KETENTUAN UMUM
1. Rapat diselenggarakan dengan memakai bahasa Indonesia.
2. Selama Rapat diselenggarakan, tidak diperkenankan makan dan minum di ruangan Rapat.
3. Selama Rapat diselenggarakan, tidak diperkenankan menggunakan telepon genggam maupun piranti elektronik lainnya dalam ruangan Rapat dan/atau di sekitar ruangan Rapat yang dapat mengganggu jalannya Rapat.
4. Rapat diselenggarakan dengan merujuk pada ketentuan sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar Perseroan dan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Terbuka (“POJK 15”).
5. Sesuai dengan ketentuan Pasal 34 ayat (1) Anggaran Dasar Perseroan dan juga Pasal 37 ayat (1) POJK 15, Rapat dipimpin oleh seorang anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh Dewan Komisaris Perseroan.
6. Ketua Rapat berhak meminta Pemegang Saham/Kuasanya dan/atau undangan untuk membuktikan kewenangannya hadir dalam Rapat.
7. Pemegang Saham yang berhak hadir/diwakili dalam Rapat adalah Pemegang Saham Perseroan yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan dan/atau Pemegang Saham yang Rekening Efeknya terdaftar dalam Penitipan Kolektif PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”) pada hari Selasa, tanggal 29 Maret 2022 sampai dengan penutupan perdagangan di Bursa Efek Indonesia.
8. Undangan adalah pihak yang bukan Pemegang Saham yang hadir atas undangan Direksi dan tidak mempunyai hak untuk mengeluarkan pendapat dan memberikan suara dalam Rapat.
9. Pemegang Saham/Kuasa yang telah melakukan registrasi melalui aplikasi eASY.KSEI dapat menyaksikan jalannya Rapat melalui aplikasi fasilitas AKSes.KSEI (https://akses.ksei.co.id) dengan memilih Tayangan RUPS.
GENERAL RULES
1. The Meeting will be conducted in Bahasa Indonesia.
2. During the Meeting, any foods or drinks are prohibited in the Meeting room.
3. During the Meeting, any use of cellular phone or other electronic gadget is prohibited inside or around the Meeting room which may interfere the Meeting process.
4. The Meeting is held with compliance to the regulations as stipulated in the Company’s Articles of Association and regulations of the Financial Services Authority No. 15/POJK.04/2020 regarding the Planning and Holding of General Meeting of Shareholders of Public Company (“POJK 15”).
5. Compliant to the Article 34 clause (1) of the Company’s Articles of Association and Article 37 clause (1) of POJK 15, the Meeting is chaired by a member of Board of Commissioners who is appointed by the Company’s Board of Commissioners.
6. The Chairman of the Meeting is entitled to ask Shareholders/Proxies and/or guests to verify their authority in attending the Meeting.
7. Shareholders who are entitled to attend/be represented at the Meeting are the Company’s Shareholders, both those whose shares are recorded in the Company’s Shareholders Register and/or those whose shares are registered in Collective Custody of the Indonesia Central Securities Depository (“KSEI”) on Tuesday, March 29, 2022 until the closing of trading in the Indonesia Stock Exchange.
8. The invitees are those who aren’t Shareholders but being present upon invitation from the Board of Directors and have no rights to provide opinion and to vote in the Meeting.
9. Shareholders/Proxies who has registered through eASY.KSEI appplication, entitled to watch the Meeting through the AKSes.KSEI facility application (https://akses.ksei.co.id) by selecting Tayangan RUPS.
KUORUM KEHADIRAN
1. Sesuai dengan ketentuan Pasal 37 ayat (1) huruf a Anggaran Dasar Perseroan dan Pasal 41 ayat (1) huruf a POJK 15, Rapat dapat dilangsungkan apabila dihadiri oleh para Pemegang Saham dan/atau Kuasa Pemegang Saham yang sah, yang mewakili lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara hadir atau diwakili;
PROTOKOL KESEHATAN
1. Dengan mengedepankan prinsip kehati-hatian dan kewaspadaan terhadap perkembangan kondisi terkini terkait pandemi Coronavirus Disease 2019 (“Covid-19”), serta kepatuhan terhadap peraturan pencegahan dan pengendalian Covid-19 yang berlaku, maka dengan ini Perseroan menyampaikan kepada para Pemegang Saham Perseroan/Kuasa yang akan tetap hadir secara fisik dalam Rapat untuk wajib mengikuti dan lulus protokol keamanan dan kesehatan yang berlaku pada tempat Rapat sebagai berikut:
a.Pada saat kedatangan, atas biaya sendiri, wajib menyerahkan Surat Keterangan Uji Tes Rapid Antigen/Tes Swab PCR Covid-19 atas nama dirinya yang menunjukkan hasil negatif dari dokter rumah sakit, puskesmas atau klinik dengan tanggal pengambilan sampel 1 (satu) hari sebelum Rapat;
b.Menunjukkan bukti sertifikat vaksinasi Covid-19 minimal vaksin kedua melalui aplikasi PeduliLindungi sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
c. Menggunakan masker dengan benar selama berada di tempat Rapat dan selama Rapat berlangsung;
d.Mencuci tangan/menggunakan hand sanitizer sebelum masuk ke dalam tempat Rapat;
e.Tidak sedang memiliki suhu tubuh di atas 37,3oC berdasarkan pemeriksaan Perseroan;
QUORUM
1. Compliant to Article 37 clause (1) letter a of the Company’s Articles of Association and Article 41 clause (1) letter a of POJK 15, the Meeting may be conducted if attended by the Shareholders and/or the authorized Proxies, who represent more than 1/2 (one half) of the total shares being present or represented;
HEALTH PROTOCOLS
1. By prioritizing the principle of caution and vigilance towards the latest development of conditions related to the 2019 Coronavirus Disease pandemic (“Covid-19”), and compliance with the applicable Covid-19 prevention and control regulations, the Company hereby conveys additional information to the Shareholders/Proxies who will physically present at the Meeting to must follow and pass the security and health protocols applicable to the Meeting venue as follows:
a.Upon arrival, with own expense, must provide a Certificate of Covid-19 Rapid Antigen Test/PCR Swab in his/her name which shows negative test result issued by a doctor in hospital, public health center or medical clinic with the test taken 1 (one) day prior to the Meeting date;
b.Present proof of Covid-19 vaccination certificate by minimum second dose of vaccine through PeduliLindungi application based on the prevailing regulations;
c. Properly wear a mask while in the Meeting venue and during the Meeting;
d.Wash hands/using a hand sanitizer before entering the Meeting venue;
e. Not having body temperature above 37.3oC upon screening by the Company;
f. Mengisi Surat Pernyataan Kesehatan yang disediakan petugas pendaftaran sebelum memasuki tempat Rapat;
g.Mengikuti arahan panitia Rapat dalam menerapkan kebijakan physical distancing di tempat Rapat, baik sebelum, selama maupun setelah Rapat selesai;
h.Mengikuti prosedur dan protokol pencegahan penyebaran maupun penularan Covid-19 lainnya yang ditetapkan oleh Perseroan;
i. Perseroan akan mengumumkan dalam situs web Perseroan apabila terdapat perubahan dan/atau penambahan informasi terkait tata cara pelaksanaan Rapat dengan mengacu kepada kondisi dan perkembangan terkini mengenai pencegahan penyebaran virus Covid-19;
j. Pemegang Saham Perseroan yang sudah datang ke lokasi namun dilarang menghadiri dan memasuki ruang Rapat karena alasan-alasan di atas atau karena keterbatasan ruangan sehubungan dengan pembatasan kehadiran fisik tetap dapat melaksanakan haknya dengan cara memberikan kuasa (untuk menghadiri dan memberikan hak suaranya pada setiap Mata Acara Rapat) kepada Pihak Independen yang ditunjuk oleh Perseroan (Perwakilan BAE), dengan mengisi dan menandatangani formulir Surat Kuasa yang disediakan oleh Perseroan di lokasi Rapat;
k. Apabila terdapat situasi darurat sehingga Perseroan terpaksa tidak dapat menyelenggarakan Rapat secara fisik, maka Perseroan akan mengadakan Rapat secara elektronik tanpa kehadiran Pemegang Saham Perseroan dengan menyampaikan pemberitahuan terlebih dahulu kepada Pemegang Saham Perseroan.
f. Fill in the Health Statement form provided by the registration officer before entering the Meeting venue;
g.Follow the direction from the Meeting committee in implementing physical distancing policy at the Meeting venue altogether before, during and after the Meeting;
h.Complying with other prevention procedures and protocols of Covid-19 spread and transmission determined by the Company;
i. The Company will announce on its website, if there is a change and/or additional information related to the Meeting procedure based on the latest conditions and developments regarding prevention of the spread of Covid-19 virus;
j. The Company’s Shareholder who has arrived at the premises but is prohibited from attending and entering the Meeting room for any of the reasons set forth or due to limited room capacity in relation to physical attendance limitation may still exercise his/her rights by granting power (to attend the Meeting and cast a vote on each Meeting agenda item) to the Independent Party designated by the Company (a Representative of the BAE), by completing and signing the form of Power of Attorney provided by the Company on the Meeting premises;
k. In the event of an emergency, which makes it impossible for the Company to hold a physical Meeting, the Company will hold the Meeting electronically without the physical presence of the Shareholders upon prior notice to the Company’s Shareholders.
TANYA JAWAB
Tata cara penggunaan hak Pemegang Saham untuk mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat dalam Rapat adalah sebagai berikut:
1. Para Pemegang Saham/Kuasa yang hadir secara fisik, diberi kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat atas setiap mata acara yang dibicarakan. Diberikan kesempatan bertanya atau menyampaikan pendapat untuk paling banyak 3 (tiga) penanya. Pertanyaan, dan/atau pendapat tersebut harus berhubungan dengan mata acara Rapat yang sedang dibicarakan. Pimpinan Rapat berhak tidak menjawab atau tidak menanggapi pertanyaan yang tidak berhubungan langsung dengan mata acara Rapat.
2. Pemegang Saham/Kuasa yang hadir secara fisik dapat mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat melalui tata cara sebagai berikut:
a. Forum untuk mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat akan dilakukan sebelum pengambilan keputusan agenda Rapat;
b.Pada kesempatan ini, setiap Pemegang Saham/Kuasa dapat mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat dengan cara mengangkat tangan, dan mengisi serta menandatangani formulir, lalu menyerahkan kepada Petugas.
Selanjutnya Petugas akan menyerahkan formulir yang telah diisi dan ditandatangani kepada Notaris untuk diteliti keabsahannya dan kemudian diserahkan kepada Ketua Rapat.
3. Pemegang Saham/Kuasa yang hadir secara elektronik dapat mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat melalui tata cara sebagai berikut:
a. Pertanyaan dan/atau pendapat disampaikan melalui fitur chat pada kolom ‘Electronic Option’
yang tersedia dalam layar e-Meeting Hall di sistem eASY.KSEI;
b.Pertanyaan dan/atau pendapat dapat disampaikan selama kolom ‘General Meeting Flow Text’
berstatus “discussion started for agenda item no.
[…]”;
c. Perseroan akan menonaktifkan fitur ‘raise hand’
dan ‘allow to talk’ dalam webinar Zoom pada
QUESTION AND ANSWER
The procedures on utilizing the rights of the Shareholders in proposing questions and/or idea in the Meeting is as follows:
1. Shareholders/Proxies who are physically attending, is provided with the opportunity to submit questions and/or opinions for each agenda being discussed.
The opportunity to ask questions and/or express opinions is given for a maximum of 3 (three) questioners. The said questions and/or opinions must be related to the Meeting agenda being discussed.
The Chairman of the Meeting has the right not to answer or not to respond to questions that are not directly related to the Meeting agenda.
2. The Shareholders/Proxies who are present physically may submit questions and/or opinions through the procedures as follows:
a.The forum to submit questions and/or opinions will be conducted before voting process in each Meeting agenda;
b.Through this opportunity, Shareholders/Proxies may submit questions and/or opinions by raising hand and filling as well signing the form, then submitting it to the Officer. Then the Officer will give the completed and signed form to the Notary for validity verification and then submit it to the Chairman of the Meeting;
3. The Shareholders/Proxies who are present eletronically may submit questions and/or opinions through the procedures as follows:
a.The questions and/or opinions shall be submitted through the chat feature in the ‘Electronic Option’
column available in the e-Meeting Hall screen in eASY.KSEI system;
b.The questions and/or opinions can be submitted if the ‘General Meeting Flow Text’ column still written “discussion started for agenda item no.
[...]”;
c. The Company will disable the “raise hand” and
“allow to talk” features in the Zoom webinar on
4. Pada saat mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat, Pemegang Saham/Kuasa yang hadir secara fisik maupun elektronik, wajib menuliskan nama Pemegang Saham dan jumlah saham yang dimiliki/diwakili.
5. Ketua Rapat atau pihak yang ditunjuk oleh Ketua Rapat akan menjawab atau menanggapi pertanyaan dan/atau pendapat yang disampaikan oleh Pemegang Saham/Kuasa yang hadir secara fisik terlebih dahulu, dan setelahnya akan menjawab atau menanggapi pertanyaan dan/atau pendapat yang disampaikan oleh Pemegang Saham/Kuasa yang hadir secara elektronik.
6. Untuk setiap sesi tanya jawab pada setiap mata acara Rapat diberikan waktu maksimal selama 3 (tiga) menit.
KETERTIBAN RAPAT
1. Peserta Rapat dan Undangan wajib mengikuti jalannya Rapat dengan tertib.
2. Pimpinan Rapat berwenang mengambil tindakan yang diperlukan demi kelancaran dan ketertiban acara Rapat.
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Mekanisme pengambilan keputusan terkait mata acara atau agenda Rapat dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Sesuai dengan ketentuan Pasal 36 ayat (1) Anggaran Dasar Perseroan dan Pasal 40 ayat (1) POJK 15, keputusan Rapat adalah sah dan mengikat apabila diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat.
2. Apabila musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, maka keputusan diambil dengan cara pemungutan suara. Sesuai ketentuan Pasal 37 ayat (1) huruf c Anggaran Dasar Perseroan dan Pasal 41 ayat (1) huruf c POJK 15, keputusan Rapat adalah sah jika disetujui oleh lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari seluruh saham dengan hak suara yang hadir dalam Rapat.
4. Any questions and/or opinions submitted by Shareholders/Proxies who are present physically or eletronically, shall be completed with name of Shareholders and number of shares owned/represented.
5. The Chairman of the Meeting or the party appointed by the Chairman of the Meeting will first answer or respond to any questions and/or opinions submitted by the Shareholders/Proxies who are present physically, and afterwards will answer or respond to any questions and/or opinions submitted by the Shareholders/Proxies who are present electronically.
6. Time allocated for question and answer session for each agenda will be maximum 3 (three) minutes.
MEETING ORDER
1. Meeting Participant and Invitee must follow the Meeting sequence in orderly manner.
2. The Chairman of the Meeting has the right to take any necessary action to ensure an orderly Meeting.
DECISION MAKING
Mechanism on decision making related to the Meeting agenda is conducted with conditions as follows:
1. With regard to the Article 36 clause (1) of the Company’s Articles of Association and Article 40 clause (1) of POJK 15, the Meeting resolutions are valid and binding if taken based on deliberation to reach consensus.
2. If no consensus is obtained, then the resolutions may be obtained through voting. With regard to the Article 37 clause (1) letter c of the Company’s Articles of Association and Article 41 clause (1) letter c of POJK 15, the Meeting resolutions are valid if approved by more than 1/2 (one half) of total shares with voting rights who are present in the Meeting.
PEMUNGUTAN SUARA
1. Hanya Pemegang Saham/Kuasa yang dibuktikan dengan surat kuasa sah yang berhak memberikan suara dalam Rapat.
2. Setiap Pemegang Saham diberi hak untuk mengeluarkan 1 (satu) suara. Apabila seorang Pemegang Saham/Kuasa memiliki/mewakili lebih dari 1 (satu) saham, maka Pemegang Saham tersebut hanya dapat memberikan 1 (satu) kali suara dan dianggap telah mewakili seluruh saham yang dimiliki atau diwakilinya.
3. Para anggota Direksi, Dewan Komisaris dan karyawan Perseroan dapat bertindak sebagai Kuasa Pemegang Saham, tetapi suara yang dikeluarkan dalam Rapat tidak dihitung dalam pemungutan suara.
4. Bagi Pemegang Saham/Kuasa yang hadir secara fisik, pemungutan suara dilaksanakan dengan mengangkat tangan melalui tata cara sebagai berikut:
a. Pemegang Saham/Kuasa yang memberikan suara tidak setuju atau blanko diminta Ketua Rapat untuk mengangkat tangan;
b. Apabila Pemegang Saham/Kuasa tidak atau lalai mengangkat tangan pada saat perhitungan suara dilakukan, maka akan dianggap memberi suara setuju;
c. Pemegang Saham dengan hak suara yang sah dan hadir secara fisik dalam Rapat namun tidak mengeluarkan suara (abstain), maka dianggap mengeluarkan suara yang sama dengan suara terbanyak dari para Pemegang Saham yang mengeluarkan suara dalam Rapat.
VOTING
1. Only Shareholders/Proxies proven by authorized power of attorney, is having the rights to vote in the Meeting.
2. Each Shareholder is provided with the rights to give 1 (one) vote. If the Shareholders/Proxies have/represent more than 1 (one) share, then the said Shareholder may only give 1 (one) vote and is considered represent all shares owned or represented.
3. Members of the Board of Directors, the Board of Commissioners and employees of the Company may act as Proxy to the Shareholder but the vote provided in the Meeting is excluded in the voting.
4. For the Shareholders/Proxies who are present physically, voting is conducted by raising hands through the procedures as follows:
a. Shareholders/Proxies who give voting of against or abstain will be asked to raise hand by the Chairman of the Meeting;
b. If the Shareholders/Proxies do not or neglect to raise hand during the voting process, then it will be deemed to vote in agreement;
c. Shareholders with valid voting rights and physically attending the Meeting but voted abstain, is considered to vote in conformity with the majority vote from Shareholders who provided their vote in the Meeting.
5. Proses pemungutan suara bagi Pemegang Saham/Kuasa yang hadir secara elektronik dalam Rapat melalui eASY.KSEl (e-Voting) dilakukan dengan tata cara sebagai berikut:
a. Proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung di aplikasi eASY.KSEl pada menu e- Meeting Hall, sub menu Live Broadcasting;
b.Pemegang Saham/Kuasa yang hadir namun belum memberikan pilihan suara pada mata acara Rapat, memiliki kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya selama masa pemungutan suara melalui layar e-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEl dibuka oleh Perseroan.
c. Pemungutan suara langsung secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI dilakukan selama maksimal 3 (tiga) menit untuk masing-masing acara Rapat;
d.Detail tata cara pemungutan suara secara elektronik dapat dilihat di situs web KSEI (https://akses.ksei.co.id).
6. Suara yang diberikan oleh Pemegang Saham/Kuasa, baik secara fisik maupun elektronik, akan dihitung Biro Administrasi Efek Perseroan dan kemudian diverifikasi oleh Notaris selaku pihak yang independen.
7. Pada akhir pemungutan suara tiap mata acara Rapat, Notaris akan membacakan hasil pemungutan suara tersebut.
LAIN-LAIN
1. Pemegang Saham/Kuasa yang datang terlambat setelah ditutupnya masa registrasi masih dapat mengikuti acara Rapat namun kehadiran dan suaranya tidak dihitung dan tidak dapat berpartisipasi dalam sesi tanya jawab.
2. Hal-hal yang belum diatur dalam Tata Tertib ini dapat ditentukan kemudian oleh Pimpinan Rapat.
Jakarta, 30 Maret 2022 PT Mandom Indonesia Tbk
Direksi
5. Voting process for Shareholders/Proxies who are present electronically in the Meeting through eASY.KSEI (e-Voting) is conducted with procedures as follows:
a.Electronic voting is conducted in eASY.KSEI application in the e-Meeting Hall menu, sub menu Live Broadcasting;
b.Shareholders/Proxies who are present but yet to submit the vote for the Meeting agenda, have the opportunity to submit the vote during the voting period opened by the Company through e-Meeting Hall screen in eASY.KSEI application.
c. Electronic direct voting through eASY.KSEI application is conducted maximum 3 (three) minutes for each Meeting agenda;
d.Detail on the electronic voting procedures is
available on KSEI website
(https://akses.ksei.co.id).
6. The votes submitted by Shareholders/Proxies, both physically and electronically, will be calculated by the Company's Securities Administration Bureau and then verified by a Notary as an independent party.
7. At the end of voting process for each Meeting agenda, a Notary will read the said voting result.
OTHERS
1. The Shareholders/Proxies who arrive late after the closing of the registration period can still attend the Meeting but their attendance and votes are not counted and cannot participate in the question and answer session.
2. Matters that have yet regulated in this Rules can be determined later by the Chairman of the Meeting.
Jakarta, March 30, 2022 PT Mandom Indonesia Tbk
Board of Directors
