BANGUN TIM TANGGUH, JUALAN ANTI RAPUH

(1)

Untuk kelancaran operasional tokomu, dibutuhkan tenaga kerja yang cukup dan sistem kerja yang baik.

Saatnya kita mengoptimalkan pembagian kerja yang efektif dan eﬁsien supaya karyawan makin betah, keuntungan toko berlimpah.

BANGUN TIM TANGGUH,

JUALAN ANTI RAPUH

(2)

02

MENGANALISA KEBUTUHAN &

KEKUATAN TIM

STRUKTUR STAFF

01

MEMBANGUN BUDAYA KERJA YANG PRODUKTIF & HANGAT

04

MEMBANGUN KELANCARAN PROSES OPERASIONAL

03

(3)

“Di balik bisnis yang hebat

selalu ada kerja sama tim yang kuat”

— Anonim

(4)

MENGELOLA TIM MERUPAKAN AREA PRIORITAS DALAM MENJALANKAN BISNIS

Salah satu tujuan pengelolaan tim adalah agar dapat melakukan pemenuhan pesanan dengan baik, sehingga mampu menyeimbangkan target promosi dan penjualan.

Jika pemenuhan pesanan tidak dilakukan secara eﬁsien, maka pada dasarnya kita telah melupakan tujuan utama bisnis kita, menyingkirkan peluang keuntungan.

Strategi marketing, promosi, dan merchandising tidak akan berjalan dengan baik tanpa dibarengi operasional yang lancar.

(5)

MENGAPA PENGELOLAAN TIM MENJADI HAL YANG

PENTING?

(6)

DI BALIK SUKSESNYA SEBUAH BISNIS

STRATEGI MARKETING,

PROMOSI, MERCHANDISING FULFILLMENT LANCAR TIM YANG TANGGUH SISTEM & STRUKTUR

Apalah artinya strategi hebat jika tidak diimbangi dengan operasional dan sumber daya

yang kuat.

Pemenuhan pesanan yang lancar akan berpengaruh pada

berhasilnya sebuah strategi marketing, promosi, dan

merchandising.

Operasional bisa berjalan lancar karena ada tim yang

tangguh di dalamnya.

Kuatnya sebuah tim tercipta karena ada sistem dan struktur

kerja yang jelas, serta merasa aman dan nyaman dengan

lingkungan kerjanya.

(7)

MENGANALISA KEBUTUHAN &

KEKUATAN TIM

(8)

BERAPA BANYAK TENAGA KERJA

YANG DIBUTUHKAN?

(9)

Mulailah dari memperhitungkan tenaga untuk picking & packing.

Karena picking & packing adalah kegiatan yang paling membutuhkan banyak waktu dan dilakukan secara berulang setiap harinya.

Lanjutkan dengan memperhitungkan tenaga Admin/CS.

Dengan menganalisa produktivitas admin di chat, kita bisa mengetahui apa dan berapa target yang bisa kita terapkan untuk keuntungan penjualan yang maksimal.

Untuk memastikan bahwa karyawan yang kita pekerjakan dapat

bekerja dengan optimal dan tidak ‘mubazir’ waktu/biaya, dibutuhkan

analisa catatan waktu dan tenaga yang dikeluarkan setiap kegiatan

(10)

ANALISA KEBUTUHAN WAKTU & TENAGA KERJA

Ketahui seberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pemenuhan pesanan. Gunakan template ini untuk menghitung kebutuhan tenaga Picker & Packer yang ideal. Dari sini kita bisa analisa kegiatan apa yang bisa

dioptimalkan sehingga mempersingkat waktu kerja.

(11)

ANALISA KEBUTUHAN WAKTU & TENAGA KERJA

Ayo kita bandingkan!

Penjual A Penjual B

Rata-rata produk dalam satu pesanan: 3 produk Sekali jalan mengambil: 1 pesanan

Rata-rata jumlah order per-hari: 200 pesanan Jika Penjual menerapkan metode Single Picking untuk pengambilan barang secara tunggal, maka hanya dibutuhkan 2-3 orang tenaga Picker &

Packer.

Catatan:

Setiap Penjual bisa saja memiliki waktu yang berbeda untuk persiapan, lama perjalanan, pengambilan, dan pengemasan barangnya.

Hal ini tergantung kepada bagaimana lokasi alat dan rak di gudang.

Rata-rata produk dalam satu pesanan: 3 produk Sekali jalan mengambil: 5 pesanan

Rata-rata jumlah order per-hari: 200 pesanan Jika Penjual menerapkan metode Batch Picking untuk pengambilan barang secara tunggal, maka hanya dibutuhkan 1-2 orang tenaga Picker &

Packer.

Catatan:

Penjual memiliki waktu kerja lebih singkat karena menempatkan alat picking dekat dengan rak & alat packing dekat dengan meja packer. Penjual telah meminimalisir gerak dari suatu lokasi ke lokasi lainnya karena penataan denah gudang yang strategis.

(12)

DARI ANALISA DI ATAS,

APA YANG BISA KITA OPTIMALKAN?

Struktur Rak Metode Picking & Packing

Semakin baik susunan produk di rak, maka semakin pendek waktu tempuh pengambilan barang.

● Tempatkan di posisi berdekatan khusus untuk produk yang sering dibeli bersamaan. Jangan menyimpannya di lantai yang berbeda.

● Atur tata letak penyimpanan produk dengan

Velocity-based layout. High velocity items in Hot Area (semakin laris, semakin dekat dengan meja packer), semakin besar volume produk lebih baik ditempatkan di posisi yang lebih rendah.

Coba terapkan metode pengambilan barang yang lebih cepat.

Semakin cepat proses picking & packing, maka semakin sedikit tenaga kerja yang dibutuhkan.

● Bisa dengan sortir beberapa pesanan sekaligus, lalu mengambil beberapa produk dalam sekali jalan.

● Semakin banyak jumlah pesanan yang diambil dalam 1x perjalanan, maka semakin lama persiapan yang

dibutuhkan (sortir resi, mengelompokkan produk/resi berdasarkan lokasi rak, dll). Sesuaikan dengan jenis produk, alat, dan lokasi rak di gudang.

(13)

ANALISA KEBUTUHAN WAKTU & TENAGA KERJA

Buat catatan waktu yang dibutuhkan untuk Admin/CS ketika mereka melayani pelanggan.

Dari sini kita bisa mengetahui jumlah kebutuhan tenaga admin.

(14)

ANALISA KEBUTUHAN WAKTU & TENAGA KERJA

Parameter Nilai

Jam Kerja 8 jam

Jumlah rata-rata chat yang masuk dalam 1 hari 200 Jumlah rata-rata backlog sampai 1 inquiry terselesaikan 5x balasan Jumlah pelanggan yang dilayani dalam 1x online/ Handling time 3 user Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 1 inquiry 10 menit Rata-rata kecepatan waktu membalas setiap chat yang masuk 8 menit Contoh Pengamatan:

Dari data yang ada bisa kita cari tahu “Berapa lama rata-rata maksimal waktu yang dibutuhkan untuk CS menyelesaikan pekerjaannya dalam 1 hari?”

Jika masih ada sisa waktu, maka bisa dimanfaatkan untuk melakukan pekerjaan lainnya /merangkap bagian lain yang bisa dikerjaan di paruh waktu seperti: Update katalog produk promosi, membuat chat broadcast, melakukan

penawaran kepada pelanggan, dll.

(15)

DARI ANALISA DI ATAS,

APA YANG BISA KITA OPTIMALKAN?

➔ Buat catatan waktu penanganan tercepat yang mungkin dilakukan oleh CS dalam tugasnya

➔ Tentukan target peningkatan yang realistis untuk mengukur kemampuan CS yang sesungguhnya Contoh Pengamatan:

Rata-rata Kecepatan Waktu Balas Chat pada bulan Januari adalah 8 menit.

Target bulan Februari: Rata-rata Kecepatan Waktu Balas Chat adalah 6 menit, dan target tercapai tanpa ada chat yang terlewat.

Dari data ini bisa kita jadikan pertimbangan untuk kedepannya kita membutuhkan berapa orang karyawan khusus untuk CS ketika traﬃc toko meningkat karena campaign.

(16)

STRUKTUR

STAF

(17)

DENGAN STRUKTUR STAF YANG JELAS, STRATEGI DAN OPERASI BISA

BERJALAN LEBIH LANCAR

(18)

Ketahui posisi apa saja yang diperlukan di toko.

Pastikan bagian inti dari seluruh kegiatan pemenuhan pesanan sudah tercover setidaknya oleh 1 tenaga kerja.

● Bedakan tanggung jawab antara karyawan baru dan karyawan lama

● Setiap posisi/jabatan harus memiliki standarnya masing-masing:

Skill → Kemampuan, Pengetahuan Task → Kewenangan, Kewajiban

Outcome → Target, Metrik yang dapat dilacak

● Berlakukan jenjang karir untuk memacu semangat dan loyalitas karyawan

(19)

PEMBAGIAN TUGAS

Hal ini bisa membantu mereka memahami produk, dan hal-hal yang berhubungan dengan inventory/equipment.

(Menjadi packer - mengepak pesanan)

Hal ini dikarenakan mereka sudah lebih memahami pengelolaan stok, bagaimana mengatur penempatan

produk di rak yang sesuai, serta bisa multitasking.

(Menerima inbound barang, sampling, stock opname, handover ke jasa kirim, membuat strategi promosi, dan

mengelola merchandising) KARYAWAN BARU

Mulai dengan menangani pemenuhan pesanan

KARYAWAN LAMA

Percayakan untuk menangani tugas yang bisa dilakukan berkala

(20)

MENETAPKAN CAKUPAN AREA, STANDAR SKILL, TASK, & OUTCOME

Chat: Before & after sales Admin - Customer Service

1

SC, WMS, Stock, Processing order Admin - Fulﬁllment2

Order fulﬁllment, Equipment Picker, Checker, Packer

3

Hand over, 3PL Runner4

Catalog, Shopee Feed, Shopee Live Merchandiser/Marketing

5

Accounting, Supplier Relation, etc.

Fungsi Lainnya6

(21)

SKILL, TASK, OUTCOME

ADMIN - CUSTOMER SERVICE

SKILL TASK OUTCOME

- Pengetahuan umum seputar produk - Cross selling & Up selling technique - Sabar & empati

- Membalas chat pelanggan, memberikan informasi

- Melakukan penawaran - Menangani komplain

- Membangun retensi pelanggan

- Tidak ada chat dari pembeli yang terlewat

- Kecepatan chat dibalas - Naiknya tingkat konversi

Metrik yang dapat dilacak:

- Kecepatan Balas Chat

- Jumlah Chat Dibalas & Chat Tidak Dibalas

- Tingkat Konversi: Pembeli dengan Pesanan Dibuat dibagi Chat Dibalas - Kenaikan Komposisi Harga Pesanan

(22)

SKILL, TASK, OUTCOME

ADMIN - FULFILLMENT

- Pengetahuan umum seputar produk dan tata letak penyimpanan di rak

- Memahami cut off time untuk jasa kirim - Mampu mengoperasikan komputer

- Mengawasi stok dan pergerakan keluar/masuknya barang

- Mengakses WMS/SC untuk memperbarui informasi produk - Mengatur pengiriman pesanan

- Menghindari out of stock dan produk defect

- Menghindari keterlambatan pengiriman - Proses atur pengiriman yang lebih eﬁsien

- Pergerakan stok di gudang (ketepatan reorder, penataan lokasi produk) - Tingkat keterlambatan pengiriman

- Tingkat pesanan tidak terselesaikan (pembatalan dan pengembalian)

(23)

SKILL, TASK, OUTCOME

PICKER, CHECKER, PACKER

- Pengetahuan umum seputar produk - Teliti

- Cekatan

Mengambil, menyortir, mengecek, dan mengepak pesanan

Proses pemenuhan pesanan lebih cepat dan eﬁsien

- Jumlah barang yang sudah dikemas - Tingkat pengembalian barang dan dana

(24)

SKILL, TASK, OUTCOME

RUNNER

- Teliti - Cekatan - Multitasking

- Memastikan pesanan siap untuk dijemput/diantar kurir

- Menyortir paket berdasarkan jasa kirimnya

- Menghindari penumpukan di

masing-masing area (resi di meja admin, barang area inbound/meja packing) - Mempercepat proses serah terima paket ke jasa kirim

- Jumlah pesanan siap dikirim

(25)

SKILL, TASK, OUTCOME

MERCHANDISER/MARKETING

- Riset pelanggan dan kompetitor - Public speaking

- Kreatif, kompetitif

- Memastikan kategori dan katalog produk terupdate dan rapi

- Membuat dekorasi toko - Membuat konten Shopee Feed - Live streaming di Shopee Live - Mengatur strategi promosi

- Meningkatkan tingkat kunjungan - Menaikkan jumlah followers - Meningkatkan konversi

- Performa Shopee Feed dan Shopee Live

- Efektivitas promosi (Voucher, Flash Sale, Paket Diskon, Kombo Hemat, dll) - Tingkat Kunjungan

- Tingkat Konversi

(26)

MEMBANGUN KELANCARAN PROSES

OPERASIONAL

(27)

Apa yang bisa kita lakukan untuk membuat semua

kegiatan tim berjalan lancar sesuai fungsi dan tujuannya, tapi tetap membuat mereka nyaman, selalu semangat,

dan semakin tangguh?

(28)

BEBERAPA HAL YANG DAPAT MEMPENGARUHI KELANCARAN OPERASIONAL DAN KENYAMANAN KERJA

1. Neat Inventory Management

2. Improve Order Picking Productivity

3. Reorganize When Needed 4. Safe Work Environment

(29)

1. NEAT INVENTORY MANAGEMENT

(Stok Produk & Peralatan Kerja)

Sortir Susun Sapu Standarisasi Swa-disiplin

Menerapkan Prinsip 5S

● Sortir

Singkirkan yang tidak perlu, siapkan barang yang benar-benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja.

● Susun

Hilangkan proses pencarian dengan selalu menempatkan alat sesuai tempatnya.

● Sapu

Selalu bersihkan area dan peralatan kerja. Selain membuat nyaman, hal ini dapat meminimalisir kerusakan peralatan dan menghindari kesalahan kerja.

● Standarisasi

Menetapkan standar operasi dan secara berulang-ulang memelihara tiga prinsip sebelumnya yaitu:

Sortir/pemilahan, Susun/penataan, dan Sapu/pembersihannya.

● Swa-disiplin

Dalam hal ini perlu ditanamkan semangat untuk melakukan sesuatu dengan cara yang benar. Menciptakan kebiasaan dan perilaku yang baik untuk tetap melaksanakan dan mematuhi peraturan.

(30)

1. NEAT INVENTORY MANAGEMENT

(Stok Produk & Peralatan Kerja)

● Memastikan setiap produk ditangani dan disimpan dengan benar

● Barang yang masuk harus segera ditempatkan di rak penyimpanan, tidak terlalu lama di area inbound/loading untuk menghindari penumpukan dan arus gerak yang macet

● Menata lokasi produk sesuai dengan kecepatan gerak penjualannya akan mengurangi ‘travel time’ untuk si Picker

(31)

2. IMPROVE ORDER PICKING PRODUCTIVITY

● Coba terapkan Batch Picking

Menggabungkan pesanan menjadi satu perjalanan dapat mengurangi 'waktu tempuh'.

Banyak yang menganggap bahwa melakukan pengambilan barang secara vertikal (vertical picking) akan

membutuhkan biaya dan tenaga lebih dibanding pengambilan barang secara horizontal.

Pada kenyataannya horizontal picking lebih memakan banyak waktu dan tenaga dibandingkan dengan vertikal picking.

● Mengoptimalkan pengambilan barang dengan meminimalisir sentuhan tangan. “Each set of ﬁngerprints costs money”.

Semakin banyak disentuh, digeser, dipindah, semakin besar pula holding cost karena semakin tinggi resiko kerusakan.

(32)

3. REORGANIZE WHEN NEEDED

Produk yang disimpan di Hot Area bulan ini, belum tentu efektif untuk disimpan di tempat yang sama, bisa jadi ada produk lainnya yang lebih diminati dan lebih cocok dipasang

di Hot Area.

Pada jumlah pesanan harian normal, packer mungkin masih sanggup untuk merangkap sebagai checker guna memastikan

pesanan yang dikirimkan sesuai dan berfungsi dengan baik.

Namun pada peak season/saat terjadi lonjakan pesanan, 1 orang checker tetap dibutuhkan dalam proses QC guna

meminimalisir kesalahan pengiriman barang.

Contoh 1 Contoh 2

Tidak semua hal yang berhasil diterapkan saat ini masih bisa relevan dan berfungsi pada 6 bulan kedepan/di masa yang akan datang. Perlu dilakukan evaluasi kembali baik dari segi metode pemeliharaan, penyimpanan barang, dan pengelolaan

stok/inventaris.

Menjaga sistem dan alat yang digunakan tetap mutakhir merupakan upaya dalam membangun proses operasional yang baik.

(33)

4. SAFE WORK ENVIRONMENT

Dengan memelihara keamanan lingkungan kerja berarti kita menjaga ketenangan pikiran karyawan.

Pastikan setiap alat dioperasikan oleh karyawan yang memahami

fungsi/cara yang benar.

Ketahui batas maksimum tumpukan (menghindari kerusakan produk), maksimum berat yang dapat ditumpu di

rak, rentang waktu pemeliharaan alat, sesuaikan ruang dengan jumlah kapasitas,

jarak aman dan nyaman dalam bekerja

Hal yang terlihat sederhana seperti menyesuaikan penerangan ruangan,

memastikan sirkulasi udara yang baik, serta menyediakan ruang

istirahat khusus juga dapat menghindari kecelakaan kerja.

(34)

“Skimping on safety might save you money in the beginning, but accidents are incredibly costly.”

—

Freight Cowboy

(35)

MEMBANGUN BUDAYA KERJA PRODUKTIF &

HANGAT

(36)

“In addition to asking your employees for new ideas, create additional ways for them to be engaged in their work.”

—

Thomas Oppong

(37)

MENDORONG PRODUKTIVITAS,

MEMBANGUN KEAKRABAN

Ciptakan suasana gudang yang menarik, kreatif, dan menyenangkan Suasana Gudang1

Fokus pada retensi karyawan Retensi Karyawan2

Kenali karyawan dengan performa terbaik Performa Karyawan3

Memberikan pelatihan untuk

pengembangan kompetensi karyawan Kompetensi Karyawan4

(38)

1. SUASANA GUDANG

Ciptakan suasana gudang yang menarik, kreatif, dan menyenangkan.

● Buat kegiatan sederhana yang membangun keakraban tim.

- Sarapan pagi atau makan malam bersama 1x dalam sebulan - Outing 2x dalam setahun

- Mini games dan tukar kado

- Lomba kostum di event/hari tertentu

● Bisa membuat target yang bisa dicapai bersama, maupun individual.

- Jika pengajuan RR dalam sebulan menurun / di bawah … % maka ada reward gratis makan AYCE mengajak 1 keluarga inti.

- Reward khusus untuk packer tercepat (setelah menganalisa dari AHT untuk packer mengepak 1 pesanan).

- Reward untuk Admin yang berhasil melakukan berapa kali cross-selling/up-selling dalam sebulan. dll.

(39)

“It is less expensive to pay an experienced employee than it is to hire and train a new one”

—

Industry Today

(40)

2. RETENSI KARYAWAN

Fokus pada retensi karyawan.

Mendorong karyawan yang sudah ada untuk mencoba

mengembangkan keterampilannya dengan membekali ilmu baru, itu lebih meningkatkan produktivitas di gudang dibandingkan dengan menambah karyawan baru walaupun dengan biaya/upah yang lebih murah.

(41)

3. PERFORMA KARYAWAN

Kenali karyawan dengan performa terbaik.

● Karyawan dengan performa yang baik bisa menjadi panutan bagi karyawan baru dan bisa meningkatkan loyalitas serta semangat karyawan yang lain.

● Beri penghargaan setidaknya pengakuan secara verbal, atau lebih baik jika diberikan insentif yang menarik (contoh; voucher belanja, gift untuk keluarga, dll).

● Buat jenjang karir yang memungkinkan karyawan untuk

mengemban tanggung jawab lebih dengan gaji yang lebih baik pula.

(42)

4. KOMPETENSI KARYAWAN

Beri kesempatan dalam hal pengembangan kompetensi karyawan.

● Tidak hanya karyawan baru yang membutuhkan training, tapi retraining juga dibutuhkan untuk karyawan lama dan sudah berpengalaman.

● Selain menjaga sistem dan alat yang tetap mutakhir, mengadakan pelatihan secara rutin kepada karyawan merupakan salah satu upaya untuk membuat gudang tetap teratur.

● Adakan cross-training agar setiap karyawan memiliki keterampilan lain untuk menangani lebih dari satu jenis pekerjaan. Jika dibutuhkan, bisa coba untuk dibuat jadwal pembagian kerja yang bergilir agar setiap karyawan mampu menangani jobdesk lain. Hali ini bisa dimanfaatkan untuk mencari potensi baru yang mungkin belum terlihat sebelumnya dari

karyawan kita.

(43)

BANGUN TIM TANGGUH, JUALAN ANTI RAPUH