BAB IV GAMBARAN UMUM INSTANSI DAN PEMBAHASAN

(1)

28

BAB IV

GAMBARAN UMUM INSTANSI DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Instansi 4.1.1 Sejarah PDDI-LIPI

Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDDI-LIPI) merupakan perpustakaan yang berada dibawah naungan LIPI dan salah satu satuan kerja eselon II di LIPI yang bertugas untuk mengelola data, informasi dan dokumentasi ilmiah dan non-ilmiah. PDDI-LIPI didirikan pada tahun 1965 dengan memiliki nama awal yaitu Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional (PDIN).

PDDI-LIPI mengalami 6 kali restukturisasi organisasi sejak 1965 hingga sekarang.

Pada tahun 1965-1979 merupakan periode awal PDIN atau Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional. PDIN berdiri pada tanggal 1 Juni 1965 dan diresmikan pada tanggal 31 Juli 1965 oleh Menteri Research Nasional berdasarkan dengan Keputusan Menteri Urusan Research Nasional No.107/M/Kpts/Str/65, lalu memiliki tugas menyediakan bahan bacaan yang diperlukan oleh karyawan yang bekerja di lembaga ilmiah dan industri untuk memberikan penerangan dan penyebaran ilmu pengetahuan. Saat itu PDIN beralamatkan di Jalan Raden Saleh, 43 Jakarta Pusat, dipimpin oleh seorang direktur dan dibantu oleh asisten direktur serta sekretaris. PDIN pada struktur organisasi LIPI berada di

(2)

bawah Deputri Ketua Bidang Teknologi. Pada tahun 1969, PDIN menyelenggarakan “Kursus Perpustakaan dan Dokumentasi”.

Pada tahun 1975-1986 merupakan periode kedua bagi PDIN, dimana PDIN pindah lokasi ke Jalan Jend.Gatot Subroto, No.10, Jakarta pada tanggal 31 Juli 1975. Lalu, pada tanggal 4 Agustus 1975, Duta Besar Inggris untuk Indonesia menyerahkan buku yang dihadiahkan dari pemerintah Inggris ke pemerintah Indonesia. Tugas PDIN yaitu memberikan pelayanan bagi lembaga penelitian di LIPI maupun diluar LIPI dengan menyediakan kebutuhan bahan bacaan untuk penelitian.

Lalu, PDIN menyelenggarakan “Lokakarya Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Ilmiah untuk Indonesia” di Bandung, dan menghasilkan 4 keputusan penting. Sejak tahun 1975, PDIN mulai aktif di kegiatan dokumentasi dan informasi, sepertin FID, ASEAN, dan CONSAL.

Pada tahun 1986-2001 merupakan periode baru bagi PDII, pada tanggal 13 Januari 1986 PDIN berganti nama menjadi PDII atau Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah dengan berdasarkan Surat Keputusan Presiden RI No.1 1986. PDII berada di bawah Kedeputian Ketua LIPI Bidang Pembinaan Sarana Ilmiah (BINSARIL). PDII mempunyai tugas untuk melakukan pembinaan dan pemberian jasa dokumentasi dan informasi ilmiah serta memiliki 10 fungsi. Lalu pada tahun 1987/1988, PDII memiliki beberapa program khusus, yaitu program komputerisasi PDII; NLDC-SEA (National Libraries and Documentation Center-Southeast Asia) dibentuk pada tahun 1979;

(3)

penyebarluasan terbitan NTIS (National Technical Information Service) sejak 27 November 1977.

Pada tahun 2001-2014 merupakan periode kedua bagi PDII mempunyai tugas untuk menyiapkan perumusan kebijakan, penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana dan program, pelaksanaan penelitian, pelayanan serta evaluasi dan penyusunan laporan serta PDDI juga memiliki 5 fungsi. Tugas dan fungsi tersebut berdasarkan pada SK Kepala LIPI NO.1151/M/2001 tanggal 5 Juni 2001.

Pada tahun 2014-2019 merupakan periode ketiga bagi PDII, dengan Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Nomor 1 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, dengan itu PDII memiliki fungsi untuk penyusunan kebijakan teknis, rencana, dan program pengkajian dan penelitian di bidang dokumentasi dan informasi; pendokumentasian informasi ilmiah; penyediaan akses ke informasi ilmiah; pengkajian dan penelitian di bidang dokumentasi dan informasi; pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pendokumentasian informasi ilmiah, penyediaan akses ke informasi ilmiah, pelaksanaan pengkajian dan penelitian di bidang dokumentasi dan informasi; dan pelaksanaan urusan tata usaha.

Pada tahun 2019-sekarang merupakan periode awal serta terakhir PDDI. PDII mengubah nama menjadi Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah LIPI. Perubahan nama ini berdasarkan Peraturan Kepala LIPI Nomor 01 Tahun 2019. Terjadi perubahan juga pada

(4)

layanan perpustakaan, yang semulanya layanan perpustakaan menjadi layanan kepustakaan serta berada di bawah PDDI-LIPI untuk manajemen pengelolaannya. PDDI-LIPI memiliki 5 kawasan kepustakaan yaitu kepustakaan kawasan Jakarta; Cibinong; Serpong;

Bogor; dan Bandung dengan koleksi disetiap kawasan berbeda-beda.

4.1.2 Tugas dan Fungsi PDDI-LIPI

Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia memiliki beberapa bidang dan sub-bagian, sehingga memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda. PDDI-LIPI terdiri dari, yaitu:

1. Bidang Pengelolaan Infrastruktur dan Sistem Informasi Memiliki tugas untuk melakukan penyusunan kebijakan teknis, rencana, dan program, lalu mengelola infrastruktur dan sistem informasi, keamanan informasi, dan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan.

2. Bidang Repositori

Memiliki tugas untuk melakukan penyusunan kebijakan teknis, rencana, dan program, mengelola repositori dan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan.

3. Bidang Depositori

Memiliki tugas untuk melakukan penyusunan kebijakan teknis, rencana, dan program, mengelola depositori dan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan.

(5)

4. Sub-bagian Tata Usaha

Memiliki tugas untuk mengurus pengelolaan keuangan, inventarisasi barang milik negara, persuratan, kearsipan, dan rumah tangga.

4.1.3 Struktur Organisasi PDDI-LIPI

Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia yang berada dibawah naungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia dipimpin oleh Hendro Subagyo, M. Eng. dan memiliki 5 kawasan kepustakaan dengan struktur organisasi sebagai berikut:

1. Plt. Kepala Pusat Data dan Dokumentasi

 Hendro Subagyo, M. Eng.

2. Kepala Bidang Depositori

 Hendro Subagyo, M. Eng.

3. Kepala Bidang Repositori

 Noorika Retno Widuri, S.Sos.

4. Kepala Bidang Pengelolaan Infrastruktur dan Sistem Informasi

 M. Hanif Muslim M.T.I

5. Manajer Kepustakaan Kawasan Jakarta

 Dra. Sensusiyati

6. Manajer Kepustakaan Kawasan Cibinong

 Rahmadani Ningsih Maha, M.Hum.

(6)

7. Manajer Kepustakaan Kawasan Serpong

 Ir. Rahartri

8. Manajer Kepustakaan Kawasan Bandung

 Abdurakhman Prasetyadi, M.P.

9. Manajer Kepustakaan Kawasan Bogor

 Ludya Arica Bakti M.Hum.

Dari penjelasan struktur di atas, dapat dibuat bagan seperti pada bagan 4.1.

Bagan 4.1 Struktur Organisasi PDDI-LIPI

Sumber: PDDI-LIPI 2021

Selain itu, terdapat kurang lebih 51 pustakawan pada 5 kawasan kepustakaan dengan jabatan yang berbeda-beda. Daftar nama dan jabatan dijelaskan pada tabel 4.1.

(7)

Tabel 4.1 Daftar Nama Pustakawan PDDI-LIPI

NO NAMA JABATAN

1 Miftakhul Pustakawan Terampil

2 R. Ani Winarni Pustakawan Penyelia

3 Kamaludin, S.Sos. Pustakawan Ahli Madya

4 Dukariana Idhani, S.Ikom. Pustakawan Ahli Madya

5 Sugiarto Pustakawan Mahir

6 Dwi Untari, M.I.Kom Pustakawan Ahli Muda

7 Drs. Sobari, M.Si. Pustakawan Ahli Madya

8 Dra. Priti Swasti, M.S. Pustakawan Ahli Madya 9 Ludya Arica Bakti, M.Hum. Pustakawan Ahli Muda 10

Juni Karichnarsi ( Arsi ), S.Sos.,

M.I.Kom Pustakawan Ahli Pertama

11 Mohamad Djaenudin Pustakawan Ahli Muda

12 Rahmahwati, S.E. Pustakawan Ahli Muda

13 Nur Rizzal Rosiyan, A.Md. Pustakawan Mahir

14 Dra. Eti Yuliati Pustakawan Ahli Madya

15 Dra. Yupi Royani, M.Hum. Pustakawan Ahli Madya 16 Ir. Rochani Nani Rahayu, M.Si. Pustakawan Ahli Utama

17 Suherman, SAP Pustakawan Ahli Muda

18 Rahmat, S.Kom. Pustakawan Ahli Muda

19 Darto Pustakawan Mahir

20 Sutarno Pustakawan Mahir

21 Drs. Tupan Pustakawan Ahli Utama

22 Yayan Sopyan, S.Kom Pustakawan Ahli Pertama

23 Imam Sungkawa Pustakawan Mahir

24 Didik Prata Wijaya, S.IIP. Pustakawan Mahir

25 Rulina Rachmawati, S.Si. Pustakawan Ahli Pertama 26 Siti Elly Faisholyah, S.S. Pustakawan Ahli Muda 27

Ir. Rr. Endang Sri Rusmiyati Rahayu,

M.Hum. Pustakawan Ahli Madya

28 Atam Ependi, S.T. Pustakawan Ahli Muda

29 Saiful Anwar, S.Kom. Pustakawan Ahli Pertama 30 Teti Purwasih, S.Si. Pustakawan Ahli Muda 31 Madiareni Sulaiman, S.Hum.,M.A. Pustakawan Ahli Pertama 32 Andres Amrulloh, S.Sos. Pustakawan Ahli Pertama

33 Sri Wulan, S.Ikom Pustakawan Ahli Muda

34 Ahmad Saefudin Surapermana, S.Sos Pustakawan Ahli Muda 35 Saepul Mulyana, A.Md. Pustakawan Mahir

36 Surahman Pustakawan Mahir

37 Ir. Cut Armansyah Pustakawan Ahli Muda

38 Drs. Maruatal Pustakawan Ahli Muda

39 Farah Fadhilah, S.Hum. Pustakawan Ahli Pertama

(8)

40 Rizkiya Anisyah Putri, S.E. Pustakawan Ahli Pertama

41 Ahmad Romdhoni Pustakawan Terampil

42 Rina Munazar, S.I.Pust. Pustakawan Ahli Muda 43 Lukman Budiman, M.P. Pustakawan Ahli Muda

44 Patmiati, A.Md. Pustakawan Mahir

45 Dra. Sensusiyati Pustakawan Ahli Madya

46 Eka Sepriana, A.Md. Pustakawan Mahir

47 Ir. Rahartri Pustakawan Ahli Madya

48

Rahmadani Ningsih Maha, S.S.

M.Hum. Pustakawan Ahli Muda

49 Dwiyanto Wahyu Ari Nugroho, S.Sos Pustakawan Ahli Muda 50 Anggi Kirana, S.Sos. Pustakawan Ahli Muda 51 Wahid Nashihuddin, SIP. Pustakawan Ahli Muda

Jumlah 51 orang

4.1.4 Visi dan Misi PDDI-LIPI a. Visi:

Menjadi Repositori Nasional Bidang Sains dan Teknologi Terdepan di Indonesia.

b. Misi:

Membangun dan mengembangkan sistem repositori nasional bidang sains dan teknologi di Indonesia:

1. Menyediakan layanan informasi bidang sains dan teknologi kepada pemangku kepentingan;

2. Melaksanakan penelitian bidang dokumentasi dan informasi;

3. Melakukan pengelolaan pengetahuan;

4. Membangun kerjasama nasional dan internasional;

5. Melakukan penguatan kelembagaan.

(9)

4.1.5 Layanan PDDI-LIPI

Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDDI-LIPI) dengan fungsinya yang sesuai dengan lembaga yang menaunginya yaitu LIPI berfokus kepada penelitian bidang komunikasi dan informasi sehingga layanan yang disediakan pun untuk menunjang penelitian serta meningkatkan kualitas hasil penelitian. Dengan bergantinya nama dari PDII menjadi PDDI membuat layanan perpustakaan ikut berganti menjadi layanan kepustakaan, sehingga perpustakaan tidak menjadi prioritas PDDI- LIPI untuk layanan online. Layanan-layanan dibawah ini merupakan layanan yang disediakan oleh PDDI-LIPI yang dapat diakses secara online oleh para pemustaka:

a. Data Management Planning

Data management planning atau perencanaan manajemen data merupakan layanan yang ditujukan untuk para peneliti atau akademisi yang ingin menyusun proposal penelitian.

Dalam layanan perencanaan manajemen data, PDDI-LIPI bertugas sebagai penyedia data untuk kebutuhan penelitian dengan bantuan pustakawan. Layanan ini lebih sering digunakan oleh para peneliti profesional untuk membantu mendapatkan sponsor pada kompetisi-kompetisi. Layanan perencanaan manajemen data dimulai dari perencanaan penelitian, penyusunan proposal, hingga melakukan

(10)

penyimpanan data ke aplikasi data yang dilakukan oleh pustakawan dan tenaga teknis.

b. Penelusuran Informasi

Layanan penelusuran informasi merupakan layanan yang sifatnya permintaan data dari pemustaka atau user internal LIPI maupun eksternal. Layanan penelusuran informasi digunakan pemustaka untuk mendapatkan artikel-artikel yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka.

Artikel-artikel bisa didapatkan di jurnal-jurnal nasional maupun internasional yang bisa diakses secara full text yang dilanggankan oleh LIPI. Permintaan data bisa dilakukan melalui e-mail PDDI-LIPI.

c. Kajian Pra Riset Berbasis Bibliometrik

Layanan Kajian Pra Riset Berbasis Bibliometrik merupakan layanan untuk menganalisis secara singkat artikel yang akan dijadikan sebagai referensi riset lalu divisualisasikan dengan aplikasi VosViewers. Salah satu kajiannya untuk memetakan bidang keilmuan yang dapat dilihat dari hubungan antar kata kunci dan hubungan kepengarangannya. Hasil dari kajian pra riset ini dapat digunakan sebagai data awal untuk menentukan topik riset.

d. Literature Review

Literature review atau tinjauan pustaka merupakan layanan yang mengkritisi suatu masalah secara mendalam

(11)

berdasarkan dengan artikel riset atau penelitian yang terbaru. Pustakawan yang berada di bagian literature review harus memiliki beberapa kompetensi seperti penguasaan bahasa asing terkhusus bahasa Inggris, serta pemahaman tentang konsep penelitian dan metode yang digunakan dalam penelitian. Kompetensi tersebut dibutuhkan karena tugas pustakawan yaitu untuk membantu mesintesis artikel- artikel yang akan ditinjau sebagai bahan pertimbangan.

e. Layanan Grammarly

Layanan Grammarly adalah layanan yang digunakan untuk memeriksa tata bahasa dalam artikel ataupun dokumen yang ditulis dalam bahasa Inggris, terkhusus Inggris Amerika.

Layanan Grammarly memeriksa tata bahasa, parafrase, ejaan, kesalahan penulisan, tanda baca dan lainnya agar terstruktur dan sesuai dengan aturan bahasa Inggris yang sesuai dengan standar internasional.

f. Layanan Tableau

Layanan Tableau merupakan salah satu layanan yang hanya disediakan oleh PDDI-LIPI pada kepustakaan kawasan Bandung. Layanan Tableau adalah layanan yang digunakan untuk mengolah data kualitatif lalu divisualisasikan dalam bentuk jaringan ilmu. Data kualitatif dianalisis melalui aplikasi sistem, lalu dapat digunakan untuk menentukan prioritas public research.

(12)

g. Layanan Repositori Ilmiah Nasional (RIN)

Layanan RIN merupakan salah satu layanan yang dikembangkan oleh PDDI-LIPI untuk mengelola data dan penelitian. Dalam RIN, data-data hasil dari penelitian, pengembangan, pengkajian, dan penerapan disimpan dalam aplikasi RIN setelahnya dikelola oleh pemilik dari data tersebut. PDDI-LIPI menyediakan server, maintenance pada basis data, dan pendampingan pengelolaan data penelitian dengan sistem RIN. Pustakawan bertugas untuk mengontrol agar deposit data di RIN berhasil sesuai dengan proses serta kebijakan yang telah ditentukan oleh LIPI dan pengelola data. Alamat website RIN yaitu rin.lipi.go.id dengan tampilan seperti pada gambar 4.1.

Gambar 4.1 Tampilan Website RIN

Sumber: Rin.lipi.go.id

(13)

4.1.6 Koleksi PDDI-LIPI

Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDDI-LIPI) sebagai perpustakaan khusus memiliki koleksi khusus yang berhubungan dengan lembaga yang menaunginya. Koleksi-koleksi tersebut difungsikan sebagai sumber informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka yang ada dikawasan LIPI maupun luar LIPI.

a. Koleksi pada katalog PDDI-LIPI

PDDI-LIPI memiliki lima kawasan kepustakaan dengan koleksi disetiap kawasan berbeda pula. Lima kawasan beserta koleksi yang dimiliki yaitu:

1. Kawasan Kepustakaan Jakarta

Dengan mayoritas koleksinya bidang ilmu sosial dan kemanusiaan.

2. Kawasan Kepustakaan Cibinong

Dengan mayoritas koleksinya bidang ilmu hayati.

3. Kawasan Kepustakaan Serpong

Dengan mayoritas koleksinya bidang ilmu teknik.

4. Kawasan Kepustakaan Bogor

Dengan mayoritas koleksinya bidang ilmu tumbuhan.

5. Kawasan Kepustakaan Bandung

Dengan mayoritas koleksinya bidang ilmu teknologi.

(14)

Koleksi-koleksi tersebut dientri kedalam katalog online PDDI-LIPI dengan jumlah koleksi yaitu kurang lebih 461.543 buah bahan pustaka.

b. Koleksi pada portal jurnal ISJD

PDDI-LIPI dengan fungsinya yang berfokus dalam bidang penelitian, mempunyai koleksi-koleksi karya ilmiah.

Koleksi-koleksi tersebut didesiminasikan pada portal jurnal ilmiah yang dimiliki oleh PDDI-LIPI yaitu ISJD.

Didalam ISJD terdapat dua jenis koleksi, yaitu:

1. Artikel jurnal ilmiah 2. Artikel prosiding

Jumlah keseluruhan artikel dan jurnal yang terdapat di ISJD sebanyak kurang lebih 15.609 jurnal dan kurang lebih 420.057 artikel.

4.1.7 Alur-Alur di PDDI-LIPI

Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia memiliki beberapa layanan. Layanan yang disediakan memiliki alur sebagai berikut:

a. Alur Layanan Peminjaman Bahan Pustaka

Bahan pustaka yang ada di PDDI-LIPI dapat dipinjam oleh pemustaka dengan syarat memiliki kartu anggota PDDI-LIPI atau sudah terdaftar di perpustakaan. Alur peminjaman bahan pustaka seperti pada gambar 4.2.

(15)

Gambar 4.2 Alur Peminjaman Bahan Pustaka

b. Alur Penelusuran Data dan Informasi Ilmiah

PDDI-LIPI juga memiliki layanan yang membantu pemustaka untuk menemukan informasi yang sedang dicari yaitu layanan penulusuran data dan informasi ilmiah. Alur penulusuran data dan informasi ilmiah seperti pada gambar 4.3.

Gambar 4.3 Alur Penelusuran Data dan Informasi Ilmiah

(16)

4.2 Pembahasan

Indonesian Scientific Journal Database (ISJD) merupakan portal database repositori jurnal ilmiah Indonesia yang dimiliki oleh Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDDI-LIPI) dan digunakan untuk mengelola data ilmiah. Pengelolaan jurnal ilmiah yang ada di ISJD dimaksudkan untuk memanfaatkan jurnal ilmiah yang telah melakukan wajib serah dan wajib simpan di PDDI-LIPI serta memberikan kemudahan akses jurnal ilmiah di Indonesia.

Berdasarkan pernyataan yang disampaikan oleh Bapak Nur Rizzal Rosiyan, selaku Subkelompok Pelaksana Data dan Karya Ilmiah di PDDI- LIPI,

“Jadi ISJD itu diluncurkan pada bulan Agustus 2009, tujuannya adalah untuk memberikan kemudahan akses terhadap jurnal ilmiah di Indonesia atau kita mulai menggerakan open science di Indonesia itu dari 2009 dengan meluncurkan ISJD ini. ISJD mendefinisikan dan mempublikasikan jurnal ilmiah yang non-IJS, jadi yang jurnal cetak yang tidak memiliki OJS itu kita desiminasikan juga di e-journal ISJD. Di ISJD kita juga mendesiminasikan prosiding yang di Rama atau Shinta itu tidak ada.” (Sumber: Nur Rizzal Rosiyan selaku narasumber 2, 12 Juli 2021).

Dapat dikatakan bahwa seiring dengan terus dikembangkannya portal jurnal ISJD hingga saat ini, PDDI-LIPI ke depannya akan mendesiminasikan jurnal prosiding yang tidak memiliki OJS dan yang tidak ada di portal jurnal lainnya, seperti portal jurnal Rama dan portal jurnal Sinta.

Hal tersebut menjadi salah satu keunggalan dari ISJD.

(17)

4.2.1 Proses Pengolahan Artikel Jurnal Ilmiah Pada ISJD

Jurnal ilmiah yang ada di Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah- Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia dan telah melalui wajib serah serta wajib simpan akan diolah agar dapat dimanfaatkan oleh masyarakat. Artikel jurnal ilmiah yang telah diolah akan terentri di portal jurnal Indonesian Scientific Journal Database. Pengolahan artikel jurnal ilmiah tersebut melewati beberapa tahap sebagai berikut:

a. Kebijakan Jurnal Ilmiah

Kebijakan mengenai jurnal ilmiah menurut Ibu Farah Fadhilah dan Bapak Nur Rizzal Rosiyan, selaku pustakawan yang mengelola ISJD, yaitu:

“Pengadaan koleksi dilakukan oleh tim Perpustakaan LIPI dan ada kebijakan tersendiri dalam pengembangan koleksi secara tertulis dalam bentuk SOP pengembangan koleksi perpustakan. Namun untuk jurnal, karena penerbit jurnal yang memiliki nomor ISSN dalam peraturan SK ISSN wajib simpan ke PDDI LIPI, maka jurnal terbitan Indonesia pengembangan koleksi didasarkan wajib simpan tersebut.

Sedangkan untuk jurnal terbitan luar, PDDI LIPI mengembangkan koleksi dengan melanggan jurnal internasional dengan beberapa pihak seperti misalnya Springer, JSTOR dll disesuaikan dengan kebutuhan peneliti LIPI.” (Sumber: Farah Fadhilah selaku narasumber 1, 08 Juli 2021).

“kalau untuk ISJD sendiri itu kebijakan kebijakan dalam artian untuk SK itu tidak ada, cuman kebijakan di ISJD itu adalah kebijakan wajib serah dan wajib simpan karya ilmiah itu saja, pedoman juga sudah ada. untuk spesifikasi artikel jurnal syaratnya dia harus mempunyai ISSN aja sih yang masuk, ISSN maupun e-ISSN nya.” (Sumber: Nur Rizzal Rosiyan selaku narasumber 2, 12 Juli 2021).

Jadi, dapat dikatakan bahwa tidak ada kebijakan khusus dalam pengelolaan jurnal ilmiah yang ada di ISJD, hanya saja

(18)

jurnal yang telah terentri di ISJD yaitu jurnal yang telah melalui kebijakan wajib serah dan wajib simpan yang dimiliki oleh PDDI- LIPI. Serta, syarat untuk artikel terentri yaitu harus memiliki ISSN maupun e-ISSN sebagai nomor pengenal jurnal.

b. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengolahan Jurnal

Pengolahan artikel jurnal ilmiah harus mengikuti Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku. PDDI-LIPI memiliki dua SOP yang digunakan dalam pengolahan jurnal ilmiah. SOP yang pertama yaitu SOP akuisisi karya ilmiah seperti pada gambar 4.4 dan SOP yang kedua yaitu SOP pengolahan karya ilmiah (jurnal) seperti pada gambar 4.5.

SOP akuisisi karya ilmiah menjelaskan mengenai penerimaan artikel dan pencacahan artikel. Lalu SOP pengolahan karya ilmiah menjelaskan mengenai pengentrian artikel serta validasi.

(19)

Gambar 4.4 SOP Akuisisi Karya Ilmiah

Gambar 4.5 SOP Pengolahan Karya Ilmiah (Jurnal)

(20)

c. Proses Pengolahan Artikel Jurnal

Jurnal ilmiah beserta artikel yang terdapat di ISJD melewati beberapa proses sesuai dengan SOP yang berlaku. Dalam proses pengolahan artikel jurnal, dimulai dari penerimaan jurnal hingga tervalidasinya artikel jurnal tersebut.

Menurut Ibu Farah Fadhilah dan Bapak Nur Rizzal Rosiyan, selaku pustakawan yang mengelola ISJD, proses pengolahan artikel jurnal yaitu:

“a. Penerbit jurnal menyerahkan wajib simpan melalui e-mail kepada PDDI LIPI; b. PDDI memasukkan edisi jurnal ke dalam direktori (jurnal lama) dan membuat direktori untuk jurnal baru; c. PDDI memasukkan artikel ilmiah dari edisi yang baru masuk ke dalam system; d. PDDI melakukan validasi hasil input dan memberikan kategori dan kata kunci untuk setiap artikel ilmiah dari edisi yang baru masuk tersebut.” (Sumber: Farah Fadhilah selaku narasumber 1, 08 Juli 2021).

“proses agar sebuah artikel jurnal bisa terdesiminas atau terinput di ISJD prosesnya adalah dari penerbit jurnal mengirimkan jurnalnya ke PDDI-LIPI, nanti dari tim PDDI- LIPI akan mengolah, memasukkan kedalam direktori terus akan menginput datanya di ISJD, dan setelah menginput nanti akan divalidasi dan dianalisa, setelah divalidasi dan dianalisa baru data itu akan bisa publish ke ISJD. Untuk kedepannya nextnya dari penerbit yang tidak memiliki OJS itu bisa menginputkan datanya langsung ke ISJD. Jadi kami di ISJD juga sebagai OJS dari temen-temen yang tidak memiliki OJS sendiri.” (Sumber: Nur Rizzal Rosiyan selaku narasumber 2, 12 Juli 2021).

Berdasarkan pernyataan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa proses pengolahan artikel jurnal ilmiah dimulai dari penerimaan artikel jurnal dari penerbit yang mengirimkan jurnal ke PDDI-LIPI, pencacahan jurnal ilmiah yang terdapat pembuatan direktori, pengentrian artikel jurnal, dan validasi artikel jurnal.

Proses tersebut dijabarkan sebagai berikut:

(21)

Penerimaan Artikel Jurnal

1. Penerbit jurnal yang telah memiliki ISSN maupun e-ISSN mengirimkan jurnal ke PDDI-LIPI melalui e-mail.

2. PDDI-LIPI melakukan inventarisasi terhadap jurnal.

Saat melakukan inventarisasi, petugas penerimaan jurnal memilah jurnal:

a) Jurnal cetak: dilakukan scanning dan cropping terlebih dahulu untuk diubah menjadi jurnal elektronik.

b) Jurnal elektronik: bisa langsung ke tahap selanjutnya untuk dilakukan pencacahan.

Jurnal-jurnal tersebut didata sesuai dengan ketentuan PDDI- LIPI seperti pada gambar 4.6.

Gambar 4.6 Tampilan Depositori Jurnal Ilmiah PDDI-LIPI

Sumber: Google dokumen PDDI-LIPI

(22)

Pencacahan Jurnal Ilmiah

1. Melakukan pembagian folder file yang berisi jurnal yang ingin dicacah seperti pada gambar 4.7.

Gambar 4.7 File Jurnal yang Akan Dicacah

Sumber: Dokumentasi pribadi

2. Pencacahan dokumen dilakukan dengan menggunakan software Nitro Pro.

3. Buka software Nitro Pro, lalu setelah terbuka kemudian klik open file dan akan muncul tampilan seperti pada gambar 4.8.

Gambar 4.8 Tampilan Artikel Pada Nitro Pro

(23)

4. Lalu klik split , lalu akan muncul tampilan split pages seperti pada gambar 4.9.

Gambar 4.9 Tampilan Split Pages Pada Nitro Pro

5. Isikan split pages tersebut dengan ketentuan berikut:

a. Pada menu splitting method, pilihlah by page range.

By page range digunakan untuk memilih halaman mana yang ingin dicacah.

b. Pada menu general, pilihlah enable fast web view.

c. Base filename diisi sesuai dengan ketentuan dari petugas.

d. Make the target filename by adding, pilihlah the number starting at number 1.

e. Destination folder, pilihlah folder yang ingin digunakan untuk menyimpan hasil cacahan.

f. Lalu klik split dan pencacahan selesai.

(24)

6. Setelah dilakukan pencacahan, jurnal kemudian direktori untuk jurnal lama dan membuat direktori untuk jurnal baru seperti pada gambar 4.10.

Gambar 4.10 Tampilan Folder Direktori Untuk Upload Jurnal

Pengentrian Artikel Jurnal

1. Masuk ke dalam website http://isjd.pdii.lipi.go.id/jurnal/.

2. Masukkan username dan password yang telah ditentukan, lalu klik login. Muncul tampilan login seperti pada gambar 4.11.

Gambar 4.11 Tampilan Awal Website Pengentrian Jurnal

Sumber: Isjd.pdii.lipi.go.id/jurnal

(25)

3. Setelah muncul tampilan seperti pada gambar 4.12, klik jurnal lalu pilih data jurnal.

Gambar 4.12 Tampilan Website Pengentrian Jurnal

4. Lalu muncul tampilan data master pada gambar 4.13, klik .

Gambar 4.13 Tampilan Data Master Jurnal

(26)

5. Setelah muncul tampilan awal form tambah data seperti gambar 4.14, klik .

Gambar 4.14 Tampilan Awal Form Tambah Data Artikel

6. Muncul tampilan form tambah data artikel jurnal seperti pada gambar 4.15.

Gambar 4.15 Tampilan Form Tambah Data Artikel

(27)

7. Setiap kotak diisi dengan ketentuan berikut:

a. Nama Jurnal

Ketik nama jurnal dengan benar. Jika nama jurnal tersebut muncul, maka jurnal telah terdirektori. Jika nama jurnal tidak muncul berarti jurnal tersebut belum terdirektori dan harus membuat direktori baru terlebih dahulu.

b. Judul Artikel (Utama)

Isikan dengan judul utama artikel, judul dapat berbahasa Indonesia maupun Inggris.

c. Judul Artikel (Paralel)

Isikan dengan judul paralel artikel atau judul tambahan atau judul dengan bahasa yang berbeda dengan judul utama, judul paralel bisa berbahasa Indonesia, Inggris, ataupun lainnya.

d. Abstrak (Utama)

Isikan dengan abstrak utama, abstrak utama dapat berbahasa Indonesia maupun Inggris. Abstrak harus dicek ulang dan dirapikan paragrafnya.

e. Abstrak (Paralel)

Isikan dengan abstrak paralel atau abstrak dengan bahasa yang berbeda, abstrak paralel dapat berbahasa Indonesia maupun Inggris. Abstrak harus dicek ulang dan dirapikan paragrafnya.

(28)

f. Volume

Isikan dengan volume terbit jurnal dari artikel tersebut.

g. Nomor

Isikan dengan nomor terbit jurnal dari artikel tersebut.

h. Bulan

Isikan dengan bulan terbit jurnal dari artikel tersebut.

i. Tahun

Isikan dengan tahun terbit jurnal dari artikel tersebut.

j. Halaman

Isikan dengan jumlah halaman dari artikel tersebut.

k. Pengarang

Diisi setelah melakukan penyimpanan form data diatas.

l. URL (Identifier) Tidak perlu diisi.

m. Full Text

Klik untuk memasukkan artikel dalam bentuk pdf. Telusuri berdasarkan nama yang telah ditentukan yaitu volume terbit-nomor terbit-tahun terbit- halaman artikel-nomer ISSN cetak-nomor artikel.

(29)

n. Keterangan

Diisi dengan keterangan tambahan artikel jika ada, kalau tidak ada maka diberi tanda – .

o. Simpan

Dicek kembali data-data di atas apakah sudah sesuai

dengan artikel, selanjutnya klik .

8. Lalu akan muncul tampilan data master jurnal seperti pada

gambar 4.16, kemudian klik icon .

Gambar 4.16 Tampilan Data Master Jurnal yang Telah Terisi

(30)

9. Kemudian muncul form tambah data penulis seperti pada gambar 4.17.

Gambar 4.17 Tampilan Form Data Penulis

10. Selanjutnya isi sesuai dengan nama penulis artikel tanpa memasukkan gelar dan isikan penulis keberapa, jika muncul nama serta instansi yang benar maka bisa dilanjut dengan

mengklik .

(31)

11. Jika nama penulis tidak terdapat di database, maka harus mengklik dan muncul tampilan tambah data penulis seperti gambar 4.18.

Gambar 4.18 Tampilan Tambah Data Penulis

12. Kemudian setiap kotak diisi sebagai berikut:

a. Nama Penulis

Diisi sesuai dengan nama penulis artikel tanpa menyertai gelar. Jika nama tersebut sudah ada tetapi beda instansi maka dapat diberikan tanda pada akhir nama untuk membedakan, seperti tanda titik (.).

b. Alamat

Diisi sesuai dengan keterangan yang terdapat pada artikel.

c. Instansi

(32)

d. E-mail

Diisi sesuai dengan e-mail penulis yang terdapat pada artikel. Jika tidak terdapat e-mail, maka diisikan dengan nama pertama penulis lalu disertai @test.com.

Contohnya putri@test.com.

e. No Telepon

f. Simpan

Dicek kembali data-data di atas apakah sudah sesuai

dengan artikel. Jika sudah, selanjutnya klik .

Validasi Artikel Jurnal

1. Setelah dilakukan pengentrian artikel jurnal, selanjutnya artikel jurnal divalidasi.

Dalam validasi ini, artikel jurnal dicek dan diteliti kembali kebenerannya. Data yang telah terentri harus sesuai dengan artikel jurnal. Jika ada yang salah maka data akan sulit terbaca.

2. Selanjutnya pemberian kategori dan kata kunci kepada artikel jurnal.

3. Artikel jurnal telah terunggah di ISJD, dengan alamat website http://isjd.pdii.lipi.go.id/.

(33)

4.2.2 Hambatan Dalam Pengolahan Artikel Jurnal Ilmiah Pada ISJD Dalam proses pengolahan artikel jurnal ilmiah pada Indonesian Scientific Journal Database (ISJD), ada hambatan-hambatan yang dirasakan oleh para pustakawan yang mengelola ISJD. Hambatan tersebut membuat pekerjaan pustakawan jadi semakin sulit. Oleh karena itu, PDDI-LIPI harus terus mengevaluasi hambatan-hambatan yang terjadi agar kinerja pustakawan semakin bagus dan portal jurnal ISJD dapat dimaksimalkan kegunaannyaa.

Berdasarkan pernyataan yang disampaikan oleh Nur Rizzal Rosiyan dan Farah Fadhilah selaku pustakawan yang mengelola ISJD, berikut hambatan-hambatan yang terjadi:

“Hambatannya adalah proses bisnis pada sistem ISJD yang masih cukup panjang sehingga memerlukan waktu untuk mengolah artikel hingga publish serta ketelitian dan konsistensi dalam mengolah artikel ilmiah sehingga artikel dapat dicari dengan mudah oleh pengguna.” (Sumber: Farah Fadhilah selaku narasumber 1, 08 Juli 2021).

“Hambatannya adalah masih banyak mengirim jurnal cetak padahal memudahkan kita ketika mereka mengirimnya dalam bentuk digital seperti mungkin CD ataupun email. Jadi dari pengiriman jurnal cetak juga dikirimkan juga versi digitalnya terus hambatannya juga dalam proses entri data, terkadang jurnal yang masuk itu artikelnya tidak, tidak apa ya, tidak, harus diketik secara manual jadi itu memakan proses waktu yang lama harusnya bisa dicopy paste abstraknya tapi harus diketik ulang itu memakan waktu yang lama, kualitas dari scanningnya juga itu kualitas dari scanningnya, apa lagi ya, proses analisis dan validasi perlu memakan waktu sih untuk anvalnya.” (Sumber:

Nur Rizzal Rosiyan selaku narasumber 2, 12 Juli 2021).

Dapat diambil kesimpulan bahwa hambatan-hambatan yang terjadi saat pengolahan artikel jurnal ilmiah pada ISJD yaitu mulai dari proses yang lama, bahan pustaka yang dikirimkan ke PDDI-LIPI, dan kualitas scanning yang kurang. Berikut penulis jabarkan hambatannya:

(34)

a. Proses

Dalam mengelola jurnal ilmiah hingga publish di ISJD, membutuhkan proses yang panjang. Proses dari pengadaan jurnal, lalu jurnal disortir hingga dapat tervalidasinya artikel jurnal. Dengan proses yang lama, membuat pengolah jurnal lama dan memakan waktu yang banyak.

Untuk mengelola jurnal, setiap pustakawan yang bertugas di ISJD mempunyai target yang telah ditentukan.

“Untuk entri 50-100 perhari, validasi 25-40 perhari.”

(Sumber: Nur Rizzal Rosiyan selaku narasumber 2, 09 Agustus 2021).

b. Bahan Pustaka

PDDI-LIPI memiliki ketentuan untuk para penerbit jurnal untuk mengirimkan jurnal ilmiah dalam bentuk cetak dan bentuk digital, tetapi masih banyak jurnal ilmiah yang dikirimkan hanya dalam berbentuk cetak.

“Jd ketentuan dr PDDI untuk penerbit mengirimkan artikel jurnalnya ke email saja, akan tetapi masih banyak penerbit yg mengirimkan cetaknya jg ke PDDI.” (Sumber: Nur Rizzal Rosiyan selaku narasumber 2, 09 Agustus 2021).

c. Kualitas Scanning

Proses alih media digital untuk jurnal ilmiah berbentuk cetak membutuhkan alat scanner, tetapi hasil scanning dari alat scanner kualitasnya kurang bagus seperti pada gambar 4.19 dan 4.20.

(35)

Gambar 4.19 Hasil Scanning

Gambar 4.20 Hasil Scanning

“Kualitas scanning ditentunkan oleh bisa jadi alat scannernya ataupun dr kesalahan manusianya. Kualitas yg kurang baik : text tidak terbaca, hasil scanning miring, scanning tidak lengkap. Kualitas bahan: ketika discanning tidak terbaca oleh mesin.” (Sumber: Nur Rizzal Rosiyan selaku narasumber 2, 09 Agustus 2021).

(36)

Alat scanner yang digunakan yaitu bernama RICOH seperti pada gambar 4.21.

“Alat ya ini tipe lupa cmn merknya inget RICOH.”

(Sumber: Nur Rizzal Rosiyan selaku narasumber 2, 09 Agustus 2021).

Gambar 4.21 RICOH

Sumber: Dokumentasi Pribadi