BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Sistem dan Prosedur
Berbicara tentang sistem menimbulkan gambaran mental tentang komputer dan program, Kenyataannya istilah ini memiliki makna yang lebih luas. Sebagian sistem muncul secara alami, sementara sebagian lain secara artificial. Sistem alam berkisar dari atom, suatu sistem yang terdiri atas elektron, proton dan netron. Sistem artificial merupakan buatan manusia, sistem ini meliputi segala sesuatu dari jam kehidupan bawah laut dari sistem sosial ke sistem informasi.
Menurut Nugroho (2001:40) “sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output.”
Dari definisi diatas dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem tersebut:
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem.
Menurut Mulyadi (2001: 5 )”Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.
Sedangkan yang dimaksud dengan Prosedur menurut Mulyadi (2001 : 5) adalah “ suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu
departeman atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.
Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar :
1. Menulis 2. Menggandakan 3. Menghitung 4. Memberi kode 5. Mendaftar 6. Memilih 7. Memindah 8. Membandingkan
B. Pengertian Sistem Akuntansi Keuangan Daerah
Pengertian akuntansi sebagaimana dikemukakan oleh Accounting
Principle Board (APB) No.4 yang memandang akuntansi dari sudut fungsinya
sebagai berikut :
“Akuntansi adalah sebuah kegiatan jasa. Fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan, tentang entitas ekonomi yang dimaksudkan agar berguna dalam pengambilan keputusan ekonomi dalam membuat pilihan-pilihan yang nalar diantara berbagai alternatif arah tindakan. Akuntansi meliputi beberapa cabang, antara lain akuntansi keuangan, akuntansi manajemen dan akuntansi pemerintahan” Akuntansi menyediakan informasi kuantitatif yang bersifat keuangan, dengan demikian output akuntansi adalah informasi keuangan. Informasi keuangan tersebut lebih dikenal dalam bentuk laporan keuangan. Informasi dari
(Pemda) sendiri (internal), dan juga oleh pihak diluar Pemda (eksternal), seperti DPRD, Pemerintah Propinsi, Pemerintah Pusat, dan masyarakat dalam rangka pengambilan keputusan.
Sistem akuntansi adalah prosedur-prosedur yang harus dilakukan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak dalam dan di luar organisasi. Organisasi bebas merancang dan menerapkan berbagai prosedur yang diharapkan dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Akan tetapi karena informasi yang harus disajikan kepada pihak-pihak diluar organisasi telah diatur dalam standar akuntansi maka organisasi harus merancang sistem akuntansinya yang dapat menghasilkan laporan keuangan sebagaimana ditetapkan dalam standar akuntansi. Jadi standar akuntansi menjadi patokan dalam merancang sistem akuntansi untuk menghasilkan informasi yang sesuai dengan standar akuntansi.
Sistem akuntasi keuangan secara sederhana adalah suatu sistem informasi yang menggabungkan proses pencatatan, pengklasifikasian, pengiktisaran, pelaporan data yang berkaitan dengan keuangan dari suatu entitas sehingga dapat menghasilkan informasi keuangan yang dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pihak-pihak yang berkepentingan (Badan Akuntasi Keuangan Negara (BAKUN) Departemen Keuangan RI, 2003: 1)
Akuntasi keuangan pemerintah daerah meliputi semua kegiatan yang mencakup pengumpulan data, pengklasifikasian, pembukuan, dan pelaporan atas transaksi keuangan pemerintah daerah. Akuntasi keuangan pemerintah merupakan bagian dari disiplin ilmu akuntansi yang mempunyai ciri-ciri tersendiri berbeda dengan akuntansi komersial, yaitu (Depkeu, 2004 : 13):
a. Tidak bertujuan untuk mengukur laba
Tujuan pemerintah adalah memberikan pelayanan kepada masyarakat, sehingga harus memberikan informasi keuangan mengenai sumber-sumber yang digunakan untuk pelayanan dan dari mana sumber-sumber tersebut diperoleh.
2) Tidak ada kepentingan pemilik
Pemerintah tidak memiliki kekayaan sendiri sebagaimana perusahaan. Bila asset melebihi hutang, maka kelebihan tersebut tidak dapat dibagikan kepada rakyat sebagaimana layaknya badan usaha komersial yang membagikan deviden pada akhir tahun buku.
3) Adanya akuntansi anggaran
Akuntansi anggaran mencakup akuntansi atas etimasi pendapatan, appropriasi, estimasi pendapatan yang dialokasikan, otorisasi kredit anggaran (allotment) serta realisasi pendapatan dan belanja untuk pembuatan laporan yang menunjukkan/membuktikan ketaatan dengan syarat-syarat yang ditetapkan dalam dokumen otorisasi kredit anggaran dan peraturan-peratura pelaksanaan anggaran yang berlaku.
C. Pengertian Penatausahaan Pegelolaan Keuangan Daerah
Keuangan Daerah dapat diartikan sebagai ” semua hak dan kewajiban yang dapat ditandai dengan uang, demikian pula segala sesuatu baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah sepanjang belum dimilki/dikuasai oleh Negara/Daerah yang lebih tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuan/peraturan perundang-undangan yang berlaku”. ( Halim:2004:18 )
Keuangan daerah dikelola melalui Manajemen Keuangan Daerah. Manajemen Keuangan Daerah adalah “ pengorganisasian dan pengelolaan sumber-sumber daya atau kekayaan yang ada pada suatu daerah untuk mencapai tujuan yang dikendali tersebut”. Alat untuk melaksanakan manajemen keuangan daerah disebut Penatausahaan Daerah.
Menurut Permendagri Nomor 13 tahun 2006 (2006 : 81) Pengelolaan Keuangan Daerah adalah “ keseluruhan kegiatan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan, pelaporan, pertanggungjawaban dan pengawasan keuangan daerah”.
D. Sistem dan Prosedur Penatausahaan Pengelolaan Keuangan Daerah Menurut Permendagri Nomor 13 Tahun 2006
Sistem dan prosedur penerimaan kas adalah serangkaian proses mulai pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi/atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban pelaksanaan APBD yang berkenaan dengan penerimaan kas pada SKPD dan/atau pada SKPKD yang dapat dilaksanakan secara manual maupun terkomputerisasi.
Sistem dan prosedur penatausahaan pengelolaan keuangan daerah, dalam melaksanakan penerimaan kas pada Bendahara SKPD terdiri dari:
1. Pembuatan Surat Penyediaan Dana (SPD)
SPD adalah Surat Penyediaan Dana, yang dibuat oleh BUD dalam rangka manajemen kas daerah.
Manajemen kas adalah kemampuan daerah dalam mengatur jumlah penyediaan dana kas bagi setiap SKPD, artinya BUD harus mampu
SKPD. Hal ini penting, karena akan mengurangi jumlah dana yang dapat disediakan dalam satu kali pengajuan SPD, serta periode pengajuan SPD.
SPD digunakan untuk menyediakan dana bagi tiap-tiap SKPD dalam periode waktu tertentu. Informasi dalam SPD menunjukkan secara jelas alokasi tiap kegiatan tetapi tidak harus dibuat SPD untuk setiap kegiatan secara tersendiri. Untuk mengakomodasi belanja atas kegiatan yang sifatnya wajib dan mengikat dan harus dilaksanakan sebelum DPA-SKPD disahkan, PPKD selaku BUD membuat SPD-nya tanpa menunggu DPA disahkan.
a. Pihak Terkait i. Kuasa BUD
Dalam kegiatan ini, kuasa BUD mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Menganalisa DPA-SKPD yang ada di database.
2. Menganalisa anggaran kas pemerintah khususnya data per SKPD 3. Menyiapkan draft SPD
4. Mendistribusikan SPD kepada para Pengguna Anggaran ii. PPKD
Dalam kegiatan ini, PPKD mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Meneliti draft SPD yang diajukan kuasa BUD.
2. Melakukan otorisasi SPD iii. Pengguna Anggaran
Dalam kegiatan ini, PA mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Memberikan keterangan yang diperlukan oleh kuasa BUD. 2. Mengarsipkan SPD yang diterima.
b. Langkah-Langkah Teknis Langkah 1:
a. Kuasa BBUD menyiapkan rancangan SPD segera setelah menerima Rancangan DPA-SKPD dan Anggaran kas SKPD. Kuasa BUD menyiapkan Rancangan SPD berdasarkan DPA-SKPD dan Anggaran kas pemerintah Daerah. Rancangan SPD yang telah dibuat diserahkan kepada PPKD untuk diotorisasi dan ditandatangani oleh PPKD.
b. Rancangan SPD yang dibuat itu akan diberi jumlah penyediaan dana yang dibutuhkan, baik untuk mengisi Uang Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), Tambah Uang Persediaan (TU), dan pembelian barang dan jasa modal, maupun penggajian dan tunjangan (LS).
c. Setelah PPKD mengotorisasi rancangan SPD, PPKD menyerahkan SPD kepada Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran.
Langkah 2:
PPKD kemudian melakukan pengesahan dan membuat SPD tersebut rangkap dua: 1) Dokumen pertama diserahkan kepada PA/Kuasa PA yang akan dipakai
sebagai dasar dalam pembuatan SPP.
2) Dokemen kedua dibuat sebagai arsip oleh PPKD.
Keterangan: Untuk flowchart sistem dan prosedur Surat Penyediaan Dana (SPD) dapat dilihat pada gambar 4.2.
2. Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
Berdasarkan SPD atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPD, bendahara pengeluaran mengajukan Surat Pengantar SPP (Surat Permintaan Pembayaran) kepada pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran melalui Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD.
SPP diajukan dengan SPD sebagai dasar jumlah yang diminta untuk dibayarkan kepada SKPD. SPP memiliki 4 jenis yang terdiri dari :
1. SPP Uang Persediaan (SPP-UP); dipergunakan untuk mengisi uang persediaan (UP) tiap-tiap SKPD. Pengajuan SPP-UP hanya dilakukan sekali dalam setahun.
2. SPP Ganti Uang (SPP-GU); yang dipergunakan untuk mengganti UP yang sudah terpakai. Diajukan ketika UP habis.
3. SPP Tambahan Uang (SPP-TU); yang dipergunakan hanya untuk memintakan tambahan uang, apabila ada pengeluaran yang sedemikian rupa sehingga saldo UP tidak akan cukup untuk membiayainya. Akan tetapi, pembuatan UP ini haruslah didasarkan pada rencana perkiraan pengeluaran yang matang.
Pengajuan dana TU harus berdasar pada program dan kegiatan tertentu. Jumlah dana yang dimintakan dalam SPP-TU ini harus dipertanggungjawabkan tersendiri dan bila tidak habis, harus disetor kembali.
4. SPP Langsung (SPP-LS); yang dipergunakan untuk pembayaran langsung pada pihak ketiga dengan jumlah yang telah ditetapkan. SPP-LS dapat dikelompokkan menjadi :
SPP-LS Gaji dan Tunjangan. SPP-LS Barang dan Jasa.
SPP-LS Belanja Bunga, Hibah, Bantuan dan Tak Terduga serta pengeluaran pembiayaan.
SPP-LS Belanja Bunga, Hibah, Bantuan dan Tak Terduga serta pengeluaran pembiayaan mempunyai perlakuan khusus sebagai belanja level Pemerintah Daerah yang dikelola oleh bendahara tersendiri.
Mekanisme atas pengeluaran-pengeluaran Belanja Bunga, Hibah, Bantuan dan Tak Terduga serta pengeluaran pembiayaan dapat dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran tersendiri yang diatur dengan Keputusan Kepala Daerah.
a. Pihak Terkait
i. Bendahara Pengeluaran
Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Mempersiapkan dokumen SPP berserta lampiran-lampirannya. 2. Mengajukan SPP kepada PPK-SKPD
ii. PPK-SKPD
Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD mempunyai tugas:
1. Menguji kelengkapan dan kebenaran SPP yang diajukan oleh bendahara Pengeluaran.
iii. PPTK
Dalam kegiatan ini, PPTK mempunyai tugas:
1. Mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam proses pengajuan SPP-LS.
b. Langkah-Langkah Teknis Langkah 1 (Persiapan Dokumen)
Bendahara Pengeluaran mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai lampiran dalam pengajuan SPP, selain dokumen SPP sendiri yang bentuknya disesuaikan dengan setiap jenis dananya (UP, GU, TU atau LS).
1) Untuk SPP-UP a) Salinan SPD
b) Surat Pengantar Pengajuan SPP-UP c) Lampiran lain yang diperlukan 2) Untuk SPP-GU
a) Surat Pengesahan SPJ atas pengguna dana SPP-GU sebelumnya. b) Salinan SPD
c) Surat Pernyataan Pengguna Anggaran d) Lampiran lain yang diperlukan
3) Untuk SPP-TU
a) Surat Pengesahan SPJ atas pengguna dana SPP-TU sebelumnya b) Salinan SPD
c) Surat Pernyataan Pengguna Anggaran
d) Surat Keterangan penjelasan keperluan pengisian TU e) Lampiran lain yang diperlukan
4) Untuk SPP-LS Gaji dan Tunjangan a) Salinan SPD
b) Surat pernyataan pengguna anggaran
c) Dokumen-dokumen pelengkap daftar gaji yang terdiri atas: Pembayaran gaji induk
Gaji susulan Kekurangan gaji Gaji terusan
Uang duka wafat/tewas yang dilengkapi dengan daftar gaji induk/gaji susulan/kekurangan gaji/uang duka wafat/tewas SK CPNS
SK PNS
SK kenaikan pangkat SK Jabatan
Kenaikan gaji berkala Surat pernyataan pelantikan
Surat pernyataan masih menduduki jabatan Surat pernyataan melaksanakan tugas Daftar keluarga (KP4)
Fotokopi surat nikah Fotokopi akte kelahiran
Surat Keterangan Pemberhentian Pembayaran (SKPP) gaji Daftar potongan sewa rumah dinas
Surat pindah
Surat kematianSSP PPh Pasal 21, dan
Peraturan perundang-undangan mengenai penghasilan pimpinan dan anggota DPRD serta gaji dan tunjangan kepala daerah/wakil kepala daerah.
5) Untuk SPP-LS Barang dan Jasa a) Salinan SPD
b) Surat Pernyataan dari Pengguna Anggaran
c) Dokumen-dokumen terkait kegiatan (disiapkan oleh PPTK) yang terdiri atas :
(1) Salinan SPD
(2) Salinan surat rekomendasi dari SKPD teknis terkait
(3) SPP diserai faktur pajak (PPN dan PPH) yang telah ditandatangani wajib pajak dan wajib pungut.
(4) Surat perjanjian kerjasama/kontrak antara pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran dengan pihak ketiga serta mencantumkan nomor rekening bank pihak ketiga.
(5) Berita acara penyelesaian pekerjaan. (6) Berita acara serah terima barang dan jasa. (7) Berita acara pembayaran.
(8) Kwitansi bermeterai, nota/faktur yang ditandatangani pihak ketiga dan PPTK serta disetujui oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran.
(9) Surat jaminan bank atau yang dipersamakaan yang dikeluarkan oleh bank atau lembaga keuangan non bank.
(10) Dokumen lain yang dipersyaratkan untuk kontrak-kontrak yang dananya sebagian atau seluruhnya bersumber dari penerusan pinjaman/hibah luar negeri.
(11) Berita acara pemeriksaan yang ditandatangani oleh pihak ketiga/rekanan serta unsur panitia pemeriksaan barang berikut lampiran daftar barang yang diperiksa.
(12) Surat angkutan atau konsumen apabila pengadaan barang dilaksanakan diluar wilayah kerja.
(13) Surat pemberitahuan potongan denda keterlambatan pekerjaan dari PPTK apabila pekerjaan mengalami keterlambatan.
(14) Foto/buku/dokumentasi tingkat kemajuan/penyelesaian pekerjaan.
(15) Potongan jamsostek (potongan sesuai dengan ketentuan yang berlaku/surat pemberitahuan jamsostek), dan
(16) Khusus untuk pekerjaan konsultan yang perhitungkan harganya menggunakan biaya personil (billing rate), berita acara prestasi kemajuan pekerjaan dilampiri dengan bukti kehadiran dari tenaga konsultan sesuai pentahapan waktu pekerjaan dan bukti penyewaan/pembeliaan alat penunjang serta bukti pengeluaran lainnya berdasarkan rincian dalam surat penawaran.
Langkah 2 (Pembuatan Dokumen SPP)
Dokumen SPP lembar-lembar yang harus disiapkan dan di isi oleh bendahara Pengeluaran. Masing-masing bagian mempunyai kolom-kolom yang harus diisi disesuaikan dengan jenis SPP yang diajukan. SPP tersebut kemudian dibuat rangkap empat dengan distribusi, lembar asli untuk pengguna anggaran (PPK), salinan 1 untuk kuasa BUD, salinan 2 untuk Bendahara Pengeluaran, dan salinan 3 untuk arsip.
Langkah 3 (Pengisian Register SPP)
Setelah proses pembuatan dokumen selesai dilakukan, bendahara mencatat SPP yang diajukan tersebut dalam register yang telah disiapkan.
Keterangan:Untuk flowchart sistem dan prosedur Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dapat dilihat pada gambar 4.3
3. Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM)
Proses Penerbitan SPM adalah tahapan penting dalam penatausahaan pengeluaran yang merupakan tahap lanjutan dari proses pengajuan SPP. Sebagai tahap lanjutan, SPM juga dibedakan menjadi 4 (empat) sesuai dengan jenis SPPnya, yaitu SPM UP,GU, TU, dan LS. Proses ini dimulai dengan pengujian atas SPM yang diajukan baik dari segi kelengkapan dokumen maupun kebenaran pengisiannya. Untuk SPM GU, pengujian juga dilakukan atas SPJ yang diajukan oleh bendahara. Begitu juga untuk SPM TU jika sebelumnya telah pernah dilakukan.
Secara legal, penerbitan SPM adalah otorisasi Pejabat Pengguna Anggaran (PPA). Dengan demikian, tanda tangan dokumen SPM dilakukan oleh Pengguna Anggaran yang bersangkutan sebagai sebuah pernyataan pengguna anggaran di lingkungan SKPDnya. SPM yang telah ditandatangani kemudian diajukan kepada Bendahara Umum Daerah (BUD) sebgai otorisasi yang akan melakukan pencairan dana.
SPM dapat diterbitkan jika :
Pengeluaran yang diminta tidak melebihi pagu anggaran yang tersedia. Didukung dengan kelengkapan dokumen sesuai peraturan perundangan. Waktu pelaksanaan penerbitan SPM :
Diterbitkan paling lambat 2 hari sejak SPP diterima.
Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1 hari sejak diterima SPP. a. Pihak Terkait
o PPK-SKPD
Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas sebagai berikut : Menguji SPP beserta kelengkapannya.
Membuat rancangan SPM atas SPP yang telah diuji kelengkapan dan kebenarannya dan mengajukannya ke Pengguna Anggaran
Menerbitkan Surat Penolakan SPM bila SPP yang diajukan oleh Bendahara SKPD tidak lengkap.
Membuat register SPM o Pengguna Anggaran
Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas sebagai berikut : Mengotorisasi dan menerbitkan SPM
Mengotorisasi Surat Penolakan SPM yang diterbitkan PP-SKPD bila SPP yang diajukan bendahara SKPD tidak lengkap.
b. Langkah-Langkah Tenis Langkah 1 (Pengujian SPP)
PPK-SKPD meneliti kelengkapan dokumen SPP-UP/GU/TU/LS yang dilampirkan. Kelengkapan dokumen tersebut mengacu kepada daftar dokumen yang telah dipersyaratkan dalam Permendagri 13/2006.
Khusus untuk SPP-GU dan SPP-TU, kelengkapan dokumen tersebut mencakup juga SPJ yang telah disahkan. Pengujian berikutnya adalah melihat kesesuaian dengan DPA-SKPD yang terkait serta batasan jumlah dalam SPD yang terkait.. Apabila telah dinyatakan lengkap, maka PPK-SKPD akan membuat rancangan SPM.
Langkah 2 (Pembuatan SPM)
Apabila telah dinyatakan lengkap, maka PPK-SKPD akan membuat rancangan SPM. Rancanngan SPM ini dibuat dua rangkap, satu dokumen akan diregister dalam Register SPM-UP/GU/TU/LS, sementara dokumen aslinya dikirim kepada pengguna anggaran untuk diotorisasi. Penerbitan SPM paling lambat 2 hari kerja sejak SPP-UP/GU/TU/LS diterima.
SPM yang telah diotorisasi dikirim kepada kuasa BUD dilengkapi dengan dokummen-dokumen sebagai berikut :
1) Untuk SPM UP
o Surat pernyataan tanggung jawab pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran
2) Untuk SPM GU
a) Surat pernyataan tanggung jawab pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran
b) Surat pengesahan pertanggungjawaban bendahara pengeluaran periode sebelumnya
c) Ringkasan pengeluaran per rinci objek yang disertai dengan bukti-bukti pengeluaran yang sah dan lengkap, dan
d) Bukti atas penyetoran PPN/PPh 3) Untuk SPM-TU
Surat pernyataan tanggung jawab pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran
4) Untuk SPM-LS
Surat pernyataan tanggung jawab pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran, dan
Bukti pengeluaran yang sah dan lengkap sesuai dengan kelengkapan persyaratan yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan.
Keterangan: Untuk sistem dan prosedur Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran dapat dilihat pada gambar 4.4
4. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
SP2D atau Surat Perintah Pencairan Dana adalah surat yang dipergunakan untuk mencairkan dana lewat bank ditunjuk setelah SPM diterima oleh BUD. SP2D adalah spesifik, artinya satu SP2D hanya dibuat untuk satu SPM saja.
SP2D dapat diterbitkan jika:
Pengeluaran yang diminta tidak melebihi pagu anggaran yang tersedia. Didukung dengan kelengkapan dokumen sesuai peraturan perundangan. Waktu pelaksanaan penerbitan SP2D :
Diterbitkan paling lambat 2 hari sejak SPM diterima
Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1 hari sejak diterima SPM a. Pihak Terkait
o Kuasa BUD
Dalam kegiatan ini, kuasa BUD memiliki tugas sebagai berikut: Melakukan pengujian atas kebenaran dan kelengkapan SPM Mencetak SP2D
Mengirimkan SP2D kepada bank Membuat register SP2D
o Pengguna Anggaran
Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas : Menandatangani SPM
o Bendahara Pengeluaran SKPD
Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran SKPKD memiliki tugas : Mencatat SP2D pada dokumen penatausahaan yang terdiri atas :
Buku pengeluaran
Buku Pembantu Simpanan Buku Pembantu Pajak o Buku Pembantu Panjar
b. Langkah-langkah Teknis Langkah 1 (Penelitian SPM)
Kuasa BUD meneliti kelengkapan dokumen SPM-UP/GU/TU/LS yang dilampirkan. Kelengkapan dokumen tersebut mengacu kepada daftar dokumen yang telah dipersyaratkan dalam Permendagri 13/2006 dan telah dinyatakan kembali dalam proses Pembuatan Surat Penyediaan Dana.
Pengujian berikutnya adalah melihat kesesuaian dengan DPA-SKPD yang terkait serta batasan jumlah dalam SPD yang terkait. Apabila telah dinyatakan lengkap, maka kuasa BUD akan membuat rancangan SP2D.
Langkah 2 (Pembuatan SP2D)
Apabila Kuasa BUD menganggap bahwa dokumen sudah lengkap, maka Kuasa BUD menerbitkan SP2D yang terdiri atas empat rangkap:
1. Berkas pertama diberikan kepada bendahara pengeluaran SKPKD
2. Berkas kedua digunakan BUD untuk mencatat SP2D dan nota debet kedokumen penatausahaan.
3. Berkas ketiga diberikan kepada PPK_SKPD. 4. berkas keempat diberikan kepada Pihak ketiga.
Penerbitan SP2D paling lambat 2 hari kerja SPM-UP/GU/TU/LS diterima.
Keterangan: Untuk flowchart sistem dan prosedur Pengajuan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) daapat dilihat pada gambar 4.5
5. Pelaksanaan Belanja Untuk Penggunaan Uang Persediaan (UP)
Pelaksanaan belanja yang dilakukan untuk melakukan suatu kegiatan wajib di pertanggungjawabkan oleh PPTK secara tepat waktu. Dalam mempertanggungjawabkan pelaksanaan belanja tersebut. PPTK harus melampirkan dokumen-dokumen pendukung penggunaan anggaran dalam pelaksanaan kegiatan yang terkait. Dokumen penggunaan anggaran diberikan kepada Bendahara Pengeluaran sebagai dasar bagi Bendahara Pengeluaran untuk membuat Surat Pertanggungjawaban (SPJ).
Bendahara Pengeluaran berdasarkan dokumen yang diberikan oleh PPTK, mencatat pelaksanaan belanja dalam :
a. Buku kas Umum pengeluaran
b. Buku pembantu pengeluaran per rincian objek c. Buku pembantu kas tunai
d. Buku pembantu simpanan/bank e. Buku pembatu panjar
f. Buku pembantu pajak a. Pihak Terkait
i. Pejabat Pengelola Teknis Kegiatan
Dalam kegiatan ini, Pejabat Pengelola Teknis Kegiatan memiliki tugas sebagai berikut:
1. Memberikan data-data penggunaan dana untuk melaksanakan suatu kegiatan.
ii. Bendahara Pengeluaran
Dalam kegiatan ini, Bendahara pengeluaran memiliki tugas sebagai berikut: 1. Menguji kebenaran dan kelengkapan dokumen pertanggungjawaban. 2. Melakukan pencatatan bukti-bukti pembelanjaan dana dari UP/GU/TU,
dan LS pada dokumen Buku Pengeluaran, Buku Pembantu Simpanan/Bank, Buku Pembantu Pajak, Buku Pembantu Panjar, dan Buku Pembantu Pengeluaran per objek.
3. Melakukan rekapitulasi pengeluaran dan mencatatnya dalam SPJ yang akan diserahkan ke Pengguna Anggaran (melalui PPK SKPD) untuk disahkan.
iii. PPK-SKPD
Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas sebagai berikut: a) Menguji SPJ pengeluaran beserta kelengkapannya.
b) Meregister SPJ pengeluaran yang disampaikan oleh Bendahara pengeluaran dalam buku register penerimaan SPJ pengeluaran.
c) Merigister SPJ pengeluaran yanjg telah disahkan oleh Pengguna Anggaran ke dalam buku register Pengesahan SPJ pengeluaran.
d) Meregister SPJ pengeluaran yang telah ditolak oleh Pengguna Anggaran ked lam buku register penolakan SPJ pengeluaran.
iv. Pengguna Anggaran
Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas :
1. Menyetujui atau menolak SPJ pengeluaran yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran.
b. Langkah-Langkah Teknis Langkah 1
Pejabat Pengelola Teknis Kegiatan (PPTK) mengajukan permohonan dana dengan mengisi Nota Pencairan Dana (NPD) untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada Pengguuna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran.
Langkah 2
Berdasarkan Nota Pencairan Dana tersebut, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran memberikan memo persetujuan kepada Bendahara Pengeluaran/Bendahara Pengeluaran Pembantu untuk mengeluarkan sejumlah dana yang dimaksud. Bendahara Pengeluaran/Bendahara Pengeluaran Pembantu mengeluarkan dana sejumlah persetujuan yang diberikan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa pengguna Anggaran kepada PPTK.
Keterangan:Untuk flowchart sistem dan prosedur pelaksanaan belanja untuk penggunaan Uang Persediaan (UP) dapat dilihat pada gambar 4.6
6. Pembuatan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Pengeluaran
Bendahara pengeluaran secara administratif wajib mempertanggungjawabkan penggunaan uang persediaan/ ganti uang persediaan/ tambahan uang persediaan kepada kepala SKPD melalui PPK-SKPD paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.
Dalam mempertanggungjawabkan pengelolaan uang persediaan, dokumen laporan pertanggungjawaban yang disampaikan mencakup :
o Ringkasan pengeluaran per rincian objek yang disertai dengan bukti-bukti pengeluaran yang sah atas pengeluaran dari setiap rincian objek yang tercantum dalam ringkasan pengeluaran per rincian objek dimaksud.
o Bukti atas penyetoran PPN/PPh ke kas Negara o Register penutupan kas
Dalam melakukan verifikasi atas laporan pertanggungjawaban yang disampaikan, PPK-SKPD berkewajiban :
Meneliti kelengkapan dokumen laporan pertanggungjawaban dan keabsahan bukti-bukti pengeluaran yang dilampirkan.
Menguji kebenaran perhitungan atas pengeluaran per rincian obyek yang tercantum dalam ringkasan per rincian obyek,
Menghitung pengenaan PPN/PPh atas beban pengeluaran per rincian obyek, dan
Menguji kebenaran sesuai dengan SPM dan SP2D yang diterbitkan periode sebelumnya.
Dokumen yang digunakan oleh PPK SKPD dalam menatausahakan pertanggungjawaban pengeluaran mencakup:
(a) Register perimaan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ) (b) Register pengesahaan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ) (c) Surat penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ) (d) Register penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ) (e) Register penutupan kas
a. Pihak Terkait
Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaraan memiliki tugas sebagai berikut:
Menguji kebenaran dan kelengkapan dokumen pertanggungjawaban
Melakukan pencatatan bukti-bukti pembelanjaan dana dari UP/GU/TU dan LS pada dokumen Buku pengeluaran, Buku Pembantu Simpanan/Bank, Buku Pembantu Pajak, Buku Pembantu Panjar, dan Buku Pengeluaran per objek.
Melakukan rekapitulasi pengeluaran dan mencatatnya dalam SPJ yang akan diserahkan ke Pengguna Anggaran (melalui PPK-SKPD) untuk disahkan.
b) PPK-SKPD
Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas sebagai berikut : a) Menguji SPJ pengeluaran beserta kelengkapannya.
b) Meregister SPJ pengeluaran yang disampaikan oleh Bendahara pengeluaran dalam buku register penerimaan SPJ pengeluaran.
c) Meregister SPJ pengeluaran yang telah disahkan oleh Pengguna Anggaran ke dalam buku register pengesahan SPJ pengeluaran.
d) Meregister SPJ pengeluaran yang telah ditolak oleh Pengguna Anggaran ke dalam buku register penolakan SPJ pengeluaran.
c) Pengguna Anggaran
Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas :
a) Menyetujui atau menolak SPJ pengeluaran yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran.
b. Langkah-Langkah Teknis Langkah 1
Dalam proses pelaksanaan belanja, dokumen-dokumen yang diberikan oleh PPTK dicatat oleh bendahara dalam buku-buku sebagai berikut :
1) Buku kas umum pengeluaran
2) Buku pembantu pengeluaran per rinci obyek 3) Buku pembantu kas tunai
4) Buku pembantu simpanan/bank 5) Buku pembantu panjar
6) Buku pembantu pajak
Berdasarkan enam dokumen tersebut, ditambah dengan SPJ pengeluaran pembantu yang dibuat oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu, Bendahara pengeluaran membuat SPJ pengeluaran. SPJ pengeluaran tersebut dibuat rangkap empat, satu untuk arsip, satu untuk BUD dan dua untuk diverifikasi PPK-SKPD.
Apabila disetujui, maka PPK-SKPD menyampaikan satu kopi SPJ pengeluaran kepada kepala SKPD paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya, dan satu kopi SPJ lainnya dicatat pada register Penerimaan SPJ Pengeluaran.
Apabila ditolak, maka PPK-SKPD mengambilkan satu kopi SPJ Pengeluaran kepada bendahara pengeluaran untuk diperiksa ulang, sementara satu kopi lainnya dan dicatat pada register Penolakan SPJ Pengeluaran.
Kepala SKPD mengesahkan SPJ Pengeluaran. Surat Pengesahan SPJ dibuat dua rangkap, satu diregister dalam arsip, sementara yang satu lagi diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran untukk dijadikan dasar atas pengajuan SPP.
Keterangan:Untuk sistem dan prosedur Pembuatan Surat PertanggungJawaban (SPJ) Pengeluaran dapat dilihat pada gambar 4.7
7. Pembuatan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Pengeluaran Pembantu Bendahara pengeluaran pembantu wajib menyelenggarakan penatausahaan terhadap seluruh pengeluaran yang menjadi tanggung jawabnya. Bendahara pengeluaran pembantu wajib menyampaikan laporan pertanggungjawaban pengeluaran kepada bendahara pengeluaran paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya.
Bendahara pengeluaran pembantu dapat ditunjuk berdasarkan pertimbangan tingkatan daerah, besaran SKPD, besaran jumlah uang yang dikelola, beban kerja, lokasi, kompetensi dan/atau rentang kkendali dan pertimbangan objektif lainnya.
Dalam proses penatausahaan, buku pengeluaran pembantu mencatat transaksi-transaksi dalam buku :
Buku Kas Umum Pengeluaran Buku Pajak PPN/PPh
Buku Pembantu Panjar
Surat Pertanggungjawaban (SPJ) diserahkan dengan dilampiri oleh : a. Buku Kas Pengeluaran
b. Buku Pajak PPN/PPh c. Bukti-bukti lain yang sah.
a. Pihak Terkait
1) Bendahara Pengeluaran Pembantu
Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran Pembantu memiliki tugas sebagai berikut :
a) Menguji kebenaran dan kelengkapan dokumen pertanggungjawaban. b) Melakukan pencatatan bukti-bukti pembelanjaan dana pada dokumen
Buku Kas Pengeluaran Pembantu, Buku Pajak PPN/PPh Pembantu, Buku Panjar Pembantu.
c) Melakukan rekapitulasi pengeluaran dan mencatatnya dalam SPJ Pengeluaran Pembantu yang akan diserahkan ke Bendahara Pengeluaran. 2) Bendahara Pengeluaran
Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran memiliki tugas sebagai berikut : a) Melakukan verifikasi, evaluasi dan analisis SPJ Pengeluaran Pembantu. b) Memberikan persetujuan terhadap SPJ Pengeluaran Pembantu, maka SPJ
Pengeluaran pembentu harus disertakan Bendahara Pengeluaran dalam membuat SPJ pengeluaran.
b. Langkah-Langkah Teknis Langkah 1
Bendahara pengeluaran pembantu melakukan pencatatan bukti-bukti pembelanjaan dana dari UP, GU dan TU, kemudian bukti pembelanjaan tersebut diarsipkan.
Dari proses pencatatan ini. Bendahara pengeluaran pembantu hanya akan mencatat pengeluaran atas pembelajaan dana tersebut pada dokumen-dokumen sebagai berikut :
1) Buku Kas Pengeluaran Pembantu 2) Buku Pajak PPN/PPh Pembantu 3) Buku Panjar Pembantu
Ketiga dokumen ini dibuat arsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu.
Bendahara Pengeluaran Pembantu membuat SPJ-Belanja berdasarkan data dari 3 (tiga) dokumen dalam SPJ Pengeluaran Pembantu. Kemudian dirangkum menjadi SPJ-Belanja yang akan diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran paling lambat 5 bulan berikutnya.
Langkah 2
Bendahara Pengeluaran melakukan verifikasi, evaluasi dan analisis SPJ Pengeluaran Pembantu. Dalam hal SPJ Pengeluaran Pembantu tersebut ditolak, maka Bendahara Pengeluaran mengembalikannya kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu untuk dibahas kembali. Setelah Bendahara Pengeluaran memberikan persetujuan terhadap SPJ Pengeluaran Pembantu, maka SPJ pengeluaran pembantu harus disertakan Bendahara Pengeluaran dalam membuat SPJ pengeluaran.
Keterangan: Untuk sistem dan prosedur Pembuatan Surat PertanggungJaaawaban (SPJ) Pengeluaran Pembantu dapat dilihat pada gambaaaar 4.8
E. Faktor Pendukung Dalam Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Penatausahaan Pengelolaan Keuangan Daerah
1. Sumber Daya Manusia
Dalam pelaksanaan sistem dan prosedur penatausahaan pengelolaan keuangan daerah dibutuhkan tenaga Sumber Daya Manusia atau pegawai untuk
penatausahaan pengelolaan keuangan daerah tersebut. Sehubungan dengan aplikasi Sistem Akuntansi Pemerintah Daerah yang merupakan program tersendiri, maka dibutuhkan pegawai yang mengerti dengan baik dan dapat menjalankan secara benar program aplikasi tersebut.
Karena sistem aplikasi tersebut merupakan sistem yang baru, maka pemerintah daerah mempersiapkan pegawai melalui program pelatihan. Modul pelatihan di susun oleh Badan Akuntansi Keuangan Negara Departemen Keuangan RI dan setiap propinsi telah ada Tim Aplikasi Sistem Akuntasi PemerintahDaerah. Pelatihan diberikan kepada pegawai yang bekerja khusus dalam pelaksanaan sistem dan prosedur penatausahaan pengelolaan keuangan daerah.
Jumlah pegawai yang disyaratkan mengikuti pelatihan paling sedikit sesuai dengan jumlah komputer dengan aplikasi Sistem Akuntansi Pemerintah Daerah di daerah yang bersangkutan. Kemampuan pegawai untuk dapat memahami program aplikasi tersebut dan dapat menjalankannya dengan benar tergantung kepada kualitas pegawai yang bersangkutan. Seorang pegawai akan lebih mudah dan cepat mengerti program aplikasi tersebut jika sudah mengerti dasar-dasar pengoperasian komputer atau telah mahir menggunakan berbagai aplikasi dalam komputer, khususnya program Office.
2. Perangkat Pendukung
Didalam pelaksanaan sistem dan prosedur penatausahaan pengelolaan keuangan daerah membutuhkan perangkat pendukung yang mampu bekerja dan digunakan dengan optimal sehingga penyusunan laporan dapat dilakukan dengan baik. Perangkat pendukung utama yang dibutuhkan dalam sistem dan prosedur
penatausahaan pengelolaan keuangan daerah terdiri dari perangkat pendukung teknis dan perangkat pendukung akuntansi.
Perangkat pendukung teknis merupakan unit komputer yang mampu melaksanakan perhitungan-perhitungan dengan cepat dan akurat. Hardware yang digunakan untuk processor yang unggul saat ini, seperti Pentium IV dengan kapasitas yang sesuai dengan kebutuhan dan kecepatan yang optimal. Software yang digunakan adalah aplikasi khusus yang dinamakan program Sistem Akuntansi Pemerintah Daerah yaitu, suatu aplikasi yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi keuangan pemerintah daerah dan selanjutnya secara otomatis mempersiapkan laporan keuangan ketika laporan tersebut dibutuhkan. Pemerintah daerah dalam menyusun Sistem Akuntansi Pemerintah Daerah mengacu pada Standar Akuntansi Pemerintahan.
Selain perangkat pendukung teknisi dibutuhkan juga perangkat pendukung akuntansi berupa laporan keuangan. Laporan Keuangan Daerah dalam aplikasi Sistem Akuntansi Pemerintahan Daerah dibagi menjadi 11 kategori (Pernyataan Standar 11). Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 antara lain:
1. Penyajian Laporan Keuangan 2. Laporan Realisasi Anggaran 3. Laporan Arus Kas
4. Catatan Atas Laporan Keuangan 5. Pesediaan
6. Investasi Jangka Panjang 7. Aset Tetap
8. Kewajiban 9. Konstruksi
10. Koreksi Kesalahan, dan 11. Laporan Konsolidasian.
F. Kerangka Konseptual
Berdasarkan latar belakang dan perumusan masalah serta uraian diatas, maka dapat digambarkan model kerangka konseptual sebagai berikut:
Catatan: Ada Peraturan baru yang dikeluarkan oleh Pemerintah tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah yaitu PP No.58 Tahun 2007
Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 Permemdagri Nomor 13 Tahun 2006 Sumber Daya Manusia
Sistem dan Prosedur Penatausahaan Pengelolaan Keuangan Daerah Perangkat Pendukung Pengaturan yang Komprehensif
