ANALISIS SISTEM
Definisi analis sistem :
LANGKAH-LANGKAH DALAM ANALISIS SISTEM
Langkah-langkah dasar yang harus dikerjakan oleh analis sistem pada tahap ini adalah :
1. Identify
Mengidentifikasikan masalah 2. Understand
Memahami kerja dari sistem yang ada 3. Analyze
Menganalisis sistem 4. Report
Membuat laporan hasil analisis
5
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahn, kesempatan-kesempatan, jhmabatan-hambatan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
MENGIDENTIFIKASI MASALAH
Tugas-tugas yang harus dilakukan dalam mengidentifikasikan masalah adalah :
1. Mengidentifikasi penyebab masalah 2. Mengidentifikasi titik keputusan
3. Mengidentifikasi personil-personil kunci
Mengidentifikasi Penyebab Masalah
Mengkaji ulang subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.
Contoh 1:
Masalah yang terjadi pada PT. “X” adalah biaya persediaan meningkat dari tahun ke tahun. Mengapa biaya persediaan meningkat. Penyelesaian :
Dari contoh di atas, maka dapat diidentifikasikan penyebab terjadinya masalah biaya persediaan yang meningkat ini dikarenakan :
- Persediaan di gudang telalu banyak (over stock) - Pembelian barang tidak ekonomis
Contoh 2 :
Pada kasus PT. ADIDAYA dalam sistem pengendalian pemasaran dan penjualan, masalah-masalah yang terjadi adalah sebagai berikut :
1. Langganan mengeluh karena pelayanan kurang baik dan barang yang dikirim tidak sesuai.
2. Banyak piutang tidak tertagih
3. Pengendalian manajemen kurang efektif Penyelesaian :
Dari masalah-masalah yang terjadi, analis sistem harus dapat mengidentifikasi kemungkinan-kemungkinan penyebab terjadinya masalah-masalah tersebut :
1. Masalah yang terjadi adalah langganan mengeluh, dapat diidentifikasikan bahwa yang menyebabkan masalah ini adalah : - Pelayanan yang kurang baik kepada pelanggan
- Barang yang dikirim sering tidak sesuai.
2. Masalah yang terjadi adalah banyaknya piutang yang tidak tertagih, dapat didentifikasikan karena beberapa sebab :
- Evaluasi pemberian kredit yang kurang benar - Penagihan piutang yang tidak efektif
3. Masalah pengendalian manajemen yang kurang efektif, dapat diidentifikasikan karena disebabkan kurang tersedianya laporan yang berkualitas.
Mengidentifikasi Titik Keputusan
Pada kasus PT. ADIDAYA, titik-titk keputusan yang dapat diambil adalah :
1. Penyebab masalah adalah pelayanan yang kurang baik kepada pelanggan. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah ini adalah :
b. Proses pembuatan order penjualan bagian order penjualan c. Proses evaluasi kredit bagian kredit
d. Proses pengambilan barang bagian gudang
e. Proses pembuatan dokumen pengiriman dan laporan pengiriman bagian pengiriman barang.
f. Proses membuat faktur bagian billing
2. Penyebab masalah adalah barang-barang yang dikirim tidak sesuai. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :
a. Kebenaran data di faktur bagian billing
b. Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman bagian billing.
3. Penyebab masalah adalah otoritasi pemberian kredit yang kurang benar. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah dukungan informasi untuk pemberian kredit bagian kredit.
4. Penyebab massalah adalah kurang tersedianya laporan yang berkualitas. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah adalah proses pembuatan laporan bagian akuntansi. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan laporan tidak tepat waktu bila proses pembuatan laporan lama, laporan tidak tepat nilainya bila pengendalian output tidak ada atau lemah.
Mengidentifikasi Personi-personil kunci
Dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (job description).
MEMAHAMI KERJA DARI SISTEM YANG ADA
Mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi Data hasil penelitian.
Pada tahap perencanaan, penelitian yang dilakukan disebut penelitian pendahuluan (preliminary survey), sedang pada tahap analisis sistem penelitian yang dilakukan disebut penelitian terinci (detailed survey).
Tugas-tugas yang perlu dilakukan adalah : 1. Menentukan jenis penelitian
2. Merencanakan jadwal penelitian - Mengatur jadwal wawancara - Mengatur jadwal observasi
- Mengatur jadwal pengambilan sampel 3. Membuat penugasan penelitian
4. Membuat agenda wawancara 5. Mengumpulkan hasil penelitian
MENGANALISIS HASIL PENELITIAN
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.
Menganalisis Kelemaham Sistem
Tujuannya adalah untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti :
Apa yang dikerjakan ???
Bagaimana mengerjakannya ??? Siapa yang mengerjakannya ??? Dimana dikerjakannya ???
Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan :
Mengapa dikerjakan ??? Perlukah dikerjakan ???
Apakah telah dikerjakan dengan baik ???
MENGANALISIS DISTRIBUSI PEKERJAAN
Distribusi dari pekerjaan menunjukan beban dari masing-masing personil atau unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama.
Untuk keperluan menganalisis distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :
- Apakah tugas dan tanggung jawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ?
- Apakah tugas dan tanggung jawab telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit-unit organisasi ?
MENGANALISIS PENGUKURAN PEKERJAAN
Untuk menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
- Apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ? - Apakah produktivitas karyawan memuaskan ?
- Apakah unit-unti organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjaga arus data dengan lancar ? - Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu
dimutakhirkan ?
MENGANALISIS KEANDALAN
Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan.
Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan. Untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
- Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ?
terkendali ?
MENGANALISIS DOKUMEN
- Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ?
- Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ?
- Apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu ?
MENGANALISIS LAPORAN
- Dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen-dokumen yang ada ?
- Apakah terdapat duplikasi file, catatan-catatan dan laporan-laporan ??
MENGANALISIS TEKNOLOGI
- Apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentuk personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ?
MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS
Laporan ini diserahkan kepada steering committee yang nantinya akan diteruskan ke manajemen.
Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.
Tujuan utama dari penyerahan laporan ini adalah : - Pelaporan bahwa analisis sistem telah dilakukan
- Meluruskan kesalahan-kesalahan pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.
- Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
- Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi.
