BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
1.1. Tinjaun Perusahaan
Badan Kepegawaian Negara adalah lembaga pemerintah non kementerian yang berkedudukan langsung dibawah dan bertanggung jawab kepada Presiden, mempunyai fungsi untuk menyempurnakan, memelihara dan mengembangkan administrasi negara di bidang kepegawaian sehingga tercapai kelancaran jalannya pemerintahan.
1.1.1. Sejarah Institusi
Sesuai dengan perkembangan, peran aparatur pemerintah semakin penting. Pemerintah menganggap perlu menetapkan kembali kedudukan, fungsi, tugas, dan organisasi Kantor Urusan Pegawai Negeri (KUP) yang ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950. Sesuai dengan tuntutan peran dan fungsi dalam membina kepegawaian, maka dengan Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972 nama KUP dirubah menjadi Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN).
Berdasarkan peraturan pemerintah tersebut, BAKN ditetapkan sebagai sebuah lembaga pemerintah non departemen yang berkedudukan langsung di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden, mempunyai fungsi untuk menyempurnakan, memelihara dan mengembangkan administrasi negara di bidang kepegawaian. Kemudian dalam pelaksanaan pemberdayaan aparatur pemerintah khususnya PNS,
adalah dengan ditetapkannya Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tanggal 6 Nopember 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.
Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 diharapkan dapat dijadikan landasn yang kuat untuk melaksanakan pembinaan Pegawai Negeri Sipil sebagai unsur aparatur negara yang dengan penuh kesetiaan dan ketaatan kepada Negara dan Pemerintah menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan. Dengan Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1984, kedudukan, tugas, fungsi dan organisasi BAKN, diubah lagi dengan menambahkan jabatan Wakil Kepala BAKN.
Dengan berlakunya Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah, untuk mendorong desentralisasi urusan kepegawaian kepada daerah maka dikeluarkan undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian. Atas dasar peraturan tersebut, nomenklatur BAKN diubah menjadi Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan dengan Keputusan Kepala BKN Nomor 03/KEP/2000 tanggal 18 Januari 2000 dilakukan perubahan nama Kantor Wilayah menjadi Kantor Regional.
Untuk lebih mendekatkan dan meningkatkan pelayanan kepada PNS di daerah, saat ini BKN telah mempunyai 14 Kantor Regional (Kanreg), yaitu Kanreg I BKN wilayah Jawa Tengah di Yogyakarta, Kanreg II BKN wilayah Jawa Timur di Surabaya, Kanreg III BKN wilayah Jawa Barat di Bandung, Kanreg IV BKN wilayah Sulawesi Selatan di Makassar, Kanreg V BKN wilayah DKI Jakarta di Jakarta, Kanreg VI BKN wilayah Sumatera Utara di Medan, Kanreg VII BKN wilayah Sumatera Selatan di Palembang, Kanreg VIII BKN wilayah Kalimantan Selatan di Banjarmasin, Kanreg IX BKN wilayah Papua Nugini di Jayapura, Kanreg X BKN
wilayah Bali di Denpasar, Kanreg XI BKN wilayah Sulawesi Utara di Manado, Kanreg XII BKN wilayah Riau di Pekanbaru, Kanreg XIII BKN wilayah Aceh di Banda Aceh, dan Kanreg XIV BKN wilayah Manukwari di Papuan Nugini.
BKN dipimpin oleh seorang Kepala yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab langsung kepada Presiden.
VISI
Pegawai Negeri Sipil yang Profesional, Netral, dan Sejahtera.
Terdapat tiga kata kunci yang akan memberikan pemahaman tentang visi, yaitu profesional, netral, dan sejahtera :
1. Profesional
Istilah 'profesional' dimaksudkan untuk menunjukkan kriteria pegawai yang memiliki kompetensi yang memadaai sesuai dengan persyaratan suatu jabatan, bekerja dengan dedikasi yang tiinggi, dan berorientasi pada prestasi kerja.
2. Netral
Istilah 'netral' dimaksudkan bahwa PNS bersikap netral terhadap seluruh kekuatan politik atau kekuatan tertentu lainnya sehingga dalam melaksanakan tugas umum pemerintahan dan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dapat dilakukana secara adil dan merata, tidak membedakan suku, ras dan agama. 3. Sejahtera
Yang dimaksud dengan 'sejahtera' adalah untuk menunjukkan bahwa penghasilan PNS dapat memenuhi tingkat hidup layak bagi diri dan keluarganya.
Kesejahteraan PNS diwujudkan dengan memperhitungkan beban kerja dan prestasi kerja/produktivitas marjinal, serta didukung dengan sistem penghargaan
yang adil dan rasional sehingga mampu menumbuhkan motivasi peningkatan kinerja dan terciptanya PNS yang bersih dari KKN.
MISI
Menyelenggarakan Manajemen PNS berbasis Kompetensi untuk Mewujudkan PNS yang Profesional, Netral dan Sejahtera
1.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
1. Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Negara
Struktur organisasi BKN diatur dalam Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara, dinyatakan bahwa struktur organisasi BKN terdiri dari :
a. Kepala; b. Wakil Kepala; c. Sekretariat Utama;
d. Deputi Bidang Pembinaan Manajemen Kepegawaian; e. Deputi Bidang Mutasi Kepegawaian;
f. Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian; g. Deputi Bidang Pengawasan dan Pengendalian; h. Pusat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi; i. Pusat Pembinaan Jabatan Fungsional Kepegawaian;
j. Pusat Pengembangan Sistem Rekrutmen Aparatur Sipil Negara; k. Pusat Penilaian Kompetensi Aparatur Sipil Negara;
l. Pusat Pengembangan Aparatur Sipil Negara; m. Pusat Pengkajian dan Penelitian Kepegawaian;
n. Pusat Konsultasi dan Bantuan Hukum Kepegawaian; o. Inspektorat.
2. Struktur Organisasi Biro Umum Badan Kepegawaian Negara
Sesuai dengan ketentuan BAB IV, Bagian Keenam, Pasal 68. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja BKN, dinyatakan bahwa struktur organisasi Biro Umum BKN terdiri dari :
a. Bagian Persuratan; b. Bagian Rumah Tangga; c. Bagian Layanan Pengadaan;
d. Bagian Pengelolaan Barang Inventaris; e. Kelompok Jabatan Fungsional.
Biro Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan persuratan, rumah tangga, pengadaan, dan pengelolaan barang inventaris BKN. Sedangkan di dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 66, Biro Umum menyelenggarakan fungsi:
a. Pelaksanaan urusan persuratan; b. Pelaksanaan urusan rumah tangga; c. Pelaksanaan pengadaan barang jasa;
d. Pelaksanaan pengelolaan barang inventaris.
Bagian persuratan mempunyai tugas melaksanakan urusan persuratan, sedangkan di dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 69, bagian persuratan menyelenggarakan fungsi:
a. Penyiapan bahan penerimaan, pengagendaan dan pendistribusian surat; b. Penyiapan bahan penggandaan dan atau penjilidan naskah atau buku;
c. Penyiapan bahan pengiriman surat yang telah selesai diproses, mengklasifikasi, menyimpan dan memelihara arsip surat secara sistemayis dan terus menerus, menyiapkan berita acara penghapusan serta penghapusan arsip kepegawaian; d. Penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan administrsi pada Biro Umum. Bagian persuratan terdiri dari:
a. Subbagian Arsip dan Ekspedisi;
Mempunyai tugas melakukan pengiriman surat yang telah selesai diproses, mengklasifikasikan, menyimpan dan memeliharan arsip surat secara sistematis dan terus menerus, menyiapkan berita acara penghapusan serta penghapusan arsip kepegawaian.
b. Subbagian Penggandaan;
Mempunyai tugas melakukan penggandaan dan design penjilidan naskah/buku. c. Subbagian Tata Usaha.
Mempunyai tugas melakukan penerimaan, pengagendaan, dan pendistribusian serta penomoran surat secara manual maupun elektronik, melakukan taat usaha, dan pengelolaan kinerja, serta evaluasi dan pelaporan pada Biro Umum.
Bagian rumah tangga mempunyai tugas melaksanakan urusan rumah tangga di lingkungan BKN, sedangkan di dalam melaksanakan tugas sebagaimana di maksud dalam Pasal 73, bagian rumah tangga menyelenggarakan fungsi:
a. Penyiapan bahan pengaturan tata letak perlengkapan kantor, membuka dan menutup ruangan gedung, menyiapkan sarana untuk upacara, rapat, jamuan rapat, serta penyiapan lainnya;
b. Penyiapan bahan pengaturan penggunaan kendaraan dinas, pembelian bahan bakar, perawatan, mengurus dan menyiapkan dokumen kendaraan;
c. Penyiapan bahan pemeliharaan keamanan dan penertiban di lingkungan kantor BKN.
Bagian rumah tangga terdiri dari: a. Subbagian Urusan Dalam;
Mempunyai tugas melakukan pengaturan tata letak perlengkapan kantor, membuka dan menutup ruangan gedung, menyiapkan sarana untuk upacara, rapat, jamuan rapat, serta penyiapan lainnya.
b. Subbagian Angkutan;
Mempunyai tugas melakukan pengaturan penggunaan kendaraan dinas, pembelian bahan bakar, perawatan, mengurus dan menyimpan dokumen kendaraan.
c. Subbagian Keamanan dan Ketertiban.
Mempunyai tugas melakukan pengamanan dan penertiban di lingkungan kantor BKN.
Bagian Layanan Pengadaan mempunyai tugas :
a. Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan Unit Layanan Pengadan; b. Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan barang/jasa Unit Layanan
c. Menyusun program kerja dan anggaran Unit Layanan Pengadaan;
d. Mengawasi seluruh kegaitan barang/jasa di Unit Layanan Pengadaan dan melaporkan apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan;
e. Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa kepada Kepala Badan Kepegawaian Negara;
f. Melaksanakan pengembangan dan pembinaan sumber daya manusia Unit Layanan Pengadaan;
g. Menuangkan anggota kelompok kerja sesuai dengan beban kerja masing-masing; h. Mengusulkan penempatan/pemindahan/pemberhentian anggota kelompok kerja
Unit Layanan Pengadaan kepada Badan Kepegawaian Negara;
i. Mengusulkan staf pendukung Unit Layanan Pengadaan sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan di dalam melaksanakan tugas sebagaimana di maksud dalam Pasal 77, bagian Layanan Pengadaan menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan bahan penyusunan program dan kegiatan pengadaan barang/jasa sesuai kebutuhan dan melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
b. Penyiapan bahan penyusunan dokumen dan pelaksanaan pengadaan/pembelian belanja barang inventaris kantor dan jasa lainnya;
c. Penyiapan bahan pelaksanaan tata usaha pada Biro Umum. Bagian Layanan Pengadaan terdiri atas:
a. Subbagian Administras dan Pelaporan;
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana kebutuhan, penyiapan dokumen pendukung dan informasi yang dibutuhkan kelompok kerja
Unit Layanan Pengadaan, pengelolaan dokumen pengadaan barang/jasa, mengagendakan dan mengoordikasikan sanggahan yang disampaikan oleh penyedia barang/jasa, serta evaluasi dan pelaporan kegiatan pengadaan barang/jasa.
b. Subbagian Pengadaan Barang dan Jasa.
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pengelolaan sistem pengadaan dan system informasi data manajemen pengadaan, menginventarisasikan paket-paket yang akan dilelang/diseleksi, penyiapan dan mengoordinasikan tim teknis dan staf pendukung Unit Layanan Pengadaan dalam proses pengadaan barang/jasa, serta memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang akan dilaksanakan oleh kelompok kerja Unit Layanan Pengadaan.
Bagian pengelolaan barang inventaris mempunyai tugas melaksanakan pengolahan barang inventaris. Sedangkan di dalam melaksanakan tugas sebagaimana di maksud dalam Pasal 81, bagian pengelolaan barang inventaris menyelenggarakan fungsi:
a. Penyiapan bahan penerimaan, penyiapan, penyimpanan, pendistribusian perlengkapan/barang.
b. Penyiapan bahan pelaksanaan Inventarisasi, standarisasi, identifikasi dan klasifikasi, mencatat, member kode, meneliti dan menyiapkan penghapusan perlengkapan/barang.
Bagian pengelolaan barang inventaris terdiri atas: a. Subbagian Penyimpanan dan Distribusi;
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan penerimaan, penyiapan, penyimpanan, pendistribusian perlengkapan/barang.
b. Subbagian Inventaris dan Penghapusan.
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan inventarisasi, standarisasi, identifikasi dan klasifikasi, mencatat, memberikan kode, meneliti dan menyiapkan penghapusan perlengkapan/barang.
c. Subbagian Pemeliharaan.
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pemeliharaan barang inventaris serta menyiapkan laporan.
Kelompok jabatan fungsional pada Biro Umum mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Apabila kita gambarkan, akan terlihat bagan struktur Biro Umum dan Perlengkapan Badan Kepegawaian Negara di bawah ini:
Sumber : Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2014 Gambar III.1.
1.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada suatu sistem yang sedang berjalan. Tujuan dari pembahasan sistem berjalan ini adalah untuk mendapat gambaran secara jelas proses yang terjadi dan juga bentuk permasalahan yang ada.
Adapun prosedur berjalan untuk sistem pengadaan barang alat rumah tangga kantor pada Badan Kepegawaian Negara adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Permintaan Barang
Pimpinan membuat Memo Dinas (MD) beserta Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang kemudian diserahkan ke panitia. Panitia menerima Memo Dinas (MD) beserta Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan mengeluarkan surat Undangan Pengadaan Langsung (UPL) yang akan diserahkan ke Penyedia. Setelah Undangan Pengadaan Langsung (UPL) diterima, penyedia mengeluarkan Penawaran Harga (PH) yang akan diserahkan ke panitia. Setelah Penawaran Harga (PH) acc diserahkan kembali ke panitia. Panitia membuat Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP) untuk diserahkan dan ditandatangani oleh penyedia.
2. Prosedur Surat Perintah Kerja (SPK)
Setelah Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP) acc. Penyedia menyerahkan kembali ke panitia. Panitia membuat Surat Perintah Kerja (SPK) yang akan diserahkan kepada penyedia untuk ditandatangani. Setelah Surat Perintah Kerja
(SPK) acc. Penyedia mengeluarkan Surat Jalan (SJ) beserta Surat Perintah Kerja (SPK) acc yang kemudian diserahkan kepada panitia.
3. Prosedur Pemeriksa dan Penerima Barang
Setelah Surat Perintah Kerja (SPK) acc dan Surat Jalan (SJ) diterima panitia. Panitia melakukan pengecekan barang disesuaikan berdasarkan Surat Jalan (SJ). Setelah sesuai panitia membuat Berita Acara Pemeriksaan Barang (BAPB) yang kemudian diserahkan kepada penyedia untuk ditandatangani.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Setelah Berita Acara Pemeriksaan Barang (BAPB) acc oleh penyedia. Berita Acara Pemeriksaan Barang (BAPB) copy disimpan oleh penyedia dan aslinya diserahkan kepada panitia untuk diarsipkan. Setelah itu panitia melaporkan pengadaan barang ke pimpinan.
1.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan a. Diagram Alir Data
Keterangan :
MD : Memo Dinas
HPS : Harga Perkiraan Sendiri PH : Penawaran Harga
ULP : Undangan Pengadaan Langsung BAPP : Berita Acara Pembukaan Penawaran SPK : Surat Perintah Kerja
SJ : Surat Jalan
BAPB : Berita Acara Pemeriksaan Barang
Gambar III. 2
b. Diagram Nol Sistem Berjalan
Keterangan :
MD : Memo Dinas HPS : Harga Perkiraan Sendiri
PH : Penawaran Harga ULP : Undangan Pengadaan Langsung
SPK : Surat Perintah Kerja BAPP : Berita Acara Pembukaan Penawaran
SJ : Srat Jalan BAPB : Berita Acara Pemeriksaan Barang
Gambar III.3.
1.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan a. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk Spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada sistem berjalan, dapat berupa:
1. Nama Dokumen = Memo Dinas (MD)
Fungsi = Sebagai bukti pengadaan barang Sumber = Pimpinan
Tujuan = Panitia Media = Kertas Jumlah = 1 Lembar
Frekuensi = Setiap ada pengadaan baru Format = Lampiran A.1
2. Nama Dokumen = Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Fungsi = Sebagai Analisa Harga
Sumber = Pimpinan Tujuan = Panitia Media = Kertas Jumlah = 1 Lembar
Frekuensi = Setiap ada pengadaan baru Format = Lampiran A.2
3. Nama Dokumen = Penawaran Harga (PH) Fungsi = Sebagai penawaran harga Sumber = Penyedia
Tujuan = Panitia Media = Kertas Jumlah = 2 Lembar
Frekuensi = Setiap ada pengadaan baru Format = Lampiran A.3
4. Nama Dokumen = Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP) Fungsi = Sebagai penawaran dan negoisasi
Sumber = Panitia Tujuan = Penyedia Media = Kertas Jumlah = 3 Lembar
Frekuensi = Setiap ada pengadaan baru Format = Lampiran A.4
5. Nama Dokumen = Surat Jalan (SJ)
Fungsi = Sebagai bukti pengiriman barang Sumber = Penyedia
Tujuan = Panitia Media = Kertas Jumlah = 1 Lembar
Frekuensi = Setiap terjadi pengiriman barang Format = Lampiran A.5
b. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen = Undangan Pengadaan Langsung (UPL) Fungsi = Sebagai undangan penyedia
Sumber = Panitia Tujuan = Penyedia Media = Kertas Jumlah = 1 Lembar
Frekuensi = Setiap ada pekerjaan Format = Lampiran B.1
2. Nama Dokumen = Surat Perintah Kerja (SPK) Fungsi = Sebagai media pemesanan barang Sumber = Panitia
Tujuan = Penyedia Media = Kertas Jumlah = 3 Lembar
Frekuensi = Setiap ada pemesanan barang Format = Lampiran B.2
3. Nama Dokumen = Berita Acara Pemeriksa Barang (BAPB) Fungsi = Sebagai bukti barang diterima
Sumber = Panitia Tujuan = Pimpinan Media = Kertas Jumlah = 2 Lembar
Frekuensi = Setiap terjadi pengiriman barang Format = Lampiran B.3
1.5. Permasalahan Pokok
Perkembangan teknologi seiring dengan kemajuan organisasi selalu mengharapkan sistem informasi yang dapat menyesuaikan dengan keadaan, tanpa diikuti dengan penerapan sistem informasi yang dilakukan oleh pemakai, maka dapat menimbulkan permasalahan. Setelah melakukan pengamatan langsung pada pengadaan barang alat rumah tangga kantor pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta, terdapat beberapa permasalahan pada sistem yang sedang berjalan, sebagai berikut :
a. Di dalam pengadaan tersebut permintaan barangnya masih dilakukan menggunakan sistem lama. Hal ini dirasakan masih kurang efektif, sehingga kelancaran kegiatan instansi menjadi terhambat dalam pengolahan data barang dan proses permintaan barang menjadi lama.
b. Kurangnya keamanan data, seperti kehilangan data dan manipulasi data.
c. Seringnya terjadi kesalahan pencatatan yang menyebabkan masih adanya kerangkapan data.
1.6. Pemecahan Masalah
Melihat kondisi di atas, penulis mencoba memberikan pemecah masalah, yaitu mengadakan perbaikan pada sistem pengolahan pengadaan barang dengan menggunakan suatu sistem informasi yang telah terkomputerisasi dengan baik agar masalah-masalah tersebut dapat ditangani dengan baik pula. Rancangan usualan untuk memperbaiki sistem akan dijabarkan dalam BAB IV.
Pengolahan data dengan menggunakan komputer akan memberikan beberapa keuntungan, yaitu:
a. Dengan komputer penyajian data dan informasi dapat mempermudah dan mempercepat proses kegiatan pengadaan barang alat rumah tangga kantor, sehingga dapat meminimalisasi kesalahan dan menghindari kerangkapan data. b. Dengan menggunakan teknologi komputer atau dengan sistem terkomputerisasi
sebagai alat bantu untuk mengolah data permintaan barang sehingga dapat mempercepat dan memudahkan proses pengadaan barang alat rumah tangga kantor.
