7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Prosedur
2.1.1. Pengertian Prosedur dan Standard Operating Procedure
Pengertian prosedur menurut pusat bahasa Departemen pendidikan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2007:899), prosedur diartikan sebagai berikut:
1. Tahap kegiatan untuk menyelesaikan aktifitas;
2. Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.
Menurut Ensiklopedi Administrasi, bahwa “prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan satu kebutuhan”.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009:134) menyatakan bahwa
“prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas”. Adapun manfaat dari prosedur kerja antara lain:
1. Sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijkasanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.
2. Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.
3. Bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.
Menurut Hartatik (2014:35) “Bagi dunia kerja, SOP atau Standar Operasional Prosedur adalah petunjuk bagi pegawai untuk melaksanakan pekerjaan sesuatu dengan standar yang telah ditetapkan. Bagi akademis, Standar Operasional Prosedur merupakan salah satu materi yang diberikan dosen kepada mahasiswa untuk dipelajari.”
Dalam internasional of standards (ISO) 9001 tentang manajemen mutu, SOP merupakan nyawa dari sistem manajemen tersebut dan biasanya diistilahkan dengan dokumen level dua. SOP dalam sistem manajemen SOP disebut sebagai pedoman, prosedur, dan instruksi kerja. Disebut pedoman karena SOP dapat menjelaskan suatu kebijakan manajemen dari sebuah perusahaan terkait penerapan suatu sistem manajemen.
Sedangkan SOP disebut prosedur karena menjelaskan aturan atau instruksi yang berlaku umum untuk semua bagian di dalam sebuah organisasi atau perusahaan serta menjelaskan alur kerja yang melibatkan beberapa bagian atau fungsi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Sementara, SOP disebut instruksi/standard/petunjuk karena berisi aturan atau langkah-langkah untuk melakukan suatu aktivitas tertentu yang spesifik. Jadi, SOP dibuat untuk menyederhanakan proses kerja supaya memberikan hasil yang optimal namun tetap efisien.
2.1.2. Tujuan SOP
Menurut Hartatik (2014:38), ada beberapa tujuan dibuatnya SOP:
a. Agar karyawan/pegawai dapat menjaga tingkat kinerja yang konsisten pada unit kerjanya masing-masing.
b. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
c. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari karyawan/pegawai terkait.
d. Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lain.
e. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefesiensi.
2.1.3. Keuntungan Penggunaan SOP Dalam Bisnis
Menurut Hartatik (2014:15), keuntungan-keuntungan penggunaan SOP dalam bisnis yaitu:
1. Lebih rapi
Kerapihan merupakan salah satu keunggulan tersendiri dalam menjual produk kepada konsumen. Kita bisa melihat tempat dan barang yang di jual di minimarket sangat memperhatikan kerapihan. Apa bila ada kerusakan pada
sebuh prouduk akan dianggap sebagai produk gagal, mereka memperlakukan kerapihan sebagai salah satu hal penting untuk menjamin kualitas produk kepada konsumen. Disisi lain konsumen juga memandang bahwa salah satu ciri produk yang berkualitas adalah rapi dalam pengemasan dan tempat usaha sebab kerapihan manjadi ukuran berkualitas atau tidaknya suatu produk.
Oleh karena itu usaha yang mengunakan sistem modern akan memiliki tingkat kerapihan yang selalu terjaga untuk membedakan tingkat kerapihan antara usaha bersistem modern dengan tradisonal kita bisa membadingkannya antara toko kelontong dan minimarket. Minimarket yang memiliki sistem modern
memiliki tingkat kerapihan dan kebersihan yang selalu terjaga baik untuk tempat, produk yang di jual maupun karyawannya. Mereka menempatkan kerapihan dan kebersihan sebagai salah satu kewajiban yang harus ditaati dan dijaga, sesuai dengan apa yang telah ditulis dalam SOP.
2. Lebih efesien
Selain lebih rapih, usaha yang di dalamnya dijalankan dengan sistem modern, memiliki tingkat efesiensi yang tinggi di bandingkan dengan usaha yang dikelola dalam sistem tradisonal. Tingkat efisiensi terlihat saat kita membandingkan praktik belanja di minimarket dengan toko kelontong. Saat masuk minimarket kita sudah menggunakan sistem modern kita bisa berbelanja dalam waktu yang cepat kita bisa memilih barang dengan cepat dan membayarnya pun dengan cepat. Kalaupun dibutuhkan bantuan pramuniaga, ia hanya membutuhkan waktu singkat untuk mendapatkan barang yang kita inginkan. Sebab semua barang sudah disusun dengan rapih sesuai dengan tempatnya masing-masing tidak tercampur dengan barang lain. Efisiensi tidak hanya berlaku bagi usaha minimarket namun perusahaan secara umum juga menuntut adanya efisiensi agar mampu meningkatkan pendapatan.
Dalam pengertian umum, perusahaan yang efisien adalah suatu perusahaan yang menghasilkan barang atau jasa dengan cepat, lancar dan dengan pemborosan yang sangat minimum. Dalam organisasi industri, istilah efisiensi berhubungan dengan cara paling produktif untuk memanfaatkan sumber daya yang langka.
3. Lebih kompetitif
Usaha dengan sistem modern memiliki keunggulan lebih kompetitif di bandingkan dengan usaha sistem tradisonal. Hal ini di karenakan usaha dengan sistem modern memiliki tingkat kerapihan, efisiensi dan kualitas yang lebih baik di bandingkan dengan usaha sistem tradisonal. Point tersebut merupakan keunggulan tersendiri yang membuat banyak orang lebih memilih minimarket di bandingkan toko kelontong.
4. Mudah di kontrol
Bisnis dengan menggunakan sistem modern lebih mudah di kontrol dan dikendalikan dari pada usaha dengan sistem tradisonal. Perusahaan atau usaha yang menggunakan SOP bisa mengawasi dan mengontrol karyawaan dengan sendirinya, karena mereka bekerja dengan sesuai SOP perusahaan yang telah di sepakati bersama.
2.2. Persediaan Barang 2.2.1. Pengertian Persediaan
Persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau di jual pada masa atau periode yang akan datang, persediaan terdiri dari persediaan barang baku, persediaan barang setengah jadi dan persediaan barang jadi.
Persediaan barang jadi atau barang dagangan yang di simpan sebelum di jual atau di pasarkan dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiaan usaha umumnya memiliki persediaan.
Menurut Gade dan Wasif (2005:97) “Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan, atau dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa”.
Menurut Hermawan (2008:55) “Persediaan merupakan salah satu aktiva lancar yang harus dikelola dengan baik. Utamanya untuk perusahaan-perusahaan yang memiliki persediaan barang dagangan. Karena dari persediaan ini akan dapat ditentukan harga perolehan persediaan, dan nilai persediaan yang akan disajikan dineraca”.
Menurut Assauri (2008:238) “Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara terus-menerut diperoleh, diubah, yang kemudian dijual kembali”.
Menurut Handoko (2011:333) “Persediaan (inventory) adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan”.
2.2.2. Jenis-Jenis Persediaan
Menurut Handoko (2011:334), ada beberapa jenis persediaan yaitu:
1. Persediaan Bahan Mentah (Raw Materials)
Yaitu persediaan barang-barang berujud seperti baja, kayu, dan komponen- komponen lainnya yang digunakan dalam proses produksi. Bahan mentah dapat diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari para supplier dan atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya.
2. Persediaan Komponen-Komponen Rakitan (Purchased Parts/Components) Yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperolah dari perusahaan lain, di mana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
3. Persediaan Bahan Pembantu atau Penolong (Supplies)
Yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.
4. Persediaan Barang Dalam Proses (Work In Process)
Yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
5. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods)
Yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada langganan.
2.2.3. Biaya-Biaya Yang Timbul Dari Adanya Persediaan
Menurut Assauri (2008:242), unsur-unsur biaya yang terdapat dalam persediaan dapat digolongkan menjadi 4 golongan, yaitu:
a. Biaya Pemesanan (Ordering Costs)
Biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan pemesanan barang-barang atau bahan-bahan dari penjual, sejak dari pesanan (order) dibuat dan dikirim ke penjual, sampai barang-barang/bahan-bahan tersebut dikirim dan diserahkan serta diinspeksi di gudang atau daerah pengelolahan (process areas).
b. Biaya Yang Terjadi Dari Adanya Persediaan (Inventory Carrying Costs) Biaya-biaya yang diperlukan berkenaan dengan adanya persediaan yang meliputi seluruh pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan sebagai akibat adanya sejumlah persediaan.
c. Biaya Kekurangan Persediaan (Out Of Stock Costs)
Biaya-biaya yang timbul sebagai akibat terjadinya persediaan yang lebih kecil dari pada jumlah yang diperlukan, seperti kerugian atau biaya-biaya tambahan yang diperlukan karena seorang pelanggan meminta atau memesan suatu barang sedangkan barang atau bahan yang dibutuhkan tidak tersedia.
d. Biaya-Biaya Yang Berhubungan Dengan Kapasitas (Capacity Associated Costs)
Biaya-biaya terdiri atas biaya kerja lembur, biaya latihan, biaya pemberhentian kerja dan biaya-biaya pengangguran (idle time costs). Biaya-biaya ini terjadi karena adanya penambahan atau pengurangan kapasitas, atau bila terlalu banyak atau terlalu sedikitnya kapasitas yang digunakan pada suatu waktu tertentu
.
2.2.4. Administrasi Persediaan
Menurut Assauri (2008:278), adapun masalah-masalah yang timbul dalam administrasi persediaan ialah:
1. Prosedur pembelian, penerimaan, penyimpanan dan pemakaian.
2. Masalah pembukuan dan inventarisasi.
3. Masalah pengaawasan.
2.2.5. Catatan-Catatan Dalam Pengawasan Persediaan
Menurut Assauri (2008:284), catatan yang paling penting dalam sistem pengawasan persediaan yaitu:
a. Permintaan untuk dibeli (purchase requisition)
Dokumen ini merupakan permintaan dari sebagian persedian kepada pembelian untuk membeli bahan-bahan/barang-barang yang sesuai dengan jenis dan jumlah tertentu seperti yang dinyatakan dalam surat permintaan itu. Persediaan itu diadakan untuk menjamin adanya persediaan yang cukup dari bahan- bahan/barang-barang tersebut atau mengisi kembali persediaan bila persediaan bahan-bahan tertentu yang ada akan mendekati titik yang terendah atau minimum yang telah ditentukan lebih dahulu.
b. Laporan penerimaan (receiving report)
Dokumen ini penting kaarena satu copy/rangkap dari laporan ini akan memberikan informasi bahwa penjaga gudang lebih menerima bahan-bahan yang dipesan ini di pabrik. Apabila bahan-bahan perlu digunakan segera, maka bahan-bahan itu dapat segera diinpeksi, walaupun ada ketentuan-ketentuan yang harus diikuti. Pada waktu penerimaan bahan-bahan di gudang, copy/rangkap laporan penerimaan yang menyertai bahan-bahan itu terinci dan
akan memberikan rincian bahan-bahan tersebut dan jika telah disetujui oleh petugas yang melakukan inspeksi, maka berarti bahan-bahan tersebut telah sesuai dengan standar dan spesifikasi yang diperlukan.
c. Daftar persediaan (balance of stores forms)
Dokumen ini merupakan catatan yang penting dalam pengawasan persediaan.
Dokumen/daftar ini merupakan dasar atau titik pangkal dari pelaksanaan sistem
pengawasan persediaan dan memberikan informasi baik bagi pabrik maupun bagi bagian accounting.
d. Formulir permintaan bahan (material requisition form)
Formulir ini dibuat oleh petugas gudang untuk dipergunakan oleh bagian pembelian dalam mengadakan pesanan. Daftar ini juga penting dalam pengawasan persediaan karena dapat menunjukkan bahan-bahan yang perlu segera dibeli untuk pengisian kembali persediaan gudang.
e. Perkiraan pengawasan (control accounting)
Material control accounting umumnya untuk menjaaga supaya perkiraan yang dibuat oleh bagian akuntansi tetap merupakan alat yanng penting dalam sistem pengaasan yang efektif.
2.2.6. Tujuan Persediaan
Menurut Zulfikarijah (2005:6), terdapat 7 tujuan penting dari persediaan, yaitu:
1. Fungsi ganda
Fungsi utama persediaan adalah memisahkan proses produksi dan distribusi.
Pada saat penawaran atau permintaan item persediaan tidak teratur, maka mengamankan persediaan merupakan keputusan yang terbaik. Sebagai contoh, jika permintaan produk yang tinggi hanya terjadi pada waktu tertentu maka perusahaan akan berusaha memenuhi barang sesuai dengan permintaan dan perusahaan akan berusaha memproduksi barang tersebut pada saat permintaan rendah. Pemisahan produksi dari permintaan ini akan menghindari biaya jangka pendek serta mengindari stock-out (kehabisan barang). Dengan kata lain jika penawaran barang berfluktuasi, maka persediaan bahan baku merupakan
input yang penting dalam proses transformasi karena itu proses produksi juga berfluktuasi dalam perusahaan. Pada saat hubungan dua proses ini tidak selaras, maka persediaan dapat dipisahkan menjadi dua proses yang akan dioperasikan sendiri-sendiri.
2. Mengantisipasi adanya inflansi
Persediaan dapat mengantisipasi perubahaan harga dan inflasi, penempatan persediaan kas dalam bank merupakan pilihan yang tepat untuk pengambilan investasi. Disisi lain, persediaan dapat meningkat setiap saat. Pada saat seperti ini maka persediaan merupakan investasi yang terbaik. Tentu saja, biaya dan resiko biaya penyimpanan harus di pertimbangkan.
3. Memperoleh diskon terhadap jumlah persediaan yang dibeli
Fungsi persediaan yang lain adalah memanfaatkan keuntungan dari diskon terhadap jumlah persediaan yang dibeli banyak pemasokan yang menawarkan diskon untuk pembelian dalam jumlah besar.
4. Menjaga adanya ketidakpastian
Dalam sistem persediaan terdapat ketidakpastian dalam hal permintaan, penawaran dan waktu tunggu. Persediaan pengamanan dijaga dalam persediaan untuk memproteksi adanya ketidakpastian. Jika permintaan pelanggan diketahui akan layak (walaupun tidak selalu ekonomis) memproduksi pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Dalam hal ini, tidak dibutuhkan persediaan barang jadi, akan tetapi pada saat terjadi perubahan permintaan, maka sistem harus segera dirubah untuk menyesuaikan kebutuhan pelanggan dan untuk melayani agar pelanggan puas. Namun demikian, persediaan pengaman barang jadi harus dijaga untuk mengantisipasi apabila
terjadi perubahan. Dengan demikian persediaan pengamanan barang baku juga harus dijaga untuk mengantisipasi ketidakpastian pengiriman oleh penjual dan persediaan pengamanan barang dalam proses juga harus dijaga untuk mengantisipasi terjadi perubahan jadwal yang cepat.
5. Menjaga produksi dan pembelian yang ekonomis
Sering terjadi memproduksi skala ekonomis pada bahan baku dalam lot, dalam hal ini lot di produksi melebihi periode waktu dan tidak dilanjutkan ke produksi sampai lot mendekati habis. Kondisi ini tentu saja memungkinkan membengkaknya biaya persiapan (set up) mesin produksi melebihi jumlah item yang besar dan ini juga akan terjadi dalam penggunaan peralatan produksi pada produksi yang berbeda, hal serupa akan terjadi pada saat pembelian bahan baku.
6. Mengantisipasi perubahan permintaan dan penawaran
Terdapat beberapa jenis situasi yang apabila terjadi perubahan perminataan dan penawaran dapat diantisipasi yaitu pada saat harga atau kemampuan bahan baku yang diharapkan berubah. Sumber antisipasi lain adalah rencana promosi pemasaran yaitu sejumlah barang jadi dalam jumlah besar di stock untuk dijual.
Dalam kondisi tertentu perusahaan seringkali mengantisipasi permintaan dikarenakan karyawannya dan persediaan juga dipergunakan untuk mengantisipasi permintaan atau penawaran yang berubah secara alami.
7. Memenuhi kebutuhan terus menerus
Persediaan tersediri dari bahan baku yang bergerak dari satu titik ke titik lainnya. Persediaan ini dipengaruhi oleh keputusan lokasi pabrik, secara teknis persediaan bergerak diantara tahapan-tahapan produksi dan didalam pabrik
dapat juga diklasifikasikan dalam persediaan transit. Kadangkala persediaan ini juga disebut dengan pipa saluran persediaan karena berada dalam distribusi pipa saluran.
2.3. Gudang
2.3.1. Pengertian Gudang
Pada masa lampau dimana rumah tangga-rumah tangga produktif menghasilkan barang dalam jumlah yang sangat terbatas, maka hasil produksinya disimpan di rumah mereka dengan berbagai resiko akan dihadapinya. Dan pada saat usaha-usaha itu mulai membesar skalanya, sarana dan prasarana berkembang, maka mereka mulai membutuhkan tempat untuk menyimpan hasil produksinya, yaitu melalui penjual maupun penyimpanan di gudang-gudang.
Berdasarkan hal tersebut, maka gudang memiliki peran yang cukup penting dan pada saat itu gudang digunakan sebagai tempat penyimpanan yang berguna untuk memenuhi kebutuhan proses pemasaran dan penyimpanan itu diperlukan untuk menyesuaikan produk dengan kebutuhan konsumen. Umumnya persediaan yang ada di gudang dikumpulkan sampai mencapai jumlah permintaan kosumen dengan mempertimbangkan prinsip kegunaan waktu. Adanya pro kontra penyimpanan di gudang menimbulkan kecaman bahwa penyimpanan digudang merupakan tindakan kejahatan.
Menurut Zulfikarijah (2005:242) “Gudang merupakan tempat yang dapat dipergunakan untuk menyimpan bahan baku, barang setengah jadi, komponen dan barang jadi”.
2.3.2. Fungsi Gudang
Menurut Zulfikarijah (2005:242), fungsi gudang dapat diklasifikasikan dalam:
1. Fungsi Penerimaan
Sejumlah barang yang akan diletakkan di gudang dimulai dari proses barang tiba di gudang akan diterima oleh bagian gudang, dicatat dan dibongkar muatannya untuk diletakkan di gudang. Dalam pembongkaran muatan dapat dilakukan baik secara manual maupun secara otomatis, bergantung pada jenis barang yang akan disimpan di gudang, agar barang tidak bercampur biasanya digunakan palet yang ditata sedemikian rupa. Cara yang paling baik dalam penyimpanan adalah meletakkan barang yang akan disimpan dalam peti kemas, disamping aman juga waktu pergeseran penyimpanan relatif singkat.
2. Fungsi Pemindahan
Setelah barang diterima oleh bagian gudang, maka barang akan melalui kurang lebih tiga tahapan yaitu barang diangkut ke dalam gudang dan diletakkan pada tempat yang telah ditentukan.
3. Fungsi Seleksi
Pada tahap ini dilakukan seleksi untuk mengelompokkan bahan baku, barang setengah jadi dan barang ajdi berdasarkan pesanan yang telah ditentukan.
Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan komputer untuk memudahkan pembuatan catatan-catatan dan dengan catatan tersebut digunakan sebagai dasar pengambilan barang dari gudang.
4. Fungsi Pengiriman
Proses pengiriman dilakukan dengan melakukan pengecekan terlebih dahulu untuk mencocokan catatan pesanan dan yang akan dikeluarkan. Dalam proses pengiriman ini seringkali perusahan pergudangan bekerjasama dengan perusahaan pengangkutan untuk menghemat biaya angkut karena hanya sekali jalan saja.
5. Fungsi Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan terdapat jenis penyimpanan yaitu penyimpanan sementara dan penyimpanan permanen, penyimpanan sementara dimaksudkan adalah penyimpanan yang menggunakan periode waktu tertentu dan periode ini berbeda-beda. Penyimpanan digunakan untuk memenuhi permintaan dan sebagai stok (pengaman). Penyimpanan permanen merupakan penyimpanan yang melebihi kebutuhan normal dalam waktu tertentu, adapun alasan adanya penyimpanan permanen adalah barang bersifat musiman, jumlah permintaan yang tidak pasti, pemeraman (pematangan), spekulasi dan realisasi potongan khusus.
2.3.3. Pemilihan Gudang
Menurut Zulfikarijah (2005:244), dalam dunia bisnis modern gudang bukan lagi satu unit usaha yang tergabung dalam perusahaan, tetapi sudah merupakan perusahaan yang dikelola secara terpisah dengan perusahaan baik manufaktur maupun perdagangan. Karena terpisah, maka diperlukan jaringan kerja/kerjasama yang baik antara perusahaan dengan perusahaan pergudangan, berikut ini jenis gudang yang dapat dipilih perusahaan:
1. Gudang Umum
Gudang yang dioperasian sebagai bisnis pelayanan dan menawarkan berbagai pelayanan berdasarkan upah tertentu. Gudang umum merupakan yang banyak digunakan dalam sistem logistik. Kriteria gudang umum adalah gudang barang dagang umu, gudang berpendingin, gudang komoditi khusus, gudang barang- barang dan perabot rumah dan gudang lapangan. Jenis layanan yang diberikan gudang umum dapat berupa:
a. Penempatan stok
Layanan ini sering digunakan untuk perusahaan yang memiliki produk bersifat musiman dan perusahaan yang jenis produknya terbatas. Layanan yang diberikan adalah menempatkan barang-barang tersebut pada tempat- tempat yang berdekatan dengan tempat tujuan.
b. Pemendekan saluran distribusi
Layanan ini banyak dimanfaatkan oleh perusahaan manufaktur, pedagang besar dan pengecer dan layanan yang diberikan berupa melakukan penyimpanan sepanjang tahun untuk memenuhi permintaan pelanggan.
c. Pemisahan pengiriman
Layanan ini dimanfaatkan oleh perusahaan besar yang memiliki pasar sasaran dalam jumlah yang banyak dengan tidak berkaitan dengan penyimpanan dimana produsen/perusahaan besar menyerahkan ordernya kepada gudang untuk dibagi dan dikirmkan kepada seluruh pelanggannya.
d. Pencampuran dalam pengiriman
Layanan ini sering dimanfaatkan oleh perusahaan besar yang memiliki pabrik yang terpisah dan jenis layanana yang diberikan berupa
pencampuran barang dari berbagai lokasi pabrik dengan yang tersedia di gudang dan mengirimkannya kepada pelanggan (grosir dan eceran).
e. Konsilidasi
Layanan ini banyak dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan yang membutuhkan aneka barang/bahan baku untuk operasional perusahaan dan layanan yang diberikan adalah memenuhi seluruh kebutuhan dari berbagai perusahaan yang berbeda ke perusahaan yang membutuhkan beserta pengirimannya.
f. Pengolahan
Layanan ini sering dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan yang menyimpan barangnya di gudang dan layanan yang diberikan adalah perubahan proses barang yang disimpan, misalnya pengepakan, pembekuan dan lain-lain. Perusahaan gudang tidak hanya sekedar menyimpan barang tetapi juga merubah barang yang disimpan.
2. Gudang Swasta
Gudang yang dioperasikan dan dikelola oleh perusahaan yang diolah dan disimpan di gudang tersebut, gudang ini biasanya memiliki perusahaan sendiri maupun sewa dari perusahaan lain. Keputusan pilihan bergantung pada dana yang dimiliki oleh perusahaan, desain gudang juga harus disesuaikan dengan kebutuhan untuk mencapai efesiensi biaya, efesiensi dapat diukut dari letak gudang terdapat material yang ditangani.
3. Sistem Kombinasi
Dalam prakteknya banyak perusahaan yang mengkombinasikan kedua gudang tersebut untuk dimanfaatkan layanannya, secara garis besar gudang umum digunakan untuk memenuhi permintaan puncak dan gudang swasta untuk memenuhi kebutuhan sepanjang tahun. Dalam operasionalnnya gudang umum memasang tarif berdasarkan kemasan yang disimpan, biaya ini biasanya lebih besar dibandingkan gudang swasta untuk volume yang sama. Dalam pergudangan modern saat ini, gudang diarahkan pada perputaran produk dan kesanggupan memenuhi permintaan dengan cepat, oleh karena itu harus fleksibel. Penambahan layanan berupa transportasi, pengolahan pesanan, pengendalian persediaan, pergudangan dan administrasi diberikan secara terpadu. Berikut alasan perusahaan tidak menggunakan gudang swasta: kurang efektif dan efisien, sedangkan alasan tidak menggunakan umum adalah:
kemungkinan kehilangan pengendalian, masalah goodwill pelanggan, ketidak sanggupan mengganti dan melengkapi sistem yang gagal secara cepat.
2.4. Administrasi
2.4.1. Pengertian Administrasi
Istilah administrasi secara etimologi berasal dari bahasa latin administration yang dapat berarti “pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan dan pemerintah, pengelolaan”.
Berkaitan dengan pengertian administrasi setiap pakar atau praktis berupaya memberikan definisi berbeda satu dengna yang lainnya bahwa pengertian adminstrasi itu dapat di kategorikan menjadi tiga macam yaitu:
1. Istilah administrasi digunakan dalam pengertian proses atau kegiatan.
2. Istilah administrasi yang digunakan dalam pengertian tata usaha.
3. Istilah administrasi yang dipergunakan dalam pengertian pemerintah atau administrasi negara.
Beberapa pendapat yang mempersepsi istilah administrasi sebagai proses atau kegiatan, diantaranya:
1. Gie menyatakan bahwa administrasi adalah
“Segenap rangkaian perbuatan penyelenggara dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu”.
2. Soetarto dan Soewarno menyatakan bahwa administrasi adalah
“Suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan kegiatan dalam setiap usaha kerja sama kelompok untuk mencapai suatu tujuan”.
3. Siagian menyatakan administrasi adalah
“Keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.
4. D White mengatakan
“Administrasi adalah proses yang umumnya di jumpai pada semua kegiatan- kegiatan kelompok, baik publik (negara, pemerintahan) maupun privat (swasta, perusahaan) sipil atau militer dalam ukuran kecil maupun besar.
5. Tead mengatakan
“Administrasi adalah meliputi kegiatan individu-individu (eksekutif) dalam suatu organisasi yang bertugas mengatur, memajukan dan menyediakan
fasilitas usaha kerja kelompok individu untuk merealisasikan tujuan yang dituju”.
6. LAN RI merumuskan administrasi sebagai
“Kegiatan kerja sama dan upaya (organisasi dan manajemen) yang bersifat sistematis, rasional dan manusiawi yang dilakukan sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama”.
2.4.2. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut Akadun (2007:36), bahwa administrasi mempunyai unsur-unsur yaitu:
1. Sekelompok orang, bahwa administrasi itu merupakan kegiatan yang mungkin terjadi apabila dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2. Kerja sama, bahwa kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi manakala dua orang atau lebih baik langsung maupun tidak langsung bekerja sama. Agar kerja sama ini dapat berjalan dengan baik maka diperlukan tahapan-tahapan tertentu dalam prosesnya, diantaranya tahapan yang terpenting dalam kegiatan administrasi.
3. Tujuan, bahwa kegiatan administrasi itu ada sesuatu yang hendak dicapai melalui proses kerja sama. Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan administrasi ini bukan tujuan individual melainkan tujuan organisasional.
