31
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Tinjauan perusahaan berisi tentang sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam suatu perusahaan.
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan
CV Ceria Pratama Mandiri adalah salah satu perusahaan yang bergerak pada bidang pelayanan jasa rental mobil dengan nomor Surat Ijin Usaha (SIUP):
503.09/2-652/BPPT/PM-00/XII/2011. Perusahaan ini pertama kali didirikan oleh
Bapak Abdulloh pada tanggal 28 februari 2011. Perusahaan ini merupakan jasa
yang lahir atas semangat ingin maju dan berkembang bersama, untuk memenuhi
kebutuhan masyarakat dalam menggunakan jasa rental mobil. Berawal dengan
bermodal sebuah mobil sampai bertambah menjadi beberapa mobil dan jadilah
perusahaan yang diberi nama CV Ceria Pratama Mandiri, Bapak Abdulloh
mengartikannya setiap kata dari nama tersebut yaitu : Ceria (yang selalu ceria)
yang artinya Bapak abdulloh berharap perusahaannya dapat membuat para para
penyewa dan pemiliknya merasa ceria, pratama (pertama) yaitu perusahaan
pertama yang dia dirikan, dan Mandiri (sendiri) yaitu perusahaan yang dia dirikan
sendiri atau bisa dibilang dia dialah pemilik tunggalnya. Hingga saat ini CV Ceria
Pratama Mandiri berjalan dengan baik, dengan memiliki jumlah kendaraan (mobil
pribadi) sebanyak 7 (Tujuh) unit dan memiliki 5 (lima) karyawan.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi adalah susunan sub sistem dan sub bagian dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing. Struktur organisasi pada suatu perusahaan sangatlah penting agar setiap kegiatan-kegiatan di dalam perusahaan itu berjalan dengan baik dan sesuai prosedur yang berlaku pada perusahaan tersebut. Adapun struktur organisasi yang berada pada CV Ceria Pratama Mandiri dapat dilihat sebagai berikut :
Pemilik
Petugas Bag.Survei Supir
Sumber : CV Ceria Pratama Mandiri
Gambar III.1
Struktur Organisasi CV Ceria Pratama Mandiri
Adapun fungsi-fungsi dari Struktur Organisasi yang telah ada pada CV Ceria Pratama Mandiri yaitu, sebagai berikut :
1. Pemilik
a. Sebagai pemilik perusahaan
b. Meninjau perkembangan perusahaan
c. Bertanggung jawab penuh atas kelangsungan seluruh kegiatan perusahaan.
2. Petugas
a. Bertanggung jawab langsung kepada pemilik.
b. Bertanggung jawab atas transaksi pembayaran mobil.
c. Bertanggung jawab atas keluar masuknya mobil yang disewa.
d. Bertanggung jawab atas laporan pendapatan yang dibuat.
e. Bertanggung jawab atas arsip-arsip penting perusahaan.
3. Bagian Survei
a. Bertanggung jawab langsung kepada pemilik.
b. Bertanggung jawab atas kepastian tempat tinggal penyewa.
c. Bertanggung jawab atas kebenaran informasi yang penyewa berikan.
4. Supir
a. Bertanggung jawab langsung kepada pemilik.
b. Bertanggung jawab atas keamanan dan kenyamanan penyewa.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang
terjadi pada suau sistem yang sedang dijalankan, tujuan dari pembahasan sistem
berjalan ini adalah untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bentuk
permasalahan yang ada pada suatu perusahaan. Dan adapun prosedur sistem
berjalan pada Rental Mobil CV Ceria Pratama Mandiri adalah :
1. Pendaftaran penyewaan mobil
Penyewa mendaftar dengan menyerahkan fotocopy ktp, sim dan kartu keluarga diberikan petugas untuk disetujui. Setelah itu penyewa harus membayar uang muka (DP) sebesar 30% dari harga sewa mobil, pembayaran uang muka akan mendapatkan bukti sewa berupa kwitansi uang muka.
2. Proses Sewa
Setelah berkas persyaratan diajukan petugas akan memberikan formulir sewa untuk mengisi form data diri penyewa, setelah itu maka proses penyewaan akan dilanjutkan jika tidak maka proses sewa akan dibatalkan.
3. Pengecekan atau survei tempat tinggal penyewa
Setelah Proses sewa di acc, petugas bagian survei akan melakukan survei ke tempat tinggal penyewa berdasarkan ktp yang telah diserahkan, untuk memastikan apakah penyewa benar bertempat tinggal di alamat yang tertera pada ktp karena pengelola tidak sembarangan menyewakan mobil dan pengecekan ini pun untuk menghindari hal-hal yang tidak inginkan.
4. Pelunasan Pembayaran
Pelunasan pembayaran ini dilakukan ketika mobil akan digunakan oleh penyewa setelah pemilik mensurvei tempat tinggal. Pembayaran ini diberikan bukti pembayaran berupa kwitansi pelunasan pembayaran.
5. Pengembalian mobil
Saat pengembalian mobil pengelola akan mengecek bukti pemesanan yang
telah diarsipkan dan juga mengecek fotocopy STNK dan kwitansi yang telah
diberikan pada saat mobil digunakan, apakah sesuai dengan durasi penyewaan
atau tidak dan mengecek kondisi mobil apakah ada kerusakan atau tidak. Jika
ada kerusakan pada mobil penyewa bertanggung jawab atas kerusakan dan jika penyewa melebihi waktu penyewaan maka penyewa akan dikenakan denda dengan biaya sebesar Rp.25.000/jam.
6. Proses pembuatan laporan
Pengelola mengumpulkan formulir pemesanan yang telah diarsipkan untuk membuat laporan pendapatan serta laporan penyewa lalu diberikan kepada pemilik untuk diperiksa.
3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan 3.3.1. Diagram Konteks
Pemilik
0.0
Sistem informasi penyewaan mobil CV
Ceria Pratama Mandiri Sim
FP KUM
LP KP
Penyewa
FCSTNK Ktp
Kk
Gambar III.2
Diagram Konteks Sistem Berjalan Keterangan : KTP = Kartu Tanda penduduk
KK = Kartu Keluarga
SIM = Surat Ijin Mengemudi
FP = Formulir Penyewaan
KUM = Kwitansi Uang Muka
KP = Kwitansi pelunasan
FCSTNK = Fotocopy STNK
LP = Laporan Pendapatan
3.3.2. Diagran Nol Sistem Berjalan
Penyewa
Pemilik SIM
KK KUM
D2
Data sewa
KP
D3
Arsip Pembayaran
FCSTNK
6.0
Proses Laporan
D1
Arsip Persyaratan
D5
Laporan Pendapatan 1.0
Proses Pendaftaran
2.0
Proses Sewa
4.0 Proses Pelunasan Pembayaran
5.0
Proses Pengembalian
LP
D4
Arsip
Pengembalian KP
FP
3.0
Proses Survei
FP ACC KTP
FP
DP
