48
ANALISIS SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang
Koperasi PT PLN Persero Penyalur dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali atau yang disingkat dengan nama KPK PLN P3B JB pada mulanya bernama Koperasi Pegawai Kantor PLN Pusat Pengatur Beban Sistem Tenaga Listrik Se-Jawa dan Bali atau disingkat KPK PLN P2B, dibentuk pada tanggal 23 Oktober 1985 oleh para pegawai yang bekerja di wilayah KPK PLN Pusat Pengatur Beban Sistem Tenaga Listrik Se-Jawa dan Bali, diantaranya yaitu : Oscar Bossum, Drs. Kardi Sastrawinata, Ir. Armoza Nasution, Ir. Lili Tjarli Tahlan dan Suharjanto. Akta Pendiria KPK PLN P2B disahkan di Kantor Departemen Koperasi Propinsi Jawa Barat pada tanggal 21 Agustus 1986.
Seiring dengan perubahan yang terjadi di struktur PT. PLN P2B yang berubah menjadi PT. PLN P3B JB sampai dengan saat ini berjumlah kurang lebih 530 orang termasuk pensiunan. Usaha Koperasi yang berjalan saat ini meliputi : usaha toko, usaha simpan pinjam, usaha jasa sewa kendaraan dan jasa sewa komputer. Memasuki usia seperempat abad, Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali terus berbenah diri dari segi struktur orhanisasi dan juga mutu pelayanan ke konsumen.
Pelayanan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali meliputi semua aspek dari seluruh bagian yang terdapat didalam PT PLN Persero P3B Jawa – Bali, yang nantinya sangat bermanfaat bagi seluruh pegawai dan anggota Koperasi yang berperan aktif didalamnya. Koperasi Pegawai Kantor PT PLN Persero Penyalur dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali adalah sekumpulan karyawan PT PLN Persero P3B Jawa – Bali yang bekerja sama demi kesejahteraan bersama, secara garis besarnya Koperasi adalah organisasi ekonomi rakyat yang berwatak sosial dan beranggotakan orang – orang, badan – badan hukum koperasi yang merupakan tata
susunan ekonomi sebagai usaha bersama berdasar atas asas kekeluargaan diantara pegawai Kantor PT. PLN Persero P3B Jawa – Bali.
Pada tahun 2011 dan tahun 2012, Koperasi Pegawai Kantor PT PLN Persero P3B Jawa – Bali telah mendapat Piagam Penghargaan dari Walikota Depok atas Prestasinya sebagai “Koperasi berprestasi tingkat Kota Depok”.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi
Visi dari Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali adalah Menjadikan koperasi sebagai mitra usaha yang mandiri dan professional.
3.1.2.2 Misi
Misi dari Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali adalah : - Mensejahterakan anggota adalah tujuan utama
- Menjalankan usaha secara jujur, transparan dan dapat dipertanggungjawabkan
- Pengembangan usaha dengan menjalin kerjasama secara professional dan profitable
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Sesuai Anggaran Dasar Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali Bab VI pasal 22 dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali pasal 11, Struktur Organisasi Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali dalam menjalankan usaha sebagai berikut :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
(Sumber : KPK PT PLN Persero P3B Jawa Bali)
3.1.4 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Sesuai Anggaran Rumah tangga (ART) Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali Bab VII pasal 12 ayat (5) dan Anggaran Dasar Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali Bab VI pasal 23, tugas pokok Pengurus dan Badab Pengawas diatur sebagai berikut :
1. Ketua
Bertanggungjawab atas pengelolaan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali secara keseluruhan
2. Wakil Ketua
• Bersama Ketua mengelola Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali secara keseluruhan
• Mewakili ketua dalam pengelolaan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali bila Ketua berhalangan
3. Sekretaris
Bertanggung jawab atas kegiatan Administrasi Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali meliputi :
• Merencanakan dan melaksanakan administrasi kepegawaian
• Melaksanakan tata laksana surat dan kearsipan
• Membuat administrasi keluar dan masuknya keanggotaan
• Membuat buku tamu
• Membuat buku induk anggota
• Mempersiapkan agenda rapat
• Menyimpan / mengarsip surat – surat penting seperti Pengesahan Badan Hukum, AD/ART, SIUP , NPWP, PKP, TDR/Sertifikasi Usaha, dan lain – lain
• Membuat SPPD Karyawan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali
• Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan kegiatan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali
4. Bendahara
Bertanggungjawab atas pengelolaan Keuangan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali meliputi :
• Membuat perencanaan Anggaran Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali
• Mengendalikan penerimaan dan pengeluaran Keuangan
• Mengendalikan, monitoring dan pelaporan keuangan
• Melaksanakan pencatatan pembukuan atas penerimaan dan pengeluaran uang
• Mengurus pembayaran asuransi dan pajak – pajak
• Membuat pertanggungjawaban keuangan
• Membua laporan embukuan / akuntansi secara berkala
• Melaksanakan inventaris atas asset Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali
• Menyimpan / mengarsip dokumen keuangan / akuntansi
• Melaksanakan tugas lain yang ditugaskan Ketua
5. Badan Pengawas
Bertanggungjawab atas pengawasan pengelolaan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali secara keseluruhan
6. Manager Jasa Kendaraan 7. Manager Toko
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan jasa kendaraan dan mengaturnya pada Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali 8. Manager Simpan Pinjam
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan simpan pinjam dan mengaturnya pada Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali 9. Manager Umum
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan koperasi secara umum dan mengaturnya pada Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali 10. Admin
Posisi Admin dalam struktur organisasi terletak di bawah setiap Manager yang ada. Bertugas menangani segala kegiatan operasional didalam koperasi seperti : mencatat transaksi sehari hari, membuat laporan , dan kegiatan operasional lainnya
11. Kasir
Posisi Kasir dalam struktur organisasi terletak di bawah setiap Manager yang ada. Bertugas sebagai pihak yang menerima uang dan mengeluarkan uang dalam koperasi.
12. Departemen Sumber Daya Manusia (SDM)
Bertanggung jawab dalam pengembangan dan administrasi Sumber Daya Manusia,
pengelolaan kegiatan kesekretariatan dan umum untuk menjamin kelancaran operasional, serta
melaksanakan kegiatan ehumasan dan pemberdayaan lingkungan.
Untuk melaksakan tanggung jawab sebagaimana disebutkan di atas, Bagian SDM dan
Administrasi mempunyai fungsi :
a. Mencatat dan melaksanakan inventarisasi fasilitas kantor serta menyusun rencana dan melaksanakan pemeliharannya.
b. Melaksanakan Administrasi kepegawaian, membuat perhitungan dan melaksanakan pembayaran hak-hak pegawai sesuai ketentuan yang ada.
c. Menyusun dan memelihara Data Induk Kepegawaian serta melaksanakan monitoring dan evaluasi SDM.
d. Melaksanakan pembinaan SDM serta menyusun rencana pengembangan SDM.
e. Merencanakan dan mengelola kegiatan kesekretariatan, umum dan KS.
f. Mengatur penyelesaian masalah hukum yang terkait dengan masalah kedinasan, baik di lingkungan internal maupun eksternal.
g. Mengatur dan melaksanakan program kehumasan dan pemberdayaan lingkungan.
h. Menyusun laporan sesuai bidang tugas bagian SDM dan Administrasi.
3.2 Analisis Sistem Informasi Berjalan 3.2.1 Prosedur Perekrutan Anggota
Calon anggota yang ingin melakukan pendaftaran mendatangi koperasi untuk mendapatkan form pendaftaran. Calon anggota akan dilayani oleh Admin. Setelah calon anggota mengisi form pendaftaran, admin akan mengecek apakah anggota telah memenuhi syarat untuk menjadi anggota koperasi. Apabila calon anggota telah memenuhi syarat sebagai anggota koperasi, maka admin akan memberikan formulir pendaftaran kepada Sekretaris untuk mendapatkan nomor anggota koperasi. Nomor anggota koperasi akan diberikan ke Admin, untuk di input kedalam Microsoft Excel. Lalu Admin akan memotong iuran pokok anggota dan menentukan iuran wajib yang harus dibayarkan setiap bulannya sesuai grade karyawan.
act Perekrutan Anggota Koperasi
Sekretaris admin
anggota
Melakukan Pendaftaran
Mengisi Form
Memenuhi Persyaratan
Memberi Form Pendaftaran
Mengecek Persyaratan
sesuai
Memberi Formulir Pendaftaran
Menyetuj ui Formulir Pendaftaran
Memberi Nomor Anggota Koperasi
Mencatat Data Anggota Baru
Melakukan Pemotongan Simpanan Pokok
Anggota [Ya]
[Tidak]
Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Perekrutan Anggota
3.2.2 Prosedur Pembayaraan Iuran Anggota Koperasi
Pembayaran iuran anggota koperasi / simpanan wajib anggota dimulai pada saat admin memberikan daftar iuran anggota koperasi ke bagian SDM PLN. Bagian SDM PLN akan melakukan pemotongan berdasarkan iuran wajib anggota dari gaji karyawan. Setelah pemotongan berhasil dilakukan maka SDM PLN akan membuat bukti pemotongan yang nantinya akan diserahkan kepada Admin koperasi. Admin akan mengecek rekening koperasi untuk melihat apakah jumlah iuran wajib yang disetorkan sesuai dengan daftar iuran wajib yang diberikan. Lalu Bendahara akan melakukan update data terhadap simpanan wajib yang telah diterima.
act Prosedur Pemotongan Simpanan Waj ib
Admin SDM
Melaporkan Daftar Simpanan Waj ib Anggota
Koperasi
Melakukan Pemotongan
Mengecek Rekening Koperasi
Mengumpulkan Data Potongan Simpanan Waj ib Anggota Koperasi
Membuat Laporan Potongan Simpanan
Waj ib Anggota Koperasi
Menerima Laporan Potongan Simpanan
Waj ib Anggota Koperasi
Bendahara
Mengupdate Total Simpanan Waj ib Yang
Dimiliki Anggota Koperasi
Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Pembayaran iuran anggota koperasi
3.2.3 Prosedur Kredit Pinjaman
Prosedur Kredit Pinjaman berawal dari anggota yang ingin mengajukan pinjaman dengan mendatangi koperasi untuk mengambil formulir permohonan pinjaman. Formulir permohonan pinjaman yang telah diisi lalu diterima oleh Admin, Admin mengecek daftar pinjaman anggota untuk memutuskan apakah anggota telah memenuhi syarat untuk melakukan pinjaman atau tidak. Apabila pemohon masih memiliki sisa pinjaman dari pinjaman sebelumnya sebesar 40%, maka pemohon dapat atau dipebolehkan menambah kredit pinjaman. Dalam melakukan pinjaman terdapat bunga yaitu sebesar 1% dalam bentuk uang dan 1,5%
dalam bentuk barang. Akan dikenakan denda terhadap anggota yang melakukan pinjaman bila telat membayar angsuran. Formulir permohonan dan daftar pinjaman anggota yang bersangkutan akan diberikan kepada Manager Simpan Pinjam, Manager Simpan Pinjam akan melakukan verifikasi permohonan pinjaman yang dilakukan oleh anggota yang bersangkutan. Apabila Manager Simpan Pinjam memutuskan untuk menolak permohonan pinjaman, maka anggota anggota harus melunasi sisa pinjaman sebelumnya. Apabila permohonan pinjaman diterima oleh Manager Simpan Pinjam, maka Admin akan memperoleh hasil verifikasi pinjaman dan menginformasikan kepada anggota yang bersangkutan bahwa permohonan pinjaman telah disetujui. Bagian Keuangan menerima formulir pinjaman yang telah diverifikasi dari Admin, kemudian bagian Keuangan akan membuatkan bukti pembayaran. Salinan bukti pembayaran akan diberikan kepada Bendahara dan Ketua Koperasi untuk diverifikasi.
Hasil verifikasi diterima oleh Kasir, lalu Kasir akan mencairkan dana pinjaman untuk diterima oleh anggota koperasi yang bersangkutan.
act Prosedur Kredit Pinj aman
Kasir Ketua
Bendahara Bagian Keuangan
Manager Simpan Pinj am Admin
Anggota
Mengambil Formulir Permohonan
Pinj aman Mengaj ukan
Pinj aman
Menerima Formulir Permohonan Pinj aman
Mengecek Daftar Pinj aman Anggota
Menerima Formulir dan Daftar Pinj aman
Memv erifikasi Permohonan Pinj aman
Melunasi Sisa Pinj aman
Mendapatkan Hasil Verifikasi Pinj aman
Menerima Formulir Pinj aman yang Telah Div erifikasi
Membuat Bukti Pemberian Pinj aman
Menerima Bukti
Pemberian Pinj aman Menerima Bukti Pemberian Pinj aman
Menerima Bukti Pemberian Pinj aman
Memberi Pinj aman
Menerima Pinj aman Menerima Persetuj uan Permohonan Pinj aman
[Kewaji ban > 40%]
[Kewaj i ban < 40%]
Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Kredit Pinjaman
3.2.4 Prosedur Permohonan Simpanan Sukarela
Prosedur Permohonan Simpanan Sukarela dimulai pada saat dimana anggota koperasi mengajukan permohonan untuk mengajukan sumbangan sukarela yang besarnya tidak ditentukan oleh koperasi. Lalu Admin koperasi menyerahkan form permohonan sumbangan sukarela untuk diisi oleh anggota koperasi yang bersangkutan lalu setelah Admin memberi
form tersebut anggota yang bersangkutan mengisi form tersebut dan setelah mengisi form tersebut Admin akan mencatat data sumbangan sukarela yang dikehendaki oleh anggota koperasi yang bersangkutan. Lalu Admin akan memberitahukan kepada Manajer Simpan Pinjam yang dimana Manager Simpan Pinjam akan memverfikasi permohonan sumbangan sukarela tersebut. Setelah diverifikasi anggota koperasi yang bersangkutan akan menyerahkan uang sumbangan sukarela yang telah diajukan kepada Kasir koperasi. Setelah itu Kasir koperasi akan mencatat sumbangan tersebut.
act Permohonan Sumbangan Sukarela
Kasir Manager Sinj am
Admin Anggota
Mengaj ukan permohonan simpanan
sukarela
Memberikan form permohonan
simpanan
Menyerahkan data simpanan
sukarela
Mencatat data simpanan
sukarela
Memv erifikasi permohonan
simpanan sukarela
Menyerahkan j umlah simpanan
Mencatat simpanan sukarela
Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Permohonan Sumbangan Sukarela
3.2.5 Prosedur Pembayaran Angsuran
Prosedur Pembayaran Angsuran dimulai pada saat bagian Keuangan mengecek jadwal jatuh tempo pembayaran angsuran kredit anggota. Dari hasil pengecekan bagian keuangan membuat daftar tagihan pembayaran angsuran. Daftar tagihan diberikan kepada bagian SDM PLN lalu bagian SDM melakukan pemotongan angsuran yang diambil dari gaji karyawan.
Setelah pemotongan telah dilakukan oleh bagian SDM, lalu akan dibuatkan bukti pemotongan pembayaran angsuran yang diberikan kepada Admin. Admin mengecek rekening koperasi untuk melihat apakah jumlah pembayaran angsuran sesuai dengan daftar tagihan. Admin membuat bukti pembayaran angsuran yang diberikan kepada anggota.
act Prosedur Pembayaran Angsuran
Anngota Admin
SDM PLN Bagian Keuangan
Mengecek Jadw al Jatuh Tempo Pembayaran
Angsuran Kredit
Membuat Daftar Tagihan
Menerima Dafta Tagihan
Melakukan Pemotongan
Membuat Bukti Pemotongan
Menerima Bukti Pemotongan
Mengecek Rekening Koperasi
Membuat Bukti Pembayaran Angsuran
Menerima Bukti Pembayaran
Gambar 3.6 Activity Diagram Prosedur Pembayaran Angsuran
3.2.6 Prosedur Penarikan Simpanan Sukarela
Prosedur Penarikan SImpanan Sukarela dimulai pada saat dimana anggota koperasi ingin melakukan penarikan terhadap simpanan sukarela yang telah
dilakukan selama menjadi anggota koperasi, dalam proses ini berbeda dengan melakukan pinjaman karena dalam proses ini anggota koperasi telah memiliki simpanan sukarela nya masing – masing. Dalam melakukan penarikan anggota koperasi mendatangi Admin Koperasi untuk mengisi formulir penarikan simpanan sukarela. Lalu Admin akan mengecek daftar simpanan sukarela dan mencocokan dengan saldo simpanan terhadap besaran jumlah simpanan yang diambil oleh anggota tersebut. Setelah dicek maka Admin akan melaporkan terhadap Manajer Sinjam bahwa ada anggota koperasi yang telah melakukan penarikan. Lalu Manajer Sinjam akan melaporkan terhadap Bendahara dan Ketua Koperasi tentang hal penarikan tersebut. Lalu bagian Kasir akan menerima bukti uang keluar terhadap penarikan tersebut dan menyiapkan uang yang sesuai dengan bukti dari Bendahara. Setelah selesai maka uang tersebut dapat diberikan kepada anggota koperasi yang telah mengajukan penarikan simpanan sukarela tersebut.
act Prosedur Pengambilan Simpanan Sukarela
Kasir Ketua
Bendahara Bagian Keuangan
Manaj er Simpan Pinj am Admin
Anggota
Mengaj ukan Permohonan Pengambilan Simpanan Sukarela
Mengambil Formulir Pengambilan Simpanan Sukarela
Menerima Formulir Pengambilan SImpanan
Sukaela
Mengecek Daftar Simpanan Sukarela
Anggota
Menerima Formulir Simpanan Sukarela
Anggota
Menerima Formulir Simpanan Sukarela
Anggota
Memberi Bukti Pengambilan Simpanan
Sukarela Anggota
Menerima Bukti Pengambilan Simpanan Sukarela
Anggota
Menerima Bukti Pengambilan Simpanan Sukarela
Anggota
Menerima Bukti Pengambilan Simpanan
Sukarela Anggota
Memberi Simpanan Sukarela
Menerima Simpanan Sukarela
Gambar 3.7Activity Diagram Prosedur Penarikan Simpanan Sukarela
3.3 Perumusan Masalah
1. Apabila Admin yang berhalangan datang, form pendaftaran Anggota baru, permohonan pinjaman tidak dapat langsung diproses.
Permasalahan ini terjadi karena Admin koperasi hanya terdiri dari 1 orang saja dan akses ke Komputer Admin hanya dimiliki oleh Admin itu sendiri, sehingga apabila Admin berhalangan hadir maka karyawan lain tidak dapat menggantikan peran Admin.
.
2. Kesalahan dalam perhitungan jumlah tagihan pembayaran angsuran oleh Admin karena masih menggunakan system manual.
Permasalahan ini terjadi karena system yang digunakan masih manual sehingga perhitungan yang digunakan masih menggunakan Microsoft Excel yang dimana keabsahan datanya masih dapat dimanipulasi.
3. Keterlambatan penagihan iuran wajib dan pembayaran angsuran oleh admin.
Permasalahan ini dapat terjadi karena kelalaian Admin dalam mengirimkan tagihan iuran wajib dan pembayaran angsuran yang dapat mempengaruhi pembuatan laporan.
4. Adanya kemungkinan manipulasi data yang dilakukan oleh Admin.
Permasalahan ini terjadi karena hampir dimana semua kegiatan proses bisnis dilakukan atau melalui Admin serta kurangnya pengendalian internal dan adanya rangkap tugas yang dilakukan oleh Admin.
5. Kesalahan pencatatan data sehingga laporan yang kurang akurat dan tidak tepat waktu.
Permasalah terjadi karena proses pencatatan masih menggunakan system manual dimana data yang ada memiliki keakuratan data yang perlu dipertanyakan. Ditambah pencatatan memakan waktu yang lama sehingga proses pembuatan laporan memakan waktu yang makin lama.
