SKRIPSI
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI)
Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonmi
Program Studi Akuntansi
Diajukan oleh :
Elisabeth Kanthi Swasti
132114003
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
i SKRIPSI
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI)
Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonmi
Program Studi Akuntansi
Diajukan oleh :
Elisabeth Kanthi Swasti
132114003
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN
“Serahkanlah segala kekuatiranmu kepada-Nya, sebab Ia yang memelihara kamu”
(1 Petrus 5 : 7)
“Karena itu Aku berkata kepadamu: apa saja yang kamu minta dan doakan,
percayalah bahwa kamu telah menerimanya, maka hal itu akan diberikan
kepadamu.”
(Markus 11:24)
“Sebab kamu semua adalah anak-anak Allah karena iman di dalam Yesus Kristus”
(Galatia 3: 26)
“Iman adalah dasar dari segala sesuatu yang kita harapkan dan bukti dari segala sesuatu yang tidak kita lihat.”
(Ibrani 11:1)
Skripsiku ini Kupersembahkan untuk:
Bapaku Tuhan Yesus Kristus
Bapak dan Ibuku terkasih
Kedua adikku tercinta
Maria Estu Tantri
dan Marta Anindita
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul:
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI)
Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)
Dan dimajukan untuk diuji pada tanggal 18 Juli 2017 adalah hasil karya saya. Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijazah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.
Yogyakarta, 31 Juli 2017 Yang membuat pernyataan,
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIK Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswi Universitas Sanata Dharma:
Nama : Elisabeth Kanthi Swasti NIM : 132114003
Demi perkembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta karya ilmiah saya yang berjudul:
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI)
Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)
beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan
kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan,
mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan
data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau
media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta izin dari saya
sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Yogyakarta, 31 Juli 2017 Yang menyatakan
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan
skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk
memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi
Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan
arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih
yang tak terhingga kepada:
1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D. selaku Rektor Universitas Sanata
Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan
mengembangkan kepribadian kepada penulis.
2. A. Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sanata Dharma.
3. Dr. FA. Joko Siswanto, M.M., Akt., QIA., CA. selaku pembimbing yang
telah membantu serta membimbing penulis menyelesaikan skripsi ini.
4. Dr. Fransisca Reni Retno Anggraini selaku Dosen Pembimbing Akademik
yang selalu membantu serta membimbing dan memberikan motivasi dalam
menyelesaikan studi.
5. Semua Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah
membagikan ilmu dan pengalamannya dalam proses perkuliahan.
6. Semua teman-teman yang telah memberikan dukungan, bantuan,
viii
7. Ibu Atik selaku manajer keuangan, mbak. Nerva selaku staf akuntansi, ibu
Erna selaku staf keuangan I, mbak. Susi selaku staf keuangan II, mbak.
April selaku staf Database dan Diseminasi Data dan seluruh staf di
Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta
yang telah berkenan memberikan ijin penelitian kepada saya untuk
melakukan penelitian dan telah meluangkan waktunya untuk membantu
saya memperoleh data-data dan informasi terkait dengan penelitian saya.
8. Kedua adikku tercinta Marta Anindita dan Maria Estu Tantri yang selalu
memberikan saya semangat dalam menyelesaikan skripsi ini.
9. Sahabat-sahabat seperjuanganku CCU yang istimewa, Valentina,
Christine, Veronica, Vellyn, dan Cevin yang selalu memberikan
dukungan, doa, dan dorongan mengerjakan skripsi.
10.Teman-teman seperjuangan Akuntansi angkatan 2013 khususnya kelas A
dan teman-teman MPAT kelas D, terimakasih atas masukan, dinamika,
dan kebersamaannya selama ini.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan, oleh
karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran, semoga skripsi ini dapat
bermanfaat bagi pembaca.
Yogyakarta, 31 Juli 2017 Penulis
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI ... v
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
ABSKTRAK ... xv
ABSTRACT ... xvi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Sistematika Penulisan... 4
BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem ... 6
1. Pengertian Sistem ... 6
2. Karakteristik Sistem ... 7
B. Informasi ... 9
1. Pengertian Informasi ... 9
2. Karakteristik Informasi ... 9
C. Sistem Informasi Akuntansi ... 11
1. Pengertian Akuntansi ... 11
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 11
3. Manfaat dan Tujuan Sistem Informasi Akntansi ... 12
4. Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi ... 13
D. Sistem Pengendalian Intern ... 14
1. Definisi Sistem Pengendalian Intern ... 14
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern ... 14
3. Sistem Pengendalian Inter untuk Pengeluaran Kas ... 14
4. Unsur-Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Pengeluaran Kas ... 14
E. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas ... 17
1. Pengertian Kas ... 17
2. Pengertian Pengeluaran Kas ... 17
x
F. Sistem Teknik Dokumentasi ... 25
1. Bagan Alir Data ... 25
2. Bagan Alir / Flowchart ... 25
G. Organisasi Lembaga Swadaya Masyarakat ... 31
1. Pengertian Organisasi ... 31
2. Pengertian Lembaga Swadaya Masyarakat ... 31
3. Ciri-ciri Lembaga Swadaya Masyarakat... 31
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 32
B. Waktu Penelitian dan Lokasi Penelitian ... 32
C. Subjek dan Objek Penelitian ... 32
D. Jenis Data yang Diperlukan ... 33
E. Data yang Dibutuhkan ... 33
F. Teknik Pengumpulan Data ... 34
G. Teknik Analisis Data ... 34
BAB IV GAMBARAN UMUM ORGANISASI A. Profil dan Sejarah PKBI DIY ... 36
B. Lokasi dan Jam Kerja PKBI DIY ... 37
C. Visi dan Misi Perusahaan... 37
D. Struktur Organisasi PKBI DIY ... 38
E. Cabang & Keanggotaan PKBI DIY ... 41
F. Progran-program PKBI DIY ... 41
G. Uraian Tugas Bagian Keuangan di PKBI DIY ... 42
BAB V HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN A. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY ... 45
B. Mengidentifikasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY ... 61
C. Pembahasan Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY dengan Teori ... 73
BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan ... 95
B. Saran ... 95
DAFTAR PUSTAKA ... 97
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Tabel Daftar Simbol Input/Output ...28
Tabel 2.2 Tabel Daftar Simbol Proses ...28
Tabel 2.3 Tabel Daftar Simbol Simpanan ...29
Tabel 2.4 Tabel Daftar Simbol Alur dan Simbol-Simbol Lain ...31
Tabel 3.1 Tabel Uraian Jabatan dan Tugas pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pngeluaran kas di PKBI DIY ... 42
Tabel 3.1 Tabel Uraian Jabatan dan Tugas pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pngeluaran kas di PKBI DIY (lanjutan) ... 43
Tabel 3.1 Tabel Uraian Jabatan dan Tugas pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pngeluaran kas di PKBI DIY (lanjutan) ... 44
Tabel 5.1 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi dengan Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi menurut Romney ... 75
Tabel 5.1 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi dengan Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi menurut Romney (lanjutan) ... 76
Tabel 5.1 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi dengan Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi menurut Romney (lanjutan) ... 77
Tabel 5.2 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi ... 78
Tabel 5.2 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi (lanjutan)... 79
xii DAFTAR TABEL
Tabel 5.2 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi (lanjutan)... 81 Tabel 5.3 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Cek Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Dokumen... 82 Tabel 5.4 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Cek Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Catatan ... 83 Tabel 5.5 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Cek Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Fungsi ... 84 Tabel 5.6 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Kas dan Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Dokumen ... 85 Tabel 5.6 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Kas dan Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Dokumen (lanjutan) ... 86 Tabel 5.7 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Cek Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Catatan ... 87 Tabel 5.8 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Kas dan Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Fungsi ... 88 Tabel 5.8 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PKBI DIY ... 39 Gambar 5.1 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Uang Muka. ... 48 Gambar 5.1 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Uang Muka (lanjutan). ... 49 Gambar 5.2 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa ... 52 Gambar 5.2 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa (lanjutan) ... 53 Gambar 5.3 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Kas Kecil ... 56 Gambar 5.3 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Kas Kecil (lanjutan) ... 57 Gambar 5.3 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Kas Kecil (lanjutan) ... 58 Gambar 5.4 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengeluaran Melalui Bank ... 60 Gambar 5.4 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 Surat Ijin Penelitian ... 99
LAMPIRAN 2 Pedoman Wawancara ... 100
LAMPIRAN 3 Formulir Permohonan Pengadaan Barang/Jasa ... 102
LAMPIRAN 4 Surat Permintaan Penawaran Harga ... 102
LAMPIRAN 5 Berita Acara Pemilihan ... 103
LAMPIRAN 6 Permohonan Pembayaran/ Uang Muka ... 104
LAMPIRAN 7 Bukti Pengeluaran Bank ... 104
LAMPIRAN 8 Cek ... 105
LAMPIRAN 9 Bukti Pemasukan Bank ... 106
LAMPIRAN 10 Formulir Permohonan Dana ... 106
LAMPIRAN 11 Bukti Pertanggungjawaban Permintaan Uang Muka ... 107
LAMPIRAN 12 Permohonan Uang Muka Perjalanan ... 108
LAMPIRAN 13 Pertanggungjawaban Uang Muka Perjalanan ... 109
LAMPIRAN 14 Tampilan menu awal software SAKU ... 110
LAMPIRAN 15 Tampilan menu login software SAKU ... 110
LAMPIRAN 16 Tampilan Software SAKU bagian Transaksi Pengeluaran Kas/ Bank ... 111
xv ABSTRAK
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI)
Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)
Elisabeth Kanthi Swasti NIM : 132114003 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2017
Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang dijalankan. Penelitian ini dilakukan di PKBI DIY.
Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan melakukan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data untuk menjawab permasalahan dilakukan dengan menggunakan analisis deskriptif, identifikasi serta membandingkan antara teori dengan praktek yang ada. Pengeluaran kas diidentifikasi dengan komponen utama sistem informasi akuntansi serta dokumen, catatan, dan fungsi yang terkait.
Hasil analisis menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY belum sepenuhnya sesuai dengan teori. Ketidaksesuaian tersebut dapat dilihat dari penggunaan dokumen cek yang tidak dilakukan atas nama perusahaan penerima pembayaran dan tidak adanya catatan register cek pada pengeluaran kas dengan cek.
xvi
ABSTRACT
ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM EVALUATION OF CASH EXPENDITURE
A Case Study at Indonesia Planned Parenthood Association (IPPA) Special Region of Yogyakarta (DIY)
Elisabeth Kanthi Swasti NIM : 132114003 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2017
The purpose of this research was to evaluate the accounting information system cash expenditures that being runned. The research took place at Indonesia Planned Parenthood Association (IPPA) Special Region of Yogyakarta (DIY).
This research was a case study. Data were gathered by doing observation, interview, and documentation. The data analysis technique to answer the problem was done by using descriptive analysis, identification and compare between theory with present practice. The cash expenditure identified with the main component of accounting information along with documents, notes, and certain function.
Based on the results of research, the conclution can be drawn from this research was the accounting information system of cash expenditure at IPPA DIY
was not fully in accordance within the theory. The discrepancies can be seen from the use of check docs that were not performed on behalf of the payee company and the absence of check register record on cash payments by check.
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di era global ini segala bentuk teknologi informasi semakin
berkembang. Perkembangan teknologi akan berdampak pada suatu
perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuannya. Tujuan organisasi
dapat tercapai tergantung dengan baik buruknya penerapan suatu sistem.
Salah satu sistem yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya
adalah sistem informasi akuntansi.
Sistem informasi akuntansi merupakan sistem yang mengumpulkan,
mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi.
Informasi tersebut selanjutnya akan dianalisa dan dikomunikasikan kepada
pihak-pihak yang memerlukan. Sistem informasi akuntansi dapat berguna
bagi manajemen dalam proses pengambil keputusan.
Suatu organisasi memerlukan sistem untuk mengelola keuangan serta
menjaga kas. Hal ini berlaku juga pada organisasi sektor publik, salah
satunyanya adalah LSM (Lembaga Swadaya Masyarakat). LSM adalah
salah satu organisasi yang bertujuan tidak mendapatkan laba namun
memberikan pelayanan dan menyelenggarakan seluruh aktivitas terkait
dengan pemberian dana oleh suatu lembaga donor. Salah satu informasi
yang diperlukan LSM adalah sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.
Pengeluaran kas yang terjadi di LSM perlu dikelola dan harus
para penyumbang. LSM membutuhkan suatu sistem nformasi akuntansi
untuk dapat mengelola dana dalam pengeluaran kas secara efekif dan
efesien. Sistem informasi akuntasi pengeluaran kas yang handal akan
meyakinkan sumber pendanaan LSM bahwa dana yang disumbangkan akan
dikelola dengan baik. Hal tersebut penting mengingat donatur dapat dengan
mudah menghentikan pendanaan jika pengelolaan tidak akuntabel atau
terdapat penyelewengan.
Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI) merupakan salah
satu LSM yang telah menggunakan sistem informasi akuntansi untuk
mengelola keuangannya. PKBI melaksanakan kegiatan operasional, dan
juga melakukan aktivitas pengeluaran kas. Sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas yang baik dapat memembantu LSM dalam memberikan
informasi mengenai pertanggungjawaban penggunaan dana. Selain itu,
sistem informasi akuntansi pengeluaran kas juga dapat menjaga kas
sehingga terhindar dari pencurian, kehilangan kas ataupun
pengeluaran-pengeluaran yang tidak tepat pengalokasiannya.
Evaluasi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas diperlukan untuk
mengevaluasi pelaksanaan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang
diterapkan di PKBI Daerah Istimewa Yogyakarta dengan
membandingkannya dengan teori yang ada. Berdasarkan uraian diatas, maka
penulis tertarik untuk mengadakan penelitian mengenai “Evaluasi Sistem
Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas” Studi Kasus di Perkumpulan
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan sebelumnya, maka
dirumuskan masalah penelitian dalam bentuk pertanyaan, yaitu:
Apakah penerapan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di
PKBI DIY sudah sesuai dengan kajian teori sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas yang ada.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui apakah penerapan
sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY sudah sesuai
dengan kajian teori sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang ada.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia DIY
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan
pemikiran dan menambah informasi mengenai sistem informasi
akuntansi pengeluaran kas.
2. Bagi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
Hasil penelitian ini diharapkan mampu memberikan informasi
mengenai sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan menjadi
3. Bagi Penulis
Penelitian ini sabagai wujud implementasi dari materi yang telah
penulis dapat selama perkuliahan dan berguna untuk menambah
wawasan dan kemampuan penulis dalam mengevaluasi sistem informasi
akuntansi pengeluaran kas.
E. Sistematika penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas mengenai latar belakang, rumusan
masalah, batasan penelitian, tujuan penelitian, manfaat
penelitian, sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan
sebagai dasar dalam menganalisis, menggambarkan dan
mengevalusi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.
BAB III METODE PENELITIAN
Bab menguraikan jenis penelitian, waktu dan lokasi
penelitian, subyek dan obyek penelitian, jenis data yang
diperlukan, data yang dibutuhkan, dan teknik pengumpulan
BAB IV GAMBARAN UMUM ORGANISASI
Bab ini membahas mengenai gambaran umum
Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesi Daerah
Istimewa Yogyakarta yang terdiri dari profil dan sejarah,
lokasi dan jam kerja, visi dan misi, struktur organisasi,
program-program PKBI DIY, dan uraian tugas bagian
keuangan di PKBI DIY.
BAB V HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN
Bab ini mendiskripsikan sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas yang diterapkan PKBI DIY dan
mengevaluasi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas
dengan membandingkan teori sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas yang ada dengan penerapan sistem
informasi akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan PKBI
DIY.
BAB VI PENUTUP
Bab ini membahas kesimpulan mengenai pengevaluasian
yang terkait dengan rumusan masalah dan saran dari
6 BAB II
LANDASAN TEORI
A. Sistem
1. Pengertian Sistem
Menurut Romney dan Steinbart (2015:3) Sistem adalah rangkaian
dua atau lebih komponen yang saling berhubungan dan berinteraksi
untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Diana dan Setiawati (2011: 3) Sistem merupakan
serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem pasti tersusun dari sub-sub sistem
yang lebih kecil yang juga saling tergantung dan bekerja sama untuk
mencapai tujuan.
Mulyadi (2014: 4) mendefinisikan sistem adalah suatu jaringan
prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan pengertian prosedur adalah suatu
urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam
suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan
secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Berdasarkan beberapa definisi diatas dapat dijelaskan bahwa sistem
merupakan kumpulan dari beberapa bagian yang saling berkaitan atau
rangkaian kegiatan yang membentuk suatu jaringan prosedur dan
berfungsi dalam mencapai sebuah tujuan sesuai dengan yang diharapkan
2. Karakteristik Sistem
Jogiyanto (2005: 3) memaparkan suatu sistem mempunyai
karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
a. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu
kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem
dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap
subsistem mempunyai karakteristik dari sistem yang menjalankan
suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara
keseluruhan.
b. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan Sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan diluar suatu sistem adalah apapun di luar batas dari
sistem yang mempengaruhi sistem operasi.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung Sistem merupakan media yang menghubungkan antara
satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung
ini kemungkinan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem
e. Masukan Sistem (Input).
Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenanceinput) dan
masukan (singal input). Maintenance input adalah energi yang
dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Signal input
adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari
sistem.
f. Keluaran (Output).
Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan
untuk subsistem yang lain.
g. Pengolahan Sistem (Process).
Pengolah atau proses merupakan perubahan dari masukan menjadi
keluaran. Proses ini dilakukan oleh mesin, manusia dan komputer.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu
sendiri sebagai pengolahnya. Sistem Akuntansi akan mengolah
data-data transaksi menjadi laporan keuangan dengan
laporan-laporan lain yang dibutuhkan manajeman.
h. Sasaran Sistem (Object).
Suatu sistem mempunyai sasaran atau tujuan. Kalau sistem tidak
mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem
dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran
B. Informasi
1. Pengertian Informasi
Menurut Romney dan Steinbart (2015: 4), informasi adalah data
yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki
proses pengambilan keputusan.
Menurut Mardi (2011: 5), informasi adalah data yang diolah
kemudian menjadi bentuk yang berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya, menggambarkan suatu kejadian (event), dan kesatuan
nyata (fact and entity) serta digunakan untuk pengambilan keputusan.
Menurut Hall (2009: 19), informasi dapat berupa dokumen
operasional seperti pesanan pembelian, laporan yang terstruktur, atau
sebuah pesan dalam layar komputer.
2. Karakteristik Informasi
Agar informasi dapat berguna dan berarti bagi penggunanya,
menurut Romney dan Steinbart (2015: 5) maka informasi harus memiliki
kualitas atau karakteristik sebagai berikut:
a. Relevan
Informasi harus dapat menambah pengetahuan atau nilai bagi para
pembuat keputusan, dengan cara mengurangi ketidakpastian,
meningkatkan pengambilan keputusan, serta menegaskan atau
b. Akurat (Accuracy)
Akurasi atau tingkat keakuratan dapat diartikan informasi itu bebas
dari kesalahan, tidak bias atau menyesatkan.
c. Lengkap (Completeness)
Informasi tersebut harus memiliki penjelasan yang rinci dan jelas
dari setiap aspek peristiwa yang diukurnya. Lengkap namun tidak
berlebihan dan tidak menghilangkan aspek penting dari suatu
kejadian atau aktivitas yang diukur.
d. Tepat Waktu (Timeline)
Manajer seharusnya dapat memperoleh informasi yang
menggambarkan apa yang terjadi sekarang atau dimasa yang akan
datang dan informasi apa yang telah terjadi dimasa lampau,
mengingat informasi disajikan mempengaruhi proses pembuatan
keputusan.
e. Dapat Dipahami
Informasi disajikan dalam format yang dapat dimengerti dan jelas.
f. Dapat Diverifikasi
Misalkan terdapat dua orang yang independen dan berpengetahuan
di bidangnya, dan masing-masing menghasilkan informasi yang
sama sehingga tingkat informasi dapat dibandingkan.
g. Dapat diakses
Informasi tersedia untuk pengguna ketika mereka membutuhkannya
C. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Akuntansi
Menurut Warfield, Weygant, Kieso (2011: 2) akuntansi dapat
didefinisikan secara tepat dengan menjelaskan tiga karakteristik penting
dari akuntansi: (1) pengidentifikasian, pengukuran, dan
pengkomunikasian informasi keuangan tentang (2) entitas ekonomi
kepada (3) pemakai yang berkepentingan.
Menurut Romney (2015: 11) akuntansi merupakan proses
identifikasi, pengumpulan, pengukuran, dan komunikasi informasi.
Berdasarkan definisi tersebut, akuntansi adalah sistem informasi karena
sistem informasi akuntansi mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan
memproses akuntansi dan data lain untuk menghasilkan informasi bagi
pembuat keputusan.
Mulyadi (2016: 8) mengungkapkan bahwa sistem akuntansi adalah
salah satu sistem informasi di antara berbagai sistem informasi yang
digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan.
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mardi (2011: 4), sistem informasi akuntansi dapat
diartikan sebagai suatu kegiatan yang terintegrasi yang menghasilkan
laporan dibentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan sehingga
menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi pihak yang
Menurut Diana dan Setiawati (2011: 4), sistem informasi akuntansi
adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data
serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.
Menurut Romney (2015:11), sistem informasi akuntansi adalah
sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data
untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan.
3. Manfaat dan Tujuan Sistem Informasi Akntansi
Menurut James A. Hall (2009: 21), ada tiga tujuan utama yang
umum bagi semua sistem termasuk sistem informasi akuntansi, yaitu :
a. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen.
Kepengurusan merujuk ke tanggungjawab manajemen untuk
mengatur sumberdaya perusahaan secara benar. Sistem informasi
menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pengguna
eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan
lain yang diminta. Secara internal, pihak manajemen menerima
informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggngjawaban.
b. Untuk mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen.
Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang
mereka perlukan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan
c. Untuk mendukung kegiatan operasi harian perusahaan.
Sistem informasi menyediakan informasi bagi para personel
operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan
hariannya dengan efisien dan efektif.
4. Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney (2015: 11) sistem informasi akuntansi terdiri dari
enam komponen , yaitu:
a. Orang yang menggunakan sistem, maksudnya adalah orang-orang
yang mengoperasikan sistem informasi akuntansi dan melaksanakan
berbagai fungsi.
b. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan,
memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas organisasi.
c. Data mengenai proses-proses organisasi bisnis berupa dokumen
yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi.
d. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data.
e. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, paralatan
pendukung (peripheral), dan jaringan komunikasi dalam SIA.
f. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan
D. Sistem Pengendalian Intern
1. Definisi Sistem Pengendalian Intern
Menurut Romney (2016: 226), pengendalian internal adalah proses
yang dijalankan untuk jaminan memadai dengan mencapai tujuan-tujuan
pengendalian internal.
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Tujuan pengendalian internal menurut Diana dan Setiawati (2011:
59), yaitu:
a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan.
b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran informasi akuntansi.
c. Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
d. Membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah
ditetapkan.
3. Sistem Pengendalian Intern untuk Pengeluaran Kas
Menurut Mulyadi (2016: 432), sistem pengawasan internal yang
baik mengharuskan setiap pengeluaran kas dilakukan dengan cek dan
untuk pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena
jumlahnya relatif kecil), dilakukan melalui dana kas kecil yang
diselenggarakan dengan sistem imprest.
4. Unsur-Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Pengeluaran Kas
Menurut Mulyadi (2016: 432), unsur-unsur yang terkandung dalam
a. Organisasi
1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2) Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh
dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir,
tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1) Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwenang.
2) Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan
persetujuan dari pejabat yang berwenang.
3) Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode
pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan atas
bukti kas keluar yang telah mendapatkan otorisasi dari pejabat
yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung
yang lengkap.
c. Praktik yang Sehat
1) Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari pencurian atau
dari penggunaan uang yang tidak semestinya.
2) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran
kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi
3) Penggunaan rekening bank koran, yang merupakan informasi dari
pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian kas oleh fungsi yang
tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
4) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama
perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan.
5) Jika pengeluaran hanya menyangkut jumlah yang kecil,
pengeluaran ini dilakukan melalui dana kas kecil, yang
akuntansinya dilakukan dengan imprest system.
6) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada
di tangan dengan jumlah kas menurut catatan.
7) Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan
diasuransikan dari kerugian.
8) Kasir diasuransikan.
9) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya
pencurian terhadap kas yang ada di tangan.
10)Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh Bagian
Kasa.
d. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya.
1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut
oleh pekerjanya.
2) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
E. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas 1. Pengertian Kas
Menurut Warfield, Weygant, Kieso (2011: 324), “kas adalah alat
keuangan yang berupa koin, mata uang, cek, wesel, cash in hand, atau
berupa deposito di bank dimana dalam laporan keuangan perusahaan
dapat menggabungkan kas bank dan kas kecil dan melaporkan total
akumulasi saldo hanya sebagai kas”.
2. Pengertian Pengeluaran Kas
Menurut James A. Hall (2009:201), “pengeluaran kas adalah
memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem
pembelian.”
Menurut Romney (2015: 463) definisi pengeluaran kas diuraikan
sebagai berikut: “Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis
dan operasi pemrosesan data terkait yang terus-menerus berhubungan
dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.”
Menurut Mardi (2011: 88) siklus pengeluaran kas merupakan
aktivitas yang berhubungan dengan pengeluaran untuk keperluan
pembayaran barang atau jasa yang digunakan untuk operasional
perusahaan.
3. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
Menurut Mulyadi (2016:425), ada dua cara yang digunakan dalam
sistem pengeluaran kas yaitu sistem pengeluaran kas dengan cek dan
Pengeluaran kas dengan cek digunakan untuk pengeluaran dalam
jumlah besar, sedangkan untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil
menggunakan dana kas kecil.
a. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek
Menurut Mulyadi (2016: 425) Pengeluaran kas dalam perusahaan
dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak
dapat dilakukan dengan menggunakan cek (biasanya karena
jumlahnya relatif kecil), karena dilaksanakan melalui dana kas kecil
yang diselenggarakan dengan salah satu diantara dua sistem:
fluctuating-fund-balance-system dan imprest system.
1. Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan
Cek
Menurut Mulyadi (2016: 426), dokumen akuntansi yang digunakan
dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
a) Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada
bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen. Di
samping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan
(remittance advice) yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi
pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya
b) Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan
bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau
organisasi yang namanya tercantum pada cek.
c) Permintaan Cek
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang
memerlukan kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti
kas keluar.
2. Catatan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek
Menurut Mulyadi (2016: 428), catatan akuntansi yang digunakan
dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
a) Jurnal pengeluaran kas
Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk
mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan
untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran
kas. Dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan
dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang
telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
b) Register cek
Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system,
transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua
jurnal yaitu register bukti kas keluar dan register cek. Register-
dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau
pihak lain.
3. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek
Mulyadi (2016:429), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi
pengeluaran kas dengan cek adalah:
a) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk
pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi ini
mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian
utang). Setelah mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi
yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher
payable system bagian utang kemudian membuat bukti kas
keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek
sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang
memerlukan pengeluaran kas.
b) Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan
otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos
atau membayarkan langsung kepada kreditur.
c) Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas
yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi
pembuktian kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi
kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam
dokumen tersebut, melakukan verifikasi kelengkapan dan
kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar
pembuatan bukti kas keluar.
d) Fungsi pemeriksaan intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan
kas secara periodik dan mencocokan hasil perhitungannya
dengan saldo kas menurut catatan akuntansi Fungsi ini juga
bertanggungjawab melakukan pemeriksaan secara mendadak
terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi
bank secara periodik.
b. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Kas dan Uang
Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil
1) Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan
Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil
Mulyadi (2016: 443), dokumen yang digunakan dalam sistem dana
kas kecil adalah sebagai berikut:
a) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari
fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum
ini diperlukan pada saat pembentukan dan pengisian dana kas
kecil.
b) Cek
c) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk
meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang
dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah
dikeluarkannya kas kecil olehnya.
d) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk
mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil.
Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil
dan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Dalam imprest
system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen
pendukungnya yang disimpan dalam arsip oleh pemegang dana
kas kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil.
e) Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk
meminta kepada Bagian Utang agar dibuatkan bukti kas keluar
guna pengisian kembali dana kas kecil. Dalam imprest system,
jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil
tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan
dalam arsip pemegang dana kas kecil.
2) Catatan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Uang
Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil
Mulyadi (2016: 445), catatan akuntansi yang digunakan dalam
sistem dana kas kecil adalah :
a) Jurnal Pengeluaran Kas
Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan
untuk mencatat pngeluaran kas dalam pembentukan dana kas
kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil.
b) Register cek.
Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan
untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk
pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
c) Jurnal pengeluaran dana kas kecil
Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan
jurnal khusus. Jurnal ini berfungsi sebagai alat distribusi
pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas
kecil.
3) Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Uang
Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil
Mulyadi (2016: 446), beberapa fungsi yang terkait pada sistem
a) Fungsi kas.
Dalam sistem dana kas kecil, fugsi ini bertanggung jawab dalam
mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan
cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan
dana kas kecil dan pada saat pengisian kebali dana kas kecil.
b) Fungsi Akuntansi.
Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi
bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang
menyangkut biaya dan persediaan, pencatan transaksi
pembentukan dana kas kecil, pencatatan pengisian kembali dana
kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek,
pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran
dana kas kecil (fluctuating-fund-balance system).
c) Fungsi pemegang dana kas kecil.
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil,
pengeluaran dana kas kecil sesuai dngan otorisasi dari pejabat
tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana
kas kecil.
d) Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
e) Fungsi pemeriksa intern.
Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas
penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan
pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi
ini bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak
terhadap saldo dana kas kecil yan ada di tangan pemegang dana
kas kecil.
F. Sistem Teknik Dokumentasi
Menurut Romney (2015: 59), “Dokumentasi merupakan narasi, bagan
alir, diagram, tabel, dan representasi grafis lainnya dari data dan informasi
yang menjelaskan cara sistem bekerja”.
Ada beberapa alat dokumentasi yang ada yaitu bagan alir data (data
flow chart) dan bagan alir dokumen (document flowchart). Secara rinci
dijabarkan sebagai berikut:
1. Bagan Alir Data
Diagram arus data (Data Flow Diagram – DFD) secara grafis
mendiskripsikan arus data di dalam sebuah organisasi. DFD disususn
dari empat elemen dasar, yaitu: sumber dan tujuan data, arus data,
proses transformasi, dan penyimpanan data.
2. Bagan Alir/ flow chart
Flowchart adalah teknik analitis yang digunakan untuk
mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas,
untuk mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemrosesan transaksi
yang digunakan perusahaan dan arus data melalui sistem.
Simbol bagan alir (flowchart), Romney (2015: 67) membaginya
menjadi empat:
a. Simbol input/ output
Simbol ini menunjukkan input ke atau output dari sistem.
b. Simbol pemrosesan
Simbol ini menunjukkan pengolahan data, baik secara elektonik atau
manual (dengan tangan).
c. Simbol penyimpanan
Simbol ini menunjukkan tempat data disimpan.
d. Simbol arus dan lain-lain
Simbol ini menunjukkan arus data, menunjukkan di mana bagan alir
dimulai dan berakhir, menunjukkan keputusan dibuat, dan
menunjukkan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir.
Menurut Romney (2015: 68) jenis bagan alir (flowchart), dibaginya
menjadi tiga, yaitu:
1) Bagan Alir Dokumen (document flowchart)
Bagan alir yang mengilustrasikan arus data dan dokumen di antara
2) Bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart)
Bagan alir yang digunakan untuk menjelaskan, menganalisis, dan
mengevaluasi pengendalian internal, termasuk mengidentifikasi
kekuatan, kelemahan, dan ketidakefisienan sistem.
3) Bagan alir sistem (system flowchart)
Bagan alir yang menggambarkan hubungan antar-input, pemrosesan,
penyimpanan, dan output sistem.
Bagan alir sistem secara umum digambarkan dengan simbol-simbol
Tabel 2.1 Tabel Daftar Simbol Input/Output
(Sumber: Romney 2015: 67)
Tabel 2.2 Tabel Daftar Simbol Proses
(Sumber: Romney 2015: 67)
Simbol Pengertian Keterangan
Dokumen
Sebuah dokumen atau laporan; dokumen dapat dibuat dengan tangan atau dicetak oleh komputer.
Dokumen Rangkap
Digambarkan dengan menupuk simbol dokumen dan pencetakan nomor dokumen dibagian depan dokumen pada bagian kiri atas.
Output elektronik
(Display)
Simbol ini menggambarkan informasi yang ditampilkan oleh perangkat outline, seperti sebuah terminal, monitor, atau layar.
Entri Data Elektronik
(Pengetikan Online)
Masukan data menggunakan perangkat online, seperti terminal atau komputer personal.
Terminal atau Komputer Personal
Simbol display dan simbol pengetikan online digunakan bersama-sama untuk menggambarkan terminal dan komputer personal.
Simbol Pengertian Keterangan
Pemrosesan Komputer Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan oleh komputer biasanya menghasilkan perubahan terhadap data atau informasi
Tabel 2.3 Tabel Daftar Simbol Simpanan
Simbol Pengertian Keterangan
Database
Disk Bermagnet
Data disimpan secara permanen pada disk bermagnet digunakan
Arsip dokumen disimpan secara manual. Huruf didalamnya menunjukkan cara pengurutan arsip: N = Urut Nomor, A = Urut Abjad, T = Urut Tanggal.
Input / Output;
Jurnal / Buku Besar
Simbol ini menggambarkan setiap fungsi input dan output. Simbol ini juga digunakan untuk menggambarkan jurnal dan buku besar dalam flowchart.
Tabel 2.4 Tabel Daftar Simbol Arus dan Simbol-Simbol Lain
Simbol Pengertian Keterangan
Arus Dokumen atau Pemrosesan
Mengarahkan arus dokumen atau pemrosesan: arus normal ke kanan atau ke bawah.
Hubungan pemrosesan pada halaman yang sama. Penggunaannya menghindari garis yang melintasi halaman.
Konektor Luar Halaman
(penghubung pada halaman berbeda)
Menghubungkan bagan alir dalam halaman yang berbeda.
Entri dari, atau keluar ke, halaman lain.
Terminal Menunjukkan awal atau akhir
suatu sistem akuntansi.
Keputusan (Decision) Sebuah tahap atau langkah
pembuat keputusan.
Anastosi
(catatan tambahan)
Penambahan komentar deskriptif atau catatan penjelasan sebagai klarifikasi.
31
G. Organisai Lembaga Swadaya Masyarakat 1. Pengertian Organisasi Nirlaba
Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani “organ” yang berarti
“alat”. Dalam pengertian umum, organisasi dapat dipahami sebagai alat
atau wadah sekelompok orang yang berkumpul dan bekerja sama dengan
cara yang terstruktur untuk mencapai tujuan atau sejumlah sasaran
tertentu yang telah ditetapkan bersama. (Mahsun dkk, 2013: 1)
2. Pengertian Lembaga Swadaya Masyarakat
Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) adalah organisasi swasta
yang kegiatannya adalah untuk membebaskan penderitaan, memajukan
kepentingan kaum miskin, melindungi lingkungan, menyediakan
pelayanan dasar masyarakat, atau menangani pengembangan masyarakat.
3. Ciri-ciri Lembaga Swadaya Masyarakat
a. Formal, yaitu secara organisasi dapat bersifat permanen serta
mempunyai kantor dengan seperangkat aturan dan prosedur.
b. Swasta, yaitu kelembagaan yang berada di luar atau terpisah dari
pemerintah.
c. Tidak mencari keuntungan, yaitu tidak memberikan keuntungan
kepada direktur atau pengurusnya.
d. Menjalankan organisasinya sendiri dan tidak dikontrol pihak luar.
e. Sukarela, yaitu menjalankan derajat kesukarelaan tertentu.
f. Non-religius, yaitu tidak mempromosikan ajaran agama.
32 BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah studi kasus, yaitu
penelitian yang dilakukan dengan meneliti kegiatan organisasi secara
langsung pada sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang dilakukan
oleh PKBI (Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia) DIY (Daerah
Istimewa Yogyakarta).
B. Waktu Penelitian dan Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada periode bulan Maret - Mei 2017.
Penelitian dilakukan di Perkumpulan Keluarga Berenca Indonesia
(PKBI) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY).
Jl. Tentara Rakyat Mataram Jt 1/705 Yogyakarta.
C. Subyek dan Obyek Penelitian 1. Subyek Penelitian ini adalah:
a. Manajer keuangan PKBI DIY
b. Staf Keuangan di PKBI DIY
c. Staf Akuntansi di PKBI DIY
d. Staf Humas di PKBI DIY
2. Obyek Penelitian
a. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeleuaran Kas
b. Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi
c. Catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas.
d. Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran
kas.
e. Prosedur yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas.
f. Bagan alir (flowchart)
D. Jenis Data yang Diperlukan
1. Data Primer yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber yang
terpercaya atau yang utama merupakan data mentah yang nantinya akan
diproses untuk tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan kebutuhan, misalnya
dari individu, karyawan, atau pendapat perseorangan, antara lain: hasil
wawancara dari pihak PKBI.
2. Data Sekunder yaitu data yang diperoleh dari sumber yang sudah
terdokumentasi di PKBI.
E. Data yang Dibutuhkan
1. Sejarah, Visi dan Misi pada PKBI DIY.
2. Program dan kegiatan PKBI DIY.
3. Jabatan dan pembagian tugas karyawan PKBI di bidang keuangan yang
terkait pengeluaran kas.
4. Unsur-unsur atau komponen utama sistem informasi akuntansi
5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas pada PKBI DIY.
6. Informasi mengenai catatan, dokumen, dan fungsi terkait sistem
informasi akuntansi pengeluaran kas pada pelayanan PKBI DIY.
F. Teknik Pengumpulan Data 1. Teknik observasi
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara pengamatan secara
langsung pada proses pengeluaran kas.
2. Teknik wawancara
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab
secara langsung kepada subyek penelitian.
3. Teknik Dokumentasi
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara pengamatan pada
dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas.
G. Teknik Analisis Data
Langkah untuk menjawab rumusan masalah, yaitu:
1. Langkah pertama adalah melakukan analisis dengan mendiskripsiskan
dan memahami sistem informasi akuntansi pengekuaran kas di PKBI
(Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia) DIY (Daerah Istimewa
Yogyakarta). Pendeskripsian meliputi prosedur dan bagan alir dokumen
yang dipakai dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di
2. Langkah kedua adalah mengidentifikasi unsur-unsur sistem informasi
akuntansi pengeluaran kas secara deskriptif. Pendeskripsian meliputi
komponen sistem informasi akuntansi, pengendalian internal, dokumen,
catatan, dan fungsi yang dipakai dalam sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas di PKBI DIY.
3. Langkah ketiga adalah membandingkan hasil temuan lapangan
mengenai sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang ada di
PKBI DIY dengan kajian teori yang ada.
4. Menarik Kesimpulan
Jika hasil perbandingan dengan teori temuan lapangan telah memenuhi
komponen-komponen diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa
PKBI DIY telah sesuai dengan teori atau tidak dan penerapan sistem
informasi akuntansi pengeluaran kas pada PKBI DIY sudah berjalan
baik atau belum, sesuai dengan kebijakan sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas pada PKBI DIY. Jika hasilnya sesuai dengan teori,
maka pelaksanaan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada
PKBI DIY dapat dikatakan baik. Sebaliknya, jika tidak sesuai dengan
teori dan pelaksanaan, maka diberikan saran yang tentunya disesuaikan
36 BAB IV
GAMBARAN UMUM ORGANISASI
A. Profil dan Sejarah Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)
Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI) pertama kali
didirikan pada tanggal 23 Desember 1957 di Jakarta, sebagai Lembaga
Swadaya Masyarakat (LSM). Perkumpulan ini berdiri dilandasi kepedulian
terhadap keselamatan ibu dan anak di Indonesia. Pendapat tersebut
dikemukakan oleh Dr. Soeharto selaku dokter pribadi Persiden Soekarno
bersama dengan pendiri PKBI lainya. Pendiri PKBI sendiri terdiri dari
sekelompok tokoh masayarakat dan ahli kesehatan.
Pada tahun 1957 angka kematian ibu dan anak di Indonesia sangat
tinggi. Kematian ibu terjadi karena pendarahan akibat seringnya melahirkan.
Tingginya kematian anak antara lain karena proses kelahiran bayi yang
kurang sehat akibat kehamilan yang tidak sehat, kekurangan gizi dan
kurangnya perawatan pada masa kehamilan. Perkumpulan ini juga ditujukan
kepada tersusunnya keluarga terencana yang bertanggungjawab dan
sejahtera di Indonesia.
Pada tahun 1959 PKBI masuk menjadi anggota Federasi Keluarga
Berencana Internasional yaitu IPPF (International Planned Parenthood
Federation) yang berkantor pusat di Inggris, London. IPPF adalah sebuah
lembaga federasi internasional beranggotakan 184 negara yang
dunia. PKBI ini sudah menjadi badan hukum yang sah dan diakui oleh
pemerintah Indonesia serta telah mendapatkan pengakuan dunia.
Pada tahun 1967 merupakan tahun berdirinya cabang PKBI di
Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY). Pada awalnya PKBI DIY
hanya sebagai tempat pelatihan dari PKBI pusat. Namun, kemudian PKBI
DIY mampu mengembangkan program-programnya baik remaja maupun
para suami/istri, dan perempuan yang belum menikah. Setelah itu, PKBI
semakin berkembang lagi dengan menjangkau komunitas lainnya seperti
pembantu rumah tangga, pekerja seks, waria, gay, buruh gendong, tukang
becak, dll.
B. Lokasi dan Jam Kerja PKBI DIY
PKBI DIY berkedudukan di Jl. Tentara Rakyat Mataram JT 1/705
Yogyakarta 55231.
Jam kerja, setiap hari Senin s/d Sabtu, pukul 08:00 s/d 16:00 WIB.
C. Visi dan Misi PKBI DIY 1. Visi
Menjadi Pusat Unggulan (Center of Excellence) Pengembangan
Program dan Advokasi Kesehatan Seksual dan Reproduksi yang mandiri
pada tahun 2020.
2. Misi
a. Mengembangkan pusat informasi, edukasi dan konseling serta
pelayanan kesehatan seksual dan reproduksi ditekankan pada
berperspektif gender, melalui peningkatan peran PKBI yang
profesional, kredibel, mandiri dan berkelanjutan.
b. Memberdayakan masyarakat, agar mampu mengambil keputusan
terbaik bagi dirinya dan berperilaku bertanggungjawab dalam hal
Kesehatan Seksual dan Reproduksi.
c. Mempengaruhi para pengambil kebijakan untuk memberikan
dukungan dan komitmen atas terjaminnya pemenuhan hak-hak seksual
dan reproduksi.
D. Struktur Organisasi PKBI DIY
E. Cabang & Keanggotaan PKBI DIY 1. Cabang PKBI DIY
PKBI DIY saat ini telah mempunyai 5 (lima) cabang. Cabang
PKBI DIY berada di 5 daerah di DIY, yaitu PKBI Kota Yogyakarta,
PKBI Sleman, PKBI Bantul, PKBI Kulon Progo dan PKBI Gunungkidul.
Setiap cabang memiliki koordinatornya masing-masing dengan program
kerja yang menjangkau berbagai komunitas.
2. Keanggotaan
Keanggotaan PKBI DIY pada prinsipnya berawal dari keanggotaan
PKBI Cabang di 5 Kabupaten/Kota. Keanggotaan PKBI DIY ini bersifat
terbuka kepada siapa saja yang peduli dan memiliki keberpihakan
terhadap perjuangan Hak Kesehatan Seksual dan Reproduksi
(HKSR). Sampai saat ini, keanggotaan yang telah bergabung dengan
PKBI DIY ada lebih dari100 relawan yang terdiri dari berbagai profesi,
agama, aliran politik, jenis kelamin, orientasi seksual, umur, maupun
status ekonomi.
F. Program-program PKBI DIY, meliputi : 1. Pengembangan Media –Media Center
Pengembangan Media merupakan program yang melakukan kampanye
melalui talkshow rutin di radio dan televisi lokal, leaflet, booklet, poster,
stiker, ILM dalam bentuk audio dan audio visual mengenai isu yang
2. Pengembangan Pelatihan - Training Center
Pengembangan Pelatihan merupakan program yang melakukan
kerja-kerja pendidikan dan pelatihan. Hal tersebut dilakukan melalui ceramah
dan pelatihan yang bertujuan untuk peningkatan pengetahuan dan
kapasitas internal dan eksternal.
3. Pusat Studi Seksualitas (PSS) - Research Center
Pusat Studi Seksualitas (PSS) merupakan program yang melakukan
kerja-kerja riset dan manajemen database PKBI DIY. PSS diarahkan
tidak saja untuk pengembangan wacana tetapi lebih serius untuk
melakukan penyediaan data, penelitian dan penerbitan.
4. Pengembangan Jaringan Pelayanan Kesehatan Reproduksi
a. In Clinic - Klinik Adhiwarga
Klinik Adhiwarga merupakan klinik kesehatan reproduksi/seksual
untuk pasangan suami/istri, remaja dan perempuan.
b. Drop In Clinic, terdiri dari beberapa klinik, yaitu:
1) Klinik Griya Lentera
Klinik Griya Lentera merupakan klinik kesehatan
reproduksi/seksual bagi komunitas untuk HIV&AIDS, IMS
(Infeksi Menular Seksual), ISR (Infeksi Saluran Reproduksi),
papsmear, dan VCT (Voluntary Counseling and Testing).
2) Klinik Keliling
Klinik keliling dilakukan ke wilayah-wilayah yang jauh dari akses
3) Klinik Beringharjo
Klinik Beringharjo merupakan klinik kesehatan reproduksi/ seksual
untuk buruh gendong di pasar Beringharjo Yogyakarta.
4) Klinik Remaja
Klinik remaja merupakan klinik kesehatan reproduksi/ seksual
untuk remaja dengan konsep ramah remaja.
5. Pustragersos
Pustragersos adalah pusat strategi gerakan sosial di PKBI DIY. Suatu
program yang membuat perencanaan gerakan sosial untuk berbagai
komunitas.
6. Youth Center
Mulai tahun 2005 program pendampingan PKBI DIY untuk komunitas
waria, pekerja seks, gay dan remaja jalanan melakukan reorientasi
dengan mengubah konsep program pendampingan menjadi
pengorganisasian dan lebih aktif mendesakkan kebijakan-kebijakan yang
G. Uraian Tugas Bagian Keuangan di PKBI DIY
Berikut ini adalah uraian tugas atau job decription bagian keuangan
berdasarkan prosedur yang terkait pengeluaran kas dijelaskan pada tabel 3.1.
Tabel 3.1 Tabel Uraian Jabatan dan Tugas pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY.
Prosedur Uraian Tugas
PHD Pengeluaran Melalui
Bank
Bertugas memberikan otorisasi atas cek dan transaksi yang terjadi terhadap segala pengeluaran di PKBI DIY.
Direktur Eksekutif Pengelolaan Uang
Muka
Melakukan review dan otorisasi Permohonan Uang Muka yang sesuai dengan anggaran.
Melakukan review Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil.
Pengadaan Barang atau Jasa
Melakukan otorisasi Permohonan Pengadaan Barang/ Jasa.
Pengelolaan Kas Kecil Melakukan review Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil.
Pengeluaran Melalui Bank
Melakukan review dan otorisasi terhadap Formulir Permohonan Dana.
Melakukan review kesesuaian cek dengan Permohonan Dana untuk kemudian di tanda tangani.
Kerumahtanggaan Pengadaan Barang atau
Jasa
Melakukan review dan memberikan paraf Permohonan Pengadaan Barang/ Jasa.
Memberikan Permohonan Pengadaan Barang/ Jasa yang ditolak kepada Pemohon.
