TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh : Hapsari Tri Hastuti
F.3307152
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
BAB I PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perum BULOG Sub Divre Surakarta 1. Sejarah
Lembaga pangan di Indonesia sudah ada sejak zaman penjajahan Belanda. Berawal dari terjadinya fluktuasi harga beras pada tahun 1919 sampai dengan 1920. Harga beras yang merosot pada tahun 1930 menyebabkan campur tangan pemerintah Belanda dengan mengeluarkan kebijakan perberasan. Kebijakan tersebut adalah menghapus impor beras secara bebas dan membatasi impor secara lisensi. Menjelang pecahnya Perang Dunia II membuat pemerintah Belanda mendirkan lembaga pangan secara resmi yaitu Voeding Middelen Fonds (VMF) pada tanggal 25 April 1939.
Lembaga pangan ini mengalami perubahan nama dan fungsi seiring bertambahnya tahun dan perpindahan kekuasaan dari Belanda ke Jepang hingga masa kemerdekaan. Berikut tabel perubahan nama dan tugas yang terjadi:
.
Tabel I.1 Tabel Perubahan Nama dan Tugas Lembaga Pangan di Indonesia
NO Tahun Nama Organisasi Tugas
1 1939 VMF (Voeding Middelen Fonds
Membeli, menjual dan
menyediakan bahan pangan 2
1942-1945
Sangyobu Nanyo Kohatsu Kaisha
Membeli, menjual dan
menyediakan bahan pangan 3
1945-1950
VMF (Voeding Middelen Fonds
Membeli, menjual dan
menyediakan bahan pangan
PMR (Pengawasan
Makanan Rakyat)
Membeli, menjual dan
menyediakan bahan pangan 4 1950 BAMA ( Yayasan Bahan
Makanan)
Membeli, menjual dan
menyediakan bahan pangan 5 1952 YUBM Yayasan Urusan
Bahan Makanan)
Distribusi pemerataan pangan dan usaha stabilisasai harga beras
6 1958 YBPP (Yayasan Badan Pembelian Padi)
Membeli padi 7 1964 BPUP (Badan Pelaksana
Urusan Pangan)
Mengurus persediaan bahan pangan seluruh Indonesia
8 1966 KOLOGNAS (Komando Logistik Nasional)
Mengendalikan operasional bahan pokok kebutuhan hidup
9 1967 BULOG (Badan Urusan Logistik)
Membeli bahan pangan 10 1969 BULOG (Badan Urusan
Logistik)
Melakukan stabilisasi sembilan harga pokok pangan
Sumber data: www.bulog.co.id
Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa lembaga pangan di Indonesia sudah ada sejak dulu. Perubahan nama dan tugas lembaga pangan tersebut berubah sejalan dengan perubahan kekuasaan di Indonesia. Meskipun namanya berubah-ubah, tugas lembaga pangan tersebut masih memiliki kesamaan dalam mengatur kebutuhan pangan rakyat.
Berdasarkan Keppres RI No. 50/1995 BULOG bertugas mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras, gula, tepung terigu, kedelai, pakan dan bahan pangan lainnya. Kemudian tugas BULOG dipersempit melalui Keppres No. 45/1997 tanggal 1 November yaitu hanya mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras dan gula. Selang beberapa bulan, sesuai LOI tanggal 15 Januari 1998, BULOG hanya memonopoli beras saja.
Tugas pokok BULOG diperbarui melalui Keppres No. 29/2000 tanggal 26 Februari 2000 yaitu melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi, pengendalian harga beras dan usaha jasa logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pada 23 November 2000 keluar Keppres No. 166/2000 dimana tugas pokoknya melaksanakan tugas pemerintah bidang manajmen logistik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Melalui Keppres No 103/2001 tanggal 13 September 2001 mengatur tugas dan fungsi BULOG. Tugasnya melaksanakan tugas pemerintahan di bidang manajemen logistik sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, dengan kedudukan sebagai lembaga pemerintah non departemen yang bertanggung jawab langsung kepada presiden.
agar peran pemerintah dalam masalah pangan dibatasi. Sehubungan dengan tuntutan perubahan tersebut baik pihak intern BULOG dan pihak ekstern melakukan berbagai kajian. Berikut kajian yang dilakukan:
a. Kajian tim intern BULOG pada tahun 1998.
b. Kajian ahli dari Universitas Indonesia (UI) pada tahun 1999. c. Kajian auditor internasional Arthur Andersen pada tahun 1999. d. Kajian bersama Bernas Malaysia pada tahun 2000.
e. Kajian konsultan internasional Price Waterhouse Coopers (PWC) pada tahun 2001.
f. Dukungan politik dari anggota DPR RI, khususnya Komisi III DPR RI dalam hearing antara BULOG dengan Komisi III DPR RI selama periode 2000-2002.
Berdasarkan berbagai kajian tersebut dan berdasarkan Peraturan Penerintah RI Nomor 7 Tahun 2003 sebagaimana diubah dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 61 Tahun 2003 Tentang Pendirian Badan Usaha Logistik. Peraturan ini mengubah status BULOG sebelumnya yaitu sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen menjadi Perum sampai sekarang.
2. Visi, Misi, Logo dan Slogan Perum BULOG a. Visi dan Misi
b. Logo dan Slogan Perum BULOG
Gambar 1.1 Logo Perum BULOG
Logo Perum BULOG terdiri dari lambing matahari dan tulisan BULOG. Warna lambing adalah degradasi kuning kemerahan dan untuk huruf berwarna biru.
Gambar matahari melambangkan Perum BULOG sebagai sumber kehidupan segala entitas dan latar belakang budaya. Matahari jugs sebagai refleksi semangat perubahan Perum BULOG terhadap profesionalitas, transparan dan sehat dalam membangun ketahanan nasional.
Jenis huruf logo merupakan refleksi konkrit peran Perum BULOG dalam usaha mewujudkan kesejahteraan bangsa Indonesia. Bentuk huruf yang kokoh meambam ngkan PerBULOG sebagai perusahaan yang solid dalam mengemban visi dan misinya.
3. Nilai-nilai Dasar Perum BULOG
Nilai-nilai dasar dari Perum BULOG adalah sebagai berikut: a. Kualitas, perusahaan dengan seluruh jajaran dan pegawai sepakat
untuk berorientasi pada rakyat sesuai dengan visi dan misi.
b. Integritas, keutuhan pribadi, manajemen dan organisasi yang mencerminkan konsistensi antara prinsip dan perilaku.
c. Teamwork, seluruh unit kerja dan karyawan bergerak fokus dan total secara terintegrasi dalam rangkan pencapaian visi dan misi perusahaan. d. Inovatif, kemampuan untuk berpikir dan mengembangkan nilai-nilai
kreativitas dan inovasi dalam bekerja.
e. Responsif, kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan melakukan upaya preventif maupun kuratif dalam menghadapi setiap perubahan lingkungan strategis.
4. Tugas Perum BULOG
Tugas Perum BULOG saat ini bertugas menyelenggarakan usaha logistik pangan pokok. Usaha logistik pangan tersebut adalah mengelola cadangan pangan pemerintah dan mendistribusikan pangan pokok kepada masyarakat.
Salah satu tugas Perum BULOG yang paling menonjol adalah tugas pengamanan harga pembelian pemerintah, pengadaan pangan dalam negeri dan penyalutan beras untuk masyarakat miskin.
panen raya. Pada panen raya curah hujab cukup tinggi sehingga kualitas gabah kurang baik. Pola pemasaran gabah dengan system tebasan menyulitkan pencatatan harga gabah di tingkat produsen.
Tugas pengadaan pangan dalam negeri dilaksanakan dengan pemupukan stok. Pemupukan stok tersebut dilakukan dengan bekerja sama bersama mitra kerja yang telah diseleksi sebelumnya.
Tugas penyaluran beras untuk masyarakat miskin dilakukan melalui program beras raskin di setiap kotamadya dan kabupaten. Selain digunakan untuk penyaluran raskin, stok beras juga digunakan sebagai CBP (Cadangan Beras Pemerintah), OPM (Operasi Pasar Murni) dan disalurakan ke Departemen Hukum dan HAM, Departemen Sosial serta TNI/POLRI.
CBP sering digunakan untuk penanggulangan keadaan darurat seperti bencana alam. Beras untuk OPM digunakan untuk penstabilan harga beras apabila terjadi kenaikan harga berlebihan di pasar. Beras untuk Departemen Hukum dan HAM disalurkan ke LP (Lembaga Pemasyarakatan). Beras untuk Departemen Sosial berfungsi seperti CBP untuk penanggulangan bencana.
5. Struktur Organisasi
Perum BULOG Divre Jawa Tengah memiliki enam Sub Divre. Sub DIvre Wilayaj III berkedudukan di Surakarta. Perum BULOG Sub Divre Surakarta memiliki wilayah kerja satu kotamadya dan enam kabupaten.
Berikut tabel nama Kepala, Wakil Kepala, Kasi dan Kepala Gudang Perum BULOG Sub Divre Surakarta
Tabel I.1 Tabel Nama Kepala, Wakil Kepala, Kasi dan Kepala Gudang Perum BULOG Sub Divre Surakarta
No Nama Pegawai Jabatan Jumlah
Staf 1 Drs. Nono Sukrono,
MM.
Kepala Sub Divre Surakarta 2 Dradjad Witjaksono,
BA.
Wakil Kepala Sub Divre Surakarta
3 As’adi, S.Sos Kasi Administrasi dan Keuangan 10 orang
4 Dra. Hartini
Listyaningsih
Kasi Akuntansi 2 orang
5 Ir. Ninik Setyowati Kasi Pelayanan Publik 10 orang 6 Djoko Rahardjo, SH Kasi Perencanaan dan Pengembangan
Usaha
4 orang 7 Drs. Sugeng Riyanto Kasi Analisi Harga Pasar 2 orang 8 Murtopo S.IP Aswas Satuan Pengawas Internal 2 orang
9 Agus Sudarno Kepala Gudang 301 Klaten 4 orang
10 Suprapto Kepala Gudang 302 Masaran 5 orang
11 Bogi Wahyoko Kepala Gudang 303 Kartasura 7 orang 12 Luky Haryanto Kepala Gudang 304 Delanggu 8 orang 13 Joko Iswanto Kepala Gudang 305 Grogol 6 orang 14 Lilik Suprapto Kepala Gudang 306 Mojolaban 7 orang 15 Muh.Rahdian Ilham Kepala Gudang 307 Wonogiri 4 orang 16 Agus Supriyanto Kepala Gudang 308 Karangwuni 6 orang
17 Suprapto Kepala Gudang 309 Duyungan 5 orang
Sumber data: Seksi Administrasi dan Keuangan Perum BULOG Sub Divre Surakarta
6. Deskripsi Jabatan
a. Satuan Pengawas Internal
b. Kasi Pelayanan Publik
Tugas Kasi Pelayanan Publik dan stafnya adalah menyelenggarakan, mengawasi pengadaan beras dan gabah serta penyaluran Raskin. Selain itu juga melaporkan penyaluran Raskin dan Pemasukan stok beras.
c. Kasi Akuntansi
Tugas Kasi Akuntansi dan stafnya adalah menyediakan dan mencatat seluruh kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi Perum BULOG Sub Divre Surakarta. Kegiatan akuntansi tersebut adalah:
1) Mencatat jumlah penerimaan uang maupun barang dan pengeluaran biaya ubtuk pelaksanaan kegiatan di Perum BULOG Sub Divre Surakarta.
2) Membukukan barang yang masuk ke gudang pada saat terjadi pengadaan beras atau gabah.
3) Membukukan barang yang keluar dari gudang pada saat terjadi penyaluran Raskin, CBP atau penyaluran lain.
4) Memcatat pengeluaran dan penerimaan uang.
5) Merekonsiliasi catatan stok beras atau gabah dengan bagian Pelayanan Publik, Satuan Pengawas Internal serta Administrasi dan Keuangan
6) Membuat neraca dan laporan laba rugi.
d. Kasi Administrasi dan Keuangan
Tugas Kasi Administrasi dan Keuangan beserta stafnya adalah: 1) Membina kepegawaian.
2) Penggajian dan kesejahteraan keryawan.
3) Pembayaran pengadaan gabah kepada mitra kerja. 4) Pertanggungjawaban keuangan Sub Divre.
5) Mengelola rumah tangga Sub Divre.
6) Mengelola tata usaha Sub Divre antara lain mengawasi surat masuk dan keluar, kehumasan dan kearsipan serta inventaris kantor. e. Kasi Perencanaan dan Pengembangan Usaha (PPU)
Tugas Kasi PPU dan stafnya adalah: 1) Pemanfaatan asset perdagangan.
2) Mengelola dan memanfaatkan asset BULOG seperti penyewaan gudang, tanah kosong dan gedung.
f. Kasi Analisis Harga Pasar (Gasar)
Tugas Kasi Gasar dan stafnya adalah:
1) Menyediakan data untuk merencanakan dan menentukan kebutuhan barang berdasarkan informasi harga dari pasar.
2) Memberi informasi sebagai data pengadaan dan pengiriman barang.
3) Memberi data atau informasi sebagai dasar kebijakan untuk mendistribusikan barang (OPM melalui satgas).
g. Kepala Gudang
Tugas Kepala Gudang dan stafnya adalah menerima, merawat dan menyalurkan komoditi beras Raskun dan CBP.
B. Latar Belakang Masalah
Pemahaman terhadap suatu system akuntansi sangat penting bagi pelaku usaha. Bagi pihak perusahaan, pemahaman tentang sistem akuntansi sangat diperlukan untuk mengambil keputusan dalam mengelola perusahaan. Keputusan manajemen yang tepat diharapkan mampu membantu manajemen perusahaan dalam mencapai berbagai tujuannya. Salah satu tujuannya adalah memperoleh laba.
Untuk memperoleh laba, suatu perusahaan dapat melakukan investasi. Perusahaan dapat berinvestasi dengan menggunakan aktiva yabg dimilikinya. Aktiva tersebut dapat berupa aktiva tetap karena memiliki keistimewaan tersendiri.
Aktiva tetap adalah kekayaan berwujud yang dimiliki perusahaan, mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun, digunakan perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan, bukan untuk dijual kembali (Mulyadi, 2002:179).
bangunan, kendaraan, perlatan dan mesin. Aktiva tetap tersebut dapat diperoleh dengan membeli dari pihak lain maupun dengan membangun atau membuat sendiri.
Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah Badan Usaha Milik Negara yang bertugas menyelenggarakan usaha logistik pangan pokok. Tujuan didirikannya Perum BULOG berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 7 Tahun 2003 tentang Pendirian Perusahaan Umum (Perum) BULOG adalah turut membangun ekonomi nasional. Sedangkan sifat usaha Perum BULOG adalah meyediakan dan memupuk keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan perusahaan.
Aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta mempunyai peranan yang penting dalam kegiatan operasionalnya. Misalnya, aktiva tetap gudang digunakan untuk menyimpan gabah dan beras. Jika beras dan gabah tidak disimpan, Perum BULOG tidak mampu mencapai tujuannya. Seluruh aktiva tetap yang dimiliki oleh Perum BULOG Sub Divre Surakart menunjang seluruh kegiatan operasionalnya,.
Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk menyusun tugas akhir dengan judul “EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGADAAN AKTIVA TETAP PADA PERUM BULOG SUB DIVRE SURAKARTA”.
C. Perumusan Masalah
Berdasarkan pemilihan judul diatas, penulis merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimanakah sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta?
2. Apakah kelebihan dan kelemahan sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta?
D. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian mengenai sistem akuntansi pengdaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah: 1. Untuk mengetahui sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum
BULOG Sub Divre Surakarta.
2. Untuk mengetahui sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta.
E. Manfaat Penelitian 1. Bagi Penulis
sebagai pembanding antara teori dan kenyataan yang terjadi di lapangan.
2. Bagi Perum BULOG Sub Divre Surakarta
Diharapkan dapat member manfaat bagi Perum BULOG Sub Divre Surakarta sebagai bahan pertimbangan untuk meningkatkan sistem akuntansi agar lebih efektif.
3. Bagi Dunia Akademik
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA TENTANG SISTEM AKUNTANSI PENGADAAN AKTIVA TETAP DAN PEMBAHASAN DATA
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Sistem Akuntansi Aktiva Tetap
Menurut Romney dan Steinbart (2004:2), sistem merupakan rangkaian beberapa komponen yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:5) sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat berdasarkan pola terpadu untuk menjalankan kegiatan pokok perusahaan.
Akuntansi adalah sistem informasi yang mengenali, mencatat dan menceritakan kegitan ekonomi suatu perusahaan. (Kieso dan Weygandt, 2002:12). Menurut Soemarso (2004:3) akuntansi adalah proses identifikasi, pengukuran dan pelaporan informasi ekonomi dimana informasi tersebut diharapkan berguna dalam penilaian dan pengambilan keputusan mengenai kesatuan usaha yang bersangkutan.
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sehingga mampu menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3).
Baridwan (1997:271) menyatakan bahwa aktiva tetap berwujud adalah aktiva berwujud yang sifatnya permanen dan digunakan dalam kegiatan perusahaan yang normal.
Menurut Mulyadi (2001:592) aktiva tetap adalah kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih dari satu tahun dan diperoleh untuk menjalankan kegiatan perusahaan dan tidak untuk dijual kembali.
Berdasarkan pengertian-pengertian yang telah disebut di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi aktiva tetap adalah sistem yang mengenali, mencatat dan mengoordinasikan kekayaan perusahaan berupa aktiva tetap sehingga mampu menyediakan informasi keuangan.
2. Pengertian Sistem Pengadaan
3. Pengertian Sistem Akuntansi Pengadaan Aktiva Tetap
Sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap adalah sistem yang dibuat untuk membeli atau memperoleh aktiva tetap kemudian mencatat dan mengoordinasikan kekayaan perusahaan berupa aktiva tetap sehingga mampu menyediakan informasi keuangan.
4. Penggolongan Aktiva Tetap
Baridwan (1997:272) menggolongkan aktiva tetap menjadi tiga golongan berikut ini:
a. Aktiva tetap dengan umur yang tidak terbatas seperti letak perusahaan, pertanian atau peternakan.
b. Aktiva tetap dengan umur terbatas yang apabila masa manfaat ekonomisnya telah habis, aktiva tetap tersebut dapat diganti dengan aktiva sejenis seperti bangunan, mesin, peralatan, mebel, kendaraan dan lain-lain.
c. Aktiva tetap dengan umur terbatas yang apabila masa manfaat ekonomisnya telah habis, aktiva tetap tersebut tidak data diganti dengan aktiva sejenis misalnya sumber daya alam.
5. Cara Perolehan Aktiva Tetap
Aktiva tetap dapat diperoleh dengan berbagai cara, dimana setiap cara perolehan akan berpengaruh terhadap harga perolehan aktiva tetap tersebut (Baridwan, 1997:274). Berikut cara perolehan aktiva tetap:
a. Pembelian tunai
dikeluarkan termasuk harga faktur dan seluruh biaya yang dikeluarkan agar aktiva tetap tersebut siap digunakan.
b. Pembelian angsuran
Aktiva tetap yang diperoleh dari pembelian angsuran, harga perolehannya tidak termasuk bunga. Bunga dari pembelian angsuran harus dibebankan sebagai biaya bunga, baik bunga yang dinyatakan maupun yang tidak dinyatakan dalam pembelian angsuran.
c. Ditukar dengan surat-surat berharga
Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara ditukar dengan saham atau obligasi dicatat dalam buku sebesar harga per pasar saham atau obligasi tersebut. Jika harga pasar saham atau obligasi tidak diketahui maka harga perolehan aktiva sebesar harga pasar aktiva tersebut. Jika harga pasar surat berharga dan aktiva tetap tidak diketahui maka harga perolehan ditentukan pimpinan perusahaan.
d. Ditukar dengan aktiva tetap yang lain
Aktiva baru dikapitalisasikan sebesar jumlah harga pasar aktiva lama ditambah uang yang dibayarkan (jika ada) atau dikapitalisasikan sebesar harga pasar aktiva baru. Pertukaran aktiva dipisahkan menjadi dua, yaitu:
1) Pertukaran aktiva tetap yang tidak sejenis
Penentuan harga perolehan didasarkan pada harga pasar aktiva tetap yang diserahkan ditambah uang yang dibayarkan.
2) Pertukaran aktiva tetap yang sejenis
Pertukaran aktiva tetap yang sejenis adalah pertukaran aktiva yang fungsi dan sifatnya sama. Laba yang timbul dari pertukaran ini akan ditangguhkan atau mengurangi harga perolehan. Rugi yang timbul dari pertukaran ini akan dibebankan dalam periode pada saat terjadi pertukaran.
e. Diperoleh dari hadiah atau donasi
Aktiva tetap yang diperoleh dari hadiah atau donasi, harga perolehannya dicatat sebesar harga pasar aktiva tetap yang dihadiahkan atau didonasikan tersebut.
f. Aktiva tetap yang dibuat sendiri
Dalam pembuatan aktiva, biaya bahan baku, biaya tenaga kerja tidak menimbulkan masalah dalam penentuan harga perolehan. Semua biaya yang dikeluarkan dalam pembangunan dibebankan sebagai harga perolehan.
6. Sistem Pengadaan Aktiva Tetap a. Fungsi yang terkait
Mulyadi (2001:608) mengemukakan bahwa fungsi yang terkait dengan transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi aktiva tetap adalah sebagai berikut:
1) Fungsi pemakai
mengajukan surat permintaan otorisasi investasi untuk merealisasikan perolehan aktiva tetap seperti tercantum dalam anggaran investasi yang disetujui oleh rapat umum pemegang saham.
2) Fungsi riset dan pengembangan
Fungsi riset dan pengembangan memiliki tanggung jawab mengajukan usukan investasi aktiva tetap yang dimanfaatkan bersama oleh beberapa fungsi dan memiliki tanggung jawab untuk melakukan studi kelayakan investasi berbagai fungsi lain dalam perusahaan. Fungsi riset dan pengembangan berada di tangan Direktur Utama.
a) Direktur yang bersangkutan
Direktur yang bersangkutan memberikan persetujuan terhadap usulan dan surat permintaan otorisasi reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada di bawah wewenangnya.
b) Direktur Utama
Direktur Utama memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap.
3) Fungsi pembelian
4) Fungsi penerimaan
Fungsi penerimaan memiliki tanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan aktiva tetap yang diterima dari pemasok. Hasil pemeriksaan tersebut dicantumkan dalam laporan penerimaan barang
5) Fungsi aktiva tetap
Fungsi aktiva tetap memiliki tanggung jawab atas pengelolaan aktiva tetap. Fungsi ini berwenang dalam penempatan, pemindahan dan penghentian pemakaian aktiva tetap.
6) Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi memiliki dua tanggung jawab. Pertama, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pembuatan dokumen sumber (bukti kas keluar dan bukti memorial) untuk mencatat mutasi aktiva tetap dan penyelenggaraan buku pembantu aktiva tetap. Kedua, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas penelenggaraan jurnal yang berkaitan dengan aktiva tetap.
b. Dokumen akuntansi aktiva tetap
Dokumen yang digunakan untuk mendokumentasikan transaksi yang berkaitan dengan aktiva tetap menurut Mulyadi (2001:600) adalah:
1) Surat permintaan otorisasi investasi (expenditure authorization request atau authorization for expenditure)
Investasi aktiva tetap melibatkan jumlah rupiah yang besar dan keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang. Hal tersebut memerlukan perencanaan pengeluaran investasi yang matang. Pengeluaran untuk investasi memerlukan otorisasi dokumen dan manajemen puncak. Dokumen tersebut kemudian disebut sebagai surat permintaan otorisasi.
2) Surat permintaan reparasi (authorization for repair)
Dokumen ini digunakan sebagai perintah untuk melakukan reparasi yang merupakan pengeluaran modal. 3) Surat permintaan transfer aktiva tetap
Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk meminta dan member otorisasi transfer aktiva tetap.
4) Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap
Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk meminta dan member otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap. 5) Surat perintah kerja (work order)
dasar catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap.
6) Surat order pembelian
Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian sebagai surat untuk memesan aktiva tetap. Pembelian investasi yang melibatkan jumlah investasi besar, pemilihan pemasok umumnya dilakukan melalui proses tender terbuka.
7) Laporan penerimaan barang
Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah sebelumnya dilakukan pemeriksaan kuantitas, mutu dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.
8) Faktur dari pemasok
Dokumen adalah tagihan pemasok atas aktiva tetap yang dibeli.
9) Bukti kas keluar
Dokumen ini digunakan sebagai dokumen perintah pengeluaran kas yang dibuat fungsi akuntansi setelah sebelumnya dilakukan pemeriksaan terhadap surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.
10)Bukti memorial
c. Catatan akuntansi aktiva tetap 1) Catatan akuntansi manual
Catatan akuntansi aktiva tetap menurut Mulyadi (2001:608) digunakan untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi penyusutan aktiva tetap. Berikut catatan akuntansi yang digunakan:
a) Kartu aktiva tetap
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat semua data yang berkaitan dengan aktiva tetap secara rinci. b) Jurnal umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, biaya pemasangan aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap dan penyusutan aktiva tetap.
c) Register bukti kas keluar
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran berupa pengeluaran kas.
Catatan akuntansi manual berarti seluruh proses mulai dari input data ke jurnal hingga pembuatan laporan keuangan dilakukan tanpa bantuan software.
2) Catatan akuntansi yang terkomputerisasi
Data Pemrosesan
Software Laporan
Jurnal, Buku Besar dan catatan lain
adalah perangkat elektronik seperti komputer, monitor, printer dan jaringan yang menghubungkan semua perlatan tersebut. Software adalah rangkaian program yang mengoperasikan komputer. Pemrosesan data dalam sistem akuntansi terkomputerisasi terdiri dari tiga tahap yaitu:
a) Input
Input berasal dari dokumen sumber seperti faktur pembelian.
b) Pemrosesan
Dalam sistem manual, pemrosesan mencakup menjurnal transaksi, posting ke akun buku besar dan membuat laporan keuangan. Sistem yang terkomputerisasi juga memroses transaksi tetapi tanpa langkah antara (jurnal, buku besar dan neraca saldo).
c) Output
Output adalah laporan keluaran dari sistem akuntansi yang digunakan untuk pengambilan keputusan termasuk laporan keuangan.
Dari gambar di atas dapat diketahui bahwa sistem akuntansi yang terkomputerisasi proses pencatatan akuntansi dilakukan oleh sistem.
Romney dan Steinbart (2004:33) mengemukakan bahwa proses pembaruan data atau input data terdiri dari dua cara yaitu proses batch dan proses real-time. Proses batch adalah proses pembaruan data yang tersimpan secara periodik. Sedangkan proses real-time adalah proses pembaruan data yang dilakukan secara langsung bersamaan dengan terjadinya transaksi.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Transaksi pengadaan aktiva tetap memerlukan otorisasi dari direksi karena termasuk pengeluaran modal. Pihak pemakai meminta otorisasi pembelian aktiva tetap kemudian proses pembelian selanjutnya diserahkan kepada sistem pembelian. Jika dalam pembelian aktiva tetap masih diperlukan pemasangan maka fungsi aktiva tetap mengeluarkan surat perintah kerja untuk melakukan pemasangan aktiva tetap tersebut (Mulyadi, 2001:615). Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian aktiva tetap menurut Mulyadi (2001:616) adalah sebagai berikut:
1) Prosedur permintaan otorisasi investasi.
2) Prosedur penawaran harga dan pemilihan pemasok. 3) Prosedur order pembelian.
4) Prosedur penerimaan barang. 5) Prosedur penempatan aktiva tetap
Sedangkan untuk aktiva tetap yang dibangun sendiri, pencatatan harga pokok aktiva tetap diperoleh dari perusahaan yang membangun aktiva tetap itu sendiri. Dalam pembangunan sendiri digunakan work order untuk mengumpulkan biaya konstruksi. Pencatatan harga pokok aktiva tetap yang sudah jadi menggunakan bukti memorial dan dilampiri surat perintah kerja. Jaringan prosedur yang membentuk sistem perolehan aktiva tetap melaui pembangunan menurut Mulyadi (2001:616) adalah:
1) Prosedur permintaan otorisasi investasi 2) Prosedur perintah kerja
3) Prosedur pelaksanaan pembangunan aktiva tetap 4) Prosedur penerimaan barang
5) Prosedur penempatan aktiva tetap
6) Prosedur pencatatan harga pokok aktiva tetap e. Flowchart (bagan alir)
B. Pembahasan
1. Pengertian Aktiva Tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta
Pengertian aktiva tetap menurut Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah aktiva berwujud yang digunakan dalam operasi perusahaan tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun.
2. Jenis-jenis Aktiva Tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta a. Tanah
Aktiva tetap berupa tanah diperoleh melalui proses dropping aktiva tetap dari Pusat atau dari Divre. Tanah dibukukan sebesar jumlah pembelian ditambah biaya-biaya hingga tanah siap digunakan. b. Bangunan
Bangunan diperoleh melalui proses pembangunan. Pembangunan dilakukan oleh kontraktor yang penunjukannya dilakukan Pusat dengan proses lelang. Bangunan dibagi menjadi tiga yaitu bangunan gedung kantor, rumah dinas dan gudang.
c. Kendaraan
Aktiva tetap berupa kendaraan diperoleh melalui proses dropping aktiva tetap dari Pusat, dropping dari Divre. Kendaraan baik berupa mobil maupun sepeda motor dibukukan sebesar biaya pembelian ditambah biaya-biaya lain hingga kendaraan siap digunakan.
d. Mesin
harga pembelian ditambah biaya-biaya hingga mesin tersebut siap digunakan.
e. Inventaris
Aktiva tetap berupa inventaris diperoleh melalui proses dropping aktiva tetap dari Pusat, Divre atau pengadaan melalui pembayaran tunai di Sub Divre. Inventaris dibukukan sebesar harga pembelian ditambah biaya-biaya hingga inventaris tersebut siap digunakan.
3. Cara Perolehan Aktiva Tetap
Perolehan aktiva tetap di Perum BULOG Sub Divre disebut dengan pengadaan aktiva tetap. Pengadaan aktiva tetap adalah kegiatan pengadaan aktiva tetap yang dibiayai dari dana untuk kebutuhan Perum BULOG sendiri serta bukan merupakan barang/jasa untuk diperdagangkan.
Pengadaan aktiva tetap di Perum BULOG Sub Divre Surakarta terdiri dari pengadaan barang dan pengadaan jasa. Pengadaan barang berupa pengadaan tanah, kendaraan, mesin-mesin dan inventaris. Pengadaan jasa berupa pengadaan jasa pemborongan.
Jasa pemborongan adalah layanan jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi untuk mewujudkan suatu bangunan atau bentuk fisik lainnya. Untuk selanjutnya jasa pemborongan disebut dengan pembangunan.
Prinsip efisien berarti pengadaan barang harus diusahakan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan
Prinsip efektif berarti pengadaan barang hasrus sesuai dengan kebutuhan yang ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai sasaran yang ditetapkan Perum BULOG.
Prinsip bersaing berarti pengadaan barang dilakukan melalui pelelangan atau seleksi harus dengan persaingan yang sehat di antara penyedia barang yang setara dan memeuhi syarat dan kriteria tertentu.
Transparan berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tatacara, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang yang sifatnya terbuka bagi penyedia barang yang berminat.
Adil/ tidak diskriminatif berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara dan atau alas an apapun.
Pihak eksternal penyedia barang atau jasa yang terlibat dalam pengadaan aktiva tetap untuk Sub Divre dipilih oleh Perum BULOG Pusat dan sepenuhnya berada dalam wewenang Perum BULOG Pusat.
Pengadaan aktiva tetap di Perum BULOG dilakukan cara perolehan berikut ini:
a. Pengadaan aktiva tetap berupa barang untuk Sub Divre: 1) Dropping dari BULOG Pusat
Pengadaan aktiva tetap dimana pembuatan kontrak pembelian dan pembayaran kepada pihak eksternal dilakukan oleh BULOG Pusat sehingga Sub Divre hanya menerima aktiva tetap. 2) Dropping dari Divre
Pengadaan aktiva tetap dimana pembuatan kontrak pembelian dan pembayaran kepada pihak eksternal dilakukan oleh Divre sehingga Sub Divre hanya menerima aktiva tetap.
3) Pembayaran tunai melalui Sub Divre
Pengadaan aktiva tetap dimana pembuatan kontrak dilakukan oleh Divre tetapi pembayaran tunai kepada pihak eksternal dilakukan oleh Sub Divre.
b. Pembangunan untuk Sub Divre
4. Sistem Pengadaan Aktiva Tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta Sistem pengadaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta terdiri dari fungsi-fungsi yang terkait, dokumen-dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan dan prosedur yang membentuk sistem.
a. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah:
1) Fungsi pemakai
Dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap fungsi pemakai adalah pihak yang memerlukan aktiva tetap. Pihak yang memerlukan aktiva tetap bertanggung jawab mengajukan usulan investasi aktiva tetap di Sub Divre. Pihak pengguna aktiva tetap ini adalah seluruh seksi atau individu dalam lingkungan Sub Divre yang menggunakan aktiva tetap tersebut.
2) Fungsi otorisasi investasi
Fungsi otorisasi investasi dilakukan oleh Pusat, dalam hal ini Direktur Utama. Semua investasi aktiva tetap harus mendapat otorisasi dari Direktur Utama Pusat. Direktur Utama Pusat bertanggung jawab dalam:
a) Memberikan persetujuan usulan atas investasi aktiva tetap. b) menentukan pihak eksternal penjual dan kontraktor untuk
3) Fungsi otorisasi dokumen
Fungsi otorisasi dokumen dilakukan oleh Kepala Sub Divre dan Kepala Divre. Kepala Sub Divre dan Kepala Divre bertanggung jawab dalam memberikan otorisasi Surat Permohonan Pembelian Aktiva Tetap sebelum dilimpahkan ke Pusat.
4) Fungsi pembelian
Fungsi pembelian dalam pengadaan aktiva tetap Sub Divre dilakukan oleh:
a) Pusat, untuk pengadaan aktiva tetap melalui dropping dari Pusat.
b) Divre, untuk pengadaan aktiva tetap melaui dropping dari Divre dan pengadaan yang pembayarannya dilakukan oleh Sub Divre.
Dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta fungsi pembelian bertanggung jawab untuk membuat dan melimpahkan kontrak pengadaan aktiva tetap kepada pihak eksternal.
5) Fungsi penerimaan
6) Fungsi penempatan aktiva tetap
Dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap perum BULOG Sub Divre Surakarta fungsi aktiva tetap dilakukan oleh Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre. Fungsi penempatan bertanggung jawab dalam penempatan dan pemindahan aktiva tetap.
7) Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi dilakukan oleh Seksi Akuntansi Sub Divre. Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pembuatan jurnal yang berkaitan dengan aktiva tetap dan membuat dokumen yang berfungsi sebagai dasar pencatatan penjurnalan dan mencetak laporan keuangan.
b. Dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah:
1) Surat permohonan aktiva tetap
Surat permintaan aktiva tetap dibuat oleh pihak yang memerlukan aktiva tetap. Surat permintaan aktiva tetap ditujukan kepada Seksi Administrasi dan Keuangan untuk mengajukan permintaan aktiva tetap.
2) Surat permohonan pembelian aktiva tetap
pembelian aktiva tetap untuk meminta persetujuan pengadaan aktiva tetap untuk Sub Divre.
3) Surat Permohonan Dropping Dana
Surat Permohonan Dropping Dana dibuat oleh Divre rangkap tiga untuk meminta dana pengadaan aktiva tetap Sub Divre.
4) Kontrak
Kontrak adalah dokumen perjanjian pengadaan aktiva dengan pihak eksternal. Kontrak berisi harga kontrak, sistem pembayaran dan peraturan lain yang berhubungan dengan pelaksanaan kontrak tersebut.
a) Untuk pengadaan aktiva tetap melalui Dropping dari Pusat kontrak dibuat oleh Pusat.
b) Untuk pengadaan aktiva tetap melalui Dropping dari Divre dan pengadaan yang pembayarannya melalui Sub Divre kontrak dibuat oleh Divre.
5) Berita Acara Serah Terima Barang (BAST)
Berita Acara Serah Terima Barang (BAST) merupakan dokumen pernyataan yang dibuat apabila terjadi transaksi serah terima barang aktiva tetap. BAST dibuat oleh Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre.
6) Kredit Nota
7) Debit Nota
Debit Nota dibuat oleh Seksi Akuntansi Sub Divre. Debit Nota digunakan untuk mencatat pemotongan PPN pihak eksternal. 8) SH-5
SH-5 (Surat Hutang atas Transfer Aktiva Tetap) adalah dokumen yang diterima dari Pusat. SH-5 digunakan sebagai dasar pencatatan atas transfer aktiva tetap yang berasal dari pengadaan aktiva tetap dropping dari Pusat dan dropping dari Divre.
9) SH-2
SH-2 adalah dokumen yang diterima dari Divre. SH-2 digunakan sebagai dasar pembuatan kredit nota pada pengadaan aktiva tetap melalui pembayaran tunai di Sub Divre.
10)Surat Perintah Pembayaran (SPP)
Surat Perintah Pembayaran (SPP) adalah surat perintah yang ditujukan kepada bank untuk melakukan pembayaran. Pembayaran tersebut dapat berupa transfer dana antara Pusat dengan Divre atau antara Divre dengan Sub Divre atau pembayaran kepada pihak eksternal.
11)R/K Bank
R/K Bank adalah dokumen yang diterima dari bank dan digunakan sebagi dasar pencatatan transfer dana antara Pusat Divre dan Sub Divre atau transfer dana ke pihak eksternal.
12)Bukti Kas Masuk
Divre. Bukti kas masuk digunakan sebagai dasar pencatatan penerimaan kas masuk oleh Seksi Akuntansi.
13)Bukti Kas Keluar
Dokuman yang dibuat oleh Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre pada saat pembayaran aktiva tetap dari Divre. Bukti kas masuk digunakan sebagai dasar pencatatan pembayaran aktiva tetap kepada pihak eksternal oleh Seksi Akuntansi.
14)Nota Intern
Nota intern adalah dokumen yang dibuat oleh Seksi Administrasi dan Keuangan untuk meminta dana.
15)Dokumen yang menyertai aktiva tetap
Dokumen yang menyertai aktiva tetap adalah sertifikat tanah untuk aktiva tanah, STNK dan BPKB untuk aktiva kendaraan, faktur dan dokumen lainnya.
Dokumen yang dibuat oleh Seksi-seksi di Sub Divre telah diotorisasi oleh Kasi yang bersangkutan. Dokumen yang dilimpahkan ke Divre atau Pusat telah diotorisasi oleh Kasub Divre.
Dokumen yang dibuat maupun diterima diarsipkan ke dalam arsip permanen dan arsip sementara. Arsip permanen dan sementara disimpan berdasarkan nomor.
arsip sementara kemungkinan akan diminta oleh Divre atau Pusat pada saat inspeksi mendadak maupun inspeksi periodik.
c. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah menggunakan SIAB yaitu Sistem Informasi Akuntansi BULOG. Seluruh pencatatan transaksi akuntansi di Perum BULOG dilakukan dengan memasukkan data melalui SIAB. Dalam Perum BULOG Sub Divre Surakarta data-data akuntansi dimasukkan oleh pegawai bagian akuntansi. SIAB diakses dengan menggunakan password yang hanya diketahui oleh bagian akuntansi.
SIAB mulai digunakan pada tahun 2000. Input data melalui SIAB dilakukan dengan sistem batch. SIAB dilengkapi dengan sistem COA yaitu kode akun yang digunakan di BULOG seluruh Indonesia. SIAB bekerja secara online dengan pencatatan terpusat pada server kantor pusat BULOG di Jakarta. Dalam SIAB, input data dilakukan seperti dengan menjurnal. Di dalam SIAB juga terdapat buku besar yang menampilkan jumlah saldo tiap akun. Data akuntansi yang dimasukkan ke dalam SIAB akan diproses dengan menghasilkan output berupa laporan keuangan.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
prosedur yang membentuk sistem pengadaan dan pembangunan aktiva tetap. Berikut jaringan prosedur yang membentuk sistem pengadaan aktiva tetap berupa barang:
1) Prosedur permintaan otorisasi
Pihak yang memerlukan aktiva tetap membuat Surat Permohonan Aktiva Tetap sebanyak satu rangkap untuk Seksi Administrasi dan Keuangan. Seksi Administrasi dan Keuangan melakukan verifikasi terhadap surat permohonan tersebut, apabila ditolak surat permohonan tersebut dikembalikan ke pihak yang memerlukan aktiva tetap. Apabila diterima Seksi Administrasi dan Keuangan membuat Surat Permohonan Pembelian Aktiva Tetap sebanyak tiga rangkap dan telah diberi kemudian dimintakan otosisasi dari Kepala Sub Divre.
Setelah diotorisasi, SPPAT lembar pertama disimpan dalam arsip permanen Sub Divre berdasarkan nomor. Lembar kedua dan ketiga dilimpahkan ke Divre. SPPAT yang dilimpahkan ke Divre diotorisasi oleh Kepala Divre. Setelah diotorisasi, lembar kedua disimpan di arsip permanen Divre berdasarkan nomor. Lembar ketiga SPPAT dilimpahkan ke Pusat. SPPAT kemudian diotorisasi oleh Direktur Utama BULOG.
2) Prosedur pembelian
Untuk pengadaan aktiva melalui dropping dari Pusat fungsi pembelian dijalankan oleh Pusat. Setelah menerima SPPAT, Pusat membuat kontrak pengadaan aktiva tetap sebanyak empat rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Pusat berdasarkan nomor. Lembar kedua dan ketiga disimpan di arsip sementara Pusat. Lembar keempat dilimpahkan ke pihak eksternal.
Untuk pengadaan melalui dropping Divre dan pembayaran melaui Sub Divre, kontrak dibuat oleh Divre. Kontrak dibuat sebanyak empat rangkap. Pembuatan kontrak dilakukan setelah Divre menerima SPPAT yang telah diotorisasi oleh Direktur Utama BULOG Pusat. Lembar pertama kontrak disimpan di arsip permanen Divre berdasarkan nomor. Lembar kedua dan ketiga disimpan di arsip sementara Divre. Lembar keempat dilimpahkan ke pihak eksternal.
3) Prosedur penerimaan
Lembar pertama dilimpahkan ke Pusat. Lembar kedua disimpan di arsip sementara Sub Divre, lembar ketiga disimpan diarsip permanen Sub Divre. Sedangkan lembar keempat diserahkan kepada pihak pemakai aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap.
Untuk pengadaan dengan pembayaran melalui Sub Divre, lembar pertama BAST diserahkan kepada Seksi Akuntansi Sub Divre.
4) Prosedur pencatatan
Untuk pengadaan aktiva tetap melalui dropping dari Pusat dan Dropping dari Divre pencatatan penerimaan aktiva tetap dilakukan oleh Seksi Akuntansi Sub Divre. BAST yang diterima oleh Pusat dari Sub Divre dijadikan sebagai dasar pembuatan SH-5.
SH-5 dibuat oleh Pusat sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama SH-5 disimpan dalam arsip permanen Pusat. Lembar kedua disimpan dalam arsip sementara Pusat. Lembar ketiga dilimpahkan ke Sub Divre. Berdasarkan SH-5 yang yang diterima, Seksi Akuntansi Sub Divre melakukan pencatatan atas pengadaan aktiva tetap melalui software SIAB.
disimpan dalam arsip permanen Sub Divre, lembar kedua dilimpahkan ke Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat.
Untuk pengadaan aktiva tetap dengan pembayaran tunai melalui Sub Divre pencatatan dilakukan oleh Seksi Akuntansi Sub Divre. Setelah menerima bukti kas masuk masuk dari Seksi Administrasi dan Keuangan, Seksi Akuntansi melakukan pencatatan atas transfer dana dari Divre dengan software SIAB. Setelah melakukan pencatatan Seksi Akuntansi membuat kredit nota sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan dalam arsip permanen Sub Divre, lembar kedua disimpan dalam arsip sementara Sub Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Divre.
Seksi Akuntansi melakukan pencatatan pengadaan aktiva tetap setelah menerima BAST dan bukti kas keluar dari Seksi Administrasi dan Keuangan. Setelah menjurnal, Seksi Akuntansi membuat faktur pajak. Atas faktur pajak tersebut Seksi Akuntansi juga melakukan penjurnalan. Seksi Akuntansi kemudian membuat Debit Nota sebanyak tiga rangkap bernomor urut tercetak. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Sub Divre, lembar kedua dilimpahkan ke Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat. 5) Prosedur pembayaran
dari Divre. Pada saat pembuatan kontrak, Divre juga membuat Surat Permohonan Dropping Dana sebanyak empat rangkap dengan nomor urut tercetak. Lembar pertama disimpan dalam arsip permanen Divre, lembar kedua disimpan dalam arsip sementara Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat.
Setelah Surat Permohonan Dropping Dana diterima, Pusat membuat nota dropping dana dan SH-2 kemudian membuat SPP. SPP dibuat sebanyak empat rangkap oleh Pusat. Lembar pertama dilimpahkan ke Bank, lembar kedua dan ketiga disimpan dalam arsip sementara Pusat dan lembar keempat disimpan dalam arsip permanen Pusat.
Sedangkan SH-2 dibuat sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama dan kedua dilimpahkan ke Divre. Lembar ketiga disimpan dalam arsip permanen Pusat.
Divre menerima R/K Bank dari bank. Atas dasar R/K Bank, Divre membuat SPP sebanyak empat rangkap. Lembar pertama dilimpahkan ke Bank, lembar kedua dan ketiga dismpan di arsip sementara Divre dan lembar keempat disimpan di arsip permanen Divre.
Seksi Administrasi dan Keuangan menerima R/K Bank kemudian membuat bukti kas masuk. Bukti kas masuk dibuat sebanyak dua rangkap. Lembar pertama diserahkam ke Seksi Akuntansi dan lembar kedua disimpan di arsip permanen Sub Divre.
Pembayaran tunai dilakukan oleh Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre yang disertai dengan penyerahan BAST. Atas pembayaran tersebut Seksi Administrasi dan Keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak dua rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Sub Divre dan lembar kedua diserahkan ke Seksi Akuntansi.
Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem pembangunan untuk Sub Divre adalah:
1) Prosedur permintaan otorisasi
Setelah diotorisasi, SPPAT lembar pertama disimpan dalam arsip permanen Sub Divre berdasarkan nomor. Lembar kedua dan ketiga dilimpahkan ke Divre. SPPAT yang dilimpahkan ke Divre diotorisasi oleh Kepala Divre. Setelah diotorisasi, lembar kedua disimpan di arsip permanen Divre berdasarkan nomor. Lembar ketiga SPPAT dilimpahkan ke Pusat. SPPAT kemudian diotorisasi oleh Direktur Utama BULOG. Setelah diotorisasi Direktur Utama membuat izin pembelian.
2) Prosedur pelaksanaan pembangunan
Setelah menerima izin Divre membuat kontrak pembelian sebanyak empat rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Divre, lembar kedua dan ketiga disimpan di arsip sementara Divre. Lembar keempat dilimpahkan ke pihak eksternal. Setelah menerima kontrak pihak eksternal mulai melakukan pembangunan.
3) Prosedur penerimaan
4) Prosedur pencatatan
Seksi Akuntansi melakukan pencatatan atas penerimaan dropping L/C dari Pusat. Setelah mencatat penerimaan dropping L/C dari Pusat Seksi Akuntansi membuat kredit nota sebanyak empat rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Sub Divre, lembar kedua disimpan di arsip sementara Sub Divre, lembar ketiga dilimpahkan ke Divre dan lembar keempat dilimpahkan ke Pusat.
BAST yang diterima Pusat setelah terjadi serah terima aktiva tetap dijadikan dasar untuk membuat SH-5. Oleh Pusat SH-5 dibuat sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Pusat, lembar Kedua disimpan di arsip sementara Pusat dan lembar ketiga dilimpahkan ke Sub Divre.
SH-5 yang diterima Seksi Akuntansi Sub Divre dijadikan sebagai dasar pencatatan atas perolehan aktiva tetap melalui pembangunan. Setelah menjurnal, Seksi Akuntansi membuat faktur pajak. Atas faktur pajak tersebut Seksi Akuntansi juga melakukan penjurnalan. Seksi Akuntansi kemudian membuat Debit Nota sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Sub Divre, lembar kedua dilimpahkan ke Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat.
5) Prosedur pembayaran
Surat Permohonan Dropping Dana sebanyak empat rangkap. Lembar pertama disimpan dalam arsip permanen Divre, lembar kedua disimpan dalam arsip sementara Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat.
Setelah Surat Permohonan Dropping Dana diterima, Pusat membuat nota dropping dana kemudian membuat SPP. SPP dibuat sebanyak empat rangkap oleh Pusat. Lembar pertama dilimpahkan ke Bank, lembar kedua dan ketiga disimpan dalam arsip sementara Pusat dan lembar keempat disimpan dalam arsip permanen Pusat.
Seksi Akuntansi menerima R/K Bank kemudian membuat kredit nota sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Sub Divre, lembar kedua disimpan di arsip sementara Sub Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Divre. Pembayaran tunai dilakukan oleh Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre yang disertai dengan penyerahan BAST. e. Flowchart (bagan alir)
Sub Divre Divre Pusat Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre
Aktiva Tetap Keuangan
Ke pihak yang memerlukan
aktiva tetap
Ke pihak eksternal
Keterangan:
SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap
SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap
Gambar 2.9 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Pusat
N Mulai Membuat Permohonan Aktiva Tetap SPAT 1 1 Membuat SPPAT 2 2 Otorisasi SPPAT SPPAT 3 Otorisasi SPPAT SPPAT
N 4
Pembuatan Kontrak
3 4
Verifikasi SPAT Tolak Terima SPPAT Kontrak
N N
[image:58.842.85.721.130.435.2]Sub Divre Pusat Seksi Administrasi dan
Keuangan Dari pihak Eksternal
Keterangan:
BAST : Berita Acara Serah Terima Barang SH-5 : Surat Hutang Atas Transfer Aktiva Tetap
Gambar 2.10 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Pusat (Lanjutan)
Dokumen Aktiva Tetap
Membuat BAST
BAST
5 N
5
Membuat SH-5
SH-5
7 N N
7
Dikirim ke pihak yang memerlukan aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap
[image:59.595.106.510.120.644.2]Sub Divre Seksi Akuntansi
Dikirim ke Pusat
Dikirim ke Divre
Gambar 2.11 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Pusat (Lanjutan)
N SIAB Menjurnal dan
mencetak 7
Membuat Kredit
Nota
Kredit Nota
Selesai Buku
Besar
Neraca
R-L
8 9 Dikirim ke pihak
[image:60.595.177.485.108.646.2]Sub Divre Divre Pusat Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre
Aktiva Tetap Keuangan
Ke pihak yang memerlukan
aktiva tetap
Keterangan:
SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap
SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap
Gambar 2.12 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre
N 5 Mulai Membuat Permohonan Aktiva Tetap SPAT 1 1 Membuat SPPAT 2 2 Otorisasi SPPAT SPPAT 3 Otorisasi SPPAT SPPAT
N 4
Perizinan Pembelian
n
Izin Pembelian
3 4
Divre
Ke Pihak Eksternal
Gambar 2.13 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre (Lanjutan)
5
Kontrak Pembuatan
Kontrak
[image:62.595.209.414.105.377.2]Sub Divre Pusat Seksi Administrasi dan
Keuangan Dari pihak Eksternal
Keterangan:
BAST : Berita Acara Serah Terima Barang SH-5 : Surat Hutang Atas Transfer Aktiva Tetap
Gambar 2.14 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre (Lanjutan)
BAST
6
7 N Dokumen Aktiva Tetap
Membuat BAST
Dikirim ke pihak yang memerlukan aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap
6
Membuat SH-5
SH-5
8 N N
[image:63.595.106.510.118.647.2]Sub Divre Seksi Akuntansi
Dikirim ke Pusat
Dikirim ke Divre
Gambar 2.15 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre (Lanjutan)
N SIAB Menjurnal dan
mencetak 8
Membuat Kredit
Nota
Kredit Nota
Selesai Buku
Besar
Neraca
R-L
[image:64.595.168.493.98.667.2]Sub Divre Divre Pusat Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre
Aktiva Tetap Keuangan
Ke pihak yang memerlukan
aktiva tetap
Keterangan:
SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap
SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap
Gambar 2.16 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre
N 5 Mulai Membuat Permohonan Aktiva Tetap SPAT 1 1 Membuat SPPAT dan Nota Intern 2 Otorisasi SPPAT SPPAT 3 Otorisasi SPPAT SPPAT
N 4
Perizinan Pembelian
n
Izin Pembelian
3 4
Verifikasi SPAT
Tolak
Terima
2
SPPAT Nota
Intern
Divre
Ke Pihak Eksternal
Keterangan:
SPDD : Surat Permintan Dropping Dana
Gambar 2.17 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)
5
Pembuatan SPDD
N N
SPDD
6 Kontrak
Pembuatan Kontrak
[image:66.595.145.455.107.430.2]Pusat Divre
Dari Bank
Ke Bank
Ke Bank
Keterangan:
SPP: Surat Perintah Pembayaran
Gambar 2.18 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)
6
Proses Dropping
Dana
Nota Dropping
Dana
R/K Bank
SPP
N
N Pembuatan
SPP dan SH-2
SH-2 SPP
N
N N
7
7
SH-2
[image:67.595.115.525.96.680.2]Sub Divre
Seksi Administrasi dan Seksi Akuntansi
Keuangan
Dari Bank
Dikirim ke Divre
Gambar 2.19 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)
[image:68.595.113.526.111.694.2]Sub Divre Seksi Administrasi
Keuangan
Dari Pihak Eksternal
Gambar 2.20 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)
Membuat BAST dan
Bukti Kas Keluar
BAST Dikirim ke pihak yang memerlukan
aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap
N Dokumen Aktiva Tetap
Diserahkan ke pihak eksternal bersamaan dengan pembayaran 11
N
12 13 Bukti Kas
[image:69.595.204.439.179.651.2]Sub Divre Seksi Akuntansi
Dikirim ke Pusat
Dikrim Ke Divre
Gambar 2.21 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)
Selesai 14 N
Membuat Debit
Nota
Debit Nota Buku
Besar
Neraca
R-L
Membuat Faktur Pajak
Faktur Pajak
16 5 SIAB
Menjurnal dan mencetak
[image:70.595.162.498.99.704.2]Sub Divre Divre Pusat Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre
Aktiva Tetap Keuangan
Ke pihak yang memerlukan
aktiva tetap
Keterangan:
SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap
SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap
Gambar 2.22 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan
N 5 Mulai Membuat Permohonan Aktiva Tetap SPAT 1 1 Membuat SPPAT 2 2 Otorisasi SPPAT SPPAT 3 Otorisasi SPPAT SPPAT
N 4
Perizinan Pembelian
n
Izin Pembelian
3 4
[image:71.842.84.719.127.446.2]Divre
Ke Pihak Eksternal
Keterangan:
SPDD : Surat Permintan Dropping Dana
Gambar 2.23 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)
5
Pembuatan SPDD
N N
SPDD
6 Kontrak
Pembuatan Kontrak
[image:72.595.145.455.107.430.2]Pusat Sub Divre
Seksi Administrasi dan Keuangan
Dari Bank
Ke Bank
Gambar 2.24 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)
6
Proses Dropping Dana
Proses Dropping L/C
Nota Dropping L/C
R/K Bank
Membuat Bukti Kas Masuk
Bukti Kas Masuk
[image:73.595.105.503.91.717.2]Sub Divre Seksi Akuntansi
Dikirim ke Pusat
Dikirim ke Divre
Gambar 2.25 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)
7
9 SIAB
menjurnal dan mencetak
Membuat Kredit Nota
N Buku
Besar
Neraca
R-L
N Kredit Nota
[image:74.595.143.480.128.505.2]Sub Divre Pusat Seksi Administrasi dan
Keuangan Dari pihak Eksternal
Keterangan:
BAST : Berita Acara Serah Terima Barang SH-5 : Surat Hutang Atas Transfer Aktiva Tetap
Gambar 2.26 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)
BAST
10 N Dokumen Aktiva Tetap
Membuat BAST,SP
P
Membuat SH-5
SH-5
12 N N
N
10
[image:75.595.104.508.117.626.2]Sub Divre Seksi Akuntansi
Dikirim ke Pusat
Dikrim Ke Divre
Gambar 2.27 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)
N SIAB
Penjurnalan 12
Buku Besar
Neraca
R-L
Selesai 10 Membuat
Debit Nota
Debit Nota Membuat Faktur Pajak
[image:76.595.135.467.108.702.2]C. Evaluasi
1. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi aktiva tetap menurut Mulyadi (2001:608) adalah fungsi pemakai, fungsi riset dan pengembangan, fungsi pembelian, fungsi aktiva tetap, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi.
Pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi aktiva tetap adalah fungsi pemakai, fungsi otorisasi investasi, fungsi otorisasi dokumen, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi penempatan aktiva tetap dan fungsi akuntansi.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta telah terpisah. Namun ada fungsi yang belum terpisah yaitu fungsi penerimaan dan fungsi penempatan aktiva tetap.
2. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:600) dokumen yang berkaitan dengan sistem akuntansi aktiva tetap adalah surat permintaan otorisasi investasi, surat permintaan reparasi, surat permintaan transfer aktiva tetap, surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, surat perintah kerja, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok, bukti kas keluar dan bukti memorial.
Permohonan Pembelian, Surat Permohonan Dropping Dana, Berita Acara Serah Terima Barang (BAST), Kontrak, Kredit Nota, Debit Nota, SH-2, SH-5, Surat Perintah Pembayaran (SPP), R/K Bank, Bukti Kas Keluar, Bukti Kas Masuk, Nota Intern dan dokumen yang menyertai aktiva tetap.
Dokumen yang digunakan juga telah diotorisasi pihak yang berwenang seperti Kasi, Kasub divre, Wakasub divre, Kadivre atau Direktur Utama.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi aktiva tetap menurut Mulyadi (2001:608) adalah kartu aktiva tetap, jurnal umum, register bukti kas keluar. Catatan akuntansi terkomputerisasi menurut Horngren dan Harrison (2007:341) terdiri dari tiga tahap, yaitu input, pemrosesan dan output.
Catatan akuntansi pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta menggunakan software SIAB. Dalam software tersebut proses akuntansi terdiri dari input data transaksi, pemrosesan oleh software dan output berupa laporan keuangan.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
prosedur yang membentuk sistem pembangunan aktiva tetap menurut Mulyadi (2001:616) adalah prosedur permintaan otorisasi investasi, prosedur perintah kerja, prosedur pelaksanaan pembangunan aktiva tetap, prosedur penerimaan barang, prosedur penempatan aktiva tetap dan prosedur pencatatan harga pokok aktiva tetap.
BAB III
TEMUAN
Berdasarkan hasil analisis data dan pembahasan atas sistem akuntansi aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta maka penulis dapat mengemukakan temuan yang telah diperoleh dari penelitian. Temuan yang diperoleh tersebut berupa kelebihan dan kelemahan yang terdapat pada sistem akuntansi aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta. Temuan yang diperoleh tersebut adalah:
A. Kelebihan
1. Akses Software SIAB Menggunakan Password
Password untuk mengoperasikan software SIAB hanya diketahui oleh pegawai divisi akuntansi. Hal tersebut menjadikan catatan akuntansi hanya dilakukan oleh pegawai divisi akuntansi sehingga pegawai selain dari divisi akuntansi tidak mengakses software SIAB.
2. Ada pemeriksaan dari Divre baik periodik maupun mendadak
Pemeriksaan dari Divre ini untuk memeriksa keadaan di Sub Divre, baik keadaan keuangan mapun keadaan di lapangan.
3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi sudah diotorisasi
Dokumen yang digunakan telah diotorisasi sehingga mampu mencegah kesalahan pencatatan dan memperkecil penyelewengan.
4. Penggunaan kode akun COA yang sama antara Sub Divre, Divre dan Pusat Penggunaan kode akun yang sama antara Sub Divre, Divre dan Pusat mencerminkan di BULOG telah menerapkan praktik yang sehat dalam sistem akuntansinya.
5. Pihak eksternal penjual maupun pemborong aktiva tetap telah ditentukan oleh BULOG Pusat
Pihak eksternal yang ditentukan oleh BULOG Pusat melalui proses lelang dapat mencegah terjadinya manipulasi antara Sub Divre dengan pihak eksternal.
B. Kelemahan
BAB IV PENUTUP
A. Simpulan
Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta maka dapat disimpulkan bahwa:
1. Cara Perolehan Aktiva Tetap
Cara perolehan aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta disebut dengan pengadaan baik pengadaan barang maupun pengadaan jasa. Pengadaan jasa adalah pengadaan jasa pemborongan konstruksi untuk mewujudkan bangunan. Pengadaan barang dapat dilakukan dengan cara berikut
a. Dropping dari Pusat. b. Dropping dari Divre.
c. Pembayaran tunai melalui Sub Divre.
2. Sistem Pengadaan Aktiva Tetap Perum BULOG terdiri dari: a. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah fungsi pemakai, fungsi otorisasi investasi, fungsi otorisasi dokumen, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi penempatan aktiva tetap dan fungsi akuntansi.
b. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah Surat Permohonan Pembelian, Surat Permintaan Dropping Dana, kontrak, Berita Acara Serah Terima Barang (BAST), Kredit Nota, Debit Nota, SH-2, SH-5, Surat Perintah Pembayaran (SPP), Surat Pesanan Barang (SPB), R/K Bank, Dokumen yang menyertai aktiva tetap.
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre adalah software SIAB. Pencatatan akuntansi dilakukan dengan memasukkan data ke dalam software SIAB.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
B. Rekomendasi
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki.1997.Sistem Akuntansi.Yogyakarta:BPFE.
Horngren, Charles T., Walter T Harrison.2007.Akuntansi.Jakarta:Erlangga. Mulyadi.2001.Sistem Akuntansi.Jakarta:Salemba Empat.
Mulyadi.2002.Auditing.Salemba Empat:Jakarta.
Romney, Marshall B.,Paul John Steinbart.2004.Sistem Informasi Akuntansi.Jakarta:Salemba Empat.
Soemarso.2004.Akuntansi Suatu Pengantar Edisi Lima.Jakarta:Salemba Empat. Weygandt, Jerry J,et al.2006.Accounting Principles.New Jersey:John Wiley &
