Penerapan Sistem Informasi Manajemen Seb (1)

(1)

Jurnal Ilmiah Pendidikan Tinggi Volume 2, Nomor 2, Agustus 2009

ISSN: 1979-9640, pp: 56-59

56 PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SEBAGAI ALAT

PELAKSANAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK

Rahmat Hidayat

ABSTRACTION

Applying of correct information system in college can become strength compete (competitive advantage) for college exist to be able to. Existence of trend of student candidate will change over from college having luxury and big building towards not college only having luxury building but equiped also with facility e-learning, wireless, Internet, is digital, system Academic etcetera. Applying of information system aim to know applying of MIS in managing administration Academic in creating velocity and amenity for various party(sides in data accesses.

At this research report of writer apply some methods of writing of inter alias : data collecting method, Method Scheme Of system ; Implementation from Scheme analysis which have been made by inclusion also encoding of system, System testing method to system which have been woke up and Implementation method in a program to easy to understood by [user/ wearer] or consumer.

At this research earnings yield report consist of some chapters subs that is: (1) Feasibility Study, (2) Design Requirement Of System, (3). Information system design, (4) Data Flow Diagram, (5) Information System architecture academic, (6) Data Structure, (7) Scheme Network & Hardware Supporter, (8) Detail Of Cost, (9) Four P’S Software & Application Development and (10) Module description.

by the end of This writing of writer arise some conclusion that is : Information System academic Field soul management science college still be done manually so that delay of arrangement of schedule can bother learning process teach, with Information System Academic is more water down in compilation of schedule, Learning process teach will be able to more maximized. While suggestion which given for example [User/ Wearer] resource (Brainware) have to be improved for supporting in operation of information system which will be weared. Information System globally will be able to be useful than limited to certain scope. With existence of Information System which incircuit chainly expandable expected again by wear internet medium so that information which spread over becoming useful and was broader.

Keyword* : Information System Academic

PENDAHULUAN

(2)

ISSN: 1979-9640, pp: 56-59

57 Mahasiswa yang melayani informasi akademik tanpa harus bertanya kepada tata usaha, penerapan aplikasi akademik berbasis web yang dapat diakses tanpa harus dilakukan pencetakan. (b) Menyederhanakan proses sehingga waktu pelayanan akan lebih cepat dan tuntas. Misalkan dengan penerapan SMS Gateway dimana mahasiswa dapat dengan mudah, cepat, dan murah untuk mengetahui hasil Ujian. (c) Pelayanan terpadu antar departemen di perguruan tinggi sehingga dapat dihindari adanya pemasukan data ganda. Penerapan komputerisasi di bidang akademik saat ini menjadi pilihan bagi manajemen perguruan tinggi untuk dapat mewujudkan sistem informasi terpadu. Misalkan data mahasiswa dapat diakses dari fakultas, tata usaha, dosen, dan admin akademik secara terpadu. (d) Dimungkinkan untuk mengantikan proses dan transaksi secara manual ke proses dan transaksi secara otomatisasi. Seperti e-catalog, e-library, KRS online, penghitungan IPK mahasiswa, proses keuangan mahasiswa dan sebagainya. (e) Sistem Informasi Akademik merupakan sebuah aplikasi yang mengintegrasikan seluruh proses inti sebuah bisnis pendidikan ke dalam sebuah sistem informasi yang didukung oleh teknologi terkini. Dengan penerapan sistem informasi akademik akan mempengaruhi mutu layanan secara keseluruhan, yaitu layanan yang berhubungan dengan pihak-pihak di luar lembaga pendidikan dan satu lagi tentunya layanan yang berhubungan dengan intern lembaga pendidikan itu sendiri. Masalah penelitian tentang penerapan sistem informasi manajemen sebagai alat pelaksanaan sistem administrasi akademik adalah Apakah penerapan sistem informasi manajemen dapat digunakan untuk mengelola administrasi data akademik dan dapat menciptakan kemudahan dan kecepatan bagi berbagai pihak dalam mengakses data.

BAHAN DAN METODE

Untuk membangun sebuah sistem Sistem Administrasi Akademik yang benar dan sesuai dengan konsep yang diperoleh maka penulis menggunakan beberapa metode penulisan antara lain : 1. Metode Pengumpulan Data yang terdiri dari : (a) Metode Studi Kepustakaan, (b) Metode Observasi, dan (c) Metode Wawancara. 2. Metode Perancangan Sistem, 3. Metode Uji Coba Sistem, 4. Metode Implementasi. Dengan metode ini diharapkan system informasi akademik yang dibangun.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bagian ini penulis memutuskan usaha-usaha penyusunan sistem yang akan dilakukan untuk menyelesaikan masalah-masalah sistem informasi. Laporan dari studi kelayakan menentukan beberapa perubahan, yang nantinya akan menyarankan untuk diadakan penelitian lebih mendalam atau memutuskan untuk segera dilaksanakan. Studi Kelayakan menyangkut berbagai aspek sistem baru yang diusulkan. Langkah-langkah dalam studi kelayakan, antara permintaan penyusunan sistem dan hasil akhir studi kelayakan adalah : (a) Mengumpulkan fakta data mata kuliah, ruang kuliah, dosen dan laboraturium, (b) Mendefinisikan masalah penjadwalan kuliah dan laboraturium beserta entiti-entiti yang berhubungan, (c) Menentukan kendala sistem yaitu kebutuhan akan jaringan antar computer, (d) Menentukan kebutuhan informasi dari dosen dan pihakpihak yang terkait, (e) Mempelajari sistem dan prosedur penyusunan jadwal di Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Sukma Medan, (f) Mengembangkan dan mengevaluasi alternatif pemecahan masalah, (g) Mengembangkan logical model dari sistem yang diusulkan. Setelah mengumpulkan fakta dan mendokumentasikannya kemudian memperhitungkan apakah organisasi sebaiknya melanjutkan untuk analisis sistem terstruktur dan memperhitungkan apakah tim penyusunan sistem dapat menyelesaikan masalah dalam waktu dan anggaran biaya yang masuk akal. Adapun beberapa aspek yang perlu diperhatikan, yaitu : 1. Kelayakan Teknik, Kelayakan penyusunan sistem agar dapat menyelesaikan masalah dengan menggunakan hardware dan software yang tersedia. 2.

Kelayakan Operasi Kelayakan menyelesaikan masalah tersebut dengan menggunakan

(3)

ISSN: 1979-9640, pp: 56-59

58

Ekonomis Kelayakan menyelesaikan masalah dan memperhitungkan

keuntungan/kerugian serta efisiensi biaya operasional. Adanya Sistem informasi yang dapat mengorganisasikan penjadwalan guna menunjang proses belajar mengajar mahasiswa. 4. Kelayakan Jadwal Kelayakan menyelesaikan masalah dalam hitungan waktu. Direncanakan dalam 1,5 bulan.

Rancangan Kebutuhan Sistem

Kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dikembangkan meliputi: input, output, operasi

dan resources. Pada tahap penentuan kebutuhan sistem ini dilakukan evaluasi untuk

mendapatkan keandalan sistem yang baru, sasaran utama pada tahap ini adalah mendefinisikan apa yang seharusnya dilakukan sistem baru dan kemudian menentukan kriteria yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keandalan sistem baru. antara lain : Output-output yang harus dihasilkan, Input-output yang diperlukan untuk menghasilkan output-output, Operasi-operasi yang dilakukan untuk menghasilkan output-output. Untuk penggambaran konsep aliran data dari penentuan kebutuhan sistem, diperlukan diagram konteks, Data Flow Diagram dengan pendekatan dengan teknik Gane & Sarson, flowchart kemudian dilanjutkan dengan desain database, relasi tabel, desain input Output. Setelah semuanya terpenuhi kemudian dilanjutkan ke tahap implementasi dan evaluasi.

Rancangan Sistem Informasi

Rancangan sistem adalah merancang atau membuat sistem baru yang diterapkan untuk mengatasi masalah yang lama. Perancangan sistem dapat diartikan sebagai tahap setelah analisis dari sirklus pengembangan sistem, pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsionalis, persiapan untuk rancangan bangunan implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk (penggambaran, perencanaan, pembatasan sketsa) termasuk mengkonfigurasi komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem

Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentranformasikan data. DFD menunjukkan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem. (Andri Kristanto, 2004).

Struktur Data

(4)

ISSN: 1979-9640, pp: 56-59

59 tabel untuk mendukung keamanan sistem yang berisi user name dan password yang sudah dikodekan dan (g) Relationship/Hubungan antar table,

Deskripsi Modul

(a) Modul Registrasi Mahasiswa, (b). Modul Administrasi Keuangan, (c) Modul Internal Akademik, (d) Modul Kepegawaian, (e) Modul Penerimaan Mahasiswa Baru,

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bagian ini penulis mengambil kesimpulan dari hasil penelitian yaitu : (a) Sistem Informasi Akademik Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Sukma Medan masih dilakukan secara manual sehingga keterlambatan pengaturan jadwal atau jam yang bersamaan dalam satu tempat bisa terjadi dan dapat mengganggu proses belajar mengajar, (b) Komputerisasi Sistem Informasi Akademik lebih mempermudah dalam penyusunan jadwal karena kesamaan jam atau ruang yang akan dipakai bisa langsung diketahui, dan bisa dilakukan perubahan secara langsung, (c) Proses belajar mengajar akan dapat lebih dimaksimalkan dengan penyusunan jadwal secara komputerisasi, (d) Keterlambatan dalam penyusunan jadwal karena pengaturan ruang dan jam bisa dikurangi. Disini juga penulis memberikan saran diantaranya : (a) Selain peningkatan pengolahan data dengan sistem informasi yang berbasiskan komputer, Sumber Daya Pemakai (Brainware) juga harus ditingkatkan untuk menunjang dalam pengoperasian sistem informasi yang akan dipakai, (b) Sistem Informasi secara global akan lebih dapat bermanfaat daripada terbatas pada lingkup tertentu. Dengan adanya Sistem Informasi yang terhubung secara jaringan diharapkan dapat diperluas lagi dengan memakai media internet sehingga informasi yang tersebar menjadi lebih luas dan bermanfaat.

DAFTAR PUSTAKA

Arbie Erwan, 1992, Sistem Informasi Manajemen, Edisi II, Cetakan Kedua, Jakarta Chusing Berry E, 1992, Sistem Informasi Manajemen dan Organisasi Perusahaan,

Terjemahan Ruchyat Kosasih, Erlangga, Jakarta.

Davis Gordon B, 1995, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Bagian I, Pengantar Seni Manajemen, Jakarta.

J. Supranto, MA, 2000, Teknik Sampling untuk Survei & Eksperimen, Rineka Cipta, Jakarta.

Jogiyanto, 1997, Sistem Informasi Manajemen, Erlangga, Jakarta

Longkutoy Jhon J, 1994, Pengantar Komputer, Cetakan Kesepuluh, Mitra Sumber Widya, Jakarta.

Moekjat, 1994, Sistem Informasi Manajemen, Erlangga, Jakarta.

Murdick Arikunto, 1996, Sistem Informasi Manajemen, Erlangga, Jakarta. T. Hani Handoko, 1991, Sistem Informasi Manajemen, Erlangga, Jakarta.