Post Implementation Review pada Proyek Implementasi Sistem E-Procurement di PT. Pos Indonesia.

(1)

vi

ABSTRAK

PIR(Post Implementation Review) sebuah metode evaluasi audit terhadap aktivitas dan proses yang terjadi pada sebuah proyek yang sudah selesai untuk memastikan bahwa setiap aspek perilaku telah selesai dilakukan secara baik dan sesuai dengan prosedur, pengendalian dan sistem pengawasan. Mengkaji ulang telah dilakukan bersamaan dengan pendekatan manajemen proyek untuk mendapatkan hasil audit yang kuat dan mencakupi banyak aspek manajemen. Penelitian ini, Post Implementation Review dilakukan pada sebuah proyek TI, yaitu Proyek Implementasi E-Procurement di PT. Pos Indonesia (Persero) Region Bandung. Tujuan penelitian audit ini adalah utamanya untuk mengetahui apakah proyek telah selesai dikerjakan dengan sukses atau sebuah kegagalan dan mengungkap tingkat pengendaliannya terhadap praktik manajemen proyek yang baik dan benar serta perencanaan bisnis dari proyek tersebut.

(2)

vii

ABSTRACT

PIR(Post Implementation Review) is an audit evaluation method upon activities and processes of a completed project project to ensure every aspects of internal project behavior have been undertaken in a good practice manner according to the procedures, controls, and monitoring system. The review has been conducted alongside with project management approach. Therefore the outcomes of the audit can be powerful and covers many aspects of management. In this research, The Post Implementation Review was conducted on an IT project which is the E-Procurement Implementation Project in PT. Pos Indonesia (Persero) Region Bandung. The objective was to primarily determine whether the project had been succeefully delivered or a failure and discover the level of controls against good practice of project management and the business plan.

(3)

viii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN……… i

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ……….ii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN………iii

PRAKATA………...iv

ABSTRAK………...vi

ABSTRACT………...vii

DAFTAR ISI………..viii

DAFTAR GAMBAR………...x

DAFTAR TABEL………xi

DAFTAR LAMPIRAN………...xii

DAFTAR SINGKATAN………xiii

DAFTAR ISTILAH………...xiv

1. PENDAHULUAN………..…1

1.1 Latar Belakang Masalah………..1

1.2 Rumusan Masalah………2

1.3 Tujuan Pembahasan………2

1.4 Ruang Lingkup Kajian………..4

1.5 Sumber Data………..4

1.6 Sistematika Penyajian………..5

2. KAJIAN TEORI……….6

2.1 E-Procurement………..6

2.1.1 Fitur-fitur E-Procurement………...6

2.2 Audit………9

2.2.1 Langkah-langkah Audit...………10

2.2.2 Metode Audit………11

2.3 Kontrol………..12

2.4 Post Implementation Review………....12

(4)

ix

2.5 Manajemen Proyek……….13

3. ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM………47

3.1 Audit Planning……….47

3.1.1 Audit Plan pada PT. Pos Indonesia………...47

3.2 Sejarah PT. Pos Indonesia………50

3.3 Visi dan Misi PT. Pos Indonesia………...51

3.4 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia………...52

3.5 Hasil Audit………53

3.5.1 Hasil Audit Interview..……….53

3.5.2 Hasil Audit Dokumen………..79

3.6 Evaluasi Hasil Audit………87

3.7 Analisa Keberhasilan Proyek………..108

4. SIMPULAN DAN SARAN………..115

4.1 Simpulan………115

4.2 Saran………..117

(5)

x

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR 2.1 ADMIN LOGIN MENU……….……… 6

GAMBAR 2.2 BUYER LOGIN MENU ………. ……….….………7

GAMBAR 2.3 SUPPLIER LOGIN MENU………. ………8

GAMBAR 2.4 FASE-FASE DALAM TAHAPAN SEBUAH PROYEK...18

GAMBAR 2.5 STRUKTUR ORGANISASI PROYEK KLIEN DENGAN PENGETAHUAN TEKNIS ………. ……….………..42

GAMBAR 2.6 STRUKTUR ORGANISASI PROYEK KLIEN TANPA PENGETAHUAN TEKNIS ATAU PENGALAMAN PROYEK .………...………42

GAMBAR 2.7 STRUKTUR ORGANISASI PROYEK TANPA PENGETAHUAN TEKNIS KURANG PENGETAHUAN TEKNIS DAN PENGALAMA..……….43

GAMBAR 2.8 KOMUNIKASI DALAM TAHAPAN-TAHAPAN PROYEK...45

GAMBAR 3.1 STRUKTUR ORGANISASI PT POS INDOENSIA (PERSERO).……51

(6)

xi

DAFTAR TABEL

Table 2-1 Tabel pembuatan Failure Modes and Effects Analysis (FMEA)…27

Table 2-2 Tabel Ranking Severity Untuk Process FMEA……….27

Table 2-3 Ranking Occurance untuk Process FMEA………28

Table 2-4 Tabel Ranking Detectability untuk Proses FMEA………29

Table 2-5 Tingkat Pengetahuan Klien, Keberhasilan Proyek dan Aspek Bisnis……….41

Table 3-1 Audit Plan pada PT. Pos Indonesia………49

Table 3-2 Tabel Hasil Audit Interview………..77

Table 3-3 Tabel Hasil Audit Dokumen……….85

Table 3-4 Evaluasi Hasil Audit Governance………96

Table 3-5 Matriks analisa keberhasilan proyek berdasarkan hasil penerimaan temuan audit………..108

Table 4-1 Tabel Analisa Process FMEA………120

Table 4-2 Tabel peringkat atau rangking RPN teratas………121

(7)

xii

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A……….135

A.1 Hasil Wawancara Ke-1………..135

LAMPIRAN B……….152

B.1 Berita Acara Serah Terima Pekerjaan………152

B.2 Minutes Of Meeting 1………154

B.5 Surat Perintah Kerja………..174

B.6 Nota Dinas 1………...179

B.7 Berita Acara Negosiasi Harga………..181

B.8 Nota Dinas 2………...182 B.9 Nota Dinas 3………...183

B.10 Nota Dinas 4……….184

(8)

xiii

DAFTAR SINGKATAN

 MOM : MINUTE OF MEETING

 RPI : RENCANA PENGELUARAN INVESTASI

 KPI : KEY PERFORMANCE INDICATOR

 ROI : RETURN ON INVESTMENT

 TOR : TERM OF REFFERENCE

 PM : PROJECT MANAGER

 CAPEX : CAPITAL EXPENDITURE

 BAST : BERITA ACARA SERAH TERIMA

 OPEX : OPERATIONAL EXPENDITURE

 BOQ : BILL OF QUANTITY

 HR : HUMAN RESOURCE

 BOD : BOARD OF DIRECTOR

 TOT : TRAINING OF/ FOR TRAINERS

 SLA : SERVICE LEVEL AGREEMENT

(9)

xiv

DAFTAR ISTILAH

 Shareholders

Para pemilik saham terhadap kepemilikan sebuah proyek atau perusahaan dan tidak terlibat secara langsung terhadap kegiatan proyek atau aktivitas perusahaan tersebut.

 Stakeholders

Semua pihak yang terlibat, mempunyai peran, merasakan manfaat, dan terkena dampak dari hasil maupun pelaksanaan sebuah proyek baik berada di dalam maupun didalam proyek atau perusahaan.

 CAPEX (Capital Expenditure)

Pengeluaran kapital adalah pengeluaran atau belanja modal perusahaan yang dikeluarkan untuk memperoleh aktiva tetap untuk menciptakan manfaat masa depan dan dikategorikan sebagai asset perusahaan.

 OPEX (Operational Expenditure)

Anggaran dana yang disiapkan didalam perencanaan perusahaan atau sejumlah uang yang dikeluarkan perusahaan untuk menjamin kelangsungan operasional bisnisnya dan sistemnya.

 RPI (Rencana Pengeluaran Investasi)

RPI adalah sebuah dokumen pengajuan atau proposal

 KPI (Key Performance Indicator)

Merupakan matriks baik finansial maupun non-finansial yang digunakan oleh perusahaan

 Milestone

Milestone adalah titik-titik penting dalam tahapan proyek dimana diambil

keputusan untuk kelanjutan proyek tersebut dengan berbagai pertimbangan.

(10)

xv

Individu, organisasi, atau sindikasi yang membiayai proyek. Sebuah organisasi perusahaan sponsor adalah direktur utama atau direksi terkait dari klien.

 Strategic Value

Nilai-nilai yang didapat oleh perusahaan dari langkah-langkah strategis.

 Kick-Off Meeting

(11)

1

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT. Pos Indonesia (Persero), yang selanjutnya disebut PT. Pos, merupakan sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Indonesia yang bergerak di bidang layanan jasa pengiriman baik dokumen dan barang. Industri pengiriman dokumen dan barang yang terus berkembang menyesuaikan kebutuhan pasar yang semakin banyak menambah persaingan dengan banyaknya perusahaan swasta. Agar bisa bertahan dan bersaing didalam pasar yang kian menyatu (emerging market), PT. Pos Indonesia mengambil langkah dengan mengimplementasikan dan mengembangkan teknologi sistem informasi berikut manajemen atau pengelolaannya.

Kini PT. Pos memiliki website procurement yang dirancang khusus untuk memberikan kemudahan operasional secara online baik untuk kebutuhan internal perusahaan maupun hubungan external sesuai dengan kebutuhan dari untuk pengguna jasa layanan user. Website ini mempunyai berbagai fitur dalam melakukan proses pengadaan barang yang meliputi diantaranya alur bisnis, transaksi keuangan, pengumuman tender, dan administrasi secara online yang terbagi ke dalam modul-modul. Langkah strategis didalam ruang lingkup teknologi dan sistem informasi ini diharapkan mampu menjadikan PT. Pos Indonesia sebagai pilihan masyarakat untuk melakukan pengiriman barang baik dokumen maupun paket.

(12)

2

pemenang. Modul Auction, yaitu user tidak dapat melihat pengumuman auction dan penetapan pemenang pada website procurement.

Berdasarkan permasalahan tersebut, maka aplikasi e-procurement tersebut perlu di analisa dengan menggunakan kontrol Post Implementation Review yang dapat membantu mengidentifikasi upaya-upaya untuk meningkatkan kualitas aplikasi yang sedang ditinjau ulang dan dapat membantu untuk menilai seberapa efektif dan efisien website procurement. Dengan demikian, penulis bermaksud untuk melakukan tugas akhir dengan judul “Post Implementation Review Pada Proyek Implementasi Sistem E-Procurement Di PT.Pos Indonesia”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas rumusan masalah yang akan dibahas, yaitu:

1. Bagaimana tingkat keberhasilan implementasi e-procurement di PT. Pos? 2. Apakah ada pembentukan organisasi khusus pada proyek implementasi e-procurement ini dalam kaitannya dengan tingkat keberhasilan proyek

tersebut?

3. Apakah setiap permasalahan dikomunikasikan kepada steering committee?

4. Apakah biaya implementasinya telah dianggarkan di dalam anggaran kapital perusahaan atau CAPEX (Capital Expenditure)?

5. Bagaimana pembuatan anggaran proyeknya?

6. Apakah ada dokumen pengawasan, dokumen kontrol, atau dokumen inspeksi?

(13)

3

1.3 Tujuan Pembahasan

Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka penulis menyimpulkan tujuan pembahasan sebagai berikut:

1. Mengetahui tingkat keberhasilan implementasi e-procurement di PT. Pos Indonesia.

2. Memastikan pembentukan organisasi khusus pada proyek implementasi e-procurement dalam kaitannya dengan tingkat keberhasilan proyek

tersebut pada PT. Pos.

3. Memastikan setiap permasalahan dikomunikasikan kepada steering committee.

4. Memastikan biaya implementasi dianggarkan di dalam anggaran kapital perusahaan atau CAPEX (Capital Expenditure)?

5. Memastikan cara pembuatan anggaran proyek.

6. Memastikan adanya dokumen pengawasan pada PT. Pos

(14)

4

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Analisis dilakukan di PT. Pos Indonesia pada website procurement. Pembahasan mengenai e-procurement difokuskan pada Post Implementation Review.

1.5 Sumber Data

Berikut adalah sumber data yang digunakan oleh penulis dalam pembuatan tugas akhir ini:

1. Studi Pustaka

Studi Pustaka dilakukan untuk memahami dan mempelajari teori-teori yang digunakan dalam menggunakan Post Implementation Review. 2. Metode Survey

Metode ini dilakukan untuk mengetahui dan mempelajari cara kerja dari setiap proses. Pengumpulan informasi menggunakan:

 Wawancara (Interview)

Wawancara (Interview) adalah suatu model pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan atau tanya jawab secara langsung kepada pembimbing lapangan dari perusahaan tersebut untuk mengetahui proses e-procurement.

 Observasi

Metode observasi atau pengamatan merupakan salah satu metode pengumpulan data/ fakta yang cukup efektif. Observasi merupakan pengamatan langsung, yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh informasi yang diperlukan dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan dengan peninjauan.

 Evaluasi Dokumen

(15)

5

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika yang digunakan untuk laporan adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN

Pendahuluan berisi uraian mengenai : 1.1.Latar Belakang Masalah

1.2.Rumusan Masalah 1.3.Tujuan Pembahasan 1.4.Ruang Lingkup Kajian 1.5.Sumber Data

1.6.Sistematika Penyajian

BAB II KAJIAN TEORI

Membahas tentang dasar teori-teori yang menunjang atau pengetahuan dasar yang telah ada dari sumber-sumber lainnya yang dapat membantu dalam menganalisa dan memecahkan masalah yang ada serta acuan dalam pemberian masukan dan saran.

BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM

Membahas mengenai pokok permasalahan yang terdapat dalam ruang lingkup masalah sebagai jawaban dari rumusan masalah yang ditulis sebelumnya.

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

(16)

115

BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan rumusan masalah yang ada, maka dapat disimpulkan, yaitu:

a. Mengetahui tingkat keberhasilan implementasi e-procurement di PT. Pos Indonesia berdasarkan 10 unsur penentu keberhasilan proyek yang ditentukan oleh hasil audit Post Implementation Review, proyek implementasi e-procurement di PT. Pos Indonesia (Persero) Region Bandung hanya memenuhi empat unsur. Berdasarkan pemenuhan ekspetasi klien, pada pemenuhan kualitas atau operasionalnya, produk aplikasi e-procurement dengan waktu yang disepakati dan biaya sebesar Rp. 2 Miliyar, hanya 1 modul yang sudah bisa fungsional diantara 7 modul yang diinginkan. Dengan kata lain, proyek tidak bisa memenuhi obyektifitas tujuan proyek dari sisi kualitas.

b. Memastikan pembentukan tim khusus pada proyek implementasi e-procurement pada PT. Pos Indonesia antara IT Governance

dengan Enterprise Governance, ada keselarasan namun tidak ada bukti adanya organisasi proyek, begitu juga dengan steering committee. Fungsi pada organisasi proyek dan steering committee

yang berjalan adalah mengacu kepada fungsi pada organisasi perusahaan dan dalam hirarki organisasi dalam fungsi tersebut. Hal ini, menurut peneliti yang juga auditor adalah penyebab utama gagalnya control internal pada proyek implementasi e-procurement di PT. Pos Indonesia(Persero) Region Bandung.

c. Memastikan setiap permasalahan dikomunikasikan kepada steering committee, yaitu pada pertemuan rutin setiap minggu, pada tahap

(17)

116

d. Memastikan biaya implementasi dianggarkan didalam anggaran kapital perusahaan atau CAPEX(Capital Expenditure) berdasarkan keputusan pemerintah yang meliberalkan industri usaha pengiriman jasa dan pengiriman paket dan dokumen pada tahun 2009, membuat PT. Pos Indonesia (Persero) mempersiapkan dana untuk peningkatan dan pengembangan TI. Pada tahun 2011, anggaran tersedia dan proyek implementasi e-procurement yang merupakan bagian dari program peningkatan dan pengembangan TI dapat berjalan.

e. Memastikan cara pembuatan anggaran proyek, namun hasil audit tidak menemukan dokumen pembuatan anggaran proyek yang dibuat pada tahun 2011, pada saat implementasi e-procurement pertama kali berjalan. Dokumen terkait seperti ROI, tidak ditemukan baik yang berupa softcopy maupun hardcopynya, sedangkan pada saat ini sudah terjadi restrukturisasi organisasi di PT. Pos Indonesia (Persero) Region Bandung. Hal ini merupakan temuan audit atau praktik transparansi data yang tidak baik.

f. Memastikan adanya dokumen pengawasan pada PT. Pos Indonesia, namun proyek implementasi ini tidak memiliki dokumen pengawasan. Kontrol untuk pengawasan dilakukan dengan pertemuan rutin dalam periode satu minggu sekali untuk identifikasi permasalahan yang terjadi dan rencana untuk dijalankan dan dilaporkan hasil serta permasalahan yang terjadi pada pertemuan berikutnya.

g. Memastikan proyek implementasi e-procurement sesuai tepat pada waktunya, hanya dengan berfungsinya satu dari tujuh modul e-procurement maka diperlukan proyek pengembangan selanjutnya.

(18)

117

4.2 Saran

4.2.1 Metode Process FMEA

(19)

(20)

119 apabila terjadi difase lanjut maka kerugian yang diderita akan

Kontrol yang sedikit dari owner potensi proyek terlihat tidak berjalan sesuai rencana

PM B 7 9 9 25

(21)

120 yang terlambat ditanggulangi jika

terjadi dan kerugian

yang bersar besar dan proyek bisa gagal dicapai efisiensi dan efektivitas yang tinggi

(22)

121 Apabila terjadi sesuat akan susah dilacal dinilai dan control pun akan sangat minim. Memungkinkan

proyek berjalan tidak sesuai dengan aspek bisnis dan ekspektasi klien personnel proyek dan stakeholders, overlap contingency plan dan

(23)

122 kontrol mengikuti kondisi

dimana yang ideal

(24)

123 benchmarking

yang tepat

(25)

124

No Dok Penyebab S O D RPN

1 Audit

I-A

Tidak ada pengendalian, pengawasan dan penjagaan terhadap definisi

dan aspek bisnis proyek implementasi E-Procurement 8 9 8 25

2 PM B Tidak ada organisasi proyek 7 9 9 25

3 PM F

Pembuatan Project Plan yang mencakup semua hal dalam ruang lingkup proyek termasuk diantaranya termasuk ROI, KPI, titik control, milestone, dan kesesuaian dengan prosedur dan kebijakan

6 8 8 24

4 PM F Tidak ada SOP Change Management 7 7 9 23

5 PM F Tidak ada perencanaan kontrol 6 9 8 23

6 Audit

C-1 Data dokumen ROI dan KPI hilang 6 7 9 22

7 PM B Analisa resiko yang terlambat 7 8 7 22

8 Audi

C-2 Tidak ada KPI 6 8 8 22

9 Audit

B-1

Studi kelayakan yang tidak jelas pelaksanaannya dan tidak kelengkapan informasinya (keuntungan berbanding sumber daya dalam hal operasional, keuangan, ekonomi, pencitraan, pemasaran, legal) diragukan

(26)

125

Table 0-1 Tabel Analisa Process FMEA Berdasarkan RPN maka dikelompokkan menjadi 3 selang nilai yaitu:

Kelas I: 21 – 30 = Berpotensi besar menyebabkan proyek gagal Kelas 2: 11 – 20 = Berpotensi menyebabkan proyek gagal Kelas 3: 1 – 10 = Tidak berpotensi menyebabkan proyek gagal

Pemberian saran hanya dilakukan untuk penyebab kegagalan proyek yang termasik didalam kelas 1, dimana terdapat 10 penyebab utama kegagalan proyek implementasi E-Procurement, yaitu:

Table 0-2 Tabel peringkat atau rangking RPN teratas

Pemberian saran mengacu kepada good practice of Project Management dan good practice dalam IT Govenrnance berdasarkan skala prioritas sesuai dengan RPN dalah sebagai berikut:

10 Control

(27)

126

No Dok Penyebab Masukan dan Saran / Sebagaimana harusnya

1 Audit I-A

Tidak ada pengendalian, pengawasan dan penjagaan terhadap definisi dan aspek bisnis proyek implementasi E-Procurement

(1) Sejak awal proyek akan diinisiasikan, direktur utama selaku leader dari perusahaan harus mengkomunikasikan mengenai proyek tersebut, baik secara langsung turun kebawah maupun secara hirarki dalam organisasi perusahaan.

(2) Komunikasi tersebut menyampaikan visi dan pentingnya proyek tersebut, serta penyampaian tentang aspek bisnis.

(3) Ditunjuk seorang project manager sesuai dengan tingkat pengetahuan teknis bidang proyek tertentu. Misalnya untuk proyek E-Procurement ini hendaknya PT. Pos Indonesia (Persero) menunjuk perusahaan konsultan yang menempatkan seorang personnelnya untuk mengawasi jalannya proyek dan bertindak atas nama klien.

(28)

127

(4) Pembuatan supaya apa yang diinginkan pada inisiasi dapat tercapai dengan pelaksanaan proyek, maka diperlukan sebuah project plan yang lengkap, mudah dipahami, dan terdapat titik-titik pengendalian untuk memonitor/mengawasi proyek tersebut tahap demi tahap agar tidak terjadi penyimpangan.

2 PM B Tidak ada organisasi proyek

(5) Untuk proyek selanjutnya dibuat organisasi proyek yang terdiri dari personnel yang mempunyai keahlian pada obyek proyek dan pengetahuan

Klien

Konsultan Pengawas

Vendor

Sub Vendor

Sub Vendor Project

(29)

128

serta pengalaman mengelola atau bagian dari suatu proyek. Pembuatan organisasi proyek dilakukan pada saat inisiasi proyek agar pada saat tahap perencanaan masing-masing sudah bisa melakukan tugas dan fungsinya dalam kewenangannya.

(6) Pembuatan organisasi proyek hendaknya mengacu kepada tingkat pengetahuan dan pengalaman klien di bidang proyek

(7) Pembuatan organisasi proyek hendaknya juga dibarengi dengan pembuatan jalur kordinasi atau jalur komunikasi. Jalur komunikasi ini haruslah tersendiri terlepas dari komunikasi pada organisasi perusahaan.

3 PM F

Pembuatan Project Plan yang mencakup semua hal dalam ruang lingkup proyek termasuk diantaranya termasuk ROI, KPI, titik control, milestone, dan kesesuaian dengan prosedur dan kebijakan

(1) Perlakuan pada Project plan sebagai sebuah master plan harus dengan baik tersimpan,

(30)

129

(2) Kontrol internal dan titik penentuan atau milestone sebaiknya direncanakan dan dimasukkan dalam project plan.

(3) Sebagai lesson learned untuk proyek selanjutnya pembuatan indikasi keberhasilan atau KPI sangatlah penting menggunakan matriks KPI

4 PM F Tidak ada SOP Change Management

(1) Penetrasi fungsi change management perusahaan ke dalam IT Governance dalam bentuk pembuatan SOP yang melibatkan seluruh personel IT, dengan perencanaan yang sengaja diinisiasikan, dan dalam hubungan yang harmonis

(2) Setiap proyek seharusnya didokumentasikan permasalahaannya dan realisasi antara perencanaan dengan hasilnya. Setiap perubahan yang terjadi dijadikan pelajaran atau lesson learned dan dibakukan peraturan yang diperlukan dalam bentuk SOP.

(31)

130

dilakukan dalam tiap, terutama dalam pelaksanaannya. Sehingga antara satu pekerjaan dan pekerjaan berikutnya dapat diketahui waktu penyelesaian, spesifikasi atau kualitas yang harus sudah selesai dalam pembiayaan proyek. Pada praktiknya, personil proyek sudah dapat memprediksi kelangsungan proyek berdasarkan issue yang akan terjadi dan perencanaan berikutnya. Hal ini, akan memberikan klien pengendalian penuh terhadap proyek, termasuk pihak ketiga yang melaksanakannya.

6 Audit

C-1 Data dokumen ROI dan KPI hilang

Mempunyai sistem penyimpanan dokumen fisik yang baik didalam fungsi general affair yang sinergi dengan pengelola gedung. Sedangkan untuk softcopy dibuat master datanya dan disimpan didalam database agar bisa dikontrol dan diawasi datanya. Walaupun terjadi perubahan struktur organisasi perusahaan dalam periode proyek berlangsung, siapapun yang dditugaskan pada proyek tersebut dalam fungsi apappun, dapat mengaksesnya untuk melanjutkan proyek tersebut.

(32)

131

dari identifikasi, analisa, dan rencana pengalihan, pengurangan dampak, dan mitigasinya.

8 Audi

C-2 Tidak ada KPI

Sebagai lesson learned untuk proyek selanjutnya pembuatan indikasi keberhasilan atau KPI sangatlah penting menggunakan matriks KPI, untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek tidak pada saat akhir saja tetapi di titik-titik yang ditentukan atau pada peralihan fase proyek atau terhadap variabel tertentu seperti pekerjaan tertentu.

9 Audit B-1

Studi kelayakan yang tidak jelas pelaksanaannya dan tidak kelengkapan informasinya (keuntungan berbanding sumber daya dalam hal operasional, keuangan, ekonomi, pencitraan, pemasaran, legal) diragukan

Studi kelayakan sebagai studi pendahuluan sebuah proyek perlu ada untuk disetujui sponsor. Studi kelayakan terdiri dari manfaat selesainya proyek tersebut berbanding dengan sumber daya yang akan digunakan dalam ruang lingkup: operasional, bisnis, keuangan, pencitraan, legal, termasuk didalamnya ROI, KPI, analisa resiko, penentuan titik kontrol, dan milestonenya.

(33)

132

C CAATs proyek implementasi e-procurement hendaknya dilakukan

audit internal, melihat proyek implementasi ini tidak berjalan sebagaimana diinginkan pada awalnya. Fungsi dari audit internal adalah untuk melakukan audit yang lebih dalam dan lebih jauh lagi, serta kesesuaian pelaksanaan dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku. Disarankan audit tersebut menggunakan teknik-teknik audit dengan bantuan komputer (CAATs). Sehingga temuan-temuan proyek tersebut dapat membuat proyek berikutnya lebih efisien dan efektif.

(34)

133 4.2.2 Agenda Penyempurnaan Sistem

1. Pembenahan pada system penyimpanan data, baik fisik maupun non-fisik

2. Penggunaan system proyek terpadu, dari tahap inisiasi, perencanaan, otorisasi, pelaksanaan, dan penyelesaian proyek dengan gabungan dari fungsi IT, operasi, atau bisnis, keuangan, legal, prosedur, pemasaran, corporate secretary, general affair, di layer-layer organisasi sesuai kebutuhan.

4.2.3 Agenda Perencanaan Strategis

1. Melakukan audit dengan CAATs untuk hasilnya menjadi sebuah prosedur terutama untuk sop risk management, change management, dan escalation management.

2. Pembentukan organisasi khusus disetiap proyek lengkap dengan tugas dan kewenangan serta jalur komunikasi. Hal ini akan menanggulangi kurangnya komunikasi dalam proyek serta dapat meredam issue yang muncul.

3. Pembuatan perencanaan control internal untuk mengendalikan proyek agar berjalan sesuai kebutuhan dan investasi yang sudah diperhitungkan dalam ROI. Rencana control juga berfungsi ganda untuk melihat tingkat keberhasilan proyek serta pelaksannya dititik tertentu berdasarkan kriteria yang didalam KPI.

4. Keselarasan antara enterprise governance dan IT governance, melahirkan sebuah proyek yang mutlak diperlukan master plan yang mencakup keseluruhan ruang lingkup proyek, diantaranya:

(35)

134

termasuk pembebanan biaya untuk perubahan tersebut(agenda anggaran)

- risk management: semua resiko telah teridentifikasi, klasifikasi, dan untuk pengelolaan serta mitigasinya sesuai dengan rencana strategis perusahaan.

(36)

135

DAFTAR PUSTAKA

[1] Mulyadi, Auditing, Jakarta: Salemba Empat, 2009.

[2] Halim, Abdul, Akuntansi Sektor Public: Akuntansi Keuangan Daerah, Jakarta: Salemba Empat, 2008.

[3] Weber, Ron, Information Systems Control And Audit, University Of Virginia: Prentice Hall, 2009.

[4] Gondodiyoto, Sanyoto dan Henry H., Audit SI Lanjutan (Standar Panduan, dan Prosedur dari ISACA), Jakarta: Mitra Wacana Media, 2007

[5] Nanang, Fattah, Landasan Manajemen Pendidikan, Bandung: Remeja Rosdakarya, 2007

[6] Siagian, Sondang, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara, 2007

[7] Van Grembergen., Wim., and De Haes, Steven., Implementing Information Technology Governance: Models, Practices, and Cases, IGI, New York: Hershey,

2008.

[8] Lock, Dennis., Project Management, 9th Edition, Gower Publishing Limited, England, 2007

[9] Pressman, Roger, S., “Software Engineering: A Practitioner’s approach”, 5th Edition, McGraw Hill, 2001

[10] Merna, Tony, John Wiley & Sons Ltd, Corporate Risk Management., England: West Sussex, 2008

[11] http://www.saylor.org/books, The Saylor Foundation, accessed on 9 May 2011

[12] Choudruri, Niladri Mallick., Project Management Fundamentals, ITC Infotech India Ltc, India, 2010

(37)

136

[14] Smith, Nigel J., Engineering Project Management 3rd Edition, Wiley Blackwell, England, 2007