PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Strategi Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Strategi Menerapkan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)
di Universitas Sriwijaya
Siti Herlinda *
*Universitas Sriwijaya, Kepala Pusat Unggulan Riset Pengembangan Lahan Suboptimal (PUR-PLSO), Universitas Sriwijaya/Guru Besar Universitas Sriwijaya
Abstract
Strategi Menerapkan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) di Universitas Sriwijaya
Siti Herlinda
Kepala Pusat Unggulan Riset Pengembangan Lahan Suboptimal (PUR-PLSO), Universitas Sriwijaya, Telpon/Faksimil: +62711352879, Handphone: +628127853516 Email: sitiherlinda@unsri.ac.id
Pendahuluan
Saat baru pertama ditugaskan Rektor Universitas Sriwijaya menjadi Kepala Unit Pelaksana Teknis (UPT) Penjaminan Mutu Universitas Sriwijaya 4 tahun lalu, penulis sama sekali belum paham apa yang harus dikerjakan pada unit yang saya pimpin tersebut. Padahal, tugas utama yang diembankan kepada kami tim penjaminan mutu ini adalah mempersiapkan akreditasi Unsri dan
mengantarkannya hingga terakreditasi. Lalu, penulis diikutsertakan oleh Rektor pada berbagai pelatihan tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di beberapa perguruan tinggi yang terakreditasi A Setelah itu, penulis mulai paham apa itu SPMI, SPME, dan hal-hal yang terkait dengan mutu di pendidikan tinggi. Hasil pelatihan tersebut selanjtnya penulis diseminasikan ke tim penjaminan mutu universitas, lalu kami juga mendesiminasikannya ke ketua-ketua program studi dan gugus kendali mutu di Universitas Sriwijaya. Dengan berbekal ilmu di atas dan kerjasama tim yang solid, mulailah aktivitas penulis dan tim dalam upaya meningkatkan budaya mutu di
Universitas Sriwijaya. Tugas pertama yang diamanahkan kepada kami adalah persiapan dan pelaksanaan akreditasi Universitas Sriwijaya yang persiapannya dimulai April 2013 hingga
Penerapan AMAI di Universitas Sriwijaya
Universitas Sriwijaya hanya terakreditasi B permasalahan terletak pada lemahnya standar 2 hasil penilaian BAN-PT, yaitu rendahnya jumlah program studi yang terakreditasi A dan masih banyaknya program studi terakreditasi C. Selain itu, sistem AMAI masih belum efektif. Pada rentang waktu tahun 2007 hingga 2010, program studi terakreditasi A hanya 7 program studi. Untuk menghasilkan program studi terakreditasi A, upaya pembenahan SPMI harus dilakukan dimulai dengan
pembenahan pada standar pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat, serta standar sistem informasi dan standar internal lainnya. Pada tulisan ini difokuskan pada pembenahan standar akademik, khususnya pembenahan pada sistem AMAI. Pelaksanaan sistem AMAI baru dimulai tahun 2009 dengan menggunakan metode gap mutu hingga tahun 2010 sehingga belum secara signifikan mendongkrak jumlah program studi terakreditasi A. Lalu tahun 2011 Unsri mulai menerapkan AMAI tetapi belum online. Pada tahun 2013, Unsri mulai menerapkan AMAI secara online. Mengapa AMAI online diterapkan? Selama ini AMAI dilakukan offline menyebabkan banyak dokumen yang tidak terdokumentasi. Dokumen pendukung atau bukti fisik dari setiap butir standar audit sangat dibutuhkan untuk kelengkapan saat program studi dinilai kecukupan lapangan oleh BAN-PT, dengan sistem AMAI online dokumen pendukung dapat diupload di sistem tersebut. Dalam pelaksanaan audit sebelum AMAI online di Universitas Sriwijaya, permasalahan dokumen dan data akademik menjadi permasalahan utama. Keberadaan AMAI online dapat membantu mengatasi permasalahan tersebut. Pada program AMAI online ini, dokumen-dokumen dan data yang dibutuhkan untuk akreditasi program studi (APS) harus di-upload atau dilampirkan dalam sistem tersebut. Pelaksanaan AMAI di Universitas Sriwijaya dilakukan setiap bulan November sehingga program studi otomatis akan meng-update data dan dokumen akademik setiap awal bulan November atau setiap akhir semester ganjil. Dengan demikian, bila data dan dokumen tersebut updated,maka kapanpun reakreditasi program studi dapat dilaksanakan. Banyak kendala saat pertama menerapkan AMAI online ini. Kendala utama adalah internet yang masih belum mampu secara maksimal dalam memfasilitasi dokumen-dokumen yang akan di-upload, namun permasalahn ini segera cepat teratasi oleh pimpinan universitas. Permasalah yang paling berat adalah bagaiman mengajak ketua program studi yang dalam hal ini pada posisi mereka sebagai auditee agar mau mengisi intrumen AMAI dan agar mau diaudit. Permasalahan lainnya adalah kesulitan ketua program studi dalam mendapatkan dokumen pendukung instrumen audit tersebut. Permasalahan berikutnya bagaimana menyediakan auditor internal yang profesional. Strategi mengajak auditee untuk mengisi instrumen AMAI dilakukan dengan cara mengundang mereka bekerja bersama di ruang pertemuan khusus yang nyaman dengan akses internet excellent. Saat pertemuan inilah mereka akan saling tukar pikiran bila mendapat kendala-kendala dalam pengisian instrumen tersebut. Pertemuan dilakukan tiga hingga empat kali yang difasilitasi oleh lembaga penjaminan mutu universitas. Pengisian instrumen AMAI secara bersama-sama ini memberikan semangat kepada auditee untuk mampu menyelesaian pengisian dan melengkapi dokumennya. Bila saat pengisian instrumen AMAI ditemukan permsalahan ketiadaan dokumen pendukung, maka auditee akan segera menyampaikan permasalahan ini ke unit penjamin mutu fakultas yang saat pengisian intrumen ditugaskan sebagai fasilitator yang mendampingi pengisian intrumen AMAI. Bila
permasalahan dokumen tidak mampu diselesaikan oleh unit penjaminan mutu fakultas, maka lembaga penjaminan mutu universitas akan segera membantu mengatasi permasalahan tersebut hingga permasalahan tersebut dapat teratasi dengan baik. Sebelum AMAI dilaksanakan lembaga penjaminan mutu universitas terlebih dahulu menyiapkan auditor internal. Auditor dipersiapkan melalui kegiatan Pelatihan Audit Mutu Akademik untuk Calon Auditor Mutu Akademik Internal. Kurikulum pelatihan audit mutu akademik ini mengikuti kurikulum nasional yang pelatihnya narasumber-narasumber nasional yang pakar di bidangnya. Pelatihan ini diikuti oleh Ketua dan Sekretaris Jurusan/Program Studi dan dosen-dosen Unsri lainnya berjumlah 50-75 peserta setiap tahun. Pelatihan ini dilakukan setiap tahun, saat ini auditor AMAI yang dimiliki Universitas Sriwijaya lebih dari 100 orang. Pelatihan audit mutu akademik internal ini bukan hanya
penyegaran. Umumnya setiap pelatihan dilaksankan, peserta pelatihan selalui melalui target yang ditulis di program kerja lembaga penjaminan mutu, hal ini menunjukkan besarnya minat teman-teman dosen untuk menjadi auditor yang profesional. Universitas Sriwijaya lebih memprioritaskan ketua program studi sebagai auditor karena sangat besar manfaatnya. Ketua program studi akan mampu membenahi mutu di program studinya sendiri, selain itu mereka juga mendapatkan banyak pengalaman saat mengaudit program studi lain sehingga ke depannya mereka akan semakin sadar dengan mutu dan semakin banyak mengajak dosen di sekitarnya untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan. Butir-butir standar yang diaudit di AMAI Universitas Sriwijaya mirip dengan butir-butir yang dinilai oleh Asesor BAN-PT melalui SPME, untuk standar yang diaudit adalah Standar Nasional Pendidikan Tinggi (24 standar sesuai Permenristek Dikti no 44 tahun 2015) dan ditambahn dengan 3 standar internal (sarana dan prasaranan; sistem informasi; kemahasiswaan) Universitas Sriwijaya. Dalam melaksanakan AMAI, program studi terlebih dahulu mengisi dan/atau
mengupdate instrumen AMAI yang mirip dengan instrumen akreditasi program studi (borang 3 A) setiap tahun. Instrumen AMAI tersebut telah terpasang dalam sistem web yang semua data diupload pada web tersebut dan dapat diakses di link http://amai.upm.unsri.ac.id/ Lampiran data dukung juga dapat diupload di web AMAI. Selain itu, instrumen penilaian untuk auditor juga ada di web AMAI sehingga auditor dalam evaluasi dan audit internal melakukannya secara online. Saat pelaksanaan audit internal, lembaga penjaminan mutu universitas memfasilitasi pertemuan antara tim auditor. Tim auditor yang akan mengaudit sebanyak 3 orang auditor per program studi. Setiap tim tersebut terdiri dari 1 lead auditor dan 2 orang anggota. Sebelum melakukan audit, tim auditor diundang oleh lembaga penjaminan mutu universitas untuk melakukan rapat penyamaan persepsi penilaian. Setelah itu, tim auditor diberi waktu selama 7 hari untuk melakukan asesmen kecukupan (desk evaluation) dan mereka juga diberi no kontak auditee untuk memudahkan komunikasi
menyepakati saat auditor akan melakukan asesmen lapangan (visitasi ke program studi). Untuk visitasi ke program studi biasanya selama 1 hari pada jam kerja dan waktunya disepakati bersama dengan auditee. Setelah audit dilaksanakan selanjutnya auditor membuat laporan audit, dan bila hasil audit ditemukan ketidaksesuai (KTS) atau observasi maka segera dilakukan tindak lanjut yang jadwalnya tergantung dengan berat tidaknya KTS atau observasi tersebut. Hasil audit mutu
akademik internal ini, sebagian digunakan program studi dalam menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Kementrian / Lembaga (RKAKL) tahunan program studi. Namun, masih banyak juga program studi yang tidak memanfaatkan hasil audit ini untuk dasar dalam penyusunan RKAKL. Hasil audit idealnya harus digunakan oleh semua program studi sebagai dasar dalam penyusunan RKAKL tahunan mereka. Oleh karena itu, pimpinan universitas sebaiknya membuat kebijakan yang mewajibkan semua fakultas atau program agar dalam penyusunan RKAKL tahunan fakultas/program didasarkan hasil laporan audit mutu akademik internal tadi sehingga program yang dilaksanakan setiap tahun tersebut benar-benar untuk mewujudkan peningkatan mutu secara berkelanjutan (keizen). Pelaksanaan AMAI online ini cukup signifikan dalam memacu program studi melengkapi dokumen SPMI dan meningkatkan kesiapan menghadapi penilaian melalui sistem penjaminan mutu eksternal (SPME) yang akan dilakukan oleh BAN-PT. Peningkatan jumlah program studi
terakreditasi A salah satunya disebabkan oleh pelaksanaan AMAI online dan mulai bekerjanya sistem penjaminan mutu internal (SPMI), serta sarana dan prasarana juga mendukung proses pembentukan budaya mutu di Universitas Sriwijaya. Pada tahun 2010, program studi yang
terakreditasi A sebanyak 7 program studi. Selanjutnya setelah AMAI mulai diterapkan, pada tahun 2014 terjadi peningkatan jumlah program studi terakreditasi A menjadi sebanyak 14 program studi dan pada pertengahan tahun 2016 bertambah menjadi 20 program studi terakreditasi A.
Keuntungannya dengan AMAI yang dilakukan melalui online ini, auditor mudah dalam mengevaluasi dengan langsung mengecek data dukung yang telah diupload oleh program studi. Pimpinan
melebihi nilai akreditasi sebelumnya, maka program studi dapat melakukan reakreditasi. Bagi peraih nilai AMAI tertinggi 10 besar akan mendapat insentif untuk pengembangan program studi dengan total insentif 120 juta (Gambar 3). Dari kegiatan AMAI ini Unsri mulai mengalami
peningkatan jumlah program studi akreditasi A dan B, dan terus terjadi penurunan program studi mendapat akreditasi C. Dengan tersedianya dokumen dan data akademik ini, dosen juga
diuntungkan karena akan tersedianya dokumen dan data untuk lampiran dalam melengkapi dokumen pendukung Beban Kerja Dosen (BKD) dan untuk Sasaran Kerja Pegawai (SKP). Dari testimoni ketua program studi yang mendapat akreditasi A umumnya mereka menyatakan data dan dokumen dukung yang digunakan dalam melengkapi instrumen AMAI sangat membantu program studi untuk menghadapi reakreditasi.
Penutup
Ke depan instrumen AMAI dapat ditingkatkan dan ditambah standar-standar yang ada. Peningkatan standar dapat dilakukan secara bertahap sehingga AMAI akan menjadi multifungsi, untuk akreditasi nasional dan international. Peningkatan standar pada instrumen AMAI akan mengkondisikan
program studi yang terakreditasi A dapat mulai membekali diri dengan standar akreditasi
