yang serius dalam proses pencatatan dan operasi usaha. Ketika suatu perusahaan sudah sangat berkomputerisasi, maka peralatan komputer, program- program, dan arsip datanya harus dijaga. Arsip data merupakan catatan mengenai perusahaan dan jika rusak memakan biaya rekontruksi yang sangat mahal atau bahkan dapat direkonstruksi sama sekali.
Pengecekan kinerja secara independen
Kategori terakhir aktivitas pengendalian adalah penelaahan seksama dan terus menerus atas keempat komponen lain, yang seringkali disebut pengecekan independen atau verivikasi internal.
Kebutuhan akan pengecekan independen muncul karena pengendalian internal cenderung berubah sepanjang waktu, kecuali sering dilakukan penelaahan. Personel sangat mungkin lupa atau tidak sengaja tidak mengikuti prosedur atau mereka menjadi
sembrono kecuali jika ada seseorang yang mengawasi kualitas pengendalian, para personel dapat membuat kesalahan atau melakukan kecurangan. Personel yang bertanggung jawab untuk melakukan prosedur verivikasi internal harus independen terhadap mereka yang awalnya bertanggung jawab untuk menyimpan data.
4. Informasi dan Komunikasi
Tujuan dari sistem informasi dan komunikasi akuntansi suatu entitas adalah untuk, memulai, mencatat, memproses dan melaporkan transaksi-transaksi yang terjadi dalam suatu entitas dan untuk menjaga akuntabilitas aset-aset yang terkait. Sebuah sistem informasi dan komunikasi akuntansi memiliki beberapa sub komponen, biasanya membentuk suatu kelompok transaksi seperti penjualan, retur penjualan, penerimaan kas, pembelian dan lain-lain. Untuk setiap kelompok transaksi, sistem akuntansi harus memenuhi keenam tujuan audit terkait transaksi.
5. Pengawasan
Aktivitas pengawasan berkaitan dengan penilaian yang berjalan atau penilaian berkala atas kualitas pengendalian internal oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian dijalankan sesuai dengan tujuannya dan dimodifikasi jika diperlukan jika terjadi perubahan kondisi. Informasi yang dinilai berasal dari berbagai sumber, termasuk studi atas pengendalian internal yang sudah ada, laporan auditor, laporan pengecualian atas aktivitas pengendalian, laporan dari
regulator misalnya dari regulator perbankan, umpan balik dari personel operasi dan keluhan-keluhan dari pelanggan mengenai biaya penagihan.
2.1.3.3 keterbatasan Pengendalian Internal
Menurut Azhar Susanto (2013:110) ada beberapa keterbatasan dari pengendalian intern, sehingga pengendalian intern tidak dapat berfungsi yaitu
a. Kesalahan (error)
Yaitu kesalahan yang muncul ketika karyawan melakukan pertimbangan yang salah satu perhatiaanya selama bekerja terpecah b. Kolusi (Collusion)
Kolusi terjadi ketika dua atau lebih karyawan berkonspirasi untuk melakukan pencurian (korupsi) ditempat mereka bekerja.
c. Penyimpangan manajemen
Karena manajer suatu organisasi memiliki lebih banyak otorisasi dibandingkan karyawan biasa, proses pengendalian efektif pada tingkat manajemen bawah dan tidak efektif pada tingkat atas.
d. Manfaat dan Biaya (Cost and Benefit)
Konsep jaminan yang meyakinkan atau masuk akal mengandung arti bawah biaya pengendalian internal tidak melebihi manfaat yang dihasilkannya. Pengendalian yang masuk akal adalah pengendalian yang mengahasilkan manfaat yang lebih tinggi dari biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pengendalian tersebut.
Menurut Sukrisno Agoes (2012:106) mengatakan bahwa :
“Faktor yang membatasi pengendalian intern adalah biaya pengendalian intern yang tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian entitas tersebut. Meskipun hubungan manfaat biaya merupakan kriteria utama yang harus dipertimbangkan dalam pendesainan pengendalian intern, pengukuran secara tepat baiay, dan manfaat umumnya yang dilakukan. Oleh karena itu, manajemen estimasi kualitatif dan kuantitatif semua pertimbangan dalam menilai hubungan biaya manfaat tersebut”
Keterbatasan Pengendalian Intern Sebuah Entitas Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (2011:319.6) yakni terlepas dari bagaimana bagusnya desain operasinya, pengendalian intern hanya dapat memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan dewan komisaris berkaitan dengan pencapaian tujuan pengendalian intern entitas. Kemungkinan pencapaian tersebut dipengaruhi oleh keterbatasan bawaan yang melekat dalam pengendalian intern.
Hal ini mencakup kenyataan bahwa pertimbangan manusia dalam pengambilan keputusan dapat salah dan bahwa pengendalian intern dapat rusak karena kegagalan yang bersifat manusiawi tersebut, seperti kekeliruan atau kesalahan yang sifatnya sederhana. Di samping itu, pengendalian dapat tidak efektif karena adanya kolusi diantara dua orang atau lebih atau manajemen mengesampingkan pengendalian intern.
Faktor lain yang membatasi pengendalian intern adalah biaya pengendalian intern entitas tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian tersebut. Meskipun hubungan manfaat biaya merupakan kriteria utama yang harus dipertimbangkan dalam pendesainan
pengendalian intern, pengukuran tepat biaya dan manfaat umumnya tidak mungkin dilakukan. Oleh karena itu, manajemen melakukan estimasi kualitatif dan kuantitatif serta pertimbangan dalam menilai hubungan biaya manfaat tersebut.
Adat istiadat, kultur dan corporate govermance sistem dapat mencegah terjadinya ketidakberesan yang dilakuakan oleh manajemen, namun tidak merupakan pencegahan yang bersifat mutlak. Lingkungan pengendalian yang efektif juga dapat mengurangi kemungkinan terjadinya ketidakberesan semacam ini.
2.1.4 Penelitian Terdahulu
Adapun penelitian terdahulu mengenai komitmen organisasional terhadap keberhasilan penerapan sistem informasi akuntans dan dampaknya terhadap kinerja perusahaan, yang penulis jadikan sebagai bahan rujukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut.
