Modul ke:
Fakultas
Program Studi
Manajemen, Kepemimpinan dan
Pemberdayaan Karyawan
Widi Wahyudi,S.Kom, SE, MM.
Desain & Seni Kreatif Desain Produk
Fungsi Manajemen
Manajemen adalah proses yang digunakan untuk mencapai tujuan
organisasional melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian orang dan sumber-sumber daya organisasional lainnya. Terdapat 4 fungsi manajemen yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian 3. Kepemimpinan
4. Pengendalian orang
Perencanaan meliputi antipasi terhadap tren dan penentuan strategi dan
taktik terbaik untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasional. Salah satu dari sasaran itu adalah untuk menyenangkan para pelanggan.
Pengorganisasian meliputi perancangan struktur organisasi dan penciptaan
kondisi dan sistem dimana setiap orang dan setiap hal bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
Kepemimpinan berarti menciptakan visi untuk organisasi dan
mengkomunikasi, membimbing, melatih, dan memotivasi orang
lain untuk bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan dan
sasaran organisasi.
Pengendalian melibatkan penetapan standar yang jelas untuk
menentukan apakah sebuah organisasi mengalami kemajuan
terhadap tujuan sasaranya, memberi ganjaran kepada
orang-orang untuk melakukan pekerjaan yang baik, dan mengambil
tindakan korektif jika tidak.
Perencanaan : Menciptakan Visi Berdasarkan pada Nilai
Perencanaan, fungsi manajemen yang pertama melibatkan penetapan visi,tujuan dan sasaran organisasional. Visi lebih dari sekedar tujuan, visi merupakan penjelasan yang luas atas mengapa organisasi tersebut eksis dan kemana arah yang dituju organisasi tersebut. Pernyataan misi yang merupakan uraian mengenai tujuan mendasar dari sebuah organisasi. Sebuah pernyataan misi yang berarti harus menyinggung :
1. Konsep diri dari oganisasi.
2. Filosofi dan tujuan perusahaan. 3. Daya tahan jangka panjang. 4. Kebutuhan pelanggan.
5. Tanggung jawab sosial.
6. Sifat dari produk atau jasa perusahaan.
Tujuan adalah pencapaian luar jangka panjang yang ingin dicapai sebuah organisasi. Tujuan harus disetujui secara mutual oleh pekerja dan manajemen.
Sasaran adalah pernyataan spesifik jangka pendek yang
memerinci bagaimana cara mencapai tujuan organisasi.
Perencanaan strategis menentukan tujuan utama organisasi.
Perencanaan ini memberikan fondasi untuk kebijakan, prosedur,
dan strategi untuk mendapatkan dan menggunakan sumber daya
untuk mencapai tujuan itu.
Bentuk-bentuk Perencanaan :
a. Perencanaan strategis ( Strategic Planning )
Menentukan tujuan utama organisasi. Perencanaan ini memberikan fondasi untuk kebijakan, prosedur, dan strategi untuk mendapatkan dan menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan itu.
b. Perencanaan taktis ( Tactical Planning )
Proses pengembangan jangka pendek mengenai apa yang harus dilakukan, siapa yang melakukannya, dan bagaimana cara melakukannya.
c. Perencanaan operasional. ( Operational Planning )
Proses untuk menetapkan standar dan jadwal kerja yang diperlukan untuk menerapkan sasaran taktis perusahaan.
d. Perencanaan kontigensi ( Contigency Planning )
Proses untuk menyiapkan rencana tindakan alternatif yang dapat digunakan jika rencana utama tidak mencapai sasaran organisasi.
Pengambilan Keputusan : Menemukan Alternatif Terbaik
Pengambilan keputusan adalah memilih diantara dua alternatif
atau lebih. Ada langkah-langkah ini dapat diingat sebagai tujuh M
dari pengambilan keputusan :
1. Mendefinisikan situasi.
2. Mendeskripsikan dan mengumpulkan informasi yang dibutuhkan.
3. Mengembangkan alternatif.
4. Mengembangkan persetujuan diantara yang terlibat.
5. Memutuskan alternatif mana yang terbaik.
6. Melakukan apa yang diindikasikan (memulai implementasi).
7. Menentukan apakah keputusan tersebut adalah keputusan yang
baik dan melanjutkannya.
Pengorganisasian : Menciptakan sebuah Sistem yang padu
Setelah manajer merencanakan tindakan, mereka harus mengorganisasi perusahaan untuk mencapai tujuan mereka. Bagan organisasi adalah alat vital yang memperhatikan hubungan antarorang dan membagi pekerjaan organisasi; bagan organisasi memperlihatkan siapa yang bertanggung jawab untuk penyelesaian pekerjaan tertentu dan siapa yang melapor kepada siapa.
Manajemen puncak terdiri atas president dan eksekutif perusahaan penting lainnya yang mengembangkan rencana strategis.
Manajemen menengah meliputi general manager, manajer divisi, dan manajer cabang dan pabrik yang bertanggung jawab untuk perencanaan taktis dan pengendalian.
Manajemen penyelia meliputi mereka yang secara langsung bertanggung jawab untuk mengawasi pekerja dan mengevaluasi kinerja harian mereka; mereka acap kali dikenal sebagai manajer lini pertama (atau penyelia) karena mereka adalah tingkat pertama diatas pekerja.
Tugas & Keterampilan pd Tingkat Manajemen yg berbeda
Semakin jauh seseorang menaiki tangga manajerial, keterampilan pekerjaan sebenarnya dari orang tersebut menjadi semakin tidak penting. Pada puncak tangga, kebutuhannya adalah untuk orang yang merupakan visioner, perencana, organisator, koordinator, komunikator, pembangun modal, dan motivator. Dan manajer harus mempunyai 3 keterampilan. Berikut ini adalah 3 keterampilan tersebut :
1. Keterampilan teknis ( Technical skills ) melibatkan kemampuan untuk melakukan tugas dalam disiplin tertentu atau departemen tertentu.
2. Keterampilan hubungan manusia ( Human relations skills ) melibatkan komunikasi dan motivasi, keterampilan ini memungkinkan manajer untuk bekerja melalui dan bersama orang-orang.
3. Keterampilan konseptual ( Conceptual skills) melibatkan kemampuan untuk menggambarkan organisasi sebagai satu keseluruhan dan hubungan antara berbagai bagiannya.
Organisasi Berorientasi Pemangku Kepentingan
Sebuah pertanyaan yang mendominisi selama 20 tahun terakhir atau lebih adalah bagaimana cara yang paling baik untuk mengorganisasi perusahaan untuk merespons kebutuhan pelanggan dan para pemangku kepentingan yang lainnya.
Maksudnya adalah bahwa perusahaan tidak lagi di organisasi untuk membuatnya lebih mudah lagi bagi manajer untuk mengendalikannya.
Dimasa lalu, fungsi dan tujuan organisasi dalam perusahaan adalah untuk menentukan dengan jelas siapa melakukan apa dalam perusahaan. Sekarang, tugas organisasi jauh lebih kompleks karena perusahaan-perusahaan membentuk rekanan, vetura bersama dan perjanjian-perjanjian lainnya.
Pengisian Staff : Mendapatkan & Mempertahankan orang yg tepat
Pengisian yang tepat meliputi merekrut, memperkerjakan, memotivasi dan mempertahankan orang-orang terbaik yang ada untuk mencapai sasaran organisasi.
Merekrut karyawan yang baik telah selalu menjadi bagian penting dari keberhasilan organisasional. Akan tetapi, sekarang adalah kritis, khususnya dalam area internet dan teknologi tinggi. Setelah mereka memperkerjakan, orang-orang yang baik harus dipertahankan. Banyak orang tidak bersedia bekerja diperusahaan kecuali mereka diperlakukan dengan baik dan mendapatkan bayaran yang pantas.
Kepemimpinan: Menyediakan Visi & Nilai secara terus menerus
Dalam ringkasannya pemimimpin itu harus :
•
Mengomunikasikan sebuah visi dan membuat orang lain
mengikuti visi tersebut.
•
Menetapkan nilai-nilai korporat.
•
Mempromosikan etika korporat.
•
Merangkul perubahan.
Gaya Kepemimpinan
Berikut ini gaya-gaya kepemimpinan :1. Kepemimpinan otokratis (autocratic leadership) melibatkan pengambilan keputusan manajerial tanpa berkonsultasi dengan orang lain. Gaya seperti ini efektif dalam keadaan darurat dan ketika dibutuhkan kepengikutan yang mutlak.
2. Kepemimpinan partisipatif demokratis (participative democratic leadership) terdiri dari manajer dan karyawan yang bekerja sama untuk
mengambil keputusan.
3. Kepemimpinan free-rain (free-rein leadership) melibatkan manajer yang menetapkan sasaran-sasaran dan karyawan relatif mempunyai kebebasan untuk melakukan apapun yang diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Memberdayakan Karyawan
Pemampuan (enabling) adalah istilah yang digunakan untuk
mendeskripsikan
pemberian
pendidikan
dan
alat-alat
yang
dibutuhkan pekerja untuk mengambil keputusan. Pemampuan
adalah kunci keberhasilan dari pemberdayaan. Tanpa pendidikan,
pelatihan, bimbingan, dan alat-alat yang tepat, pekerja tidak dpat
memikul tanggung jawab dan peran pengambilan keputusan yang
membuat pemberdayaan berhasil.
Mengelola Pengetahuan
Manajemen pengetahuan (knowledge management) menemukan
informasi yang tepat, menyimpan informasi ditempat yang siap
untuk diakses dan membuat informasi tersebut diketahui setiap
orang dalam perusahaan.
Pengendalian : Memastikan Keberhasilan
Fungsi pengendalian mengakibatkan pengukuran kinerja secara relatif terhadap
sasaran dan standar yang direncanakan, memberi ganjaran kepada orang-orang untuk memperkerjakan yang dilaksanakan dengan baik, dan kemudian mengambil tindakan korektif jika diperlukan.
Pengendalian terdiri atas lima langkah, sebagai berikut : 1. Menetapkan standar kinerja yang jelas.
2. Memantau dan merekam kinerja aktual (hasil).
3. Membandingkan hasil terhadap rencana dan standar.
4. Mengkomunikasikan hasil dan penyimpangan kepada karyawan yang terlibat. 5. Mengambil tindakan korektif ketika dibutuhkan dan memberikan umpan balik
positif untuk dilaksanakan dengan baik. •
Sebuah Kriteria Pengukuran Baru : Kepuasan Pelanggan
Kriteria untuk mengukur keberhasilan dalam perusahaan yang berorientasi pada pelanggan adalah kepuasan pelanggan. Ini meliputi, baik keputusan dari internal maupun eksternal.
Pelanggan internal (internal customer) adalah individu dan unit dalam perusahaan yang menerima layanan dari individu lain atau unit lain. Meliputi diler yang membeli produk untuk dijual kepada orang lain dan pelanggan akhir juga dikenal sebagai pengguna akhir seperti anda, saya yang membeli produk untuk digunakan secara pribadi.
Sedangkan, pelanggan eksternal (external customer) adalah individu dan unit dalam perusahaan yang menerima layanan dan individu atau unit lain. Meliputi diler yang membeli produk untuk dijual kepada orang lain dan pelanggan akhir seperti anda dan saya, yang membeli produk untuk digunakan secara pribadi.
