[Type here]
Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia
HANYA UNTUK INTERNAL KEMLU
PANDUAN PEMBUATAN
KONTRAK SEWA GEDUNG
BAGI PERWAKILAN
REPUBLIK INDONESIA
Biro Hukum dan Administrasi
Kementerian dan Perwakilan
2020
HANYA UNTUK INTERNAL KEMLU
Hak Cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang mengutip atau memperbanyak sebagian maupun keseluruhan isi buku panduan ini dalam bentuk apapun, tanpa izin tertulis dari Biro Hukum dan Administrasi Kementeiran dan Perwakilan, Kementerian Luar Negeri.
---
Penerbitan panduan ini hanya untuk tujuan memberikan informasi dan bukan merupakan nasihat hukum. Ketergantungan pada materi yang terkandung di
dalamnya adalah risiko pengguna sendiri ---
Biro Hukum dan Administrasi Kementerian dan Perwakilan
Unit Eselon II Kementerian Luar Negeri yang mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan perumusan peraturan perundang-undangan, pemberian pertimbangan hukum dalam rangka penyelesaian masalah hukum administrasi yang berkaitan dengan tugas Kementerian Luar Negeri, pemberian dukungan pelayanan administrasi bagi Sekretaris Jenderal, Staf Ahli, Pejabat Khusus, Kepala Perwakilan Republik Indonesia, Konsul Kehormatan Republik Indonesia, serta pengelolaan kearsipan dan persuratan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia.
Bagian Layanan Hukum
Unit Eselon III Kementerian Luar Negeri di bawah Biro Hukum dan Administrasi Kementerian dan Perwakilan, yang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pemberian layanan hukum administrasi yang terkait dengan aspek intern Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia, penyiapan pengkajian produk hukum administrasi, publikasi dan sosialisasi, serta dukungan advokasi hukum aspek kepegawaian, perlengkapan, keuangan, dan organisasi.
Hubungi Kami:
Gedung utama Lantai 2 Kementerian Luar Negeri Jalan Taman Pejambon No.6 Jakarta Pusat
Telp: (021) 344 1508 ext. 5630 Email: layanan.hukum@kemlu.go.id
Panduan pembuatan kontrak sewa gedung bagi Perwakilan Republik Indonesia adalah seri pengembangan dari panduan penyusunan dan review kontrak publik internasional bagi Pejabat Pembuat Komitmen Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia yang diterbitkan tahun 2019. Panduan ini dibuat untuk memberikan advokasi hukum yang bersifat mitigasi bagi pegawai Kementerian Luar Negeri baik di Kementerian Luar Negeri maupun yang ditugaskan pada Perwakilan Republik Indonesia.
SELAYANG PANDANG
Menteri Luar Negeri pada tanggal 29 Oktober 2019 telah menyampaikan 5 prioritas Politik Luar Negeri 2019-2024 yaitu: penguatan diplomasi ekonomi, diplomasi perlindungan, diplomasi kedaulatan dan kebangsaan, dan infrastruktur diplomasi yang kuat.
Peran Biro Hukum dan Administrasi Kementerian dan Perwakilan (BHAKP) sebagai supporting unit bagi satker Pusat dan Perwakilan Republik Indonesia dalam mewujudkan infrastruktur diplomasi yang kuat berdasarkan Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 2 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Luar Negeri adalah menyiapkan infrastruktur hukum/legal infrastructure dalam bentuk penyusunan kebijakan dibidang layanan dan advokasi hukum.
Untuk menguatkan infrastruktur diplomasi tersebut Kementerian Luar Negeri telah melakukan pengadaan sarana dan prasarana fisik guna meningkatkan kinerja Diplomasi melalui Perwakilan RI di luar negeri.
Sejak 2017 BHAKP telah membantu merumuskan kontrak sewa bagi sejumlah gedung Perwakilan RI karena berakhirnya kontrak sewa dan berakibat pindah gedung, maupun perpanjangan dan/atau pembaruan kontrak sewa sebelumnya. Berdasarkan data Biro Umum per Februari 2020, terdapat 302 gedung perwakilan yang berada di bawah penguasaan Kementerian Luar Negeri, dengan perbandingan 183 gedung berstatus milik dan 119 gedung berstatus sewa. Dari jumlah gedung yang masih berstatus sewa tersebut, 50 gedung (42%) berfungsi sebagai gedung kantor dan 69 gedung (58%) sebagai gedung wisma dan lainnya.
Saat ini Kementerian Luar Negeri belum memiliki standard minimumclause contract yang dapat dijadikan acuan kerja dalam menyusun/mereviu perjanjian sewa serta perjanjian komersil lainnya. Naskah Perjanjian sebagaimana tertuang dalam Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) dan Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK) dalam dokumen Standar Dokumen Pengadaan masih bersifat sangat umum dan dalam konteks locus pengadaan di Indonesia.
Mengingat kompleksitas yang dialami perwakilan RI dalam berkontrak dengan pemilik gedung di luar negeri, terutama karena natur perwakilan RI sebagai perwakilan diplomatik yang terikat dengan konvensi internasional, maka kami susun panduan yang dapat digunakan dalam pembuatan maupun negosiasi kontrak sewa gedung bagi perwakilan RI di luar negeri. Kami berharap panduan ini dapat memperkaya khazanah pembaca dalam membuat kontrak yang berdimensi internasional.
Tidak lupa kami ucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah berkontribusi baik langsung maupun tidak langsung dalam merampungkan panduan ini. Kami juga menyadari bahwa panduan ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu, kritik, saran, dan sumbang pemikiran dari pembaca untuk memperbaiki kualitas panduan ini akan sangat kami hargai.
Terima kasih.
Jakarta, Desember 2020 Kepala Biro Hukum dan Administrasi Kementerian dan Perwakilan
Pengarah
Kepala Biro Hukum dan Administrasi Kementerian dan Perwakilan Okto Dorinus Manik
Ketua Tim
Kepala Bagian Layanan Hukum R.R. Dewi Avilia
Editor
Kepala Sub Bagian Advokasi Hukum Aspek Keuangan dan Perlengkapan
Andos Manggala L. Tobing Anggota Tim
Kepala Sub Bagian Advokasi Hukum Aspek Kepegawaian dan Organisasi
Henry Soratangsu
Kepala Sub Bagian Sosialisasi dan Publikasi Produk Hukum Administrasi
Ringgi Perdini
Diplomat Pertama/Analis Kontrak Khania Nirmala Pratidina
DAFTAR ISI
SELAYANG PANDANG KATA PENGANTAR TIM PENYUSUN BAB I PENDAHULUAN A. UMUMB. ASPEK HUKUM DAN ASPEK TEKNIS-KOMERSIAL DALAM PENYUSUNAN
KONTRAK SEWA GEDUNG PERWAKILAN RI DI LUAR NEGERI
BAB II KLAUSUL STANDAR KONTRAK SEWA
A. PEMBUKAAN
B. ISI KESEPAKATAN (COVENANTS)
C. BOILERPLATE CLAUSE
BAB I
PENDAHULUAN
A. UMUM
Dalam proses pengadaan gedung sewa bagi Perwakilan RI, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memiliki peran penting dalam menyiapkan rancangan kontrak yang disesuaikan dengan praktik bisnis setempat yang sudah mapan, mengingat pengadaan tersebut merupakan jenis
pengadaan yang dikecualikan.1 Hal ini nantinya akan terkait dengan penentuan hak dan
kewajiban para pihak, khususnya pada hal-hal yang memiliki konsekuensi keuangan seperti asuransi, pengembalian deposit sewa, biaya dilapidasi, dan penyelesaian sengketa.
Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh PPK pada saat merancang kontrak antara lain :
mengetahui spesifikasi gedung yang dibutuhkan2, jenis gedung yang akan disewa3,
kecermatan dalam menyusun kontrak, kejelasan ruang lingkup pekerjaan, tata cara pembayaran sesuai model bisnis, dan jangka waktu pelaksanaan.
Selain berpedoman pada ketentuan mengenai pengadaan barang/jasa, pengadaan gedung Perwakilan RI di luar negeri berpedoman juga pada Peraturan Menteri Keuangan No.53/PMK.02/2015 tentang Penganggaran Penyediaan Tanah/Gedung/ Bangunan Perwakilan RI di Luar Negeri. Dalam hal ini, tahap perencanaan dalam siklus pengadaan Barang Milik Negara (BMN) perlu dipersiapkan dengan baik, mencakup perencanaan pengadaan dan perencanaan pemeliharaan.
B. ASPEK HUKUM DAN ASPEK TEKNIS-KOMERSIAL DALAM PENYUSUNAN KONTRAK SEWA GEDUNG PERWAKILAN RI DI LUAR NEGERI
Aspek Hukum
Perjanjian sewa-menyewa yang dilakukan oleh Perwakilan RI pada dasarnya adalah aktivitas bisnis/komersial yang bersinggungan dengan entitas diplomatik. Untuk itu, dalam perumusan perjanjiannya diperlukan pemahaman para pihak mengenai hal-hal khusus yang dapat diatur di dalam perjanjian, seperti klausul diplomatik, penggunaan bahasa nasional, dan perpajakan. Prinsip-prinsip perjanjian sewa-menyewa di luar negeri pada umumnya memiliki kemiripan dengan prinsip perjanjian di Indonesia, yang didasarkan atas prinsip kesepakatan yang
mengikat dua pihak atau lebih (pacta sunt servanda). Penggunaan analogi di dalam Kitab
Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPer) dapat dilakukan, terutama pada beberapa prinsip utama dalam perjanjian sewa, antara lain:
1) Barang harus diserahkan dalam keadaan baik (ps.1551 KUHPer);
2) Quiet enjoyment (ps.1550 jo. ps.1557 KUHPer);
3) Larangan mengubah bentuk barang yang disewakan (ps.1554 KUHPer);
4) Larangan alih-sewa kepada pihak ketiga (ps.1559 KUHPer);
1 Pasal 61 ayat (1) huruf c Perpres No.16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah jo. Peraturan LKPP No.12
Tahun 2018 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa yang Dikecualikan pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
2 Spesifikasi gedung yang dibutuhkan antara lain dengan mempertimbangkan kebutuhan ruang pelayanan publik, jumlah staf,
keamanan, jumlah kendaraan dinas/pribadi staf, dan lokasi.
3 Jenis gedung yang akan disewa dapat berupa gedung perkantoran (commercial building), bangunan yang berdiri sendiri
5) Penyewa sebagai kepala rumah tangga yang baik (ps.1560 KUHPer);
6) Penggunaan barang yang disewa sesuai tujuan (ps.1561 KUHPer); dan
7) Jual-beli tidak menghapus sewa (ps.1576 KUHPer).
Terkait isu forum penyelesaian sengketa di luar negeri, baik itu melalui pengadilan, arbitrase, atau forum lainnya, pada umumnya akan menggunakan hukum setempat namun Perwakilan dapat melakukan analisa terlebih dahulu khususnya terkait efektivitas pilihan forum dan eksekusi putusan atas sengketa tersebut.
Sebagaimana telah diilustrasikan sebelumnya bahwa tantangan dalam penyusunan kontrak oleh Perwakilan RI di luar negeri adalah natur dirinya sebagai perwakilan diplomatik yang terikat dengan konvensi maupun kebiasaan internasional. Dengan demikian, selain prinsip-prinsip utama tersebut di atas juga perlu diperhatikan beberapa isu berikut ini dalam menyusun dan menegosiasikan kontrak sewa:
1) Klausul diplomatik
Pasal 2 Konvensi Wina 1961 menegaskan bahwa pembukaan hubungan diplomatik antar negara, dan penempatan misi diplomatiknya, dilakukan atas dasar kesepakatan. Penempatan perwakilan diplomatik di suatu negara dapat terpengaruh iklim politik setempat, yang mengakibatkan personil perwakilan tersebut sewaktu-waktu
meninggalkan tempat penugasannya (vide Pasal 45 Konvensi Wina 1961).
Pencantuman klausul diplomatik di dalam kontrak sewa (Lease Agreement) menjadi
penting guna melindungi kepentingan Perwakilan RI terutama dari sisi risiko keuangan. Klausul Diplomatik sendiri adalah klausul yang memungkinkan penyewa untuk mengakhiri kontrak sewa sebelum masa sewa berakhir tanpa membebankan penyewa dengan sisa biaya sewa.
2) Keseimbangan hak dan kewajiban para pihak
Pemilik gedung umumnya sudah memiliki format lease agreement, sehingga sering kali
calon Penyewa tidak dimungkinkan untuk melakukan negosiasi lebih lanjut atas klausul-klausul yang tercantum di dalamnya, khususnya klausul-klausul hak dan kewajiban.
Perwakilan Republik Indonesia dapat menggunakan jasa konsultan hukum yang
memiliki kompetensi di negara setempat untuk melakukan peninjauan atau reviu lease
agreement tersebut, untuk memastikan seluruh hak dan kewajiban disepakati secara seimbang.
3) Kenaikan harga sewa gedung
Perwakilan Republik Indonesia sebagai penyewa sering kali dihadapi dengan kenaikan harga sewa gedung pada saat melakukan perpanjangan masa sewa. Faktor kesulitan untuk mencari gedung lain mengakibatkan Perwakilan terpaksa menyetujui kenaikan harga tersebut.
Salah satu cara adalah untuk menghindari kenaikan harga sewa yang dilakukan sepihak oleh pemilik gedung adalah dengan mencantumkan pagu atau batas atas kenaikan sewa pada saat perpanjangan atau selama masa sewa gedung tersebut. Hal tersebut akan mengakibatkan pemilik gedung tidak dapat menaikkan harga sewa melebihi harga atau
pagu yang telah ditetapkan dan disepakati sebelumnya saat penyusunan lease
4) Perbedaan interpretasi kontrak
Sering kali muncul kendala saat bentuk dan format muatan kontrak Pengadaan Barang/Jasa (d.h.i. kontrak sewa gedung) yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan Indonesia tidak dapat diterapkan di negara setempat berdasarkan hukum negara tersebut, sehingga berpotensi menimbulkan perbedaan interpretasi kontrak. Peraturan Menteri Luar Negeri No.1 Tahun 2019 tentang Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Luar Negeri (Permenlu 1/2019) memberikan kelonggaran dengan mempertimbangkan efektivitas dan efisiensi Pengadaan Barang/Jasa, bentuk dan muatan kontrak Pengadaan Barang/Jasa dapat menyesuaikan dengan hukum negara setempat.
Permenlu tersebut juga mengatur dalam hal ketentuan peraturan perundang-undangan Indonesia mengenai Pengadaan Barang/Jasa tidak dapat dilaksanakan di negara setempat, maka dapat dilakukan penyesuaian yang didasarkan pada pertimbangan tertulis dari kantor hukum di negara setempat sebagai dasar pengambilan keputusan oleh pelaku Pengadaan Barang/Jasa (ps.26).
5) Hukum yang berlaku
Klausul ini pada intinya mengatur mengenai hukum negara manakah yang akan
digunakan dalam penyusunan Lease Agreement, hingga pada saat penyelesaian
sengketa apabila kedua belah pihak memutuskan untuk melakukan penyelesaian sengketa secara litigasi. Untuk itu, perlu disepakati terlebih dahulu mengenai hukum yang akan berlaku dalam kontrak sewa.
Terdapat kendala saat hukum yang berlaku bagi sebuah kontrak sewa adalah hukum asing yang tidak dimengerti oleh personil Perwakilan Republik Indonesia. Oleh karena itu, saat menyusun kontrak sewa diperlukan kajian dan asistensi dari konsultan hukum yang memiliki kompetensi hukum negara setempat agar perjanjian yang dihasilkan tidak merugikan Perwakilan di kemudian hari.
6) Perpajakan
Dalam menyusun maupun menegosiasikan kontrak sewa, Perwakilan perlu memperhatikan norma-norma di dalam Konvensi Wina 1961 tentang Hubungan Diplomatik, khususnya yang terkait isu perpajakan, diantaranya:
• Pasal 23: perwakilan diplomatik dibebaskan dari segala pajak nasional maupun
pajak daerah sehubungan dengan kediamannya, namun tidak termasuk dengan pajak yang wajib dibayarkan berdasarkan negara setempat;
• Pasal 34: perwakilan diplomatik dibebaskan dari pajak kecuali untuk: i) pajak tidak
langsung yang termasuk dalam harga barang/jasa; ii) pajak benda tak bergerak atas nama pribadi; iii) warisan di negara setempat; iv) pajak pendapatan pribadi yang bersumber dari negara setempat; v) pajak atas biaya layanan; dan vi) biaya pendaftaran, pengadilan atau pencatatan, pajak hipotek dan materai sehubungan dengan benda tak bergerak; dan
• Pasal 36; pembebasan pajak bagi perwakilan diplomatik dan anggota keluarganya
7) Bahasa yang digunakan dalam perjanjian
Pengaturan mengenai penggunaan bahasa Indonesia telah diatur di dalam UU No.24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan; Perpres No.63 Tahun 2019 tentang Penggunaan Bahasa Indonesia; dan Permenlu 1/2019, dimana dapat disimpulkan bahwa kontrak sewa dibuat dalam bahasa di negara setempat atau bahasa Inggris, dan bahasa Indonesia.
Aspek Teknis-Komersial
Dari sudut pandang teknis properti yang akan disewa, proses pengadaan gedung sewa bagi Perwakilan RI sebaiknya dimulai dengan perencanaan yang baik dan disampaikan melalui
dokumen Request For Proposal sehingga kandidat gedung yang akan dipilih nantinya telah
melalui seleksi kualitatif dan kuantitatif.
Negosiasi teknis perlu dilakukan dengan cermat, baik yang terkait spesifikasi gedung yang
dibutuhkan maupun pengaturan khusus sesuai jenis gedung yang diperlukan, misalnya fit-out
period, overtime charged, luas area yang disewa (net atau semi-gross), hingga rent review mechanism.
Konsultan properti terkemuka dunia, seperti Jones Lang LaSalle, memberikan panduan umum
mengenai tahap-tahap dalam mengadakan sewa gedung.4
Bagan 1. Tahapan pengadaan sewa gedung
4 Penggunaan Request for Proposal (RFP) umumnya dilakukan apabila calon penyewa menggunakan jasa konsultan properti
untuk mencari gedung sesuai dengan spesifikasi kebutuhannya. Beberapa negara membuka bidding melalui website
perwakilan untuk mendapatkan kontrak sewa wisma dubes (Kedubes Argentina di Bangkok). Pada situs Kedutaan Argentina di Bangkok, para bidder yang diundang wajib menyerahkan draft lease agreement yang minimum memuat: jangka waktu sewa 3 tahun, mata uang, tata cara pembayaran bulanan, metode pembayaran, layanan yang diberikan serta jumlah deposit yang diminta.
Di dalam melakukan negosiasi, Perwakilan perlu memperhatikan sisi komersial dan teknis spesifikasi gedung yang diperlukan untuk nantinya disepakati dengan pemilik/pengelola gedung, sebagaimana tergambar melalui bagan 2. Melalui negosiasi yang cukup detail tersebut, diharapkan Perwakilan dapat memperoleh harga sewa yang kompetitif sambil tetap memenuhi prinsip penggunaan anggaran negara yang efektif dan efisien.
BAB II
KLAUSUL STANDAR KONTRAK SEWA
Pada bab ini akan diuraikan lebih lanjut anatomi standar kontrak sewa berikut penjelasan tiap klausul dan contoh klausul, sebagai pedoman bagi personil Perwakilan RI dalam menegosiasikan dan menyusun kontrak sewa gedung. Contoh kontrak yang digunakan telah dirancang sedemikian rupa agar menyerupai kontrak sewa sesungguhnya. Namun demikian tetap diperlukan perubahan dan/atau penyesuaian dengan kondisi riil di Perwakilan masing-masing.A. PEMBUKAAN
1) Tanggal & tempat penandatanganan
Tanggal yang dimaksud di sini adalah tanggal penandatanganan perjanjian sewa. Tergantung dari kesepakatan para pihak dan konsep perjanjian, tanggal penandatanganan perjanjian sewa dapat berbeda dengan tanggal dimulainya sewa.
Contoh klausul :
2) Identitas para pihak
(Kapasitas penanda tangan pemilik atau pengelola). Apabila pihak yang akan menandatangani bukan pemilik gedung (misalnya: pengelola) agar diperiksa terlebih dahulu persetujuan pemilik sekiranya diperlukan oleh hukum setempat. Apabila penanda tangan adalah perempuan atau di bawah umur, Perwakilan agar memeriksa kembali ketentuan hukum negara setempat mengenai kapasitasnya untuk menandatangani, atau persetujuan yang dibutuhkan untuk menandatangani. Dalam hal pemberi sewa bukan perorangan (misalnya: badan usaha berbadan hukum atau tidak berbadan hukum), Perwakilan agar memeriksa legalitas dan kompetensi dari pihak penanda tangan yang mewakilinya.
Contoh klausul :
This Tenancy Agreement (the “Agreement”) is made on 9 October 2020 in Singer, Germany.
BETWEEN:
(1) John Doe (the "Landlord") of 123 Jump Street, Singer, Germany; and (2) Budhi Doremi (the "Tenant") of 456 Somewhere Street, Bregenz, Austria.
3) Recitals
Klausul ini berisi tentang:
- dasar kepemilikan hak atas properti (hanya disebutkan properti yang menjadi
obyek dari perjanjian sewa);
- latar belakang para pihak melakukan perikatan;
- tujuan penggunaan obyek sewa.
Klausul ini penting untuk keperluan pertanggungjawaban pengadaan/pelaksanaan sewa gedung.
Contoh klausul :
B. ISI KESEPAKATAN (COVENANTS)
Bagian “covenants” atau yang sering juga disebut sebagai the heart of the agreement
merupakan bagian yang menegaskan janji-janji yang dibuat oleh para pihak. Pada bagian ini terkandung obyek perjanjian dan kewajiban masing-masing pihak, misalnya: janji atau kesepakatan untuk mengirim barang tertentu dengan imbalan bayaran, atau kesepakatan untuk tidak melakukan suatu perbuatan tertentu.
1) Definisi (opsional)
Salah satu cara untuk membuat kontrak menjadi akurat dan tidak ambigu bagi para pembacanya adalah dengan mencantumkan definisi untuk istilah-istilah yang dipakai di dalam kontrak. Apabila diperlukan, dapat dibuat satu bagian khusus di dalam kontrak sewa yang berisikan semua definisi/istilah yang digunakan. Alternatif lain adalah memberikan definisi pada bagian-bagian yang diperlukan. Semua istilah yang telah diberikan definisi harus digunakan secara konsisten. Namun tidak semua kontrak memerlukan definisi. Untuk konsep-konsep yang dipandang cukup sederhana dan mudah dimengerti, tidak diperlukan definisi. Contoh klausul:
WHEREAS:
A. The Landlord is the sole owner of property located at 789 Anywhere Avenue, Singer Germany (the “Leased Premises”).
B. The Tenant is a… [commitment-making officer] [*cantumkan dasar penunjukannya].
C. The Leased Premises will be used as the Indonesian embassy pursuant to the 1961 Vienna Convention on Diplomatic Relations.
DEFINITION
For the purpose of the Agreement, the following words have the following meaning:
2) Perikatan utama perjanjian sewa
Bagian ini menguraikan perikatan utama yang diatur dalam perjanjian sewa, yakni penyewaan properti yang dimiliki atau dikelola oleh pemberi sewa. Bagian ini menjabarkan lebih lanjut obyek sewa dan fasilitasnya serta hal-hal yang termasuk
dalam obyek sewa, misalnya air conditioner, pemanas, dll., atau dibuat di dalam
lampiran terpisah. Contoh klausul:
3) Jangka waktu sewa
Sebutkan secara spesifik jangka waktu sewa (tanggal, bulan dan tahun dimulainya sewa dan berakhirnya sewa). Apabila tanggal mulai sewa tidak sama dengan tanggal penandatanganan perjanjian sewa, hal tersebut harus disebutkan atau terlihat secara jelas dalam bagian ini.
Dengan memperhatikan praktik bisnis yang berlaku di negara setempat, sebaiknya diatur mengenai mekanisme perhitungan harga sewa dan batas kenaikan harga sewa yang diperbolehkan, dalam hal penyewa memperpanjang jangka waktu sewa.
Contoh klausul:
Fixtures and fittings means an item of personal property attached to the land
or building that is regarded as an irremovable part of the real property including public house bars, coffee machines, cabinets, chandeliers, light fittings, and drawers.
The said premises means the property located at 789 Anywhere Avenue,
Singer Germany.
1. The Landlord leases the Leased Premises to the Tenant.
2. Lease of the Leased Premises hereunder includes the fixtures and fittings therein belonging to the Landlord as specified in the Schedule 1 hereof.
1. The term of the lease is from 1 January 2021 until 31 December 2022 (the “Lease Term”).
2. The Tenant will have a fitting-out period starting from the 1 November 2020, or otherwise at an earlier date as agreed by the parties, until 31 December 2020.
3. The Landlord agrees to grant the Tenant with the first right of priority to extend the lease upon the expiry of the Lease Term. The Tenant may exercise the rights referred to in this paragraph by sending a written notification to the Landlord of its intention to extend the lease at the latest 3 (three) months before the expiry of the Lease Term.
4) Uang sewa
Bagian ini menguraikan secara jelas mengenai besaran uang sewa serta pembayaran-pembayaran lain harus dibayar oleh penyewa. Untuk kontrak sewa jangka panjang, perlu diatur mengenai hal-hal yang dapat menyebabkan kenaikan harga sewa serta biaya lainnya, dan perhitungan kenaikan harga sewa dan biaya lainnya tersebut.
Tata cara dan waktu pembayaran juga harus disebutkan dalam bagian ini. Pembayaran sewa umumnya dilakukan melalui transfer bank, namun harap diperhatikan model bisnis di negara setempat. Selain itu, perlu juga diperhatikan dan dicermati kapan uang sewa mulai dihitung dan mulai dibayar. Perlu juga diberikan rincian mengenai biaya-biaya yang harus dibayar oleh penyewa selama masa sewa.
Dengan memperhatikan praktik bisnis yang berlaku di negara setempat, sebaiknya diatur mengenai mekanisme perhitungan harga sewa dan batas kenaikan harga sewa yang diperbolehkan, dalam hal penyewa memperpanjang jangka waktu sewa.
Contoh klausul:
1. The annual lease fee is €4,500 (four thousand and five hundred Euro), comprising of:
(a) €2,500 (two thousand and five hundred Euro) being rental in respect of the said Leased Premises;
(b) €1,000 (one thousand Euro) being charges for the hire of the furniture; (c) €1,000 Euro (one thousand Euro) being maintenance charges.
2. The lease fee is payable in advance without deduction whatsoever on the 5th day of each year via telegraphic transfer to the following details:
Bank :
Account Name :
Bank Account Number :
3. Proof of bank transfer in paragraph 2 above shall constitute a valid evidence of payment of the relevant lease fee.
4. For the avoidance of doubt, the parties agree that:
(a) the Tenant will only start paying the full amount of the lease fee as referred to in paragraph 1 above on 1 January 2020;
(b) from 1 November 2020 until 31 December 2020, the Tenant will only pay the maintenance charges.
5. Additional to the lease fee, the Tenant must pay the telephone fee and electricity fee according to separate bill through the Landlord.
5) Inspeksi dan serah terima obyek sewa
Perlu dilakukan inspeksi bersama antara pemberi sewa dan penyewa untuk memeriksa:
✓ kondisi awal obyek sewa;
✓ fasilitas-fasilitas yang terdapat pada obyek sewa;
✓ keberadaan kerusakan dan cacat tersembunyi pada obyek sewa atau tidak
berfungsinya fasilitas obyek sewa.
Pada inspeksi bersama ini disepakati mengenai fungsi-fungsi yang perlu ditambahkan pada obyek sewa serta perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan oleh pemberi sewa terhadap kerusakan dan cacat tersembunyi pada obyek sewa, serta fasilitas obyek yang tidak berfungsi.
Setelah perbaikan dilakukan, pemberi sewa dan penyewa akan melakukan inspeksi bersama kembali guna memeriksa hasil perbaikan dan penambahan yang dilakukan oleh pemberi sewa, dan melakukan serah terima atas obyek sewa. Dengan dilakukannya serah terima, maka tanggung jawab atas obyek sewa beralih kepada penyewa.
Contoh klausul:
6. In the event that the Tenant exercises its first right of priority as referred to in this Agreement, the parties agree that the Landlord is entitled to increase the annual lease fee according to the reasonable market value, provided that such increase must not exceed 20% (twenty percent) of the current lease fee. For the purpose of this paragraph, “reasonable market value” shall mean the lease fee any tenants pay with similar size of leased space at comparable property.
7. Subject to previsions of the prevailing laws, the Tenant shall be free and exempted from any national, regional or municipal tax and dues with respect to the entry into of this Agreement and the use of the Leased Premises.
1. After signing this Agreement, the Landlord and the Tenant must jointly inspect the conditions of the Leased premises.
2. A “minutes of inspection” must be made and signed, on site, by both parties, in which they must state any damage and defect on the Leased Premises, as well as any additional features requested by the Tenant. 3. The Landlord must renovate the Leased Premises according the minutes
of inspection and complete such renovation by 30 October 2020.
4. The parties further agree to have a take-over inspection on 31 October 2020 to inspect the renovation made by the Tenant and thereafter sign a “minutes of inspection” on site.
5. By signing the minutes of inspection, the physical possession and, thus, liability over the Leased Premises are transferred from the Landlord to the Tenant.
6) Asuransi
Perlu disepakati dan diatur di dalam kontrak sewa mengenai pihak yang wajib menanggung premi asuransi atas obyek sewa. Umumnya penyewa dilarang untuk melakukan tindakan-tindakan atau membuat perubahan pada obyek sewa yang
dapat menyebabkan asuransi menjadi tidak berlaku (void) atau menyebabkan
kenaikan premi asuransi. Contoh klausul:
7) Tanggung jawab dan kewajiban serta larangan yang berlaku bagi penyewa
Bagian ini menjabarkan hal-hal yang menjadi tanggung jawab dan kewajiban penyewa, serta larangan yang berlaku bagi penyewa. Ketentuan-ketentuan yang biasanya terdapat dalam kontrak sewa:
✓ Pada prinsipnya, penyewa wajib untuk merawat dan menjaga obyek sewa.
✓ Penyewa dilarang mengubah bentuk obyek sewa tanpa persetujuan pemberi
sewa.
✓ Penyewa dilarang mengalihkan sewa atau menyewakan ulang obyek sewa
tanpa persetujuan pemberi sewa.
✓ Penyewa wajib menggunakan obyek sewa sesuai dengan peruntukkan yang
disepakati, dan tidak untuk tujuan lain.
✓ Penyewa bertanggungjawab atas segala kerusakan yang diakibatkan oleh
dirinya. Contoh klausul:
1. The Tenant must insure and keep insured, to the full insurable value thereof, the Lease Premises against destruction or damage by fire, earthquake, and all other risks usually insured against property of this type, including but not limited to public liability insurance.
2. The Tenant must neither perform any action nor allow the performance of any action to the Leased Premises, including any modification to the Leased Premises, that can cause the insurance of the Landlord becoming null or invalid or otherwise cause an increase in the premium.
1. The Tenant must not assign, sublet, or otherwise transfer the Lease Premises to any other party without the prior written consent of the Landlord.
2. The Tenant must only use the Lease Premises in accordance with the purpose mentioned in the recitals of this Agreement together with its relevant activities.
3. The Tenant must not make any modification or alteration to any part of the Lease Premises without the written consent of the Landlord.
8) Tanggung jawab dan kewajiban serta larangan yang berlaku bagi pemberi sewa
Bagian ini menjabarkan hal-hal yang menjadi tanggung jawab dan kewajiban pemberi sewa, serta larangan yang berlaku bagi pemberi sewa. Ketentuan-ketentuan yang umumnya terdapat dalam kontrak sewa diantaranya:
✓ Pemberi sewa harus menyerahkan obyek sewa dalam kondisi baik dan sesuai
jangka waktu yang diperjanjikan di dalam kontrak sewa.
✓ Pemberi sewa wajib menjamin bahwa penyewa dapat menikmati sewa tanpa
gangguan apa pun selama masa sewa.
✓ Sesuai dengan praktik yang berlaku di negara setempat, penyewa
bertanggungjawab atas perawatan instalasi atau fasilitas obyek sewa. Contoh klausul:
9) Pernyataan dan jaminan (representations and warranties)
Untuk menjamin bahwa masing-masing pihak yang melakukan perikatan kontrak beritikad baik, memiliki kapasitas dalam membuat kontrak, dan obyek transaksi bukan merupakan obyek sengketa, umumnya konsultan hukum akan menyarankan untuk menambahkan klausul ini di dalam kontrak.
Klausul pernyataan dan jaminan berisi beberapa pernyataan fakta yang dapat dianggap sebagai jaminan. Apabila pernyataan dibuat dengan tidak tepat maka memiliki konsekuensi yang sama dengan pelanggaran kontrak. Konsekuensi lainnya adalah dapat memberikan hak kepada pihak lain untuk membatalkan kontrak atas dasar kekeliruan atau menuntut ganti rugi karena penipuan, bukan karena pelanggaran janji.
4. The Tenant must treat the Leased Premises with due care. The Tenant is responsible for carrying out the indoor maintenance of the Leased Premises so that everything is in a sound craftsman like conditions. 5. The Tenant is responsible to repair any damage that occurred to any part
of the Leased Premises which was caused by the activities of its business.
1. The Landlord must hand over the Leased Premises in accordance with the provisions of this Agreement.
2. The Landlord must ensure that the Tenant will peaceably hold and enjoy the Leased Premises until the expiry of the Lease Term without any hindrance or interruption by the Landlord or any person claiming to have rights over the Leased Premises.
3. The Landlord must arrange and pay for the maintenance of the facilities of the Leased Premises, such as ventilation systems, fire safety measures, heating systems, etc.
4. The Landlord must ensure that the Leased Premises is in accordance with the requirement of any public law applicable to the Leased Premises.
Klausul pernyataan dan jaminan umumnya menyebutkan jaminan dan fakta-fakta yang mendasari kontrak. Bagian ini mewakili inti kesepakatan kontrak dan cenderung dinegosiasikan dengan alot oleh para pihak, di antaranya:
✓ Status legalitas masing-masing pihak;
✓ Kapasitas penanda tangan;
✓ Jaminan bahwa tidak ada pelanggaran (dengan menandatangani kontrak);
✓ Jaminan bahwa obyek yang diperjanjikan dalam kondisi baik, sah secara
hukum, dan tidak bersumber dari suatu tindak pidana; dan
✓ Para pihak tidak terlibat sengketa.
Contoh klausul:
10) Ganti rugi (indemnification)
Tujuan dimasukkannya klausul indemnifikasi dalam kontrak adalah untuk mengalihkan risiko di antara pihak-pihak yang berkontrak. Klausul ini digunakan untuk memastikan bahwa potensi kerugian akan dikompensasi.
Dalam praktiknya, pemilik/pengelola gedung berjanji untuk memberikan kompensasi kepada penyewa jika tindakannya menyebabkan penyewa menderita kerugian. Misalnya, pemilik/pengelola gedung melakukan tindakan yang menyebabkan penyewa dituntut oleh pihak ketiga.
Contoh klausul:
Each party represents and warrants to the other that:
(a) it is duly qualified and authorized in accordance with the prevailing laws in the jurisdiction of its incorporation to enter into this Agreement and to perform its rights and obligations pursuant to this Agreement;
(b) the enter into and the performance of this Agreement by it does not and will not violate any laws applicable, and breach any contract binding, to it. (c) with respect to the Landlord:
(i)
it is the legal owner of the Leased Premises;(ii)
it has the full legal rights and power to lease the Leased Premises tothe Tenant in accordance with the provisions of this Agreement;
(iii)
there is no property right dispute concerning the Leased Premises with any third party;(iv)
if the Landlord transfers the Leased Premises to any other party, theTenant’s rights under this Agreement must remain valid and enforceable in accordance with the provisions of this Agreement.
The Landlord must indemnify and release the Tenant free from any claim or demand arising from or in relation to the entry into and performance of this Agreement, and any representations and warranties of the Landlord that are proven not the be true and accurate in any aspect.
11) Diplomatic clause
Dalam dunia sewa menyewa properti, klausul ini lazim dimintakan oleh penghuni
orang asing (expatriate tenant) yang penugasannya tergantung dari keputusan
kantor pusat. Tujuan dari rumusan diplomatic clause adalah agar tenant diberikan
hak untuk melakukan pemutusan kontrak lebih awal atau sewaktu-waktu akibat kebijakan mutasi dari kantor pusat. Pemutusan kontrak tersebut biasanya diikuti dengan hak pengembalian sisa uang sewa yang belum terpakai dan uang jaminan.
Diplomatic clause sangat cocok digunakan untuk sewa gedung kantor Perwakilan RI, Wisma Duta, atau untuk kontrak sewa kediaman diplomat mengingat keberadaannya sangat bergantung pada kebijakan negara pengirim, hubungan diplomatik kedua negara, dan kondisi keamanan negara penerima.
Contoh klausul:
12) Pengakhiran (termination)
Bagian ini dibuat untuk mengatur dalam situasi apa para pihak dapat mengakhiri kontrak sewa dan prosedur pengakhirannya. Dalam hal salah satu pihak diberikan hak untuk mengakhiri kontrak sewa, perlu diperhatikan dan dicermati hal-hal apa saja yang memicu timbulnya hak tersebut dan konsekuensi dari pengakhiran tersebut.
Contoh klausul:
1. If the diplomatic relations between the Republic of Indonesia and the Federal Republic of Germany are terminated, or the political and security conditions of the Federal Republic of Germany are unfavorable to staff of the Embassy of the Republic of Indonesia in [*sebutkan tempat lokasi Perwakilan], the Tenant is entitled to terminate the Agreement at any time by giving a written notice to the Landlord stating the date (the “Leaving
Date”) on which it will leave and return the Leased Premises to the
Landlord and, thus, the said termination will take effect.
2. If the event that the Tenant terminates the Agreement pursuant to paragraph 1 above, the following must apply:
(a) the Landlord must return to the Tenant the lease fee that has been paid by the Tenant in proportionate to the unused period; and
(b) all rights and obligations of the parties will cease on the Leaving Date. 3. The Landlord agrees to and must respect the provisions on the protection of the Tenant’s rights provided under the 1951 Vienna Convention on Diplomatic Relations.
Unless as provided herein, the Agreement can only be terminated mutually by written agreement of the parties.
13) Keadaan kahar (force majeure)
Klausul ini merupakan salah satu instrumen untuk memitigasi risiko yang disebabkan “kekuatan” di luar kekuasaan para pihak dalam kontrak yang menyebabkan kontrak tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan. Keadaan kahar dapat diartikan sebagai klausul yang memberikan dasar pemaaf kepada salah satu pihak dalam suatu kontrak, untuk menanggung sesuatu hal yang tidak dapat diperkirakan sebelumnya, yang mengakibatkan pihak tersebut tidak dapat menunaikan kewajibannya berdasarkan kontrak yang telah disepakati. Contoh klausul:
C. BOILERPLATE CLAUSE
Klausul ini umumnya terdapat di bagian akhir kontrak untuk mengatur hal-hal umum seperti pilihan hukum, tata cara notifikasi ke para pihak, amandemen, penyelesaian sengketa/perbedaan, dsb.
1) Keseluruhan perjanjian (entirety of the agreement)
Dalam proses pembentukan kontrak, para pihak yang akan berkontrak umumnya melakukan pra kontrak yaitu negosiasi yang umumnya dituangkan dalam bentuk
minute of meeting, offering dan acceptance letter atau bentuk lainnya untuk mengidentikasi kesepakatan awal. Untuk memberikan kepastian dokumen mana
saja yang akan dianggap sebagai kontrak maka perlu dibuat klausul entirety of the
agreement.
1. Each party is be entitled to delay or suspend the performance of its obligations under this Agreement and is not be liable to the other for any failure to fulfill its obligations hereunder if and to the extent that it is prevented from or hindered in or delayed in the performance of its obligations under this Agreement by force majeure.
2. Force majeure is any circumstance or event that occurs beyond the power of either party, which includes floods, earthquakes and other natural disasters, epidemic or outbreaks of diseases, fire, riots, war, government decisions or regulations, that preclude either party directly to perform its obligations under this Agreement.
3. In the occurrence of a force majeure circumstance or event that (i) causes either Party unable to perform or fulfill its obligations set forth in this Agreement or (ii) causes either Party unable to operate its business as before the occurrence of the circumstance or event of force majeure, then the party directly affected by such force majeure circumstance or event shall immediately notify, in any case shall no later than 5 (five) calendar days since the circumstance or event of force majeure occurred or came to knowledge, the other party in writing with complete details of the said circumstance or event.
2) Keterpisahan (severability)
Severability mengacu pada ketentuan kontrak yang menjelaskan dampak yang akan ditimbulkan oleh sebagian kontrak yang tidak dapat dilaksanakan. Secara umum, klausul keterpisahan terdiri dari dua bagian:
✓ Klausul untuk mempertahankan sisa perjanjian jika pengadilan memutuskan
bahwa bagian tertentu tidak dapat dilaksanakan; dan
✓ Klausul reformasi yang menyatakan bagaimana pihak-pihak yang
menandatangani kontrak akan memodifikasi bagian-bagian yang tidak dapat dilaksanakan atau justru menghapusnya.
3) Choice of Law
Pilihan hukum adalah bagian dari penerapan asas kebebasan berkontrak. Klausul ini diperlukan untuk menentukan hukum mana yang mengatur suatu kontrak (antara lain syarat sah kontrak) dan penafsiran kontrak.
Melakukan negosiasi dengan pihak lawan untuk memilih hukum yang berlaku bukanlah hal yang mudah, apalagi jika PPK berpendapat bahwa hukum Indonesia harus menjadi hukum yang berlaku bagi kontrak. Pendapat tersebut tidak sepenuhnya salah karena memang idealnya PPK memilih hukum yang paling PPK pahami.
Untuk memberikan kepastian bahwa hukum yang PPK pilih (Indonesia atau hukum negara dimana kontrak dilaksanakan atau hukum berdasarkan kewarganegaraan pihak lawan) adalah yang paling tepat, PPK dapat berkonsultasi dengan pengacara yang memiliki keahlian dibidang tersebut.
Adapun hal-hal yang perlu dikonsultasikan kepada pihak pengacara, antara lain:
✓ Apakah untuk jenis transaksi yang diperjanjikan berdasarkan peraturan negara
setempat diperbolehkan melakukan pilihan hukum?
✓ Apakah undang-undang di negara setempat untuk jenis transaksi yang
diperjanjikan pro customer atau penyedia?
4) Choice of Forum
Selain pilihan hukum para pihak yang berkontrak perlu membuat pilihan forum penyelesaian. Pada prinsipnya forum penyelesaian sengketa tergantung pada kesepakatan para pihak kecuali untuk objek kontrak/transaksi/pekerjaan tertentu yang forum penyelesaian sengketanya telah ditetapkan oleh peraturan di suatu negara.
PPK mungkin mengalami kebimbangan dalam memilih forum penyelesaian sengketa yang efektif dari sisi waktu dan biaya. Untuk mengatasinya, PPK perlu berkonsultasi dengan pengacara yang memiliki keahlian di bidang tersebut.
Ada beberapa faktor dalam menentukan forum penyelesaian sengketa yang anda perlu konsultasikan dengan pihak pengacara, yaitu:
✓ Apakah untuk kontrak barang/jasa yang tertuang dalam kontrak terdapat
peraturan di negara setempat yang mewajibkan penyelesaiannya melalui forum tertentu?
Contoh klausul:
D. PENUTUP
Bagian penutup dan penandatanganan kontrak sewa disesuaikan dengan kebiasaan dan praktik bisnis di negara setempat.
Contoh klausul:
1. This Agreement constitutes the entire agreement of the parties concerning the subject matter hereof and supersedes all prior agreements, if any.
2. This Agreement (and the exhibits attached hereto) embodies the entire, final and complete agreement and understanding between the parties and replaces and supersedes all prior discussions and agreements between them with respect to its subject matter.
3. In case any provision of this Agreement will be invalid, illegal or unenforceable, the validity, legality and enforceability of the remaining provisions will, to the extent permitted by law, not in any way be affected.
4. This Agreement is governed by and interpreted in accordance with the laws of the Federal Republic of Germany.
5. Both parties agree that any dispute arising from the implementation or interpretation of this Agreement shall be settled amicably between the parties. If the parties cannot settle the said dispute amicably after the lapse of a 30 (thirty) days period after either party sending notice to the other of the existence of such dispute, either party has the right to refer the dispute to the District court of [*masukan pilihan domisili hukum] in Germany.
6. This Agreement is made in two versions, i.e. English version and Indonesian version, with the English version prevails over the Indonesian version for all purposes.
7. Any modification, amendment or supplement to this Agreement can only be made in writing and signed by both parties.
This Agreement is signed in two identical copies of which the Landlord and the Tenant each has retained one. Each of the said copy of the parties has the same legal effect.
The Landlord
(signature)
The Tenant
