1
KERTAS MAKLUMAN
MESYUARAT JAWATANKUASA KUALITI UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
TUJUAN
1. Kertas ini adalah bertujuan untuk memaklumkan Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti Universiti Putra Malaysia kali ke-27 berkenaan laporan Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) MS ISO 9001:2008 bagi tahun 2016 dan pelaksanaan tindakan penemuan Audit Dalaman.
LAPORAN AUDIT DALAMAN
2. Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) ISO 9001:2008 Universiti Putra Malaysia (UPM) tahun 2016 telah dilaksanakan pada 4 hingga 6 April, 7 hingga 8 April (UPM Kampus Bintulu sahaja), 11 hingga 13 April dan 18 hingga 19 April 2016. Berikut adalah maklumat berkaitan pelaksanaan Audit Dalaman, iaitu:
2.1 Tujuan Audit
Audit Dalaman dijalankan untuk menentukan sama ada UPM:
(a) melaksanakan Pengurusan Kualiti berdasarkan keperluan standard MS ISO 9001:2008 dengan efektif selaras dengan Dasar Kualiti UPM serta objektif dan sasaran Sistem Pengurusan Kualiti UPM; dan
(b) bersedia untuk menghadapi Audit Pemantauan Semakan 1 oleh badan pensijilan yang akan diadakan pada 18 hingga 22 Julai dan 25 hingga 29 Julai 2016.
LAPORAN AUDIT DALAMAN
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (QMS) ISO 9001:2008 TAHUN 2016
AGENDA 4.2
AGENDA 4.0
2 2.2 Skop Audit
Audit Dalaman dijalankan mengikut skop Sistem Pengurusan Kualiti UPM iaitu perkhidmatan pengajian pendidikan di peringkat tertiary, pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, perhubungan industri dan masyarakat, pengurusan pembangunan pelajar dan alumni, dan perkhidmatan korporat.
2.3 Kumpulan Audit
Seramai 82 orang Juruaudit Dalaman QMS UPM terdiri daripada enam (6) kumpulan audit dan 75 sub-kumpulan audit telah mengaudit proses dalam skop Sistem Pengurusan Kualiti UPM.
2.4 Penemuan Audit Dalaman
Laporan penemuan audit dalaman telah dibentang oleh Ketua Juruaudit Dalaman semasa Taklimat Penutupan Audit yang telah diadakan pada 22 April 2016. Jumlah penemuan audit iaitu laporan Ketakakuran (NCR) adalah sebanyak 26 klausa dengan 190 bukti objektif (OE) dan peluang penambahbaikan (OFI) adalah sebanyak 23 klausa dengan 129 OE sebagaimana pada Jadual 1.
Jadual 1: Bilangan Penemuan Audit Dalaman
Penemuan Bil. Klausa Bil. Bukti Objektif (OE)
Laporan Ketakakuran
(NCR) 26 190
Peluang Penambahbaikan
(OFI) 23 129
Maklumat terperinci NCR dan OFI merangkumi status penemuan mengikut Pusat
Tanggungjawab (PTJ), Klausa dan Proses adalah seperti pada Lampiran A dan
Peluang Penambahbaikan seperti pada Lampiran B.
3
PELAKSANAAN TINDAKAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN
3. Semua Laporan Ketakakuran hendaklah diambil tindakan oleh PTJ dan ditutup dalam tempoh 21 hari bekerja iaitu pada 24 Mei 2016 atau pada tarikh yang telah dipersetujui oleh Juruaudit Dalaman UPM. Perincian pelaksanaan tindakan bagi penemuan audit dalaman adalah berdasarkan Takwim Pelaksanaan Tindakan Penemuan Audit Dalaman UPM sebagaimana Lampiran C.
SYOR
4. Ahli Mesyuarat disyor melaksanakan perkara berikut:
4.1 mengambil maklum laporan Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti UPM Tahun 2016 sebagaimana Lampiran A dan B;
4.2 mengambil maklum Takwim Pelaksanaan Tindakan Penemuan Audit Dalaman
sebagaimana Lampiran C.
4
LAMPIRAN A LAPORAN PENEMUAN KETAKAKURAN (NCR)
Rajah 1: Status NCR Mengikut PTJ
20
13
11 10 10
9 8 8
7
6 6 6 5 5
4 4 4
3 3 3 3 3 3 3 3
2 2 2 2 2 2
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
FPSK FSTM FPAS FP FPV iDEC FBSB IBS FK FH PEND TPU FSPM INTROP FS IPPH PKPP BHEP FBMK FEP FSKTM ITMA PPKKP PUPM SPS BKU FPP ITA PSAS PKU CADe AS AKAD FEM FRSB IKDPM IPPM K15 KMR K10 KTP BUR PPPA TNC PI PASP PIU PKKSSAAS PPDN CARE
Status NCR Mengikut PTJ
JUMLAH NCR
5
Rajah 2: Status NCR Mengikut Klausa
54
23 21
18
11 10 8
6 5 4 4 4
3 3 3
2 2
1 1 1 1 1 1 1 1 1
7.5.1 4.2.4 4.2.3 6.3 7.6 8.2.3 7.5.5 7.4.1 7.5.3 5.5.1 8.2.4 8.5.2 6.4 8.4 7.5.2 8.3 6.2.2 4.1 7.1 7.2.1 7.2.3 7.3.4 7.4.2 7.4.3 7.5.4 8.2.1
Status NCR Mengikut Klausa
JUMLAH NCR
6
Rajah 3: Status NCR Mengikut Proses
27
24
22 21
17
14
10
7 7 7
6
4 4 4
3
2 2 2 2 2
1 1 1
PS OSH LAB PY S CAL PYG HEPA IDEC TPU KEW HVU PEL PEND KOLEJ CADE PKU PPPA PUPM PGR KES PR PSAS
Status NCR Mengikut Proses
JUMLAH NCR
7
LAMPIRAN B
LAPORAN PENEMUAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
Rajah 4: Status OFI Mengikut PTJ 10
9 8
7 6
5 4 4
3 4
3 3 3 3 3 3
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
A K A D PU PM FE P PK U FS PM TP U FK B UR PP PA CO SCOM M FB SB FP AS FP P FP SK FS SP S FP FP V IB S IK D P M IP PM INTR O P K M R K 17 PS A S PA SP CQA PK PP CA D e iD EC PS AS B H EP FB M K FE M FRS B FS TM FS K TM IP SA S IP PH ITA KC K6 K5 K PZ K 11 K OS A SS K 13 K TP PNC TNC PI CA R E
Status OFI Mengikut PTJ
JUMLAH OFI
8
Rajah 5: Status OFI Mengikut Klausa
29
15 14
11 10 9
5 4 4 4 4
3 3 3
2 2
1 1 1 1 1 1 1
4.2.3 8.2.3 6.2.2 6.3 7.5.1 6.4 4.2.4 8.4 7.2.3 7.5.2 8.5.1 7.5.3 7.5.5 8.2.1 5.5.1 7.5.4 7.1 7.4 7.6 5.5.3 7.2.2 8.2.4 8.5.3
Status OFI Mengikut Klausa
JUMLAH OFI
9
Rajah 6: Status OFI Mengikut Proses
22
18 16
9
8 8
7 6
5 5 5
4
3 3
2 2 2
1 1 1 1
PS OSH PY S KOLEJ LAB TPU PKU HEPA PNC PUPM PPPA BEN CAL KEW PGR PSAS BUM IDEC PEL PYG
Status OFI Mengikut Proses
JUMLAH OFI
10
LAMPIRAN C
TAKWIM PELAKSANAAN TINDAKAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (QMS) UPM TAHUN 2016
Dikemaskini: 25 April 2016
Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis Jan – Mei
2017
1.
Penulisan penemuan audit dan pengisian dalam borang Ketakakuran (NCR) dan Borang Peluang Penambahbaikan secara online*
* Borang online Fasa 1
Semua Juruaudit 14-
21 [Selesai]
11 Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis Jan – Mei
2017
2.
Bengkel Semakan dan pemurnian penemuan audit dalaman
keseluruhan melalui Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman.
(a) Susun mengikut PTJ
(b) Buat semakan dan pemurnian (c) Tetapkan urutan nombor NCR &
OFI
(d) Tetapkan urutan kod PTJ (e) Dapatkan senarai akhir Daftar
Penemuan Audit Dalaman
KJAD, Timbalan KJAD, Ketua
Kumpulan, Timbalan Ketua
Kumpulan &
PAD/CQA
21 [Selesai]
3.
Pelaporan hasil penemuan Audit Dalaman oleh Ketua Juruaudit semasa Taklimat Penutupan Audit Dalaman ISO
KJAD 22 [Selesai]
12 Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis Jan – Mei
2017
4.
Edaran Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman kepada PTJ yang terlibat
(a) Edaran dalam format Microsoft Excell melalui emel dan portal eISO.
(b) Mohon PTJ merujuk penemuan audit Pusat Tanggungjawab (PTJ) masing- masing berdasarkan Kod PTJ.
(c) Mohon PTJ teliti NCR dan OFI yang diterima dan berbincang bersama Auditee bagi
cadangan pelan tindakan penutupan audit.
(d) Maklumkan kepada PTJ tarikh akhir penghantaran
maklumbalas Pelan Tindakan Penemuan Audit Dalaman (Rujuk No. 7).
PAD/CQA 25 [Selesai]
13 Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis Jan – Mei
2017 5.
Perbincangan cadangan pelan tindakan penemuan audit dalaman di peringkat PTJ
PTJ (Auditee), TWP,
TPAD 26/4 – 6/5
6.
Peringatan mesra (Soft Reminder) berkaitan tarikh akhir maklumbalas Pelan Tindakan Penemuan Audit dan makluman pengisian pelan tindakan penemuan audit dalam Borang Pelan Tindakan NCR dan OFI (secara online )**
** Borang online Fasa 2
PAD/CQA 29
14 Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis Jan – Mei
2017
7.
Penghantaran maklumbalas Pelan Tindakan Penemuan Audit
(a) Buka borang Pelan Tindakan NCR dan OFI (Secara online )
**
(b) Semak Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman yang telah diedarkan sebelum ini.
(c) Rujuk Penemuan Audit
berdasarkan Kod NCR dan OFI yang telah dinyatakan dalam Daftar Penemuan Audit Dalaman.
(d) Pilih NCR dan OFI PTJ masing- masing dan lengkapkan pelan tindakan NCR dan OFI.
** Borang online Fasa 2
PTJ (TWP & TPAD) 6
15 Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis Jan – Mei
2017
8.
Bengkel Penyelarasan Pelan Tindakan Penemuan Audit
(a) Kemaskini Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman berdasarkan Pelan Tindakan yang diterima daripada PTJ.
(b) Susun penemuan audit mengikut Kod Proses (c) Buat semakan dan
penyelarasan bersama Peneraju Proses (d) Tetapkan tarikh akhir
penutupan penemuan audit berdasarkan persetujuan antara Juruaudit dan PTJ (Auditee).
(e) Dapatkan senarai akhir Daftar Penemuan Audit Dalaman (Nyatakan justifikasi sekiranya penemuan audit dalaman digugurkan).
KJAD, Timbalan KJAD, Peneraju Proses, PTJ (Auditee)
& PAD/CQA
13
16 Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis Jan – Mei
2017
9.
Edaran Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman yang terkini kepada PTJ yang terlibat.
(a) Edaran dalam format Microsoft Excell melalui emel dan portal eISO.
(b) Mohon PTJ merujuk Pelan Tindakan penemuan audit dalaman PTJ masing-masing berdasarkan Kod PTJ.
(c) Mohon PTJ teliti Pelan Tindakan yang perlu
dilaksanakan bagi penutupan penemuan audit.
(d) Mohon PTJ maklumkan kepada Juruaudit untuk penutupan audit sekiranya tindakan telah dilaksanakan beserta bukti sokongan tindakan telah dilaksanakan.
PAD/CQA 16
17 Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab
Sasaran Tindakan
Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis Jan – Mei
2017
10.
Laksanakan tindakan berdasarkan pelan tindakan yang telah
disenaraikan dalam Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman
PTJ (Auditee), TWP dan TPAD
16-24
atau tarikh
yang diperse-
tujui
11.
Penutupan Penemuan Audit (kecuali tarikh lain yang dipersetujui)
(a) Buka borang Pengesahan Tindakan NCR dan OFI (Secara online )***
(b) Semak Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman yang terkini.
(c) Rujuk Penemuan Audit
berdasarkan Kod NCR dan OFI berdasarkan PTJ yang diaudit yang telah dinyatakan dalam Daftar Penemuan Audit Dalaman.
Juruaudit
24
atau tarikh
yang diperse-
tujui
