36149906 BAB VI Menata Dan Mencetak Dokumen

(1)

BAB VI

MENATA dan MENCETAK DOKUMEN

A. MEMBERI NOMOR HALAMAN

Jika naskah yang lebih dari satu halaman kita dapat memberi nomor halaman dengan cara klik menu Insert, kemudian pilih Page Number

Pilih letak nomor pada Position; Top untuk halaman di atas Bottom untuk halaman di bawah

Alignment untuk menentukan letak di kiri, tengah, atau kanan.

B. HEADER AND FOOTER

Fungsinya untuk memberikan catatan yang akan tampil pada setiap halaman naskah. Header akan tampil pada bagian atas setiap halaman sedangkan footer akan tampil pada bagian bawah setiap halaman

a. Caranya Klik menu View, kemudian pilih Header and Footer

b. Ketik teks yang akan ditampilkan kemudian close untuk menutup tampilan

Untuk memberi nomor halaman

Untuk pindah header atau footer

C. MENATA HALAMAN

Pada langkah ini beberapa pekerjaan dapat dilakukan berkaitan dengan menata halaman dokumen sebelum dicetak. Caranya klik menu File kemudian pilih Page Setup a. Margin

Pengaturan batas cetak dari ukuran kertas yang dipakai

Caranya dengan mengisi kolom margin dengan ketentuan ;

⇒

Top untuk batas atas

⇒

Left untuk batas kiri

⇒

Bottom untuk batas bawah

⇒

Right untuk batas kanan

(2)

b. Orientation

Yaitu posisi kerta, Potrait untuk kertas posisi tegak dan Lanscape untuk posisi kertas mendatar.

c.

Paper untuk menentukan ukuran kertas pilih Paper Size. Secara default sudah disiapkan ukuran kertas secara umum.

Tetapi bisa juga kita membuat ukuran kertas dengan Costumize sesuai keinginan.

Jika sudah diisi kemudian klik OK.

D. MENCETAK DOKUMEN

Sebelum mencetak dokumen sebaiknya lihat dahulu hasil kerja melalui tampilan Print Preview agar hasil cetaknya benar-benar pada posisi yang diinginkan.

Selanjutnyapastikan semua kabel yang menghubungkan komputer dengan printer terpasang dengan baik kemudian kertas sudah disiapkan.

Perintah mencetak adalahKlik Menu File kemudian Print, akan muncul tampilan Print. Hal hal yang harus diperhatikan pada tampilan ini adalah :

1. Nama printer harus sama dengan nama printer yang dipasang pada komputer

2.

Status ; Idle artinya printer tidak ada perintah cetak. Jika tampil Printing artinya printer sedang mencetak

3. Page range ;

 All artinya semua halaman file akan dicetak

 Current page artinya prinmter akan mencetak halaman dimana posisi kursor  Selection artinya akan mencetak teks yang diblok saja

 Pages artinya akan mencetak halaman sesuai dengan yang ditulis pada kolom pages

Untuk mencetak halaman yang terpisah gunakan tanda koma (,) contoh 1,3,7,8 Untuk mencetak deret halaman tertentuk gunakan tanda min ( - ) contoh 5-17

4. Number of Copies diisi jumlah penggandaan cetakan setiap halaman.

(3)

E. MAIL MERGE

Adalah fasilitas untuk menghubungkan suatu dokumen dengan file tertentu sebagai sumber data. Contohnya bila kita akan mencetak amplop dengan alamat berbeda-beda sedangkan pengirim tetap maka dapat menggunakan fasilitas ini. Untuk menjalankan mail merge kita harus memiliki dua file yaitu :

1. File sebagai sumber data biasanya berbentuk tabel, bisa berupa tabel dari data Excel maupun tabel Word.

2. Document sebagai tempat penggabungan file

Sebagai contoh ikuti langkah-langkah berikut :

a. Buatlah tabel berikut pada dokumen baru kemudian simpan dengan nama Alamat

NAMA ALAMAT TELEPON

Putu Sukreta Buana Jl. Pudak no 18 Denpasar - Bali (0364) 642275 Lalu Zaenal Abidin Jl. H. Akhmad Dahlan no 123

Praya - NTB

(0373) 671542

Joni Sangkareang Jl. Merdeka no 72 Kupang - NTT -Surya Amangkurat Jl. Diponegoro no 522 Malang -

Jatim

(0344) 258622

b. Buka Dokumen baru kemudian Page Setup untuk ukuran kertas Unvelop 11 X 22 cm, posisi kertas mendatar ( Landscape )

c. Ketik Teks Halaman Amplop berikut dan simpan dengan nama file AMPLOP:

Sekolah Menengah Kejuruan ( SMK ) Negeri 1 Mataram

Jl. Pejanggik 28 Mataram. Telp. (0370) 631244

K e p a d a Yth.

Telp.

d.

Selanjutnya Klik Menu Tools, kemudian Letter and Mailings, pilih Show Mail Merge Toolbar, maka akan muncul Toolbar mail merge

e.

Klik Icon Open Data Source ( ), cari dan buka file Alamat yang dibuat sebelumnya.

f.

Letakkan kursor di sebelah kanan Yth. ( pada dokumen Amplop), kemudian klik Icon

Insert Merge Field ( ) akan muncul tampilan Insert Merge Field

g.

Pilih Fileds NAMA, klik Insert kemudian, Close

h.

Enter kemudian klik lagi Insert Merge Field pilih ALAMAT, klik Insert kemudian Close.

(4)

i.

Letakkan kursor pada sebelah kanan Tellp. Insert Merge Field, klik Insert kemudian Close.

j.

Untuk menampilkan hasil merge klik Icon View Merged Data, k. Untuk melihat tampilan alamat

berikutnya klik Next Record.

l. Selanjutnya kita dapat mencetak amplop sesuai dengan keperluan alamat yang dituju.

Open Data Source

Insert Field Merge View Merged Data Preview Record Next Record

Toolbar Mail Merge

Latihan 22

a. Buka dokumen baru kemudian buatlah tabel sertifikan berikut b. Untuk mengisi nilai gabungkan ( merge) dengan File TABEL2 c. Simpan File dengan nama MERGE

Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Komputer ( LPPK ) UP Bina Remaja

SMKN 1 Mataram

Jl. Pejanggik 28 Mataram, Telepon ( 0370) 631244

SERTIFIKAT

Diberikan kepada

Sebagai peserta kursus dan telah lulus Ujian Program Microsoft Word dengan nilai Menjalankan Program Ms Word :

Menata File : Mencetak Dokumen :

Mataram, 2 Agustus 2007 Ketua Kursus

Drs. Abdullah