commit to user
PERANAN FREIGHT FORWARDING DALAM TRANSPORTASI LAUT
PADA PT. YICHENGINTERNATIONAL
DI JAKARTA
Tugas Akhir
Diajukan untuk melengkapi Tugas-Tugas dan persyaratan guna
Mencapai Gelar Ahli Madya Pada Program D-3 Bisnis Internasional
Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta
Oleh :
Prapita Gneis Rusdiana
F3108030
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
ABSTRAKSI
PERANAN FREIGHT FORWARDING DALAM TRANSPORTASI LAUT PADA
PT. YICHENG INTERNATIONAL DI JAKARTA
PRAPITA GNEIS RUSDIANA
F3108030
Tujuan dari Penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memperoleh gambaran lebih mendalam dan pemahaman mengenai Proses Transportasi Laut yang dilakukan PT. Yicheng International dalam mengekspor suatu barang yaitu mulai dari booking kapal sampai dokumen – dokumen yang diperlukan, pihak – pihak yang terkait, kendala yang dialami dalam pelaksanaan ekspor dan usaha yang dilakukan dalam mengatasi kendala tersebut.
Metode penelitian yang dilakukan adalah studi kasus, yaitu mengambil satu obyek tertentu untuk di analisa secara mendalam dengan memfokuskan pada satu masalah. Data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Data primer dikumpulkan dari wawancara secara langsung dengan pihak PT. Yicheng International. Data sekunder diperolah dari buku maupun sumber lain.
Dari penelitian dapat disimpulkan bahwa chargo shipment process yang dilakukan oleh PT. Yicheng International secara berurutan dari bernegosiasi dengan eksportir maupun importir, ekportir menyerah kan Shipping Instruction, sistem booking kapal ke shipping line, kelengkapan dokumen – dokumen ekspor yang diperlukan dalam transportasi laut, Proses stuffing serta bongkar muat barang, dan pembayaran Ocean Freight, THC, Document Fee yang dilakukan secara Prepaid atau Collect. Pihak – pihak yang terkait dalam aktivitas freight forwarding antara lain eksportir, importir, Shiping Lines, Ekspedisi Muatan Kapal Laut, Desperindag, Bea Cukai, Asuransi, Bank Devisa, Badan Pemeriksa, dan Lembaga Fumigasi. Dokumen – dokumen yang diperlukan adalah Shipping Instruction, Booking Confirmation, Delivery Order, Packing List, Invoice, Nota Pelayanan Ekspor, Pemberitahuan Ekspor Barang, Bill of Lading, Certificate of Origin.
Saran yang dapat diajukan dalah agar perusahaan mengutamakan pembayaran menggunakan prepaid daripada collect. Karena lebih mudah dan terjamin pembayaran nya serta lebih cepat dan teliti dalam mengerjakan dokumen.
commit to user
MOTTO
Sesungguhnya ada kesulitan itu ada juga kemudahan, maka apabila kamu telah selesai
( dari suatu urusan ), kerjakanlah dengan sungguh – sungguh ( urusan ) yang lain dan
hanya kepada Tuhan-mulah hendakNya kamu berharap.
( Q.S Alam Nasyrah 6-7 )
If You Are Born Poor, It's Not Your Fault, If You Died Poor, It's Your Fault
(Bill Gates)
Hidup bukan tentang apa yang Tuhan berikan, melainkan apa yang kamu lakukan atas
apa yang Tuhan berikan.
( Pepatah )
Hidup kita akan terasa lengkap, jika kita melengkapi hidup orang lain.
commit to user
Halaman Persembahan
Kupersembahkan karya ini kepada :
· Papa dan Mama tercinta
· Kedua adik ku, Dara dan Okta
· Om Agung, Bulek Po, Mbak
Yanti, Mbah Jakarta, Mbah Semarang dan Keluarga Besar ku.
· Bapak Sudijono, Pak Hari, Pak
Mulyadi, Pak Arif, Terima Kasih atas iImu nya.
· Teman – teman dekat ku Ntik, Diana, Ema, Alfina, Luluk, Wandan, Made, Kholish,
Sadhu dan Dika yang selalu menemani aku dalam keadaan apapun.
· Sahabat – sahabat ku Bisnis Internasional 2008 Ocyx, Bunga, Ge2x, Denia, Ocha, Diah,
Warih ( Geng Musang ), Rhiky ( Sahabat ku dari SMP ), Tamon ( Sahabat ku dari SMA ),
Sony, Adi, Dodi, Lia, Mbak Punk, Budi, Wawan, Rizal, Koza ( Cendana ), Sugeng, Peppi
( Teman Gila ), Maya ( Ibu Negara ), Debi, Kiki, Vhony, Diva, Pupud, Putri, Intan,
Paundra, Ima, Dini, Ela, Woro, Ryan, Avit, Ina, Ayu, Bangun. Kenangan kita itu sungguh
sangat Indah.
commit to user
KATA PENGANTAR
Assalamulaikum Wr, Wb
Bismillahirohmanirrohim,
Segala Puji dan syukur senantiasa dipanjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmat-Nya yang dilimpahkan pada kita semua, meskipun dengan kemampuan dan waktu yang terbatas akhirnya penulis mampu menyelesaikan penuyusunan Tugas Akhir dengan judul “ PERANAN FREIGHT FORWARDING DALAM TRANSPORTASI LAUT PADA PT. YICHENG INTERNATIONALDI JAKARTA.”
Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil baik tanpa adanya bantuan, dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis dengan rendah hati menyampaikan terima kasih yang tak terhingga kepada pihak – pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu hingga tersusunnya Tugas Akhir ini, khususnya kepada :
1. Drs. Hari Murti, M.S.i, selaku pembimbing dan Ketua Program DIII Bisnis International Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta yang senantiasa memberikan pengarahan, petunjuk, nasehat, dan dorongan hingga tersusunnya laporan Tugas Akhir ini. 2. Seluruh staff dan karyawan Program DIII Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret
Surakarta, yang telah memberikan bantuan administratif kepada penulis.
commit to user
4. Teman – teman seperjuangan Bisnis Internasional 2008 terimakasih atas semangat dan dukungannya.
5. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah banyak membantu penyusunan Tugas Akhir ini dari awal hingga akhir.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini jauh dari kata sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Surakarta, Juni 2011
commit to user
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN ABSTRAKSI ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iv
HALAMAN MOTTO ... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
HALAMAN DAFTAR ISI ... ix
HALAMAN DAFTAR TABEL ... xi
HALAMAN DAFTRA GAMBAR ... xii
HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Kegunaan Penelitian ... 5
E. ... Metode Penelitian ... 6
commit to user
A. ... Pengerti
an Ekspor ... 9
B. ... Tahap –
tahap pelaksanaan Ekspor ... 10
C. ... Dokume
lahan yang timbul dalam kegiatan pengiriman barang ... 34
BAB III DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. ... Gambar
commit to user
PT. Yicheng International dalam Transportasi Laut ... 46
2. ... Aktivita
s PT. Yicheng International dalam Transportasi Laut ... 46
3. ... Pihak
yang terkait dalam Transportasi Laut ... 53
4. ... Hambat
an PT. Yicheng International dalam Transportasi Laut ... 54
commit to user
Halaman 3.1 Jam Kerja PT. Yicheng International Jakarta ... 45
commit to user
Halaman
2.1 Tahap Pelaksanaan Ekspor ... 10
2.2 Pola FCL ... 31
2.3 Pola LCL ... 32
2.4 Pola kombinasi FCL/LCL ... 33
2.5 Pola kombinasi LCL/FCL ... 34
3.1 Struktut Organisasi PT. Yicheng International ... 39
commit to user
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataan 2. Company Profile
3. Job Operation Process Tracking Form 4. Job Sheet
5. Packing List 6. Invoice
7. Booking Confirmation
8. Nota Pembayaran Ekspor ( NPE ) 9. Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB ) 10.Phytosanitary Certificate
commit to user
ABSTRAKSI
PERANAN FREIGHT FORWARDING DALAM TRANSPORTASI LAUT PADA
PT. YICHENG INTERNATIONAL DI JAKARTA
PRAPITA GNEIS RUSDIANA
F3108030
Tujuan dari Penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memperoleh gambaran lebih mendalam dan pemahaman mengenai Proses Transportasi Laut yang dilakukan PT. Yicheng International dalam mengekspor suatu barang yaitu mulai dari booking kapal sampai dokumen – dokumen yang diperlukan, pihak – pihak yang terkait, kendala yang dialami dalam pelaksanaan ekspor dan usaha yang dilakukan dalam mengatasi kendala tersebut.
Metode penelitian yang dilakukan adalah studi kasus, yaitu mengambil satu obyek tertentu untuk di analisa secara mendalam dengan memfokuskan pada satu masalah. Data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Data primer dikumpulkan dari wawancara secara langsung dengan pihak PT. Yicheng International. Data sekunder diperolah dari buku maupun sumber lain.
Dari penelitian dapat disimpulkan bahwa chargo shipment process yang dilakukan oleh PT. Yicheng International secara berurutan dari bernegosiasi dengan eksportir maupun importir, ekportir menyerah kan Shipping Instruction, sistem booking kapal ke shipping line, kelengkapan dokumen – dokumen ekspor yang diperlukan dalam transportasi laut, Proses stuffing serta bongkar muat barang, dan pembayaran Ocean Freight, THC, Document Fee yang dilakukan secara Prepaid atau Collect. Pihak – pihak yang terkait dalam aktivitas freight
forwarding antara lain eksportir, importir, Shiping Lines, Ekspedisi Muatan Kapal
Laut, Desperindag, Bea Cukai, Asuransi, Bank Devisa, Badan Pemeriksa, dan Lembaga Fumigasi. Dokumen – dokumen yang diperlukan adalah Shipping
Instruction, Booking Confirmation, Delivery Order, Packing List, Invoice, Nota
Pelayanan Ekspor, Pemberitahuan Ekspor Barang, Bill of Lading, Certificate of Origin.
Saran yang dapat diajukan dalah agar perusahaan mengutamakan pembayaran menggunakan prepaid daripada collect. Karena lebih mudah dan terjamin pembayaran nya serta lebih cepat dan teliti dalam mengerjakan dokumen.
commit to user
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada dasarnya manusia tidak dapat hidup sendiri, demikian halnya
negara. Setiap negara membutuhkan negara lain untuk memenuhi
kebutuhan rakyatnya agar dapat hidup makmur dan sejahtera. Kerja
sama dalam bentuk hubungan dagang antarnegara sangat dibutuhkan
oleh setiap negara. Hal ini disebabkan setiap negara tidak dapat
menghasilkan semua barang dan jasa yang dibutuhkan oleh rakyatnya.
Selain itu, juga disebabkan adanya perbedaan sumber daya yang
dimiliki, iklim, letak geografis, jumlah penduduk, pengetahuan, dan
teknologi. Alasan-alasan inilah yang menyebabkan munculnya
perdagangan internasional. Perdagangan internasional adalah
perdagangan yang dilakukan suatu negara dengan negara lain atas
dasar saling percaya dan saling menguntungkan. Perdagangan
internasional tidak hanya dilakukan oleh negara maju saja, namun juga
negara berkembang. Perdagangan internasional ini dilakukan melalui
kegiatan ekspor impor. Ekspor adalah kegiatan menjual barang dan
jasa dari dalam negeri ke luar negeri. Adapun impor adalah kegiatan
commit to user
melakukan perdagangan internasional melalui kegiatan ekspor impor,
negara maju akan memperoleh bahan-bahan baku yang dibutuhkan
industrinya sekaligus dapat menjual produknya ke negara-negara
berkembang. Sementara itu, negara berkembang dapat mengekspor
hasil-hasil produksi dalam negeri sehingga memperoleh devisa. Negara
berkembang juga membutuhkan pinjaman dalam bentuk investasi dan
modal yang dapat diperoleh dari negara-negara maju. Devisa dan
pinjaman dalam bentuk investasi dan modal ini dapat digunakan
negara berkembang untuk memajukan perekonomian dalam negerinya.
Kegiatan ekspor mempunyai nilai ekonomi yang sangat penting,
baik perkembangan industri itu sendiri maupun bagi pemerintah.
Devisa yang dihasilkan dari kegiatan ekspor tersebut selain merupakan
pendapatan bagi negara dapat juga digunakan untuk mengimpor
barang – barang kebutuhan dalam negeri.
Kegiatan ekspor – impor juga identik dengan kegiatan jual beli
barang biasa. Bedanya hanyalah dilakukan dengan bahasa lain, dibayar
dengan valuta asing, dan terpaksa memakai bahasa asing dalam
berkomunikasi.
Kebutuhan pasar yang selalu menuntut kualitas tinggi dan
mengejar ketepatan waktu dalam memenuhi permintaan pasar maka
perusahaan perlu membeli mesin yang berguna untuk meningkatkan
commit to user
transportasi sangat berpengaruh terhadap kelancaran penyaluran hasil
produksi agar barang tersebut bisa tepat sampai tujuan. Dengan
demikian perusahaan transportasipun mempunyai peranan yang sangat
penting dalam proses penyaluran barang agar sampai pada tujuan. Hal
ini dilakukan sebagai bentuk layanan tambahan bagi pembeli atas
pembelian produk dan sebagai perbaikan dalam kegiatan ekspor untuk
semakin meningkatkan ekspor baik nasional maupu internasional
ditengah terpuruknya perekonomian Indonesia saat ini.
Transaksi ekspor – impor tersebut dikenakan berbagai ketentuan
atau pembatasan pada jenis barang / komoditi ekspor – impor, dan
persyaratan – persyaratan khusus pada komoditi – komoditi tertentu
termasuk tata cara penanganannya dan pengamanannya.
Dalam mengeluarkan maupun memasukkan barang ke kapal, baik
pengirim, eksportir dan importir sering menggunakan jasa Ekspedisi
Muatan Kapal Laut ( EMKL ) atau Freight Forwader. Kedua
badan ini khusus bergerak dalam ekspedisi barang, baik melalui laut
maupun udara.
Peran dan kegiatan perusahaan Freight Forwarding dan Ekspedisi
Muatan Kapal Laut menjadi sangat penting karena memudahkan bagi
para eksportir maupun importir dalam jasa pengurusan ekspor – impor.
Untuk itu perlunya pemahaman dan pengetahuan dalam kegiatan
commit to user
tanggung jawab jasa sebagai sarana ekonomi dalam mewujudkan
sistem pengelolaan pengiriman dan peraturan barang menjadi
efesiensi, tepat, dan aman.
Kegiatan yang dilakukan Freight Forwarding merupakan satu
kesatuan yang tidak dapat dihilangkan. Informasi dan strategi
pengurusan dokumen dan cara pengiriman tersebut bertujuan untuk
memberikan jasa pelayanan atau pengurusan atas seluruh kegiatan
yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan dan
peneriman barang dengan menggunakan multimodal transport, baik
melalui darat, laut atau udara.
PT. Yicheng International adalah salah satu perusahaan yang
bergerak di bidang jasa atau sering juga disebut freight forwarding.
Perusahaan ini banyak menangani proses kegiatan eskpor impor dalam
jasa pengiriman beserta dokumen dan transportasi ekspor impor dari
berbagai perusahaan yang melakukan kegiatan ekspor impor
khususnya Amerika Latin.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penelitian ini dimaksudkan untuk
dijadikan pedoman untuk melakukan penelitian secara cermat dan
tepat sesuai dengan prinsip – prinsip suatu penelitian ilmiah. Dengan
commit to user
teliti, serta bertujuan agar tulisan dan ruang lingkup penelitian
uraiannya terbatas dan terarah pada hal – hal yang ada hubungannya
dengan masalah yang diteliti.
Untuk memudahkan pembahasan masalah dan pemahamannya,
maka dirumuskan permasalahannya sebagai berikut :
a. Bagaimana peranan PT. Yicheng International dalam Transportasi
Laut sbagai Freight Forwarding?
b. Dokumen apa saja yang digunakan PT. Yicheng International
sebagai Freight Forwarding dalam proses Transportasi Laut?
c. Permasalahan apa saja yang dihadapi PT. Yicheng International
dalam kegiatan pengiriman barang?
C. Tujuan Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan agar penelitian tersebut
dapat memberikan manfaat yang sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui peranan PT. Yicheng International sebagai
Freight Forwarder dalam Kegiatan Ekspor.
b. Untuk mengetahui dokumen yang digunakan PT. Yicheng
International sebagai Freight Forwarding dalam proses
Transportasi Laut.
c. Untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi PT. Yicheng
commit to user
D. Manfaat Penelitian
Selain mempunyai tujuan penelitian, penelitian ini juga
mempunyai manfaat penelitian. Dalam penelitian ini mempunyai
manfaat penelitian yaitu :
a. Bagi Perusahaan
Mengetahui dan memberitahukan kepada perusahaan tentang
kekurangan kinerja nya dalam aktivitas Transportasi Laut yang
digunakan sebagai evaluasi perusahaan dalam mengambil
kebijakan dan keputusan untuk meningkatkan kualitas pelayanan
perusahaan agar lebih maju.
b. Bagi Mahasiswa dan Pembaca
Menjadi tambahan reverensi khususnya mahasiswa jurusan Bisnis
Internasional yang sedang menyusun Tugas Akhir dengan pokok
pembahasan permasalahan yang sama.
c. Bagi Pemerintah
Memberikan masukan agar pemerintah dapat meningkatkan
pendapatan dalam sektor ekonomi di dunia perdagangan
internasional.
commit to user
Suatu penelitian pada dasarnya adalah bagian mencari,
mendapatkan data untuk selanjutnya dilakukan analisis kemudian
diambil kesimpulan dari jawaban permasalahan penelitian dalam
bentuk laporan hasil penelitian. Supaya proses tersebut dapat berjalan
lancar serta hasilnya dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah,
maka diperlukan metode penelitian.
Metode penelitian mengemukakan secara tertulis tata kerja dari
suatu penelitian, metode ini terdiri dari :
1. Ruang Lingkup Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian Tugas Akhir ini
adalah studi kasus mengenai transportasi laut di PT. Yicheng
International.
2. Jenis dan Alat Pengumpulan Data
a. Jenis Data
1. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya. Data
ini diperoleh dengan wawancara langsung bagian ekspor pada
staff/karyawan PT. Yicheng International. Seperti yang penulis
dapatkan dari struktur organisasi dan jumlah karyawan di PT.
commit to user
2. Data Sekunder
Yaitu Data pendukung yang diperoleh dari sumber lain yang
berkaitan dengan penelitian. Data ini penulis memperoleh dari
buku maupun sumber lain. Seperti peranan freigt forwarding
danjenis – jenis freigt forwarding.
b. Metode Pengumpulan Data
1. Wawancara
Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara dialog dan
juga tanya jawab dengan narasumber di obyek penelitian baik
secara langsung maupun tidak langsung yang ada
hubungannya dengan transportasi ekspor PT. Yicheng
International.
2. Observasi
Dalam penelitian ini, penulis melihat secara langsung mengenai
kegiatan yang dilakukan di PT. Yicheng International. Seperti
Kegiatan Bongkar Muat Barang (stevedoring).
3. Sumber Data
a. Sumber Data Primer
Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya. Data
ini diperoleh dengan cara wawancara langsung pada
commit to user
b. Sumber Data Sekunder
Yaitu data pendukung yangb diperoleh dari sumber lain
yang berkaitan dengan penelitian. Data ini penulis peroleh dari
buku maupun sumber bacaan lain yaitu internet.
BAB II
commit to user
A. Pengertian Ekspor
Ekspor merupakan kegiatan perdagangan baik itu barang maupun jasa
yang dilakukan oleh suatu negara terhadap negara lain melalui prosedur yang
telah disepakati oleh kedua belah pihak . ( PPEI, 2009 : 1 ).
Ekspor adalah mengeluarkan barang – barang dari peredaran dalam
masyarakat dan mengirimkan ke luar negeri sesuai ketentuan pemerintah dan
mengharapkan pembayaran dalam valuta asing. ( Amir MS, 2004 : 100 ).
Ekspor adalah perdagangan dengan cara mengeluarkan barang dalam ke
luar wilayah pabean Indonesia dengan memenuhi ketentuan yang berlaku (
Roselyne Hutabarat, 1996 : 306 ).
Ekspor adalah perdagangan dengan mengeluarkan barang dari dalam
keluar pabean Indonesia dengan memenuhi ketentuan-ketentuan yang
berlaku. (Berry Punan, 1996 : 1).
Berdasarkan pengertian ekspor dari berbagai sumber diatas maka dapat
ditarik kesimpulan bahwa ekspor adalah kegiatan mengeluarkan barang dari
daerah pabean Indonesia berdasarkan prosedur dan peraturan perundangan
yang berlaku.
B. Tahap – Tahap Pelaksanaan Ekspor
Tahap – tahap pelaksanaan ekspor adalah serangkaian pekerjaan yang
commit to user
barang dan jasa yang diselenggarakan kepada penduduk diluar negeri atau
diluar batas negara kita.
Gambar 2.1
Tahap pelaksanaan ekspor
Sumber : ( Roselyne Hutabarat, 1996 : 162 )
Dari gambar 2.1 tentang tahapan pelaksanaan ekspor tersebut dapat
diuraikan sebagai berikut :
commit to user
1. Eksportir menerima order dari importer
2. Eksportir menerima L/C dari bank di negara eksportir, yang
merupakan advising bank atau dapat bertindak sebagai confirming /
negotiating bank.
3. Eksportir menyiapkan barang – barang ekspor atau memesan barang
dari produsen atau supplier.
4. Eksportir menyelenggarakan pengepakan barang ekspor dengan atau
tanpa bantuan EMKL / Freight forwarding.
5. Eksportir memesan ruangan kapal pada maskapai pelayaran.
6. Eksportir melakukan pemuatan barang dengan atau tanpa bantuan
EMKL / Freight forwarding.
7. Eksportir mengurus B/L pada maskapai pelayaran.
8. Eksportir menutup asuransi, tergantung syarat dari L/C.
9. Eksportir menyiapkan faktur dan dokumen – dokumen pengapalan
yang disyaratkan dalam L/C ( termasuk consular invoice bila
diharuskan ).
10.Eksportir menyerahkan dokumen – dokumen dan mengajukan wesel
kepada advising / negotiating bank untuk memperoleh pembayaran /
akseptasi sesuai syarat L/C.
11.Eksportir memperoleh pembayaran / akseptasi wesel dari advising /
negotiating bank.
12.Eksportir mengirim copy dokumen – dokumen pengapalan kepada
commit to user
13.Dalam hal wesel diaksep, meminta bank untik mendiskonto wesel.
Bila mendapat kredit dari bank, melunasi kredit tersebut dengan
pembayaran hasil dari transaksi.
C. Dokumen – dokumen yang Diperlukan dalam Kegiatan Ekspor
Dokumen adalah suatu instrument tertulis yang mengandung fakta –
fakta, angka – angka atau keterangan – keterangan lain yang dipakai sebagai
bukti ( Roselyne Hutabarat, 1996 : 725 ).
Jenis – jenis dokumen dalam pelaksanaan ekspor antara lain :
1. Shipping Instructions ( SI )
Shipping Instructions adalah dokumen yang digunakan untuk
pemesanan kapal dan container. Dokumen SI dibuat oleh eksportir atau
Ekspedisi Muatan Kapal Laut. Informasi yang termuat dalam SI
diperlukan sebagai dasar pembuatan B/L.
2. Bill of lading ( B/L )
Bill of lading adalah Suatu tanda terima penyerahan barang yang
dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran sebagai tanda bukti pemilikan atas
barang yang telah dimuat diatas kapal laut oleh eksportir untuk diserahkan
kepada importir.
Fungsi dari Bill of lading antara lain :
a. Tanda bukti penerimaan barang
b. Tanda bukti kontrak pengangkutan
commit to user
3. Letter of credit ( L/C )
Letter of credit adalah sebuah instrument yang dikeluarkan oleh
sebuah bank atas permintaan importir, yang menguasakan seseorang atau
sebuah perusahaan penerima instrument ( eksportir ) menarik wesel atas
bank yang bersangkutan atau salah satu bank korespondennya bagi
kepentingan, berdasarkan kondisi – kondisi atau persyaratan yang
tercantum pada instrument tersebut.
4. Surat Keterangan Asal ( SKA ) / Certificate of origin
Surat keterangan asal adalah surat pernyataan yang menyebutkan
negara asal suatu barang. Dengan adanya surat ini, importir mengetahui
bahwa barang yang diimpornya adalah benar – benar berasal dari negara
eksportir. SKA ini penting karena untuk memperoleh fasilitas bea masuk
maupun sebagai alat perhitungan quota di negara tujuan atau untuk
mencegah masuknya barang terlarang. Surat ini diterbitkan oleh dinas
perindustrian dan perdagangan.
5. Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB )
Pemberitahuan Ekspor Barang merupakan dokumen pabean yang
digunakan untuk pembentukan pelaksanaan ekspor barang yang isinya
antara lain :
a. Jenis barang
b. Identitas eksportir
c. Nama Importir
commit to user
e. Izin khusus
f. Berat barang
g. Cara penyerahan
h. Merk dan nomor petikemas
i. Nomor HS
j. dll
PEB wajib diisi dengan sebenar – benarnya, ditandatangani oleh
eksportir, pejabat bea dan cukai serta pejabat bank devisa yang berwenang
untuk hal tersebut.
6. Nota Pelayanan Ekspor ( NPE )
Nota Pelayanan Ekspor adalah dokumen ekspor yang dikeluarkan oleh
Bea dan Cukai yang menyatakan bahwa komoditi tersebut siap untuk
diekspor dan tidak ada masalah.
7. Delivery order ( DO )
Delivery order merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh bank
sebagai perintah untuk menyerahkan barang – barang yang disimpan di
gudang tersebut kepada pihak yang disebut dalam Delivery order.
8. Packing list.
Dokumen ini dibuat oleh eksportir untuk menerangkan uraian dari
barang – barang yang dibungkus atau diikat dalam peti dan sebagainya.
Dalam membuat daftar rincian barang, eksportir biasanya juga
commit to user
untuk kepentingan mempermudah dan memperlancar pemeriksaan oleh
pejabat Bea dan Cukai.
9. Invoice
Invoice adalah nota perincian tentang keterangan barang – barang
yang dijual dan harga dari barang – barang tersebut. Invoice merupakan
suatu dokumen yang penting dalam perdagangan, sebab dengan data – data
dalam invoice ini dapat diketahui jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah
penutupan asuransi, dan penyelesaian segala macam bea masuk.
10.Polis Asuransi
Polis asuransi adalah surat bukti pertanggungan yang dikeluarkan
maskapai asuransi atas permintaan eksportir maupun importir untuk
menjamin keselamatan atas barang yang dikirim dari aneka bencana dan
kerusakan, dengan membayar premi.
11.Weigth note
Dokumen yang mencatat berat barang, tetapi dikeluarkan atau dibuat
oleh eksportir sendiri, bukan badan khusus.
12.Measurement List
Daftar yang berisi ukuran dan takaran dari tiap peti atau tiap kemasan.
13.Certificate of Quality
Dokumen yang dibuat oleh Badan penelitian dan pengembangan
industry atau sejenisnya yang disahkan oleh pemerintah untuk memeriksa
commit to user
D.Pengertian Freight Forwarding
Freight forwarder adalah badan usaha yang bertujuan untuk
memberikan jasa pelayanan atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang
diperlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan dan penerimaan
barang dengan menggunakan multimodal transport baik melalui darat,
laut, dan udara ( Suyono 2005 : 251 ).
Freight forwarding adalah layanan yang digunakan oleh
perusahaan - perusahaan yang menangani impor internasional atau
multi-nasional dan ekspor. Mengirim produk dari satu tujuan internasional lain
dapat melibatkan banyak operator, persyaratan dan legalitas. Sebuah
layanan pengiriman barang menangani logistik yang cukup besar ini tugas
untuk klien, menghilangkan apa yang sebaliknya akan menjadi beban yang
tangguh.
Jasa Freight forwarding menjamin bahwa produk akan sampai ke
tujuan yang benar oleh disepakati tanggal, dan dalam kondisi baik. Layanan
pengiriman barang memanfaatkan hubungan dibentuk dengan operator dari
segala jenis, dari angkutan udara dan perusahaan truk, untuk angkutan kereta
api dan kapal laut. Jasa Freight forwarding negosiasi harga terbaik untuk
memindahkan produk sepanjang rute yang paling ekonomis dengan bekerja
keluar berbagai tawaran dan memilih salah satu yang terbaik saldo
commit to user
Sebuah layanan pengiriman barang umumnya menyediakan satu
atau lebih perkiraan untuk klien bersama dengan nasihat, jika
diperlukan. Pertimbangan bahwa harga efek akan berkisar dari asal dan tujuan
dengan persyaratan khusus, seperti pendingin atau, misalnya, pengangkutan
bahan berbahaya. Dengan asumsi klien menerima tawaran forwarder itu,
angkutan ini disiapkan untuk pengiriman. Layanan pengiriman barang
kemudian melaksanakan tanggung jawab mengatur pengangkutan dari
titik asal ke tujuan. (www.wisegeek.com )
Pengertian freight forwarding diketemukan pada International
maritim
dictionary antara lain :
a. Seseorang atau perusahaan yang melakukan pekerjaan atau nama
kapal atau eksportir dan memberikan perincian secara mendetail
tentang pengiriman barang ekspor impor,
b. pengapalan, asuransi dan pengurusan dokumen-dokumen barang
ekspor impor,
c. pengiriman barang dari pelabuhan kedaerah tujuan,
d. pelayanan jasa termasuk pajak bea cukai,
e. menyewa tempat untuk barang ekspor impor dan mempersiapkan
commit to user
f. membuat invoice dan seluruh surat- surat yang berkaitan dengan
barang yang akan dikirim.
E.Peranan Freight Forwarding
1. Peran Freight Forwarding dalam konsolidasi muatan.
Konsolidasi muatan ( cargo consolidation ) atau juga disebut
groupage, adalah pengumpulan beberapa kiriman barang dari beberapa
eksportir atau shipper di tempat asal yang akan dikirimkan untuk
beberapa consignee di tempat tujuan, yang dikemas dalam satu unit
paket muatan, lalu muatan terkonsolidasi tersebut dikapalkan dan
ditujukan ke agen konsolidator di tempat tujuan. Agen kemudian
melaksanakan penyerahan barang kepada pihak consignee masing –
masing. ( Sarjiyanto, Sudijono 2007 : 33 )
Freight forwarder sebagai konsolidator dan pada umumnya
menggunakan namanya sendiri dan menerbitkan House Bill of Lading.
Organisasi FIATA menghimbau agar freight forwarder lebih baik
menerbitkan FIATA multimodal transport bill of lading.
Dengan konsolidasi muatan, keuntungan di dapat oleh semua
pihak, baik eksportir dan shipper (mendapat keuntungan karena
membayar freight rate lebih rendah), pengangkut (mendapat
commit to user
yang hanya memakan waktu dan tenaga), maupun freight forwarder
(mendapat keuntungan dari biaya dan freight rate sebagai muatan
terkonsolidasi menjadi lebih murah dibandingkan apabila mengapalkan
masing – masing kiriman). Ekonomi nasional juga mendapat dampak
keuntungan karena penghematan biaya ekspor dan menjadi lebih
kompetitif / bersaing. Konsolidasi muatan memberikan door-to-door
service yangtidak dapat diberikan oleh perusahaan pelayaran.
2. Peranan freight forwarding sebagai pengangkut
Freight forwarding bertindak sebagai operator dan bertanggung
jawab penuh dalam melaksanakan pengangkutan meskipun tidak
memiliki kapal sendiri. Selain itu, freight forwarding juga bertindak
sebagai :
a. Vessel Opera Multimodal Transport Operator secara penuh yang
melaksanakan berbagai jenis pengangkutan dengan cara
door-to-door dengan satu dokumen intermodal yang biasanya berbentuk
FBL.
b. Non–Vessel Operator (NVO) yaitu operator muatan yang mengurus
pengangkutan lewat laut dari pelabuhan ke pelabuhan dengan
menggunakan satu house bill of lading atau ocean bill of lading
yang juga dapat mencangkup transport darat dan berfungsi sebagai
commit to user
c. Non-Vessel-Operating Common Carrier (NVOCC) yang
mempunyai jadwal pelayaran yang tetap dan melaksanakan
konsolidasi muatan atau melayani multimodal transport dengan
house bill of lading (HBL) atau bill of lading dari FIATA.
3. Peranan freight forwarding dalam usaha meningkatkan ekspor.
Freight forwarding didalam pengangkutan barang dapat diperluas
dengan beberapa peranan freight forwarding dalam usaha. untuk
meningkatkan ekspor impor. Untuk itu kita harus mengetahui
beberapa kegiatan dari freight forwarding antara lain :
1. Freight forwarding harus bertanggung jawab atas kehilangan,atau
kerusakan, barang yang rusak terjadi antara. waktu yang ia
mengambil tanggung jawab hingga pada waktu ia mengantarkan
barang tersebut.
2. Freight forwarder harus memegang tanggung jawab atas
kehilangan atau kerusakan jika kehilangan dan kerusakan
disebabkan karena :
a. tindakan atau kelalaian pedagangan dimana freight forwarder
bertindak sebagai pedagang atau kepada siapa freight
forwarder bertanggung jawab,
b. Keadaan yang rusak terhadap pengepakan, penandaan dan
commit to user
buruh, freight forwarder tidak dapat menghindarkan dari kasus
yang sedemikian tersebut,
c. Penanganan, pemuatan barang, pengudangan atau
pembongkaran barang dimana freihgt forwarder bertindak
sebagai wakil pemilik barang,
d. Suatu sebab atau keadaan dimana freight forwarder tidak
dapat mengabaikannya dan harus mencegah perbuatan yang
tidak dapat dipertanggung jawabkan,
3. Kewajiban untuk menyelesaikan kehilangan dan kerusakan
tersebut terletak pada tangan satu orang yaitu pada freight
forwarder.
Disamping beberapa peranan diatas freight forwarder berperan
juga sebagai:
1. Membantu mempromosikan komoditi ekspor Indonesia di luar
negeri,
2. Membantu pemerintah dalam upaya menyederhanakan
prosedur dan dokumen pengiriman barang, mengingat semua
negara maju yang menjadi tujuan ekspor mempergunakan
commit to user
3. Membantu pemerintah dalam mengembangkan armada niaga
nasional dengan ikut memberikan dukungan atas kapal-kapal
berbendera Indonesia.
Freight forwarder sangat penting artinya bagi pengiriman
barang umum sehingga ia dianggap sebagai physical distribution.
Physical distribution dapat mencakup beberapa hal yang
berhubungan dengan kegiatan logistik seperti t ransportasi,
pengelolaan, pengiriman barang dengan kapal, gudang, pengepakan,
penamaan, pengawasan terhadap kualitas, manajemen dan
ketentuan- ketentuan bea cukai.
Penggabungan semua kegiatan tersebut diatas akan
menimbulkan biaya yang rendah bila dilakukan secara
keseluruhan bila dibandingkan pekerjaan tersebut dilakukan
secara terpisah-pisah.
Perkembangan ekspor barang-barang ke masyarakat
internasional menimbulkan persaingan pasar,yang begitu hebat
sehingga dibutuhkan suatu kenyataan bahwa barang ditawarkan
kepasar ditentukan berdasarkan kualitas, kuantitas, dan ketepatan
waktu.
Disamping itu pengepakan barang dan sistem transportasi
commit to user
perusahaan--perusahaan suatu negara untuk mempertahankan pasar
internasional.
Dalam kaitannya dengan ekspor Indonesia ke Eropa,
dimana konsumen suatu barang tidak sama lokasinya dengan
importir, maka kualitas produk akan lebih terjamin dengan cara
pengepakan yang balk yang akan mempertahan kualitas produk
tersebut sampai ditangan konsumen. Perlunya pengepakan yang
baik disebabkan karena transportasi barang dari pelabuhan Eropa
sampai kepasar dengan mempergunakan bermacam alat angkut
seperti : kapal laut, kereta api, truk dan seterusnya ( roll on-roll off)
dan pemindahannya bisa berakibat terhadap barang yang
diangkut.
Dalam menghadapi pasar tunggal Eropa pada dasarnya
tidak menimbulkan masalah bagi perusahaan freight forwarder
Indonesia sepanjang ekspor Indonesia masih didasarkan atas Free
On Board.
Freight forwarder Indonesia harus dapat melakukan
kerjasama dengan freight forwarder asing dalam rangka pengiriman
barang-barang komoditi ekspor keluar negeri. Untuk itu kerjasama
tersebut diupayakan berdasarkan asas keuntungan kedua belah
commit to user
Perusahaan freight forwarder harus menerapkan
ketentuan-ketentuan hukum trinasional dan internasional dalam pengangkutan /
pengiriman barang umum. Hukum
Internasional mengatur beberapa kaedah yang berkaitan
dengan pengangkutan / pengiriman barang umum seperti :
1. Konvensi terhadap pengiriman barang dengan melalui jalan
darat
2. Konvensi Internasional terhadap pengiriman barang melalui
kereta api,
3. Konvensi Internasional terhadap pengiriman barang melalui
laut.
4. Konvensi Warsawa tentang pengiriman barang melalui udara.
Ketentuan - ketentuan diatas sangat penting artinya untuk
diterapkan dalam pengiriman barang umum bila freight forwarder
Indonesia ingin memasuki pasar Internasional.
Ketidak tahuan terhadap ketentuan diatas dapat
menimbulkan kerugian pada freight forwarder nasional bila terjadi
sengketa dengan freight forwaeder internasional terhadap
kerusakan barang dan kehilangan barang yang dikirimkan
commit to user
Untuk menciptakan suatu sistem angkutan terpadu, Freight
Forwarding berperan untuk memberikan pelayanan Door to
Door Service yang dimulai dari pabrik di luar negri sampai ke Job
Site diperlukan suatu jaringan yang baik untukberoperasi atau
bergerak diluar negri yang merupnken perwakilan atau agen dari
usaha tersebut maupun di Indonesia sendiri, sehingga dapat menjamin
pelaksanaan forwarding.
PP No. 61 tahun 1954 memberikan beberapa arahan
tentang Freight Forwarding Nasional seperti :
1. Membantu pemilik barang untuk memperoleh penurunan
biaya-biaya angkutan laut darat yang wajar serta bersaing.
2. Membantu angkutan laut dan darat untuk memperoleh Freight
yang cukup baik.
3. Sebagai alat kontrol dari pemerintah tentang kegiatan Ekspor
dan Impor di dalam perkembangan pembangunan nasional.
4. Penghematan devisa negara dibidang Freight Forwarding yang
selama ini lari ke luar negeri.
Berdasarkan keempat arahan tersebut terlihat bahwa
Freight Forwarding harus berperan dalam rangka membantu
pemilik barang untuk mengirimkan barangnya dengan biaya yang
commit to user
nasional karena konsumen akan terbantu dalam penawaran harga,
yang dilakukan oleh pemilik barang.
Oleh sebab itu pengusaha freight forwarding perlu
meningkatkan kerjasama dengan freight forwarding internasional
dalam pengirim barang - barang komoditi Ekspor sehingga devisa
negara dapat dihemat.
F. Aktivitas Freight Forwarding
Berdasarkan aktivitas – aktivitas yang menyelesaikan biaya – biaya
yang timbul sebagai akibat dari kegiatan – kegiatan transportasi,
penanganan muatan di pelabuhan atau gudang, pengurusan dokumentasi
dan juga mencangkup insurance liabilities, freight forwarder dapat
bertindak atas nama pengirim consignor / eksportir atau bertindak atas
nama penerima consignee / importir atau bertindak atas nama pengirim
dan penerima, bergantung dari lingkup pekerjaan ( scope of work ) yang
tercantum dalam kontrak kerja yang telah di setujui antara kedua belah
pihak yaitu antara freight forwarding dan pembeli order kerja.
1. Memilih rute perjalan barang.
2. Melaksanakan penerimaan barang.
3. Mempelajari Letter of Credit barang, peraturan – peraturan,
commit to user
4. Melaksanakan transportasi barang ke pelabuhan, mengurus ijin bea
cukai, menyerahkan barang ke pemilik.
5. Membayar biaya – biaya handling dan freight.
6. Mendapatkan Bill of Lading dan Airway Bill dari pengangkutan.
7. Mengurus asuransi transportasi, ajuan klaim bila terjadi kehilangan
atau kerusakan.
8. Memonitor perjalanan barang sampai ke pihak penerima.
9. Melaksanakan penerimaan barang dari pengangkut.
10.Mengurus ijin masuk pada bea cukai.
11.Melaksanakan transportasi barang dari pelabuhan ke tempat
penyimpanan atau gedung.
G.Lembaga yang berkaitan dengan aktivitas freight forwarding
1. Bank Devisa
Bank devisa merupakan kelompok pendukung yang memberikan
jasa perkreditan, baik dalam bentuk kredit ekspor maupun sebagai
uang muka jaminan L/C impor. Disamping itu bank devisa juga
sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pembukaan L/C impor,
penerimaan L/C ekspor, penyampaian dokumen pengapalan maupun
dalam negosiasi dokumen pengapalan itu. Bank juga sangat berguna
sebagai peneliti keaslian dokumen pengapalan dan dalam verifikasi
jenis dan isi masing – masing dokumen pengapalan.
commit to user
Perusahaan pelayaran masih memegang hegemoni dalam bidang
angkutan internasional sekalipun angkutan melalui udara dan darat
cukup berkembang pula baik dalam jasa angkutan penumpang
maupun barang. Hambatan dalam bidang angkutan ini akan sangat
mempengaruhi perdagangan internasional.
3. Badan Usaha Transportasi
Dengan berkembangnya ekspor dan juga dengan adanya
perombakan dalam bidang angkutan baik di darat, laut maupun udara,
khususnya dengan munculnya perpetikemasan, maka muncul usaha
jasa baru dalam transportasi yang lazim dikenal dengan freight
forwarder atau forwarding agent.
4. Perusahaan Asuransi
Resiko atas barang baik di darat maupun di laut tidak mungkin
dipikul sendiri oleh para eksportir maupun importir. Dalam hal ini
perusahaan asuransi memegang peranan yang tak dapat diabaikan
dalam merumuskan persyaratan kontrak perdagangan internasional
yang dapat menjamin resiko yang terkecil dalam tiap transaksi itu.
5. Surveyor / Badan Pemeriksa
Pada umumnya importir dan eksportir berada dalam jarak yang
berjauhan dalam arti geografis sehingga bonafiditas dan integritas
masing – masing kurang dapat diketahui. Karena itu diperlukan pihak
ketiga yang netral dan obyektif dapat memberikan kesaksian atas
commit to user
tarif bea dari komoditi atau produk – produk yang diperdagangkan.
Dalam hal ini dapat dirasakan betapa pentingnya peranan yang
dijalankan oleh juru periksa atau juru timbang dalam perdagangan
internasional.
6. Bea dan Cukai
Bea dan cukai adalah badan pemerintah yang bertugas mengawasi
keluar masuknya barang ekspor di pelabuhan. Dokumen yang
diterbitkan adalah PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) dan Nota
Pelayanan Ekspor (NPE).
7. Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag)
Disperindag adalah badan pemerintah yang menerbitkan Surat
Keterangan Asal (SKA) atau Certificate of Origin (COO).
8. Fumigator
Fumigator adalah pihak yang memberikan fumigasi di dalam
container. Dokumen yang diterbitkan oleh fumigator adalah certificate
of fumigator.
H. Pengoperasian Container
1. Pengertian Container
Container adalah Suatu peti empat persegi panjang, tahan cuaca,
digunakan untuk mengangkut dan menyimpan sejumlah muatan kemasan
dan barang-barang curah yang melindungi isinya dari kehilangan dan
commit to user
satuan muat dan jika pindah kapal tanpa harus dibongkar isinya ( PPEI,
2009 ).
2. Ukuran Peti Kemas
Ukuran peti kemas yang telah ditetapkan oleh badan international
standard organization ( ISO ) adalah sebagai berikut :
a. Container 20’ Dry freight ( 20 feet )
Ukuran luar : 20’ ( p ) x 8’ ( l ) x 8’6” ( t )
atau
: 6.058 x 2.438 x 2.591 m
Ukuran dalam : 5.919 x 2.340 x 2.380 m
Kapasitas : Cubic Capacity : 33 Cbm
Pay Load : 22.1 ton
b. Container 40’ Dry freight ( 40 feet )
Ukuran luar : 40’ x 8’ x 8.6”
atau
: 12.192 x 2.438 x 2.591 m
Ukuran dalam : 12.045 x 2.309 x 2.379 m
Kapasitas : Cubic Capacity : 67,3 Cbm
Pay Load : 27,396 ton
c. Container 40’ High Cube Dry
commit to user
Container dibagi menjadi empat bagian, antara lain :
a. General cargo / Dry Container
General cargo container adalah peti kemas yang dipakai untuk
mengangkut muatan umum ( general cargo ).
Peti kemas yang termasuk dalam general cargo adalah :
digunakan untuk mengangkut barang yang hanya dapat
dimasukkan atau dikeluarkan melalui samping peti kemas.
3) Open topcontainer
Peti kemas yang bagian atasnya dapat dibuka agar barang dapat
commit to user
diperlukan untuk mengangkut barang yang hanya dapat
dimasukkan lewat atas dengan menggunakan derek.
4) VentilatedContainer
Peti kemas yang mempunyai ventilasi agar terjadi sirkulasi udara
dalam peti kiemas yang diperlukan oleh muatan tertentu,
khususnya muatan yang mengandung kadar air tinggi.
b. Thermal container
Thermal container adalah peti kemas yang dilengkapi dengan
pengatur suhu untuk muatan tertentu.
Peti kemas yang termasuk kelompok thermal adalah :
1) Insulatedcontainer
Peti kemas yang dinding bagian dalamnya diberi isolasi agar udara
dingin di dalam peti kemas tidak merembes ke luar.
2) Reefercontainer
Peti kemas yang dilengkapi dengan mesin pendingin untuk
mendinginkan udara dalam peti kemas sesuai dengan suhu yang
diperlukan bagi barang yang mudah busuk, seperti sayuran, daging,
atau buah – buahan.
3) HeatedContainer
Peti kemas yang dilengkapi dengan mesin pemanas agar udara di
dalam peti kemas dapat diatu pada suhu panas yang diinginkan.
commit to user
Tank container adalah tangki yang ditempatkan dalam kerangka
peti kemas yang dipergunakan untuk muatan cair ( bulk liquid )
maupun gas ( bulk gas ).
d. Dry bulk
Dry bulk container adalah general purpose container yang
dipergunakan khusus untuk mengangkut muatan curah ( bulk cargo ).
4. Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Peti Kemas
a. Keuntungan memakai peti kemas
1) Cepat dalam menangani peti kemas, terutama dalam bongkar muat
peti kemas di pelabuhan.
2) Keamanan terhadap kerusakan, pembusukan dan pencurian lebih
terjaga.
3) Pembungkusan barang tidak perlu terlalu kuat, karena tumpukan
dapat dibatasi setinggi dalamnya peti kemas.
4) Memudahkan pelaksanaan door to door.
5) Mengurangi biaya penyimpanan.
6) Menghemat biaya kemas.
7) Mengurangi biaya transport / Handing Cost.
b. Kerugian menggunakan peti kemas
commit to user
2) Harus dibuat terminal khusus untuk bongkar muat peti kemas dan
harus menggunakan peralatan khusus untuk mengangkut dan
menumpuknya.
3) Jalan – jalan yang ada harus disesuaikan untuk pengangkutan peti
kemas.
4) Dapat terjadi ketidakseimbangan dalam perdagangan antar negara,
bila suatu negara tidak cukup persediaan peti kemasnya.
I. Status Peti Kemas
Dalam pengangkutan peti kemas dari suatu negara ke negara lainnya
terdapat dua status pengiriman peti kemas yaitu : ( Suyono 2005 : 284 )
1. Full container load ( FCL )
Gambar 2.2 Pola FCL
Sumber : (Suyono, 2005 : 284 )
Ciri – ciri dari full container load adalah :
a. Berisi muatan dari satu Shipper dan dikirim untuk satu consignee.
commit to user
c. Di pelabuhan bongkar, peti kemas diambil oleh consignee di CY dan
di bongkar ( un-stuffing ) oleh consignee.
d. Perusahaan pelayaran tidak bertanggung jawab atas kerusakan dan
kehilangan barang yang ada dalam peti kemas.
2. Less than container load ( LCL )
Gambar 2.3 Pola LCL
Ciri – ciri dari less than container load adalah :
a. Peti kemas berisi muatan dari beberapa Shipper dan ditujukan untuk
beberapa consigne.
b. Muatan diterima dalam keadaan breakbulk dan diisi ( stuffing ) di
container freight station ( CFS ) oleh perusahaan pelayaran.
c. Di pelabuhan bongkar, peti kemas di bongkar ( un-stuffing ) di CFS
oleh perusahaan pelayaran dan diserahkan kepada beberapa consignee
dalam keadaan breakbulk.
d. Perusahaan pelayaran bertanggung jawab atas barang yang diangkut
dalam peti kemas.
Dalam moda angkutan peti kemas terdapat beberapa kombinasi FCL dan
LCL. Berikut ini merupakan kombinasi dari FCL dan LCL :
commit to user
Pola Kombinasi FCL/LCL
Sumber : (Suyono, 2005 : 284 )
Dari gambar pola kombinasi FCL/LCL diatas dapat diuraikan sebagai
berikut:
a. Muatan satu Shipper ditujukan ke beberapa consignee.
b. Shipper berkewajiban mengambil container kosong di depo, stuffing di
tempat Shipper, dan mengirim container ke container yard ( CY ).
c. Carrier berkewajiban memerima container di CY dan menyerahkan
container di CFS pelabuhan tujuan.
d. Freight forwarding / EMKL mengurus perubahan status dari FCL ke
LCL.
e. Freight forwarding / EMKL berkewajiban un-stuffing di CFS dan
menyerahkan barang ke beberapa consignee.
f. Consignne mengambil barang di CFS.
2. LCL / FCL
commit to user
Sumber : (Suyono, 2005 : 285 )
Dari gambar pola kombinasi FCL/LCL diatas dapat diuraikan sebagai
berikut:
a. Muatan beberapa Shipper ditujukan kepada satu consignee.
b. Shipper berkewajiban mengirim barang ke CFS.
c. Freight forwarding / EMKL melakukan stuffing di CFS setelah
mengambil container kosong dari depo.
d. Consignee berkewajiban mengambil container di CY dan un-stuffing
di tempat consignee.
e. Consignee wajib mengembalikan container kosong ke depo.
J. Permasalahan yang timbul dan dihadapi dari kegiatan ngiriman
barang
1. Mencari truk untuk pengankutan ( trucking)
Kendalan yang sering dijumpai adalah proses trucking, yaitu
mencari truk untuk pengangkutan barang dari eksportir maupun
commit to user
forwader lain. Sehingga hal ini menyebabkan kendala kecil yang harus
diselesaikan. Kelangkaan truk juga sering terjadi pada saat arus
pengiriman barang melonjak, akibatnya banyak sopir yang tidak
bersedia di booking untuk tempat tujuan yang jauh dan banyak resiko.
2. Pencicilan pembayaran ( non cash payment )
Yang terjadi kendala adalah jika kondisi rupiah atau mata uang
asing lainnya mengalami fluktuasi tiap hari nya. Dan cara mengatasi
nya adalah FF bisa mengontrol perkembangan kurs mata uang asing
setiap hari nya. Atau bisa juga dengan mengadakan perjanjian terlebih
dahulu antara pihak FF dengan pihak eksportir untuk masalah
pembayaran tersebut, dan eksportir harus membayar sesuai dengan
nilai yang disepakati antara kedua belah pihak.
3. Keterlambatan container maupun kapal di tempat tujuan.
Keterlambatan container sampai di tempat tujuan bisa dikarenakan
terjadi masalah teknis dari container sendiri. Dan untuk kapal bisa
disebabkan kondisi atau cuaca perjalanan yang kurang bersahabat, atau
masalah teknis dari kapal tersebut seperti kerusakan mesin dan adanya
penundaan keberangkatan kapal dari pelabuhan muat.
4. Resiko terhadap kehilangan dan kerusakan muatan saat pengapalan.
Bisa disebabkan karena kecelakaan saat pengapalan atau pencurian
dari perompak. Dan cara untuk mengatasi hal ini adalah dengan
mengasurasikan semua barang yang di ekspor. Apabila suatu saat
commit to user
karena telah dijamin oleh pihak asuransi. Dan untuk pemilihan
perusahaan asuransi tergantung pada pilihan eksportir.
BAB III
DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Berdirinya Perusahaan
Perusahaan ini didirikan pada tahun 2004 . Merupakan anak
perusahaan asing yang bernama Yicheng Logistics Internasional yang
pusatnya terletak di Tianjin, China. Di Indonesia, perusahaan ini berada di
Jakarta dan Surabaya. Jumlah karyawannya adalah 12 orang untuk
menempati posisi yaitu Country Manager, Accounting, Customer Service &
Operation, Courier/Messanger dengan masing-masing tanggung jawab pada
setiap posisi.
Untuk kegiatan operasional dan keuangan diawasi langsung dari
kantor pusat di Tianjin yang masih menggunakan sistem manual & data
dikirim lewat surat menyurat menggunakan internet. Bahkan untuk segala
sesuatunya seperti pengeluaran perusahaan harus mendapatkan persetujuan
dari Assistant Manager atau pimpinan per wilayahnya yang berada di kantor
pusat di Tianjin, China seperti Asia, South America, Caribbean, dan
commit to user
PT. Yicheng International merupakan freight forwarding yang cukup
dikenal di dunia dengan kekuatan yang dimiliki melalui ekspor dan impor
dari dan ke negara Amerika Latin, maupun Asia dengan harga cukup
memuaskan bagi pelanggan tanpa mengurangi kualitas pelayanannya.
Harga yang terbaik di dapatkan adalah merupakan harga yang
diperoleh hasil kerjasama dengan beberapa pelayaran yang memiliki
pelayanan dan kualitas terbaik dari dan ke negara Amerika Latin. Persetujuan
harga-harga tersebut dibuat dan dibakukan dalam surat perjanjian kerjasama
dengan beberapa pelayaran yang telah ditentukan biayanya. Jadi hanya
dengan menggunakan kode nomer surat tersebut, pengiriman barang bisa
dijalankan sesuai dengan tujuan yang dipilih dan tercantum di dalamnya.
2. Lokasi Perusahaan
PT. Yicheng Logistics International beralamat di Ruko Mega Grosir
Cempaka Mas JL. Letjen Suprapto Cempaka Putih blok C Lantai 3,
Jakarta 10640, Indonesia.
3. Struktur Organisasi Perusahaan
a. Bentuk Organisasi
Untuk menjelaskan organisasi suatu perusahaan, sebaiknya
dimulai dari susunan organisasi perusahaan yang bersangkutan
karena organisasi adalah pola yang menjelaskan tentang pembagian
tugs dan tanggung jawab. Berdasarkan data dan informasi yang
commit to user
www.yicheng-logistics.com, struktur organisasi PT. Yicheng
International berbentuk organisasi lini dan staff. Dalam bentuk
organisasi ini, asas satu komando tetap dipertahankan dan
pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dari pimpinan
kepada bawahannya. Penetapan keputusan, kebijaksanaan dan
merealisasikan tujuan di tangan pimpinan dibantu oleh staff.
Kebaikan dan keburukan Organisasi Lini :
1. Kebaikan :
a) Asas kesatuan pimpinan tetap dipertahankan sebab
pimpinan tetap berada dalam satu tangan.
b)Adanya pembagian yang jelas antara pimpinan, staff dan
pelaksana.
c) Tipe organisasi lini dan staff mudah disesuaikan, karena
dapat diterapkan pada organisasi besar atau kecil,
organisasi pemerintah atau swasta.
d)Asas The Right Man of The Right Place lebih mudah
dilaksanakan.
e) Pengambilan keputusan lebih mudah, karena mendapat
bantuan pemikiran, saran-saran dan usul dari staff.
f) Koordinasi mudah dilakukan karena sudah ada pembagian
commit to user
g)Disiplin dan moral karyawan yang tinggi, karena tugasnya
sesuai dengan keahliannya.
h)Keuntungan dari keahlian khusus dapat diperoleh.
i) Bakat karyawan yang berbeda-beda dapat dikembangkan,
karena mereka bekerja sesuai dengan keahlian dan
ketrampilan yang dimiliki.
2. Keburukan
a) Kelompok pelaksanaan sering bingung untuk membedakan
antara perintah dan bantuan nasehat.
b) Persaingan kurang sehat sering terjadi, karena setiap unit
menganggap tugasnyalah yang terpenting.
Gambar 3.1
STRUKTUR ORGANISASI PT. YICHENG INTERNATIONAL
OWNER / HEAD MANAGER
ASSISTANT HEAD MANAGER
COUNTRY MANAGER
commit to user
b. Job Description
Sear Secara umum job description masing-masing divisi pada
PT. Yicheng International adaah sebagai berikut :
a. Owner / Head Manager
Owner atau pemilik adalah jabatan tertinggi dalam Yicheng
Logistics group sebagai pemilik dan penanggung jawab
seluruh cabang di dunia yang jumlahnya adalah 78 cabang.
Owner/Head Manager juga menetapkan aturan-aturan yang
berlaku dan dijalankan oleh Yicheng Logistics di seluruh
dunia dengan penyesuaian dari negara-negara cabang yang
bersangkutan. Owner/Head Manager menempati cabang di
commit to user
b. Assistant Head Manager
Assistant Head Manager merupakan Manager dari cabang
beberapa negara yang disatukan berdasarkan wilayah, seperti
Asia, Caribbean, South America dan lain-lain. Indonesia
termasuk kedalam wilayah Asia dan diawasi oleh manager
untuk Asia. Assistant Head Manager bertanggungjawab atas
kemajuan dan perkembangan masing-masing negara yang
termasuk dalam wilayah yang dipimpinnya, membantu dalam
memecahkan masalah yang terjadi di dalamnya, memberikan
solusi yang adil dan terbaik bagi setiap negara yang sedang
bermasalah dan berada dibawah kepimpinannya
c. Country Manager
Country Manager merupakan jabatan pimpinan tertinggi
untuk salah satu negara dan juga sebagai penanggung jawab
dari PT. Yicheng International untuk cabang Indonesia.
Adapun tanggung jawab seorang Manager dari PT. Yicheng
International adalah sebagai berikut :
1) Bertanggung jawab untuk merencanakan, memimpin,
mengkoordinasikan dan mengendalikan perusahaan agar
commit to user
2) Mengawasi dan mengontrol pekerjaan dari setiap divisi.
3) Membuat laporan kepada Assistant Head Manager di
Asia perminggu sebagai catatan perkembangan
perusahaan cabang di Indonesia.
4) Mengambil keputusan serta memecahkan persoalan yang
terjadi di perusahaan yang di pimpin yaitu PT. Yicheng
International.
5) Melaksanakan pengawasan tugas-tugas yang dikerjakan
oleh seluruh karyawan di PT. Yicheng International.
d. Customer Service & Operation
1) Divisi ini bertugas mengurus semua keperluan dokumen
ekspor dan impor.
2) Booking (pemesanan tempat) ke pelayaran untuk
mendapatkan Delivery Order (surat persetujuan dari
Pelayaran dan Depo container) untuk pengambilan
kontainer kosong.
3) Pembuatan Bill of Lading untuk diserahkan dan
digunakan oleh pemilik barang di negara asal dan
penerima barang di negara tujuan.
4) Mencari tahu kedatangan kapal dalam menangani impor
dan mengirimkan pemberitahuan kedatangan kapal
commit to user
5) Mengambil Delivery Order Impor (surat pengantar atau
surat izin dari pelayaran dalam mengambil barang impor
di pelabuhan udara ataupun laut) di pelayaran yang sesuai
dengan dokumen dari barang yang bersangkutan.
6) Membuat daftar tagihan dan pembayaran yang harus
diselesaikan saat mengerjakan ekspor dan impor, berisi
biaya-biaya yang harus dibayar oleh pelanggan, yang
perlu dibayar ke perusahaan pelayaran, tagihan dan
pembayaran ke agent overseas untuk menghasilkan
invoice (tagihan/daftar pembayaran) yang dibuat oleh
Accounting (bagian keuangan).
e. Marketing
1) Memiliki tanggung jawab dalam meningkatkan jumlah
pengiriman dan pendapatan untuk perusahaan
2) Mempertahankan pelanggan yang sudah ada dan juga
menambah jumlah
3) pelanggan baru dengan cara kunjungan dan bertemu
secara langsung atau melalui telepon
4) Merencanakan kegiatan promosi lainnya
5) Mencari lahan pemasaran
commit to user
f. Accounting
1) Betugas dan bertanggung jawab mengatur segala urusan
keuangan perusahaan
2) Pencatatan setiap transaksi yang terjadi di perusahaan
3) Membuat laporan keuangan kepada Manager dan kantor
pusat di Tianjin, Cina
4) Membuat laporan harian, bulanan dan tahunan
5) Membuat laporan pajak untuk diserahkan ke Kantor Pajak
dimana PT. Yicheng International terdaftar didalamnya
6) Mengeluarkan invoice (tagihan atau daftar pembayaran)
yang perlu dibayar oleh Customer
7) Mengatur pembayaran ke perusahaan pelayaran /
penerbangan yang mengangkut barang atas nama PT.
Yicheng International
g. Courier / Messenger
1) Membayar dan mengambil Delivery Order impor dan Bill
of Lading kepada pelayaran yang digunakan oleh PT.
Yicheng International dalam kegiatan ekspor maupun
impor
2) Mengantarkan dokumen dan Bill of Lading yang
diperlukan eksportir ataupun importir serta mengambil
commit to user
bagi pelanggan yang perlu membayar secara tunai dan
berada di wilayah Jakarta, Tangerang dan sekitarnya.
3) Membantu Manager, Marketing, Customer Service dan
Accounting melaksananakan pekerjaan-pekerjaan diluar
kantor yang memerlukan jasa kurir.
4. Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari PT. Yicheng International adalah menjadi market leader
dalam industri logistik, memperjuangkan mutu terbaik dan terus maju serta
bertumbuh.
Misi dari PT. Yicheng International adalah memberikan perhatian yang
terbaik (CARE) kepada pelanggan, pekerja, partner usaha dan masyarakat.
PT. Yicheng International menyatakan misinya untuk melakukan yang
terbaik untuk kepentingan semua pihak :
- memiliki komitmen penuh untuk memenuhi kebutuhan customer
dengan high value dan pelayanan yang bermutu.
- meningkatkan kualitas dan memperluas wilayah pelayanan sebagai
bentuk awareness, kesadaran dan kepedulian akan kebutuhan
pelanggan.
- memastikan pelayanan yang reliable, yang dapat di andalkan dan
dipercaya sehingga meyakinkan pelanggan untuk maju bersama PT.
